Wskazowki efektywnego rysowania procesow

Warsztaty - identyfikacja i analiza procesów w firmie (z elementami analizy ryzyka i kontroli
wewnętrznej)
Wskazówki Efektywnego Rysowania Procesów
Zakres i rodzaj wykorzystywanych symboli różni się pomiędzy organizacjami w zależności od specyfiki
organizacji, celów jakie mają spełniać mapy/opisy procesów oraz wykorzystywanych aplikacji
wykorzystywanych do mapowania/opisu procesów.
SYMBOLE UŻYWANE W SCHEMATACH
Przykłady podstawowych symboli:
SYMBOL
NAZWA
OPIS
Czynność
Oznacza wykonywanie czynności.
Wewnątrz symbolu należy umieścić opis
czynności np. „Poprawianie błędów” lub
„Przygotowanie formularza”
Decyzja
Ten symbol oznacza podejmowanie
decyzji. Strzałka „nie” kieruje sekwencję
w prawo „tak” w dół. Tak jak wyżej, opis
szczegółowy decyzji należy umieścić w
środku symbolu.
Dokument
Oznacza przygotowanie dokumentu.
Dla zobrazowania wielu dokumentów
użyj kilku nakładających się symboli.
Tytuł dokumentu umieszcza się w środku
symbolu.
Kierunek przepływu
Strzałki określają przebieg procesu, a
ich zwrot kierunek jego przebiegu.
Połączenia
schematów
Przedstawia kontynuację schematu na
następnej stronie Mapy Procesu.
Po dotarciu do końca strony należy
wstawić łącznik i połączyć go z ostatnim
elementem na stronie oraz opisać go
/np. A/2 - punkt A znajduje się na
stronie 2.
Używając symboli należy stosować je konsekwentnie.
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
1/6
Przygotowując bardziej dokładny schemat, symbol czynności mogą być zastępowane przez bardziej
specyficzne symbole, oznaczające:
Ręczne wprowadzanie danych
Zapisywanie danych
Komputerowe archiwizowanie danych
Czynność automatyczna (systemowa)
Archiwizowanie danych w postaci papierowej
Czynności wykonywane on-line
Przygotowując dokładny schemat należy zebrać szczegółowe informacje na
następujące tematy:
·
·
·
·
·
·
Jakie czynności są wykonywane?
Kto wykonuje jaką czynność?
W jakiej kolejności są wykonywane czynności?
Jakie formy raportów są używane?
Jakie systemy komputerowe i pliki są wykorzystywane?
Jakie decyzje podejmowane są podczas przebiegu procesów?
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
2/6
Dodatkowe wskazówki
Poniżej przedstawione są wskazówki, które mogą być pomocne podczas przygotowywania własnego
schematu.
q
Nazewnictwo źródeł i celów. Zawsze należy wprowadzić informację skąd i dokąd następuje
przepływ informacji, dokumentów.
Dział Sprzedaży
Dział Zakupów
q
Ostrożne stosowanie strzałek. Jeśli strzałka musi przeciąć inną należy narysować je w sposób
zaprezentowany poniżej (lub inny, umożliwiający śledzenie przepływu danych):
Następny Proces
Aktualny Proces
q
Numeracja symboli. Numerowanie symboli każdego procesu może być użyteczne przy wiązaniu
symbolu z opisem umieszczonym w dokumentacji zawierającej opisy procesów.
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
3/6
q
Łączenie symboli. Zawsze należy używać łączników kontynuując wykres na kolejnej stronie lub
przechodząc do innego procesu
G / 20
Raport Zgodny?
G / 10
Tak
Wprowadź
zmiany
Kontynuuj
od strzałki
"Tak"
q
Oznaczenie odpowiedzialnych osób lub departamentów. Należy umieść nazwę departamentu lub
osoby odpowiedzialnej nad odpowiednim symbolem lub na pierwszej stronie mapy.
q
Przed symbolem rombu oznaczającego podejmowanie decyzji należy umieścić symbol
czynności. Jeśli w procesie zachodzi możliwość rozdzielenia kierunku jego przepływu - oznacza
to, że ktoś podejmuje jakąś decyzję. Należy oznaczyć to symbolem decyzyjnym. Ponieważ
zwykle decyzji nie podejmuje się automatycznie -symbol decyzyjny powinien być poprzedzony
symbolem czynności manualnej.
