ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W imieniu Partnerstwa

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
W imieniu Partnerstwa lokalnych grup działania, zwanego dalej Partnerstwem, tworzonego
przez:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Lokalną Grupę Działania „Białe Ługi”,
Lokalną Grupę Działania „Dorzecze Bobrzy”,
Lokalną Grupę Działania „Krzemienny Krąg”,
Lokalną Grupę Działania Stowarzyszenie „Nad Czarną i Pilicą”,
Stowarzyszenie „Lokalna Grupa Działania - Wokół Łysej Góry”,
Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej,
Dyrektor biura Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej zaprasza do złożenia oferty na
„Opracowanie, wdrożenie oraz obsługę programu lojalnościowego Szlak Przygody” dla
Partnerstwa zgodnie z niniejszym zaproszeniem.
I. Informacje wstępne
Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia na wykonanie usługi pn.
„Opracowanie, wdrożenie oraz obsługę
programu lojalnościowego Szlak Przygody”
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
Postępowanie prowadzone jest w ramach przygotowania projektu współpracy,
o którego sfinansowanie Partnerstwo ubiegać się będzie ze środków Programu
Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 w ramach Działania 4.2 „Projekty
współpracy”.
Użyte w zaproszeniu terminy mają następujące znaczenie:
„Zamawiający” – lokalne grupy działania wymienione w preambule zaproszenia do
składania ofert,
„Postępowanie” – postępowanie prowadzone przez „Zamawiających” na podstawie
niniejszego zaproszenia,
„Prowadzący postępowanie” – Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, które
w imieniu Zamawiających prowadzi niniejsze postępowanie.
„Zamówienie” – zamówienie, którego przedmiot został w sposób szczegółowy
opisany w punkcie 2 niniejszego zaproszenia.
„Wykonawca” – podmiot lub osoba fizyczna, który ubiega się o wykonanie
Zamówienia, złoży ofertę na jego wykonanie albo zawrze z Zamawiającym umowę
w sprawie wykonania Zamówienia.
„Operator programu lojalnościowego” – podmiot, który będzie w imieniu Partnerstwa
zarządzał programem lojalnościowym.
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
1.2.7 „Uczestnik programu lojalnościowego” – osoba fizyczna, która wykupi lub dostanie
kartę lojalnościową i poprzez podpisanie stosownej zgody przystąpi do programu
lojalnościowego.
1.2.8 „Partner programu lojalnościowego” – podmiot prowadzący działalność gospodarczą,
który po przystąpieniu do programu przyznawał będzie bonusy uczestnikom programu
lojalnościowego na zasadach określonych w umowie o przystąpieniu do programu
lojalnościowego.
1.2.9 „Transakcja lojalnościowa” – skorzystanie przez Uczestnika programu
lojalnościowego z usługi Partnera programu lojalnościowego z wykorzystaniem Karty
lojalnościowej i jednoczesnym otrzymaniem bonusu wynikającego z Programu
lojalnościowego.
1.3
Dane prowadzącego postępowanie:
Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej
Ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów,
tel./fax: (41) 307-49-38
e-mail: [email protected], http://www.lgd-srws.pl
godziny pracy: 7.30 – 15.30 (Pn – Pt).
Znak postępowania 120410/PS/01.
Uwaga: w korespondencji kierowanej do prowadzącego postępowanie należy posługiwać się
wyżej podanym znakiem postępowania.
II. Opis przedmiotu zamówienia.
2.1
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, wdrożenie oraz obsługa programu
lojalnościowego Szlak Przygody.
2.2
Cele przedmiotu zamówienia:
2.2.1 Zachęcenie turystę odwiedzającego region objęty przez Partnerstwo do:
a) wydłużenia pobytu o charakterze turystycznym - rekreacyjnym,
b) skorzystania z oferty Partnerów programu lojalnościowego,
c) ponownego przyjazdu w celach turystycznych – rekreacyjnych,
d) odwiedzenia jak największej liczby atrakcji turystycznych prowadzonych przez
Partnerów programu lojalnościowego.
