Kody kreskowe i EDI dla usługodawców w służbie

Transkrypt

Polska
KODY KRESKOWE I EDI DLA
USŁUGODAWCÓW W SŁUŻBIE ZDROWIA
USPRAWNIANIE ADMINISTRACJI, PROCESÓW
LOGISTYCZNYCH I ZAOPATRZENIA
www.gs1pl.org
The global language of business
The global language of business.
I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI................................................................................... 1
I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI................................................................................... 3
II. ORGANIZACJE KTÓRE UCZESTNICZYŁY W PRZYGOTOWANIU NINIEJSZEGO DOKUMENTU.......... 5
III. ODNIESIENIA DO INNYCH DOKUMENTÓW ............................................................................................. 7
IV. JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO DOKUMENTU ................................................................................... 8
V. WSTĘP I PRZEDSTAWIENIE CELU............................................................................................................ 9
VI. CO TO SĄ KODY KRESKOWE I ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI)? ................................. 10
VI.A. Z czego składa się system GS1?........................................................................................................ 11
VI.B. System identyfikacyjny GS1................................................................................................................ 11
VI.C. Elektroniczna Wymiana Danych (EDI)................................................................................................ 14
VII. WDROŻENIA ............................................................................................................................................ 16
VII. A. Proces dokonywania zakupów w służbie zdrowia – rola rządu w promowaniu efektywności .......... 16
VII. B. Budowanie efektywnej infrastruktury komunikacyjnej w służbie zdrowia ......................................... 19
VII.B.1. Duńska Sieć Danych w Służbie Zdrowia (MedCom) - elektroniczna komunikacja pomiędzy
aptekami, lekarzami, szpitalami i pacjentami ........................................................................................... 20
VII.B.2. Podejście zdecentralizowane - infrastruktura komunikacyjna w szwajcarskiej służbie zdrowia 22
VII. C. Zastosowania międzynarodowych standardów identyfikacji, kodów kreskowych i edi w administracji,
logistyce i procesach zaopatrzenia usługodawców w służbie zdrowia........................................................ 24
VII. C. 1. Śledzenie i kontrola przepływu pacjentów ................................................................................ 24
VII. C. 2. Zamawianie i dystrybucja produktów farmaceutycznych .......................................................... 27
VII. C. 4 Śledzenie złożonych urządzeń medycznych dostosowywanych do wymagań pacjentów ........ 46
VII. C. 5 Śledzenie i kontrola implantów medycznych.............................................................................. 50
VII. C. 6. Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych ............................................................................. 55
VII. C. 7. Centralna baza danych o produktach dla szpitali i dostawców................................................. 57
VII. C. 8. Gospodarka odpadami w szpitalach ......................................................................................... 61
VII. D. Projekt zaopatrzenia europejskich szpitali i klinik (EUROHCS) ....................................................... 67
VII. E. Inicjatywa i cele efektywnej obsługi konsumenta w służbie zdrowia ................................................ 70
VIII. W JAKI SPOSÓB ..... ............................................................................................................................... 74
VIII. A. Jak rozpocząć projekt usprawniania działalności szpitala ............................................................... 75
VIII. B. Jak rozwiązywać problemy wdrożeniowe ........................................................................................ 76
VIII. C. Jak zacząć stosować EDI ................................................................................................................ 76
VIII. D. Jak zacząć stosować kody kreskowe .............................................................................................. 77
IX. INNE ŹRÓDŁA INFORMACJI .................................................................................................................... 77
IX. A. Wyjaśnienie stosowanych terminów .................................................................................................. 77
IX. B. Przykłady identyfikatorów zastosowania (IZ) GS1-128 ..................................................................... 79
IX. C. Publikacje uzupełniające.................................................................................................................... 80
All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007
strona 2 z 82
I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI
Niewiele jest rządów, które mogłyby powiedzieć, że są zadowolone z wysokości swoich nakładów na służbę
zdrowia. W rzeczywistości w wielu krajach zachodzą zmiany demograficzne, które albo drenują ich budżet,
albo wymagają ogromnych nakładów na budowę infrastruktury opieki zdrowotnej dla obywateli. W każdym
przypadku koszty opieki zdrowotnej, wyrażone jako procent produktu narodowego brutto, rosną w wielu
częściach świata. Konieczność obniżenia kosztów i efektywniejszego wykorzystania nakładów stały się w
opiece zdrowotnej tak samo ważne jak w innych dziedzinach. Jednakże “poprawa jakości i tańsza służba
zdrowia” wymaga podniesienia efektywności wszystkich procesów związanych z leczeniem pacjentów, ale
nie ich kosztem.
Ponieważ działania szpitali są coraz silniej wzajemnie powiązane (nabywanie różnych produktów, logistyka,
rozliczenia finansowe, administracja, itp.), to rośnie zapotrzebowanie na międzynarodowe standardy, które
umożliwią efektywne wykorzystanie systemów informacyjnych. W niniejszym opracowaniu przedstawiamy
możliwości zaoszczędzenia znaczącej części kosztów procesów logistycznych i administracyjnych instytucji
związanych z ochroną zdrowia, poprzez racjonalizację i wykorzystanie kodów kreskowych, elektronicznej
wymiany danych (EDI) oraz technik jednolitej identyfikacji i kodowania, w oparciu o międzynarodowe
standardy.
Przykłady z Brazylii, Belgii, Danii, Francji, Niemiec, Holandii, Nowej Zelandii, Hiszpanii, Szwecji, Szwajcarii,
Wielkiej Brytanii i USA pokazują w jaki sposób można obniżyć koszty i podnieść efektywność różnorodnych
działań z korzyścią dla pacjentów. Wynika z nich również wyraźnie, że wykorzystanie jednolitego zestawu
standardów identyfikacji zmniejsza ilość błędów i nieporozumień oraz ułatwia komunikację międzybranżową.
Jest to niezbędny warunek wstępny dla zwiększenia korzyści z EDI i kodów kreskowych oraz obniżenia
kosztów działalności.
Przygotowując ten dokument dołożono wszelkich starań, aby uwzględnić potrzeby wyższej kadry
kierowniczej, a także kierowników szczebla operacyjnego instytucji służby zdrowia. Dla wyższej kadry
kierowniczej przygotowano streszczenia przedstawiające kluczowe kwestie i korzyści osiągnięte w każdym
przypadku. Dla kierowników operacyjnych przeznaczone są szczegółowe wyjaśnienia pokazujące jak
osiągnięto poszczególne wyniki i jakie narzędzia wykorzystano w tym procesie, aby ułatwić ich pracę.
Omawiane tu tematy obejmują:
z
z
z
z
Jakościowe i ilościowe korzyści płynące z usprawnienia działania administracji, logistyki i procesów
zaopatrzenia;
Wdrożenie kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych (EDI) w oparciu o międzynarodowe
standardy w różnych procesach w szpitalach;
Wskazówki jak rozpocząć proces usprawniania z wykorzystaniem przykładów z małych i dużych
usługodawców w służbie zdrowia;
Informacje statystyczne pomagające porównać sprawność własnych procesów z podanymi w
przykładach.
Przedstawione korzyści dla usługodawców ze służby zdrowia obejmują:
Dowody, że efektywne wdrożenie kodów kreskowych i EDI, w oparciu o międzynarodowe standardy, może
znacznie poprawić efektywność pracy instytucji w służbie zdrowia.
Sprawniejsza gospodarka materiałowa w zakresie efektywnego wydawania leków i innych produktów
medycznych, prawidłowej dokumentacji, zmniejszonych zapasów i skróconych czasów oczekiwania na
realizację zamówień.
Zwiększona motywacja personelu, dzięki wyeliminowaniu powtarzalnych czynności administracyjnych i
wykorzystaniu nowoczesnej techniki.
Zwiększona efektywność operacji w wyniku usprawnionej gospodarki zasobami poprzez szybkie i dokładne
śledzenie produktów i zasobów.
Obniżenie kapitału operacyjnego dzięki zahamowaniu wzrostu kosztów i podniesieniu produktywności.
strona 3 z 82
Wykorzystanie kodów kreskowych i EDI w łańcuchu dostaw służby zdrowia umożliwia zwłaszcza
zwiększenie efektywności i obniżenie kosztów. Poniżej przedstawiamy listę najbardziej oczywistych korzyści:
Wyższa jakość opieki dzięki skanowaniu produktów medycznych w punkcie użycia;
Zarządzanie jednostkami logistycznymi na stałym poziomie dokładności;
Dostępne dla wszystkich informacje dotyczące przepływu produktów umożliwiają ścisłe planowanie działań
w całym łańcuchu wartości;
Dokładna i natychmiastowa rejestracja zapasów;
Efektywne zarządzanie produktami, zwłaszcza przy: zamawianiu, transporcie, przyjmowaniu, uzupełnianiu,
sprawdzaniu zamówień, kompletowaniu i sortowaniu;
Zmniejszenie liczby „wąskich gardeł” występujących przy załatwianiu spraw związanych z ubezpieczeniem;
100% dokładne rejestrowanie danych dotyczących identyfikacji, numeru seryjnego i daty przydatności na
produktach.
W wyniku oszczędności uzyskanych przez instytucje służby zdrowia, dostawcy odnoszą następujące
korzyści:
Oszczędności poczynione w szpitalach mogą zostać skierowane na zakup potrzebnych artykułów.
Wykorzystanie jednolitych standardów identyfikacji i kodowania obniża również koszty dostawców dzięki
niższym kosztom etykietowania.
Poprawia się komunikacja ze szpitalami dzięki bliższym kontaktom roboczym z klientami.
Lepsze zarządzanie dostawami w szpitalach oznacza większą przewidywalność popytu, a w konsekwencji
obniżenie kosztów logistycznych.
Poza przedstawieniem korzyści dla dostawców i usługodawców w służbie zdrowia, niniejszy dokument
nakreśla również niektóre możliwości innowacyjnego wykorzystania najnowszej techniki i rolę jaką mogą
spełnić rządy w promowaniu dobrych praktyk, jak to przedstawiono w rozdz. VII.A i VII.B. W kategoriach
innowacyjnego wykorzystania techniki, podkreślono rolę centralnej bazy danych o produktach. Takie bazy
danych mogą ułatwić szpitalom utrzymywanie własnych baz danych produktów i śledzenie cen. W przypadku
wszczepianych urządzeń medycznych, wprowadzenie systemu, który umożliwi śledzenie urządzenia i
pacjenta przez całe jego życie zapewni komfort psychiczny zarówno pacjentowi, jak i producentowi, bez
naruszania prywatności tego pierwszego. Inne przykłady pokazują jak kody kreskowe i EDI można
wykorzystać w laboratoriach do śledzenia i kontroli przepływu pacjentów, złożonych zasobów medycznych
oraz w gospodarce odpadami szpitalnymi.
W ramach Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP) monitorowano rozwiązania i nawiązano
współpracę z innymi projektami, takimi jak Projekt Zaopatrzenia Europejskich Szpitali i Klinik (EUROHCS)
oraz projekt Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia w USA. (Opis tych projektów zawierają
rozdz. VII.D i VII.E). Ten ostatni projekt przedstawia ogromne oszczędności, jakie można poczynić przy
wykorzystaniu narzędzi i praktyk opisanych w niniejszym dokumencie.
Wstępne i bardzo ostrożne szacunki oparte na wnioskach wypływających z niniejszego dokumentu
przewidują możliwość zaoszczędzenia tylko przez szpitale europejskie w zamówieniach w wysokości 2.2 mld
Euro lub 3 mld $ przy wstępnych nakładach rzędu 10% tej sumy. Oznacza to, że czas zwrotu nakładów
wynosi mniej niż rok przy minimalnym wysiłku, bez konieczności wprowadzania radykalnych zmian. Obecnie
instytucje ochrony zdrowia mogą korzystać z tego, że technologie stały się tańsze oraz łatwiejsze do
wdrożenia i wykorzystania, i osiągnąć te same efekty, które dotąd były dostępne dla przedsiębiorstw
komercyjnych.
Organizacje, które pomogły w przygotowaniu tego dokumentu zwracają się do decydentów o podjęcie
wiodącej roli i rozpoczęcie podobnych projektów w swoich regionach.
Mamy także nadzieję, że więcej instytucji zajmujących się opieką zdrowotną wybierze się w podobną
usprawniającą podróż i wykorzysta ten dokument jako wskazówkę do zminimalizowania kosztów projektu
oraz zaoszczędzenia czasu i pieniędzy.
strona 4 z 82
II. ORGANIZACJE KTÓRE UCZESTNICZYŁY W PRZYGOTOWANIU
NINIEJSZEGO DOKUMENTU
Niniejszy dokument jest wynikiem Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP). HCP, rozpoczęty w 1995
roku, jest wielostronną i dobrowolną inicjatywą, której celem jest wypracowanie modelu “dobrej praktyki”,
mający stanowić pomoc w obniżeniu kosztów, zwiększeniu efektywności i podsieniu jakości obsługi
w procesach administracyjnych i logistycznych w instytucjach opieki zdrowotnej.
W projekcie brało udział 53 uczestników (w tym 12 organizacji krajowych GS1) ze szpitali, stowarzyszeń
międzynarodowych i krajowych, dostawców produktów medycznych i paramedycznych. Rolę koordynatora
projektu sprawował GS1.
GS1 jest międzynarodowym stowarzyszeniem non profit utworzonym w celu wypracowania, rozwoju
i promocji światowych standardów, które ułatwią identyfikację i komunikację pomiędzy instytucjami oraz
umożliwią efektywne zarządzanie łańcuchami dostaw i usługami dla uczestniczących w nich partnerów, do
ostatecznego konsumenta włącznie.
Wkład i wsparcie w przygotowywaniu niniejszego dokumentu pochodziły z wielu stron świata, jak to widać
z poniższej listy. GS1 pragnie podziękować wszystkim organizacjom, które uczestniczyły w tym wysiłku.
AIM Europe
AIM Europe – międzynarodowe stowarzyszenie reprezentujące producentów i dostawców produktów i usług
do automatycznego gromadzenia danych, z regionalnymi i lokalnymi oddziałami w większości rejonów. AIM
Europe jest z kolei afiliowane przy ogólnoświatowym stowarzyszeniu AIM International. Dalsze informacje
można uzyskać w AIM Europe, The Old Vicarage, Haley Hill, Halifax, HX3 6DR, UK. Tel: 44.1422.368 368,
Fax: 44.1422.355 604, e-mail: [email protected]
Stały Komitet Lekarzy Europejskich - CP
Komitet reprezentuje 1.385.000 lekarzy z 15 krajów członkowskich Unii Europejskiej i 1 kraju EFTA, które
jest częścią Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zadania CP obejmują badanie i promowanie jak
najwyższego poziomu szkolenia medycznego, praktyki medycznej i opieki zdrowotnej w Unii Europejskiej.
Dalsze informacje można uzyskać w CP, 66 avenue de Cortenbergh Bte 2, B-1000 Brussels, Belgia. Tel:
32.2.732 7202, Fax: 32.2.732 7344,
e-mail: [email protected]
Europejskie Stowarzyszenie Menadżerów Szpitali (EAHM)
Założone w 1970 roku EAHM jest stowarzyszeniem pozarządowym, nie politycznym i non profit,
reprezentującym 24 stowarzyszenia dyrektorów szpitali z 21 krajów europejskich. EAHM zabiega o interesy
swoich członków poprzez wymianę wiedzy i doświadczeń oraz zapoznawanie się z badaniami szpitali
i wynikami ankiet. EAHM reprezentuje interesy swoich członków w międzynarodowych komitetach i jest
członkiem Międzynarodowej Federacji Szpitali. Dalsze informacje można uzyskać w EAHM, c/o Verband der
Krankenhausdirektoren Deutschlands Geschäftsstelle, St. Marien – Hospital, Kaiserstrasse 50, D-45468
Mülheim an der Ruhr, Niemcy. Tel: 49.2083.05.2756, Fax: 49.2083.05.2744
Europejskie Stowarzyszenie Organizacji Opieki Domowej i Pomocy w Domu (EACHH)
EACHH jest pozarządową organizacją non-profit, której celem jest wspieranie, promowanie i rozwijanie
pomocy i opieki w domu w Unii Europejskiej i w innych krajach. EACHH również rozwija i promuje jakość
usług domowych.
Dalsze informacje można uzyskać w EACHH, St. Annastraat 16, 5091-cp Middelbeers, Holandia. Tel:
31.13.514 3239, Fax: 31.13.514 3271
Europejska Medyczna EDI (EMEDI)
EMEDI jest europejską inicjatywą promującą i zwiększającą znajomość EDI w służbie zdrowia. Dalsze
informacje na temat EMEDI można uzyskać w sekretariacie w Assistance Publique - Hôpitaux de Paris,
D.E.S.I. 3 avenue Victoria, 75100 Paris RP, Francja.
Tel: 33.1.4027 5194, Fax: 33.1.4027 3090, e-mail: [email protected]
strona 5 z 82
Europejska Konfederacja Stowarzyszeń Urządzeń Medycznych (EUCOMED)
EUCOMED jest ogólnoeuropejską organizacją stowarzyszeń reprezentującą interesy 2500 producentów
i dystrybutorów w EEA i ponadnarodowych producentów urządzeń medycznych, których główne interesy
prowadzone są w Europie. Celem EUCOMED jest promowanie i zachęcanie swoich członków do stosowania
zasad dobrej praktyki, współpraca z rządami i innymi władzami oraz działania na rzecz harmonizacji
legislacji i standaryzacji w poza farmaceutycznych dziedzinach służby zdrowia. Dalsze informacje można
uzyskać w EUCOMED, rue du College St Michel 17, B-1150 Brussels, Belgia. Tel: 32.2.772 2212, Fax:
32.2.771 3909.
Zaopatrzenie Europejskich Szpitali i Klinik (EUROHCS)
EUROHCS jest inicjatywą Komisji Europejskiej w ramach programu TEDIS na rzecz Gospodarki
Elektronicznej pomiędzy instytucjami służby zdrowia i ich dostawcami produktów i usług. Celem tej inicjatywy
jest usprawnienie procesów logistycznych i zaopatrzeniowych w zainteresowanych instytucjach poprzez EDI.
Dalsze informacje można uzyskać w EUROHCS Secretariat, Assistance Publique-Hôpitaux de Paris, 3
avenue Victoria, 75004 Paris, Francja. Tel: 33-1-4027 5194, Fax: 33-1-4027 3090
Szpitale dla Europy (HOPE)
Stały komitet szpitali dla Unii Europejskiej (HOPE) jest pozarządowym stowarzyszeniem, które zostało
utworzone w 1996 roku, a od 1995 roku jest międzynarodową organizacją użyteczności społecznej. Zrzesza
ona krajowe stowarzyszenia szpitali lub przedstawicieli krajowych systemów ochrony zdrowia z krajów
członkowskich Unii Europejskiej oraz Szwajcarii jako obserwatora. Dalsze informacje można uzyskać
w HOPE, Kapucijnenvoer 35, B-3000 Leuven, Belgia. Tel: 32.16.33 6902, Fax: 32.16.33 6906
Sanphar
Sanphar został utworzony dla zapewnienia porządku i bezpieczeństwa zaopatrzenia w leki w Szwajcarii i jest
aktywnym partnerem w modernizacji szwajcarskiego rynku farmaceutycznego. Członkowie Sanphar są
producentami i importerami produktów farmaceutycznych, farmaceutami, aptekarzami i hurtownikami
farmaceutyków. W ostatnich czasach dołączyli do nich lekarze i szpitale. Dalsze informacje można uzyskać
w Sanphar, 1 Place du Port, Case postal 3599, 1211 Genève 3 , Szwajcaria. Tel: 41.22.317 7060, Fax:
41.22.310 7036, e-mail [email protected]
Stowarzyszenie Dostawców Urządzeń Medycznych w Szwecji (SLF)
SLF założono w 1972 roku, jest to stowarzyszenie służące swoim członkom informacjami i dużą wiedzą, a
także zajmujące się kontaktami z władzami. Członkowie SLF są producentami i dystrybutorami urządzeń
medycznych reprezentującymi 80% rynku w tej branży. SLF działa aktywnie w gospodarce elektronicznej od
1989 roku. Dalsze informacje można uzyskać w SLF, c/o Branschkanskiet, Sveavägen 17, 11 tr, S-111184
Sztokholm, Szwecja. Tel: 46.8.240.700, Fax: 46.8.218.496
Union Europeenne de l’Hospitilalisation Privee (UEHP)
Europejska Unia Szpitali Niezależnych jest stowarzyszeniem krajowych organizacji prywatnych szpitali w
Europie. Powstało w roku 1991 jako rozszerzenie Europejskiego Komitetu Szpitali Prywatnych, aby zebrać
szpitale prywatne Unii Europejskiej. Dalsze informacje można uzyskać w UEHP, 5 avenue A. Solvay, B-1170
Brussels, Belgia. Tel: 32.2.660 3550, Fax: 32.2.672 9060.
Organizacje Krajowe GS1
GS1 Niemcy, GS1 Brazylia, GS1 Dania, GS1 Holandia, GS1 Nowa Zelandia, GS1 Szwajcaria, GS1
Szwecja, GS1 Francja, GS1 Wielka Brytania, GS1 Singapur, GS1 US.
strona 6 z 82
III. ODNIESIENIA DO INNYCH DOKUMENTÓW
Niniejszy dokument i inne publikacje uzupełniające stanowią niezbędną pomoc dla instytucji opieki
zdrowotnej w rozpoczęciu przez nich usprawniających działań. Poniżej przedstawiamy listę publikacji i grupy
czytelników, dla których są one przeznaczone (wszystkie publikacje, z wyjątkiem zaznaczonych są dostępne
w GS1).
Nietechniczne
O solidarności w zmieniających się
systemach służby zdrowia - Europa w
poszukiwaniu nowej równowagi1 prof.
dr Winfried J. De Gooijer
Usługi Szpitalne we Wspólnocie
Europejskiej2
EUROHCS – Zarządzanie całym
łańcuchem dostaw, w oparciu o EDI
EUROHCS – Elektroniczne zakupy
i handel ze Szpitalami i Klinikami
Zastosowania systemu GS1 w służbie
zdrowia
Narzędzia
do
usprawnienia
administracji, logistyki i procesów
zaopatrzenia u dostawców dla służby
zdrowia (niniejszy dokument)
Efektywna Obsługa Konsumenta w
Służbie Zdrowia3
Podstawa komunikacji – numery
lokalizacyjne GS1
Pół Techniczne
Czysto
Techniczne
Międzynarodowe wskazówki do
identyfikowania i znakowania
kodami kreskowymi produktów
medycznych dla producentów
i dystrybutorów
Wprowadzenie do Seryjnego
Numeru Jednostki Wysyłkowej
Wprowadzenie do EDI
Zastosowanie
EANCOM®
w
handlu produktami dla służby
zdrowia (Grudzień 97)
Ogólne
Specyfikacje GS1
Wprowadzenie do EANCOM® w
handlu i transporcie
Wprowadzenie do EANCOM® w
handlu i finansach
Podręcznik
EANCOM® 1997
Towary określane
przez klienta profil użytkownika
W kategoriach zastosowań kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych (EDI), niniejszy dokument
uzupełnia publikacje z dziedziny służby zdrowia: Podnoszenie potencjału gospodarczego – Międzynarodowe
wytyczne do identyfikowania i znakowania kodami kreskowymi produktów dla służby zdrowia dla
producentów i dystrybutorów, Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia
(opracowanym, aby pomóc instytucjom we wdrożeniu w swoich operacjach komunikatów EANCOM®),
Zastosowania GS1 w służbie zdrowia (broszura wprowadzająca, opisująca zastosowania GS1 w logistyce
oraz łańcuchach wartości i dostaw w służbie zdrowia). Przy wdrażaniu systemu GS1 można odwołać się do
Ogólnych Specyfikacji GS1 oraz Podręcznika EANCOM® 1997.
Dołączono również inne publikacje związane z omawianą branżą, ponieważ ułatwiają one zrozumienie
funkcjonowanie systemów opieki zdrowotnej oraz istniejące obecnie środowisko społeczno-ekonomiczne.
Więcej informacji na ten temat, łącznie z krótkim opisem tematyki każdej publikacji można znaleźć w rozdz.
IX.C.
1
Jest to publikacja Stałego Komitetu Szpitali Unii Europejskiej
Tamże
3
Broszura ta była wydana przez CSC Consulting Inc. w USA
2
strona 7 z 82
IV. JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO DOKUMENTU
Szpital jest złożoną instytucją z licznymi połączeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi, z których wszystkie
skierowane są na leczenie pacjenta. Dokładne omówienie wszystkich ‘dobrych praktyk’ w administracji,
logistyce i zaopatrzeniu jest zadaniem zbyt ambitnym dla jakiejkolwiek instytucji. Rys. IV-1 ilustruje dziedziny
projektu objęte niniejszym dokumentem.
USŁUGI MEDYCZNE
USŁUGI MEDYCZNE
INNE USŁUGI
PACJENT
ZAOPATRZENIE MEDYCZNE I INNE
USŁUGI FINANSOWE
ZAOPATRZENIE
MEDYCZNE
I INNE
Pierwsza pomoc
INNE USŁUGI
Para-medyczne
i inne
Produkty krwiopoch.
Gazy
Mat. radioaktywne
Śledzenie i kontrola
implantów
medycznych
Sterylizacja
Urządzenia medyczne
Farmaceutyczne
Laboratorium
Rząd
Przykład:
Identyfikacja
pacjentów
Zapisy
Przyjęć
Zwolnień
Zarządzanie odpadkami
Transport
Pralnie
Opieka domowa
Rys. IV-1 Co jest potrzebne do terapii pacjenta – dziedziny objęte projektem (dziedziny nie objęte, ale
rozważane zaznaczono kolorem szarym).
Jak już zaznaczono wcześniej, przykłady przedstawione w niniejszym dokumencie skupiają się wokół
procesów administracyjnych i logistycznych ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z
identyfikacją, kodowaniem i komunikacją w instytucjach zajmujących się opieką zdrowotną. Obejmują one
składanie zamówień, przyjmowanie i dystrybucję towarów medycznych, paramedycznych i innych.
Omówiono również inne procesy, które nie są związane z przepływem materiałów, takie jak śledzenie i
kontrola pacjentów, gospodarka odpadami szpitalnymi, śledzenie i kontrola implantów medycznych, próbek
laboratoryjnych itp. Obok omówienia procesów, umieszczono rozdział pt. “W jaki sposób...” pomagający
instytucjom opieki zdrowotnej zorientować się w różnorodnych kwestiach od rozpoczęcia procesu
usprawnienia do wdrożenia EDI.
Dokument ten jest zorganizowany w sposób przedstawiony na rys. IV-2. Po materiałach wprowadzających
(1) podajemy przykład dotyczący rządu, tzn. jego roli w promowaniu efektywności (2) oraz przykład
efektywnej infrastruktury komunikacyjnej (3). Potem następują przykłady ‘dobrej praktyki’ w instytucjach
opieki zdrowotnej, rozpoczynając od pacjenta (4), poprzez zaopatrzenie medyczne i inne (5), po usługi
medyczne (6) i inne usługi (7). Po krótkim opisie dwóch zbliżonych projektów, EHCRTM i EUROHCS (8),
zawarto materiał pomocniczy i wyjaśnienia dotyczące projektu (9). Numery rozdziałów w dokumencie
podano cyframi rzymskimi.
strona 8 z 82
MATERIAŁ WPROWADZAJĄCY
Rozdziały I-VI
ZAOPATRZENIE MEDYCZNE
I INNE
Rozdział VII.C.2-4
ROLA RZĄDU
Rozdział VII.A
EFEKTYWNA INFRASTRUKTURA
SŁUŻBY ZDROWIA
Rozdział VII.B
USŁUGI MEDYCZNE
Rozdział VII.C.5-6
PACJENT
VII.C.1
INNE USŁUGI
Rozdział VII.C.7-8
INNE ZBLIŻONE PROJEKTY
Rozdział VII.D-E
MATERIAŁ POMOCNICZY
Rozdział VIII-IX
Rys. IV-2 Jak zorganizowany jest niniejszy dokument
Uwaga
Celem niniejszego dokumentu nie jest zastąpienie pracy wykonywanej przez instytucje akredytujące
szpitale. Przykłady pochodzące z instytucji zajmujących się opieką zdrowotną skupione są na logistyce i
administracji i nie odzwierciedlają medycznych kompetencji tych instytucji, które pozostają całkowicie poza
zakresem zainteresowań niniejszego dokumentu.
V. WSTĘP I PRZEDSTAWIENIE CELU
Branża związana ze opieką zdrowotną przechodzi obecnie rewolucyjne zmiany. Podobnie jak wiele branż
przemysłowych rewiduje zasady prowadzenia swojej działalności, eliminując nieproduktywne, zbędne
i przestarzałe procesy. Porządkowanie procesów administracyjnych oraz zastosowanie narzędzi technik
informacyjnych do dalszych usprawnień są podstawowymi czynnikami przetrwania wielu instytucji w tej
branży. Dlatego nie budzi zdziwienia nowa generacja menadżerów służby zdrowia usiłujących zmienić
systemy prawne na korzyść wszystkich zainteresowanych stron, a zwłaszcza pacjentów. Zagubione
kartoteki, niewłaściwe transfuzje krwi, wielokrotne badania próbek laboratoryjnych spowodowane
zagubieniem informacji, niewłaściwa identyfikacja, nieprawidłowe podawanie leków stały się już tematem
anegdot. Upraszczające obcinanie budżetów służby zdrowia przez rządy również stanie się przeszłością,
ponieważ szpitale ustanawiają standardy jakości, wprowadzają systemy kontroli do swoich działań
i uczestniczą w programach akredytacji szpitali. Obecnie benchmarking, systemy zapewnienia jakości
i reinżynieria są koncepcjami dobrze rozumianymi i stosowanymi przez innowacyjnie nastawione instytucje
opieki zdrowotnej.
Praca ta jest wynikiem wspólnego wysiłku zaangażowanych w nią szpitali, dostawców produktów dla służby
zdrowia i międzynarodowych stowarzyszeń, które zebrały się w ramach “Projektu współpracy w służbie
zdrowia” (HCP), aby określić i udokumentować najlepsze praktyki.
Założenia HCP obejmowały:
Badanie procesów administracyjnych i logistycznych w szpitalach
Racjonalizację powyższych procesów
Wdrożenie narzędzi techniki informacyjnej – kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych – w oparciu
o międzynarodowe standardy, dla dalszego usprawniania racjonalizowanych procesów
Wyboru dobrych praktyk dokonano w oparciu o rozmowy i badanie działania różnych szpitali. Nie był
przeprowadzany żaden formalny benchmarking, kryteria zastosowane do wyboru praktyk szpitalnych zostały
wypracowane w ramach projektu HCP. Zorganizowano formalne warsztaty prezentujące najlepsze praktyki,
aby dokonać wyboru przykładów dla celów tej publikacji.
Niniejszy dokument skierowany jest do szerokiego zakresu odbiorców, a między innymi do:
strona 9 z 82
z
z
z
z
osób odpowiedzialnych za ustalanie polityki ochrony zdrowia i mających wpływ na podejmowanie decyzji
w ramach tej polityki;
usługodawców świadczących opiekę zdrowotną - szpitali, klinik, laboratoriów, instytucji opieki domowej;
dostawców produktów dla służby zdrowia – producentów farmaceutyków, produktów medycznych i
paramedycznych;
aptek i stowarzyszeń farmaceutycznych.
Życzeniem uczestników projektu było, aby jak najwięcej instytucji zajmujących się opieką zdrowotną
wdrożyło te rozwiązania i wniosło wkład do HCP w postaci swoich doświadczeń. Podane kontakty do
uczestników projektu mają ułatwić to zadanie.
VI. CO TO SĄ KODY KRESKOWE I ELEKTRONICZNA WYMIANA
DANYCH (EDI)?
Kody kreskowe
Technika kodów kreskowych została opracowana aby pomóc instytucjom w automatycznym zbieraniu
danych na temat produktów i usług przy użyciu skanerów. Automatyczne gromadzenie danych, w
porównaniu z ich ręcznym wprowadzaniem (identyfikacja produktów, numery serii produkcyjnej, daty
produkcji itp.) jest mniej narażone na błędy i znacznie szybsze. Statystyki wskazują, że 1 znak na 300
wprowadzonych przez klawiaturę jest błędny, a przy skanowaniu kodów kreskowych 1 na 1,000,000.
To, jak również fakt, że wyprodukowanie kodów kreskowych jest proste i tanie, przyczyniło się do ich
szerokiego użycia w różnych branżach, od momentu ich wprowadzenia na szeroką skalę w latach
siedemdziesiątych.
Kody kreskowe są to równoległe kreski i spacje o różnej szerokości, które ułożone we wzór przedstawiają
określony znak (literę lub liczbę). Język kodów kreskowych (nazywany symboliką) jest strukturą
wykorzystywaną do konstruowania odpowiednich wzorów kodów według specyfikacji.
