Regulamin instytucjonalnej kontroli wewnetrznej

Załącznik nr 1
do zarządzenia Rektora nr 113
z dnia 22 grudnia 2011 r.
REGULAMIN INSTYTUCJONALNEJ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM
§1
Niniejszy regulamin określa:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
cele i zadania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim,
zasady planowania kontroli,
kryteria, procedury i tryby postępowania kontrolnego,
obowiązki i uprawnienia kontrolujących,
obowiązki i uprawnienia kontrolowanych,
przebieg postępowania kontrolnego,
sposób dokumentowania ustaleń kontrolnych,
tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych,
zalecenia pokontrolne.
Znaczenie pojęć/ objaśnienia
§2
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Rektora lub osobę przez niego
upoważnioną,
2) kierowniku komórki kontroli wewnętrznej - rozumie się przez to osobę kierującą tą
komórką, podległą bezpośrednio Rektorowi, dysponującą kontrolerami wewnętrznymi
i odpowiadającą za organizację i realizację badań kontrolnych,
3) kontrolującym - rozumie się przez to osoby zatrudnione w Dziale Kontroli
Wewnętrznej, pełniące funkcje kontrolne wynikające z ich zakresu czynności
i odpowiedzialności służbowej,
4) kierowniku komórki kontrolowanej - rozumie się przez to kierownika jednostki
organizacyjnej, w której są aktualnie dokonywane czynności kontrolne; oznacza to
również osobę pełniącą jego obowiązki,
5) kontrolowanym - rozumie się przez to osobę z podmiotu kontrolowanego, którego
kontrola aktualnie dotyczy, będącego bezpośrednio stroną w tej kontroli.
Cele i zadania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim
§3
1. Instytucjonalna kontrola wewnętrzna:
1
1) stanowi element kontroli zarządczej poprzez monitorowanie i ocenę obowiązującego
systemu funkcjonalnego,
2) ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności jednostek poddanych
kontroli, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej
działalności według kryteriów ocen kontrolnych, tj. legalności, celowości,
gospodarności, rzetelności, skuteczności i efektywności.
3) działa inspekcyjnie, odnosząc swoje działania do faktów ex-post. Identyfikuje
przyczyny powstania nieprawidłowości, ustala osoby winne zaniedbań, proponuje
ewentualne sposoby mające na celu zlikwidowanie powstałych nieprawidłowości oraz
gromadzi i przedkłada materiały dowodowe w rzeczonych sprawach.
2. Do zadań instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w szczególności należy badanie:
1) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami
wewnętrznymi,
2) nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności,
gospodarności i celowości,
3) dokonywanych wydatków pod kątem zgodności z planem rzeczowo finansowym
Uniwersytetu Śląskiego i poszczególnych jego jednostek,
4) realizowanych przedsięwzięć, sprawdzanie prawidłowości prowadzenia dokumentacji
działalności
dydaktycznej,
naukowo-badawczej,
operacji
gospodarczych
i technicznych,
5) prawidłowości wykorzystania, gospodarowania i ochrony składników majątkowych
Uniwersytetu.
Zasady planowania kontroli
§4
1. Działalność kontrolna oparta jest o roczny plan kontroli, zatwierdzony przez Rektora,
po zaopiniowaniu przez kwestora i kanclerza.
2. Plan kontroli sporządza kierownik komórki kontroli, zgodnie z postanowieniami § 6.
3. Plan kontroli jest dokumentem dostępnym tylko dla osób upoważnionych.
4. Zmiany planu, wynikające z obiektywnych potrzeb kontroli, dokonuje się w trybie
określonym w ust.1.
5. Rektor może wydać polecenie do przeprowadzenia kontroli doraźnej.
6. Kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej sporządza i przedkłada Rektorowi roczne
sprawozdanie z wykonania planu, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych
kontroli oraz wyników kontroli.
Kryteria, procedury i tryby postępowania kontrolnego
§5
1. Czynności kontrolne oraz badanie stanu faktycznego winny odbywać się zgodnie z niżej
wymienionymi kryteriami:
2
1) legalności – czyli zgodności z obowiązującymi przepisami mającymi charakter
powszechnie obowiązujący, a także normami zawartymi w obowiązujących
w jednostce przepisach wewnętrznych,
2) celowości – zapewniającej eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu
widzenia interesów jednostki,
3) gospodarności – polegającej przede wszystkim na ocenie kontrolowanych zjawisk,
procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia oszczędności
i efektywności podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji; gospodarowanie
aktywami jednostki, które umożliwia uzyskanie najlepszych efektów z danych
nakładów,
4) rzetelności – czyli zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
5) skuteczności i efektywności – polegającej na optymalnym doborze metod i środków
służących osiągnięciu założonych celów w sposób umożliwiający terminową
realizację zadań.
