Szef Urzfdu do Spraw Cudzoziemcow Rafal Rogala WYST>\PIENIE

Warszawa, ^
grudnia 2013 r.
Szef
Urzfdu do Spraw Cudzoziemcow
Rafal Rogala
BSZ-WKiN-092-^£) /2013/BK
Pani
Jolanta Chelminska
RPU/164798/2013 P
Data:2813-12-09
WOJEWODA LODZKI
WYST>\PIENIE POKONTROLNE
z kontroli w zakresie oceny terminowoSci prowadzenia przez Wojewod^
L6dzkiego post^powan administracyjnych w przedmiocie udzielania
cudzoziemcom zezwolen na zamieszkanie na czas oznaczony na terytoriuni
Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie przepisow ustawy z dnia
13 czerwca 2003r. o cudzoziemcach oraz wprowadzania danych z tym
zwiqzanych do Systemu Informatycznego POBYT
Konlrol? przeprowadzono w dniach od 21 do 25 pazdziemika 2013 r. na podstawie
planu kontroli na rok 2013 zatwierdzonego przez Szefa Urz^du do Spraw Cudzoziemcow,
Pana Rafala Regal?.
Przedmiotem kontroli byly post^powania w sprawach udzielania cudzoziemcom
zezwolen na zamieszkanie na czas oznaczony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
na podstawie przepisow ustawy z dnia 13 czerwca 2003r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U.
z 201 I n , Nr 264, poz. 1573, z pozn. zm.).
Celem kontroli byla analiza terminowosci prowadzenia postppowan administracyjnych
w przedmiocie wydawania cudzoziemcom zezwolen na zamieszkanie na czas oznaczony
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz wprowadzaniie?rdanych7zwiazanych-z-tymi
post^powaniami do Systemu Informatycznego P O B Y T .
KANCELARIA
U L . P I O l R K r j W S K A - | 0 4 . >j!j-<jr^fS L O D Z
t (IziiMinik;;
Dla
zrealizowania powyzszych celow zespol kontrolny wykorzystat
techniki badawcze: analiza
i opis dokumentow, rozmowy oraz pobieranie
nast^puj^ce
pisemnych
wyjasnien od pracownikow kontrolowanej jednostki.
Kontrolq obj^to 60% wnioskow w sprawach o udzielenie zezwolenta na zamieszkanie
na czas oznaczony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. ktore wptynyly do Wojewody
Lodzkiego w I polroczu 2013 r.
Ocenie poddano prac^ Wydziatu Spraw Obywatelskich i Cudzozicmcow Lodzkiego
IJrzi^du Wojewodzkiego mieszcz^cego si? przy ul. Piotrkowskiej 103 w Lodzi. W okresie
podlegaj^cym kontroli funkcj? Wojewody Lodzkiego pelniia Pani Jolania Chclmihska,
funkcj? Dyrektora Wydziatu Spraw Obywatelskich i Cudzoziemcow Pan Jacek Winiarski,
a Zast^pcy Dyrektora Wydzialu Pani Monika Skonieczna.
Organem nadrz^dnym nad wykonywaniem przez wojewodow zadan wynikaj^cych
z ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach, zgodnie z art. 143 ust. 2 ustawy,
jest Szef Urzt^du do Spraw Cudzoziemcow.
Po dokonaniu w dniu 21 pazdziemika 2013 r. wpisu do ksiijzki kontroli, czynnosci
kontrolne realizowat zespol kontrolny w skladzie:
1.
Bartosz Koneczny - Naczclnik Wydzialu Kontroli i Nadzoru Biura Szefa Urzpdu do
Spraw Cudzoziemcow - kierownik zespoiu, na podstawie upowaznienia Szcfa Urz^du do
Spraw Cudzoziemcow nr 23/13 z dnia 16 pazdziemika 2013 r.
2.
Hanna Trawinska - Glowny Specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzoru Biura Szefa
Urz^du do Spraw Cudzoziemcow - czlonek zespoiu, na podstawie upowaznienia Szefa
Urz^du do Spraw Cudzoziemcow nr 24/13 z dnia 16 pazdziemika 2013 r.
3. Jolanta Wi^cka-Holub - Starszy Specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzom Biura Szefa
Urz^du do Spraw Cudzoziemcow - czlonek zespoiu kontrolnego, na podstawie upowaznienia
Szefa Urz^du do Spraw Cudzoziemcow nr 25/13 z dnia 16 pazdziemika 2013 r.
Tryb kontroli jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rz^dowej / D z . U . z 2011 r. nr 185 poz. 1092/.
W wyniku przcprowadzonych czynnosci kontrolnych stwierdzono:
I,
Stan prawno - organizacyiny
Lodzki Urzijd Wojewodzki w Lodzi zapewnia realizacj^ przez Wojewodt^ Lodzkiego
zadan wynikaj^cych ze sprawowania Jego funkcji.
