12.2. Załącznik nr 2 Przykładowe Zestawienie dokumentów

12.2. Załącznik nr 2 Przykładowe Zestawienie dokumentów
potwierdzających wydatki poniesione w projekcie 1
KATEGORIA DOKUMENTU
Oświadczenie o braku podwójnego
finansowania
SPOSÓB
/SKŁADANIA
O PŁATNOŚĆ
PRZEDSTAWIANIA
WE
WNIOSKU

załączniki powinny być składane do każdego
wniosku o płatność rozliczającego wydatki
kwalifikowalne;

załącznik powinien być składany do każdego
wniosku o płatność rozliczającego wydatki
kwalifikowalne / częściowo kwalifikowalne z VAT;

załączniki powinny być składane do wniosku
o płatność, w którym rozliczane są wynagrodzenia
(nie dotyczy kosztów pośrednich)

załącznik powinien być składany do każdego
wniosku o płatność, którym beneficjent wnioskuje
o refundację w przypadku, gdy wcześniej zostały
wypłacone środki na realizację projektu w formie
zaliczki;

załącznik powinien być s kładany do wniosku
o płatność, którym beneficjent rozlicza zakup
używanego środka trwałego;
W przypadku zakupu używanego środka trwałego
do wniosku o płatność należy dodatkowo załączyć:
•
kserokopię
oświadczenia
sprzedawcy/kupującego, że
środek trwały
w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania
sprzedaży
beneficjentowi
nie
był
współfinansowany ze środków UE (10 lat w
przypadku nieruchomości)
•
oświadczenie beneficjenta potwierdzające, że
cena używanego środka trwałego nie odbiega od
jego wartości rynkowej, ze wskazaniem ceny
rynkowej nowego środka trwałego,
•
oświadczenie beneficjenta potwierdzające, że
używany środek trwały posiada odpowiednie
normy,
•
kserokopie
odpowiednich
certyfikatów
(w sytuacji, gdy środek trwały wymaga uzyskania
takich dokumentów).
Oświadczenia o dokumentach księgowych
korygujących
Oświadczenie beneficjenta o
kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT
Oświadczenia o niezaleganiu z zapłatą
zaliczki na podatek dochodowy
Oświadczenia o niezaleganiu z zapłatą
składek do ZUS
Oświadczenia o braku sfinansowania ze
środków zaliczki wydatków
przedstawionych do refundacji
Oświadczenie dotyczące używanego
sprzętu2
1 Obligatoryjność złożenia konkretnego oświadczenia/załącznika uzależnione jest od Instytucji będącej stroną umowy lub zapisów
umow y o dofinansow anie projektu. Dotyczy rów nież partnerów w projektach.
2
Dopuszczalne jest złożenie jednego ośw iadczenia zaw ieraj
ącego w szystkie niezbędne informacje.
Oświadczenie
dotyczące
prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej
Oświadczenie beneficjenta przewidującego
wykorzystanie/niewykorzystanie towarów i
usług zakupionych w celu realizacji projektu
do
wykonywania
czynności
opodatkowanych, w związku z którymi
przysługuje
beneficjentowi prawo do
odliczenia podatku VAT


załącznik powinien być składany do pierwszego
wniosku o płatność rozliczającego wydatki
kwalifikowalne w projekcie;
dotyczy każdego składanego wniosku o płatność,
w którym rozliczane są wydatki kwalifikowalne/
częściowo kwalifikowalne z VAT;
Zaświadczenie
z
Urzędu
Skarbowego
potwierdzające posiadany status płatnika
VAT jako podatnika zwolnionego lub
czynnego na dzień wydania zaświadczenia
oraz informujące o ewentualnych zmianach
tego statusu w okresie między rozpoczęciem
realizacji projektu a dniem wydania
Zaświadczenia
lub
dołączony
status
podmotu
w
VAT
(portal
podatkowy
Ministerstwa Finansów)
Oświadczenie
o
niedokonaniu wypłat
niezwiązanych z Projektem z rachunku
bankowego przeznaczonego na obsługę
Projektu

dotyczy każdego składanego wniosku o płatność
(EFS)

dotyczy każdego składanego wniosku o płatność
(EFS)

kserokopia deklaracji za styczeń lub pierwszy
kwartał każdego roku trwania projektu dołączana
do pierwszego wniosku o płatność składanego
po jej sporządzeniu (dotyczy Beneficjenta,
Realizatorów, Partnerów)