Istnieje wiele różnych symbolik kodów kreskowych, czyli języków. Każda symbolika ma swoje własne zasady
kodowania znaków (tj. liter, cyfr, znaków interpunkcyjnych) oraz wymagania dotyczące drukowania
i dekodowania, kontroli błędów i inne właściwości.
Większość stosowanych obecnie w handlu kodów kreskowych jest liniowych, co oznacza, że kodują one
informacje tylko w jednym wymiarze. Ostatnio wprowadzane są symboliki dwuwymiarowe, które mogą
kodować więcej danych niż tradycyjne kody liniowe i znajdują zastosowanie przy ograniczonej powierzchni
lub tam, gdzie potrzebnych jest więcej danych.
Przy pomocy kodów kreskowych można przedstawić dowolne informacje. Fakt ten sam w sobie nie przynosi
znaczących korzyści. Rzeczywiste korzyści z kodów kreskowych osiąga się wtedy, gdy informacje
pochodzące z wewnątrz i zewnątrz instytucji mają strukturę jednakową dla wszystkich zainteresowanych.
Innymi słowy, standardowa struktura informacji umożliwia sprawną komunikację wewnątrz i pomiędzy
instytucjami. Komunikacja bezbarierowa jest jednym ze sposobów podnoszenia efektywności. Oczywiście,
na informacje trzeba odpowiednio reagować i należy do tego dostosować strukturę organizacyjną.
Oznacza to, że instytucje muszą najpierw ustandaryzować informacje, a dopiero potem zastosować
narzędzia techniczne (takie jak kody kreskowe i EDI) do automatyzacji procesu wymiany informacji.
Proces ustanawiania jednolitych struktur informacyjnych jest zadaniem długotrwałym i uciążliwym. Na
szczęście, system GS1 od ponad 20 lat jest przystosowywany do tego celu i może być efektywnie
wykorzystywany w różnych branżach.
strona 10 z 82
VI.A. Z czego składa się system GS1?
Rys. VI-1 System GS1 - Architektura
Do opisu systemu stosuje się między innymi następujące terminy techniczne:
z
z
z
z
z
z
z
Numery towarowe; SSCC (jednostki logistyczne);
Numery lokalizacyjne;
Numery związane z usługami
GS1/UPC;
ITF;
GS1-128
Komunikaty EANCOM®
(Definicje wszystkich powyższych terminów znajdują się w rozdz. IX.A)
VI.B. System identyfikacyjny GS1
Numery towarowe GS1, które stosowane są do identyfikacji jednostek handlowych lub logistycznych,
pochodzą z globalnej puli numerów czternastocyfrowych. Każdy numer towaru GS1 jest logicznie jednym
z tych czternastocyfrowych numerów. Dlatego też zaleca się, aby w bazach danych zarezerwować
czternastocyfrowe pola do identyfikacji produktów, co pozwoli uwzględnić wszystkie potrzeby wynikające
z prowadzonej działalności.
Podsumowanie numerów towarowych GS1:
Struktura Pozycja cyfr
Numeru
Cyfra
kontrolna
GTIN-14
GTIN-13
GTIN-12
GTIN-8
C
C
C
C
P14 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
0
P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
0
0
P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
0
0
0
0
0
0 P8 P7 P6 P5 P4 P3
P2
Numery towarowe GS1 są całkowicie niepowtarzalne w stosunku do siebie, jeżeli są wyrównywane do
prawej strony i uzupełniane zerami z przodu. W ten sposób zapewnione zostaje niezbędne rozróżnienie
pomiędzy towarami identyfikowanymi numerami GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 i GTIN-14.
strona 11 z 82
Niżej przedstawiono alternatywne wartości dla P14 (pierwsza cyfra kiedy czyta się od strony lewej do prawej),
w obrębie tej 14-cyfrowej puli.
Numer towarowy GS1 przedstawiony w polu czternastocyfrowym
P14
Prefiks jednostki kodującej
Numer towarowy
<------------------------------------------------------->
0
P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
1 do 8
P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
9
P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2
Cyfra
kontrolna
C
C
C
Jeżeli cyfra P14 ma wartość 0, to jest ona cyfrą uzupełniającą dla numeru GTIN-13 przedstawionego w polu
czternastocyfrowym (np. w symbolice GS1-128).
Jeżeli cyfra P14 ma wartość 1 do 8 to jest to identyfikator jednostki wysyłkowej. Wskazuje on, że jest to
numer GS1-14 dla jednostek wysyłkowych o stałej zawartości (np. karton zawierający 20 paczek plastra).
Jeżeli identyfikator jednostki wysyłkowej na pozycji P14 jest cyfrą 9, to oznacza, że jest to numer dla
jednostki wysyłkowej o zmiennej zawartości (np. wadze lub wielkości) i do pełnej identyfikacji niezbędna jest
ilość podana z odpowiednim Identyfikatorem Zastosowania (IZ ).
Cyfra kontrolna jest zawsze obliczana według standardowego algorytmu GS1.
Nadawanie numeru identyfikacyjnego GS1 jest zadaniem producenta. Numer ten może być
przedstawiony w postaci kodu kreskowego na opakowaniu produktu i wykorzystywany przez
wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Rodzaj numeru identyfikacyjnego GS1 i symboliki kodu
kreskowego zależy od aplikacji.
Zawartość danych
Jednostki handlowe o stałej zawartości mogą być znakowane standardowym numerem towarowym GS1
u źródła, to znaczy możliwie jak najbliżej miejsca i czasu ich produkcji.
Jednostki logistyczne (fizyczne jednostki utworzone do celów transportu i składowania, których
indywidualny przepływ musi być śledzony w łańcuchu dostaw) mogą być identyfikowane przy pomocy:
z Etykiety GS1 z Seryjnym Numerem Jednostki Wysyłkowej (SSCC)4
z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128 (opisanych na końcu tego rozdziału)
Jednostki handlowe 5 (jednostki, które mogą być wyceniane, zamawiane lub fakturowane) można
identyfikować przy pomocy:
z Numeru towarowego GS1
z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128
z Standardów etykiet dla dostawców EHIBCC6/HIBCC
Pojedyncze dawki mogą być identyfikowane przy pomocy:
z Numeru towarowego GS1
z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128
z Standardów etykiet dla dostawców EHIBCC/HIBCC
Ważne jest, aby pamiętać, że numer towarowy GS1 jest warunkiem jednoznaczności, ponieważ
identyfikuje on produkty na każdym poziomie pakowania, na całym świecie. Proces zapewniania
jednoznaczności może być bardzo elastyczny i może być dostosowany do różnorodnych potrzeb dostawców
towarów medycznych.
Główne cechy numeru towarowego GS1 to:
4
Definicja Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej (SSCC) - patrz rozdział IX.A.
Definicja i opis jednostek handlowych patrz rozdział IX.A.
6
EHIBCC : więcej informacji patrz rozdz. IX. A. Kody EHIBCC można wbudować w system GS1-128.
5
strona 12 z 82
z
z
z
z
Format numeryczny
Niepowtarzalność na całym świecie
Jednoznaczny numer dla każdego poziomu pakowania
Zewnętrzny klucz do danych zapewniający dostęp do stałych cech zawartych w bazie danych na temat
produktów, jak przedstawia to rys. VI-3 poniżej:
Numer
towarowy
GS1
w formacie
identyfikacyjnym
GTIN-13 i symbolice GS1-13
Numer identyfikacyjny produktu
umożliwiający dostęp do innych
informacji dotyczących produktu
umieszczonych w bazie danych
Przykłady cech, które
znaleźć w bazie danych
można
Rodzaj produktu
Producent
Wielkość
Waga
Cena
Opis
5 412345 123453
Rys. VI-3 Numer towarowy GS1 działa jako klucz dostępu do informacji na temat towarze, zawartych w bazie
danych.
Na przykład, numer towarowy GTIN-13 5412345100010, ma następującą strukturę:
O1
5
O2
4
M1
1
M2
2
M3
3
M4
4
M5
5
N1
1
N2
0
N3
0
N4
0
N5
1
C
0
Gdzie:
O1 i O2 jest prefiksem organizacji krajowej7 GS1; 54 oznacza prefiks belgijskiej organizacji GS1.
M1 do M5 oznacza numer jednostki kodującej nadawany przez organizację krajową GS1; w tym przykładzie
12345.
N1 do N5 jest to numer nadawany przez jednostkę kodującą swoim produktom; tutaj 10001.
C jest cyfrą kontrolną, obliczaną według standardowego algorytmu GS1; tutaj 0 (zawsze jedna cyfra).
Innym przykładem struktury numeru towarowego GTIN-13 jest 7701234569013
O1
O2
O3
M1
M2
M3
M4
M5
M6
N1
N2
7
7
0
1
2
3
4
5
6
9
0
N3
1
C
3
Gdzie:
O1 do O3 jest to prefiks organizacji krajowej GS1, tutaj 770, czyli prefiks organizacji GS1 w Kolumbii.
M1 do M6 oznacza numer jednostki kodującej nadawany przez organizację krajową GS1; w tym przykładzie
123456.
N1 do N3 jest to numer nadawany przez jednostkę kodującą swoim produktom; tutaj 901.
C jest cyfrą kontrolną, obliczaną według standardowego algorytmu GS1; tutaj 3 (zawsze jedna cyfra).
Elastyczność
Numer towarowy GS1 jest elastyczny zarówno w sposobie jego tworzenia, jak i przekazywania
i transmitowania przy pomocy narzędzi łańcucha dostaw, takich jak kody kreskowe i elektroniczna wymiana
danych. Dzięki tej elastyczności numer towarowy GS1 stał się globalnym, międzybranżowym systemem
pierwotnej identyfikacji produktów.
Najważniejsze kwestie przy wyborze sposobu przedstawienia numeru towarowego to środowisko, w jakim
kod kreskowy będzie skanowany oraz rodzaj danych przekazywanych drogą elektroniczną. Dlatego też,
7
Prefiks organizacji GS1 jest zawsze dwu lub trzy cyfrowy a długość numerów jednostki kodującej i produktu określana
jest przez lokalną organizację GS1, zależnie od lokalnych potrzeb, w ramach formatu trzynastocyfrowego. Listę
prefiksów lokalnych organizacji GS1 można uzyskać w GS1. Prefiks GS1 nie jest oznaczeniem kraju pochodzenia
produktu.
strona 13 z 82
znajomość możliwości partnerów handlowych odnośnie skanowania, drukowania, komunikacji elektronicznej
oraz bazy danych umożliwi producentom takie sformatowanie swoich etykiet towarowych, aby osiągnąć jak
największe korzyści. Inną ważną dla producentów sprawą jest określenie sposobu, w jaki produkt będzie
pakowany i zamawiany, jeszcze przed wyborem rodzaju identyfikacji i kodowania. W zależności od
dokonanego wyboru, dystrybutorzy i usługodawcy w służbie zdrowia muszą dostosować swoje systemy do
powyższych uwarunkowań. Jeżeli usługodawcy w służbie zdrowia muszą jedynie identyfikować towary, to
wymagania te mogą spełnić numery GTIN-13 lub GTIN-12. Jeżeli jednak na produkcie trzeba umieścić
informacje uzupełniające, takie jak data ważności, numer serii produkcyjnej itp., to wszystkie dane (łącznie z
numerem towarowym) można zakodować w GS1-128. Dane, których rodzaj jest rozróżniany przy pomocy
specjalnych prefiksów, zwanych Identyfikatorami Zastosowania8 (IZ), są łączone ze sobą i z podstawowym
identyfikatorem produktu.
Poniżej przedstawiono przykład danych przedstawianych w symbolice GS1-128:
Wewnętrzne
opakowanie
identyfikowa-ne
numerem
towarowym GS1
w
symbolice
GS1-128
(01) - IZ dla numeru towaru
GS1
0- Uzupełniające 0
55 - Prefiks organizacji
krajowej GS1
51234 - numer jednostki
kodującej nadany przez
organizację krajową GS1
56789 - Numer towaru
(01)055 51 2 3 4 5 6 7 8 9 0(17)00 0 2 0 1(10)ab c 1 2 3 (opakowania)
0 - Cyfra kontrolna
(17) IZ dla daty ważności
000201 - data RRMMDD
(10) - IZ dla numeru serii
produkcyjnej
abc123 – Numer serii
produkcyjnej
Rys. VI-4 Towar oznaczony numerem GTIN-13 5551234567890, z datą ważności 1 lutego 2000, którego
zawartość ma numer serii produkcyjnej abc123.
VI.C. Elektroniczna Wymiana Danych (EDI)
EDI jest to przesyłanie informacji w standardowym formacie pomiędzy instytucjami, przy pomocy
komputerów. Możliwe zastosowania EDI obejmują zamówienia, cenniki, katalogi produktów, faktury, awiza
wysyłki, zawiadomienia o odbiorze dostawy itp. Ideą EDI jest zminimalizowanie interwencji ludzkiej w tej
wymianie i umożliwienie pracownikom skoncentrowanie się na wykonywaniu swoich zadań, zamiast na
funkcjach administracyjnych.
GS1, pod egidą UN/EDIFACT opracowało dotąd 42 standardowe komunikaty EDI w standardzie
EANCOM®.
UN/EDIFACT (EDIFACT jest skrótem od angielskiej nazwy Electronic Data Interchange for Administration,
Commerce and Transport - Elektroniczna Wymiana Danych w Administracji, Handlu i Transporcie) jest
inicjatywą ONZ, w celu opracowania otwartych, międzybranżowych komunikatów EDI do użytku globalnego.
Od powstania UN/EDIFACT w 1987 roku, Zgromadzenie Ogólne GS1 zdecydowało udzielać pełnego
wsparcia w opracowaniu komunikatów UN/EDIFACT9. GS1 zostało również upoważnione do opracowania
8
Definicja Identyfikatorów Zastosowania patrz rozdział IX.A, a w rozdziale IX.B znajduje się lista przykładowych
Identyfikatorów Zastosowania.
9
Syntaktyka UN/EDIFACT definiowana jest jako “Zestaw zasad składni określające strukturę danych w wymianie
elektronicznych komunikatów w środowisku otwartym”.
strona 14 z 82
subkomunikatów UN/EDIFACT do międzynarodowych transakcji EDI. Komunikaty te, znane jako
EANCOM®, stanowią przewodnik do wdrażania napisany prostym językiem, a także zrozumiałe instrukcje
zastosowania komunikatów w konkretnych sytuacjach działalności handlowej.
Firma A
Konwersja
Aplikacja
Wewnętrzna
Komunikat
EANCOM®
Aplikacja
Wewnętrzna
Firma B
Konwersja
Rys. VI-6 Mechanizm przepływu komunikatów EDI pomiędzy dwoma instytucjami
Pomyślne wdrożenie EDI wymaga zintegrowanego podejścia organizacyjnego, aby spełnić stawiane przez
nią wymagania. Oznacza to, że samo zainstalowanie oprogramowania i narzędzi technicznych nie
gwarantuje osiągnięcia założonych korzyści. Innymi słowy, szybka wymiana informacji musi korespondować
ze strukturą organizacyjną, dzięki której zainteresowane strony mogą podjąć natychmiastowe działania na
podstawie tych informacji.
Rysunek VI-7 ilustruje przykład już stosowanych komunikatów EANCOM®.
Zapytanie ofertowe
Oferta
Zamówienie
D
O
S
T
A
W
C
A
Odpowiedź na zamówienie
S
Z
P
I
T
A
L
Zmiana w zamówieniu
Instrukcje transportowe
Awizo wysyłki
Awizo odbioru
Faktura
Kontrola podatkowa
Awizo przelewu
Towar
Przeładunek i
Przemieszczanie
DOSTAWCA
USŁUG
LOGISTYCZNYCH
Towar
Przeładunek i
Przemieszczanie
Rys. VI-7. Przykład komunikatów EANCOM®
Więcej informacji na temat komunikatów EANCOM® najodpowiedniejszych dla służby zdrowia można
znaleźć w dokumencie Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia (grudzień
1997), dostępnym w GS1 i krajowych organizacjach GS1.
strona 15 z 82
VII. WDROŻENIA
VII. A. Proces dokonywania zakupów w służbie zdrowia – rola rządu w promowaniu efektywności
Gospodarka Elektroniczna w szwedzkiej służbie zdrowia – inicjowany przez państwo
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Bo Rydin, kierownika działu informatycznego,
Szwedzkiego Stowarzyszenia Dostawców Urządzeń Medycznych (SLF).
Streszczenie
Pomyślne wdrożenie elektronicznej wymiany danych (EDI) zależy od dwóch podstawowych czynników infrastruktury i zaangażowania kierownictwa. Do 1995 roku, szwedzka branża medyczna wykorzystywała
EDI w nieznacznym stopniu, pomimo istniejącej już niezbędnej infrastruktury. Jednakże w tym samym roku
rząd zapoczątkował projekt “Gospodarka Elektroniczna w Sektorze Publicznym”, aby zaoszczędzić rocznie 1
miliard Euro na kosztach transakcji w procesie zamówień publicznych. Projekt ten, aktualnie w drugim roku
realizacji, znajduje się na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Oprócz tego, w jego ramach tworzy się szereg
powszechnie dostępnych narzędzi informatycznych i upowszechnia znajomość tych zagadnień. Celem tego
projektu jest obsługiwanie 95% zakupów rządowych poprzez EDI, z wykorzystaniem EANCOM® do roku
2000.
1. Czynniki powodzenia w Gospodarce Elektronicznej
Obecnie panuje powszechne przekonanie, że aby EDI powiodło się, konieczne są następujące czynniki:
1. Zaangażowani ludzie, którzy rozumieją potencjalne korzyści płynące z EDI
2. Kompetencje w dziedzinie informatyki wśród głównych partnerów
3. Kultura promująca współpracę
4. Standardy techniczne przyjęte przez partnerów
5. Zaangażowanie głównego kierownictwa
W szwedzkiej służbie zdrowia pierwsze cztery czynniki istniały od 1992 roku. Praca wykonana przez
zaangażowaną grupę ludzi dowiodła ponad wszelką wątpliwość, że EDI jest narzędziem, dzięki któremu
branża medyczna mogła zaoszczędzić dużo pieniędzy. Jednak pomimo tego, że utworzono regularny
przepływ komunikatów EDI, to wykorzystanie go na pełną skalę było iluzoryczne, ponieważ brakowało
ostatniego czynnika – pełnego przekonania ze strony dyrekcji.
W niniejszym rozdziale przedstawiono działania, które dowiodły technicznej wykonalności EDI, powody
braku przekonania wśród głównego kierownictwa do 1995 roku i sposób, w jaki ta sytuacja została
zmieniona po rozpoczęciu krajowego Projektu Gospodarki Elektronicznej.
Okres pionierski: 1990-1995
Na początku lat dziewięćdziesiątych szwedzka służba zdrowia zorganizowana była w niezależnych
regionach, zwanych radami gmin, dzielących 8 milionowe społeczeństwo szwedzkie na 26 jednostek. Każda
gmina miała swoją własną organizację służby zdrowia, która zwykle obejmowała centralną jednostkę
dokonującą zakupów wszystkiego, co potrzebne było szpitalom. Większość towarów konsumenckich,
zwłaszcza przyrządów medycznych, było składowanych w centralnym magazynie w każdej gminie. Cała ta
operacja została skomputeryzowana w 1970 roku, przy pomocy tradycyjnych struktur „mainframe”. Po
stronie dostawców działało silne stowarzyszenie handlowe SLF, które miało tradycje współpracy,
innowacyjności i dobre kontakty z usługodawcami ze służby zdrowia. Ponieważ duzi dostawcy byli dobrze
wyposażeni w narzędzia informatyczne, zdopingowało to ich małą grupę do rozpoczęcia eksperymentów z
EDI w 1990 roku.
Pierwszym zadaniem tej grupy było ustanowienie zrozumiałego, powszechnego, otwartego standardu EDI.
Uzgodniono, że będzie on całkowicie oparty na EANCOM®. Następnie opracowano odpowiednie profile
użytkownika10, które obecnie są wykorzystywane przez GS1 przy opracowywaniu podobnych profili do
użytku międzynarodowego.
10
Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz. IX.C.
strona 16 z 82
Wprawdzie do 1992 roku przezwyciężono ograniczenia techniczne, a EANCOM® był dosyć szeroko
stosowany, to jednak rzeczywista wymiana EDI była dosyć niewielka, co z kolei ograniczało korzyści
finansowe.
Rola dyrekcji
Aby przejść od “ograniczonego użycia” do “dużej skali”, niezbędne było zaangażowanie dyrekcji, zwłaszcza
wśród nabywców produktów medycznych. Nabywcy mieli jednak wiele palących problemów, które są dobrze
znane pracownikom służby zdrowia, takich jak:
• Redukcja funduszy służby zdrowia, następująca po stałym wzroście, z którym mieli do czynienia przez
ostatnich 30 lat, kiedy to dokonywano ekspansji bez przykładania szczególnej wagi do efektywności
administracyjnej.
• W latach 1991-1994 przeprowadzono wiele eksperymentów nad częściową prywatyzacją, zlecaniem
usług na zewnątrz (out-sourcing) oraz tworzeniem wewnętrznych oddziałów pomiędzy ”nabywcami” i
”sprzedawcami” usług medycznych. Fakt, że eksperymenty te zostały przeprowadzone i zatrzymane było
bodźcem do rozpoczęcia nowych, mniej atrakcyjnych.
• Przekazanie odpowiedzialności od władz centralnych do lokalnych.
• Możliwość połączenie się 26 niezależnych jednostek w mniej niż 10 rad nadrzędnych.
• Adaptacja systemów komputerowych „mainframe” (zakupionych na początku lat siedemdziesiątych) do
nowych struktur.
Uwarunkowania te spowodowały niechęć dyrekcji do inwestowania w technologie takie jak EDI, które
potrzebują trochę czasu na zwrot poniesionych nakładów.
Dlatego, pomimo wysiłku pionierów, postęp był powolny i ograniczony.
Jak przekonano dyrektorów
W 1994 roku rząd szwedzki powołał “Top Management Forum” (Forum Dyrektorów), złożone z kierowników
najwyższego szczebla organizacji państwowych lokalnych, gminnych, i krajowych. Forum otrzymało zadanie
znalezienia sposobu zwiększenia wykorzystania techniki informatycznej, w celu podniesienia efektywności
administracji publicznej. Forum wskazało 7 narzędzi informatycznych, które mogły pomóc w osiągnięciu tego
celu. Powołano małe grupy ekspertów do zbadania każdego z tych narzędzi, z których jedna zajmowała się
Gospodarką Elektroniczną. Końcowy raport opublikowany na początku 1995 roku wskazywał, że sektor
publiczny może zaoszczędzić rocznie 1 miliard Euro z kosztów administracyjnych, dzięki
wprowadzeniu gospodarki elektronicznej. Eksperymenty przeprowadzone przez SLF z wykorzystaniem
EDI zostały wskazane jako dobre przykłady do naśladowania. Dalsze miliardy można by było zaoszczędzić,
gdyby wszelkie zakupy publiczne były dokonywane na podstawie wcześniej wynegocjowanych umów
cenowych na różne produkty.
Reakcja rządu na raport była natychmiastowa i pozytywna, a w maju 1995 roku utworzono biuro projektu do
realizacji planów zaproponowanych w raporcie.
Jednym z pierwszych etapów projektu było przyciągnięcie uwagi i uzyskanie zaangażowania dyrekcji
różnych publicznych instytucji państwowych, gminnych, i lokalnych. Obietnica znaczących oszczędności,
a także zaangażowanie polityków ze szczebla rządowego pomogły szybko osiągnąć ten cel.
Na początku 1996 roku w prawie wszystkich radach gminnych dyrektorzy zdecydowani byli wdrażać
gospodarkę elektroniczną w służbie zdrowia, a w latach 1997/98 spodziewane są wdrożenia na wielką skalę.
W tym samym czasie dostawcy rozpoczęli niezbędne przygotowania do podążania za ruchami swoich
klientów z sektora publicznego.
2. Lekcje płynące z projektu
Gospodarka elektroniczna nie polega na automatyzacji starych procesów. Raport bardzo wyraźnie podkreśla
ten punkt: nie osiągnie się pełnych korzyści, jeżeli EDI będzie służyć jedynie automatyzacji starych
procesów. W pierwszym etapie należy zbadać i zracjonalizować wszystkie procesy biznesowe, tzn.
strona 17 z 82
wyeliminować działania nie tworzące wartości dodanej, przed uruchomieniem EDI i innych narzędzi
automatyzacji. Jest to szczególnie istotne dla nabywcy, gdzie płynie najwięcej informacji i wokół którego
skupia się projekt sektora publicznego.
Zdobywanie wiedzy i tworzenie narzędzi informatycznych
Jedną z ambicji projektu jest dostarczenie dla sektora publicznego wszystkich narzędzi informatycznych
niezbędnych do zapoczątkowania EDI na pełną skalę, zarówno w małych jak i dużych instytucjach. Dlatego
też opracowano szczegółowe opisy wszystkich aplikacji, usług konsultacyjnych i innego wsparcia
niezbędnego do wdrożenia gospodarki elektronicznej w instytucjach publicznych i rozpoczęto zbieranie ofert,
ze szczególnym naciskiem na otwarte standardy, takie jak EANCOM®. Na koniec wybrano trzy różne
konsorcja, z których sektor publiczny mógł wybrać dostawców narzędzi informatycznych lub innych
produktów i usług.
Kiedy dostawcy techniki informatycznej zorientują się, że to nie tylko sektor publiczny musi być zdolny do
stosowania EDI, ale także dziesiątki tysięcy dostawców będzie zmuszonych do rozszerzenia lub
wprowadzenia usług EDI, opracują gotowe pakiety oprogramowania. Podobnie intensyfikują się także
działania mające zapewnić szkolenie, zwłaszcza dla tysięcy kierowników projektów zaangażowanych w te
działania.
Stosowanie kodów kreskowych
Kody kreskowe stanowią ważne narzędzie gospodarki elektronicznej. Szwedzki Projekt Sektora Publicznego
wymaga stosowania kodów kreskowych GS1 na wszystkich towarach. W służbie zdrowia rzeczywiste
wykorzystanie kodów kreskowych na produktach było dotąd bardzo ograniczone, ponieważ większa część
oprogramowania starych komputerów nie może korzystać z automatycznego gromadzenia danych.
Jednakże wspólny raport opublikowany w 1996 roku stwierdzał, że kody kreskowe GS1 mogą spełnić
wymagania tej branży i muszą zostać naniesione na każdy nowy sprzęt medyczny do 14 czerwca 1998.
Bazy danych produktów
Szwedzki Projekt Sektora Publicznego traktuje bazy danych jako ważną część gospodarki elektronicznej z
kilku względów:
Aby upewnić się, że obie strony transakcji EDI mają poprawne i dokładne takie same informacje na temat
produktów, którymi handlują, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.
Aby ułatwić nabywcom znalezienie potrzebnego produktu.
Projekt nie określa szczegółowo bazy danych, podaje jedynie niezbędne wymagania. Warto też dodać, że
baza danych sprzętu medycznego, nazywana MediTrade, która powstała w 1992 roku, była rzadko
wykorzystywana, ponieważ nabywcy mieli stare systemy oprogramowania. Jednak obecnie, wraz ze
zwiększeniem zainteresowania reinżynierią, bazy danych uważane są za istotny czynnik racjonalizacji.
Dla 95% wykorzystania EDI
Projekt miał bardzo wyraźny i ambitny cel: do końca roku 2000, 95% wszystkich regularnych transakcji oraz
50% wszystkich pozostałych transakcji w sektorze publicznym musi przebiegać za pośrednictwem EDI.
Niektórzy sądzili, że cel ten jest mało realny, ale w służbie zdrowia uważano, że jest on osiągalny, jeżeli
uwzględni się poprzednie doświadczenia i głębokie zaangażowanie grupy profesjonalistów.
3. Sugestie dotyczące projektu
Ponieważ projekt nastawiony jest na bardzo szeroką i zróżnicowaną branżę, musi skupić się wokół kilku
podstawowych zasad, aby cały wysiłek był skoordynowany.
Nalegać na reinżynierię procesów
Jak już wspomniano, w projekcie podkreśla się, że konieczne jest szerokie spojrzenie na problem. Wszyscy
główni partnerzy muszą dokładnie przejrzeć swoje procedury administracyjne i biznesowe, aby
wyeliminować wszelkie nieproduktywne praktyki i działania. Tylko w ten sposób będą mogli podchodzić do
dalszego usprawniania przy pomocy EDI w sposób innowacyjny i konstruktywny.
Skoncentrować się najbardziej na najobszerniejszych procesach
strona 18 z 82
Gospodarka elektroniczna i EDI przynoszą największe korzyści ekonomiczne, kiedy zastosuje się je do
najszerszych procesów. Dlatego też, projekt koncentruje się przede wszystkim na procesie zamawiania,
który obejmuje składanie zamówień, ich potwierdzanie, zawiadomienie o wysyłce, przyjęcie towaru,
fakturowanie i płatności. Obecnie (bez użycia EDI) koszty te wynoszą do 50 Euro za transakcję. Nawet
jeżeli koszty administracyjne zmniejszą się tylko o jedną trzecią w każdej z 45,000,000 transakcji rocznie,
płynące stąd korzyści będą ogromne.
W Szwecji większość zakupów dla służby zdrowia dokonuje się na podstawie tzw. umów ramowych, tj. po
specjalnie wynegocjowanych cenach za towary częstego użytku, które są zawierane na okres dwóch lat
pomiędzy dostawcą i radą gminną (działającą w imieniu kilku szpitali). Umowa ramowa służy następnie jako
odnośnik dla wszystkich zamówień. Proces przetargu, który obejmuje ogromną ilość nużącej pracy
papierkowej, można również uprościć przy pomocy EDI. Ponieważ przetarg jest jednak procesem rzadziej
występującym niż zamawianie, prace nad nim zostaną podjęte na późniejszym etapie projektu, kiedy EDI
w procesie zamawiania zacznie być stosowane rutynowo.
Uwzględniać zarówno dużych i małych partnerów
Zazwyczaj w procesach administracyjnych 20% transakcji stanowi 80% obrotu towarów i usług. Naturalne
jest więc, że wprowadzając EDI koncentruje się na owych 20% transakcji. Zazwyczaj są to duzi dostawcy o
zaawansowanych procesach administracyjnych, co ułatwia proces rozpoczęcia wdrażania EDI.
Aby jednak zebrać wszystkie korzyści, mali dostawcy muszą również uczestniczyć w tym procesie.
W Szwecji istnieje dla nich ułatwienie w postaci specjalnych pakietów oprogramowania instalowanych na
PC, umożliwiających małym dostawcom i nabywcom wdrażanie EDI.
Nalegać na stosowanie trwałych standardów komunikatów
Istotą ułatwienia, które niesie EDI jest automatyczna wymiana informacji pomiędzy nabywcą i sprzedawcą.
Jedyną realną drogą do tego jest standaryzacja komunikatów.
Ponieważ placówki opieki zdrowotnej handlują z przedstawicielami wielu branż, nie ma możliwości
wypracowania standardu branżowego dla służby zdrowia. EANCOM® jest międzybranżowym i szeroko
stosowanym standardem dla komunikatów handlowych, który może spełnić niemal wszystkie potrzeby
nabywców ze służby zdrowia i innych nabywców z sektora publicznego.
W Szwecji praktyczne zastosowanie standardu EANCOM® dla sektora publicznego, w tym dla służby
zdrowia, jest opisane w zestawie dokumentów zatytułowanych Single Face To Industry11 [Jedną twarzą do
przemysłu].
Doceniać znaczenie partnerstwa
Powodzenie EDI zależy zwykle od pełnej współpracy, tj. założenia, że wszyscy partnerzy skorzystają na
wdrożeniu. Dlatego ważne jest, aby partnerzy handlowi mieli do siebie zaufanie. W większości projektów EDI
można uniknąć problemów praktycznych, jeżeli wszystkie zainteresowane strony uznają, że są jednakowo
zaangażowane i nie będą podejmować żadnych przeciwnych działań. Osiągnięcie tak głębokiego
porozumienia zajmuje trochę czasu, ale jest warunkiem sukcesu.
VII. B. Budowanie efektywnej infrastruktury komunikacyjnej w służbie zdrowia
Ten rozdział składa się z dwóch części. Pierwsza ilustruje podejście centralistyczne do budowania
infrastruktury komunikacyjnej, a druga opisuje zastosowane z powodzeniem podejście decentralistyczne.
Streszczenie
Duńskie podejście do komunikacji elektronicznej jest wzorcowe. W ciągu dwóch lat (1994-1996), w ramach
projektu MedCom12, z udziałem publicznych instytucji medycznych, różnych stowarzyszeń medycznych,
przedsiębiorstw prywatnych i szpitali, dopracowano się trwałej, spójnej sieci danych w służbie zdrowia. Do
11
Dokumenty te są tworzone i uaktualniane przez GS1 Szwecja w ramach projektu sektora publicznego.
