docJEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA WOJEWÓDZKIEGO
download 
Reklamacja Transkrypt
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA WOJEWÓDZKIEGO
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W TORUNIU Toruń 2011 1 Spis Treści do Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu 0 ZARZĄDZANIE W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W TORUNIU 00 Organizacja i zarządzanie 01 Akty normatywne 02 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 03 Informatyzacja 04 Skargi i wnioski 05 Wydawnictwa 06 Współdziałanie, kontakty 07 Biurowość, archiwum zakładowe 08 Kontrole 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płacy 11 Zatrudnianie i wynagradzanie pracowników WUP 12 Szkolenie pracowników 13 Dyscyplina pracy, urlopy, kary 14 Sprawy socjalno – bytowe pracowników 15 Emerytury, renty. Ubezpieczenia osobowe 16 Bezpieczeństwo i higiena pracy 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i remonty 22 Administracja nieruchomościami 23 Zamówienia publiczne i przetargi 24 Gospodarka materiałowa 25 Transport i łączność 26 Ochrona zakładu pracy (mienia) 27 Sprawy obronne, obrona cywilna 3 BUDŻET, PODATKI, OPŁATY, RACHUNKOWOŚĆ 30 Planowanie i wykonywanie budżetu 31 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 4 PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU I OCHRONA ROSZCZEŃ PRACOWNICZYCH 40 Przeciwdziałanie bezrobociu 41 Ochrona roszczeń pracowniczych 2 Symbole klasyfikacyjne I 1 II 2 III 3 Kategoria archiwalna Hasła klasyfikacyjne IV 4 IV 5 6 w komórce macierzystej 7 w innych komórkach 8 BE10 Bc Uwagi 9 ZARZĄDZANIE W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W TORUNIU 0 ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE Podstawy prawne organizacji i zarządzania Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu Organizacja Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu 00 000 001 Przepisy dot. działalności WUP; materiały robocze kat. B2. 0010 Statut organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu A Bc 0011 Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu A Bc 0012 Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa B10 Bc 0013 Sprawy organizacyjne B5 Bc W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia. Zjazdy, narady, konferencje, uczestnictwo w zewnętrznych organach kolegialnych 002 0020 Zjazdy, narady, konferencje własne A Bc 0021 Narady pracowników własnej jednostki A Bc 0022 Uczestnictwo w zewnętrznych organach kolegialnych A Bc 0023 Organizacja zjazdów, narad i konferencji własnych B5 Bc 3 Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, protokoły. Protokoły, sprawozdania, wnioski. W tym Komisja Wojewódzka ds. służby zastępczej kat. A, Wojewódzka Rada Zatrudnienia kat. B5. Zawiadomienia, harmonogramy, korespondencja. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 01 6 7 8 B10 Bc Uwagi 9 010 AKTY NORMATYWNE Zbiór aktów normatywnych organów nadrzędnych 011 Zbiór aktów normatywnych WUP A Bc Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp.; dla każdego rodzaju aktów zakłada się odrębne teczki. 012 Interpretacja przepisów prawnych A Bc Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności. 013 Opiniowanie aktów prawnych B5 Bc 014 Opinie prawne BE5 B10 Bc Bc B10 B3 B5 B3 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc Bc B10 Bc A B5 B5 Bc Bc Bc 0140 0141 015 0150 0151 0152 0153 0154 0155 Opinie prawne ogólne Opinie prawne związane z programami zewnętrznymi, w tym z Europejskim Funduszem Społecznym Postępowanie sądowe Sprawy cywilne Sprawy gospodarcze Sprawy karne Sprawy o wykroczenia Sprawy sądowo administracyjne Sprawy sądowe pracownicze 020 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA Przepisy prawne dotyczące planowania 021 Planowanie i prognozy 02 0210 0211 0212 Plany roczne i prognozy WUP Plany okresowe WUP i sprawozdania z ich realizacji Sprawozdania zbiorcze z realizacji planów okresowych 4 Własne ustalenia kat. A. