5 pożytek publiczny - protokół

Protokół nr 4/13
z kontroli Komisji Rewizyjnej
z dnia 17 października 2013 r.
w sprawie: kontroli realizacji zadań zleconych organizacjom
pożytku publicznego w 2012 r. na wybranych przykładach.
Kontrolę podjęto na podstawie uchwały nr 5/2013 Komisji Rewizyjnej z dnia 12 września 2013 r.,
do przeprowadzenia której wyznaczeni zostali:
- Marek Pietrzyński
- przewodniczący zespołu
- Jacek Sommerfeld
- członek zespołu
Zespół kontrolny zapoznał się z następującymi dokumentami:
1. Protokołem z prac Komisji konkursowej powołanej w celu opiniowania ofert złożonych w
otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie organizacji imprez
kulturalnych integrujących społeczność lokalną nr BZ.524.16.2012 z dnia 19.11.2012r., powołanej
Zarządzeniem Wójta Gminy Czerwonak nr 534/III/2012 z dnia 10.10.2012r.
2. Ofertami złożonymi w ramach zadania publicznego „Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i
dziedzictwa narodowego – organizacja imprez kulturalnych integrujących społeczność lokalną”,
przez:
2.1. Stowarzyszenie Spółdzielnia Teatralna ul. Sędziwoja 55/1 61-063 Poznań na zadanie publiczne
„Pingwiny w Czerwonaku – przygotowanie i prezentacja spektaklu teatralnego” w okresie od
19.11.2012r. do 31.12.2012r.
Miejsce realizacji Ośrodek Kultury „SOKÓŁ”, filie:
- „Sokół” w Czerwonaku dnia 15.12.2012r.,
- „Iskra” w Promnicach dnia 22.12.2012r.,
- „Kogucik” w Potaszach dnia 29.12.2012r.
Wnioskowana kwota dotacji - 5 000,00 zł
Środki finansowe własne
- 3 150,00 zł
Całkowity koszt
- 8 150,00 zł
2.2. Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska ul. Św. Marcin 80/82 61-809 Poznań,
na zadanie publiczne „Świąteczne śpiewogranie kolęd i pastorałek połączone z Kiermaszem
Bożonarodzeniowym”.
Miejsce realizacji hala sportowa CRKF „AKWEN” w Czerwonaku dnia 16.12.2012r.
Wnioskowana kwota dotacji - 4 300,00 zł
Środki finansowe własne
- 900,00 zł
Wolontariat
- 800,00 zł
Całkowity koszt
- 6 000,00 zł
3. Umową BZ.526.28.2012 z dnia 29.11.2012r. zawartą pomiędzy Gminą Czerwonak
reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Tomasza Stellmaszyka a Stowarzyszeniem Spółdzielnia
Teatralna ul. Sędziwoja 55/1 61-063 Poznań, reprezentowanym przez Prezesa Tomasza
Rozmiańca, dotyczącą wsparcia realizacji zadania publicznego pn.: „Pingwiny w Czerwonaku –
przygotowanie i prezentacja spektaklu teatralnego”.
1
4. Sprawozdaniem z wykonania zadania publicznego pn.: „Pingwiny w Czerwonaku –
przygotowanie i prezentacja spektaklu teatralnego” w okresie od 19.11.2012r. do 31.12.2012r.
5. Protokołem prac komisji konkursowej powołanej w celu opiniowania ofert złożonych w
otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie organizacji imprez
kulturalnych integrujących społeczność lokalną – Protokół nr BZ.524.16.2012 z dnia 12.10.2012r.
6. Ofertami złożonymi w ramach zadania publicznego „Wsparcie realizacji zadań publicznych w
zakresie organizacji kolonii lub obozów letnich dla dzieci i młodzieży” przez:
6.1. Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska Hufiec Poznań – Nowe Miasto, ul. Św.
Marcin 80/82 61-809 Poznań, na zadanie publiczne – „Obóz harcerski „Robinsonada” w
Próchnówku” w okresie od 09.2011r. do 08.2012r.
Miejsce realizacji Próchnówko – stanica ZHP Piła, w dniach 14 – 28 lipca 2012r.
Wnioskowana kwota dotacji
- 20 240,00 zł
Środki finansowe własne
0,00 zł
Środki finansowe z innych źródeł
Wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego
- 4 605,00 zł
Wkład osobowy (wolontariat)
- 4 445,00 zł
Całkowity koszt
- 29 290,00 zł
6.2. Piłkarskie Stowarzyszenie Sportowe „JUNIOR” os. Leśne 4A/32 w Koziegłowach, na zadanie
publiczne – „Wakacje z Juniorem – obóz piłkarski dla dzieci i młodzieży – Ustka 2012”.
Miejsce realizacji – Ustka w dniach 11 – 18 sierpnia 2012r.
Wnioskowana kwota dotacji
- 25 590,00 zł
Środki finansowe własne
- 25 800,00 zł
Wkład osobowy (wolontariat)
300,00 zł
Całkowity koszt
- 51 690,00 zł
7. Umową nr BZ.526.20.2012 z dnia 13.07.2012r. zawartą pomiędzy Gminą Czerwonak
reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Tomasza Stellmaszyka a Związkiem Harcerstwa Polskiego
Chorągiew Wielkopolska Hufiec Poznań – Nowe Miasto, ul. Św. Marcin 80/82 61-809 Poznań,
reprezentowanym przez Komendanta Hufca ZHP Poznań Nowe Miasto Tomasza Koprowskiego i
Skarbnika Hufca ZHP Poznań Nowe Miasto Dorotę Marciniec, na realizację zadania publicznego –
„Obóz harcerski „Robinsonada” w Próchnówku” w okresie od 05.07.2012r. do 30.08.2012r.
