regulamin uczestnictwa w programie międzylaboratoryjnych badań

REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROGRAMIE BADAŃ BIEGŁOŚCI
W ZAKRESIE OZNACZANIA W MLEKU SUROWYM OGÓLNEJ LICZBY DROBNOUSTROJÓW,
LICZBY KOMÓREK SOMATYCZNYCH, PUNKTU ZAMARZANIA ORAZ AKTYWNOŚCI FOSFATAZY
ALKALICZNEJ (OCENA SKUTECZNOŚCI PASTERYZACJI) W 2013 ROKU
§ 1. Cel programu
Celem programu badań biegłości (PT) w zakresie oznaczania w mleku surowym ogólnej liczby drobnoustrojów, liczby komórek somatycznych, punktu
zamarzania oraz aktywności fosfatazy alkalicznej (ocena skuteczności pasteryzacji) jest stworzenie możliwości potwierdzenia kompetencji laboratoriów
wykonujących powyższe analizy mleka.
Program jest organizowany i realizowany w oparciu o normę PN-EN ISO/IEC 17043:2011 „Ocena zgodności. Ogólne wymagania dotyczące badań
biegłości”. Dodatkowymi dokumentami wykorzystywanymi w organizacji badań są: ISO/TS 22117:2010 „Microbiology of food and animal feeding stuffs.
Specific requirements and guidance for proficiency testing by interlaboratory comparison” oraz ISO 13528:2005 „Statistical methods for use in proficiency
testing by interlaboratory comparisons”.
1.
2.
§ 2. Organizator programu
Organizatorem programu jest Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy; Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny
Żywności Pochodzenia Zwierzęcego; Al. Partyzantów 57, 24-100 Puławy, NIP 716-00-10-761, KRS 0000118357.
Badania biegłości organizowane są w oparciu o art. 25 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz. U. Nr 33 poz. 287 z 2 marca
2004 r. z późn. zm.)
Osoba do kontaktów z Uczestnikami Programu: dr Jolanta G. Rola [nr tel. 81 889-31-83], e-mail: [email protected]
Pod adres e-mail zawarty w pkt. 3 należy kierować wszelką korespondencję dotyczącą badań biegłości, w tym Formularz zgłoszeniowy i Karty wyników.
Dokumenty związane z organizacją i realizacją badań biegłości, takie jak: regulamin uczestnictwa w Programie, Formularze zgłoszeniowe, Instrukcja
postępowania z próbkami, formularze Karty wyników badań biegłości dostępne są na stronie internetowej www.piwet.pulawy.pl w zakładce Badania
Biegłości, Zakład Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego, Mleko surowe (OLD, LKS, PZ, ALP).
1.
2.
3.
4.
5.
§ 3. Adresaci programu
1.
Program badań adresowany jest do laboratoriów prowadzących w ramach swojej działalności analizy mleka surowego i/lub pasteryzowanego, zwłaszcza do
laboratoriów urzędowych w rozumieniu art. 25 ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej i laboratoriów umieszczonych w wykazie Głównego Lekarza Weterynarii.
1.
Zgłoszenie uczestnictwa w programie następuje poprzez poprawne wypełnienie i odesłanie Formularza zgłoszeniowego na właściwy adres e-mail
Organizatora podany w § 2 pkt. 3 przed upływem terminu podanego w § 6.
Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator nadaje Uczestnikowi poufny indywidualny numer identyfikacyjny laboratorium (kod laboratorium), pod którym
przedstawione zostaną wyniki badań.
W terminie podanym w § 6. Uczestnik otrzyma od Organizatora e-mail z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia i nadanym kodem Uczestnika.
Zgłoszenia uczestnictwa przesłane inną drogą niż wskazana w § 2 pkt. 3 nie będą uwzględniane.
§ 4. Uczestnictwo w programie
2.
3.
4.
§ 5. Zakres badań oferowanych w 2013 roku
metoda instrumentalna (np. Bactoscan, Bactocount, itp.)
a.