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 0213 5 6 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 7 B5 8 Bc Sprawozdania własne 022 0220 0221 Sprawozdania roczne Sprawozdania okresowe A A Bc Bc 0222 0223 B5 B5 Bc Bc 0230 Informacja/deklaracja składana do PFRON Sprawozdania GUS o ruchach majątku Statystyka Źródłowe materiały statystyczne B2 Bc 0231 Statystyczne opracowania końcowe A Bc A BE5 Bc Bc A Bc A Bc BE10 B10 Bc Bc BE5 Bc A Bc 023 Analizy działalności WUP Meldunki i raporty sytuacyjne 024 025 03 INFORMATYZACJA Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Opisy, procedury , rozwiązania problemów występujących w infrastrukturze i systemach teleinformatycznych Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania 030 031 032 033 034 0340 0341 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych 5 Uwagi 9 Dotyczy wszystkich planów i sprawozdań. W tym bilans. Sprawozdania okresowe nie ujęte w sprawozdaniu rocznym zalicza się do kat.A pozostałe kat .B5. Ankiety, karty, formularze. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych. Własne i zbiorcze (opracowania inne kat.B5). Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 0342 0343 0344 5 6 Ewidencja stosowanych systemów i programów Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów 7 A BE5 B10 8 Bc Bc Bc BE10 Bc 037 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych Informacja publiczna Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej Udostępnianie informacji publicznej Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych A BE5 BE10 Bc Bc Bc 040 SKARGI I WNIOSKI Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach skarg i wniosków A Bc 041 Rozpatrywanie skarg, wniosków, interpelacji i zażaleń BE5 Bc 042 B3 Bc 043 Skargi, wnioski, interpelacje i zażalenia przekazywane do załatwienia według właściwości Analiza i ocena skarg i wniosków A Bc 044 Rejestr skarg, wniosków, interpelacji i zażaleń A Bc 050 WYDAWNICTWA Opracowania własne (monografie) A Bc 051 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A Bc 052 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne A Bc 053 Kroniki i monografie A Bc 035 036 0360 0361 04 05 6 Uwagi 9 . Sprawy włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu). Załatwianych bezpośrednio. W razie masowości tego typu spraw do kat. A kwalifikuje się 5-10%. O własnej działalności. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 054 4 5 6 Dzienniki i czasopisma Uwagi 7 B2 8 Bc 9 Zakup, prenumerata dzienników, czasopism, publikacji i innych wydawnictw. B10 Bc Własne ustalenia – kat. A. A Bc 0610 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktów Współdziałanie z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Współdziałanie z ministerstwami i urzędami centralnymi 0611 Współdziałanie z terenową administracją rządową A Bc Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów – kat. A. Pozostałe materiały – kat.B5. Jak w klasie 0610 0612 Współdziałanie z organami samorządu terytorialnego A Bc Jak w klasie 0610 0613 Współdziałanie z innymi urzędami, instytucjami, organizacjami społecznymi i partiami politycznymi Współdziałanie z Urzędem Marszałkowskim i jednostkami organizacyjnymi Współdziałanie między komórkami organizacyjnymi WUP Reprezentacja BE5 Bc Jak w klasie 0610 B10 Bc B2 B2 Bc Bc 06 060 061 0614 0615 0616 Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej. Współpraca z zagranicą 062 0620 Programy współpracy z zagranicą A Bc 0621 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja A Bc 0622 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi A Bc 7 Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne kat. B5. Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 0623 5 0624 07 070 071 0710 0711 0712 0713 Zagraniczne wyjazdy służbowe 6 7 A 8 Bc Przyjazdy delegacji zagranicznych A Bc BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM ZAKŁADOWE Przepisy prawne dotyczące biurowości i archiwum zakładowego B10 Bc Instrukcje, regulaminy, rejestry Instrukcja kancelaryjna Rzeczowy wykaz akt Rejestry kancelaryjne (rzeczowe) Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji A A B5 B2 Bc Bc Bc Bc Uwagi 9 Sprawozdania własnych pracowników, instrukcje, rejestry wyjazdów. Programy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów. Pozostałe ewidencja upominków, dokumentacja zakwaterowań, sprawy tłumaczeń – kat.B2. Kontrolki wpływów i wysłanej korespondencji, dowody opłat pocztowych, rozdzielniki, terminarze. Archiwum zakładowe 072 0720 0721 Instrukcje i regulaminy archiwum zakładowego Ewidencja zasobu archiwum zakładowego A A Bc Bc 0722 Ewidencja udostępniania i wypożyczania akt B2 Bc 8 Wykazy spisów zdawczo – odbiorczych. Spisy zdawczoodbiorcze, spisy zdawczo – odbiorcze akt przekazanych do archiwum państwowego, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji (aktowej, technicznej) przeznaczonej do zniszczenia lub przekazania na makulaturę. Zezwolenia, karty udostępniania akt. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Hasła klasyfikacyjne Uwagi w komórce macierzystej w innych komórkach 6 Skontrum dokumentacji archiwum zakładowego 7 B5 8 Bc 0724 Zagubienia bądź utrata akt A Bc 0725 Kwerendy Formularze i druki Formularze i druki Gospodarka formularzami i drukami B5 Bc A B3 Bc Bc Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytku Godła, pieczęcie, tablice, ogłoszenia Pieczęcie urzędowe i stemple B5 Bc A Bc Zamawianie pieczęci urzędowych i stempli, likwidacja Tablice urzędowe i informacyjne Tablice ogłoszeń Opłaty i ryczałty pocztowe, telefoniczne B10 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc A B10 Bc Bc A Bc B5 B5 Bc Bc A A Bc Bc I II III IV V 1 2 3 4 0723 5 073 0730 0731 0732 074 0740 0741 0742 0743 075 08 KONTROLE Zasady i tryb przeprowadzania kontroli w WUP Kontrole projektów realizowanych w ramach funduszy i programów zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej Kontrole zewnętrzne 080 081 082 083 084 085 0850 0851 Kontrole wewnętrzne Książki kontroli Audyt wewnętrzny Akta stałe audytu wewnętrznego Akta bieżące audytu wewnętrznego 9 9 Okres przechowywania liczy się od daty przeprowadzenia nowego skontrum. Postępowanie wyjaśniające, protokoły. Zaświadczenia i ich rejestry. Wzory i opracowania własne Wzory odciskowe i ewidencja. Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Hasła klasyfikacyjne Symbole Klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 1 Kategoria archiwalna 6 KADRY OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁACY Przepisy dotyczące wynagrodzenia 10 100 w komórce macierzystej w innych komórkach 7 8 B10 Bc 1010 1011 Zasady pracy i płac Regulaminy pracy, czas pracy Wykazy etatów, plany rozmieszczenia pracowników A A Bc Bc 1012 Zasady nagradzania i premiowania A Bc BE50 - B50 - 101 102 Ewidencja osobowa 1020 Akta osobowe pracowników 1021 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 10 9 Własne ustalenia – kat. A okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej danego przepisu. Ustalenia własne. System wynagradzania, premiowania, regulaminy premiowania, przyznawania nagród, zarządzenia i wytyczne. Do całości spraw mają zastosowanie postanowienia ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883). Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, karty mianowania, umowę o pracę, jej zmiany, odpisy aktu stanu cywilnego, odpisy z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji). Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 1022 5 1023 6 Legitymacje służbowe pracowników własnego urzędu i karty identyfikacyjne Świadectwa pracy, zaświadczenia itp. 110 ZATRUDNIANIE I WYNAGRADZANIE PRACOWNIKÓW WUP Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania 111 Zatrudnianie i zwalnianie 11 Uwagi w komórce macierzystej w innych komórkach 7 B5 8 Bc B5 Bc B10 Bc Własne ustalenia – kat. A. Oferty (zgłoszenia) i korespondencja z kandydatami, testy kwalifikacyjne; obsadzanie stanowisk w drodze konkursów. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych. 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B2 Bc 1111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B2 Bc 1112 1113 1114 1115 Awanse i przeszeregowania Praktyki Staże Przeglądy kadrowe Nagrody i odznaczenia B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc 1120 1121 1122 1123 1124 1125 1126 Nagrody jubileuszowe Premie i nagrody Dodatki z Funduszu Pracy Dodatki specjalne Dodatkowe wynagrodzenie roczne Dyplomy, listy, podziękowania Odznaczenia państwowe i resortowe B2 B5 B5 B5 B5 B2 B5 Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc 112 11 9 Wnioski o wydanie legitymacji i kart, ewidencja. Ewidencja pracowników odznaczonych – kat. BE10. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 113 4 5 6 7 8 Ze składką ZUS Bez składki ZUS B50 B5 Bc Bc 114 Wojskowe sprawy pracowników B5 Bc 115 Ochrona danych osobowych B5 Bc B10 B3 Bc Bc B3 B5 B3 B10 Bc Bc Bc Bc B2 A B5 Bc Bc Bc B10 Bc B2 B3 B2 Bc Bc - Prace zlecone 1130 1131 12 120 121 122 1220 1221 1222 1223 123 1230 1231 1232 13 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztów Szkolenia pracowników urzędu własnego Sympozja, kursokonferencje itp. Służba przygotowawcza Samokształcenie, dokształcanie Rejestr umów dot. podnoszenia kwalifikacji Uczestnicy szkolenia Dobór kadr do szkolenia Analizy i oceny wyników szkolenia Dokształcanie i szkolenie kadry kierowniczej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników 130 131 1310 1311 1312 Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy Książki wyjść poza urząd Ewidencja delegacji służbowych 12 Uwagi 9 Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych. Własne ustalenia – kat. A. Opracowania własne. Plany, zezwolenia, decyzje o dofinansowaniu. Własne ustalenia – kat. A. Rachunki kosztów podróży służbowych należą do dowodów księgowych kat.B5 Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 1313 5 132 6 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej 7 B3 8 Bc 9 Okres przechowywania liczy się od roku następnego od wygaśnięcia zobowiązania lub uprawnienia dostępu. Plany urlopów, karty urlopowe. Urlopy pracownicze 1320 Urlopy pracownicze B3 Bc 1321 1322 Urlopy okolicznościowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze B3 B3 Bc Bc 1323 1324 Urlopy bezpłatne Urlopy szkoleniowe B3 B3 Bc Bc 133 Kary porządkowe i dyscyplinarne B5 Bc 140 SPRAWY SOCJALNO – BYTOWE PRACOWNIKÓW Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno – bytowych pracowników B10 Bc 1410 1411 1412 1413 1414 Świadczenia socjalne Pożyczki zwrotne Pomoc rzeczowa i finansowa Zapomogi Dofinansowanie do długotrwałego leczenia Wypoczynek turystyczny i wczasy pod gruszą B5 B5 B5 B5 B3 Bc Bc Bc Bc Bc 1415 1416 Obozy i kolonie dla dzieci Inna działalność socjalna B3 B3 Bc Bc 150 EMERYTURY, RENTY.UBEZPIECZENIA OSOBOWE Przepisy prawne emerytalno – rentowe i ubezpieczeniowe B10 Bc 151 Emerytury i renty B10 Bc 152 Ubezpieczenia społeczne 14 141 15 Uwagi 13 Kopie akt odkłada się do akt osobowych. Jak w klasie 1322 Własne ustalenia – kat. A. Dotyczy pracowników uprawnionych. Działalność sportowo – rekreacyjna. Ewidencja emerytów i rencistów własnego urzędu. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 1520 5 6 Składki ubezpieczenia społecznego 7 B5 8 Bc 1521 Ubezpieczenia grupowe B10 Bc 1522 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy B10 Bc Stan bezpieczeństwa i higieny pracy Przeglądy i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B3 A Bc Bc Środki ochronne B3 Bc 16 160 161 1610 1611 162 14 Uwagi 9 Podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, korespondencja; zgłoszenia ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej, ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego /zgłoszenie zmiany danych, ZCNA zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Okres przechowywania liczy się od daty upływu terminu umowy ubezpieczeniowej. Rejestry wydanych legitymacji ,duplikatów, skorowidze, zwrócone legitymacje. Własne ustalenia – kat. A. Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej, urządze nia ochronne i sanitarne, środki utrzymania czystości. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 163 4 5 1630 1631 1632 1633 1634 6 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie Inne wypadki Analizy i oceny wypadkowości i chorób zawodowych Profilaktyka zapobiegawcza Badania okresowe pracowników 7 8 A B10 A B5 B5 Bc Bc Bc Bc - Uwagi 9 Okres przechowywania – zgodnie z wymaganiami na poszczególnych stanowiskach pracy. ŚRODKI RZECZOWE 2 20 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODAROWANIA ŚRODKAMI TRWAŁYMI B10 Bc Własne ustalenia -kat. A. 21 INWESTYCJE I REMONTY B25 Bc Wnioski, harmonogramy, dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru inwestycji. 22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI Dokumentacja prawna i techniczna. Dokumentacja jest przechowywana przez cały okres posiadania danego obiektu. Faktury 220 Stan prawny nieruchomości oraz ich nabywanie i zbywanie A Bc 221 B5 Bc 222 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu. 223 Eksploatacja budynków i lokali Zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac. 2230 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń B5 Bc 2231 Dokumentacja techniczna prac remontowych B5 Bc 15 Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 2232 5 Uwagi 6 Przegląd, konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 7 B5 8 - 224 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc 230 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I PRZETARGI Przepisy dotyczące zamówień publicznych i przetargów B10 Bc Własne ustalenia kat. A. 231 Przetargi Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 Jak w klasie 231 23 2310 2311 2312 2313 2314 2315 2316 2317 Przetarg nieograniczony Przetarg ograniczony Negocjacje z ogłoszeniem Dialog konkurencyjny Negocjacje bez ogłoszenia Zamówienie z wolnej ręki Zapytanie o cenę Licencja elektroniczna B10 B10 B10 B10 B10 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc 2400 2401 GOSPODARKA MATERIAŁOWA Zaopatrzenie Wnioski o zamówienie towaru lub usług Źródła zaopatrzenia B5 B5 Bc Bc 2402 Umowy cywilno – prawne B10 Bc 24 240 Obsługa materiałowa środków rzeczowych 241 2410 9 Korespondencja dot. przeglądów budynków, konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości. Deklaracje, wymiary podatkowe (za wyjątkiem dowodów księgowych). Zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa. Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki. Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 16 Bc Symbole klasyfikacyjne Kategoria Archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 2411 5 6 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników 7 B10 8 Bc 2412 Eksploatacja, likwidacja i sprzedaż środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Bc 2413 2414 Konserwacja i remonty środków trwałych Dokumentacja techniczno – eksploatacyjna środków trwałych B5 B5 Bc Bc Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B5 Bc B5 Bc 2501 2502 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Ewidencja środków transportu Eksploatacja środków transportu B10 B5 Bc Bc 2503 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 Bc 2504 B5 Bc 2510 Ewidencja biletów MZK Eksploatacja środków łączności Eksploatacja własnych środków łączności B2 Bc 2511 Eksploatacja obcych środków łączności B2 Bc 242 25 250 2500 251 17 Uwagi 9 Dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, faktury itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. Instrukcje, gwarancje, opisy techniczne. Pojazdy samochodowe Karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, ewidencja zużycia paliwa, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni. Zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów, ewidencja. Telefony, telefaksy, modemy, łącza internetowe. Zgody