Za dokonanie wydatku należy rozumieć wydatek
poniesiony
w
okresie
kwalifikowalności
w znaczeniu kasowym, tj. nastąpił rozchód
środków pieniężnych z kasy lub rachunku
bankowego beneficjenta . Wydatek poniesiony
w ramach projektu, który nie został w całości
zapłacony nie może być rozliczony we wniosku
o płatność.
Faktury (sporządzone zgodnie ze stosownym
Rozporządzeniem Ministra Finansów z późn.
zmianami / obowiązującymi przepisami) lub inne
dokumenty księgowe o podobnej wartości
dowodowej zwierające wszystkie elementy
zgodnie z obowiązującymi przepisami
Akceptowalnymi
dokumentami
są
noty
obciążeniowe/księgowe/uznaniowe (które mogą
być wystawione wyłącznie w sytuacji, gdy do danej
operacji nie mają zastosowania przepisy ustawy
VAT) oraz refaktury. Nie dopuszcza się rozliczania
wydatków na podstawie faktur zaliczkowych (jeśli
informacja o wszystkich
uczestnikach
Projektu, zgodnie z zakresem określonym w
załączniku nr 4 do Umowy o dofinansowanie
i na warunkach określonych w Wytycznych
horyzontalnych
Kserokopia deklaracji VAT-7
Faktury lub inne dokumenty księgowe
o
równoważnej wartości
dowodowej
zwierające wszystkie elementy zgodnie
z obowiązującymi przepisami.






Dowody zapłaty potwierdzające poniesienie
wydatków.




Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń
lub wykonanie prac;


Potwierdzenie numeru rachunku bankowego
Dokumenty dotyczące zakupu
nieruchomości


Umowy z wykonawcami;
nie zostały dołączone faktury końcowe), faktur pro
forma oraz paragonów.
Kserokopie faktur/refaktur/not obciążeniowych lub
innych dokumentów księgowych o podobnej
wartości dowodowej, powinny potwierdzać
poniesienie wydatków w ramach projektu oraz
zawierać właściwy opis (zgodny ze wzorem opisu
dokumentu księgowego).
Dowód potwierdzający poniesienie wydatku winien
być dołączony do każdej faktury lub dokumentu
księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
W tytule potwierdzenia zapłaty należy umieścić
pełny numer dokumentu księgowego, którego
dotyczy przelew. W sytuacji braku/ błędu w ww.
informacji
niezbędnym
jest
dołączenie
oświadczenia potwierdzającego związek pomiędzy
dokonaną płatnością i rozliczanym wydatkiem.
W przypadku systemu zaliczkowego należy
przedstawić wyciąg bankowy z rachunku
projektowego obrazujący przepływy finansowe na
rachunku od momentu otrzymania zaliczki do dnia
jej rozliczenia,
dający obraz
wszystkich
zrealizowanych operacji z udziałem środków
rozliczanej zaliczki. Prawidłowy dokument musi
zawierać co najmniej saldo początkowe i saldo
końcowe wszystkich operacji we wskazanym
powyżej okresie.
Dowodami zapłaty mogą być: wyciąg bankowy
z rachunku beneficjenta, potwierdzenie transakcji
wygenerowane
z
bankowego
systemu
elektronicznego,
raport
kasowy
wraz
z załącznikami KP (kasa przyjmie), KW (kasa
wyda), polecenie przelewu opatrzone pieczątką
banku nie jest akceptowalnym dowodem zapłaty.
W przypadku płatności gotówkowej (do wysokości
wynikającej z ustawy o swobodzie działalności
gospodarczej) dowodem jest faktura z adnotacją
„zapłacono gotówką” lub inny równoważny
dokument księgowy oraz raport kasowy wraz
z załącznikami KP, KW.
W sytuacjach wątpliwych IZ RPO WM/IP może
wezwać beneficjenta do przedstawienia innych
potwierdzeń faktycznego poniesienia wydatku.
Poświadczone za zgodność z oryginałem
kserokopie protokołów odbioru urządzeń lub
przyjęcia
materiałów.W przypadku
zakupu
urządzeń/sprzętu, które nie zostały zamontowane
należy wskazać miejsce/a ich składowania
Poświadczone za zgodność z oryginałem
kserokopie dokumentów potwierdzających odbiór/
wykonanie prac
w przypadku poniesienia wydatku w ramach
projektu z innego rachunku bankowego, niż
wskazany w informacji niezbędnej do podpisania
umowy
należy
przedstawić
dokument
potwierdzający właściciela konta bankowego (np.
wyciąg bankowy z podanym właścicielem
rachunku bankowego) jeśli na potwierdzenia
zaplaty nie widnieją dane właściciela rachunku;
kserokopia
operatu
szacunkowego,
aktu
notarialnego, oświadczenie zbywcy/nabywcy;
Wszystkie umowy zawierane w ramach projektów
finansowanych z RPO WM co do zasady powinny
mieć charakter pisemny.