Pełen opis projektu MedCom jest dostępny w Duńskim Ministerstwie Zdrowia w Holbergsgade 6,DK-1057
Kopenhaga. Faks: +45.3393.1563
12
strona 19 z 82
roku 2000 Dania stanie się pierwszym w Europie krajem, który będzie miał funkcjonującą bazę danych
medycznych.
Takie podejście do zarządzania służbą zdrowia sprawia, że system duński jest ekonomiczny i świadczy
usługi wysokiej jakości. Poziom spełnienia oczekiwań klientów w całym “terapeutycznym” łańcuchu wartości,
aż do pacjenta na jego końcu jest wysoki, natomiast koszty świadczenia tych usług należą do najniższych w
Europie.
Najważniejszymi czynnikami sukcesu w tym systemie są: zastosowanie międzynarodowych kodów,
wspólnego systemu klasyfikacji i efektywne wykorzystanie techniki elektronicznej komunikacji.
System szwajcarski wdrażany jednocześnie z duńskim jest również opisany jako przykład dobrej praktyki.
W przeciwieństwie do systemu duńskiego, który jest scentralizowany, a rząd odgrywa w nim wiodącą rolę,
federalna natura rządu szwajcarskiego sprawiła, że to przemysł przejął wiodącą rolę w budowaniu
efektywnej infrastruktury komunikacyjnej.
W niniejszym rozdziale opisano kluczowe elementy techniczne, które przyczyniły się do powodzenia
systemów, kwestie związane z wdrożeniem, korzyści jakościowe i ilościowe.
VII.B.1. Duńska Sieć Danych w Służbie Zdrowia (MedCom) - elektroniczna komunikacja pomiędzy aptekami,
lekarzami, szpitalami i pacjentami
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Stig Korsgaard, z Duńskiej Narodowej Rady Zdrowia
(DNBH), Departamentu Informatyki Medycznej.
1. Opis systemu
Specyficznymi cechami duńskiego systemu służby zdrowia są:
z
z
z
z
z
z
z
Jedno wejście do systemu służby zdrowia (przez lekarza ogólnego), co umożliwia kontrolę wydatków
i jakości usług.
Wszystkie strony i lokalizacje w systemie są identyfikowane w standardowy sposób, przy pomocy
numerów lokalizacyjnych GS1.
Jednorazowe wprowadzanie informacji.
Standardowy przepływ informacji.
Powtarzalne procesy biznesowe realizowane są poprzez EDI, takie jak zamówienia szpitalne itp.
Wszystkie zakupy identyfikowane są poprzez jednoznaczne numery GS1.
Standardowy format informacji dla zapisów medycznych.
Aby lepiej zrozumieć w jaki sposób połączyć powyższe kwestie, trzeba przyjrzeć się jak działa duński system
ochrony zdrowia i jaką kluczową rolę pełni w niej lekarz ogólny (GP).
Codzienne kierowanie13 i finansowanie podstawowego sektora opieki zdrowotnej jest zadaniem
zdecentralizowanych i politycznie wybieralnych władz, tj. rad gminnych (16) i rad miejskich (275). Rady
gminne są odpowiedzialne za szpitale i lekarzy ogólnych, a niektóre programy opieki i promocji zdrowia
podlegają radom miejskim.
Finansowanie sektora opieki zdrowotnej odbywa się z podatków ogólnych, które pokrywają 83% wydatków
na ochronę zdrowia. Resztę stanowią opłaty za leki i usługi stomatologiczne, które pokrywane są ze źródeł
prywatnych. Usługi ogólne świadczone przez lekarzy i szpitale są nieodpłatne. Regionalna służba zdrowia
zarządzana jest przez komitety szpitalne/medyczne powoływane przez rady gminne, których kadencja trwa 4
lata. Szpitale zarządzane są przez komitet składający się z dyrektora szpitala (nie lekarza), głównego
lekarza i głównej pielęgniarki.
Lekarz ogólny (GP) jest zarówno jest zarówno osią, jak i wejściem do scentralizowanego duńskiego systemu
opieki zdrowotnej. Każdy obywatel ma swojego GP, który kieruje go na specjalistyczną terapię lub do
szpitala, jeśli i kiedy jest to konieczne. Wprowadzenie identyfikatora danej osoby pozwoli zidentyfikować jej
13
Ten opis duńskiego systemu opieki zdrowotnej pochodzi z książki “Usługi szpitalne w UE”.
strona 20 z 82
GP, a następnie dotrzeć do dotyczących jej zapisów medycznych. Informacje dotyczące stanu zdrowia
poszczególnych osób dostępne są jedynie dla GP. Nie zdarza się powielanie badań medycznych, ponieważ
GP przechowuje wszystkie zapisy.
Schemat tego systemu przedstawia poniższy rysunek, opisujący przepływy komunikacyjne pomiędzy
partnerami w służbie zdrowia.
Ministerstwo Zdrowia
Władze polityczne
14 Prowincji
Właściciele szpitali i ubezpieczyciele
zdrowotni. Częściowo odpowiedzialni
za koszty opieki zdrowotnej
Narodowa Rada Zdrowia
Najwyższa instancja nadzoru
medycznego w Danii
statystyka
275 Rad miejskich
Częściowo odpowiedzialne za
koszty opieki zdrowotnej
Apteki
Przedsiębiorstwa niezależne
Opieka domowa i
pielęgniarki domowe
Całkowicie publiczne
Szpitale
Całkowicie publiczne
GP i specjaliści
Jądro systemu opieki zdrowotnej
Zawód niezależny
Rys.
VII.B-1 Duński Sektor Opieki Zdrowotnej – schemat przepływów informacji
Powyższa hierarchiczna, ale i dynamiczna struktura umożliwia efektywne wdrożenie systemów
informacyjnych. Efektywna wymiana komunikatów opiera się na trzech filarach:
1. Systemie jednoznacznej identyfikacji osób, która stosowana jest w służbie zdrowia i innych dziedzinach
(banki, karty identyfikacyjne, prawa jazdy itp.).
2. Systemie klasyfikacji w służbie zdrowia wykorzystującym międzynarodowe standardy: np. standardzie
WHO do klasyfikacji chorób, klasyfikacji ATC narkotyków aktywnych, standardach IFCC/UPAC dla ilości i
jednostek w laboratoriach klinicznych, systemie GS1 identyfikacji towarów i lokalizacji itp.
3. Danych statystycznych uzyskanych z wzajemnie połączonych baz danych (kontrolowanych przez DNBH),
które umożliwiają DNBH właściwe planowanie i działania kontrolne. Bazy danych rejestrują następujące
rodzaje informacji: wypisy ze szpitali, zgony, urodzenia, deformacje, występowanie nowotworów,
rejestrację ubezpieczeń, lekarzy i autoryzacje itp. Oprócz tego, dane epidemiologiczne i statystyki
medyczne ze szpitali są stosowane do opracowywania kampanii zdrowotnych dla zapobiegania
chorobom.
W Danii, tak jak w Szwecji, infrastruktura informatyczna i dojrzałość do stosowania EDI
w przedsiębiorstwach istniały od wielu lat. Jednakże dopiero od czasu, kiedy rząd duński i stowarzyszenia
komercyjne zdecydowały się opracować plan w ramach projektu MedCom, zaczęto działać w kierunku
połączenia wszystkich uczestników opieki zdrowotnej. Wymagało to opracowania 175 interfejsów (z których
76 opracowano do końca 1996 roku) do połączenia 32 systemów informatycznych (szpital, laboratorium,
RTG, patologia, mikrobiologia, krajowe ubezpieczenia zdrowotne, apteka, lekarze i praktycy medyczni).
W Danii głównym celem jest dopracowanie się do końca 1998 roku elektronicznych komunikatów opartych
na UN/EDIFACT, stosowanych we wszystkich transakcjach publicznych i komercyjnych.
W rezultacie wiele instytucji publicznych w Danii, takich jak siły zbrojne, kopenhaska spółdzielnia szpitalna,
duńska agencja Palaces & Properties, rada miejska Kopenhagi i wiele innych postawiło warunek, że tylko ci
dostawcy będą mogli uczestniczyć w przetargach publicznych, którzy będą mogli przesyłać swoje oferty za
strona 21 z 82
pośrednictwem EDI w oparciu o EDIFACT (EANCOM®, który jest podstandardem UN/EDIFACT, jest
powszechnie akceptowanym i stosowanym standardem).
Obecnie wymiana komunikatów pomiędzy GP i szpitalami, zawierających zlecenie wykonania badań
laboratoryjnych, wyników badań laboratoryjnych, usług szpitalnych radiologicznych, wypisów pacjentów ze
szpitali oraz skierowań na zabiegi radiologiczne lub ambulatoryjne i recept dla aptek przebiega za
pośrednictwem EDI14 (do mapowania aplikacji EDI stosowane są konwertery EDI). Podobnie też wymiana
informacji pomiędzy GP, władzami miejskimi i władzami prowincji na temat refundacji kosztów z ubezpieczeń
zdrowotnych prowadzona jest za pośrednictwem EDI.
Przykład standardowego przepływu komunikatu i towarzyszących mu kodów przedstawiono poniżej:
LABORATORIUM
SZPITALNE
LEKARZ
Zawartość informacyjna
Informacja o pacjencie
Informacja o zlecającym usługę
Informacja o usługodawcy
Zlecane badanie laboratoryjne / zlecenie usługi
Próbka/przedmiot badania
Priorytety
Zalecenia medyczne
Diagnozy uzupełniające
Sposób kodowania
Jednoznaczny numer identyfikacyjny pacjenta
Nazwisko i numer ubezpieczeniowy
Numer lokalizacyjny EAN
UN/EDIFACT
Kod kreskowy
Kody EDIFACT
Klasyfikacja ATC
ICPC/ICD 10
Rys. VII.B-2 Komunikat EDI zlecenie medyczne (MEDREQ) przesyłany pomiędzy GP i laboratorium
szpitalnym
3. Koszty i korzyści
Projekt MedCom został rozpoczęty z budżetem 15 mln koron duńskich
(1.800.000 Euro lub 2.600.000 $). Ocenia się, że zaoszczędzono dzięki temu czas, który w przeliczeniu na
pieniądze daje kwotę 250 mln duńskich koron (pamiętając, że koszt komunikacji pomiędzy partnerami
medycznymi wynosi w przybliżeniu 1 miliard duńskich koron).
Jednak ważniejsze niż zyski ilościowe są korzyści jakościowe, takie jak eliminacja błędnych danych – błędów
powstających przy wprowadzaniu poprzez klawiaturę, wyższa jakość danych, bezpieczniejsza komunikacja,
szybszy dostęp do danych i szybsza obsługa pacjentów.
W wyniku tego w Danii osiągnięto poziom opieki uważany za jeden z najwyższych w Europie przy znacznie
niższych kosztach w porównaniu z innymi krajami w regionie (nakłady na służbę zdrowia w 1995 wynosiły w
Danii 6% GNP, przy średniej 8% w Unii Europejskiej).
VII.B.2. Podejście zdecentralizowane - infrastruktura komunikacyjna w szwajcarskiej służbie zdrowia
Rozdział ten został napisany przy współpracy p. Christian Hay z Sanphar w Szwajcarii.
1. Wprowadzenie
14
Medyczne komunikaty EDI (oparte na UN/EDIFACT) są ujednolicane w 9 krajach Unii Europejskiej w ramach
konsorcjum Programu Wdrażania Telematyki CoCo (Co-ordination and Continuity In Primary Healthcare - Koordynacja
i Ciągłość w Podstawowej Opiece Zdrowotnej). Więcej informacji na temat CoCo znajduje się w rozdziale IX.A.
strona 22 z 82
Federalna struktura rządu szwajcarskiego uniemożliwia mu objęcie wiodącej roli w budowaniu infrastruktury
komunikacji elektronicznej w służbie zdrowia. Rola ta została podjęta przez instytucje i stowarzyszenia
zajmujące się tą branżą. Trzy projekty oparte na EDI (EANCOM®) - EDIPHARMA (dla produktów
farmaceutycznych), MediData (łącząca firmy ubezpieczeniowe i usługodawców medycznych) oraz projekt
Szwajcarskiej Rady Kontroli Narkotyków – tworzą infrastrukturę komunikacyjną w służbie zdrowia.
Punktem wspólnym dla wszystkich stron jest baza danych MEDWIN®, zarządzana przez Sanphar.
MEDWIN® zawiera informacje na temat lekarzy, szpitali, aptekarzy oraz instytucji (dla tego celu zostało
przydzielonych 40.000 numerów lokalizacyjnych GS1). Jest to także baza danych o wszystkich produktach
farmaceutycznych, które są jednoznacznie identyfikowane numerami towarowymi GS1. W najbliższej
przyszłości baza danych zostanie umieszczona w Internecie, a informacje o partnerach i produktach będą
rozsyłane za pośrednictwem EDI. Pozwoli to zwiększyć szybkość odpowiedzi i obniżyć koszty
administracyjne.
2. Opis projektu
A. EDIPHARMA
Wykorzystanie EDI w logistyce służby zdrowia rozpoczęło się w 1992 roku dla produktów farmaceutycznych.
Projekt EDIPHARMA zarządzany przez Sanphar łączy 30 producentów, hurtowników i innych partnerów
handlowych. Najczęściej stosowanym komunikatem EANCOM®15 jest ‘Zamówienie’. Specjalna odmiana
komunikatu ‘Zamówienie’, UEWAUF16, umożliwia partnerom trzecim stosowanie tego komunikatu17.
Wprowadzone zostaną również inne komunikaty, takie jak ‘Faktura’ i ‘Raport o sprzedaży18’, aby usprawnić
procesy finansowe, dostawy produktów i zbieranie danych statystycznych.
Ceny
Inf. o towarze
Tabela kodów
rodzaj towaru
• z fabryki*
• nazwa
kod towaru
• dla farmaceutów
• zastosowanie
• ......
• dla lekarzy
• opakowanie
• marże
• kod EAN
• ...
• cena
Partnerzy Sanphar .....
Znaczniki
• Kod EAN
Tabela kodów
• odpowiedzialne
• nazwisko
• Funkcja
władze medyczne;
• tytuł
• kod kontrolny
• jedn. sprzed. rocznie; • funkcja
• ......
• skala podatkowa;
• adres
• ......
• ......
Publikacje
• katalog
• dod. miesięczny
• list kontrolny
• .....
Tabela modyfikacji
• Kod EAN
• publikacja i rok
• rozdział
• ......
CD-ROM Kopia druk. Dyskietka
Tabela kodów
tekstu
• inny tekst
• ......
• Modyfikacja
EDI z użyciem komunikatów
PARTIN i PRICAT
Skrzynka
E-mail
* ex-factory
Rys. VII.B-3 Struktura bazy danych MEDWIN
B. MediData
15
Wybrano EANCOM ponieważ komunikaty są proste w użyciu, dobrze utrzymane i dlatego nie powodują nadmiernych
kosztów.
16
Ueberweisungsauftrag lub zlecenie zakupu dotyczące trzeciej strony.
17
UEWAUF jest stosowany łącznie z numerami lokalizacyjnymi GS1, co zapewnia jednoznaczność dla hurtowników.
18
Komunikat ‘Raport o sprzedaży’ daje informacje o wielkości sprzedaży, pomagające producentom lepiej planować
procesy produkcyjne.
strona 23 z 82
Projekt MediData został zapoczątkowany przez szwajcarskie firmy zajmujące się ubezpieczeniami
zdrowotnymi, które chciały wdrożyć EDI. MediData łączy usługodawców medycznych (szpitale, lekarzy itd.)
oraz firmy ubezpieczeniowe.19 Jednym z celów projektu jest stworzenie jednej bazy danych (MEDIFRAME)
do identyfikacji produktów, usług medycznych i partnerów w całej Szwajcarii.
C. Szwajcarska Rada Kontroli Narkotyków
Kilka lat temu szwajcarskie prawo dotyczące narkotyków zostało zmodernizowane tak, by umożliwić
automatyzację i racjonalizację procesów produkcji i dystrybucji tych substancji. Szwajcarska rada kontroli
narkotyków (BAG), importerzy i sprzedawcy leków narkotycznych, po przyjęciu wspólnego systemu
identyfikacji leków narkotycznych i ich lokalizacji (w oparciu o standardy GS1) pracują obecnie nad
zamknięciem pętli informacyjnej, poprzez wykorzystanie EDI we wzajemnej komunikacji. Połączenia EDI
będą również wykorzystywane przez biura Programu Kontroli Narkotyków ONZ (UNDCP)20 w Wiedniu.
Wszystkie strony uczestniczące w powyższych projektach mają zamiar połączyć je razem, aby stworzyć
spójną infrastrukturę komunikacyjną opartą na EDI dla całej Szwajcarii. Powodzenie tego przedsięwzięcia
będzie doskonałym przykładem tego, jak dobrowolne wysiłki instytucji publicznych i prywatnych pozwalają
zrealizować tego rodzaju projekty na dużą skalę.
VII. C. Zastosowania międzynarodowych standardów identyfikacji, kodów kreskowych i edi w
administracji, logistyce i procesach zaopatrzenia usługodawców w służbie zdrowia
VII. C. 1. Śledzenie i kontrola przepływu pacjentów
Rozdział ten został napisany przy współpracy prof. T.J.F. Savelkoul, G.J. Noordergraaf MD, p. E.J. van den
Brink i p. J.H. Bouman ze szpitala dla przypadków nagłych w Szpitalu Uniwersyteckim w Utrechcie,
w Holandii.
Streszczenie
Wykorzystanie kodów kreskowych jest najtańszym i najefektywniejszym sposobem śledzenia i kontroli
przepływu pacjentów. W momencie przyjęcia do szpitala otrzymują oni kod kreskowy, który następnie jest
skanowany na początku i na końcu poszczególnych etapów kuracji, przez cały czas ich przepływu przez
oddział. Wykorzystując Identyfikatory Zastosowania GS1-128 (IZ), kody kreskowe i numery lokalizacyjne
GS1, szpital uzyskał w efekcie odporny na wszelkie ludzkie błędy system, który pozwala na śledzenie
pacjentów i ich kartotek również wtedy, kiedy są oni wysyłani poza zasięg systemu. Mierzenie korzyści
wykazało 25% poprawę jakości otrzymywanych informacji pod względem jej dokładności, szybkości
uzyskiwania, szybkości przyjmowania pacjentów oraz większej dostępności personelu. System ten był
wypróbowywany i testowany przy wielu okazjach (łącznie z katastrofami), takich jak ćwiczenia NATO w 1996
roku, kiedy to “ranni” żołnierze byli dostarczani drogą lotniczą z różnych krajów do szpitala dla wypadków
nagłych, gdzie ich leczenie przebiegało spokojnie, bez żadnych problemów administracyjnych.
1. Wprowadzenie
Szpital Uniwersytecki w Utrechcie (AZU) z 890 łóżkami jest uważany za jeden z najnowocześniejszych i
najlepiej wyposażonych w Europie. Metoda śledzenia i kontroli pacjentów jest podobna do stosowanej w
jego jednostce ratunkowej21, który wzbudził zainteresowanie prasy międzynarodowej, gdyż tak dobrze radzi
sobie z dużą liczbą ofiar katastrof. W niniejszym rozdziale opisany jest system wykorzystywany w Szpitalu
dla Wypadków Nagłych w Szpitalu Uniwersyteckim w Utrechcie.
Powodzenie systemu Szpitala Uniwersyteckiego w Utrechcie opiera się na możliwości dostarczenia
odpowiednich informacji właściwym ludziom, we właściwym miejscu i czasie. Umożliwia to szpitalowi lepsze
planowanie procesów kuracji i zapewnia, że pacjenci nie pozostają w szpitalu dłużej niż to jest konieczne.
Dzięki wykorzystaniu GS1-128 oraz Systemu Informacyjnego Szpitala dla Wypadków Nagłych (HIS), centra
lecznicze uzyskują punktualne, dokładne i ciągłe informacje na temat lokalizacji pacjenta.
19
MediData pracuje nad znalezieniem rozwiązania dla firm ubezpieczeniowych, które stosują inne niż GS1 sposoby
identyfikacji lokalizacji.
20
UNDP wykorzystuje numery towarowe i lokalizacyjne GS1 do śledzenia przepływu leków narkotycznych na świecie.
21
Szpital dla wypadków nagłych posiada sieciową architekturę PC połączoną ze Szpitalnym Systemem
Informatycznym
strona 24 z 82
2. Opis systemu
System Informacyjny Szpitala (HIS)
W skład HIS Uniwersytetu w Utrechcie wchodzi baza danych zawierająca informacje administracyjne
i proceduralne na temat działalności szpitala, którą ilustruje poniższy rysunek.
Administracja Pacjentów
Główny indeks pacjentów
Zapisy medyczne
Pacjenci którzy zostaną przyjęci
Pacjenci wychodzący
Pacjenci przychodzący
Raporty wyników
Planowanie
leczenia
Zarządzanie
Informacjami
Raporty
Umowy
Statystyka
Faktury
Wspólna
baza danych
o pacjentach
Komunikowanie
zamówień
Oddziały
Radiologia
Patologia
Farmacja
Sale operacyjne
Zarząd pielęgniarek
Ratownictwo
Położnictwo
Logistyka i kierowanie
działaniami
Zarządzanie Finansami
Księga główna
Rachunek “wierzyciele”
Rachunek “dłużnicy”
Nieruchomości
Rys. VII.C.1-2 Typowa struktura HIS22
Jeżeli chodzi o pacjentów, zadania HIS obejmują:
- Identyfikację i rejestrację;
- Identyfikację lokalizacji pacjentów w szpitalu;
- Generowanie raportów;
- Ocena procesów.
Powyższe informacje połączone są fizycznie z pacjentem poprzez kody kreskowe.
Połączenie HIS i GS1-128
Po przyjeździe do szpitala pacjent otrzymuje na przegub ręki opaskę z Identyfikatorem Zastosowania (IZ
8018), przedstawiony w kodzie kreskowym GS1-128, który identyfikuje go przez cały czas trwania leczenia.
Numer ten stanowi również odnośnik do przygotowanej wstępnie kartoteki pacjenta, zawierającej wszystkie
niezbędne formularze z informacjami w postaci kodów kreskowych na temat rodzaju obrażenia, nagłości
przypadku oraz leczenia, z wykorzystaniem IZ 90 oraz lokalizacji w obrębie szpitala, jak np. pracownie RTG,
sale operacyjne oraz umiejscowienie łóżka (numery lokalizacyjne GS1).
Pozostałe informacje dotyczące pacjenta takie jak nazwisko, wiek, adres itp. można wprowadzić później
(w zależności od nagłości przypadku), skracając w ten sposób do minimum czas oczekiwania pacjenta.
Ponieważ większość informacji pojawia się w kartotece pacjenta w postaci kodu kreskowego, skanowanie
automatycznie uaktualnia dane w HIS, umożliwiając wszystkim oddziałom natychmiastowy dostęp do
22
Zaadaptowane z Information Management In Health Services (Zarządzanie informacyjne w usługach medycznych)
wyd. przez Keen, Open University Press, 1994 r., ISBN 9780335191161
strona 25 z 82
informacji. To, w połączeniu z informacjami o przemieszczaniu pacjenta, które uzyskiwane są dzięki
skanowaniu na wejściu i wyjściu pacjenta oraz numerom lokalizacyjnym GS1 różnych oddziałów, umożliwia
kierownictwu szpitala optymalizację wykorzystania cennego czasu techników i lekarzy, a także optymalizację
wykorzystania kosztownego sprzętu.
Stosowanie IZ (8018) przeciwdziała również niewłaściwej identyfikacji i błędom w leczeniu, szczególnie kiedy
pacjenci przenoszeni są do innych szpitali, ponieważ ten identyfikator zastosowania jest przeznaczony
właśnie do tego celu.
Struktura IZ (8018) GS1-128 jest następująca:
P18
E1
8
P17
E2
7
P16
H1
1
P15
H2
2
P14
H3
3
P13
H4
4
P12
H5
5
P11
H6
6
P10
S1
1
P9
S2
2
P8
S3
3
P7
S4
4
P6
S5
5
P5
S6
6
P4
S7
7
P3
S8
8
P2
N
1
P1
C
9
Gdzie:
P1 - P18 oznacza miejsca cyfr liczone od prawej do lewej strony
E1 – E2 23 oznacza krajową organizację GS1, która nadaje numery firmom w danym regionie. W tym przypadku
jest to GS1 Holandia - 87.
H1 - H6 oznacza numer szpitala nadany przez organizację GS1 - 123456
S1 - S8 oznacza numer usługi nadany przez szpital pacjentowi - 12345678
N jest zapasową cyfrą zarezerwowaną do przyszłego użytku - 1
C jest cyfrą kontrolną obliczoną według standardowego algorytmu - 9
Procesy szpitalne
Planowanie
i
hospitalizacja
Oddziały i
pacjent
IZ (414) oraz
IZ (8018)
Identyfikacja
oddziałów
i procedur
medycznych
Oddziały
i procedury IZ (414) oraz
IZ (90)
Podawanie
leków
Numery
towarów i
pacjentów EAN-13 i IZ
IZ (8018)
System
Informacyjny
Szpitala dla
Wypadków nagłych
Identyfikator
pacjenta nadany
przy przyjęciu
Skanowanie
Przemieszczanie
pacjenta
i leczenie
Badanie
laboratoryjne
Oddziały IZ (414)
IZ (410),
IZ (8004)
Laboratorium,
Sprzęt, badania
i pacjent IZ (90)
IZ (8018)
IZ (414)
Rys. VII.C.1-3 Połączenie pacjenta i procesu leczenia
Zaznaczony na powyższym rysunku IZ (414) w symbolice GS1-128 umożliwia przedstawienie
trzynastocyfrowego numeru lokalizacyjnego GS1. Kiedy pacjent kończy leczenie w jednej placówce i jest
przenoszony do innej, to numer lokalizacyjny kolejnej placówki zostaje wskanowany do kartoteki pacjenta
23
Niektóre organizacje GS1 mają trzycyfrowy prefiks.
strona 26 z 82
(zakodowany jako IZ (410)), a informacja jest zapisywana jako “przenoszenie pacjenta do” następnej placówki
leczniczej. IZ (410) koduje numer lokalizacyjny kolejnego przemieszczenia pacjenta oraz IZ (414) fizycznego
numeru lokalizacyjnego. Kiedy pacjent przyjeżdża do następnej placówki leczniczej, skanowana jest opaska na
jego przegubie, a następnie numer lokalizacyjny tej placówki (IZ (414)).
IZ (90) jest identyfikatorem zastosowania, który instytucje wykorzystują do użytku wewnętrznego lub do
wymiany z zewnętrznymi partnerami na podstawie wzajemnej umowy. Jego pole danych jest
alfanumeryczne i umożliwia przedstawienie do 30 znaków. Przykład zastosowania IZ (90) przedstawiono w
rozdz. VII.C.6 “Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych”. W tym przypadku IZ (90) służy do
identyfikowania procedur medycznych i schematycznych części ciała. Identyfikator Zastosowania IZ (8004)
służy do Seryjnej Identyfikacji Obiektów i może mieć strukturę alfanumeryczną do 30 znaków. Ten IZ (8004)
stosowany jest do połączenia identyfikatora pacjenta oraz sprzętu wykorzystywanego do leczenia,
umożliwiając zarządowi szpitala gromadzenie kompletnych informacji kontrolnych.
3. Zalety systemu
W porównaniu z innymi stosowanymi metodami (np. ręcznym zapisywaniem), system Szpitala
Uniwersyteckiego w Utrechcie jest najbardziej ekonomiczny z następujących powodów:
• W porównaniu z innymi sposobami więcej informacji wprowadza się do systemu w tym samym czasie;
• Mniejsza ilość błędów przy rejestracji;
• Większy entuzjazm i motywacja personelu szpitala;
• Eliminacja błędów w trakcie leczenia pacjenta;
• Lepsze wykorzystanie wyposażenia i personelu szpitala;
• Niższe koszty, ponieważ leczenie pacjenta jest dobrze zaplanowane, a długość jego pobytu w szpitalu
zminimalizowana;
• Dostęp do informacji statystycznych, które umożliwiają planowanie dalszych usprawnień.
4. Wnioski
Szpital Uniwersytecki w Utrechcie dowiódł wartości tego systemu. Udało mu się uzyskać znaczne
usprawnienie medycznej, pielęgniarskiej i logistycznej obsługi pacjentów.
System ten zwrócił uwagę wielu ekspertów, zarówno w Holandii, jak i za granicą, dzięki błyskawicznemu
i rzetelnemu sposobowi przetwarzania danych i prostocie jego użycia.
Zastosowanie kodów kreskowych okazało się znacznie tańsze, a tak samo efektywne, jak innych
zaawansowanych narzędzi testowanych w różnych szpitalach (np. identyfikacja drogą radiową). Wolą
szpitala jest, aby system ten został przyjęty również w wielu innych instytucjach ochrony zdrowia, co
mogłoby zapewnić bezpieczny transfer pacjentów z jednego szpitala do innego.
VII. C. 2. Zamawianie i dystrybucja produktów farmaceutycznych
Rozdział ten został napisany przy współpracy p. Howarda Tebby, Głównego Farmaceuty w St James’s
University Hospital w Leeds (Część 1), p. Hinderyckxa, Głównego Farmaceuty w Algemene Ziekenhuis ST
Jan Hospital w Brugii (Część 2) oraz p. Barry Houstona, kierownika GS1 Nowa Zelandia (Część 3).
strona 27 z 82
Streszczenie
Osiągnięcie poziomu obsługi zbliżonego do 100% w aptekach szpitalnych jest sprawą niezwykle ważną dla
wszystkich szpitali. Można to osiągnąć niekoniecznie poprzez utrzymywanie dużych zapasów i dodatkowe
czynności administracyjne. Trzy praktyczne przykłady, wywodzące się z różnych systemów opieki
zdrowotnej ilustrują, w jaki sposób automatyzacja procesu dostarczania leków przyczyniła się do osiągnięcia
tego celu. W każdym z tych przykładów liczne etapy związane z zamawianiem, przyjmowaniem i dystrybucją
produktów farmaceutycznych ograniczono do minimum, a informacje są dostępne w każdym momencie. W
połączeniu z automatyczną kontrolą zapasów i wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI)
skróciło to i przyspieszyło przebieg procesów logistycznych, bez obniżania wymaganego 100% poziomu
obsługi.
Wykorzystanie międzynarodowych standardów ułatwiło jednoznaczną identyfikację farmaceutyków,
eliminację strat i minimalizację zapasów. Co więcej, identyfikacja leków na poziomie pojedynczej dawki
pozwoliła zwiększyć dokładność operacji, zapewniając pacjentom wyższy standard opieki.
Opisywany proces
Apteka szpitalna, zakupy, dystrybucja oraz proces administrowania lekami od dostawcy do pacjenta.
Wprowadzenie
Podawanie leków pacjentom na oddziale szpitalnym jest pomyślnym uwieńczeniem przebiegu procesów
logistycznych w farmaceutycznym łańcuchu dostaw. Wymaga to 100% poziomu obsługi, bowiem w
przeciwnym wypadku pacjenci mogą umrzeć. 100% poziom obsługi można osiągnąć jedynie wówczas, kiedy
pomiędzy szpitalem a dostawcami istnieją relacje partnerskie, a technika informatyczna jest efektywnie
wykorzystywana w uporządkowanych procesach logistycznych i administracyjnych. W aptece szpitalnej
identyfikacja leków przy pomocy jednego międzynarodowego standardu jest szczególnie ważna, ponieważ
zapobiega pomyłkom związanym z istnieniem różnych nazw handlowych tego samego leku, jednoczesnym
używaniem nazw chemicznych oraz istnieniem różnorodnych krajowych systemów kodowania. Co więcej, w
zautomatyzowanym środowisku efektywne wykorzystanie komputerowego systemu kontroli zapasów
i automatycznego składania zamówień, wymaga stosowania międzynarodowych standardów.
We wszystkich trzech przykładach, przesyłanie zamówień w oparciu o EDI w znacznym stopniu wyparło
przekazywanie ich przy pomocy telefonu, faksu oraz drogą pocztową, które to sposoby okazały się bardzo
nieekonomiczne (patrz rozdz. VII.C.3 zawierający analizę kosztów komunikacji).
Zastosowanie kodów kreskowych i EDI wyeliminowało wiele prac administracyjnych. Na przykład przy
wykorzystaniu EDI informacje na temat zamówień i przyjęć przekazywane są bezpośrednio do baz danych
farmaceutyków, sprawiając, że manualne wprowadzanie tych informacji stało się zbędne. Skanowanie
kodów kreskowych przyjmowanych opakowań wyparło również konieczność manualnego porównywania
zamówień i otrzymanych dostaw.
