1045p_1_sws_instrukcja_auditorekspertamd_09_2014

System Weryfikacji Sprawozdań DQS
Instrukcja Auditora, Eksperta MD
Spis treści
1.
Wstęp ..................................................................................................................................................................................................... 3
2.
Logowanie do systemu. ....................................................................................................................................................................... 3
3.
Akceptacja zlecenia na audit…………………………………………………………………………………………..………………………..3
4.
Dostęp do sprawy i do dokumentacji…………………………………………………………………………………………..…………..…4
5.
Sprawa………………………………………………………………………………………………………………………………….……….….4
6.
Dodanie formularza, dokumentu………………………………………………………………………………………………………….……5
7.
Dodanie komentarza……………………………………………………………………………………….…………………………………..…6
8.
Statusy ................................................................................................................................................................................................... 6
1045P_SWS_Instrukcja_AUditorEkspertMD
wydanie 09/2014
Strona 2 z 6
1. Wstęp
System Weryfikacji Sprawozdań to aplikacja działająca na serwerze WWW. Do jego obsługi potrzebna jest przeglądarka
internetowa oraz podłączenie do Internetu. System dostępny jest pod adresem http://sws.dqs.pl .
Dostęp do SWS należy traktować ze szczególną poufnością. Nie można go udostępniać osobom trzecim. Za zawartość
zamieszczonych Spraw odpowiada każdy uprawniony użytkownik.
Zamieszczone „Sprawy” należy traktować poufnie, zabronione jest wykorzystywanie zamieszczonych dokumentów i treści
poza DQS. Wykorzystanie ich dozwolone jest wyłącznie w relacjach z Obsługą Klienta, Auditorami związanymi z daną
Sprawą i Weryfikatorem przydzielonym do danej „Sprawy”.
2. Logowanie do systemu.
Aby zalogować się do systemu należy wejść na adres http://sws.dqs.pl, wprowadzić login i hasło przydzielone przez
administratora, oraz wybrać jedną z roli: Obsługa Klienta, Auditor, Weryfikator.
Login - adres e-mail ([email protected])
Hasło – podane przez B.Ruszkarska
Rola – proszę wybrać „auditor“
Proszę zaznaczyć „Zaloguj”
3. Akceptacja zlecenia na audit
Po zaznaczeniu „Akceptuję”, pojawi się dalsza
część dokumentacji.
W przypadku „Odrzucam”, auditor nie otrzyma
dostępu do dalszej części sprawy i dokumentacji.
Prosimy o uzasadnienie „Odrzucenia”.
Proszę pobrać zlecenie i zapisać je we własnych
zasobach.
Uwaga: Po tej części dostępu do zlecenia nie
będzie możliwy.
1045P_SWS_Instrukcja_AUditorEkspertMD
wydanie 09/2014
Strona 3 z 6
4. Dostęp do sprawy i do dokumentacji
Po zalogowaniu się do systemu znajdujemy się od razu na liście spraw dotyczące danego auditora/eksperta/weryfikatora.
Sprawy możemy sortować po większości kolumn klikając w ich tytuły.
Kłódka po prawej stronie oznacza, że status sprawy nie pozwala na jej edycję.
Po wejściu w edycję pojawia nam się formularz sprawy.
5. Sprawa
Informacja dotyczącej danej sprawy: Nazwa
Firmy, numer klienta itd. oraz dokumentacja do
danej sprawy.
Do każdej sprawy są załączone dokumenty.
Proszę ich nie usuwać.
1045P_SWS_Instrukcja_AUditorEkspertMD
wydanie 09/2014
Strona 4 z 6
Pliki do sprawy dodajemy formularzem po prawej stronie wybierając Etap audytu, Typ pliku oraz jedną lub więcej Norm. Dodany
plik pojawia się na liście po lewej stronie w formacie
NumerazEtapaudytuRodzajdokumentuListastandardów_Data.rozszerzenie, przy czym jeżeli plik o danym przedrostku już
istnieje dla sprawy, to zostanie zastąpiony nowym, zmieniona zostanie jedynie data:
6.
Dodanie formularza, dokumentu
Tu należy wybrać z własnych zasobów plik do załączenia „Przeglądaj…”
Należy wybrać etap auditu: w tym przypadku „Ocena dokumentacji technicznej”
typ pliku: „Ocena dokumentacji technicznej MD”
oraz proszę zaznaczyć „93/42/EWG”
oraz należy kliknąć: „Dodaj plik”
Pliki zamieszcza się pojedynczo.
Po załączeniu wszystkich plików proszę wpisać „Uwagi do sprawy” komentarz auditora,
eksperta itd.
1045P_SWS_Instrukcja_AUditorEkspertMD
wydanie 09/2014
Strona 5 z 6
Poniżej edycja sprawy z możliwością wystawienia opinii (Uwagi) na temat dokumentacji przesłanej przez Auditora. Uwagi
zostaną przesłane e-mailem.
7.
Dodanie komentarza
Po załączeniu wszystkich plików proszę wpisać „Uwagi do sprawy” komentarz auditora,
eksperta itd.
Następnie proszę wybrać „Zapisz”. Spowoduje to przesłanie sprawy do osoby
obsługującej tę sprawę w DQS.
Auditor nie będzie maił już dostępu do tej sprawy i sprawa, jeżeli nie będzie uwag ze strony
DQS zostanie zamknięta. W przypadku uwag/korekt sprawa wróci do auditora, który będzie
proszony o uzupełnienia.
W takim przypadku otrzyma on e-mail na konto DQS.
W przypadku zamknięcia sprawy auditor otrzyma również e-mail z informacją o zamknięciu
sprawy.
8. Statusy
Każda sprawa posiada jeden z poniższych statusów:
Ikona
Tytuł
Opis
Sprawa zainicjowana
Obsługa założyła nową sprawę. Informacja automatycznie
wysyła się do przypisanego Auditora.
Audytor przesłał
Audytor nadesłał dokumenty. Obsługa Klienta zostaje
dokumenty
poinformowana automatycznym emailem, po sprawdzeniu
dokumentów w zależności od oceny sprawa zostaje zwrócona
do Auditora lub przesłana do Weryfikacji.
Dokumentacja audytora
Obsługa Klienta nie zaakceptowała nadesłanej dokumentacji.
niekompletna
Uwagi zostały przesłane w mailu do Auditora.
Sprawa przesłana do
Sprawę jest teraz u Weryfikatora. Po akceptacji trafia do
weryfikacji
kolejnego Weryfikatora, lub sprawa zostaje zamykana.
Weryfikacja dokumentów Sprawa trafia z powrotem do Auditora z uwagami od
negatywna
Weryfikatora o niekompletności dokumentacji.
Weryfikacja zakończona Sprawa jest już zweryfikowana i czeka na zamknięcie przez
Obsługę Klienta.
1045P_SWS_Instrukcja_AUditorEkspertMD
wydanie 09/2014
Strona 6 z 6