Ogólna liczby drobnoustrojów (OLD)
metoda płytkowa
metoda Petrifilm
b.
Liczba komórek somatycznych (LKS)
c.
Punkt zamarzania mleka
d.
Aktywność fosfatazy alkalicznej (ALP)
metoda instrumentalna (np. Fossomatic, Somacount, itp.)
metoda mikroskopowa
metoda krioskopowa
metoda instrumentalna (np. Milkoscan itp.)
metoda fluorymetryczna (Fluorophos)
Uczestnik może wybrać dowolny zakres oznaczeń.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania organizacji danego kierunku badań biegłości w przypadku zgłoszenia się niewystarczającej liczby
Uczestników. O odwołaniu organizacji takiego kierunku badań zainteresowani Uczestnicy zostaną powiadomieni drogą elektroniczną w terminie przesyłania
potwierdzeń przyjęcia zgłoszeń.
1.
2.
§ 6. Harmonogram badań
W 2013 roku przeprowadzone będą trzy rundy badań biegłości.
Lp.
Runda I/2013
Runda II/2013
Runda III/2013
1.
Nadsyłanie Formularzy zgłoszeniowych
Etap
do 15.03.2013
do 30.08.2013
do 13.09.2013
2.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i
nadanie kodu Uczestnika
do 22.03.2013
do 06.09.2013
do 20.09.2013
3.
4.
5.
6.
Wysyłanie próbek do Uczestnika
Dostarczenie próbek do Uczestnika
Rozpoczęcie badań przez Uczestnika
Termin nadsyłania wyników
10.04.2013
11.04.2013 do godz. 1500
09.10.2013
10.10.2013 do godz. 1500
do 17.04.2013
25.09.2013
26.09.2013 do godz. 1500
W dniu otrzymania próbek
do 04.10.2013
7.
Potwierdzenie otrzymania wyników badań
do 19.04.2013
do 08.10.2013
do 18.10.2013
8.
Termin wysłania sprawozdania z badań
do 21.06.2013
do 06.12.2013
do 13.12.2013
do 16.10.2013
§ 7. Dostarczenie próbek do badań
1.
2.
3.
4.
Transport próbek do Uczestników badań odbywa się za pośrednictwem firmy kurierskiej.
W trakcie transportu próbki przechowywane są w warunkach umożliwiających zachowanie wymaganej temperatury, tj. w pojemniku styropianowym
termoizolacyjnym z wkładami chłodzącymi.
Uczestnik powinien otrzymać próbki w terminie wskazanym w § 6.
Jeżeli Uczestnik nie otrzyma przesyłki we wskazanym w § 6 terminie, powinien niezwłocznie skontaktować się z Organizatorem wysyłając e-mail na
adres podany w § 2 pkt. 3.
BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE OZNACZANIA W MLEKU SUROWYM OGÓLNEJ LICZBY DROBNOUSTROJÓW, LICZBY KOMÓREK
SOMATYCZNYCH, PUNKTU ZAMARZANIA ORAZ AKTYWNOŚCI FOSFATAZY ALKALICZNEJ (OCENA SKUTECZNOŚCI PASTERYZACJI) 2013
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy w Puławach
Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
1/2
5.
6.
7.
Jeżeli próbki do badań zostaną dostarczone do uczestnika po czasie wskazanym w § 6, Uczestnik może przystąpić do badań lub zrezygnować z badań danej
rundy.
Rezygnację z badań należy niezwłocznie zgłosić Organizatorowi wysyłając e-mail z tytułem „Rezygnacja z badań biegłości” z podaniem przyczyny
rezygnacji, na adres podany w § 2 pkt. 3.
Przystąpienie przez Uczestnika do badań na warunkach określonych w pkt. 5 niniejszego paragrafu i ewentualne uzyskanie przez Uczestnika wyników
niezadowalających nie może stanowić podstawy roszczeń wobec Organizatora o niedokonanie lub zwrot opłaty za udział w badaniach, o odszkodowanie lub
inną formę zadośćuczynienia.
§ 8. Zawartość przesyłki
1.
2.