Pozwolenie na użytkowanie/zawiadomienie
o zakończeniu budowy wraz z
zaświadczeniem właściwego inspektora
nadzoru budowlanego o niewniesieniu
sprzeciwu

Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia
umów z wykonawcami wyłącznie jeden raz.
W przypadku gdy ww. dokumenty zostały
dołączone
do
przesłanej
dokumentacji
przetargowej nie ma konieczności przedstawiania
umów / aneksów do umów z wykonawcami do
wniosku o płatność. Należy wówczas wskazać
w którym wniosku o płatność zostały przedłożone.
załącznik powinien być złożony najpóźniej wraz
z wnioskiem o płatność końcową;
Wydruki z kont księgowych
wyodrębnionych na potrzeby Projektu, a w
przypadku, gdy Beneficjent poniósł wydatki
przed podpisaniem umowy o
dofinansowanie, także uproszczoną
wyodrębnioną ewidencję księgową,
sporządzoną zgodnie z wytycznymi

Listy płac, rachunki do umów zlecenia/umów
o dzieło, poleceń wyjazdów służbowych (lista płac,
rachunek mogą zostać uznane za kwalifikowalne
tylko wówczas, gdy zostały zapłacone wszystkie
składniki wynagrodzenia)

Kserokopie/skany dokumentów
dotyczących
zatrudnienia pracownika w projekcie (umowa
o pracę/umowa zlecenie/umowa o dzieło, zakres
czynności, karta czas u pracy, kalkulacja dotycząca
wyliczenia stawki godzinowej oraz wynagrodzenia
należnego w ramach realizowanego projektu)

deklaracja ZUS DRA – opisana zgodnie ze wzorem
opisu dokumentu księgowego. Nie dopuszcza się
przedkładania wersji roboczej deklaracji ZUS DRA.

Kserokopie/skany regulaminu wynagradzania
w sytuacji, gdy we wniosku rozliczana jest premia,

Oświadczenie dotyczące wynagrodzenia za czas
urlopu
oświadczenie winno
zawierać
potwierdzenie, że rozliczany urlop dotyczy okresu
zatrudnienia w projekcie.
Inne dokumenty potwierdzające prawidłową
realizację projektu
Należy pamiętać ( w projektach, których dotyczy) o składaniu w trakcie realizacji projektu
niezbędnych dokumentów (np. pozwolenia), które beneficjent mógł uzyskać dopiero
po ukończeniu określonego etapu realizacji projektu.
Specyficzne kategorie wydatków wraz z przykładową dokumentacją potwierdzającą
ich poniesienie.
przykładowy zakres dokumentów potwierdzających
poniesienie/kwalifikowalność wydatku
KATEGORIA
WYDATKÓW
STYPENDIUM z tytułu
odbywania praktyki
zawodowej lub stażu
STYPENDIUM
Szkoleniowe
STYPENDIUM
dla uczniów
 Umowa o zorganizowanie stażu zawarta pomiędzy stronami
zaangażowanymi w realizację praktyki zawodowej/stażu;
 Umowa stażowa pomiędzy uczestnikiem stażu a podmiotem organizującym
staż
 program praktyki/stażu
 Lista obecności;
 Lista wypłat stypendiów;
 Deklaracja ZUS DRA, ZUS RCA;
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (w tym zapłata do
ZUS );
 dokumenty potwierdzające odbycie praktyki/stażu
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Umowa szkoleniowa
 Lista obecności na szkoleniu;
 Lista wypłat stypendiów;
 Deklaracja ZUS DRA ZUS RCA;
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków;
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Lista wypłat
 Umowa stypendialna z numerem rachunku bankowego /lub oświadczenie
dot. rachunku bankowego
 lista stypendystów
 Wyciąg bankowy
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 deklaracja ZUS DRA
Szkolenia
Bony szkoleniowe
(podmiotowe
finansowanie)