2.2.2 Dostarczenie operatorowi programu lojalnościowego danych statystycznych
opisujących ruch turystyczny.
2.2.3 Stworzenie programu lojalnościowego, który z chwilą zakończenia dofinansowania ze
środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich
będzie operatorowi programu lojalnościowego generował przychody pozwalające na:
a) pokrycie bieżących kosztów jego funkcjonowania,
b) dalszy jego rozwój.
2.3
Zakres przedmiotu zamówienia.
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
2.3.1 Opracowanie biznes planu dla programu lojalnościowego Szlak Przygody
składającego się w szczególności z następujących elementów:
a) streszczenia, zawierającego:
 przedstawienie pomysłu na biznes,
 strategię rynkową,
 wskaźniki finansowe,
 aktualną pozycje przedsięwzięcia;
b) opis przedsięwzięcia;
c) opis rynku i konkurencji;
d) strategii rynkowej - marketingu, określającej:
 produkt,
 cenę,
 sposób dystrybucji,
 promocję,
 plan marketingowy,
 prognozę sprzedaży;
e) zespół i organizacja podmiotu wdrażającego program lojalnościowy;
f) analizę możliwości i zagrożeń, określającą:
 silne i słabe strony,
 szanse i zagrożenia;
g) plan wdrażania programu lojalnościowego,
h) prognozę wzrostu i rozwoju,
i) analizę finansową przedsięwzięcia:
 bilans otwarcia,
 rachunek zysków i strat w okresie trzech kolejnych lat,
 próg rentowności,
 rachunek przepływów finansowych,
 bilans zamknięcia.
2.3.2. Opracowanie „Koncepcji programu lojalnościowego Szlak Przygody”, obejmującej:
a) Dokument mechaniki:
 zawierający scenariusz działania programu wraz ze wszystkimi mechanizmami
i procesami składającymi się na jego działenie,
 doprecyzowujący takie obszary jak:
 cel i grupa docelowa programu,
 rejestracja uczestników,
 wiązka korzyści (nagrody),
 komunikacja,
 segmentacja,
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
b)







c)


d)




e)







 możliwości wystąpienia z programu,
 zgłaszanie reklamacji,
 określenie kluczowych wskaźników efektywności dla programu.
Regulamin programu lojalnościowego, określający w szczególności:
zasady działania,
definicję uczestnika,
zasady korzystania z karty Szlak Przygody,
zasady przyznawania punktów,
zasady wymiany punktów na nagrody,
przyczyny wygaśnięcia punktów
przyczyny ustania uczestnictwa.
Ekspertyzy
prawne
dotyczące
zgodności
wdrożonych
rozwiązań
z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności dotyczącymi:
ochrony, gromadzenia i przetwarzania danych osobowych,
świadczenia usług drogą elektroniczną.
Zasady współpracy operatora programu lojalnościowego z partnerami, określające
w szczególności:
mechanizm pozyskiwania partnerów wraz z określeniem wiązek korzyści
płynących z przystąpienia do programu,
sposób rozliczeń między partnerami a organizatorem programu,
procedury obowiązujące operatora i partnerów,
projekt umów cywilno-prawnych określającej m.in. obowiązki stron umowy oraz
sposób rozliczania pomiędzy operatorem a partnerami programu lojalnościowego.
Zestaw procedur operacyjnych pozwalających operatorowi programu
lojalnościowego oraz partnerom i ich pracownikom posługiwać się aplikacją
lojalnościową oraz stosować zasady programu lojalnościowego w kontaktach
z jego uczestnikami.
Procedury muszą uwzględniać podział na grupy:
operator programu „centrala”,
partnerzy,
użytkownicy obsługujący uczestników programu.
Procedury opisywać mają każdy z procesów mających miejsce w programie od
strony:
obsługi uczestnika programu lojalnościowego,
zarządzania aplikacją,
przepływu informacji i dokumentów,
rozliczeń.