Przykłady przedstawione w niniejszym rozdziale ilustrują wysiłki niektórych instytucji skierowane na
wykonywanie właściwych działań i od razu w sposób prawidłowy. Przedstawienie trzech przykładów tych
samych procesów jest spowodowane tym, że uwarunkowania, w których działają szpitale, różnią się w
różnych krajach. Jeden z przykładów dotyczy centralnej apteki obsługującej wiele aptek szpitalnych, inny
ilustruje działanie apteki w obrębie szpitala, a ostatni zawiera wskazówki do administrowania pojedynczymi
dawkami leków, które nie są oddzielnie pakowane. Tam, gdzie jeden ze szpitali góruje nad innymi w
procesach logistycznych na poziomie oddziału, inny przewyższa go w procesach logistycznych “od pacjenta
do apteki szpitalnej”.
Część 1: Szpital Uniwersytecki St James’s - Leeds – Wielka Brytania
Centralna apteka w St. James zaopatruje 15 stowarzyszonych szpitali. Wytwarza również specjalistyczne
produkty farmaceutyczne, które trudno jest uzyskać od producentów. Są to krople do oczu, zastrzyki,
preparaty dermatologiczne itp. (są one również sprzedawane do innych szpitali). Oprócz tego, apteka
centralna jest wyłącznym dystrybutorem 80 typów produktów, łącznie 300 rodzajów produktów.
strona 28 z 82
1. Misja i cele
Misją zaopatrzenia farmaceutycznego jest zapewnienie pacjentom wysokiej jakości opieki poprzez
efektywne i po uzasadnionych kosztach usługi w dziedzinie nabywania, składowania i dystrybucji
farmaceutyków, zintegrowanej z usługami farmacji klinicznej. Powoduje to, że służby zaopatrzenia stale
dążą do dostarczenia właściwego leku o odpowiedniej jakości i we właściwej dawce do odpowiedniej osoby
we właściwym czasie i po minimalnych kosztach.
Zadania służb zaopatrzenia są następujące:
• Nabywanie farmaceutyków w jak najefektywniejszy sposób, który spełnia wymagania instytucji.
• Zapewnienie odpowiedniego składowania, rotacji zapasów, minimalizacji strat i bezpiecznego usuwania
farmaceutyków.
• Utrzymywanie właściwych zapasów leków, niezbędnych w nagłych sytuacjach występujących w szpitalu
i poza nim.
• Szkolenie i rozwój personelu, aby mógł spełniać powyższe zadania.
Takie zadania oznaczają, że dział zaopatrzenia farmaceutycznego odgrywa istotną równoważącą rolę w
utrzymywaniu minimalnego poziomu zapasów (uwalniając kapitał operacyjny), zapewniając jednocześnie
dostępność leków na czas. Nabywając leki po dobrej cenie, apteka centralna oszczędza środki, które można
przeznaczyć na inne leki, zamiast na obsługę procesów.
Apteka centralna stale monitoruje generowane przez siebie koszty i próbuje usprawnić swoją działalność,
aby uzyskać dalsze oszczędności.
2. Informacje o procesach
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pracownicy zaangażowani w zakupy i gospodarkę magazynową: 23
Pracownicy zaangażowani w kontrolowanie zamówień, którzy nie są zatrudnieni w dziale
farmaceutycznym: 2
Liczba pracowników zaangażowanych w dystrybucję zakupionych towarów: 2
Liczba stanowisk, z których można zamówić produkty farmaceutyczne: 400
Liczba obsługiwanych towarów: 30 000 pozycji kompletacyjnych (zamawianych towarów).
Liczba zamówień składanych rocznie dostawcom przez aptekę: 4500
Koszty operacyjne apteki centralnej wynoszą do 3% kapitału zaangażowanego w aptece.
Wartość zamówień: 16 mln. £ (25.6 mln. $, 21.6 mln. Euro).
99% dostawcom płaci się w ciągu 30 dni od otrzymania faktury.
Liczba otrzymywanych faktur: 12 000
Najwięksi partnerzy handlowi: hurtownicy (85%)
Poziom obsługi w aptece centralnej: 97%
Średnia roczna rotacja zapasów w aptece centralnej: 10
Przepływ dokumentów
Liczba etapów, na drodze pomiędzy osobą, która chce złożyć zamówienie (zamawiającym) a końcowym
punktem, w którym zamówienie jest składane: 2 (nie ma przepływu papierów pomiędzy zamawiającym i
działem farmaceutycznym, który egzekwuje zamówienia)
% zamówień wysyłanych poprzez EDI: 45%
% zamówień wysyłanych poprzez EDI według kategorii zakupów: 65%
Wartość zamówień wysyłanych poprzez EDI według wartości: 55%
Liczba faksów wysyłanych na jedno zamówienie: 0
Liczba rozmów telefonicznych na jedno zamówienie: 1
Czas realizacji zamówienia
Czas, jakiego potrzebują dostawcy na dotarcie do apteki centralnej (hurtownicy, od których pochodzi 85%
produktów): 1 dzień
Czas, jakiego potrzebują dostawcy na dotarcie do apteki centralnej (pozostali dostawcy): 2 do 5 dni.
strona 29 z 82
3. Opis systemu zamawiania farmaceutyków, zaopatrywania i dystrybucji
Każdy oddział utrzymuje zapas leków zgodnie ze swoją specyfiką i potrzebami. Ponieważ 70% produktów
jest okodowanych, skanowanie na oddziale pomaga aptece centralnej w utrzymaniu właściwych zapasów
leków we wszystkich szpitalach. Informacje na temat poziomu zapasów w aptece centralnej mogą być
sprawdzane przy pomocy sieciowego systemu informacyjnego. Oddziały otrzymują swoje zaopatrzenie
z apteki centralnej i apteki szpitalnej. Apteki te utrzymują minimalną ilość leków (zaopatrzenie na jeden
tydzień), a ich zapasy są uzupełniane z apteki centralnej.
Łańcuch zaopatrzenia w produkty farmaceutyczne przedstawia rys. VII.C.2-1
Hurtownicy
Wykorzystanie kodów
kreskowych i EDI (tylko
dowód dostawy na papierze)
Apteka Centralna
obsługuje 15
szpitali. Działa też
jako producent
kreskowych (bez papieru)
1 etap od wysłania
zamówienia
Apteka
Szpitalna
kreskowych (bez papieru)
2 etapy od wysłania zamówienia
Oddział
Pacjent
i dystrybutor
niektórych produktów
kreskowych i EDI (bez papieru)
Producenci
Wiele leków dostarcza się
na oddział bezpośrednio
z apteki centralnej
Przepływ dostaw produktów farmaceutycznych
Przepływ zamówień produktów farmaceutycznych
Inne organizacje świadczące
opiekę zdrowotną
Uwaga: Dostawa produktu od hurtownika/producenta na oddział zajmuje 48 godzin.
Rys. VII.C.2-1 Proces nabywania i dystrybucji produktów farmaceutycznych w Szpitalu Uniwersyteckim St.
James
Wykonywanie zadań związanych z zamawianiem i dystrybucją
W ostatnich latach wzrósł wpływ farmaceutów na wybór leków (decyzje te są podejmowane kolektywnie
razem z pielęgniarkami i lekarzami). Technicy farmaceutyczni lub medyczni (MTO) ponoszą
odpowiedzialność operacyjną za gospodarowanie zapasami, pod ogólną strategiczną kontrolą farmaceuty.
MTO, wspomagani przez asystentów technicznych (ATO), monitorują i kontrolują konsumpcję leków,
z wykorzystaniem narzędzi do automatycznego gromadzenia danych.
Dzięki temu, pielęgniarki zostały uwolnione od funkcji administracyjnych, takich jak kontrola i zarządzanie
zapasami na poziomie oddziału i mogą poświęcić więcej czasu pacjentom.
Jak już zaznaczono wcześniej, apteka szpitalna nie przechowuje dużych zapasów. Zajmuje się dziennymi
zaleceniami lekarskimi dla pacjentów i stara się utrzymać zapasy zaspokajające tygodniowe
zapotrzebowanie. Zapotrzebowania są składane z wykorzystaniem wewnętrznych numerów GTIN-13. Dzięki
wykorzystaniu ADC i EDI, utrzymywany jest minimalny poziom zapasów w całym łańcuchu dostaw,
pomiędzy apteką centralną, różnymi szpitalami i oddziałami.
W aptece centralnej dane są zbierane automatycznie, a więc informacje są wprowadzane tylko raz i nie
trzeba ich wprowadzać ponownie w żadnym punkcie wewnętrznego łańcucha dystrybucji w szpitalu.
Ponadto, jeżeli wchodzące produkty są okodowane, czy to kodem GTIN-13 czy GS1-128, są one
skanowane i mapowane do bazy danych, powodując automatyczną aktualizację stanu zapasów.
Dwa razy w tygodniu ATO wizytuje oddziały i skanuje numery z tacek, na których zapasy osiągnęły poziom
minimalny. Informacje te są następnie ładowane do systemu komputerowego, inicjując automatyczne
generowanie zamówienia w aptece centralnej. W wyniku tego drukowany jest kwit kompletacyjny, który
strona 30 z 82
umieszcza się na towarze (bez ponownego wprowadzania informacji). Dystrybucja zaopatrzenia odbywa się
dwa razy dziennie. Ponieważ wiele leków nie jest przechowywanych w aptece szpitalnej, centralna apteka
automatycznie zaspokaja zapotrzebowanie oddziałów. W sytuacjach, kiedy na oddziale pilnie potrzebny jest
jakiś produkt farmaceutyczny, zamówienie przesyłane jest do apteki centralnej bezpośrednio z oddziału.
Grupa szpitali pracuje obecnie nad przekazaniem całej dystrybucji oddziałowej i kompletowania zamówień
oddziałów do magazynu apteki centralnej, eliminując w ten sposób duplikację zapasów w aptekach
szpitalnych.
Centralna baza danych kupowanych leków (baza danych systemu zaopatrzenia różni się od bazy danych
leków wydawanych) przechowuje zapisy wszystkich leków w różnych miejscach szpitali (ambulatorium
i oddziały dla pacjentów zewnętrznych). Wszystkie wewnętrzne kody leków łączy z kodem apteki centralnej.
Baza danych leków wydawanych
Nazwa
Wewn.
Poziom
Nr GS1
Nr serii prod. Data ważn. Ce
własna szpitalny Dawka
pak.
na
leku
nr leku
Paraceta PARt 500 500 mg
1
5025123678923 JUNABC96 Nov 2004
mol
Min. Wlk.
poziom zap.
zam.
10
14
Kod wewnętrzny w bazie danych wydawanych leków składa się z trzech liter nazwy własnej leku
(wymienione są jedynie nazwy własne), po którym następuje sposób podawania leku (i = iniekcja, h =
inhalacja, t = tabletka itd.) oraz dawka. Skanowane dane są mapowane do bazy danych, aktualizując
informacje o zapasach, a zamówienia z oddziału są automatycznie mapowane do przedstawionej niżej bazy
danych leków kupowanych:
Baza danych leków kupowanych
Nazwa
Poziom
Nr GS1
własna Dawka
pak.
na
leku
Paraceta 500 mg
1
5025123678923 JUNABC96 Nov 2004
mol
Min. Wlk.
poziom zap.
zam.
10
14
Kod wewnętrzny w bazie danych wydawanych leków składa się z trzech liter nazwy własnej leku
(wymienione są jedynie nazwy własne), po którym następuje sposób podawania leku (i = iniekcja, h =
inhalacja, t = tabletka itd.) oraz dawka. Skanowane dane są mapowane do bazy danych, aktualizując
informacje o zapasach, a zamówienia z oddziału są automatycznie mapowane do przedstawionej niżej bazy
danych leków kupowanych:
Baza danych leków kupowanych
Nazwa
Poziom
Nr GS1
własna Dawka
pak.
na
leku
Paraceta 500 mg
1
5025123678923 JUNABC96 Nov 2004
mol
Min. Wlk.
poziom zap.
zam.
10
14
Uwaga: różnica polega na tym, że baza danych leków kupowanych nie zawiera wewnętrznych numerów
identyfikacyjnych.
Kiedy zapas danego leku osiągnie swój minimalny założony poziom, zwany minimalnym poziomem złożenia
zamówienia w aptece centralnej, automatycznie generuje komunikat EDI „Zamówienie” i powoduje wysłanie
go do hurtownika. Hurtownik reaguje wysyłając zamówione towary oraz komunikat ‘Faktura’. Oprócz
identyfikatora produktu i innych danych, komunikat ‘Faktura’ zawiera numer serii produkcyjnej każdego
strona 31 z 82
dostarczanego leku. Dla pewnych lekarstw (produktów radioaktywnych), które zamawia się według numeru
serii, pojawia się on bezpośrednio zarówno w komunikacie ‘Zamówienie’ jak i ‘Faktura’.
Schemat przepływu dokumentów ilustruje poniższy rysunek:
Skanowane
informacje
ładowane do
komputera
Zamówienie i faktura
poprzez EDI *
Dostawcy
Apteka Centralna
obsługująca 15
szpitali
• Tworzenie zamówienia i
transmisja poprzez EDI
• Transport
• Dostawa
• Tworzenie i transmisja faktury poprzez EDI
• Kontrola kredytowa
• Rozliczenie faktury
• Przelew
Apteka
Szpitalna
Zamówienie generowane
automatycznie
kiedy poziom zapasów
spada poniżej minimum.
Generuje to również
kwit kompletacyjny
Skanowanie informacji
skanerem ręcznym
Konsumpcja
Oddział
Pacjent
Zalecenia lekarskie
Połączenie do towarów, które
nie są składowane w
aptece szpitalnej
Przepływ informacji
* Komunikat “Zamówienie” zawiera identyfikator produktu i
numer serii produkcyjnej dla niektórych produktów
“Faktura” zawiera identyfikator produktu i numer serii produkcyjnej
Działania inicjujące
proces odnowienia zapasów
Rys. VII.C.2-3 Proces nabywania i dystrybucji produktów farmaceutycznych w Szpitalu Uniwersyteckim St.
James – przepływ dokumentów/informacji
4. Korzyści
• Wykorzystywanie automatycznego gromadzenia danych i EDI w oparciu o międzynarodowe standardy
pozwoliło wyeliminować do zera błędy przy zamawianiu, przyjmowaniu i dystrybucji (dane z audytu).
• Roczne przeterminowanie leków zredukowano do zera.
• Obrót zapasów w aptece szpitalnej został zwiększony 20 krotnie.
• Doświadczenie w przeprowadzaniu zmian pozwoliło szpitalowi efektywnie zainicjować i wprowadzić
zmianę.
• Nakłady kapitałowe zostały przeniesione z procesów administracyjnych na zakup potrzebnych leków.
Część 2: Szpital A.Z. St. Jan - Brugia - Belgia
1. Cykl dystrybucji leków począwszy od pacjenta
Szpital A.Z. St. Jan w Brugii, jeden z największych w Belgii, był pierwszym, który wdrożył system rozliczeń
wykorzystania produktów farmaceutycznych na poziomie pojedynczych dawek. Był on również jednym
z pierwszych szpitali stosujących i promujących wykorzystanie EDI przy współpracy z dostawcami.
Organizacja działu aptecznego w szpitalu St. Jan uważana jest za efektywną i zorientowaną na potrzeby
odbiorców.
Najważniejszym bodźcem, który skłonił szpital A.Z. St. Jan do inwestowania w kody kreskowe i EDI z
wykorzystaniem standardów GS1, była chęć zmniejszenia ilości błędów przy zamawianiu. Były one
spowodowane różnymi opisami produktów stosowanymi przez szpital i jego dostawców. Systematyczne
stosowanie dla farmaceutyków identyfikatorów GS1 pozwoliło skorygować te błędy i obecnie wszystkie leki
są identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki.
strona 32 z 82
Cykl uzupełniania leku zapoczątkowywany jest w momencie jego konsumpcji przez pacjenta (tzn. leki są
skanowane na poziomie dawki), gdzie odbywa się jego podawanie (patrz rys. VII.C.2-3). Informacja ze
skanerów jest następnie przekazywana do Szpitalnego Systemu Informacyjnego (HIS). Jeżeli poziom
zapasów spadnie poniżej punktu ponownego zamówienia w aptecznej bazie danych, wysyłany jest
komunikat EDI z zamówieniem do dostawców (patrz rys. VII.C.2-4).
Informacje ogólne
Liczba łóżek: 800
Liczba dostawców produktów farmaceutycznych: 300
Ogólna wartość dostaw produktów farmaceutycznych: 470 mln BEF (13.5 mln $ lub 11.5 mln Euro)
Łączna liczba generowanych rocznie zamówień: 2000
Wartość transakcji zawieranych przy pomocy EDI: 60%
2. Opis procesu
Pojedyncze dawki wszystkich produktów farmaceutycznych, łącznie z ampułkami i płynami infuzyjnymi,
oznaczane są numerem GTIN-13. Na produkty, które nie zostały oznaczone przez producenta, dział
apteczny nadaje wewnętrzne numery GS1. Numery wewnętrzne są także stosowane do klasyfikacji
produktów farmaceutycznych w następujący sposób:
20 P1P2A1A2A3A4A5A6A7A8A9C
Gdzie:
20 jest numerem GS1 zarezerwowanym do użytku wewnętrznego24;
P1P2 oznacza dział w obrębie szpitala np. dział zakupów, radiologia, apteka, laboratorium itp.
A1A2A3A4A5A6A7A8A9 numer nadawany towarowi przez szpital;
C cyfra kontrola obliczana według algorytmu modulo 10.
Przykład:
100mg ACETAMINOPHEN w aptece może być opisane jako 2030035100305
gdzie:
20 jest numerem wewnętrznym GS1, tutaj zarezerwowanym dla towarów;
30 oznacza prefiks apteki;
03510030 jest wewnętrznym numerem nadanym dla preparatu ACETAMINOPHEN;
5 jest cyfrą kontrolną obliczoną według algorytmu modulo 10.
Producent może z kolei jednoznacznie zidentyfikować ACETAMINOPHEN nadając mu jednoznaczny numer
GTIN-13, np. 9416966001899
W bazie danych dotyczącej zakupów apteki szpitalnej znajdzie się następujący zapis:
Nazwa leku
Dawka
ACETAMINOPHEN
100 mg
Numer
producenta
9416966001899
Wewnętrzny numer
leku
203003510030525
.......
Każdy oddział przechowuje zapas leków na poziomie pojedynczych dawek. W celu monitorowania i kontroli
procesu administrowania leków, każdy z nich oznaczony jest odrywalną etykietką z kodem GTIN-13. Tam,
gdzie nie ma jeszcze urządzeń skanujących, etykietka jest odrywana i w momencie użycia danej dawki leku
przyklejana na specjalny formularz. Ten z kolei pod koniec dnia pracy jest przekazywany do apteki, gdzie
poprzez skanowanie dane o zużytych lekach wprowadzane są do komputera. Informacje uzyskiwane dzięki
skanowaniu są wykorzystywane nie tylko do kontroli zapasów (co przedstawiono na rys. VII.C.2-6), ale służą
także do uaktualniania konta pacjenta w jego firmie ubezpieczeniowej.
24
20-29 są to numery GS1, które mogą być używane w obiegu wewnętrznym. Na przykład w szpitalu A.Z. St Jan 20
jest stosowany do oznaczania towarów, 21 do personelu szpitalnego itp.
25
Dokładniejsze informacje dotyczące wewnętrznych numerów GS1 znajdują się w rozdz.VII.C.3
strona 33 z 82
Procesy przebiegające w aptece i ich połączenie z HIS przedstawia rys. VII.C.2-5.
3. Korzyści
System ten pomógł wyeliminować straty produktów farmaceutycznych w szpitalu, sporządzać aktualne
zapisy zużycia leków, zminimalizować zapasy produktów farmaceutycznych oraz uporządkować relacje
z władzami służby zdrowia i firmami ubezpieczeniowymi.
ODDZIAŁ
APTEKA
ADMINISTRACJA
Kartoteka pacjenta
Oryginalna
recepta
System
informacyjny
szpitala
Zarządzanie
zapasami
Kopia
recepty
lekarskiej
dołączona
do
formularza
medycznego
i do karty
leczenia
pacjenta
Miejsca
EDI poprzez
EANCOM
Formularz
administracyjny
skanowania
Statystyka
Etykieta
Kontrola
zużycia leków
i lista leków
Ubezpieczenie
Zlecenia
zakupu
leków
Pojedyncza dawka
d
Pacjent
Rys. VII.C.2-5 System dystrybucji leków w szpitalu St Jan w Brugii
strona 34 z 82
Podanie leku pacjentowi
Zmniejszenie zapasu na oddziale
Dostarczenie leku na oddział
po osiągnięciu minimalnego
poziomu zapasów
Zmniejszenie zapasu w aptece centralnej
Automatyczny zapis zużycia leku
Ocena poziomu zapasów względem tempa zużycia leków
Jeżeli poziom zapasów < miesięczne zużycie razy
założony współczynnik bezpieczeństwa, x
lub
Jeżeli zapasy < 2 razy zużycie z ostatnich 10 dni
Generowanie zlecenia zakupu
Transmisja zlecenia zakupu poprzez EDI
Rys. VII.C.-.6 - System zarządzania zapasami leków w szpitalu A.Z. St. Jan w Brugii
Część 3: Identyfikacja pojedynczych dawek na oddziale przy pomocy numeru GTIN-13
1. Wprowadzenie
W wielu krajach przepisywane przez lekarza produkty farmaceutyczne (Prescription pharmaceutical products
- Ppps) nie są identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki. Jednakże nasilające się dążenie do
zmniejszania liczby błędów, zwiększania efektywności kontroli zapasów Ppps i korzystania
z automatycznego gromadzenia danych, zrodziło potrzebę jednoznacznej identyfikacji wszystkich
produktów farmaceutycznych w miejscu ich użycia. GS1 Nowa Zelandia, łącznie z przemysłem
farmaceutycznym i szpitalami, opracowało niezbyt kosztowny system postępowania dla instytucji, w których
pojedyncze dawki nie są oddzielnie pakowane i oznaczane kodem kreskowym.
2. Kwestie nie załatwione
1. Brak jednoznacznej identyfikacji na poziomie pojedynczej dawki.
2. Brak standardu dla najmniejszej jednostki miary.
strona 35 z 82
Identyfikacja na poziomie pojedynczej dawki
Produkty farmaceutyczne wydawane na receptę (Ppps) identyfikowane są na poziomie jednostek
wysyłkowych, a nie na poziomie pojedynczych dawek, co oznacza, że identyfikatory GS1 odnoszą się do
butelki zawierającej pięćdziesiąt lub sto tabletek, ale nie ma identyfikacji pojedynczych tabletek.
Większość Ppps jest produkowanych i wysyłanych w ilościach masowych, ale wydawanych przez apteki
i szpitale w ilościach niezbędnych dla jednej kuracji, co zazwyczaj obejmuje szereg pojedynczych dawek.
Niektórzy producenci Ppps na tym etapie niechętnie odnoszą się do pakowania swoich produktów na
poziomie pojedynczych dawek. Proponuje się jednak, aby dla każdego Ppps producent przydzielał numer na
poziomie dawek. Na przykład butelka produktu Y zawierająca 100 tabletek może otrzymać numer GTIN-13
9412345000019. Numer ten może być wprawdzie stosowany do zamawiania i kontroli zapasów, ale nie jest
przydatny przy wydawaniu lub administrowaniu Ppps. Sugeruje się, by producent Ppps przydzielał inny
numer GTIN-13 identyfikujący pojedynczą tabletkę Y, np. 9412345000026.
A zatem,
Butelka zawierająca 100 tabletek będzie miała identyfikator:
Pojedyncza tabletka będzie miała identyfikator:
9412345 00001 9
9412345 00002 6
Format ten jest zgodny ze standardem nadawania numerów GS1 identyfikujących produkty na najniższym
poziomie.
Kiedy produkt farmaceutyczny jest wydawany lub administrowany, to jest on identyfikowany po numerze
pojedynczej dawki. Przy wydawaniu lub administrowaniu określana jest liczba tabletek lub mililitrów. Na
przykład, kiedy aptekarz sprzedaje produkt, ilość wystarczająca do jednej kuracji może wynosić 20 tabletek,
ale przy podawaniu choremu ilość może wynosić 1 lub 2. W każdym z tych przypadków ilość będzie
określana przy pomocy identyfikatora pojedynczej dawki.
Standaryzacja miary na poziomie pojedynczych dawek
Istnieje ogromna potrzeba opracowania standardowej metody określania miary dla wszystkich rodzajów
Ppps.
Sugeruje się następujące rozwiązanie:
•
•
•
•
Tabletki i kapsułki – identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki.
Płyny – identyfikowane według mililitrów.
Kremy i Proszki – identyfikowane według gramów.
Zastrzyki - pojedynczy zastrzyk, identyfikowany na poziomie pojedynczej dawki
- jeżeli ampułka zawiera więcej niż jeden zastrzyk, to identyfikuje się je według mililitrów.
Identyfikacja pojedynczych dawek kodami kreskowymi
Ponieważ Ppps nie są identyfikowane na najniższym poziomie lub na poziomie pojedynczych dawek,
sugeruje się, aby pudełko lub butelka zawierały dwa kody kreskowe, jeden dla pudełka czy butelki, a drugi
dla pojedynczej dawki. Kod oznaczający pojedynczą dawkę drukowany jest na kartce i umieszczany w
opakowaniu.
W szpitalu, przy podawaniu pojedynczej dawki skanowany jest kod z kartki znajdującej się wewnątrz
opakowania. System kontroli zapasów uaktualnia się wówczas, kiedy wydawana jest cała butelka lub
pudełko.
3. Korzyści
Przyjęcie powyższego rozwiązania umożliwia identyfikację bez ponoszenia zbyt dużych kosztów produktów
farmaceutycznych na najniższym poziomie, umożliwiając bezbłędne zbieranie informacji w pobliżu pacjenta.
Już to przyczynia się do dodania wartości do całego łańcucha dostaw od producenta po miejsce wydania
leku, poprzez zwiększenie dokładności, wyraźniejszą odpowiedzialność i efektywne zarządzanie zapasami.
strona 36 z 82
VII. C. 3 : Zamawianie i dystrybucja towarów medycznych, paramedycznych i innych
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy prof. Danielle Rossi-Turck z Katolickiego Uniwersytetu
w Mons, FUCAM, w Belgii.
Streszczenie
Niniejszy przykład pokazuje, w jaki sposób niektóre szpitale w Belgii przezwyciężyły opór wobec zmian
i dowiodły swoim udziałowcom jakie korzyści jakościowe i ilościowe płyną ze stosowania
międzynarodowych standardów, kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych. Kluczowym
punktem jest to, że dyrekcja jednego ze szpitali uzyskała znacznie więcej korzyści niż było to możliwe
w przypadku niewielkiego eksperymentu. To zadziałało jak katalizator do usprawnienia procesów nie tylko
w tym szpitalu, ale także w wielu innych.
Jakościowe korzyści wdrażania kodów kreskowych i EDI
• Uproszczenie procesów administracyjnych, logistycznych i zaopatrzenia.
• Oszczędność czasu i kosztów poprzez inwestycje techniczne, a dzięki temu lepsza opieka nad
pacjentami.
• Zwiększona motywacja personelu, dzięki wykorzystaniu techniki i wiedzy, że procesy szpitalne zostały
zracjonalizowane.
• Skrócony czas reakcji na potrzeby oddziałów.
• Ściślejsza współpraca z dostawcami.
Korzyści ilościowe
• Oszczędności powyżej 265,000 EURO ($ 300 000) kosztów administracyjnych, dzięki restrukturyzacji
działalności i wdrożeniu techniki.
• Zmniejszenie poziomu zapasów do 15%.
• Zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię magazynową.
1.Wprowadzenie
Ocenia się, że szpitale tworzą wartość dodaną w procesach opieki zdrowotnej w kategoriach pracy
i materiałów w wysokości od 70% do 30%. Jednakże nakład pracy niezbędny do zarządzania materiałami
wynosi 15%, podnosząc średnie koszty gospodarki materiałowej do 45%.
Szpitale mają dwa podstawowe sposoby zwiększenia efektywności i obniżenia kosztów:
Wyeliminować działania, które nie tworzą wartości dodanej
Zainwestować w automatyzację i narzędzia techniki informatycznej
Już samo to pozwala usprawnić zarządzanie operacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Celem omawianego projektu była optymalizacja i standaryzacja wymiany danych pomiędzy wszystkimi
zainteresowanymi stronami, począwszy od dostawców szpitalnych aż do pacjenta. Obejmował on wiele
działań pilotowych, gdzie wdrażano automatyczne gromadzenie danych (ADC) i elektroniczną wymianę
danych (EDI) w oparciu o standardy GS1, a także mierzono korzyści jakościowe i ilościowe. Wyniki
wykazywały, że we wszystkich działaniach pilotowych generowano zbliżone koszty i korzyści.
Tutaj przedstawimy doświadczenia jednego ze szpitali, który nie miał wcześniej żadnej praktyki
w usprawnianiu i zmienianiu procesów - Centre Hospitalier du Grand Hornu (CHGH). Jego dalekowzroczny
zarząd uczynił wielki krok naprzód inicjując pilotowy projekt z pomocą profesora Rossi-Turck z pobliskiego
Katolickiego Uniwersytetu w Mons. Wyniki tego projektu okazały się na tyle zachęcające, że rozpoczęto
proces usprawniania w skali całego szpitala.
strona 37 z 82
2. Informacje ogólne dotyczące miejsca wdrożenia pilotowego
Liczba łóżek: 292
Roczna wartość zakupów: 257 500 000 BEF (6 300,000 EURO lub 7 490 000$)
Liczba pozycji towarowych: 8 500
Liczba dostawców: 110
Liczba zamówień wysyłanych rocznie do dostawców: 9 000
Średnia wartość zapasów: 10 600 000 BEF
Liczba pracowników zaangażowanych w gospodarkę materiałową: 10
Koszty personelu połączone z gospodarką materiałową: 9 700 000 BEF
3.Planowanie projektu
Sytuacja przed rozpoczęciem projektu pilotowego
Szpital CHGH miał niewielkie doświadczenie w zarządzaniu logistycznym i standaryzacji. Przy ocenie
procesów wewnętrznych wykryto wiele problemów, takich jak dublowanie informacji, wielość
i niekompatybilność formatów danych, niepowiązanie ze sobą źródeł informacji, duże wykorzystanie
papierowych formularzy administracyjnych itp...
Wielokrotne wprowadzanie danych przez klawiaturę powoduje podniesienie kosztów nie tylko z powodu
dużej ilości błędów, opóźnień, nadmiernych zapasów i braków asortymentowych, ale także
skomplikowanych procedur zakupu i dystrybucji.
Założenia projektu pilotowego
Przegląd wszystkich procesów zachodzących pomiędzy działem usług logistycznych w szpitalu i jego
zewnętrznymi partnerami handlowymi, pod względem możliwości ich racjonalizacji i instalacji
zintegrowanego systemu informacyjnego.
Wdrożenie zasad Just In Time w restrukturyzowanych procesach logistycznych, aby mieć zawsze właściwy
produkt we właściwym miejscu, właściwym czasie, właściwej ilości, by lepiej służyć pacjentom.
Analiza potrzeb oddziałów i wypracowanie naukowych narzędzi do kontroli i zarządzania zapasami, aby
zapewnić właściwy poziom zapasów, umożliwiając podniesienie jakości świadczonej pacjentom opieki po
niższych kosztach.
Promowanie gromadzenia i wymiany informacji w oparciu o międzynarodowe standardy (GS1) i stworzenie
modelu danych, który wykaże, gdzie kody kreskowe najlepiej pomogą usprawnić procesy.
Stworzenie relacyjnych baz danych, aby zapewnić dokładne informacje na temat schematu konsumpcji, co
przyniesie korzyści zarówno dla szpitala, jak i jego dostawców.
Wdrożenie EDI w celu zracjonalizowania przepływu papierów oraz zmniejszenia opóźnień i obniżenia
kosztów, zwiększając w ten sposób efektywność dostaw i procesów dystrybucji.
Zadbanie o to, aby wraz z wdrożeniem EDI, działania “nowej” organizacji były dobrze skoordynowane, co
pozwoli na uzyskiwanie pełnych korzyści z EDI jako narzędzia usprawnień (tzn. aby wszystkie
zainteresowane strony osiągnęły konsensus co do tego jakie dane są wymagane, jak mają być
przechowywane, komunikowane, administrowane i jak należy nimi manipulować).
Promowanie partnerstwa pomiędzy szpitalem i dużymi partnerami jako koncepcja ‘wygrywającywygrywający’.
4.Wdrożenie projektu
Powyższe punkty zostały pogrupowane w 3 kolejno po sobie następujące fazy opracowania w następujący
sposób:
(i) Analiza istniejącego systemu w kategoriach przepływu informacji i dóbr
(ii) Odnotowanie nieefektywności w procesach logistycznych i administracyjnych
(iii) Proces wdrożenia
(i) Analiza istniejącego systemu
Pierwszym etapem określania funkcjonalności informacji było identyfikowanie wszystkich danych
regularnie stosowanych przez wielu uczestników łańcucha dostaw. Osiągnięto to poprzez rozmowy
strona 38 z 82
z osobami pracującymi przy składaniu zamówień, przyjmowaniu, inwentaryzowaniu i dystrybucji
dostarczonych towarów (medycznych, paramedycznych i nieżywnościowych).