Umowa szkoleniowa
List obecności
Dziennik zajęć
Wyciągi bankowe
Zaświadczenia/certyfikaty /
dokumenty potwierdzające zdobycie
kwalifikacji/kompetencji
 Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Umowa o dofinansowanie usług rozwojowych
 Wyciągi bankowe
 Dokumenty potwierdzające rozliczenie bonów
 Zaświadczenia/certyfikaty
/
dokumenty potwierdzające zdobycie
kwalifikacji/kompetencji
 Zaświadczenie o pomocy de minimis
Zatrudnienie
subsydiowane/prace
interwencyjne
Granty i dotacje
Poradnictwo/zawodowo/
psychologiczne/
pośrednictwo
pracy/tworzenie IPD
Koszty personelu
ponoszone w ramach
projektu
Wynajem pomieszczeń
Catering
Prace społecznie
użyteczne
Turnusy rehabilitacyjne
(wkład własny)
 Wniosek o subsydiowanie zatrudnienia wraz informacją o wzroście liczby
pracowników netto u danego przedsiębiorcy, zgodnie z Rozporządzeniem w
sprawie udzielania pomocy de minimis oraz pomocy publicznej w ramach
programów operacyjnych finansowanych z EFS na lata 2014 – 2020
 Umowa pomiędzy beneficjentem a pracodawcą o subsydiowanie
zatrudnienia;
 Umowa uczestnika z pracodawcą
 Oświadczenie o wysokości wkładu pracodawcy w subsydiowane
zatrudnienie – jeśli dotyczy
 Dokumenty dotyczące refundacji wynagrodzenia
 inne dokumenty wynikające z przepisów dot. zatrudniania pracowników
(w tym np. obowiązkowe badania lekarskie)
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków;
 Zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis (jeśli dotyczy)
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 lista wypłat/dokument o równoważnej wartości dowodowej
 Wyciąg bankowy potwierdzający wypłatę dotacji
 inne dokumenty wynikające z umowy o dofinansowanie działalności
gospodarczej
 zaświadczenia o udzielenie pomocy de minimis (jeśli dotyczy)
 Umowa
 Lista obecności
 Dziennik zajęć
 karta usługi/IPD
 Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę
 umowa
 lista płac/rachunek
 deklaracja ZUS DRA/RCA
 wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (w tym zapłata do
ZUS i US );
 zakres czynności, obowiązków(jeśli dotyczy)
 protokół wykonania usługi/lista obecności
 karta czasu pracy (gdy wynagrodzenie wynikające z umowy o prace nie jest
rozliczane w 100% w projekcie)
 regulamin wynagrodzenia(w przypadku rozliczania premii)
 inne dokumenty wynikające z przepisów dot. zatrudniania pracowników
(w tym np. obowiązkowe badania lekarskie)
 umowa
 wyciągi bankowe
 dokumenty potwierdzające wykorzys tanie pomieszczeń w ramach projektu
 umowa
 wyciągi bankowe
 dokumenty potwierdzające wykonania usługi w projekcie
 Porozumienie w sprawie wykonywania prac społecznie użytecznych;
 Ewidencja wykonywania prac społecznie użytecznych;
 Lista obecności osób realizujących prace społecznie użyteczne;
 Dokument stanowiący podstawę wypłaty świadczenia za wykonywanie prac
społecznie użytecznych;
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Wniosek lekarza o skierowanie na turnus rehabilitacyjny
wraz
z ewentualnym wskazaniem konieczności udziału opiekuna;
Zasiłki z pomocy
społecznej
(wkład własny)
Prace badawcze
Usługi doradcze,
ekspertyzy,
opracowania planów
rozwoju, strategii, etc.
Targi, misje, aktywność
międzynarodowa
 Informacja o przebiegu turnusu rehabilitacyjnego (wydana przez
organizatora turnusu);
 Faktura VAT/rachunek potwierdzający opłacenie należności za pobyt osoby
niepełnosprawnej oraz jej opiekuna (o ile jest to konieczne) na turnusie
rehabilitacyjnym;
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Decyzja właściwego organu o przyznaniu zasiłku;
 Dokument stanowiący podstawę wypłaty zasiłku np. lista wypłat;
 Wyciągi bankowe/ potwierdzenia przelewów bankowych/ raporty kasowe lub
inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków;
 dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu
 Faktura/ rachunek/ dokument o równoważnej wartości, umowa na
wykonanie prac,
 Raporty (zgodnie ze wzorem opracowanym przez IP) potwierdzające
zgodność wykonanych prac badawczych z założeniami zaplanowanymi
w projekcie/ zastosowanie zleconych prac badawczych, sposób ich
wykorzystania i osiągnięty dzięki nim rezultat, dla etapów projektu
skutkujących opracowaniem/ zastosowaniem wyników prac badawczych,
 Oświadczenie sprzedawcy, że badania, których wyniki stanowią przedmiot
zakupu nie były wcześniej współfinansowane ze środków publicznych.
 Faktura/ rachunek/ dokument o równoważnej wartości, umowa na
wykonanie usług,
 Protokół odbioru,
 Dokumenty potwierdzające wykonaną pracę w projekcie/ efekt wykonanej
usługi/ opracowany dokument (strategia, ekspertyza, plan rozwoju, opinia
prawna etc.) wraz z dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje i/lub
doświadczenie osoby sporządzającej,
 Harmonogram spotkań/warsztatów przeprowadzonych w ramach realizacji
danego działania,