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
2.3.3 Stworzenie aplikacji/systemu Programu lojalnościowego Szlak Przygody oraz
udzielenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiających odpłatnej, ważnej na terenie RP
licencji na korzystanie z systemu, wraz z opisem jego funkcjonalności, dostępnej dla
wyznaczonych osób przez przeglądarkę internetową, zabezpieczonej unikalnym
loginem i hasłem:
a) umożliwiającej:
 pełną edycję informacji przez operatora programu lojalnościowego,
 zintegrowanie ze stroną Fan Page prowadzoną w ramach serwisu
społecznościowego facebook.com,
b) zapewniającej dostęp wielopoziomowy, umożliwiający definiowanie zakresu
danych, funkcji dostępnych poszczególnym użytkownikom aplikacji:
 Operator programu lojalnościowego:
 wprowadzanie i usuwanie danych dotyczących uczestników i partnerów
programu lojalnościowego,
 podgląd danych dotyczących uczestników i partnerów programu
lojalnościowego,
 podgląd statystyk dotyczących transakcji lojalnościowych dokonywanych
przez uczestników programu lojalnościowego,
 wyszukiwanie uczestników programu lojalnościowego wg najbardziej
selektywnych danych wymienionych w formularzu rejestracyjnym oraz
zbieranych podczas trwania programu,
 wysyłanie e-maili, ofert biznesowych do różnych grup użytkowników
systemu za pośrednictwem stworzonego systemu mailingowego,
 definiowanie zakresu oferowanych usług i nagród posiadaczom karty
lojalnościowej,
 definiowanie reguł premiowania uczestników dokonujących transkacji przy
użyciu kart lojalnościowych,
 generowanie raportów w formacie PDF, XLS, CSV, dedykowanych
operatorowi oraz partnerom programu lojalnościowego;
 Partner programu lojalnościowego:
 wprowadzanie danych uczestników programu lojalnościowego, którzy
dokonali transakcji lojalnościowej u danego partnera programu
lojalnościowego,
 podgląd danych uczestników programu lojalnościowego, którzy skorzystali
z oferty danego partnera programu lojalnościowego,
 podgląd do wybranych/podstawowych statystyk dotyczących transakcji
lojalnościowych dokonanych przez uczestnika programu lojalnościowego
u danego partnera programu lojalnościowego;
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl

2.3.4
2.3.5
2.3.6
2.3.7
Uczestnik programu lojalnościowego, dla którego skierowana jest dedykowana
mu aplikacja w technologii Adobe Flash umieszczona na wyznaczonej stronie
internetowej:
 wprowadzania swoich danych do Programu lojalnościowego,
 zamawianie karty lojalnościowej,
 aktualizacja danych własnych dostępnych w systemie,
 podgląd
ofert
przygotowywanych
przez
Partnerów
programu
lojalnościowego,
 zamawianie nagród poprzez elektroniczny katalog nagród.
Dostarczenie 6 000 szt. kart lojalnościowych odpowiadających następującym
wymogom:
a) wg. projektu graficznego, wybranego z pośród co najmniej trzech propozycji,
opracowany w ramach niniejszego zamówienia,
b) karty z PCV, drukowane metodą offsetową, laminowane,
c) formacie: 86mm x 54 mm oraz standardowej grubości: 0,76 mm,
d) w kolorystyce 4+4 CMYK,
e) z personalizacją w postaci kodu kreskowego EAN13.
Zapewnienie do 31.12.2014 r. na czas od (9:00) do (17:00) Biura Obsługi Partnera
programu lojalnościowego.