8. Umową nr BZ.526.12.2012 z dnia 18.06.2012r. zawartą pomiędzy Gminą Czerwonak
reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Tomasza Stellmaszyka a Piłkarskim Stowarzyszeniem
Sportowym „JUNIOR” reprezentowanym przez Prezesa Pawła Wojciechowskiego i Wiceprezesa
Macieja Milewskiego, na realizację zadania publicznego – „Wakacje z Juniorem – obóz piłkarski dla
dzieci i młodzieży – Ustka 2012”.
9. Sprawozdaniem z wykonania zadania publicznego „Obóz harcerski „Robinsonada” w
Próchnówku” w okresie od 09.2011r. do 08.2012r.
10. Sprawozdaniem z wykonania zdania publicznego „Wakacje z Juniorem – obóz piłkarski dla
dzieci i młodzieży – Ustka 2012”.
11. Protokołem komisji konkursowej powołanej w celu opiniowania ofert złożonych w otwartym
konkursie ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie kolonii lub obozów letnich dla
dzieci i młodzieży – nr BZ.524.5.2012 z dnia 26.04.2012r.
2
12. Protokołem komisji konkursowej powołanej w celu opiniowania ofert złożonych w otwartym
konkursie ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie kolonii lub obozów letnich dla
dzieci i młodzieży – nr BZ.524.9.2012 z dnia 30.05.2012r.
USTALENIA zespołu kontrolującego:
1. Według oceny Komisji konkursowej oferta nr 2.1. spełniła warunki formalne, natomiast oferta
nr 2.2. nie spełniła warunków formalnych.
2. Ostateczne ustalenie sfinansowania realizacji przedmiotu zadania publicznego - „Pingwiny w
Czerwonaku – przygotowanie i prezentacja spektaklu teatralnego” w okresie od 19.11.2012r. do
31.12.2012r., przygotowane przez Stowarzyszenie Spółdzielnia Teatralna ul. Sędziwoja 55/1 61063 Poznań, wyniosło:
- wysokość dotacji
- 4 650,00 zł
- środki własne
- 3 100,00 zł
- całkowity koszt
- 7 750,00 zł
3. Oferta złożona przez Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska ul. Św. Marcin
80/82 61-809 Poznań na zadanie publiczne „Świąteczne śpiewogranie kolęd i pastorałek
połączone z Kiermaszem Bożonarodzeniowym”, została przez Komisję odrzucona przez błędy
formalne złożonego wniosku.
4. Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska Hufiec Poznań – Nowe Miasto złożył
dwukrotnie ofertę. Pierwsza oferta na ogólną kwotę 43 265,00 zł została przez Komisję
konkursową odrzucona ze względu na niepoprawnie sporządzony plan finansowy zadania.
Ostateczne ustalenie sfinansowania realizacji przedmiotu zadania publicznego na realizację
zadania publicznego – „Obóz harcerski „Robinsonada” w Próchnówku” w okresie od 05.07.2012r.
do 30.08.2012r., wyniosło:
Kwota dotacji
- 4 777,50 zł
Środki finansowe własne
Środki finansowe z innych źródeł
- 6 636,50 zł
Wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego
- 4 605,00 zł
Wkład osobowy (wolontariat)
- 2 628,50 zł
Całkowity koszt
- 14 042,50 zł
5. Ostateczne ustalenie sfinansowania realizacji przedmiotu zadania publicznego – „Wakacje z
Juniorem – obóz piłkarski dla dzieci i młodzieży – Ustka 2012”, organizowane przez Piłkarskie
Stowarzyszenie Sportowe „JUNIOR” os. Leśne 4A/32 w Koziegłowach, wyniosło:
Kwota dotacji
- 22 000,00 zł
Środki finansowe własne
- 29 390,00 zł
Wkład osobowy (wolontariat)
300,00 zł
Całkowity koszt
- 51 690,00 zł
6. Wyjaśnień w sprawach budzących wątpliwości udzielił pracownik Biura Zamówień Publicznych i
Pożytku Publicznego Jakub Waligóra.
7. Uwagi i zastrzeżenia:
7.1. Na wystawionych rachunkach za prowadzenie zajęć treningowych lub sprawowania opieki
podczas obozu brakowało podpisu potwierdzającego odbiór wynagrodzenia za wykonaną pracę.
7.2. W dokumentach osobowych kadry prowadzącej obóz (trenerzy i opiekunowie) brakowało
również zaświadczeń potwierdzających kwalifikacje zatrudnionych osób do wykonywania ww.
3
czynności.
7.3. Na ofercie złożonej przez PSS JUNIOR są podane dwa różne adresy siedziby Stowarzyszenia.
7.4. Brakowało potwierdzenia zwrotu dotacji celowej, pobranej w nadmiernej wysokości w kwocie
4 777,50 zł, która zgodnie z pismem OKW-3423/2012 z dnia 03.10.2012r. skierowanym z Urzędu
Gminy do ZHP Chorągiew Wielkopolska Hufiec Poznań – Nowe Miasto powinna być zwrócona w
terminie 14 dni.
7.5. Rażących naruszeń formalnych i prawnych nie stwierdzono.
Podpisy:
……………………………..
Marek Pietrzyński
Przewodniczący zespołu
……………………………..
Mariusz Poznański
Wójt Gminy Czerwonak
……………………………..
Jacek Sommerfeld
Członek zespołu
……………………………..
Ewa Wtorkowska
Biuro Zamówień Publicznych
i Pożytku Publicznego
Czerwonak, dnia 17 października 2013 r.
4