2. Postępowanie kontrolne powinno się odbywać według następujących zasad:
1) prawdy obiektywnej, zobowiązującej kontrolujących do dokonywania wszelkich
ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników
kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i
zjawisk,
2) kontradyktoryjności, czyli równości stron w postępowaniu, polegającej m.in. na
możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień
i argumentacji w badanej sprawie oraz obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego
i ustosunkowania się do nich,
3) rzetelnego dokumentowania, oznaczającej, że ustalenia kontroli są dokonywane tylko
na podstawie sprawdzonych dowodów, a opis tych ustaleń w dokumentach
kontrolnych musi przedstawić rzeczywisty obraz stanu faktycznego z wszystkimi jego
elementami.
Obowiązki i uprawnienia kontrolujących
§6
Obowiązki kierownika komórki kontroli:
1) W zakresie spraw kadrowych:
a) określanie potrzeb kadrowych i wymaganych kwalifikacji zawodowych
kontrolerów,
b) przygotowanie zakresu obowiązków dla poszczególnych stanowisk z podaniem
wymaganych kwalifikacji,
c) podejmowanie działań w celu stałego podnoszenia zawodowych umiejętności
i poziomu kwalifikacji przez pracowników komórki kontroli,
d) wyznaczenie spośród pracowników sobie podległych, z zachowaniem zasad
wynikających z niniejszego regulaminu, pracowników do wykonania określonych
czynności kontrolnych.
3
2) W zakresie obowiązków merytorycznych:
a) organizowanie pracy komórki kontroli i kierowanie jej działalnością,
b) opracowanie ogólnych założeń do prowadzenia kontroli i sprawowanie ogólnego
nadzoru nad jej realizacją,
c) opracowanie planów kontroli,
d) sporządzanie i przedkładanie Rektorowi rocznego sprawozdania z wykonania
rocznego planu kontroli,
e) zapewnienie prawidłowego i terminowego przebiegu postępowania kontrolnego
przez odpowiednie opracowanie programów i tematyk kontroli, w tym zwłaszcza
metodyki badań kontrolnych,
f) egzekwowanie od kontrolujących rzetelnego i terminowego, z zachowaniem
obowiązujących procedur, prowadzenia postępowania kontrolnego oraz
rzetelnego i terminowego sporządzenia dokumentacji pokontrolnej,
g) wyznaczanie kontrolerów do wykonywania określonych czynności kontrolnych,
koordynowanie działalności kontrolnej oraz sprawowanie nadzoru nad
kontrolerami wykonującymi czynności kontrolne,
h) reprezentowanie jednostki kontrolującej wobec innych organów, instytucji
i podmiotów w sprawach objętych działaniami kontrolnymi,
i) występowanie z wnioskami do zarządzającego kontrolę o uzupełnienie zespołu
upoważnionego do przeprowadzenia kontroli o rzeczoznawcę posiadającego
wiedzę merytoryczną i doświadczenie zawodowe w zakresie kontrolowanego
przedmiotu,
j) wykonanie czynności związanych z rozpatrywaniem zastrzeżeń wniesionych
przez kontrolowanych.
§7
1.
Obowiązkiem kontrolującego jest :
1) przygotowanie się do kontroli w celu wykonywania jej zgodnie z procedurą
i tematyką,
2) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
3) zebranie niezbędnych dokumentów i informacji, stanowiących podstawę ustaleń
kontroli,
4) wskazanie przepisów, które obowiązywały w okresie objętym kontrolą, a także
ustalenie czy przepisy te były stosowane,
5) ustalenie przyczyn i skutków nieprawidłowych działań lub braku działań
podmiotu kontrolowanego,
6) ustalenie i wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych
kontrolą,
7) rzetelne dokumentowanie wyników kontroli,
8) w przypadku dokonania ustaleń co do nieprawidłowości, które mogą spowodować
poważne skutki materialne i niematerialne, kontrolujący niezwłocznie
zawiadamia Rektora, kwestora oraz kanclerza,
9) przyjęcie ustnych wyjaśnień i oświadczeń kontrolowanego, zgodnie ze wzorem
protokołu przyjęcia ustnego oświadczenia stanowiącym załącznik nr 1 do
niniejszego regulaminu oraz wzorem protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień
stanowiącym załączniki nr 2 do niniejszego regulaminu.
4
2.
Kontrolujący ma prawo do :
1) wstępu i poruszania się po terenie siedziby podmiotu kontrolowanego w ramach
udzielonego upoważnienia, żądania od kontrolowanego informacji i danych
niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w zakresie określonym
upoważnieniem, w tym także żądanie sporządzenia ich w formie pisemnej,
2) pobierania za pokwitowaniem dokumentów i innych materiałów dowodowych,
związanych z przeprowadzaną kontrolą,
3) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami podmiotu kontrolowanego,
4) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych fotokopii dokumentów,
z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz ich odpisów,
wyciągów i zestawień,
5) żądania od kontrolowanego złożenia wyjaśnień, także w formie pisemnej
i przyjmowania oświadczeń,
6) uczestniczenia w inwentaryzacji kontrolnej przy udziale osoby odpowiedzialnej
materialnie,
7) wnioskowania o powołanie przez Rektora ewentualnych rzeczoznawców.
Obowiązki i uprawnienia kontrolowanych
§8
1.
Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest zapewnienie kontrolującemu
odpowiednich warunków do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, w tym
w szczególności:
1) udostępnienie kontrolującemu w miarę możliwości osobnego pomieszczenia oraz
wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych,
2) udostępnianie żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
3) umożliwienie dokonania oględzin,
4) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień zgodnych z prawdą, pod
rygorem odpowiedzialności służbowej.
2.
Do obowiązków pracowników komórki kontrolowanej należy:
1) uczestniczenie w niezbędnym zakresie w czynnościach kontrolnych
(w szczególności przy oględzinach, kontroli kasy, magazynu),
2) przygotowanie na wniosek kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń
opartych na dokumentach, a także kserokopii dokumentów dotyczących
przedmiotu kontroli w sprawach tego wymagających, podyktowanych potrzebami
kontroli,
3) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu
kontroli,
4) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów oraz innych dokumentów
sporządzonych przez kontrolera na podstawie dowodów źródłowych znajdujących
się w komórce kontrolowanej.
5
3.
Do uprawnień pracowników komórki kontrolowanej należy:
1) składanie ustnych lub pisemnych wyjaśnień lub oświadczeń w kwestiach
stanowiących przedmiot kontroli, zgodnie z załącznikami nr 1 i 2 do niniejszego
regulaminu.
Przebieg postępowania kontrolnego
§9
1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli wydanego przez zarządzającego kontrolę.
2. Upoważnienie zawiera:
1)
2)
3)
4)
imię i nazwisko kontrolującego,
temat kontroli,
datę wystawienia upoważnienia,
podpis Rektora.
3. Upoważnienie jest wydawane w jednym egzemplarzu, który załącza się do akt kontroli.
4. Upoważnieni kontrolerzy, bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych,
przedkładają kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do kontroli i informują
go o przedmiocie kontroli.
5. Wyłączeniu z udziału w kontroli podlega kontrolujący w wypadku, gdy czynności lub
rozstrzygnięcie kontrolne mogą dotyczyć stosunku zależności jego samego, jego
małżonka, krewnych i powinowatych.
6. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które
mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
7. Decyzję w sprawach powyższych podejmuje Rektor.
8. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej stanowi załącznik nr 3 do
niniejszego regulaminu.
Sposób dokumentowania ustaleń kontrolnych
§ 10
1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc
w tym celu akta kontroli.
2. Akta kontroli obejmują w szczególności materiały dowodowe oraz inne dokumenty.
3. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności
kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne zgodnie ze stanem
faktycznym, w sposób obiektywny, rzetelny, zwięzły i przejrzysty.
4. Do protokołu kontrolujący jest zobowiązany dołączyć zebrane materiały dowodowe oraz
stosowne polecenie kontroli.
5. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego
6
6. Prawo wglądu do akt kontroli mają:
1) Kierownik jednostki kontrolowanej, któremu wolno robić z nich odpisy,
2) Kierownik jednostki nadrzędnej oraz właściwe organy.
Tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych
§ 11
1. Po zakończeniu kontroli kierownik kontrolowanej jednostki jest zobowiązany do
podpisania protokołu bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami lub złożenia kontrolującemu
pisemnej odmowy podpisania protokołu.
2. Zastrzeżenia kontrolowanego winny być udokumentowane i załączone do protokołu
kontroli, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.
3. Kontrolujący bada zasadność złożonych zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia zasadności
zastrzeżeń kontrolujący zobowiązany jest zmienić lub uzupełnić odpowiednią część
protokołu kontroli.
4. W przypadku nieuznania zasadności złożonych zastrzeżeń, ostateczną decyzję w tej
kwestii podejmuje Rektor.
Zalecenia pokontrolne
§ 12
1. Kontrolujący, na podstawie dokonanych ustaleń, opracowuje projekt pisma
pokontrolnego, który przedstawia Rektorowi.
2. Pismo pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników, ze wskazaniem źródeł
i przyczyn nieprawidłowości i uchybień stwierdzonych w toku kontroli, a także
propozycje wdrożenia działań zmierzających do ich usunięcia oraz wskazanie działań
naprawczych.
3. Zalecenia pokontrolne wydaje Rektor.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń
pokontrolnych, zawiadamia Rektora oraz Dział Kontroli Wewnętrznej o ich realizacji.
W wypadku niezrealizowania poleceń podaje powody uniemożliwiające ich zrealizowane.
5. Dla omówienia wyników kontroli i określenia sposobów usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki oraz Uczelni Rektor, właściwy merytorycznie prorektor lub
kanclerz mogą organizować narady pokontrolne.
§ 13
1. Wykonanie zaleceń pokontrolnych może podlegać kontroli sprawdzającej w celu
ustalenia:
1) stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych,
2) rzetelności odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
7
3) zmiany zakwestionowanego w trakcie poprzedniej kontroli stanu faktycznego
w kierunku stanu pożądanego.
2. Ogólne zasady i tryb przeprowadzenia kontroli, ujęte w niniejszym regulaminie dotyczą
również kontroli sprawdzającej.
8