Dyrektora, przyznane limity, wnioski o zwrot kosztów. Symbole klasyfikacyjne Kategoria Archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 26 3 4 5 7 8 260 261 262 6 OCHRONA ZAKŁADU PRACY (MIENIA ) Ochrona przeciwpożarowa Ochrona mienia (fizyczna i elektroniczna) Ubezpieczenie rzeczowe B2 B2 B10 Bc Bc Bc 263 Ubezpieczenia komunikacyjne B10 Bc 270 271 SPRAWY OBRONNE, OBRONA CYWILNA Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej Obrona cywilna B10 B10 Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 B5 Bc Bc B5 Bc B5 A A Bc Bc Bc Harmonogramy dochodów i wydatków Zapotrzebowania na środki B5 B5 Bc Bc 310 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA Akty prawne, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej B5 Bc 311 Rachunkowość i księgowość 27 3 30 300 301 302 3020 3021 303 3030 304 3040 3041 3042 305 3050 3051 31 BUDŻET, PODATKI, OPŁATY, RACHUNKOWOŚĆ PLANOWANIE I WYKONYWANIE BUDŻETU Akty prawne, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące zagadnień z zakresu planowania, wykonania i realizacji budżetu Materiały do wieloletnich prognoz finansowych Plany finansowe i ich zmiany Plany finansowe zadań budżetowych i ich zmiany Plany finansowe funduszy celowych i ich zmiany Wykonanie planów finansowych Informacje okresowe i roczne z wykonania planów finansowych Sprawozdania budżetowe i finansowe Sprawozdania budżetowe okresowe Sprawozdania budżetowe roczne Sprawozdania finansowe Realizacja planów finansowych 18 Uwagi 9 Dozorowanie, monitoring. Od ognia, kradzieży, klęsk żywiołowych. Symbole klasyfikacyjne Kategoria Archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 3110 5 6 Dowody księgowe księgowości budżetowej 7 B5 8 Bc 3111 Dokumentacja księgowa księgowości budżetowej B5 Bc 3112 Dowody księgowe księgowości zadań zleconych B5 Bc 3113 Dokumentacja księgowa księgowości zadań zleconych B5 Bc 3114 Dowody księgowe księgowości funduszy celowych B5 Bc 3115 Dokumentacja księgowa księgowości funduszy celowych B5 Bc 3116 Dowody księgowe zadań dofinansowywanych ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej B10 Bc 3117 Dokumentacja księgowa zadań dofinansowywanych ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej B10 Bc 3118 Rozliczenia i uzgodnienia sald B5 Bc 3119 Obsługa księgowa w zakresie VAT B10 Bc Uwagi 9 Księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki itp. Jak w klasie 3110 Jak w klasie 3110 Czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów. Czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów. Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty i uzgodnienia sald rozliczeń. Deklaracje podatkowe, rejestry VAT, inne dokumenty związane z VAT. Rozliczenia płac i wynagrodzeń 312 3120 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5 Bc 3121 Listy płac B50 Bc 3122 Kartoteki wynagrodzeń B50 Bc 3123 Deklaracje podatkowe B5 Bc 19 Jak w klasie 3121 Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 3124 5 6 Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne DRA, RCA, RSA, RZA, Rp-7 7 B50 8 Bc Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne RMUA Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac Ze składką ZUS Bez składki ZUS B10 Bc B50 B5 Bc Bc 3127 Zaświadczenia o zatrudnieniu, zarobkach B5 Bc 3130 Obsługa kasowa Dokumentacja kasowa B5 Bc 3131 Kontrole kasy B5 Bc 3140 3141 Nadzór nad rachunkowością, księgowością, dokumentacją księgową i obsługą kasową Bieżący nadzór głównego księgowego Inne sprawy związane z nadzorem B3 B3 Bc Bc B5 B10 B5 B5 Bc Bc Bc Bc 3125 3126 31260 31261 313 314 315 3150 3151 3152 3153 316 Obsługa bankowa Umowy z bankami Karty wzorów podpisów Uzgodnienia sald rachunków bankowych Dyspozycje przelewów elektronicznych Inwentaryzacja 20 Uwagi 9 DRA – deklaracja rozliczeniowa, RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne, Rp-7 zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Dowody kasowe, raporty i inne dokumenty kasowe Księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki, itp. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 3160 5 3161 3162 4 6 Dokumenty związane z prowadzeniem inwentaryzacji 7 B5 8 Bc Wyceny majątku Dokumenty inwentaryzacyjne B10 B5 Bc Bc B10 Bc A A Bc Bc B5 Bc BE5 B2 Bc Bc Uwagi 9 Zarządzenia Dyrektora, pisma, powołania składów komisji inwentaryzacyjnych, wyjaśnienia, itp.. Spisy i protokoły z przebiegu inwentaryzacji, rozliczenia inwentaryzacji, protokół końcowy z inwentaryzacji. PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU I OCHRONA ROSZCZEŃ PRACOWNICZYCH PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU 40 400 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i przeciwdziałaniu bezrobociu 401 4013 4014 Aktywizacja lokalnego rynku pracy Analiza i ocena zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu Wojewódzkie programy rozwoju rynku pracy i ograniczania bezrobocia Wdrażanie systemu informacji o potrzebach i zagrożeniach rynku pracy Statystyczna analiza wskaźników rynku pracy Statystyki o rynku pracy B5 Bc 4030 Poradnictwo zawodowe Pośrednictwo pracy Krajowe i zagraniczne pośrednictwo pracy B5 Bc 4031 Europejskie Służby Zatrudnienia B5 Bc 4032 Agencje zatrudnienia B5 Bc 4010 4011 4012 402 403 21 Umowy osób podejmujących pracę za granicą, ewidencja osób podejmujących pracę za granicą oraz zaświadczenia o zatrudnieniu za granicą kat. B-50. Oferty pracy, granty, sprawy ogólne. Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 404 4 5 405 4050 4051 4052 4053 6 Fundusze i programy zewnętrzne, w tym Unii Europejskiej Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego Zaświadczenia dot. okresów ubezpieczenia /zatrudnienia zaliczanych przy przyznawaniu świadczeń dla bezrobotnych Zaświadczenia dot. członków rodzin osoby bezrobotnej, którzy muszą być uwzględniani przy naliczaniu świadczeń Zaświadczenia dot. zachowania prawa do świadczeń dla bezrobotnych Dokumentacja postępowań w sprawach o przyznanie prawa do zasiłku dla bezrobotnych na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 7 B10 8 Bc 9 Dokumenty merytoryczne i finansowe Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Pomocy Technicznej. B50 Bc B50 Bc W tym zaświadczenia E 301, PD U1, SED. W tym zaświadczenia E 302 B50 Bc B50 Bc B50 B50 Bc Bc B50 Bc B50 Bc OCHRONA ROSZCZEŃ PRACOWNICZYCH 41 410 4100 4101 4102 4103 Zaspakajanie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy Wykazy zbiorcze i uzupełniające Wnioski indywidualne o wypłatę świadczeń dot. pracodawców krajowych Wnioski indywidualne o wypłatę świadczeń dot. pracodawców zagranicznych Wnioski indywidualne o wypłatę świadczeń na podstawie innych przepisów 22 Uwagi W tym zaświadczenia E 303, PD U2, SED Świadectwa pracy, zaświadczenia z ZUS, dokumenty unijne oraz wydane przez pracodawców zagranicznych Zgodnie z ustawą z dnia 13.07.2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. Nr 158 poz.1121 z poźn. zm.). Symbole klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce w innych macierzystej komórkach Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 4104 5 6 Dochodzenie wypłaty świadczeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przed sądami Uwagi 7 B10 8 Bc 9 Sprawy bierne w sądach pracy z powództwa przeciwko Funduszowi z powodu odmowy wypłaty świadczeń Wnioski z inicjatywy dłużników i Funduszu Wnioski z inicjatywy dłużników Windykacja wypłaconych należności 411 4110 Wnioski o odstąpienie od dochodzenia zwrotu i o umorzenie należności B10 Bc 4111 Wnioski o określenie warunków zwrotu należności B10 Bc 4112 Kontrola windykacji należności B10 Bc 4113 Dochodzenie zwrotu należności z tytułu wypłaconych świadczeń B10 Bc 4114 Odstąpienie od dochodzenia (umorzenie) zwrotu należności B10 Bc 23 Wszystkie kolejne czynności zmierzające do odzyskania należności z tytułu wypłaconych świadczeń, bez względu na prawny tryb postępowania, do momentu całkowitej spłaty lub odstąpienia od dochodzenia (umorzenia) należności. Dotyczy spraw po wyroku sądowym.