Zebrane informacje zostały rozrysowane na schemacie pokazującym przepływ dokumentów pomiędzy
różnymi punktami świadczenia usług. Schemat ten został następnie przetworzony w diagram pokazujący
podwójne przedstawienie zmapowanych informacji (rys. VII.C.3-1). Przedstawia on przepływ informacji i jego
najważniejszych uczestników (uczestnicy zewnętrzni zaznaczeni są kółkami, a wewnętrzni prostokątami).
Dostawcy
Laboratorium
Zarząd
Apteka
Centrum
Informatyczne
Pielęgniarki
Sterylizacja
K sięgowość
K ontrola
Finansowa
O ddziały
Dział zakupów
Dział Usług
Technicznych
M agazyn Centralny
Rys. VII.C.3-1 Schemat przepływu informacji w CHGH
Następny etap obejmował analizę zależności pomiędzy dokumentami w kolejności chronologicznej. Składały
się na nią procesy tworzenia i przetwarzania dokumentów, tj. kto tworzy dany dokument, w jakim celu oraz
do kogo i dlaczego ten dokument przesyła.
(ii) Odnotowywanie nieefektywności w procesach logistycznych i administracyjnych.
Na podstawie poprzedniej analizy można było wskazać wiele wad w procesach administracyjnych
i logistycznych. Zostały one zidentyfikowane na podstawie pewnych arbitralnie dobranych kryteriów, tj.
zbędnej złożoności wprowadzonej do poszczególnych zadań, użyteczności dokumentów, podobieństwa
zadań, wąskich gardeł, punktów, w których często występują błędy itp.
Analiza ta wykazała następujące nieefektywności:
- Liczba wewnętrznych dokumentów od punktu złożenia zamówienia do wykonania zamówienia i przyjęcia
towaru: 55
- Liczba zadań zawartych w cyklu składania zamówień: 14
- Liczba punktów składania zamówień w bezpośrednim kontakcie z dostawcami: 30
- Liczba ludzi zaangażowanych w procesie: 10
- Liczba transakcji w cyklu składania zamówień: 13
- Długość cyklu od złożenia zamówienia do dostawy: 2 miesiące (z powodu opóźnień wewnętrznych
i zewnętrznych).
strona 39 z 82
Wzajemne zależności pomiędzy źródłem i konsekwencjami nieefektywności przedstawiono na poniższym
rysunku.
NIEEFEKTYWNOŚCI
⇓
Źródła
- Brak standardów administracyjnych
- Brak planowania strategicznego
- Brak zintegrowanego systemu
informacyjnego
- Wiele punktów decyzyjnych i kontrolnych
⇒
⇓
Konsekwencje
- Zbędne dokumenty
- Zbędne zadania
- Częste błędy
- Więcej czasu poświęcanego na
wykonywanie tych samych zadań
- Nadmierne zapasy
- Wysokie koszty administracyjne
- Niewłaściwie zdefiniowane funkcje
- Słaba motywacja
Rys. VII.C.3-2 Źródła i konsekwencje nieefektywności
(iii) Proces wdrożenia
W oparciu o powyższe ustalenia podjęto następujące działania w celu usprawnienia procesu składania
zamówień:
a) Restrukturyzacja organizacji wewnętrznej
b) Opracowanie standardów oraz wdrożenie narzędzi ADC i EDI w oparciu o standardy GS1.
a) Restrukturyzacja organizacji
Wdrożono nowy model organizacyjny ponownie definiujący zakres odpowiedzialności poszczególnych
uczestników procesu. Uczestnicy wewnętrzni zostali ograniczeni, a punkty decyzyjne i kontrolne
scentralizowane na poziomie funkcji zakupów i działu księgowego. Rysunek VII.C.3-3 ilustruje model
organizacyjny (a także użycie narzędzi ADC i EDI).
b) Opracowywanie standaryzacji:
Międzynarodowa standardowa struktura numerów dla identyfikacji produktów
Dla zoptymalizowania danych na temat przepływu produktów istniała konieczność stosowania przez
wszystkich partnerów standardowych numerów towarowych, aby umożliwić jednoznaczną identyfikację
każdego produktu do celów śledzenia i kontroli. Okazało się to absolutną koniecznością przy wprowadzaniu
EDI i gospodarki elektronicznej. Przyjęcie tej samej standardowej struktury (wewnętrznej i zewnętrznej
identyfikacji towarów) stworzyło poza tym możliwość racjonalizacji zewnętrznych i wewnętrznych procesów
logistycznych.
strona 40 z 82
Zapytanie o stan
zapasów
przez skanowanie
etykiet z kodami
kreskowymi
UŻYTKOWNICY
Automatyczna rejestracja konsumpcji
przy pomocy kodów kreskowych (EAN)
- ADC
Automatyzacja procedur składania
zapotrzebowania na produkty
Magzyn Centralny
Procedury automatycznego
uzupełniania zapasów
Automatyczna kontrola zapasów
jako konsekwencja skanowania ADC
Kontrola awiza wysyłki/dostawa wg
danych ze skanowania - ADC
B
A
Z
A
D
A
N
Y
C
H
Bezpośrednie
zapytania
przez skanowanie
kodów kreskowych
w szczegółowych
katalogach
Dział zakupów
Nomenklatura produktów ze
standardowymi kodami
identyfikacyjnymi produktów (EAN)
Statystyczna analiza konsumpcji
Procedury automatycznego składania
zamówień
Kontrola i zarządzanie zapasami
EDI
PRICAT
ORDER
ORDRSP
EDI
Dział Księgowy
Kontrola faktur/zamówień
Płatności
EDI
INVOIC
REMADV
EDI
Dostawcy
Oferty cenowe
Zarządzanie katalogiem
produktów
Potwierdzenie zamówienia
Faktura
Rys. VII.C.3-3 Docelowy model organizacyjny
Baza danych została przystosowana do przyjmowania produktów oznaczonych numerami GS1 o polu
długości 14 cyfr26. Oprócz numerów towarowych nadawanych przez producenta, szpital stworzył
wewnętrzną strukturę numerów GS1 dla celów klasyfikacji produktów (numery GS1 nadane przez
producenta są nieznaczące i dlatego nie zawierają żadnej informacji). Klasyfikacja ta ma następującą
strukturę:
20 SS FF C GG PPP C
Gdzie:
20 :
SS :
FF :
C :
GG :
PPP:
C :
Prefiks GS1 dla dystrybucji wewnętrznej
Użytkownik
Rodzina produktów
Klasa produktów
Grupa produktów
Numer kolejny produktu
Cyfra kontrolna
Na przykład taśma 2.5 cm Transpore 3M otrzymała wewnętrzny numer GS1 2048039140012, co oznacza
następującą klasyfikację:
20 48 03914001 2
26
Wszystkie numery GS1C pochodzą z puli 14 cyfrowej i dlatego konieczne jest dostosowanie pola identyfikacyjnego
bazy danych produktów do pola o długości 14 cyfr.
strona 41 z 82
20:
48:
03 :
9:
14 :
001:
2:
Wewnętrzny kod GS1
Dział ortopedyczny
Rodzina produktów opatrunkowych
Klasa bandaż
Grupa do opatrunków gipsowych
Numer seryjny towaru
Cyfra kontrolna
Ponieważ coraz większą wagę przywiązuje się do rozliczania centrów kosztów w szpitalu, konieczne było
zidentyfikowanie tych centrów. W tym kontekście znaczący numer wewnętrzny ułatwił analizę danych
dotyczących konsumpcji. Ponadto, stosowanie tego samego rodzaju kodów kreskowych zarówno dla
towarów przyjmowanych, jak i dla użytku wewnętrznego znacznie uprościło złożone procedury
administracyjne i problemy techniczne, a także ułatwiło zarządzanie bazami danych.
Numer towarowy GS1 działał jako klucz dostępu do informacji na temat produktów w bazie danych,
natomiast kod wewnętrzny ułatwił zarządzanie materiałami w samym szpitalu.
Następny rysunek VII.C.3-4 ilustruje powiązanie pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi numerami GS1.
Standaryzacja procedur uzupełniania zapasów
W tym samym czasie promowano stosowanie numerów GS1 (wewnętrznych i zewnętrznych) w szpitalu (dla
produktów, które nie miały numerów, tworzono numery wewnętrzne). Etykiety z kodem kreskowym GS1 na
produktach i szczegółowe katalogi z kodami kreskowymi, w połączeniu z zastosowaniem przenośnych
skanerów przyspieszyły procesy administracyjne i zwiększyły ich poprawność. Pomogło to również określić
modele zużycia produktów, wdrożyć techniki Just In Time oraz obniżyć poziom zapasów. W niektórych
przypadkach skanowanie kodów kreskowych automatycznie powoduje składanie zamówień w momencie
osiągnięcia punktu krytycznego. W innych przypadkach (zwłaszcza dla najkosztowniejszych produktów),
zdołano wyznaczyć “Optymalną Ekonomicznie Wielkość Zamówienia”. Analiza statystyczna danych
dotyczących rzeczywistej konsumpcji pozwoliła na zbudowanie modelu prognozowania - Rys. VII.C.3-5 - dla
każdej rodziny produktów, z uwzględnieniem trendów zużycia, zmienności, sezonowości itp. Prognozy te
połączono następnie w dynamiczny model zapasów, w oparciu o zasadę punktu ponownego zamówienia
i podwójny system zapasów (zapasy normalne i zapasy bezpieczeństwa).
strona 42 z 82
Wewnętrzny numer GS1
20-SSFFKGGPPP-X
• Poziom zapasów itp...
⇑
Kartoteka zapasów
Skanowanie
wewnętrznego ⇒
⇒ Zamówienie
Numer GS1 5412345111115
• Opis produktu
• Ilość
⇒ • Cena itp...
⇑
numeru GS1
⇒
20-SSFFKGGPPP-X
⇓
Kartoteka produktów
⇓
Wewnętrzny numer GS1
20-SSFFKGGPPP-X
Numer GS1 5412345111115
• Opis produktu
• Punkt ponownego zamówienia
• Ekonomiczna wielkość zamówienia
• itp...
Rys. VII.C.3-4 Związek pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi numerami GS1
Prognoza na następne trzy miesiące dla
okładów sterylnych
Prognoza na kolejne 3 miesiące dla
zestawów dożylnych
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Ilość
Ilość
400
300
200
100
Trend
Trend +/- σ
Prognozy
Rys.
VII.C.3-5 Model prognozowania
05-97
01-97
09-96
05-96
01-96
09-95
05-95
01-95
09-94
05-94
01-94
05-97
01-97
09-96
05-96
01-96
09-95
05-95
01-95
09-94
05-94
01-94
09-93
05-93
01-93
0
strona 43 z 82
Opracowano standardową procedurę uzupełniania zapasów, z zastosowaniem zasady podwójnych zapasów
(tzw. system dwóch skrzyń), w następujący sposób:
Obliczoną wielkość zapasów podzielono na dwie części: zapas aktywny (AS) i zapas rezerwowy (RS). Kiedy
zapas aktywny zostaje całkowicie zużyty, skanowany jest kod kreskowy, co automatycznie generuje złożenie
zamówienia. W tym momencie zapas rezerwowy staje się zapasem aktywnym na następny okres. Na
podstawie analizy danych dotyczących konsumpcji, określany jest nowy poziom niezbędnych zapasów
i tworzy się nowe zapasy bezpieczeństwa (SS) i zapasy rezerwowe (rys. VII.C.3-6).
Ewolucja zapasów fizycznych
AS=Q0/2
SS
SS
RS=Q0/2
AS= Q0/2
SS1
SS1
RS=Q0/2
SS
RS= Q1/2
RS=Q1/2
↓
↓
↑
↓
----------------------------------------------------------------------|-------------------------------------->
T0
T1
T2
T1+δ |
|
↓
↓
SS1
|
SS2
RS= Q1/2
---------------------------------RS= Q2/2
Ewolucja niezbędnych zapasów
Czas
Rys. VII.C.3-6 Zarządzanie uzupełnianiem zapasów
5. Analiza kosztów / zysków
Kody kreskowe – Analiza kosztów / zysków
Ocena dotyczyła kosztów przed i po wprowadzeniu kodów kreskowych oraz zawartych w wewnętrznym
procesie składania zamówień.
Początkowo eksperyment obejmował trzy działy (Ortopedię, Gastroenterologię oraz Intensywną Terapię),
zanim wdrożono go w całym szpitalu. Wewnętrzny koszt procesu składania zamówień oceniono na 38.2%
wartości produktów (w oparciu o analizę sterylnych produktów paramedycznych).
Biorąc pod uwagę średnią liczbę zamówień rocznie dla wszystkich działów i średnią liczbę towarów
przypadających na jedno zamówienie, obliczono średni wewnętrzny koszt składania zamówienia
przypadający na dany dział. Wynik ten przeniesiono następnie na wszystkie działy szpitala. Wyniki
przedstawiono w nastepującej tabeli:
Oddział szpitala
Chirurgia ortopedyczna
Gastroenterologia
USI
...
...
Średnia dla działu
Dla 30 działów szpitala i 38.2%
produktów medycznych
Dla całego szpitala i całego
zakresu
produktów
medycznych
Roczne koszty
wewnętrznego
przetwarzania
zamówienia
121.296 BEF
163.620 BEF
192.276 BEF
...
...
119.916 BEF
Czas trwania wewnętrznego
procesu przed wdrożeniem
kodów kreskowych i
skanowania
155 godzin rocznie
199 godzin rocznie
230 godzin rocznie
...
...
196 godzin rocznie
3.597.480 BEF
4.614 godzin rocznie
9.417.487 BEF
12.078 godzin rocznie
strona 44 z 82
Inną motywacją do inwestowania w kody kreskowe była chęć zmniejszenia liczby błędów w wewnętrznych
procesach składania zamówień. Biorąc pod uwagę tylko błędy “obliczeniowe” stwierdzono, że czas
spędzany na ich korygowaniu wynosił 280 godzin rocznie, co kosztowało rocznie 710.738 BEF, tj. 7.5 %
całkowitych wewnętrznych kosztów składania zamówień. To podwyższa roczne całkowite koszty
wewnętrznego procesu składania zamówień do 10.128.225 BEF (254.000 EURO lub 290.000$).
W wyniku tych ustaleń opracowaną następującą nową procedurę:
• Określenie wspólnej terminologii dla wszystkich produktów medycznych z wewnętrznymi numerami GS1
i zastosowanie szczegółowych katalogów z kodami kreskowymi lub etykietą GTIN-13.
• Automatyczne rejestrowanie konsumpcji produktów poprzez skanowanie raz w tygodniu dla każdego
oddziału.
• Automatyczna kontrola i zarządzanie zapasami z procedurą ich uzupełniania, z wykorzystaniem systemu
podwójnych zapasów, powiązane z wielkością “ekonomicznie optymalnego zamówienia” i zapasem
bezpieczeństwa, którego wielkość jest dynamicznie kalkulowana na podstawie danych o konsumpcji.
Porównawczą analizę czasu i kosztów dla wewnętrznego procesu składania zamówień przed i po
wprowadzeniu kodów kreskowych i skanowania przedstawiono w poniższej tabeli:
Przed
Po zastosowaniu
zastosowaniem
kodów
kodów kreskowych
kreskowych
Czas / rok
12 078 godzin
568 godzin
Koszt / rok
10 128 225 BEF
1 119 581 BEF
Zysk
95%
88%
Oszczędność czasu równa była 5 pełnym etatom pielęgniarskim (licząc 38 godzinny tydzień pracy i 48
tygodni w roku). Zysk w czasie interpretowany był w kategoriach “zyskanych możliwości” i wykorzystany
został do podniesienia jakości usług świadczonych pacjentom.
Jak już powiedziano, powyższe oszczędności uzyskano dzięki usprawnieniu wewnętrznego procesu
składania zamówień (z oddziału do działu zakupów) bez rozważania pozytywnego wpływu zmniejszonych
opóźnień i obniżonych zapasów. Dlatego też przedstawione wyżej korzyści są niedoszacowane i można
spodziewać się dalszego obniżenia zapasów w zamówieniu o 15 - 20 %.
Koszt wprowadzenia kodów kreskowych i skanowania przedstawia poniższa tabela:
Przenośny skaner i oprogramowanie
Drukarka laserowa
Papier, etykiety i akcesoria
Wprowadzenie kodów kreskowych dla 2497
produktów
Koszt całkowity
202 070 BEF
192 800 BEF
114 65 BEF
409 242 BEF
918 977 BEF (22 800 EURO lub 26 000$)
Biorąc pod uwagę wielkość powyższych inwestycji, zysk z wdrożenia kodów kreskowych i skanowania w tym
szpitalu wyniósł 8 089 667 BEF (231 000$) w pierwszym roku.
Analiza kosztów / zysków dla EDI
Analiza procesu składania zamówień wykazała, że koszty administracyjne przypadające na jedno
zamówienie wynosiły 1 200 BEF (35 $). Przy zastosowaniu EDI koszty jednego zamówienia wyliczono na
102,5 BEF (3 $). Dla 8500 zamówień rocznie, z których tylko 30% wysyłanych jest za pośrednictwem EDI,
wielkość oszczędności wynosi 2 798 625 BEF (80 000 $) rocznie.
strona 45 z 82
Wysokość inwestycji w EDI przedstawiono poniżej:
Dostęp IBM do VAN
4 020 BEF
Oprogramowanie EDI-TIE
147 750 BEF
Usługodawca EDI – EANCOM®
18 800 BEF / rok
VAN (mailbox)
18 980 BEF/ rok
RAZEM
189 550 BEF (5400$) w pierwszym roku
Zysk netto wynikający z wdrożenia EDI wynosi 2 609 075 BEF (65 800 EURO lub 75 000 $).
Analiza kosztów / zysków dla kodów kreskowych, skanowania i EDI
KOSZTY
KORZYŚCI
Kody
kreskowe i
skanowanie
918 977 BEF
8 089 667 BEF
7 170 690 BEF
EDI
189 550 BEF
2 798 625 BEF
2 609 075 BEF
1 108 527 BEF
10 888 92 BEF
9 779 765 BEF (238 000 EURO LUB
272 000 $)
ŁĄCZNIE
ZYSK
Podsumowanie
Przedstawiona analiza skupia się na policzalnych korzyściach osiągalnych dzięki zastosowaniu narzędzi
informatycznych, w oparciu o standardy międzynarodowe.
Całkowite nakłady wyniosły 10% poczynionych oszczędności, a całkowita suma oszczędności w pierwszym
roku, po uwzględnieniu nakładów, wyniosła 5 % rocznej wielkości budżetu zakupów szpitala27.
Wdrożenie modelu optymalizacji do kontroli i zarządzania obniżyło poziom zapasów o 15%.
Powyższy wywód szeroko uzasadnia inicjatywę usprawnienia działalności szpitali, nie wymagającą
znaczących poświęceń. Nakłady i zwrot następują w tak krótkim czasie, że powinno to zachęcić wielu
usługodawców w dziedzinie służby zdrowia do rozpoczęcia podobnych projektów, z korzyścią dla wszystkich
zaangażowanych stron.
VII. C. 4 Śledzenie złożonych urządzeń medycznych dostosowywanych do wymagań pacjentów
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Bo Rydin, informatyka Szwedzkiego Stowarzyszenia
Dostawców Urządzeń Medycznych (SLF).
1. Wprowadzenie
W niektórych systemach służby zdrowia, większość urządzeń dla osób niepełnosprawnych jest własnością
instytucji publicznej służby zdrowia i wypożyczanych pacjentom na okres, w jakim są potrzebne. Po
wykorzystaniu urządzenia te są zwracane do odpowiedniej instytucji medycznej, gdzie są odnawiane,
przerabiane i przekazywane nowemu pacjentowi.
27
W rzeczywistości koszt inwestycji powinien być przeliczony na czas zużycia sprzętu, co jeszcze podnosi
atrakcyjność zysków netto.
strona 46 z 82
Złożone urządzenia dostosowywane do potrzeb pacjentów
Wiele z tych produktów jest dosyć złożonych, ponieważ są one dobierane do potrzeb danego pacjenta
z ogromnej puli zestawów lub części (np. wózek inwalidzki, który może mieć różne rodzaje kółek,
podłokietników, siedzeń, urządzeń napędzających, itp.), dostosowanych do potrzeb danej osoby. To
teoretycznie oznacza miliony wariacji tego samego produktu.
Problemy związane ze śledzeniem
Instytucja medyczna może posiadać ponad 10.000 takich urządzeń o zróżnicowanej złożoności,
pozostających w ciągłym obrocie na okres wahający się od kilku godzin do wielu lat. Zapasy takich
produktów wymagają sporych nakładów kapitałowych, które muszą być efektywnie wykorzystywane. Jest
zatem pożądane, aby znać dostępność i lokalizację tych produktów i części, aby udostępnić je w stanie
gotowym do użytku, kiedy nastąpi taka potrzeba.
Wykorzystanie komunikatów EANCOM minimalizuje nakład pracy administracyjnej w instytucji medycznej
Wszystkie informacje potrzebne dla instytucji medycznej
SZPITAL
PRODUCENT
• Wymiana komunikatów EANCOM® z informacjami towarowymi
• PRICAT: Definicja towarów i ceny
• ORDERS: Zamówienie z podstawowym numrem towarowym i specyfikacją
• ORDRSP: Odpowiedź na zamówienie z nadanym numerem towarowym
• DESADV: Awizo wysyłki z wykorzyst. nadanego numeru towarowego
• INVOIC: Faktura z wykorzyst. nadanego numeru towarowego
Informacje o wymaganiach pacjenta dotyczących urządzenia
medycznego do producenta
potrzeby
- Konfiguracja urządzenia
- Akcesoria
- Specyfikacje
- Cena
- Wymagania dot. dostawy
- Pomoc online dla użytkownika
oferta
Rys. VII.C.4-1 Przepływ informacji dotyczących “wykonywanych na zamówienie” urządzeń medycznych
pomiędzy producentami i instytucjami medycznymi
W praktyce, identyfikacja określonego produktu, kiedy wraca on po wykorzystaniu, może stać się poważnym
wyzwaniem dla odpowiedzialnych władz. Przyczyną takiej sytuacji jest słabe oznakowanie elementów,
wyblakłe etykiety i niepełne informacje. Występuje to również w przypadku częściowo rozmontowanych
urządzeń.
Kolejny problem powstaje, kiedy trzeba dokładnie określić jaki rodzaj produktu został dostarczony
pacjentowi, dla ułatwienia obsługi serwisowej lub w celu przekazania instrukcji użytkowania drogą
telefoniczną. W tym miejscu komunikacja często się załamuje, ponieważ określenia różnią się w różnych
instytucjach.
Aby jakoś uporządkować ten proces, kilka instytucji zaczęło stosować swoje własne numery identyfikacyjne.
W ten sposób rozwiązano tylko część problemów i ciągle trudno było porozumieć się z producentami
i śledzić rzeczywiste konfiguracje urządzeń medycznych (np. wózków inwalidzkich). Oprócz tego,
powstawały problemy kiedy dwie instytucje zaczynały współpracować lub łączyły swoje działania, niwecząc
sens wcześniejszych indywidualnych wysiłków przy nadawaniu własnych numerów identyfikacyjnych.
strona 47 z 82
2. Rozwiązanie
W 1996 roku komitet roboczy, składający się z przedstawicieli instytucji medycznych i dostawców ze
Szwecji, opracował następujące rozwiązanie:
Podstawowym punktem startu w identyfikacji jest upewnienie się czy każdy produkt jest jednoznacznie
identyfikowany i nie może zostać pomylony z żadnym innym na świecie. Można to osiągnąć wymagając od
producenta nadania numeru towarowego GS1 dla każdego produktu i naniesienie go na sprzedawany
produkt w postaci kodu kreskowego.
Dla skomplikowanych produktów dostosowywanych do potrzeb klientów rozwiązanie to jest w oczywisty
sposób niepraktyczne, ponieważ dla uwzględnienia wszystkich możliwych kombinacji potrzebne byłyby
miliony różnych identyfikatorów. Niesłychanie trudno byłoby się również zorientować, do jakich produktów się
one odnoszą (np. przerabiane wózki inwalidzkie).
Dla przezwyciężenia tego problemu zaproponowano następujące rozwiązanie:
1. Centralna część produktu jest oznaczana przez producenta jako towar podstawowy i otrzymuje normalny
numer towarowy GS1. Ten identyfikator, wraz z numerem seryjnym wyprodukowanego towaru, jest na
nim nanoszony w postaci kodu kreskowego, co umożliwia jego jednoznaczną identyfikację.
2. Wszystkie moduły, akcesoria, części, itp. otrzymują indywidualne numery towarowe GS1 i etykietki
z kodem kreskowym, umożliwiające ich jednoznaczną identyfikację, kiedy są dostarczane oddzielnie.
3. Rzeczywista konfiguracja danego wózka inwalidzkiego definiowana jest poprzez odnotowanie numeru
towaru podstawowego i jego numeru seryjnego oraz numerów towarowych akcesoriów na papierze lub w
bazie danych dostawcy. Kluczem do wyszukiwania danych w bazie jest numer towaru podstawowego
i numer seryjny.
Aby zidentyfikować jeden z takich złożonych produktów w praktyce, należy odszukać numer kluczowy na
etykiecie towaru podstawowego. Jest on tam naniesiony zarówno w kodzie kreskowym, jak i w postaci
cyfrowej, natomiast pozostałe informacje na temat różnych części, wchodzących w skład kompletnego
produktu można znaleźć w bazie danych. Charakterystykę i szczegółową specyfikację określonego produktu
lub akcesoriów można zawsze uzyskać od producenta, którego można zidentyfikować na podstawie kodu
kreskowego (tutaj korzystne dla wszystkich zainteresowanych stron byłoby opracowanie powszechnie
dostępnej bazy danych zawierającej takie informacje). Należy jeszcze raz podkreślić znaczenie numeru
produktu GS1, działającego jako jednoznaczny klucz do odszukania informacji dla określonego produktu.
strona 48 z 82
ZAMAWIANIE U PRODUCENTA WÓZKA INWALIDZKIEGO WYKONYWANEGO NA ZAMÓWIENIE
NUMER TOWARU PODST.
I NUMER SERYJNY
(01)0 12345 1234567 3
BAZA DANYCH PRODUCENTA
• Komponenty (numery EAN) wózka
inwalidzkiego o danej konfiguracji,
zmontowanego wg produktu podstawowego
i numeru seryjnego.
• Informacja o montażu
• Data montażu
• Właściwości komponentów
• Sposób użytkowania,informacje serwisowe
Uwaga: W przypadku urządzeń montowanych, na poszczególnych komponentach nie ma naniesionych kodów kreskowych; pełną informację
można znaleźć w bazie danych
ZAMAWIANIE CZĘŚCI WÓZKA INWALIDZKIEGO U PRODUCENTA
KAŻDA CZĘŚĆ
Z WŁASNYM NUMEREM EAN
Uwaga:
Jeżeli części są zamawiane osobno to każda ma
jednoznaczny numer EAN naniesiony na niej
w postaci cyfrowej i w kodzie kreskowym.
(01)0 12345 1234568 0
Rys. VII.C.4-2 Identyfikacja predefiniowanych urządzeń medycznych i ich elementów
3. Korzyści
Wdrożenie tego trzystopniowego systemu umożliwia uporządkowanie procesów administracyjnych, takich
jak np.:
z
z
z
z
z
z
z
z
z
z
Kontrola zapasów u dostawcy;
Szybkie sprawdzanie dostarczanych przesyłek;
Szybka procedura zamawiania;
Szybkie i bezbłędne załatwianie reklamacji, ponieważ produkty są prawidłowo identyfikowane;
Bezbłędne odnotowywanie wysyłek do pacjentów, a także zwrotów;
Dokładne odnotowywanie zapasów;
Dokładne zapisy serwisowe;
Szybkie usługi gwarancyjne;
Poprawna identyfikacja produktów i odpowiadających im instrukcji obsługi;
Dokładna identyfikacja produktów modyfikowanych według potrzeb klientów.
4. Wnioski
Do przygotowania złożonych produktów, takich jak wózki inwalidzkie dla określonych pacjentów,
potrzebnych jest wiele informacji, nie tylko na temat dostępności komponentów, ale również o ich
właściwościach i specyfikacje dotyczące ich montażu. W przypadku urządzeń medycznych jedynym
źródłem, które zgodnie z prawem może dostarczyć tych informacji, jest producent, który przekazuje je w dół
łańcucha dystrybucyjnego, dopóki się one nie zmienią. Ostatecznej kontroli zmontowanych urządzeń
medycznych zawsze może dokonać producent. Koncepcja Towarów Określanych przez Klienta28 (CSA –
Consumer Specified Articles) opracowana przez GS1 (podobna do opisanej wyżej procedury) jest
28
Więcej informacji na temat CSA i jego zastosowań w tym środowisku można znaleźć w dokumencie GS1
Zastosowanie GS1COM w handlu produktami dla służby zdrowia
strona 49 z 82
użytecznym narzędziem ułatwiającym procedurę zamawiania dzięki dostarczeniu uporządkowanych
informacji dotyczących konfiguracji.
VII. C. 5 Śledzenie i kontrola implantów medycznych
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Véronique Lessens, dyrektora naczelnego Implant
Data Communication (IDC).
Streszczenie
Śledzenie i kontrola implantów medycznych od producenta po biorcę implantu (pacjenta), przez cały okres
życia biorcy, stały się procesem skomplikowanym ze względu na mobilność ludzi i międzynarodowy
charakter przemysłu urządzeń medycznych. Bazy danych śledzące wszczepiane urządzenia medyczne
i otrzymujących je pacjentów są niezbędne w przypadku reklamacji niebezpiecznych lub niepewnych
implantów (akcje prewencyjne lub korekcyjne, określone przez Europejską Unię Urządzeń Medycznych oraz
w Dyrektywach AIMD). Bazy danych stanowią również dla lekarzy cenne narzędzie diagnostyczne,
umożliwiające im szybki dostęp do pełnych danych o pacjencie i implancie na całym świecie i w każdym
czasie. Niniejszy rozdział ilustruje znaczenie kodów kreskowych i standardów międzynarodowych dla
ułatwienia zarządzania takimi bazami danych.
1. Wprowadzenie
Kwestie związane z możliwością śledzenia implantów medycznych
W większości krajów nie prowadzi się systematycznej rejestracji implantów stosowanych w chirurgii,
niezależnie od specjalności chirurgicznej.
Centralny system rejestracji dla wszystkich dziedzin chirurgii jest niezbędny z następujących powodów:
• w przypadku kolejnych interwencji chirurgicznych, lekarz może uzyskać ważne informacje dotyczące
wcześniejszych operacji przeprowadzanych gdzie indziej;
• zapewnienie właściwej opieki pacjentom w przypadku reklamacji niewłaściwie zabezpieczonych lub
niepewnych implantów;
• istnienie centralnych systemów rejestracyjnych w różnych krajach pozwala lekarzom na wybór opcji
chirurgicznej, niezależnie od krajowych różnic w administracji i terminologii, np. chirurg może mieć szybki
i łatwy dostęp do danych medycznych na temat pacjentów z innych krajów;
• rosnące wykorzystanie implantów i ich stała ewolucja wymaga centralnego zachowywania specyfikacji
technicznych;
• implanty zwykle pozostają wszczepione pacjentom przez dłuższy czas od 10 do 30 lat, stąd konieczność
centralnego przechowywania danych, co zapewni ich dostępność w dłuższej perspektywie.
Techniczne kwestie dotyczące śledzenia
W konsekwencji postanowień Dyrektyw Komisji Europejskiej, od 15 czerwca 1998 wszystkie urządzenia
medyczne będą musiały posiadać znak “EC”. Producenci będą w ten sposób stwierdzali, że ich produkty
spełniają “Podstawowe wymagania” określone w Dyrektywach.
Jedno z tych wymagań odnosi się do “możliwości śledzenia”, co wymusiło powstanie Systemu Komunikacji
Danych o Implantach (IDC), odpowiedzialnego za zbudowanie systemu stałego śledzenia wszczepianych
urządzeń od producenta do pacjenta.
Jak już zaznaczono wcześniej, podstawowym celem “systemu śledzenia i kontroli implantów” jest możliwość
odnalezienia i skontaktowania się z biorcą implantu (pacjentem) w przypadku wady urządzenia. Ten “system
czujności” stanowi narzędzie niezbędne do ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pacjentów. Ponadto,
instytucje świadczące opiekę medyczną mogą podjąć akcje prewencyjne jeszcze przed wystąpieniem
groźnych przypadków.