Weryfikacja
autoryzacji
Czy jest
autoryzacja?
Nie
Tak
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
4/6
q
Upewnienie się, że „nie" kieruje proces w prawo a „tak" zgodnie z dalszym kierunkiem procesu.
Mogą zdarzyć się przypadki, że nie będzie to wykonalne, ale generalną zasadą jest skierowanie
strzałki z „tak" do dołu.
q
Załączenie przykładów dokumentów. Dzienniki, rozkłady zajęć, raporty i inne dokumenty, do
których się odwołuje schemat, powinny być dołączone do Mapy Procesu.
q
Poziom szczegółowości - Stopień szczegółowości schematu powinien być uwarunkowany jego
przeznaczeniem. Schemat powinien być na tyle dokładny, aby odpowiednio przedstawiać i
opisywać proces oraz zapewniać możliwość przeprowadzenia niezbędnej analizy. Często
wymagane jest przygotowanie map szczegółowych - wskazujących na wpływ danego procesu na
inne. Szczegółowe schematy są podstawowym narzędziem analizy.
q
Opisanie punktów kontroli w procesie używając symboli opisanych w legendzie.
Uwzględnienie w schemacie następujących informacji:
·
Czas trwania danej czynności - ile czasu zajmuje wykonanie określonego działania.
W zależności od istniejących procedur czynność może trwać krótko albo bardzo długo.
·
Czas „opóźnienia" - jak długo czynność „czeka w kolejce" na zatwierdzenie. Na przykład w
przypadku procedur opierających się na określonym kodowaniu - poszczególne, oznaczone
odpowiednim kodem dokumenty mogą być zatwierdzane pojedynczo bądź „hurtowo”, co różnicuje
czas trwania tej czynności.
·
Liczba czynności - Ile czynności lub zadań należy wykonać w danym procesie? Zwykle każda
czynność powinna mieć przyporządkowany odpowiedni symbol.
·
Liczba kontroli - ile razy w procesie dokonywane są kontrole w celu identyfikacji błędów,
przeglądy kompletności danych, etc. Zwykle przeglądy są dokonywane gdyż w przeszłości
zdarzało się, że błędy „przechodziły" nie wykryte przez cały proces. Powinno się raczej skupić na
unikaniu błędów a nie na zwiększaniu ilości przeglądów. Wskaźniki określające wydajność
poszczególnych elementów procesu mogą pomóc w uniknięciu nadmiernej ilości kontroli.
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
5/6
·
Koszt każdej czynności - jaki jest koszt i jak jest mierzony np. wysokością wynagrodzenia osób
wykonujących daną czynność, zużyciem materiałów, kosztami utraconych możliwości itp.
Stosowane mierniki odnoszą się do kosztu wyrażonego w pieniądzu i/lub Ekwiwalentu Czasu
Wolnego („ECW"). ECW jest to miernik określany przez jednostkę. Określa on ilość czasu
potrzebną na wykonanie danej czynności przez określony zespół ludzi. W celu przeliczenia ECW
na wynagrodzenie należy pomnożyć ilość jednostek ECW przez stawkę godzinową.
·
Poszukiwanie Błędów - czynność związana generalnie z poszukiwaniem sytuacji odbiegających
od standardowych. Zwykle procesy, w których popełnia się wiele błędów są często monitorowane.
Znalezione błędy często poprawiane są dopiero w innym departamencie niż ten, który je
wygenerował, bez uzyskania jakiegokolwiek komentarza dotyczącego źródeł ich powstawania lub
możliwościach uniknięcia. Procesy zwierające błędy to idealne pola do wprowadzania usprawnień.
Ernst&Young 2009. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Materiały szkoleniowe Materiały nie mogą być użyte lub udostępniane
stronom trzecim, bez uprzedniej zgody Ernst & Young.
6/6