Compliance Hotline Frequently Asked Questions

Infolinia ds. zgodności z przepisami – często zadawane pytania:
Na czym polega problem dotyczący zgodności z przepisami?
Problem dotyczący zgodności z przepisami to potencjalne lub rzeczywiste
naruszenie prawa lub zasad firmy. Zapoznaj się z sekcją „Jakiego typu sprawy
mogą być zgłaszane na numer Infolinii ds. zgodności z przepisami?”, aby
dowiedzieć się, jakie kategorie zgłoszeń są dozwolone w Twoim kraju.
Dlaczego miałbym skorzystać z Infolinii ds. zgodności z przepisami?
Z Infolinią ds. zgodności z przepisami należy kontaktować się w celu zgłoszenia
potencjalnego lub rzeczywistego problemu dotyczącego zgodności z przepisami.
Można z niej także korzystać jako z cennego źródła informacji w przypadku pytań
lub wątpliwości w sferze etyki, nawet jeśli dana sprawa nie wydaje na tyle
poważna, aby mogła stanowić potencjalne naruszenie norm.
Kiedy mogę zgłosić problem za pośrednictwem Infolinii ds. zgodności z
przepisami?
Wszyscy pracownicy firmy Alcatel-Lucent mogą kontaktować się z Infolinią ds.
zgodności z przepisami, jeśli podejrzewają, zauważyli lub dowiedzieli się o
nieetycznym postępowaniu w biznesie lub popełnieniu jakiegokolwiek
nieuczciwego, szkodliwego lub sprzecznego z prawem czynu. Osoby będące
świadkiem zaistnienia tego typu problemów lub podejrzewające ich wystąpienie,
zachęcamy do natychmiastowego zgłoszenia swoich wątpliwości za
pośrednictwem Infolinii, dzięki czemu możliwe będzie podjęcie odpowiednich
kroków.
Jakiego typu sprawy mogą być zgłaszane na numer Infolinii ds. zgodności
z przepisami?
Na Infolinię można zgłaszać potencjalne lub rzeczywiste przypadki naruszenia
prawa lub zasad firmy (np. Zasad etyki zawodowej Alcatel-Lucent). Charakter
problemów, które mogą być zgłaszane na Infolinię ds. zgodności z przepisami,
może się różnić w zależności od danej jurysdykcji. W związku z tym, Infolinia
będzie przyjmować do dalszego rozpatrywania tylko te sprawy, które mogą być
zgłaszane za pośrednictwem Infolinii ds. zgodności z przepisami, zgodnie z
odpowiednimi wymogami.
Poniżej przedstawiono kategorie zgłoszeń dopuszczalnych we wszystkich
krajach:
Nieprawidłowości dotyczące księgowości, wewnętrznych kontroli
księgowych lub audytów
Przypisy antykorupcyjne/FCPA/OECD
Prywatność danych (z wyjątkiem Francji)
Przepisy dotyczące papierów wartościowych i korzystania z poufnych
informacji w obrocie papierami wartościowymi
Postępowanie, które ma negatywny wpływ na etykę w firmie (z wyjątkiem
Francji)
Poniższe kategorie zgłoszeń są dopuszczalne poza Unią Europejską:
Działania podlegające przepisom antymonopolowym
Bezpieczeństwo zasobów komputerowych
Konflikt interesów
Ochrona środowiska, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy
Fałszowanie umów, raportów lub kartotek
Napastowanie lub dyskryminacja
Zgodność sprzętowa produktów
Prawa człowieka
Import/eksport
Nieprawidłowe pożyczki
Niestosowne prezenty i rozrywka
Niewłaściwe korzystanie z telefonu, Internetu lub poczty elektronicznej
Dostosowanie stanowiska pracy
Problemy pracownicze
Bezprawne korzystanie z funduszy firmy
Sprawy związane z bezpieczeństwem narodowym
Bezpieczeństwo fizyczne
Informacje zastrzeżone
Działania odwetowe wobec osób zgłaszających nieprawidłowości
Sabotaż lub wandalizm
Molestowanie seksualne
Inżynieria społeczna
Kradzież
Groźby/obraźliwe wypowiedzi
Nieautoryzowane/nieuczciwe wykorzystywanie obiektów lub sprzętu
firmowego
Naruszenie polityki
Nieprawidłowości płacowe i dotyczące czasu pracy
Przemoc w miejscu pracy
Kto może zgłaszać problemy na Infolinię ds. zgodności z przepisami?
Wszyscy pracownicy firmy Alcatel-Lucent mogą zgłaszać problemy na Infolinię
ds. zgodności z przepisami. Dodatkowo, tam gdzie pozwalają na to miejscowe
przepisy prawa, z Infolinii ds. zgodności mogą korzystać pracownicy nieetatowi,
dostawcy, klienci i inni interesariusze firmyAlcatel. Jeżeli miejscowe przepisy
prawa nie pozwalają na zgłaszanie problemów przez osoby inne niż etatowi
pracownicy, osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o możliwości
wykorzystania innych kanałów w celu przekazania danej sprawy.
Co się dzieje po zgłoszeniu sprawy na Infolinię ds. zgodności z przepisami?
Infolinia ds. zgodności, jako narzędzie, jest administrowana przez zewnętrzną
firmę, EthicsPoint, Inc. EthicsPoint działa jako kontraktowy administrator danych
w imieniu firmy. W trakcie kontaktu z Infolinią ds. zgodności z przepisami lub po
złożeniu raportu na stronie internetowej, specjalista z centrum telefonicznego
firmy EticsPoint poprosi Cię o podanie szczegółowych informacji. Podczas
rozmowy ze specjalistą na Infolinii możesz zachować anonimowość, o ile prawo
na to pozwala – spowoduje to jednak ograniczenie możliwości pełnego
wyjaśnienia sprawy. W związku z tym zachęcamy do podania swojej tożsamości.