3.
W skład przesyłki wysyłanej do Uczestnika wchodzić będą:
– Próbki do badań w liczbie odpowiadającej zgłoszonemu przez Uczestnika zakresowi oznaczeń w danej rundzie, oznaczone napisem „Próbka ...”.
– Rejestrator temperatury.
– Zaadresowana koperta zwrotna na list polecony do odesłania rejestratora temperatury
– Wkłady chłodzące.
Ewentualne uszkodzenie przesyłki lub brak któregoś z elementów wymienionych w pkt. 1 niniejszego paragrafu należy odnotować w formularzu Karty
wyników i niezwłocznie zgłosić Organizatorowi wysyłając e-mail na adres podany w § 2 pkt. 3.
Instrukcja postępowania z próbkami oraz inne dokumenty związane z organizacją badań biegłości, w tym Formularz zgłoszeniowy, formularz Karty
wyników i Regulamin uczestnictwa w Programie, dostępne są na stronie internetowej: www.piwet.pulawy.pl w zakładce Badania Biegłości, Zakład Higieny
Żywności Pochodzenia Zwierzęcego PIWet-PIB, Mleko surowe (OLD, LKS, PZ, ALP).
§ 9. Wykonanie badań
1.
2.
3.
Uczestnik zobowiązany jest do odesłania otrzymanego rejestratora temperatury Organizatorowi w ciągu 24 godzin od otrzymania próbek,
w załączonej kopercie zwrotnej. Nieodesłanie rejestratora skutkuje nieuwzględnieniem wyników Uczestnika w sprawozdaniu z badań biegłości.
Przed przystąpieniem do badań Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Instrukcją postępowania z próbkami i przestrzegać jej w trakcie trwania badań.
Do badań należy przystąpić w dniu otrzymania próbek do badań
§ 10. Przekazanie wyników Organizatorowi
1.
2.
Do przekazania wyników służą formularze Kart wyników z badań biegłości (dostępne na stronie internetowej www.piwet.pulawy.pl), które po poprawnym
wypełnieniu należy odesłać na właściwy adres e-mailowy Organizatora, podany w § 2 pkt. 3 przed upływem terminu wskazanego w § 6. Do dnia
podanego w § 6 Organizator prześle Uczestnikom potwierdzenie otrzymania ich wyników badań. Nieotrzymanie potwierdzenia wyników badań we
wskazanym terminie należy niezwłocznie zgłosić Organizatorowi drogą elektroniczną.
Wyniki wysłane do Organizatora po terminie wskazanym w § 6 oraz przesłane inną drogą niż wskazana w §2 pkt. 3 nie będą uwzględniane w sprawozdaniu
z badań biegłości.
§ 11. Opracowanie wyników
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Opracowanie wyników stanowi porównanie wyników uzyskanych przez Uczestnika z wartością przypisaną.
Każdy Uczestnik badań, w terminie wskazanym w § 6 otrzyma sprawozdanie z badań biegłości. Sprawozdania będą przesyłane Uczestnikom wyłącznie
drogą elektroniczną na adres podany w Formularzu zgłoszeniowym oraz, w przypadku laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej, do Wojewódzkiego Lekarza
Weterynarii.
W przypadku laboratoriów znajdujących się w wykazie Głównego Lekarza Weterynarii oraz laboratoriów urzędowych w rozumieniu art. 25 Ustawy
o Inspekcji Weterynaryjnej, informacje o przeprowadzonych badaniach oraz uzyskanych wynikach zostaną przekazane Głównemu Lekarzowi Weterynarii
oraz Departamentowi Bezpieczeństwa Żywności i Weterynarii Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
Laboratoria urzędowe (w zakresie posiadanego zatwierdzenia) oraz laboratoria umieszczone w wykazie Głównego Lekarza Weterynarii uzyskujące
wyniki wątpliwe oraz niezadowalające zobowiązane są do przesłania (w terminie do 14 dni od otrzymania sprawozdania z badań biegłości danej
rundy) Organizatorowi informacji o przyczynach powstałych niezgodności oraz o zaplanowanych działaniach korygujących i zapobiegawczych
wraz z terminem ich realizacji, a następnie o zrealizowaniu takich działań (w terminie do 14 dni od zrealizowania zaplanowanych działań
korygujących i zapobiegawczych). Informacje te należy przesyłać na adres e-mailowy Organizatora wskazany w § 2 pkt. 3. Raport o podjęciu i
zrealizowaniu przez Uczestników działań korygujących i zapobiegawczych zostanie przekazany Głównemu Lekarzowi Weterynarii.
Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Organizatora o ewentualnych niezgodnościach i błędach, występujących w sprawozdaniu
z badań biegłości z winy Organizatora, mających wpływ na ocenę wyników. Powiadomienie należy przesłać na adres e-mail Organizatora wskazany w § 2
pkt. 3 z tematem: Korekta wyników badań biegłości ZHZ-„Mleko”.
Po otrzymaniu informacji o dostrzeżonych błędach i ich ewentualnym uwzględnieniu Organizator niezwłocznie dokona korekty w sprawozdaniu z badań
biegłości i jego nową wersję wraz z wyjaśnieniami odnośnie przyczyn korekty prześle do Uczestników drogą elektroniczną.
§ 12. Reklamacje
1.
2.
3.
4.
5.
Każdy Uczestnik ma prawo do złożenia reklamacji na adres e-mail Organizatora wskazany w § 2 pkt. 3, w której zostaną zawarte zastrzeżenia i uwagi
w stosunku do sposobu przeprowadzenia danej rundy badań biegłości oraz treści, w tym oceny wyników otrzymanych przez Uczestnika.
Termin złożenia reklamacji upływa z 14 dniem od otrzymania przez Uczestnika sprawozdania z badań biegłości.
Organizator rozpatrzy reklamację w ciągu 30 dni od otrzymania, a jej wynik prześle Uczestnikowi.
W przypadku uznania reklamacji za zasadną, Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty wniesionej Organizatorowi za badania objęte reklamacją.
W przypadku nie zaakceptowania wyniku reklamacji Uczestnikowi przysługuje prawo do odwołania się do Dyrektora PIWet-PIB.
§ 13. Koszt uczestnictwa w badaniach
1.
2.
3.
Uczestnictwo w badaniach biegłości dla Laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej jest bezpłatne.
Pozostałe Laboratoria wnoszą opłatę wg cennika PIWet-PIB. Koszt udziału wynosi:
1 kierunek – 279,00 zł brutto
2 kierunki – 392,00 zł brutto
3 kierunki – 494,00 zł brutto
4 kierunki – 604,00 zł brutto
Termin wysłania faktury za uczestnictwo w badaniach biegłości wynosi 7 dni od daty wysyłki próbek do Uczestników. Termin płatności wynosi 14 dni od
daty otrzymania faktury.
§ 14. Rezygnacja z uczestnictwa w badaniach
1.
2.
3.
Każdy Uczestnik może zrezygnować z udziału w badaniach wysyłając zawiadomienie na adres mailowy Organizatora podany w § 2 pkt. 3 w terminie do 14
dni przed dniem wysyłania próbek do Uczestników wymienionym § 6.
Rezygnacja nie zostanie uwzględniona, jeżeli nastąpi w terminie krótszym niż 14 dni od daty wysyłki próbek do Uczestników, co skutkuje wysłaniem próbek
do badań a następnie wystawieniem faktury za uczestnictwo w badaniach.
Pkt. 2 nie ma zastosowania w przypadku rezygnacji na zasadach opisanych w § 7 pkt. 5.
BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE OZNACZANIA W MLEKU SUROWYM OGÓLNEJ LICZBY DROBNOUSTROJÓW, LICZBY KOMÓREK
SOMATYCZNYCH, PUNKTU ZAMARZANIA ORAZ AKTYWNOŚCI FOSFATAZY ALKALICZNEJ (OCENA SKUTECZNOŚCI PASTERYZACJI) 2013
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy w Puławach
Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
2/2