Koncepcja wypracowana przez IDC umożliwia zbieranie, odnotowywanie, przechowywanie i porównanie
danych odnośnie implantów i pacjentów w centralnej bazie danych. Prywatność pacjenta jest chroniona
dzięki współpracy z branżą medyczną.
strona 50 z 82
Podstawowe wymagania
Podstawowym wymaganiem dla systemu śledzenia i kontroli implantu jest dopasowywanie i łączenie
jednoznacznych identyfikatorów pacjenta i urządzenia w bazie danych. Ważne jest, aby zbiór danych był
kompletny, dokładny i aktualny. Ponadto, taka sytuacja musi wystąpić w wielu różnorodnych placówkach
medycznych, zarówno publicznych, jak i prywatnych, o różnych infrastrukturach. Aby zapewnić skuteczną
kontrolę i śledzenie, należy jasno określić jakie dane mają być zbierane, skąd i przez kogo.
Mobilność ludzi i międzynarodowy charakter przemysłu wytwarzającego urządzenia medyczne wymaga
łatwej, globalnej wymiany informacji, na wypadek, gdyby u pacjenta wystąpiła potrzeba działania
korekcyjnego lub diagnostycznego. Nie jest jednak konieczne tworzenie centralnego (np.
ogólnoeuropejskiego) systemu bazy danych, o ile w każdym kraju stosowane będą pewne standardy
zbierania i przechowywania informacji. Kluczowe elementy wspólne mogą stanowić interfejs pomiędzy
różnymi bazami danych, umożliwiający efektywny międzynarodowy dostęp do danych kontrolnych
i diagnostycznych.
strona 51 z 82
2. Podstawowe zasady śledzenia i kontroli
Poniższy schemat ilustruje tę sytuację.
PRODUCENT
Identyfikator implantu i inne
informacje
w formacie standardowym
Baza danych IDC
w Belgii
Identyfikator implantu i inne
informacje
Nadaje
w formacie standardowym
numer towarowy
EAN, nr serii prod.
DYSTRYBUTOR
i nr seryjny
informacje
o wszczepianym
urządzeniu medycznym
SZPITAL
w kodzie UCC/EAN-128
Aktualizuje
bazę danych
o zapasach
Połączenie z innymi
krajowymi bazami danych
Implant jest skanowany na sali
operacyjnej po operacji i razem
z identyfikatorem pacjenta, zespołu
operującego i informacjami o
chirurgu wysyłany do rejestru.
CHIRURG
Aktualizuje
bazę danych
o zapasach
Rys.
VII.C.5-1 Śledzenie i kontrola implantów medycznych
Warto odnotować następujące fakty:
Urządzenie i pacjent są identyfikowane jednoznacznie i oddzielnie.
Urządzenie przechodzi przez łańcuch dystrybucyjny od producenta do jednostki medycznej – zwykle szpitala
– gdzie jest wszczepiane pacjentowi.
Pacjent i urządzenie mogą zostać następnie rozdzieleni przy usunięciu tego ostatniego.
Informacje na każdym etapie powyższego procesu są przekazywane upoważnionej trzeciej instytucji, w tym
przypadku IDC. Dla zachowania jednoznaczności określono przy pomocy przedstawicieli branży medycznej
minimalny zestaw danych odnoszących się do urządzenia, pacjenta oraz czasu i miejsca operacji.
Minimalny zestaw danych
Dla zapewnienia dokładnego transferu danych, niezbędne jest spełnienie wymagania posiadania
standardowego minimalnego zestawu danych. Ponieważ pacjenci są identyfikowani w sposób
niestandardowy, IDC samo nadaje identyfikator pacjentowi. Aby zagwarantować poufność danych
medycznych, identyfikator pacjenta jest przechowywany na karcie pacjenta. W połączeniu z kodem
przechowywanym przez chirurga umożliwia ona dostęp do danych medycznych pacjenta jedynie w czasie
konsultacji.
Dla jednoznacznej identyfikacji implantu, niezbędne są dobrze zdefiniowane informacje, takie jak
identyfikacja producenta, numer referencyjny, numer serii produkcyjnej i/lub numer seryjny.
Informacje chirurgiczne na temat wszczepiania i usuwania implantu są opracowywane i odnotowywane
według odpowiednich dyscyplin chirurgicznych. Tworzenie zestawów danych dotyczących implantacji
i usuwania, przy pomocy standardowych słowników, podnosi jakość i użyteczność tych danych, obniżając
jednocześnie koszty ich uzyskania.
strona 52 z 82
Kompletne i szczegółowe specyfikacje techniczne dotyczące implantów są uzgadniane przy współpracy
specjalistów z branży medycznej. Obejmują one informacje o cechach implantu, takich jak wielkość,
wymiary, zawartość surowców, instrukcje itd.
Proces rejestracji
Rejestracja implantacji i usuwania musi oczywiście odbywać się w czasie i miejscu, w którym wykonywana
jest operacja - w szpitalu na sali operacyjnej.
Jest do tego kilka powodów:
Nie można polegać na rejestrowaniu danych implantacyjnych w szpitalach, tradycyjnie dokonywanym
poprzez dopisywanie informacji do kartoteki pacjenta (ręcznie lub przy pomocy naklejki dołączonej do
implantu). Doświadczenia z procedurami reklamacyjnymi dowiodły, że przy manualnym przepisywaniu
numeru seryjnego poziom błędów wynosił 40%. W każdym przypadku, jeżeli kartoteka pacjenta służy do
odnotowywania informacji na temat implantu, jedynym sposobem śledzenia pacjentów, którzy otrzymali
implanty jest przeszukiwanie kartotek pacjentów we wszystkich szpitalach.
Korzystanie z kart rejestracyjnych lub formularzy zwracanych do producenta również nie daje pewności,
ponieważ zgodność danych szpitala z takimi raportami może wahać się od prawie 100% do prawie zera.
Niemniej jednak, identyfikatory pacjenta i urządzenia muszą być odnotowywane bezpośrednio po operacji.
Jest to jedyny czas i miejsce, gdzie zbieranie potrzebnych danych daje całkowitą pewność.
Biorąc pod uwagę poziom nierzetelności zapisów manualnych, zaleca się przedstawianie informacji w
postaci kodów kreskowych i wykorzystywanie skanerów do rejestrowania danych.
W produkcji urządzeń medycznych powszechnie stosuje się dwa międzynarodowe formaty kodów
kreskowych:
Systemy identyfikacji i kody kreskowe GS1/UPC oraz GS1-128 (dominujące).
Format HIBCC29.
System opracowany przez IDC akceptuje oba formaty kodów kreskowych.
Rzeczywiście ważne dla użytkowników (lekarzy i personelu medycznego) jest systematyczniejsze
wykorzystanie kodów kreskowych na opakowaniach i etykietach towarzyszących implantom.
Europejska Konfederacja Stowarzyszeń Producentów Urządzeń Medycznych (EUCOMED)
opublikowała swoje stanowisko, zalecające przedsiębiorstwom migrację do systemu identyfikacji
i kodowania GS1-128. GS1-128 umożliwia kodowanie wszystkich niezbędnych informacji w sposób
wyżej opisany. Wykorzystywanie kodów kreskowych zapewnia bezbłędność, jednoznaczność
i spójność danych, ponieważ użyteczność rejestru zależy głównie od jakości zbieranych danych.
Aby spełnić te wymagania oraz zapewnić integralność, dostępność i poufność danych, system IDC jest
całkowicie zautomatyzowany poprzez wykorzystanie kodów kreskowych, skanerów i innych narzędzi
informatycznych do odnotowywania i przesyłania danych.
Do komunikacji pomiędzy IDC i jego partnerami stosowany jest protokół TCP/IP. Zaletą TCP/IP jest to, że
umożliwia opracowanie aplikacji niezależnie od medium zastosowanego do przesyłania informacji. Inną
zaletą jest możliwość uaktualnienia (upgrade’u) rodzaju medium do ustanowienia połączeń bez żadnych
zmian na poziomie aplikacji. W fazie pilotowej połączenie IP zostanie zapewnione poprzez normalne linie
telefoniczne.
Wymagania dotyczące rejestrowanej własności i zarządzania
z Należy zaznaczyć, że łańcuch dystrybucyjny dla urządzeń medycznych od producenta do pacjenta może
przekraczać granice państwowe i obejmować wielu pośredników. Łańcuch ten może być długi, kręty
29
Więcej informacji na temat HIBCC można znaleźć w rozdz. IX.A – słownik stosowanych terminów.
strona 53 z 82
z
z
z
z
i niespójny. Dystrybutorzy i agencje zmieniają się lub przestają istnieć. W tej sytuacji nie można na nich
nakładać odpowiedzialności za śledzenie i kontrolę implantów.
Ponieważ implanty pozostają z pacjentami przez coraz dłuższy czas, istnieje ogromna potrzeba
wypracowania mechanizmów, które zapewnią długotrwałą ciągłość danych. Przenoszenie tej
odpowiedzialności na przemysł (producentów) jest, jak już zaznaczono wcześniej, ryzykowne. Należy
także wziąć pod uwagę, że poważna wada urządzenia może spowodować bankructwo firmy oraz
komplikacje śledzenia wszystkich implantowanych urządzeń.
Rejestr powinien być nadzorowany i kontrolowany przez profesjonalną radę.
Ponieważ wszystkie działy chirurgii mają swoją specyfikę i wymagania, w maju 1995 roku belgijskie
środowisko medyczne powołało Grupę Studiów nad Śledzeniem Implantów (I.T.S.G.). Obowiązki,
odpowiedzialność i prawa różnych zainteresowanych stron są określane przez członków grupy, według
wymagań medycznych, prawnych i etycznych.
Śledzenie i kontrola urządzeń wszczepialnych od producenta, aż po pacjenta w sposób profesjonalny
i neutralny wymagały powołania niezależnej firmy działającej jako zaufany trzeci partner – IDC.
3. Rozwiązanie techniczne koncepcji IDC
Celem koncepcji jest umożliwienie identyfikacji, śledzenia i kontroli implantowanych urządzeń medycznych
w każdym momencie.
Dla osiągnięcia tego celu, IDC oferuje trzy usługi:
a.
b.
c.
"Mailbox", łączenie dostawców i chirurgów
"Bank danych do kontroli prawnej", bank danych do śledzenia implantów
"Bank danych kartotek pacjentów", centralny bank danych kartotek pacjentów
a. “Mailbox”
“Mailbox” jest skomputeryzowanym systemem łączącym
z wszczepiającymi je chirurgami i pełni następujące funkcje:
z
z
z
dostawców
wszczepianych
urządzeń
Całkowita kontrola nad wprowadzaniem danych i ich przepływem. Każdy zabieg wszczepienia jest
odnotowywany w systemie na sali operacyjnej poprzez skanowanie kodów kreskowych lub ręcznie,
jeżeli nie są jeszcze wykorzystywane informacje w postaci kodu kreskowego. Fakt, że dane są
wprowadzane na sali operacyjnej, zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędu popełnionego
przez człowieka i zapewnia ich rzetelność.
Informacje na temat wykorzystanych implantów przesyłane są do dostawców.
Natychmiastowy przegląd stanu zapasów poza siedzibą dostawcy, do którego lokalny dostęp mają
chirurg lub jego zespół medyczny.
b. Usługa “Bank danych do kontroli prawnej”
IDC śledzi wszczepialne urządzenia w całym łańcuchu dostaw od producenta (łącznie z pochodzeniem
części, z których składają się te implanty) i dystrybutora do ciała pacjenta.
Bank danych umożliwia jedynie konsultację fragmentaryczną, chronioną i poufną. Innymi słowy, każdy
użytkownik ma prawo dostępu jedynie do informacji związanych z jego rolą w procesie:
z
z
z
z
z
W przypadku działań korekcyjnych (np. w razie wycofania produktu), producent lub dystrybutor ma
dostęp do bazy danych.
Dostawcy mogą sprawdzić, który lekarz wszczepiał dane urządzenie i skontaktować się z nim
bezpośrednio.
Dostęp lekarza do danych w bazie umożliwia mu udział we wszelkich działaniach korekcyjnych
podejmowanych przez dostawcę ("System Czujności Medycznej" – Vigilance System Guidelines –
Wytyczne Komisji Europejskiej).
Zgodnie z wymaganiami uregulowań europejskich, a zwłaszcza przez „System Czujności Medycznej”,
zapobiega to jakimkolwiek przeciekom lub rozprzestrzenianiu się nieprawdziwych informacji.
System znacznie ułatwia załatwianie skarg zarówno przez dostawców, jak i chirurgów.
strona 54 z 82
c. Usługa “Bank danych kartotek pacjentów”
Usługa IDC nie jest ograniczona do śledzenia i kontroli implantów, ale umożliwia również chirurgowi
wyłączny dostęp do ocen implantów przez pacjentów. Informacje w kartotekach obejmują:
z identyfikację pacjentów (dane administracyjne);
z identyfikację zespołów zabiegowych;
z identyfikację operacji (szczegóły dotyczące operacji);
z identyfikację implantów (identyfikator producenta, numer referencyjny, nazwę towaru, numer serii
produkcyjnej lub numer seryjny);
z kompletną i szczegółową specyfikację techniczną implantu.
W szczególności obejmuje to informacje na temat charakterystyki implantu. Ponieważ istnieje duża
różnorodność specyfikacji (wielkość, wymiary, zawartość surowców, instrumenty itp.), informacje te są
ustandaryzowane zgodnie ze specyfikacjami „Grupy Badań nad Śledzeniem Implantów” (I.T.S.G.).
Aby sprostać wymaganiom prawnym dotyczącym prywatności i zgodności z etyką medyczną, dostęp do
banku danych jest ściśle ograniczony. Jest on możliwy jedynie dla lekarzy autoryzowanych w systemie,
łącznie z kodem identyfikacyjnym pacjenta, przechowywanym na karcie pacjenta. Karta ta gwarantuje
jednoznaczną identyfikację pacjenta, zapewnia poufność danych i umożliwia pacjentowi pozostanie do
pewnego stopnia właścicielem danych. Do danych „wrażliwych”, tj. danych medycznych, można się dostać
jedynie przy użyciu kombinacji obu wspomnianych wyżej kluczy.
VII. C. 6. Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy organizacji GS1 Brazylia, GS1 oraz w konsultacji ze
szpitalami w Europie i USA.
1. Sytuacja
Wszystkie laboratoria próbują połączyć próbki laboratoryjne z pacjentami oraz zapewnić poprawność
wyników badań. Aby to osiągnąć, stosuje się różnorodne metody identyfikacji próbek z uwzględnieniem ich
zawartości, pacjenta od którego zostały pobrane oraz przekazania wyników do właściwej kartoteki pacjenta.
Opisywana niżej praktyka jest jednym ze sposobów minimalizacji błędów, ponieważ zapewnia jednoznaczną
identyfikację pacjentów, próbek laboratoryjnych i sprzętu wykorzystanego do badania.
2. Opis systemu
Jak wyjaśnialiśmy w rozdz. VIII.C.1, pacjent przyjęty do badania otrzymuje jednoznaczny numer
identyfikacyjny w kodzie kreskowym, w postaci bransoletki. Ten kod kreskowy [GS1-128 Identyfikator
Zastosowania IZ (8018)] jest również umieszczany w kartotece pacjenta, a odpowiednią liczbę etykiet
z kodem kreskowym udostępnia się do użytku w każdej chwili, kiedy zaistnieje potrzeba np. na probówki,
raporty radiograficzne itp.
strona 55 z 82
Numer identyfikacyjny
pacjenta IZ (8018)
Pobieranie próbki
Identyfikacja próbki
IZ (90)
Wniki badań połączone
z IZ 8018
IZ (8018)
IZ (8004)
Szpital
Lekarz
ogólny
Komunikaty medyczne EDI:
Zlecenie badania laboratoryjnego MEDREQ
Wyniki laboratoryjne - MEDRPT
EDI
Rys. VII.C.6-1 Łączenie procesów w badaniach laboratoryjnych
Najnowsze urządzenia laboratoryjne wykonują zazwyczaj 10 do 15 badań na jednej próbce. Ręcznie
wprowadzany numer służy jako oznaczenie rodzajów badań, które mają być przeprowadzone na danej
próbce. Automatyczne gromadzenie danych do identyfikacji różnych badań oraz oznaczanie probówek
w połączeniu z identyfikacją pacjenta jest jeszcze niemożliwe ze względu na ograniczoną ilość miejsca.
Symboliki dwuwymiarowe lepiej nadają się do tego celu. (GS1 monitoruje prace w dziedzinie nośników
danych, aby polecić swoim członkom odpowiednie rozwiązanie.)
Poniższy przykład ilustruje, jak można wykorzystać kod GS1-128 do pojedynczych badań przy pomocy
Identyfikatora Zastosowania 90 (IZ 90), który może być wykorzystany w aplikacjach wewnętrznych. IZ 90
przeznaczony jest do zastosowań wewnętrznych.
Każdy test otrzymuje numer wewnętrzny, np. test urynowy 17-KS w hormonach
Hormony - Uryna 17- KS30: 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 1
P14
A1
9
P13
A2
0
P12
TT1
0
P11
TT2
1
P10
TT3
2
P9
TT4
3
P8
TN1
0
P7
TN2
1
P6
TN3
2
P5
TN4
3
P4
TN5
4
P3
N1
1
P2
N2
2
P1
D
1
gdzie:
P1 do P14 oznacza miejsce cyfr zaczynając od strony prawej do lewej
A1 do A2 oznacza numer Identyfikatora Zastosowania – w tym przypadku do identyfikacji testów laboratoryjnych
stosuje się IZ 90
TT1 do TT4 oznacza kategorię badań – można tu oznaczyć 9999 kategorii. W powyższym przykładzie 0123
oznacza kategorię badań Hormony
TN1 do TN5 oznacza rodzaj testu w danej kategorii - można tu oznaczyć 99999 rodzajów testów. W powyższym
przykładzie nadano numer 01234 dla testu Urynowego 17, 01235 dla testu Urynowego VMA itp., obydwa
w kategorii Hormony
N1 do N2 oznacza, ile razy dany test był przeprowadzany w czasie terapii pacjenta
30
Wspólną terminologię testów laboratoryjnych można znaleźć w tabeli standardowych nazw testów wydanej w ramach
projektu LOINC lub EUCLIDES.
strona 56 z 82
D jest cyfrą kontrolną obliczaną według standardowego algorytmu
W podobny sposób szpitale mogą nadać numer dla każdego badania, np. Autoimmunologia może zaczynać się
od 05000, autoimmunologiczny test dopełniacza C4 może uzyskać numer 05001 itp.
Obok IZ (90), można połączyć datę pobrania próbki IZ (11), datę zalecanego ukończenia badania IZ (17) oraz
sprzęt laboratoryjny użyty do badań IZ (8004), aby uzyskać kompletne informacje dotyczące śledzenia
i rozliczeń.
Jeżeli laboratorium zamierza komunikować się z wieloma szpitalami, które już stosują numery GS1, to numery
lokalizacyjne GS1, IZ (414), pomogą zidentyfikować laboratoria. To, w połączeniu z IZ (8018) (jednoznaczny
identyfikator pacjenta) oraz IZ 90 dla testu gwarantują śledzenie testów i rozliczenie prac (patrz rys. VII.C.6-2).
(90) - IZ do wewnętrznych
zastosowań
0123 - kategoria testów
01234 - rodzaj testu w
kategorii
12 – ile razy dany test był
(90)01 2 3 0 1 2 3 4 1 2 1
wykonywany dla jednego
pacjenta
1 - Cyfra kontrolna
Rys. VII.C.6-2 Wykorzystanie GS1-128 do połączenia procesów laboratoryjnych z pacjentem
Identyfikacja
badania
laboratoryjnego
Aby zwiększyć efektywność procesu leczenia, wyniki laboratoryjne (i zlecenia) mogą być transmitowane do
lekarza ogólnego danego pacjenta, z wykorzystaniem komunikatów medycznych EDI31, jak pokazuje rys.
VII.C.6-1.
3. Wnioski
GS1-128 jest systemem uniwersalnym i elastycznym, umożliwiającym usługodawcom ze służby zdrowia
identyfikację, automatyzację badań laboratoryjnych, sprzętu i ich połączenie z pacjentem. Gwarantuje to
całkowite bezpieczeństwo wyników, zarówno dla pacjenta, jak i dla usługodawcy.
VII. C. 7. Centralna baza danych o produktach dla szpitali i dostawców
Niniejszy rozdział przedstawia projekt ProduktView od jego powstania w 1992 r. oraz jego spodziewane
rozszerzenie w przyszłości. Został napisany przy współpracy p. Henk Mors z SIG Services B.V. z ramienia
EUCOMED.
1. Sytuacja
Powszechnie wiadomo, że sektor służby zdrowia jest sfragmentaryzowany i zróżnicowany. Szpital średniej
wielkości ma około 2.000 dostawców produktów, a asortyment produktów waha się od 5.000 do 25.000.
W wyniku tego, śledzenie informacji na temat produktów jest niezwykle trudne.
Informacje na temat produktów dla służby zdrowia są zazwyczaj zróżnicowane i rozległe. Oprócz informacji
rzeczowych (jak np. jednostki opakowaniowe, trwałość, użycie i zastosowanie) wymagane są również inne
informacje, np. uregulowania dotyczące bezpieczeństwa, sterylności, postępowania z odpadami itp.
Dostarczanie takich informacji coraz częściej jest wymagane prawnie, co intensyfikuje ich przepływ. Aby
jeszcze bardziej skomplikować obraz, większość informacji producenci dostarczają w najróżniejszych
formatach: na opakowaniach, jako wkładki do opakowań, w katalogach lub w inny sposób.
31
Więcej informacji na temat Medycznych komunikatów EDI można otrzymać w EMEDI (adres EMEDI znajduje się w
tym dokumencie). Oprócz EMEDI, duński projekt MedCom udokumentował różne zakończone powodzeniem projekty
przeprowadzone w tym kraju z wykorzystaniem komunikatów EDI (adres of MedCom można znaleźć w rozdz. VII.B
niniejszego dokumentu).
strona 57 z 82
Użytkownicy w samych szpitalach – lekarze, pielęgniarki, eksperci od produktów, logistycy i inni – potrzebują
różnych informacji i uzyskują je manualnie (bez wykorzystania automatyzacji). Tak dostarczane informacje
często bywają niekompletne, trudne do śledzenia lub wręcz nie docierają do właściwych osób.
W konsekwencji przetwarzanie informacji staje się pracochłonne i w związku z tym kosztowne, co z kolei
wpływa na efektywność działania.
Celem projektu Wymiana Danych o Produktach (Produkt Data Interchange - PDI) było ustrukturyzowanie
i ukierunkowanie informacji, a także utworzenie systemu standardowej wymiany informacji o produktach dla
wszystkich dziedzin przemysłu medycznego.
Założeniem tego projektu było wdrożenie bazy danych ze standardowymi interfejsami do komunikacji.
Rozpoczęto od opracowania wdrożenia pilotowego, obejmującego niewielu dostawców i ich klientów, aby
sprawdzić użyteczność projektu. Po sukcesie wdrożenia pilotowego, PDI przekształcił się w ProduktView,
z zadaniem wdrożenia PDI wśród szerokiej rzeszy użytkowników w przemyśle medycznym.
Uczestnikami projektu PDI byli (wszyscy z siedzibą w Holandii):
z
z
z
2 duże i 1 mały szpital - Szpital Uniwersytecki w Leiden, Szpital Twenteborg oraz szpital / dom opieki De
Weezenlanden w Zwolle;
3 dostawców produktów medycznych - 3M Nederland B.V. , Johnson & Johnson Medical B.V. i
Mölnlycke (Nederland) B.V. – dostarczający szeroki asortyment produktów medycznych;
Dostawca systemów informatycznych, SIG Services BV.
2. Zasady projektu
z
z
z
z
z
Od samego początku projekt PDI opierał się na następujących zasadach:
Powstanie systemu neutralnego i otwartego, tj. systemu zarządzanego niezależnie, dostępnego dla
wszystkich dostawców i użytkowników produktów medycznych;
Komunikaty EDI zgodne z międzynarodowymi unormowaniami i standardami EDIFACT;
Integracja istniejących połączeń z systemem, tzn. bez konieczności zmieniania systemów użytkowników;
Wybór funkcji systemu determinowany przez aktualny poziom automatyzacji w poszczególnych
instytucjach.
Ponadto system PDI ustanowił podstawę do wzrostu w następujących kategoriach:
z Dostarczanie więcej informacji w kwestiach takich jak produkty odpadowe, ochrona środowiska,
uregulowania dotyczące bezpieczeństwa itp.;
z Zaangażowanie większej liczby partnerów zarówno ze strony dostawców, jak i odbiorców, w skali
krajowej i międzynarodowej oraz większej liczby uczestników w instytucjach ochrony zdrowia (tj.
personelu pielęgniarskiego, laboratoriów);
z Objęcie większej ilości danych dotyczących towarów produkowanych, udostępnienie kompletnych
informacji na temat cyklu życia produktu, od jego powstania aż do postępowania z odpadami;
z Rozszerzenie systemu na inne segmenty rynku (np. towary spożywcze, chemiczne i materiały biurowe).
3. Opis systemu
System (patrz rys. VII.C.7-1) składa się z interfejsu wejścia i wyjścia oraz centralnej bazy danych.
Wykorzystanie centralnej bazy danych wydaje się być rozwiązaniem efektywnym, ponieważ pojedyncze
połączenie się z systemem przez użytkowników zapewnia łatwy dostęp i ujednolicone informacje.
Producenci wprowadzają do bazy dane, którym następnie nadaje się standardową strukturę i transmituje
poprzez EDI do centralnej bazy danych PDI przy minimalnej interwencji manualnej. Informacje o zmianach
produktów są przekazywane do bazy danych PDI, jak tylko zostaną wprowadzone do bazy producenta.
Informacje otrzymywane przez instytucje służby zdrowia są przechowywane w wewnętrznej bazie danych.
Poprzez zastosowanie różnych interfejsów wyjściowych można wykorzystać te informacje do różnych celów.
Na przykład do opracowania szpitalnego menu, parametry takie jak wartość odżywcza, dieta, cena itp.,
można uzyskać z bazy danych PDI.
strona 58 z 82
Dzięki otwartej i neutralnej naturze systemu, instytucje mogą łatwo wyselekcjonować, uzyskać i przetworzyć
wszystkie potrzebne im informacje. System został tak opracowany, że można się do niego dostać
z pojedynczych PC lub zintegrowanych środowisk systemów informacyjnych.
Chociaż baza danych jest w języku holenderskim, a system został dostosowany do warunków
holenderskich, kilka z jego cech może być użytecznych w skali międzynarodowej:
z
z
z
z
Dostępne są informacje na temat dużego zakresu produktów.
System może zostać łatwo zintegrowany z innymi systemami i jest przyjazny dla użytkowników.
Informacje mogą być dostosowane do potrzeb.
System jest zarządzany przez instytucję o otwartej i neutralnej strukturze uczestnictwa.
4. Wykorzystanie standardów
W celu zwiększenia potencjału systemu zastosowano międzynarodowe standardy najszerzej, jak to było
możliwe:
z Na poziomie infrastruktury wybrano dostawcę spośród istniejących dostawców sieci (sieci wartości
dodanej (VAN)).
z Wykorzystano wskazówki EANCOM® wdrażania EDI zdefiniowane przez GS1 (standard UN/EDIFACT
został dostosowany do holenderskiego rynku produktów medycznych).
z Do identyfikacji obszarów fizycznych i funkcjonalnych zastosowano numery lokalizacyjne GS1
(użyteczne zwłaszcza przy wymianie informacji o partnerach handlowych w komunikacie EDI PARTIN).
z Do identyfikacji produktów zastosowano numery towarowe GS1 i kody kreskowe, a także numery HIBC.
Producent
A
Producent
B
Producent
C
Centralna
Baza Danych
ProductView
Szpital A
Szpital B
Szpital C
Rys. VII.C.7-1 Koncepcja PDI
5. Wdrożenie i ocena projektu
Projekt był skomplikowany zarówno technicznie, jak i organizacyjnie.
strona 59 z 82
Organizacyjnie projekt wymagał uczestnictwa szerokiej gamy dostawców i użytkowników. Konieczne było
nawiązanie współpracy pomiędzy konkurentami i ich klientami. Oprócz tego trzeba było uwzględnić różnice
kulturowe oraz różnice opinii, np. porozumienie “techników” z użytkownikami. Jedną z najważniejszych
kwestii było zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla i aktywny udział menadżerów w projekcie.
Brak podobnych projektów oznaczał, że nie było również gdzie się zwrócić po radę. Złożoność projektu
i jego ambitne cele zacieśniły współpracę i stworzyły duże zaufanie pomiędzy partnerami, co pomogło
w pogodzeniu sprzecznych chwilami interesów.
Technicznie istotne było podłączenie systemu PDI do systemów użytkowników. Wysyłanie informacji o
produkcie poprzez EDI wymaga odpowiedniego komunikatu (patrz rys. VII.C.7-2). Najwłaściwszym
komunikatem okazał się PRODAT32, ale należało stworzyć subkomunikat dla urządzeń medycznych.
Komunikat ten został przedstawiony władzom międzynarodowym i obecnie ma on “status 1” tj. próbny
komunikat UN/EDIFACT. Jest to najlepszy komunikat do przesyłania informacji o produkcie. Komunikat
PRICAT33 jest preferowany do przesyłania zmieniających się informacji handlowych. Oba komunikaty będą
zatem stosowane do przesyłania informacji w ramach projektu PDI. Standaryzację produktów i ich opakowań
osiągnięto dzięki zastosowaniu niepowtarzalnych kodów produktów (GS1/UCC i HIBC). Niepowtarzalna,
międzybranżowa identyfikacja produktów ma podstawowe znaczenie dla elektronicznej komunikacji.
6. Aktualny status
Po zakończeniu projektu PDI, ostateczna koncepcja została przedstawiona przez SIG Services BV jako
ProduktView.
Przy pomocy twórców projektu i innych współpracowników osiągnięto masę krytyczną. Dla szpitali masa
krytyczna oznacza wystarczającą ilość uczestniczących dostawców oraz produktów. Dla dostawców masa
krytyczna oznacza wystarczającą ilość uczestniczących instytucji i częste korzystanie z systemu, na przykład
w procesie składania zamówień.
Aktualnie ProduktView ma około 50 uczestników (równo podzielonych między szpitale i dostawców). Liczba
produktów stale rośnie, a baza danych zawiera obecnie około 10.000 produktów medycznych w 20.000
opakowań. Osiągnięto również na rynku stosunkowo wysoki stopień “świadomości” w kwestiach EDI. W
wyniku tego rośnie chęć stosowania EDI w procesach logistycznych. Jednocześnie, ProduktView został
rozszerzony o inne towary, jak wspomniano na początku. Obecnie baza danych zawiera około 10.000
produktów żywnościowych, 1.000 chemicznych, a 2 hurtownie wkrótce dodadzą do systemu materiały
biurowe.
32
33
Komunikat PRODAT w EANCOM służy do przekazywania informacji związanych z produktem.
Komunikat PRICAT w EANCOM służy do przekazywania katalogu produktów oraz informacji cenowych.
strona 60 z 82
PRODAT
Producent/
Sprzedawca
PRICAT
PARTIN
PRODAT
Informacje
o produkcie
Informacje
komercyjne
PRICAT
PARTIN
Informacje o firmie
Centralna baza danych
zapytanie
PARTIN
Dostawca
Pośrednik/
Hurtownik
zapytanie
PRICAT
ORDER
ORDRSP
DESADV
INVOIC
REMADV
Lokalna
Baza Danych
System
Informacyjny
Szpitala
Rys. VII.C.7-2 Przedstawia przepływ informacji oraz stosowane operacyjne komunikaty UN/EDIFACT.
7. Wnioski
Koncepcja ProduktView jest dużym krokiem na drodze do wyeliminowania działań dodatkowych ze szpitali.
Wymaga jednak zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron, aby osiągnąć pozytywny wpływ na
logistykę służby zdrowia w procesach zaopatrzenia. Problemy są raczej natury organizacyjnej niż
technicznej. Wraz z rozwojem gospodarki elektronicznej sprzedawca lub dostawca jest w stanie dostarczyć
potencjalnym nabywcom uporządkowane informacje o wszystkich swoich produktach, a kupujący, dzięki
wykorzystaniu uporządkowanych danych o produkcie (takich jak kody grupy produktów) może dotrzeć do
odpowiednich informacji i uzyskać dane przy pomocy EDI.
Z drugiej strony, zmiany organizacyjne wymagają znacznego wysiłku i czasu dla realnego wprowadzenia EC
w służbie zdrowia. Bez aktywnego udziału kierownictwa najwyższego szczebla raczej nie może się to udać.
VII. C. 8. Gospodarka odpadami w szpitalach
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Elisabeth Kaufmann z GS1 Niemcy.
Streszczenie
Poniższa koncepcja opracowana przez GS1 Niemcy pokazuje, w jaki sposób nowoczesne techniki, takie jak
Automatyczne Gromadzenie Danych (ADC) i Elektroniczna Wymiana Danych (EDI) można wykorzystać w
niezwykle złożonych procesach gospodarki odpadami szpitala, umożliwiając dalszą racjonalizację,
z uwzględnieniem wysokich wymagań bezpieczeństwa w dziedzinie służby zdrowia. Opisuje również udział
tych technik w ograniczeniu rosnących kosztów usuwania odpadów. Wykorzystanie narzędzi identyfikacji
i komunikacji w oparciu o międzynarodowe standardy stało się podstawą tej koncepcji.