Przeprowadzenie dla Operatora programu lojalnościowego 6 godz. szkolenia
dotyczącego obsługi stworzonej aplikacji, o której mowa w pkt. 2.3.3, w tym
zapewnienie:
a) sali szkoleniowej wraz wyposażeniem niezbędnym do efektywnego
przeprowadzenia szkolenia,
b) materiałów dydaktycznych dla każdego z uczestników szkolenia,
c) pełnego wyżywienia dla uczestników szkolenia i trenera w tym dwudaniowy obiad
(drugie danie z wkładką mięsną o gramaturze min. 100 gram, z zestawem surówek
i napojami),
d) całodziennego „serwisu kawowego” na 2 przerwach w trakcie szkolenia, w ramach
którego oferowana będzie minimum: kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka
lub mleczko, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, ciasteczka
kruche (min. 3 rodzaje) oraz ciasta (min. 3 rodzaje ciast).
Zapewnienie do 31.12.2014 r. hostingu platformy wraz z asystą techniczną, w tym
szczególności:
a) licencji obcych,
b) nadzoru nad bieżącym działaniem systemu/aplikacji,
c) bezpieczeństwo systemu i zgromadzonych danych o uczestnikach Programu
lojalnościowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi,
d) dostęp do systemu gwarantowany na poziomie co najmniej 99% w skali roku,
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
e) przeprowadzanie co najwyżej jednej przerwy serwisowej w miesiącu trwającej do
4h w godzinach nocnych (22:00 – 06:00).
2.3.8 Zapewnienie asysty technicznej do 31.12.2014 r. poprzez:
a) pełnienie monitoringu działania systemu/aplikacji,
b) hotline dla wybranych pracowników operatora oraz partnerów programu
lojalnościowego,
c) usuwanie błędów działania sytemu/aplikacji w czasie nie dłuższym niż 48 godz.
2.4
Logotypy
Wykonawca na wszystkich materiałach, aplikacjach itp. zobowiązany jest do
stosowania:
a) logotypów zgodnych z Księgi Znaku Programu Rozwoju Obszarów wiejskich (do
pobrania ze strony internetowej Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi
http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-20072013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy ):
 flaga Unii Europejskiej,
 logo Leader,
 logo PROW 2007-2013.
b) logo marki Szlaku Przygody według Księgi znaku Szlaku Przygody dostępnej
w Strategii rozwoju produktów turystycznych Partnerstwa na stronie:
http://www.lgd-srws.pl/75/76Strategia_rozwoju_produktow_turystycznych_Partnerstwa.html
III. Termin wykonania zamówienia.
3.1
Zamawiający wymaga aby zamówienie zostało zrealizowane w następujących
terminach:
a) zadania określone w pkt.: 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4, 2.3.6 do 31.03.2013 r.;
b) zadania określone w pkt.: 2.3.5, 2.3.7, 2.3.8 do 31.12.2014 r.
3.2
Termin związania z ofertą – 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna
się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 8.1.
IV. Szczegółowe warunki udziału w postępowaniu
4.1
Zamawiający nie dopuszczają składania ofert częściowych ani wariantowych.
4.2
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykonali w okresie
ostatnich trzech lat – przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie – co najmniej
2 usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot
zamówienia. Przy czym za usługę odpowiadającą:
a) rodzajem, zostanie uznana usługa, której zakres zgodny będzie z zakresem
określonym w co najmniej połowie z pkt. 2.3.1-2.3.8,
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
b) wartością, zostanie uznana usługa, której koszt nie będzie mniejszy niż 80% ceny
podanej w ofercie przygotowanej w ramach odpowiedzi na niniejsze zaproszenie
do składania ofert.
4.3
Spełnienie warunku określonego w punkcie 4.2 zamawiający oceni w oparciu
o dokumenty dostarczone przez Wykonawców, a wykaz tych dokumentów określono
w pkt. V niniejszego zaproszenia do składania ofert.
4.4
Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Wykonawców, którzy
nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Wykluczenie wykonawcy będzie
jednoznaczne z odrzuceniem złożonej przez niego oferty.
V.
Dokumenty, jakie powinni dostarczyć wykonawcy
Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat usług – przed dniem wszczęcia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy to w tym okresie – określonych w pkt. 4.2 i odpowiadających swoim rodzajem
i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości,
przedmiotu, daty wykonania i odbiorców wraz z dokumentami potwierdzającymi,
że usługi te zostały wykonane należycie. Wykaz należy sporządzić komputerowo
według wzoru podanego w Załączniku 2 do niniejszego zaproszenia.