Jeżeli ją podasz, zostanie ona potraktowana jako informacja poufna w trakcie
procesu rozpatrywania sprawy, w zakresie dopuszczalnym przez miejscowe
przepisy i zasady firmy. Musisz się również przygotować na to, aby podać
nazwiska świadków i potencjalnych poszkodowanych w wyniku domniemanego
naruszenia (o ile chcesz to uczynić), co pozwoli zwiększyć skuteczność
postępowania wyjaśniającego w danej sprawie. Specjalista przekaże pytanie lub
zgłoszoną sprawę do odpowiedniego działu firmy Alcatel-Lucent. Specjalista z
centrum telefonicznego firmy EthicsPoint nie może udzielić porady ani załatwić
sprawy drogą telefoniczną. Jeśli dana sprawa jest pilna, specjalista przyjmie
informacje i przekaże je odpowiedniej osobie w firmie Alcatel-Lucent, która
skontaktuje się z Tobą w celu udzielenia natychmiastowej pomocy.
Specjalista z centrum telefonicznego przekaże klucz zgłoszenia i hasło dostępu
do sekcji „Śledzenie raportu” na stronie internetowej Infolinii ds. zgodności z
przepisami, do której uzyskasz dostęp w ciągu trzech dni roboczych. Zgłoś się
ponownie do Infolinii ds. zgodności z przepisami w celu:
• skontrolowania poprawności przekazanego zgłoszenia;
• wyświetlenia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
• podania dodatkowych informacji lub przekazania dokumentów;
• sprawdzenia, czy wymagane są dodatkowe informacje w celu zbadania
danego pytania/wątpliwości;
• zapoznania się ze statusem lub postępem procedury wyjaśniającej.
Dalsze śledzenie sprawy ma szczególne znaczenie w przypadku osób
przekazujących zgłoszenie anonimowo, ponieważ nie mamy innej możliwości
skontaktowania się z nimi. Jeżeli podasz swoje nazwisko, ekspert wyznaczony
do danej sprawy może się z Tobą skontaktować, aby omówić wątpliwości i
ewentualnie zadać dodatkowe pytania.
Czy zgłoszenie sprawy za pośrednictwem Infolinii jest naprawdę poufne?
Firma Alcatel-Lucent ceni prawo do zachowania prywatności w przypadku
wszelkich przekazanych informacji i nie wyjawi celowo żadnej informacji, która
mogłaby posłużyć do identyfikacji osoby przekazującej zgłoszenie. Ponieważ
Infolinia jest obsługiwana przez firmę EthicsPoint, Alcatel-Lucent nie ma
możliwości ustalenia tożsamości osoby zgłaszającej z wykorzystaniem danych
telefonicznych czy internetowych.
Czy dowiem się, jakie wyniki przyniosło dochodzenie w zgłoszonej przeze
mnie sprawie?
Nie. Dowiesz się, że postępowanie wyjaśniające zostało zakończone i problem
został rozwiązany, ale nie uzyskasz informacji o tym, jakie ewentualne działania
naprawcze lub dyscyplinarne mogą zostać zastosowane. Podobnie jak Ty,
osoba której dotyczyło zgłoszenie także ma prawo do zachowania prywatności.
Dlatego ostatnim etapem procesu będzie powiadomienie Cię o zakończeniu
postępowania wyjaśniającego. Nie zostaną Ci przekazane żadne dalsze
informacje na ten temat.
Jak długo dane związane z zamkniętym zgłoszeniem będą przechowywane
w systemie?
Dane będą przechowywane przez minimum trzy lata po odpowiedzi na zapytanie
lub rozwiązaniu problemu, z wyjątkiem sytuacji, w których miejscowe przepisy
prawa wymagają innego okresu przechowywania danych. Jest to uregulowane
zasadami Zarządzania Informacjami i Kartotekami firmy Alcatel-Lucent.
Jednakże 2 miesiące po rozwiązaniu problemu/zapytania dane będą jedynie
archiwizowane i dostępne tylko dla Administratora Systemu (Korporacyjny Dział
Usług Audytorskich).
Jak mam postąpić, jeżeli mam wrażenie, że po zgłoszeniu sprawy stałem
się obiektem działań odwetowych?
Jeśli uważasz, że stałeś się obiektem działań odwetowych powinieneś otworzyć
sprawę w kategorii „Działania odwetowe wobec osób zgłaszających
nieprawidłowości” na stronie Infolinii ds. zgodności z przepisami, abyśmy mogli
sprawę wyjaśnić. Alcatel-Lucent przestrzega zasady ochrony pracowników przed
działaniami odwetowymi. Nie będą one miały miejsca wobec żadnego
pracownika, który w dobrej wierze zgłasza podejrzewane naruszenie prawa lub
zasad firmy.
Co mam zrobić, jeśli zgubię klucz zawiadomienia lub hasło?
W związku z koniecznością zachowania wysokiego poziomu poufności
zawiadomień po zgubieniu klucza lub hasła konieczne jest ponowne zgłoszenie
zawiadomienia. W nowym zgłoszeniu możesz podać informację, że wiąże się
ono z poprzednim, podaj też maksymalną ilość informacji o poprzednim
zawiadomieniu.