1. Sytuacja
Wzrost liczby ludności na świecie, a także rosnąca konsumpcja towarów konsumenckich w krajach
uprzemysłowionych prowadzi do wzrostu ilości odpadów. Równolegle z tą tendencją rysuje się inny trend:
wyczerpanie zasobów naturalnych, a także możliwości usuwania odpadów (np. zakłady utylizacji).
strona 61 z 82
Aby sprostać tej trudnej sytuacji, rządy wprowadzają prawo dotyczące usuwania odpadów. Wszystkie strony
muszą zaakceptować wyższe koszty usuwania odpadów. Jednakże brak konkurencji na rynkach lokalnych w
dziedzinie gospodarki odpadami jeszcze podnosi koszty.
Priorytetem dla wszystkich jest unikanie tworzenia odpadów, głównie poprzez zmniejszenie marnowania
opakowań, ponieważ minimalizuje to negatywny wpływ na rynek i konsumentów. To spowodowało
powstanie "Dyrektywy dotyczącej opakowań i odpadów opakowaniowych"34 Komisji Europejskiej oraz
"Propozycji dla Parlamentu Europejskiego oraz Rady Dyrektyw dot. znakowania opakowań"35.
Statystyki pokazują, że w służbie zdrowia problem odpadów jest jeszcze poważniejszy. Na przykład kliniki
produkują 7 kg śmieci na pacjenta dziennie, podczas gdy w prywatnych gospodarstwach domowych
powstaje ich w tym samym czasie 1,7 kg. Ponadto niektóre kategorie odpadów w szpitalach muszą być
usuwane w specjalny sposób, z powodu dużego ryzyka zanieczyszczenia, toksyczności i zainfekowania.
Nacisk na obniżenie kosztów i odpowiedzialność społeczna stymulują służbę zdrowia do podjęcia
pionierskiej roli w usuwaniu odpadów.
2. Cel wprowadzenia gospodarki odpadami i proces ich usuwania
Wzrost kosztów – spowodowany kosztownymi technikami usuwania – a także ogólna odpowiedzialność za
system ekologiczny, zmusza przedsiębiorstwa działające w służbie zdrowia do podjęcia wszelkich możliwych
kroków w celu zredukowania i unikania produkcji odpadów. Aby działania te miały sens, konieczne jest
zrozumienie kanałów powstawania odpadów w szpitalu. Potrzebne są na przykład dane kto produkuje
odpady, gdzie i kiedy, a także liczba kategorii odpadów. W przypadku towarów opakowanych, informacje
dotyczące charakterystyki opakowania umożliwią planowanie procesu ich usuwania po konsumpcji.
Zastosowanie wspólnej terminologii ułatwi gromadzenie odpowiednich i dokładnych danych.
Po zebraniu szczegółowych informacji na temat rozliczania kosztów odpadów możliwe jest uwzględnienie
czynnika kosztów usuwania odpadów przy decyzji o zakupie produktu. Może to okazać się bardzo ważne,
ponieważ możliwe jest rozpatrywanie alternatywnych terapii o jednakowej skuteczności, ale o różnych
kosztach pod względem usuwania odpadów. Nawet jeżeli taka sytuacja nie występuje, informacje o
zawartości odpadów w produkcie i kosztach ich usuwania mogą pomóc podnieść świadomość i spowodować
zmniejszenie ilości śmieci.
3. Proponowane rozwiązanie
Aby w pierwszym etapie uniknąć powielania działań, niezbędne informacje na temat produktów powinny
zostać dostarczone przez producentów. Oznacza to, że producenci towarów powinni również przechowywać
informacje techniczne związane z odpadami w swoich bazach danych. Efektywne posługiwanie się dużą
ilością danych wymaga wykorzystania narzędzi automatycznego przetwarzania danych.
34
35
94/62/EC
Datowane na 1995-05-03
strona 62 z 82
Przemysł
Spedytorzy
Firma
wywożąca śmieci
Konsument
SZPITAL
Transport i Magazynowanie
Przepływ materiałów
Zakupy
Zapewnienie jakości
Usuwanie śmieci
Rys.
VII.C.9- 1 Zastosowania kodów kreskowych
Ponadto, aby zebrane dane były użyteczne dla wszystkich partnerów, niezbędna jest niepowtarzalna,
jednoznaczna identyfikacja produktów i usług. Numer towarowy GS1 spełnia to wymaganie, ponieważ
gwarantuje niepowtarzalność w skali całego świata, we wszystkich branżach i służy również jako klucz
dostępu do danych podstawowych.
EAN 40 54621 00025 2
=> Aspirin Forte
=> $ 9,98
=> postać: kapsułki doustne
Informacje dodatkowe:
baza
danych
=> materiał opakowaniowy:
polietylen PE 20 g
EAN 40 54621 00025 2
Rys. VII.C.9.3 Numer towarowy GS1 gwarantuje niepowtarzalność na całym świecie i służy jako klucz
dostępu do informacji w komputerze i EDI
Numer ten, który można umieścić na produkcie w postaci kodu kreskowego, pomaga automatycznie
rejestrować informacje związane z odpadami w momencie skanowania produktu.
Drugim elementem jest utworzenie standardowych danych podstawowych i plików podstawowych.
Komunikaty EANCOM® w połączeniu ze standardowymi numerami produktów pomagają aktualizować
strona 63 z 82
informacje w bazach danych. W osiągnięciu tego celu mogą pomóc dwa komunikaty EANCOM® i jeden
komunikat EDIFACT:
1) PRICAT: Katalog / cennik, który umożliwia wymianę danych dotyczących ceny i informacji katalogowych
o towarach i usługach.
2) PRODAT: Podstawowe dane o produkcie (identyfikacja i opis produktów). Komunikat ten umożliwia
również transmisję informacji technicznych i funkcjonalnych o produkcie (w odróżnieniu od poprzedniego,
zawierającego dane handlowe i warunki sprzedaży).
3) SAFHAZ36: Komunikat o narażeniu bezpieczeństwa, umożliwiający wymianę specyficznych informacji np.
narażeń transportowych, klasyfikacji niebezpiecznych przewozów itp.
Producent definiuje dane odnoszące się do produktu
i przekazuje je wszystkim użytkownikom
eletronicznie w postaci komunikatów EANCOM
PRODUCENT
Towar 1
cena: 9,95 $
opakowanie:
zagrożenie bezp.:
toksyczność:
Towar 2
cena: 5,60 $
opakowanie
zagrożenie bezp:
toksyczność:
Aspirin Forte
zur
Behandlung
von Migräne
4 0123412345
5
6
4 01234 12345
5
6
Komunikaty EANCOM
SZPITAL
SZPITAL
SZPITAL
Rys.
VII.C.9.3 Zarządzanie głównymi danymi i elektroniczna komunikacja
Szpitale i kliniki dzięki dostępowi do informacji (które mogą również uzupełniać danymi wewnętrznymi) mogą
analizować przepływ produktów i materiałów opakowaniowych, z uwzględnieniem specyficznych elementów
odpadowych i kosztów.37
Oprócz tego, korzystając z danych podstawowych, danych o zakupach i innych, w połączeniu
z harmonogramem dostaw, można określić liczbę opakowań zwrotnych i zoptymalizować odbiór pustych
opakowań.
Powyższy system można rozszerzyć umieszczając określone symbole (niewiele i łatwych do zapamiętania)
na opakowaniach, ułatwiając usuwanie odpadów i zapobiegając błędom w postępowaniu z odpadami
toksycznymi. Ważne jest zminimalizowanie różnorodności stosowanych symboli do niewielu i jak najbardziej
znaczących (np. oznaczenie procentowego udziału materiału pochodzącego z przerobu surowców
wtórnych38 nie ma żadnej wartości).
Obok utworzenia informacji zawierających dane podstawowe, użyteczne dla wszystkich zainteresowanych
byłyby katalogi klasyfikujące materiały opakowaniowe i odpadowe (według wspomnianej wcześniej
36
SHAFAZ jest komunikatem EDIFACT.
W sektorze dóbr konsumpcyjnych istnieją dwa kryteria określające początkowe koszty obsługi produktu, dodatkowe
pochodzące z obsługi produktu - DPR = bezpośrednia żywotność produktu oraz DPP = bezpośrednia zyskowność
produktu.
38
W oparciu o "Proposal for a European Parliament and Council Directive on Marking of Packaging" – “Propozycję dla
Parlamentu Europejskiego i Dyrektywy Rady na temat znakowania opakowań”, Załącznik 3
37
strona 64 z 82
dyrektywy UE takie przedsięwzięcie jest planowane). Katalogi mogą być przedstawione w postaci tekstowej i
formie kodów kreskowych, z wykorzystaniem Identyfikatorów Zastosowania (IZ) GS1-128.
4. Inne propozycje
Dla ułatwienia “rozliczania centrów kosztowych” w szpitalach39, konieczne jest jednoznaczne zdefiniowanie i
zidentyfikowanie centrów kosztowych i odpowiadających im partnerów (instytucji ubezpieczeniowych, władz,
itp.). Można to osiągnąć przy pomocy Numerów Lokalizacyjnych GS1, które umożliwiają jednoznaczną
identyfikację lokalizacji fizycznych, funkcjonalnych i prawnych w odniesieniu do producentów, oddziałów
szpitali, centrów usuwania odpadów itp.
Szpital Centralny
ulica Z 49
50000 Kolonia
LN: 4012345 00000 P
SZPITAL
Klinika A w Szpitalu Centr.
ulica Z 49
50000 Kolonia
LN: 4012345 00100 P
Dział zakupów
w Klinice B
inne
działy zakupów
.-.
SZPITAL
Klinika B w Szpitalu Centr.
ulica B 33
50000 Kolonia
40 12345 00200 P
Dział farmaceutyczny
w Klinice B
ulica B 33
50000 Kolonia
LN: 40 12345 00210 P
Niederlassung B
Działy
aptece centralnej
"XYwGmbH"
Versandabteilung
Apteka
Centralna
Weitere
inne oddziały
Abholrampen
Dział w aptece centralnej
.-.
ulica B 33
50000 Kolonia
LN: 40 12345 00211 P
Rys. VII.C.9-4 Numery lokalizacyjne GS1 (LN) jako pomoc w gospodarce materiałowej
Przedstawione wyżej rozwiązanie, łącznie z automatycznym gromadzeniem danych konsumpcyjnych,
umożliwi szczegółową rejestrację kosztów, pozwalając tym samym na przetwarzanie informacji dotyczących
odpadów jako swego rodzaju produktu ubocznego.
39
W prawie niemieckim GSG określone jako "Fallpauschale und Sonderentgelte"
strona 65 z 82
baza
dekodowanie:
baza
danych
odpadów
numer towarowy EAN
40 12345 12345 6
danych
zapasów
wprowadzanie
wydruk danych dot.
usuwania śmieci
zmienionych
danych
Skaner
Aspirin Forte
Anwendung für chronische
Migräne
można drukować
raporty papierowe
podstawowe
dane o
towarze
sprawdzanie
wydruk
Data 95.09.12
LN działu:
40 12345 12225 8
________ _________
________ _________
________ _________
________ _________
Polietyl. 20 gram
plastik 95 gram
________ _________
________ _________
________ _________
LN firmy wywozowej
40 12345 59888 2
LN = Numer Lokalizacyjny
Rys.
VII.C.9-5 Numer towarowy GS1 jako klucz dostępu do bazy danych odpadów
Kod GS1-128 może uprościć proces gospodarki odpadami. Obok materiałów opakowaniowych, inne odpadki
muszą być gromadzone w specjalnych kontenerach i usuwane oddzielnie. Zazwyczaj dotyczy to toksycznych
przeciwnowotworowych leków cytostatycznych lub silnie zainfekowanych tkanek. Odpady te są zwykle
rejestrowane według oddziałów i usuwane przez wyspecjalizowane firmy.
GS1-128 umożliwia definiowanie kategorii odpadów i umieszczanie odpowiednich kodów kreskowych na
kontenerach (do tego celu można wykorzystać Identyfikatory Zastosowania (IZ) z serii 90 do zastosowań
wewnętrznych w kodzie GS1-128). Kiedy kontener jest pełen, rejestruje się kategorię odpadów łącznie
z numerem lokalizacyjnym GS1 oddziału generującego dane odpady (IZ 412). W połączeniu z numerem
lokalizacyjnym firmy wywożącej odpady (IZ 410) umieszczonym kontenerze, dopełnia to cykl rozliczeń.
5. Wnioski
Istnieje obecnie kilka właściwie komplementarnych możliwości wykorzystania nowoczesnej techniki
w dziedzinie gospodarki odpadami. Podstawą wyboru powinna być ilość szczegółowych informacji, które
muszą być zbierane. Gromadzenie danych powinno odbywać się tylko raz u źródła i tutaj w najlepszej
sytuacji do dostarczania informacji dotyczącej odpadów jest producent. Przy usuwaniu materiałów
pochodzących z operacji (np. zainfekowana krew) wyczerpujących informacji może dostarczyć szpital, który
jest źródłem odpadów.
W celu efektywnej rejestracji i optymalizacji przepływu odpadów, nieuniknione jest korzystanie
z automatycznego gromadzenia danych w połączeniu z elektroniczną wymianą danych (EDI). Jednakże
wdrażanie tych narzędzi musi odbywać się stopniowo. W wielu szpitalach wprowadzanie EDI do procesów
zakupu jest już zaplanowane lub wręcz zostało rozpoczęte. Jest to pierwszy etap potrzebny do wymiany
innych danych związanych z odpadami. Jednakże kwestią, która jeszcze czeka na rozwiązanie jest
regularne wykorzystywanie międzybranżowych standardów identyfikacji, symbolik kodów kreskowych
i formatów EDI, które są stosowane na całym świecie.
Obecnie żadna instytucja nie działa w izolacji i szpitale nie są wyjątkiem od tej reguły. W coraz bardziej
usieciowionym społeczeństwie, zamknięte systemy wewnętrzne tworzące bariery komunikacyjne mogą
zostać zmienione jedynie poprzez wypracowanie standardów międzynarodowych. Numery towarowe GS1
i kody kreskowe w połączeniu z komunikatami EANCOM® tworzą platformę dla bezkonfliktowej komunikacji
międzybranżowej. Standardy GS1 nie są niczym nowym i dostawcy szpitali stosują je od lat. Ponieważ
znaczna część odpadów w szpitalach generowana jest poprzez zużywanie dóbr konsumpcyjnych, możliwość
strona 66 z 82
połączenia systemów szpitalnych z zewnętrznym łańcuchem dostaw stała się decydującym elementem
lepszej gospodarki odpadami i uniknięcia niepotrzebnych strat spowodowanych nieporozumieniami i błędami
w komunikacji.
VII. D. Projekt zaopatrzenia europejskich szpitali i klinik (EUROHCS)
Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. J-F. Penciolelli, kierownika działu ds. sprzętu i
systemów informatycznych, Assistance Publique - Hôpitaux de Paris we Francji.
1. Wprowadzenie
Projekt EUROHCS został rozpoczęty w 1994 r. w ramach programu TEDIS Komisji Europejskiej. Jego celem
jest promowanie elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz gospodarki elektronicznej opartej na
międzynarodowych standardach, dla usprawnienia zarządzania łańcuchem dostaw w służbie zdrowia. Aby
nie wyważać otwartych drzwi, uczestnicy projektu, szukając rozwiązań dla szpitali i ich dostawców,
postanowili jak najpełniej wykorzystać pozytywne doświadczenia z wdrażania EDI w innych branżach.
Szczegółowe cele projektu obejmują:
promowanie elektronicznej gospodarki (EC) w procesach logistycznych i zaopatrzeniu szpitali;
opracowanie drogi migracji od tradycyjnego zarządzania procesami logistycznymi i zaopatrzeniem do
nowych praktyk biznesowych opartych na koncepcji Efektywnej Obsługi Konsumenta40 (ECR);
skoordynowanie na szczeblu europejskim podejścia do zarządzania zaopatrzeniem z wykorzystaniem EDI,
uwzględniając doświadczenia krajowe.
W ramach tego projektu ukończono już dwa etapy i obecnie znajduje się już w fazie trzeciej. Opis każdej
fazy przedstawiamy poniżej.
2. Faza I EUROHCS
Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, wiodący uczestnik inicjatywy EUROHCS, w pierwszą fazę projektu
zaangażował trzech innych partnerów, a mianowicie:
- Consorci Hospitalari de Catalunya (Hiszpania);
- Kommunedata (Dania);
- SIG Services b.v. (Holandia).
Na samym początku projektu, partnerzy podpisali umowę z Europejskim Medycznym Stowarzyszeniem EDI
(EMEDI), ogólnoeuropejską grupą użytkowników EDI w dziedzinie służby zdrowia, o korzystaniu z ich
doświadczeń i wykorzystaniu ich forum do promocji prac EUROHCS, a także dla przyciągnięcia większej
liczby uczestników i inwestorów do projektu. Technicznie doświadczenie EMEDI zostało wykorzystane
w opracowywaniu wskazówek do wdrażania komunikatów opartych na EANCOM®.
Główny nakład pracy w fazie I obejmował nawiązanie kontaktów z władzami służby zdrowia i z uczestnikami
innych projektów europejskich, gromadzenie informacji o istniejących doświadczeniach, opracowywanie
scenariuszy dla komunikatów EDI, ocenę praktyk biznesowych oraz planowanie eksperymentów pilotowych.
To, że UN/EDIFACT jest obecnie dobrze znanym standardem międzynarodowym, nie miało szczególnego
znaczenia, ponieważ na początku projektu przeważały standardy krajowe.
W ramach projektu EUROHCS trzeba było nadrobić brak znajomości międzynarodowych standardów EDI
i gospodarki elektronicznej w szpitalach i Ministerstwach Zdrowia. Oprócz tych trudności, EUROHCS odkrył,
że procesy logistyczne i zaopatrzenie w szpitalach mają wiele wspólnych cech, nie tylko u partnerów
EUROHCS, ale również na szczeblu międzynarodowym. Obecnie wysiłki nad harmonizacją standardów EDI
zostały zintensyfikowane nie tylko w Europie, ale również na całym świecie. Na przykład w Unii Europejskiej
w programie CoCo41 opracowano zestaw zharmonizowanych komunikatów medycznych UN/EDIFACT, które
40
Wyjaśnienie pojęcia ECR znajduje się w rozdz. IX.A
Inicjatywa konsorcjum CoCo odgrywa kluczową rolę w standaryzacji komunikatów medycznych EDI opartych na
UN/EDIFCAT. Informacje na temat CoCo można znaleźć w rozdz. VII.B i IX.A.
41
strona 67 z 82
będą stosowane w 9 krach Unii Europejskiej. Możliwe jest również, że zastosowania EDI w europejskiej
służbie zdrowia wpłyną na działania standaryzacyjne EDI w Ameryce Północnej, gdzie istnieje wiele różnych
konkurencyjnych standardów (HL7, ASTM 1238, X12 ... i UN/EDIFACT).
Wyniki pierwszej fazy projektu obejmowały:
z
z
z
z
z
Opublikowano broszurę promującą opracowanie tzw. autostrad elektronicznych w dziedzinie służby
zdrowia (robiąc odniesienia do Raportu Bangemanna 42) i zawierającą opis projektu z perspektywy
administracyjnej (cele, partnerzy, zadania, potrzeby itp.).
Opublikowano broszurę zawierającą globalną perspektywę EUROHCS z omówieniem kwestii
zarządzania, integracji logistycznej i niektórych spraw technicznych.
Zmodyfikowano komputerowy przewodnik EMEDI do EDI, uzupełniając go o specjalny rozdział opisujący
projekt EUROHCS.
Opracowano dokument zatytułowany “Gospodarka Elektroniczna – Przewodnik dla Szpitali”, stanowiący
pomoc dla decydentów i kierowników projektów przy wdrażaniu gospodarki elektronicznej w logistyce
i zaopatrzeniu.
Opublikowano raport zatytułowany “ Architektura Funkcjonalna” dotyczący kwestii organizacyjnych
i technicznych, którymi trzeba się zająć przy wdrażaniu EDI.
Uzyskano dzięki temu szerszą znajomość szeregu spraw w służbie zdrowia, poczynając od konieczności
integracji działań logistycznych, aż do znaczenia stosowania EDI i kodów kreskowych. To doprowadziło do
wzrostu zainteresowania programami podniesienia jakości, zwłaszcza w logistyce, z wykorzystaniem norm z
serii ISO 9000. Zwiększyło się również zrozumienie znaczenia standardów UN/EDIFACT jako narzędzia
łączącego aplikacje komputerowe. Oprócz działów logistyki i zaopatrzenia, również inne działy szpitali
pilotowych uczestniczące w projekcie EUROHCS zaczęły stosować standardy UN/EDIFACT w swojej
komunikacji. Dalszym osiągnięciem było zacieśnienie więzów pomiędzy EMEDI i GS1 na poziomie
europejskim oraz pomiędzy partnerami EUROHCS i przedstawicielami GS1 w każdym kraju.
Zapotrzebowanie EMEDI na komunikaty handlowe zostało zaspokojone dzięki wykorzystaniu EANCOM®.
Zastosowanie rozwiązań GS1 we wdrożeniach pilotowych znacząco podniosło jakość procesów
logistycznych.
Mając świadomość tego wszystkiego i z zachętą ze strony EMEDI, GS1 zaczęło badać wszelkie możliwości
zastosowania swojego systemu w dziedzinie służby zdrowia. EUROHCS, po przestudiowaniu kwestii “kody
kreskowe i EDI” doszło do wniosku, że znakowanie kodami kreskowymi musi być wprowadzane
równocześnie z EDI. Standardy GS1, które są szeroko wykorzystywane także w służbie zdrowia,
koegzystują obecnie z innymi standardami krajowymi, jak np. we Francji. Prędzej czy później rozpocznie się
tam migracja w kierunku standardów GS1.
Wyniki fazy I projektu zostały bardzo dobrze przyjęte przez Komisję Europejską, która w 1995 roku zachęciła
konsorcjum EUROHCS do rozszerzenia projektu o drugą fazę.
3. Faza II EUROHCS
Faza II projektu rozpoczęła się przy udziale 6 nowych partnerów:
EMEDI;
Szpital Ogólny w Mosteles (Hiszpania);
Syndicat Interhospitalier Région Ile de France (SIRIF) - (Francja);
Uniwersytet Medyczny w Lubece (Niemcy);
Uniwersytet Justus Liebig w Giessen (Niemcy);
Austriapro (Austria).
42
Raport Bangemanna “Europe and the global information society” - “Europa i globalne społeczeństwo informacyjne”,
zawiera zestaw zaleceń na spotkanie Rady Europejskiej z czerwca 1994 dotyczące infrastruktury w sferze informacji.
Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej: http://www.echo.lu./eudocs/en/report.html.
strona 68 z 82
Oprócz tego Instytut Reinbek e.V. (Niemcy) otrzymał zadanie promowania projektu w Niemczech poprzez
konferencje i kampanie informacyjne. Materiały opracowane w fazie I zostały przetłumaczone na język
niemiecki i szeroko rozpowszechnione.
Faza II obejmowała następujące zadania:
Znalezienie nowych miejsc wdrożeń pilotowych;
Opracowanie nowych komunikatów EDI połączonych w scenariusze, bez uwzględniania krajowych wersji
tych komunikatów;
Analiza znakowania towarów oraz identyfikacji partnerów w poszczególnych krajach, w celu opracowania
wspólnych rozwiązań tam, gdzie to jest możliwe;
Wypracowanie ram dla umów wymiany dostosowanych do służby zdrowia, z naciskiem na zaopatrzenie.
Kwestie te obejmowały również aspekty prawne, zabezpieczenie, zaufanych partnerów zewnętrznych itp.;
Zacieśnienie więzów pomiędzy EUROHCS i GS1;
Nawiązanie kontaktów z władzami służby zdrowia we wszystkich krajach uczestniczących w EUROHCS.
W czasie fazy II projektu podjęto następujące decyzje:
EMEDI nałożyło na GS1 techniczne zadanie opracowania wskazówek do wdrażania komunikatów;
Konsorcjum EUROHCS rozpoczęło pracę nad komunikatami logistycznymi pod auspicjami specjalnej grupy
roboczej GS1 ds. służby zdrowia;
Zacieśniono więzy projektu EUROHCS z Projektem Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP) koordynowanym
przez GS1, który powstał w tym samym czasie. EUROHCS i GS1 uznały komplementarność obu projektów.
4. Dalsze kroki
Pracuje się nad porozumieniem pomiędzy GS1 i partnerami EUROHCS o rozpoczęciu trzeciej fazy projektu
EUROHCS.
Planuje się tutaj utworzenie struktury obejmującej wszystkich partnerów odgrywających jakąś rolę w EDI dla
służby zdrowia, tj. szpitale i kliniki, dostawców wszelkich rodzajów produktów (farmaceutyków, produktów
chemicznych, urządzeń laboratoryjnych, sprzętu chirurgicznego, produktów spożywczych, narzędzi
jednorazowych itp.), sieci VAN i firm zajmujących się oprogramowaniem.
Inicjatywa GS1 utworzenia wyżej opisanej struktury została uznana za właściwą do kierowania w przyszłości
koncepcją EUROHCS III, z następujących powodów:
Daje możliwość udziału w pracach przedstawicielom wszystkich krajów.
Możliwe jest korzystanie z doświadczeń innych inicjatyw związanych z gospodarką elektroniczną, na
przykład z projektem Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia (EHCRTM) w USA.
Udział w pracach GS1/UCC organizacji dostawców, takich jak: Stowarzyszenie Producentów dla Służby
Zdrowia lub Stowarzyszenie Dystrybutorów dla Służby Zdrowia w USA; EUCOMED i inne organizacje
europejskie o globalnie skoordynowanej działalności.
Współpraca ta może przynieść wzajemne korzyści, ponieważ konsorcjum EUROHCS będzie nadal:
aktywnie uczestniczyć w pracach prowadzonych w ramach Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP).
Wniesie do tej struktury swoją analizę działalności szpitali z doświadczeń członków konsorcjum.
aktywnie uczestniczyć we wdrażaniu, testowaniu i ocenie wszystkich wyników uzyskanych w
międzynarodowym Projekcie Współpracy w Służbie Zdrowia.
przy współpracy z EMEDI i GS1 promować gospodarkę elektroniczną w służbie zdrowia, w krajach
członkowskich konsorcjum EUROHCS, z pomocą lokalnych organizacji GS1.
Celem ogólnym tej współpracy jest ułatwienie wypracowania Systemów Otwartych, dla osiągnięcia jak
najlepszego stosunku kosztów do efektywności dla wdrażanych rozwiązań.
Wyniki oczekiwane w ramach tej współpracy mają przynieść instytucjom służby zdrowia znaczący udział
w obniżeniu kosztów, którego ostatecznym beneficjentem będzie pacjent.
strona 69 z 82
VII. E. Inicjatywa i cele efektywnej obsługi konsumenta w służbie zdrowia
Niniejszy rozdział pochodzi z publikacji Efficient Healthcare Consumer Response, wydanej przez CSC
Consulting pod kierownictwem EHCRTM. Uniform Code Council (siostrzana organizacja GS1), jest
sponsorującym uczestnikiem EHCRTM.
1. Co to jest EHCRTM
W USA inicjatywa Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia (EHCRTM) jest szeroko zakrojonym
projektem obejmującym wiele branż, skierowanym na uporządkowanie łańcucha zaopatrzeniowego
produktów medycznych, dzięki podniesieniu efektywności każdego uczestnika tego łańcucha
i wyeliminowaniu strat na każdym etapie. Litera “C” w skrócie EHCRTM (po polsku K – konsument) oznacza
każdego, kto płaci rachunki służbie zdrowia, nawet jeżeli nie czyni tego bezpośrednio.
Misją EHCRTM jest przyspieszenie działania łańcucha dostaw produktów medycznych, podniesienie jego
efektywności, poprawa reakcji na potrzeby, skierowanie na jakość, oparcie na użyteczności, uzyskanie jego
otwartości, neutralności, elastyczności i modularności. Wdrożenie EHCRTM prowadzi do tego, że właściwy
produkt znajduje się we właściwym miejscu, o właściwym czasie, w efektywny sposób, aby lepiej służyć
potrzebom zdrowotnym końcowego konsumenta.
Dążenie do podniesienia efektywności w USA bierze się z 4% rocznego wzrostu wydatków na służbę
zdrowia, które w 1995 roku wynosiły 1.2 biliona $, przy czym wydatki medyczne stanowią 18% tej sumy.
Powoduje to ogromny nacisk na branżę w kierunku redukcji kosztów, z jednoczesnym podniesieniem jakości
i efektywności opieki zdrowotnej.
EHCRTM bierze swój początek z inicjatywy Efektywnej Obsługi Konsumenta (ECR), obejmującej detalistów
i ich dostawców. ECR zwiększył rentowność wszystkich uczestniczących organizacji od 2% do 20%,
poprawiając jednocześnie obsługę klientów poprzez analizę łańcucha dostaw i poszukiwanie możliwości
lepszej współpracy. EHCRTM postanowiło wykorzystać doświadczenia ECR, ponieważ istnieje wiele
podobieństw pomiędzy tymi dwoma branżami, jak np. konsolidacja dystrybutorów i producentów, traktowanie
swoich produktów jak towaru, nacisk na podniesienie jakości obsługi, niedostateczne wykorzystanie środków
technicznych, dostępność standardów EDI i duża część obrotu handlowego przechodzącego przez
dystrybutorów.
W USA w EHCRTM zaangażowanych jest ponad 20 producentów towarów dla służby zdrowia, dystrybutorów,
dostawców i stowarzyszeń handlowych. Podobne wysiłki są podejmowane w innych rejonach świata, tam,
gdzie służba zdrowia poddana jest presji budżetowej.
Stwierdzono, że łańcuch dostaw zaczyna się na wyrobach gotowych (koniec linii produkcyjnej u wytwórcy),
ciągnie się poprzez dystrybutorów do dostawców, a w niektórych przypadkach przebiega bezpośrednio od
producenta do dostawcy, jak to pokazuje rys. VII.E-1.
Opieka ostra
Farmaceutyki
Od końca linii
produkcyjnej u
producenta
Gabinety lekarskie
Opieka długoterminowa
Diagnostyki
Dystrybutorzy
Hurtownicy
Urządzenia med.
Opieka domowa
Zintegrowana służba
zdrowia
Rys. VII.E-1
Kategorią produktów poddaną analizie były produkty medyczne, diagnostyczne oraz farmaceutyki
sprzedawane z przepisu lekarza. Badano ich przepływ przez łańcuch dostaw w pięciu punktach konsumpcji:
strona 70 z 82
placówkach opieki ostrej, gabinetach lekarskich, placówkach długotrwałej opieki, centrach opieki domowej
oraz zintegrowanych centrach opieki zdrowotnej.
2. Wstępne ustalenia EHCRTM
•
•
•
•
Wdrożenie EHCRTM umożliwia zaoszczędzenie 11 mld $ z łącznej kwoty 23 mld $ stanowiącej koszty
łańcucha dostaw. Oszczędności te pochodzą z usprawnienia procesu przemieszczania towarów (6,7 mld
$, obsługa zamówień 1,7 mld $, udostępnianie informacji 2,6 mld $) 43.
Powyższe oszczędności można było osiągnąć poprzez przyjęcie strategii zorientowanych na poprawę
efektywności i nowe podejście do zarządzania.
W ramach EHCRTM wyróżniono trzy strategie zorientowane na efektywność: efektywne przemieszczanie
produktów, efektywna obsługa zamówień i efektywne przekazywanie informacji.
Wdrożenie EHCRTM jest możliwe dzięki czterem narzędziom – partnerstwu i współpracy, zarządzaniu
zmianą, rachunkowi kosztów opartym na procesach (ABC)44 i technikom informatycznym.
Strategie zorientowane na efektywność od drugiego poziomu modelu koncepcyjnego EHCRTM (rys. VII.E-2).
M od el K on cep cyjn y E H C R
P o zio m 3
W IZ J A
S T R A T E G IE
E fek S
tyw n y P ro d u kt
E fek tyw n e Z am ó w ie n ie
ME fek tyw n e In fo rm acje
Sh i
P o zio m 2
N A R Z Ę D Z IA
P o zio m 1
P artn erstw o i W s p ó łp r aca
Z arzą d z an ie Z m ia n ą
T e ch n ik i In fo rm atycz n e
R ac h u n e k k o s ztó w o p arty n a p ro ces a ch
Zestaw rozwiązań
• Systemy kontroli gospodarki
zapasami
• Proces ciągłego uzupełniania
zapasów
• Działania samoaktywujące się
• Pakowanie i przemieszczanie
produktów
• Proces zamówienia aż do
płatności
• Gromadzenie danych w punkcie
użycia
• Elektroniczna identyfikacja
klientów
Rys. VII.E-2
Cztery narzędzia - partnerstwo i współpraca, zarządzanie zmianą, rachunek kosztów oparty na procesach
(ABC) i techniki informatyczne przedstawia rys. VII.E-3.