 Listy obecności ze spotkań, strategicznych/ przygotowawczych opatrzone
datą oraz własnoręcznymi podpisami uczestników,
 Listy osób prowadzących spotkania strategiczne/ przygotowawcze
(opatrzone datą i miejscem sporządzenia), potwierdzone własnoręcznymi
podpisami,
 Sprawozdania ze spotkań strategicznych/ przygotowawczych wraz
z dokumentami powstałymi w trakcie danego spotkania (ankiety, analizy,
wyniki prób, wyniki pomiarów etc.).
 Faktura/ rachunek/ dokument o równoważnej wartości, umowa na
wykonanie usług,
 Protokół odbioru,
 Listy obecności (opatrzone datą i miejscem sporządzenia) potwierdzone
własnoręcznymi podpisami uczestników,
 Listy osób prowadzących dane spotkanie (opatrzone d atą i miejscem
sporządzenia), potwierdzone własnoręcznymi podpisami,
 Dokumentacja fotograficzna,
 Program konferencji/seminariów/targów itp., wydruk prezentacji, pakiet
materiałów rozdawanych uczestnikom, ulotki, broszury itp.
 Pisemne sprawozdanie z organizacji i przebiegu działań promocyjnych
zawierające m.in.: opis sposobu/kryteriów wyboru uczestników (w tym, jako
załącznik należy przedłożyć kserokopię/wydruk e-mail przykładowego
zaproszenia), harmonogram przebiegu działań promocyjnych, informacje
potwierdzające reklamę danego wydarzenia promocyjnego w mediach,
w szczególności nagranie i/lub kopia ogłoszenia/reklamy umieszczona
w prasie, jeśli umowa o dofinansowanie takie działania przewiduje, opis
czynności/elementów wchodzących w zakres organizacji konferencji, itd.
Roboty budowlane
Zakup nieruchomości
Amortyzacja
Leasing
Podróże służbowe
 Faktura/ rachunek/ dokument o równoważnej wartości, umowa na
wykonanie robót,
 Protokół odbioru,
 Dziennik budowy,
 Pozwolenie na użytkowanie, jeśli właściwy organ nałożył taki obowiązek w
wydanym pozwoleniu na budowę lub innymi decyzjami,
 Kosztorys.
 Faktura/ akt notarialny/ dokument o równoważnej wartości, umowa na
zakup,
 Operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę (w
rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami),
 Oświadczenie zbywcy, że nieruchomość nie była nabyta z udziałem dotacji
krajowych lub wspólnotowych w okresie 10 lat od jej zakupu przez
beneficjenta.
 dokument potwierdzający wysokość i termin dokonania odpisów
amortyzacyjnych (polecenie księgowania, tabela amortyzacji),
 oświadczenie beneficjenta, że amortyzowany środek trwały nie został
zakupiony z udziałem środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu
7/10 lat poprzedzających datę zakupu.
 Faktura/ rachunek/ dokument o równoważnej wartości, umowa lea singu
pomiędzy Leasingodawcą a beneficjentem,
 Faktura potwierdzające zakup przedmiotowych urządzeń przez
Leasingodawcę od Dostawcy,
 Harmonogram spłat rat kapitałowych.
 Polecenie wyjazdu służbowego (dla pracowników zatrudnionych na
podstawie umowy o pracę),
 Rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z wymaganymi dokumentami
potwierdzającymi zapłatę na rzecz odbywającego podróż służbową
o W przypadku korzystania z samochodu służbowego: ewidencja
przebiegu pojazdu ze wskazaniem - zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy
o podatku dochodowym: rodzaju samochodu (służbowy),
nr rejestracyjnego samochodu, pojemności silnika, ilości
przejechanych kilometrów, oświadczenie zawierające rozliczenie
zużycia paliwa na 100 km przedstawione w oparciu o indywidualne
normy zużycia paliwa samochodu służbowego wraz z wyliczeniem
kwoty kwalifikowanej (średnie zużycie paliwa na 100 km x ilość km),
faktura za zakup paliwa – ze wskazanym numerem rejestracyjnym
samochodu, tożsamym ze wskazanym na poleceniu wyjazd,
o W przypadku korzystania z samochodu prywatnego (użyczonego do
celów służbowych): ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem:
rodzaju samochodu (prywatny),nr rejestracyjnego samochodu,
pojemności silnika, ilości przejechanych kilometrów, umowa
o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych
zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem/pisemne zezwolenie
dla pracownika wystawione przez osobę upoważnioną (na wyjazd
samochodem prywatnym w celach służbowych).
 Umowa z wykonawcą usługi: przejazd oraz/lub zakwaterowani e,
 Faktura za wykonaną usługę, - bilety lotnicze wraz z kartami pokładowymi
(kwalifikowalny koszt do wysokości ceny przelotu w klasie ekonomicznej),
 Bilety kolejowe (kwalifikowalny koszt do wysokości ceny przejazdu w II
klasie),
 W przypadku przedstawienia do refundacji biletu lotniczego z klasy biznes,
czy też biletu kolejowego z I klasy, w celu właściwego udokumentowania
kosztu kwalifikowanego Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia
oferty (np. wydruk ze strony internetowej), potwierdzającej cenę bi letu klasy
ekonomicznej /biletu kolejowego II klasy z dnia zakupu biletów
przedstawionych do rozliczenia w ramach projektu,