VI.
Informacja o sposobie porozumiewania się z wykonawcami
6.1. Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, pytania
itp. (zwane dalej Korespondencją) Zamawiający i Wykonawca zobowiązują
się przekazywać pisemnie.
6.2. Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą faksu (na numer
wskazany w pkt. 1.3) lub drogą elektroniczną (na adres e-mail wskazany w pkt. 1.3).
Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła
do Zamawiającego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt. 8.1.
VII. Opis sposobu przygotowania oferty
7.1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi
w zaproszeniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym
dokumencie.
7.2. Oferta powinna zostać sporządzona komputerowo w języku polskim. Wszystkie kartki
oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane. Ewentualne poprawki w tekście
oferty muszą być parafowane i naniesione w sposób czytelny.
7.3. Na ofertę składają się następujące dokumenty:
7.3.1. Formularz ofertowy przygotowany i sporządzony komputerowo zgodnie ze wzorem
podanym w Załączniku 1 do zaproszenia, z podaniem kwoty całkowitego
wynagrodzenia brutto Wykonawcy za świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego,
wyrażonej w złotych polskich.
7.3.2. Dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału
w postępowaniu, przygotowane zgodnie z pkt. 5 niniejszego zaproszenia.
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
7.3.3. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę.
VIII. Miejsce i termin składania ofert
8.1. Termin składania ofert upływa 30.04.2012 r. o godz. 12.00. Oferty złożone po tym
terminie zostaną zwrócone bez otwierania.
8.2. Oferty należy dostarczyć do siedziby prowadzącego postępowanie:
Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej
Ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów,
tel./fax: (41) 307-49-38
godziny pracy: 7.30 – 15.30 (Pn – Pt).
8.3.
Ofertę należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób
zabezpieczonej kopercie oznaczonej w następujący sposób:
„Opracowanie, wdrożenie oraz obsługa
programu lojalnościowego Szlak Przygody
Znak postępowania 120410/PS/01”
oraz
„Nie otwierać przed godz. 12.00 w dniu 30.04.2012 r.”
IX.
9.1.
9.2.
9.3.
Opis kryteriów i sposobu oceny oferty
Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jeżeli:
a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zaproszenia,
b) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
c) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia lub nie zaproszonego do składania ofert.
Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
a) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego,
b) zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego
z niniejszego postępowania.
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich
znaczenie:
Cena brutto: 70%
Doświadczenie: 30%
Algorytm obliczania wartości punktowej:
Wp 
 Dof * Wof
Cmin
 70  
Cof
 Dmax * Wmax
gdzie:
Wp – wartość punktowa badanej oferty,

  30

ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl
9.4.
9.5.
X.
Cmin – cena minimalna – wartość z oferty z najniższą ceną,
Cof – cena porównywana – wartość ceny z oferty porównywanej,
Dof – porównywana liczba zrealizowanych usług – liczba zrealizowanych przez
wykonawcę usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom
stanowiącym przedmiot zamówienia,
Dmax – największa liczba zrealizowanych usług przez jednego oferenta
i odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym
przedmiot zamówienia,
Wof – porównywalna wartość zrealizowanych usług – wartość wszystkich
zrealizowanych przez Wykonawcę usług odpowiadających swoim rodzajem
i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia,
Wmax – największa wartość wszystkich zrealizowanych usług przez jednego oferenta
odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot
zamówienia.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która osiągnie największą wartość
punktową.
Zamawiający poinformują o wyniku postępowania na stronie internetowej
prowadzącego postępowanie.
Załączniki
Następujące załączniki stanowią integralną część zaproszenia
a) Załącznik 1 – Formularz ofertowy,
b) Załącznik 2 – Wzór wykazu zrealizowanych usług,
c) Załącznik 3 – Wzór umowy.
ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax (041) 3074-938, www.lgd-srws.pl