Model Koncepcyjny EHCR
Poziom 3
WIZJA
Poziom 2
STRATEGIE
Efektywny Produkt
Efektywne Zamówienie
Efektywne Informacje
Poziom 1
NARZĘDZIA
Partnerstwo i Współpraca
Zarządzanie Zmianą
Techniki Informatyczne
Rachunek Kosztów oparty na Procesach
Partnerstwo i współpraca zwiększa efektywność
operacyjną, satysfakcję klientów, udział w rynku
i marże.
Zarządzanie zmianą 45 pozwala instytucjom lepiej
radzić sobie z ostrymi zwrotami ekonomicznymi,
presją konkurencyjną, nowymi technikami, zmianami
społeczno-kulturowymi oraz zmianami prawnymi.
Zarządzanie zmianą wymaga ścisłej współpracy osób
i instytucji. Sukces ściśle zależy od istnienia
następujących czynników i to w podanej kolejności:
wizja, umiejętności, bodźce, środki i plan działania.
Rys. VII.E-3
43
W broszurze EHCR przedstawiono szczegółowo w jaki sposób obliczono liczby w punkcie 1. Broszurę tę można
uzyskać w GS1 US (adres GS1US znajduje się w rozdz. II niniejszego dokumentu) lub poprzez GS1.
44
Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz. IX.A
45
Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz IX.A
strona 71 z 82
Poniższy rys. VII.E-4 przedstawia całkowity obraz sił zmian wpływających na służbę zdrowia.
Siły zmian
Tradycyjny Model Łańcucha Dostaw
Tradycyjny Model Służby Zdrowia
-
Skupienie się na przypadkach ostrych
Sporadyczna odpowiedzialność
Opłata za usługi
Opieka nad pacjentem zależna od lekarza
-
Implikacje dla łańcucha dostaw
Trendy w służbie zdrowia
-
Wzrost opieki kierowanej
Zarządzanie chorobami
Skupienie na profilaktyce
Wzrost punktów opieki alternatywnej
Opieka nad pacjentem zależna od
płatnika i/lub nakładów
Wybór produktów przez klinicystów
Wysoki poziom zapasów
Nieciągły przepływ produktów
Przepływ informacji na papierze
Niespójne techniki
Zbieranie danych w ograniczonym stopniu
-
Wybór produktów zależny od kosztów lub
nakładów
-
Nacisk na usuwanie kosztów i działań nie
dodających wartości
-
Nacisk na podniesienie jakości usług
Potrzeba udostępniania właściwych informacji
Przejście do ciągłego, uporządkowanego
przepływu produktów
Dążenie do Paradygmatu Nowego Łańcucha Dostaw
Rys. VII.E-4.
Techniki informatyczne umożliwiają dostęp do punktualnej, dokładnej i bezpapierowej informacji, która
pozwala na bezproblemowy przepływ produktów dostosowanych do usług i konsumpcji. Wpływa to na
gromadzenie i wymianę informacji, które przepływają przez łańcuch dostaw. EHCRTM wyróżnia kategorie 3
technik informatycznych, wymienionych w tabeli VII.E-1 poniżej.
Tabela VII.E-1 Kategorie techniki informatycznej
Najważniejsze techniki
Identyfikatory
Znakowanie
kodami
kreskowymi
EDI
Techniki wspierające
Wspólne bazy danych
Automatyczne wydawanie (punkt
użycia)
Internet
E-Mail
Wideo konferencje
Techniki specjalistyczne
CD-ROM
Interaktywne
katalogi
elektroniczne
Satelitarne śledzenie ciężarówek
Systemy kontroli magazynów
Inteligentne karty
Rachunek kosztów oparty na procesach (ABC) pozwala wyeliminować działania nie przydające wartości
i właściwie rozdzielić koszty związane z działaniami i procesami. Pomaga on instytucjom skoncentrować się
na swoich głównych procesach i zlecić na zewnątrz działania, które mogą być najlepiej wykonane przez
innych.
strona 72 z 82
3. Wizja „przyszłego stanu” wg EHCRTM
EHCRTM rozpatruje łańcuch dostaw, który wymaga usprawnień skokowych, jak to przedstawia poniższy
rysunek.
•
Poziom 3
WIZJA
STRATEGIE
Efektywny
Produkt
S
Efektywne
Zamówienie
M
MEfektywne Informacje
Sh i
Poziom 2
•
•
•
•
•
•
•
Poziom 1
NARZĘDZIA
90% transakcji prowadzonych poprzez
gospodarkę elektroniczną
100% dokładność faktur
Bezpapierowe transakcje z 90% partnerów
Poziom obsługi podniesiony do 99%
Redukcja zapasów o 80%
Redukcja punktów zatrzymania w przepływie
materiałów i usług o 50%
Redukcja personelu zajmującego się
manipulowaniem materiałami o 50%
Optymalizacja funkcji przyjęcia (zamówienieprzesyłka-płatność)
Partnerstwo i Współpraca
Zarządzanie Zmianą
Techniki Informatyczne
Rachunek Kosztów oparty na Procesach
Rys. VII.E-5
4. Rozpoczęcie EHCRTM
EHCRTM zaleca co następuje:
Strategia 1. Efektywne Przemieszczanie Produktu
Efektywne Przemieszczanie Produktu definiowane jest jako szerokie spektrum działań obejmujących
programy zarządzania dla logistyki, zapasów, magazynowania, dystrybucji i transportu od producenta do
pacjenta.
Zadania
Podejmowanie decyzji według jak najniższych kosztów łańcucha dostaw
Zrozumienie wzajemnych zależności
Wspieranie efektywnego wykorzystania produktów
Połączenie przepływów fizycznych i przepływów informacji
Zestawy rozwiązań
Systemy kontroli zarządzania zapasami
Procesy ciągłego uzupełniania
Pakowanie i manipulowanie produktem
Korzyści / Wyniki
Zwiększona produktywność
Większa satysfakcja klientów
Skrócenie czasu trwania cykli
Obniżenie wymaganych zapasów
Strategia 2. Efektywna Obsługa Zamówień
Zakres tych procesów obejmuje przepływ informacji i pieniędzy od fazy negocjowania kontraktu, poprzez
zakupy, aż do ostatecznego otrzymania zapłaty.
Zadania
Minimalizacja kosztów procesów związanych z łańcuchem dostaw
Zrozumienie celów i zadań każdego partnera w łańcuchu dostaw
strona 73 z 82
Skoncentrowanie się na administrowaniu kontraktami i rabatami
Zastosowanie nowego podejścia do wymiany informacji i wpływ na całkowite koszty łańcucha dostaw
Zestawy rozwiązań
Administrowanie kontraktami i cenami
Od zamówienia do płatności
Działania aktywowane sprzedażą
Korzyści / Wyniki
Zwiększona produktywność
Redukcja pracy biurowej
Zwiększona poprawność danych
Większa satysfakcja klienta
Strategia 3. Efektywne Przekazywanie Informacji
Strategia ta może ukierunkować zmiany zachodzące w przemyśle od izolowanego zarządzania danymi do
środowiska handlowego scentralizowanego wokół danych.
Zadania
Uzyskanie bezpapierowego łańcucha dostaw
Uzyskanie jednego, zsynchronizowanego źródła danych
Wykorzystanie techniki dla zbliżenia się do działania w czasie realnym
Zestawy rozwiązań
Gromadzenie danych w punkcie użycia
Elektroniczne informacje o klientach i produktach
Korzyści / Wyniki
Eliminacja pracy biurowej
Efektywna komunikacja
Większa poprawność danych
Większa satysfakcja klientów
EHCRTM podkreśla podstawowe znaczenie wykorzystywania rozwiązań opartych na standardach
w identyfikacji produktów i partnerów oraz korzystania ze standardów kodów kreskowych i EDI, które
odniosły duży sukces.
5. Wnioski
EHCRTM jest inicjatywą skierowaną na zwiększenie efektywności w łańcuchu dostaw dla służby zdrowia.
Jego powodzenie w dużym stopniu zależy od zaangażowania i udziału wszystkich zainteresowanych stron.
Samo to jednak nie przyniesie sukcesu. Kierownictwo najwyższego szczebla wszystkich uczestniczących
instytucji musi zapewnić aktywne poparcie dla projektu. Bez takiego poparcia żaden tego rodzaju projekt nie
może zakończyć się powodzeniem.
VIII. W JAKI SPOSÓB .....
Niniejszy rozdział ma pomóc instytucjom służby zdrowia w rozpoczęciu procesu usprawniania administracji,
logistyki i zaopatrzenia. W niektórych punktach znajdują się odnośniki do innych dokumentów, które są
dostępne w EUCOMED, GS1 i EUROHCS.
Rozdział A zawiera podstawowe potrzeby szpitali w zakresie “identyfikacji, kodowania i komunikacji”
oraz przedstawia uproszczone podejście do rozpoczęcia projektu wdrożenia kodów kreskowych
i EDI. Warunki w poszczególnych krajach i instytucjach są różne, a więc przedstawione propozycje
stanowią podstawowe i ogólne wskazówki mające ułatwić rozpoczęcie procesu.
Rozdział B przedstawia sposób przezwyciężenia niektórych problemów powstających na etapie wdrażania.
strona 74 z 82
Rozdziały C i D zawierają podstawowe informacje dotyczące rozpoczęcia wykorzystywania kodów
kreskowych i EDI oraz odniesienia do innych dokumentów.
VIII. A. Jak rozpocząć projekt usprawniania działalności szpitala
Rozmowy i ankiety przeprowadzone przed rozpoczęciem Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia wykazały
następujące preferencje szpitali:
z Komunikacja oparta na standardach otwartych i nie branżowych
z Unikanie konieczności posługiwania się wieloma systemami identyfikacyjnymi
z Pełne bezpieczeństwo sieci
z Duża liczba użytkowników podobnych systemów
z Regularna aktualizacja przez producentów i hurtowników danych dotyczących zmian cen, produktów
i opakowań
z Dokładne informacje od dostawców na temat dostaw zamówionych towarów
z System wysyłania pilnych dostaw
z Jednolity system kodowania, obok identyfikacji produktu, również daty przydatności i numeru serii
produkcyjnej,
Aby zapoczątkować projekt usprawniania, podobny do opisanych w niniejszym dokumencie, można podjąć
następujące działania:
z Przed rozpoczęciem projektu uzyskać aprobatę i zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla.
z Zakomunikować cele projektu wszystkim stronom, których on dotyczy.
z Wybrać miejsce wdrożenia projektu, w którym istnieje potrzeba usprawnienia.
z Poprosić producentów i hurtowników, którzy nie znakują jeszcze swoich produktów kodami kreskowymi
GS1/UCC, aby zaczęli to robić.
z Upewnić się, że struktura bazy danych szpitala umożliwia przetwarzanie skanowanych danych.
z PrzGS1alizować istniejące procesy logistyczne i administracyjne, obliczyć nakład czasu i pieniędzy na te
procesy (można wykorzystać kryteria oceny takie, jak wykorzystane w działaniach HCP – krótką ich listę
przedstawiono poniżej).
z Wyeliminować zbędne działania i funkcje, ale zadbać o to, żeby informacje były dostępne tam, gdzie są
potrzebne.
z Zbudować model logistyczny dostaw i dystrybucji oparty na zasadach Just In Time.
z Skalkulować oszczędności czasowe i finansowe uzyskane dzięki racjonalizacji.
z Wprowadzić skanery i zadbać, aby wszystkie produkty objęte projektem zostały oznaczone kodem
kreskowym.
z Wprowadzić EDI z wykorzystaniem komunikatów EANCOM® i zapewnić, aby komunikaty EDI docierały
do punktów przeznaczenia w łańcuchu dostaw, gdzie podejmowane są działania przydające wartości.
z Ocenić korzyści (jakościowe i ilościowe) z wykorzystania dwóch wymienionych wyżej narzędzi.
z Poinformować innych o postępach i korzyściach.
Przykłady kryteriów oceny:
Procesy zamawiania, przyjmowania i dystrybucji:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Liczba składanych rocznie przez użytkownika zamówień na towary
Wartość wystawianych rocznie zleceń zakupu
Liczba punktów w szpitalu wystawiających zlecenia zakupu
Liczba zleceń zakupu wystawianych rocznie przez dział zakupów
Liczba niezbędnych kroków pomiędzy użytkownikiem (osobą, która chce złożyć zamówienie)
i końcowym punktem, w którym wystawiane jest zlecenie zakupu
Liczba dokumentów papierowych, które muszą zostać wypełnione przed wystawieniem zlecenia zakupu
(osoba zgłaszająca zapotrzebowanie, pośrednicy, dział zakupów, itp.)
Średni czas upływający pomiędzy powstaniem zapotrzebowania na zamówienie i złożeniem zamówienia
do dostawcy
Średni czas upływający pomiędzy odbiorem zamówionego towaru od dostawcy, a jego przekazaniem
użytkownikowi
Średni czas opóźnienia dostawy
strona 75 z 82
10. Liczba dokumentów, do których należy się odwołać przed wystawieniem rachunku pacjentowi lub
ubezpieczającemu
11. Liczba otrzymywanych rocznie faktur
12. Liczba pracowników zaangażowanych w zakupy i zarządzanie magazynem
13. Liczba pracowników, którzy nie zarządzają zakupami i magazynem, ale są zaangażowani w śledzenie
lub kontrolowanie zleceń zakupów (z wyłączeniem użytkowników)
14. Liczba pracowników zaangażowanych w dystrybucję zakupów (z wyłączeniem pracowników działu
zakupów i magazynu)
15. Liczba zamówień przetworzonych rocznie przez pracowników działu zakupów i magazynu
16. Czas spędzany na administrowaniu zleceniem zakupu przed uporządkowaniem procesu zamawiania,
odbierania i dystrybucji
17. Czas spędzany na administrowaniu zleceniem zakupu po uporządkowaniu procesu zamawiania,
odbierania i dystrybucji
18. Czas spędzany na administrowaniu przypadający na jedno zlecenie zakupu po wprowadzeniu
oznaczania kodami kreskowymi
19. Średnia liczba rozmów telefonicznych odbytych w celu uzyskania i zweryfikowania informacji na temat
towaru przed złożeniem zlecenia zakupu (całkowita liczba jednostek telefonicznych podzielona przez
całkowitą liczbę zleceń zakupu):
20. Średnia liczba faksów z prośbą o informacje wysłanych w celu uzyskania i zweryfikowania informacji na
temat towaru przed złożeniem zlecenia zakupu
21. Średnia liczba rozmów telefonicznych z dostawcą odbytych w celu uzyskania harmonogramu dostaw
zamówionych towarów
22. Średnia liczba faksów wysłanych w celu uzyskania harmonogramu dostaw zamówionych towarów
Liczba błędów w zamówieniach rocznie:
• Przed uporządkowaniem procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji
• Po uporządkowaniu procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji
• Przed wprowadzeniem ADC i EDI
• Po wprowadzeniu ADC
• Po wprowadzeniu EDI
23. Liczba niezgodności między “zamówieniem” i “fakturą”
24. Liczba “powtórzonych” zamówień
VIII. B. Jak rozwiązywać problemy wdrożeniowe
Niektórzy dostawcy nie są przyzwyczajeni do oznaczania swoich produktów kodami kreskowymi.
Współpracując z nimi należy im wyjaśnić swoje cele i korzyści, a także wciągnąć do dyskusji odpowiednie
stowarzyszenia rynkowe.
Unikać zamieszania związanego ze skanowaniem, szkoląc ludzi w stosowaniu skanerów i podstawowych
zasadach kodów kreskowych. Stowarzyszenia reprezentujące producentów sprzętu do automatycznego
gromadzenia danych (ADC) (AIM Europe, lokalne organizacje AIM) mogą również zapewnić pomoc
i szkolenia.
Unikając terminologii technicznej wyjaśnić pracownikom zalety ADC i EDI oraz ułatwienia, jakie mogą oni
uzyskać w wykonywaniu codziennych zadań.
Upewnić się, że pracownicy postrzegają zalety, jakie niesie ta technika, jako szansę podniesienia jakości
usług, a nie jako działanie zmierzające do zmniejszenia liczby miejsc pracy.
Niniejszy dokument można wykorzystać do przekonania najbardziej nieprzekonanych.
Stworzyć atmosferę entuzjazmu wokół projektu, aby zyskać zainteresowanie i wsparcie wszystkich
udziałowców.
VIII. C. Jak zacząć stosować EDI
1. Zapoznać się z publikacjami GS1 “Wprowadzenie do EDI” i “Zastosowanie EANCOM® w handlu
produktami dla służby zdrowia” (Grudzień 1997).
2. Zwrócić się do swojej organizacji krajowej GS1 o pakiet informacyjny.
3. Sprawdzić, czy dostępne są inne źródła pomocy, na przykład:
strona 76 z 82
z
z
W wielu krajach lokalni dostawcy usług EDI, producenci, hurtownicy i szpitale porozumieli się co do
wypracowania wspólnych standardów komunikatów EDI, a także przekonali dostawców VAN46 (Value
Added Network), aby zastosowali korzystne ceny dla szpitali;
Komisja Europejska w programie TEDIS współsponsorowała projekt EUROHCS (Zaopatrzenie
Europejskich Szpitali i Klinik), promując wykorzystanie EDI szpitalach. Jednym z wyników tego projektu
jest “zestaw EDI” (napisany po francusku), który ma pomóc szpitalom rozpoczęcie stosowania EDI.
VIII. D. Jak zacząć stosować kody kreskowe
1. PrzGS1alizować procesy logistyczne od zamawiania po wewnętrzną dystrybucję.
2. Wybrać funkcje pilotowe do przetestowania wdrożenia i wykorzystania kodów kreskowych.
3. Zapoznać się z publikacją GS1 „Identyfikacja i oznaczanie kodami kreskowymi produktów medycznych międzynarodowe zalecenia dla producentów i dystrybutorów” (IMPROVING THE BUSINESS
POTENTIAL - An International Guide for Identifying and Bar Coding Healthcare Products for
Manufacturers and Distributors).
4. Zwrócić się do swojej organizacji krajowej GS1 o pakiet informacyjny.
5. Zwrócić się do regionalnych stowarzyszeń reprezentujących producentów sprzętu do automatycznego
gromadzenia danych (AIM), o uzyskanie wsparcia i porad na temat zakupu sprzętu i oprogramowania.
IX. INNE ŹRÓDŁA INFORMACJI
IX. A. Wyjaśnienie stosowanych terminów
TERMINY
ABC
ADC
Identyfikator Zastosowania (IZ)
Kod kreskowy
Zarządzanie zmianą
Koordynacja i Ciągłość w
Podstawowej Służbie Zdrowia
- CoCo
Przeplatanie
EANCOM®
Elektroniczna
Danych (EDI)
Efektywna
Konsumenta (ECR)
46
Wymiana
Obsługa
DEFINICJE I OBJAŚNIENIA
Rachunek kosztów oparty na procesach jest to analiza działań
wchodzących w skład procesu dostarczenia produktu albo usługi, lub
też prowadzącego do nich procesu i przypisanie im odpowiednich
kosztów. ABC prowadzi do eliminacji działań nie przydających wartości.
Automatyczne Gromadzenie Danych (np. kody kreskowe, technika
skanowania).
2 lub więcej znaków, które określają znaczenie i format elementu
danych w symbolice GS1-128. Definiuje on jednoznacznie znaczenie
i format elementu danych (przykłady IZ znajdują się w rozdz. IX.B).
Zestaw równoległych ciemnych i jasnych kresek uporządkowanych
według zasad kodowania zawartych w specyfikacji określonej symboliki
w celu przedstawienia danych w postaci czytelnej maszynowo.
Jest to proces komunikacji i porządkowania celów osób i instytucji dla
uzyskania zgodnych działań, które zapewnią osiągnięcie danej wizji.
CoCo jest projektem Unii Europejskiej skierowanym na harmonizację
połączeń
multimedialnych
i
standardowych
komunikatów
elektronicznych w służbie zdrowia. Więcej informacji na temat CoCo
można uzyskać w Komisji Europejskiej, Directorate General XIII, 200
rue de la Loi, Brussels 1049, Belgia.
Łączenie oddzielnych fragmentów danych w symbol kodu kreskowego.
Pełen podzbiór komunikatów UN/EDIFACT (EDI). Komunikaty
EANCOM® są opracowywane w celu ułatwienia korzystania z
komunikatów UN/EDIFACT.
EDI jest wymianą uporządkowanych informacji, przetwarzalnych
komputerowo pomiędzy jednostkami wykorzystującymi telematykę.
ECR jest strategią skierowaną na zwiększenie efektywności całego
łańcucha dostaw. Ostatecznym celem ECR jest utworzenie systemu,
który będzie reagował na potrzeby konsumenta, z maksymalnym
wykorzystaniem możliwości redukcji kosztów w łańcuchu dostaw
poprzez współpracę partnerów handlowych. Więcej informacji na temat
ECR można uzyskać w GS1.
Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz IX A
strona 77 z 82
EHIBCC
Organizacja krajowa GS1 (GS1
MO)
Zasada Just In Time (JIT)
Seryjny
Kod
Jednostki
Wysyłkowej – SSCC
Symbolika
Znaki symbolu
Jednostka handlowa
UN/EDIFACT
Profil użytkownika
Value Added Network
(VAN)
(Sieć
o
wartości
dodanej)
European Health Industries Business Communications Council
(Europejski Komitet ds. Komunikacji Handlowej w Przemyśle
Medycznym) jest stowarzyszeniem promującym wykorzystywanie
standardów HIBCC w europejskiej służbie zdrowia. Więcej informacji
na temat EHIBCC można uzyskać pod adresem Josef Israëlslaan 3,
2596 AM Haga, Holandia. Tel: 31.70.324 4754 Faks: 31.70.324 2522
Krajowa lub obejmująca kilka krajów instytucja, członek GS1,
odpowiedzialna za administrowanie, rozwój i promowanie wszystkich
standardów GS1 na swoim terytorium.
Celem JIT jest redukcja zapasów w kanale logistycznym. Innymi słowy,
uzupełnienia powinny zbliżyć się do punktu użycia, w sytuacji idealnej
powinny następować kiedy pojawi się taka potrzeba.
Numer GS1 składający się z 18 cyfr do jednoznacznej identyfikacji
jednostek logistycznych.
Sposób przedstawienia znaków czytelnych wzrokowo w postaci
czytelnej maszynowo. Istnieją różne symboliki, a w każdej z nich
znaki symbolu są tworzone w inny sposób.
Pojedyncza
grupa
ciemnych
i
jasnych
(spacji)
kresek
przedstawiających określony znak.
Jednostka, która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana
(np. produkty farmaceutyczne (tzw. OTC) które można kupić bez
recepty, pompy infuzyjne itp.).
Zasady EDI opracowane przez ONZ dla administracji, handlu i
transportu. Są to uznane standardy międzynarodowe, dyrektywy i
wskazówki do stosowania EDI.
Odnosi się on do dokumentacji komunikatu EANCOM® do wdrożenia
go w określonej branży.
Sieć dostarczająca usługi komunikacyjne do transakcji EDI, takie jak
translacja oprogramowania, elektroniczne skrzynki pocztowe,
połączenia z innymi sieciami VAN itp.
strona 78 z 82
IX. B. Przykłady identyfikatorów zastosowania (IZ) GS1-128
IZ
Treść
00
Seryjny numer jednostki wysyłkowej (SSCC)
01
Numer towaru GS1 / Numer jednostki wysyłkowej
02
Numer GS1 towarów zawartych w innej jednostce
10
Numer serii produkcyjnej lub partii
11
Data produkcji (RRMMDD)
13
Data pakowania (RRMMDD)
15
Minimalna data trwałości (RRMMDD)
17
Maksymalna data trwałości (RRMMDD)
20
Wariant produktu
21
Numer seryjny
22
HIBCC - ilość, data, seria produkcyjna i znak łączący
240
Dodatkowa identyfikacja produktu
241
Numer części nadawany przez klienta
250
Wtórny numer seryjny
30
Zmienna ilość
31-3648
Wymiary handlowe i logistyczne
37
Ilość
400
Numer zlecenia zakupu
401
Numer przesyłki
410
Kod lokalizacyjny Wysłać do z użyciem numeru lokalizacyjnego
GS1
411
Kod lokalizacyjny Rachunek do / Faktura do z użyciem numeru
lokalizacyjnego GS1
412
Zakupiono od - numer lokalizacyjny kontrahenta, od którego
zakupiono towar z użyciem numeru GS1
413
Wysłać do - Dostarczyć do - Wyekspediować do - z użyciem
numeru lokalizacyjnego GS1
414
Numer lokalizacyjny GS1
420
Wysłać do - Dostarczyć do - kod pocztowy w zasięgu
pojedynczych władz pocztowych
421
Wysłać do - Dostarczyć do - kod pocztowy z trzycyfrowym
prefiksem kraju ISO
422
Kraj pochodzenia jednostki handlowej
8003
Numer GS1 i numer seryjny opakowań zwrotnych
8004
Identyfikacja GS1/UCC zasobów seryjnych
8018
Numer związany z usługą (SRN)
90
Zastosowania wewnętrzne lub aplikacje uzgodnione obustronnie
91-99
Zastosowania wewnętrzne
Format47
n2+n18
n2+n14
n2+n14
n2+an..20
n2+n6
n2+n6
n2+n6
n2+n6
n2+n2
n2+an..20
n2+an..29
n3+an..30
n3+an..30
n3+an..30
n2+n..8
n4+n6
n2+n..8
n3+an..30
n3+an..30
n3+n13
n3+n13
n3+n13
n3+n13
n3+n13
n3+an..20
n3+n3+an..9
n3+n349
n4+n14+an..16
n4+an..30
n4+n18
n2+an..30
n2+an..30
Pełna lista Identyfikatorów Zastosowania i ich zastosowania znajduje się w Ogólnych Specyfikacjach
GS1 dostępnych w organizacjach krajowych GS1.
47
Kolumna ta opisuje strukturę Identyfikatorów Zastosowania i format danych, które po nich następują, np. w struktura
nx+an..x: nx oznacza format numeryczny z polem o długości x; an..x: oznacza format alfanumeryczny o maksymalnej
długości pola x.
48
IZ serii 31 do 36 składają się z czterech cyfr.
49
Kraj pochodzenia jest kodowany zgodnie z normą ISO 3166 w formacie trzycyfrowym.
strona 79 z 82
IX. C. Publikacje uzupełniające
A. Dokumenty GS1
1. Wprowadzenie do EDI
Ogólne wprowadzenie do problematyki EDI. Zawiera informacje na temat standardu EDIFACT, podstawy
EANCOM® oraz wskazówki do wdrażania projektu EDI.
2. Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i transporcie
Nie techniczne wprowadzenie do problematyki związanej z komunikatami EANCOM® w handlu i transporcie. W
szczególności dokument ten zajmuje się połączeniami i wzajemnymi zależnościami pomiędzy komunikatami z
dziedziny handlu i transportu, omawiając kwestie takie jak przepływy danych, powiązania pomiędzy
komunikatami, partnerami z handlu i transportu oraz słownik pojęć z obu dziedzin.
3. Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i finansach
Nie techniczne wprowadzenie do problematyki związanej z komunikatami EANCOM® w handlu i finansach.
W szczególności dokument ten zajmuje się połączeniami i wzajemnymi zależnościami pomiędzy
komunikatami z dziedziny handlu i finansów, omawiając kwestie takie jak przepływy danych, powiązania
pomiędzy komunikatami, partnerami z handlu i finansów oraz słownik pojęć z obu dziedzin.
4. Podręcznik EANCOM®
Jest to podręcznik standardów EDI (Elektronicznej Wymiany Danych) opracowany i udostępniany przez GS1.
Są to wskazówki do wdrażania standardu EDIFACT (Elektronicznej Wymiany Danych w Administracji, Handlu i
Transporcie) opracowane pod auspicjami ONZ.
5. Ogólne Specyfikacje GS1
Dokument zawierający wszystkie podstawowe informacje techniczne potrzebne tym, którzy są w jakiś sposób
zaangażowani we wdrażanie numerów i znakowanie kodami GS1.
6. Zastosowania systemu GS1 w dziedzinie służby zdrowia
Dokument zawierający dziewięć opisów zastosowań standardów GS1 w instytucjach służby zdrowia i jej
dostawców. Przykłady opisane w tym dokumencie pokazują, jak można zaoszczędzić znaczną część nakładów
na logistykę i administrację szpitala dzięki efektywnemu wykorzystaniu automatycznego gromadzenia danych
(ADC) i EDI.
7. Zwiększanie możliwości biznesowych
Międzynarodowy przewodnik dla producentów i dystrybutorów do identyfikacji i znakowania kodami kreskowymi
produktów dla służby zdrowia. Dokument ten ma stanowić pomoc dla dostawców i producentów produktów
farmaceutycznych, paramedycznych i urządzeń medycznych we wprowadzaniu i wdrażaniu kodów kreskowych,
w oparciu o standardy międzynarodowe.
8. Wprowadzenie do Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej
Wprowadzenie do Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej GS1, który stosowany jest do jednoznacznej
identyfikacji jednostek logistycznych.
9. Podstawa komunikacji - numery lokalizacyjne GS1
Wprowadzenie do numerów lokalizacyjnych GS1, zawierające informacje dotyczące korzyści płynących ze
stosowania numerów lokalizacyjnych GS1, odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania dotyczące
numerów lokalizacyjnych GS1 oraz kilka praktycznych przykładów z firm – uczestników systemu GS1, które
wdrożyły numery lokalizacyjne GS1.
10. Towary określane przez klienta – profil użytkownika
Przewodnik do stosowania komunikatów EANCOM® „Katalog/Cennik” (PRICAT), „Zamówienie” (ORDERS) i
„Odpowiedź na zamówienie” (ORDRSP) do konfigurowania, a następnie zamawiania towarów, których
ostateczny skład jest określany przez klienta, na podstawie zdefiniowanych wcześniej cech.
strona 80 z 82
11. Roczne sprawozdanie GS1 z zastosowań EDI
GS1 przeprowadza co roku ankietę w organizacjach krajowych oceniającą rozwój zastosowań EDI, a
w szczególności EANCOM®, na całym świecie. Dokument ten jest uzupełniany i wydawany w marcu każdego
roku.
12. Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia
Przewodnik do wdrażania EANCOM® w służbie zdrowia.
Powyższe publikacje dostępne są w języku angielskim i można je uzyskać w organizacjach krajowych
GS1. Niektóre z nich zostały również przetłumaczone na inne języki.
B. Inne publikacje
1. O solidarności w zmieniających się systemach służby zdrowia - Europa w poszukiwaniu nowej
równowagi - Prof. Dr Winfried J. De Gooijer
Książka ta zajmuje się rozwiązaniami w służbie zdrowia z perspektywy ekonomicznej, politycznej,
socjalnej i technicznej. Omawia wpływ każdego z tych czynników na współczesną politykę socjalną i
systemy służby zdrowia oraz ich przyszłą ewolucję.
2. Usługi szpitalne we Wspólnocie Europejskiej
Jest to przegląd usług szpitalnych w krajach Unii Europejskiej (UE). Zawiera opis organizacji służby zdrowia
w każdym kraju, ogólny obraz usług szpitalnych, ich systemy finansowania i zarządzania. Książka ta zawiera
również cenne informacje statystyczne i terminy stosowane w służbie zdrowia UE. Pierwsza część książki
zawierająca opis organizacji systemów służby zdrowia napisana jest w 4 językach (angielskim, francuskim
niemieckim i hiszpańskim), druga część zawiera ośmiojęzykowe kompendium terminologii szpitalnej
(angielski, francuski, niemiecki, hiszpański, włoski, holenderski, duński, portugalski i grecki) oraz osiem
dwujęzycznych indeksów.
Obie powyższe publikacje można uzyskać w Hospital Committee of the EuropGS1 Union w: HCEC,
Kapucijnenvoer 35, B-3000 Leuven, Belgium.
Tel: 32-2-16-336 902, Fax: 32-2-16-336 906.
3. EUROHCS – Zarządzanie całym łańcuchem dostaw, w oparciu o EDI, Zakupy Elektroniczne
i Gospodarkę Elektroniczną w szpitalach i klinikach
Te dwie książeczki zawierają zarys projektu EUROHCS oraz zalety stosowania EDI w służbie zdrowia.
strona 81 z 82
Instytyt Logistyki i Magazynowania
GS1 Polska
ul. Estkowskiego 6
61-755 Poznań
www.ilim.poznan.pl
www.gs1pl.org
strona 82 z 82

Kody kreskowe i EDI dla usługodawców w służbie

Transkrypt

Podobne dokumenty

Bartłomiej Wójtowicz, Michał Urbańczyk, COMARCH

Jak unikać błędów w kodowaniu towarów?