Zlecenie
zadania
publicznego
na
zasadach określonych w
ustawie o działalności
pożytku publicznego i
wolontariacie









Bilety autobusowe,
Dowody zapłaty,
Dowody poniesionych opłat wizowych,
Podróżnicza polisa ubezpieczeniowa wraz z dowodem zapłaty,
W przypadku, gdy przedstawiciele przedsiębiorcy nie są pracownikami
przedsiębiorcy, czyli nie są zatrudnieni na umowę o pracę
z projektodawcą, należy przedstawić dokumenty potwierdzające ich relacje
z podmiotem realizującym projekt (np. umowa zlecenie, umow a o działo,
faktura za wykonaną usługę reprezentacji na targach wraz z dokumentami
potwierdzającymi poniesienie zapłaty – uregulowanie do US, ZUS, dowód
zapłaty za fakturę lub dowód zapłaty za wystawiony rachunek).
Zlecenie zadania publicznego odbywa się na zasadach określonych
w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i wolontariacie
Zlecenie dokonane przez organ administracji publicznej (w przypadku gdy
projekt
realizowany
jest
przez
realizatora
w
umowie
o dofinansowanie należy wskazać rachunek bankowy beneficjenta,
z którego dokonywana będzie wypata środków na rzecz wyłonionego
podmiotu)
Dokumentacja przeprowadzenia otwartego konkursu ofert
Umowa z wyłonionym podmiotem
Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego wraz z adnotacją
o jego akceptacji przez Beneficjenta i poleceniem księgowania
(Do wglądu: listy obecności potwierdzone własnoręcznymi podpisami
uczestników, listy osób prowadzących dane spotkanie, potwierdzone
własnoręcznymi podpisami, dokumenty potwierdzające kwalifikowalność
uczestnika projektu, dokumentacja fotograficzna),
Wyciągi bankowe potwierdzające wypłatę zaliczki i jej ewentualny zwrot
we wniosku o płatność Beneficjent wykazuje wypłątę zaliczki w oporaciu
o listę wypałt i wyciąg bankowy.
Ostateczne roliczenie wypłaconej zaliczki następuje w momencie przyjęcia
sprawozadnia z wykonaia zadania publicznego.
Załączniki do wniosku o płatność powinny spełniać dodatkowo poniższe warunki:
• Wszystkie składane zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 3 miesiące przed
datą sporządzenia wniosku o płatność.
• Wszystkie dokumenty powinny być czytelnie skopiowane.
Należy mieć na uwadze fakt, że wszystkie wyżej wymienione dokumenty potwierdzające
kwalifikowalność wydatków (faktury, potwierdzenia zapłaty, umowy z wykonawcami itd.) nie
są składane do rozliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo.
Ponadto w przypadku projektów, w których koszty zostały poniesione przez realizatora /
partnera wszelkie wymienione powyżej załączniki powinny być przedstawione przez podmiot
dokonujący zapłaty za wydatki.