Zgodnie
z
§
12
ust.
2
Regulaminu
Organizacyjnego
Lodzkicgo
Urz^du
Wojewodzkiego w Lodzi slanowi^cym Zaljjcznik do Zarz^dzenia Wojewody Lodzkiego
nr 95/2011 z dnia 1 kwietnia 2011 r. dyrcktor wydziatu zapewnia zgodnosc dzialania
wydzialu
z
obowi^zuj^cym prawem
i
regulacjami
wewn^trznymi oraz
poleceniami
Wojewody i Dyrektora Generalnego.
Zast^pca dyrektora wydzialu dziata w zakresie spraw powierzonych przez dyrektora
wydziatu i ponosi przed n i m odpowiedzialnosc. W czasie nieobecnosci dyrektora, prac^
wydzialu
kicrujc zast^pca dyrektora, a w
przypadku jego
nieobecnosci
wyznaczony
pracownik wydzialu, natomiast oddzialami kieruj^ kierownicy (§ 12 ust. 9 i 10 cytowanego
wyzej Regulaminu).
W
kontrolowanym
okresie
Dyrektorem
Wydzialu
Spraw
Obywatelskich
i Cudzoziemcow Lodzkiego Urzt^du Wojewodzkiego by! Pan Jacek Winiarski, Zast^pc^
Dyrektora Pani Monika Skonieczna, f u n k c j i Kierownika Oddzialu Cudzoziemcow petnila
Pani Mariola Iskrzynska-Strzalka, natomiast f u n k c j i Zast^pcy Kierownika Oddzialu Pan
Bartosz Gwizdala.
Wedlug przedstawionej przez Dyrektora Wydzialu informacji w sprawie obiegu
dokumentow
w
Wydziale Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemcow
Lodzkiego Urz^du
Wojewodzkiego (dalej WSOiC L U W ) wnioski o udzielenic zezwolenia na
zamieszkanie
na czas oznaczony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podczas procedury zwiqzanej
z udzieleniem przedmiotowego zezwolenia przekazywane sq na kolejne stanowiska, do zadah
ktorych nalezy wykonanie szczegolowo okreslonych czynnosci.
Stanowisko
przyjec
wnioskow ma
za
zadanie m.in. przyj^cic aplikacji
z zal^czonymi do niej dokumentami, sprawdzenie
wraz
i zarejestrowanie zlozonego wniosku
w Systemic Informatycznym P O B Y T (dalej SI POBYT), weryfikacj^ aplikacji pod wzgl^dem
formalnym tzn. wymogow okreslonych w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach
oraz uiszczenia oplaty skarbowej. D o zadan tego stanowiska nalezy rovvniez przygotowanie
informacji
o
pozostawieniu
sprawy
bez
rozpoznania
w
przypadku,
gdy aplikuj^cy
w wyznaczonym terminie nie uzupelni wymaganych dokumentow.
Pracownicy
przygotowuj^
zatrudnieni
zawiadomienie
na
o
stano wi sku
wszcz^ciu
wstepnej
postepowania
wer v I'l k ac i i
oraz
wnioski
mcrvtor yczne i
do
organow
wymienionych w ustawie o cudzoziemcach w sprawie przekazania informacji czy wjazd
i
pobyt wnioskodawcy na terytoriiim Rzeczypospolitej
dla obronnosci
lub bezpieczenstwa
Polskiej stanowiq
paristwa albo ochrony bezpieczenstwa
zagrozenie
i porz^dku
publicznego, zgodnie z art. 62 ust. 3 ustawy o cudzoziemcach, a takze wezwania adresowane
do stron, swiadkow czy innych organow administracji publicznej.
Do zadari osob pracuj^cych na stanowisku analiz i decyzii nalezy m.in. weryfikacja
wnioskow po uzupeinieniu dokumentacji, przesluchanie stron oraz swiadkow, przygotowanie
propozycji decyzji dla Dyrektora Wydzialu, a w przypadku braku mozliwosci wydania
decyzji w wyznaczonym terminie przygotowanie pisma informuj^cego o przedluzeniu
terminu zalatwienia sprawy.
Decyzje w sprawach podlegaj^cych kontroli, z upowaznienia Wojewody Lodzkiego,
podpisywai Dyrektor WSOiC L U W , Pan Jacek Winiarski (361 skontrolowanych spraw)
oraz Zast^pca Dyrektora Pani Monika Skonieczna {95 skontrolowanych spraw).
Po podpisaniu decyzji akta spraw przekazywane
sq na stanowisko informacji.
wydawania decyzji i dokumentow do ktorego zadan nalezy m.in. rejestracja rozstrzygni^c
w SI POBYT, przekazanie ich wnioskodawcy lub osobie do tego umocowanej, personalizacja
i wydanie kart pobytu oraz umieszczenie akt w biez^cym archiwum.
Ponadto
z
przekazanej
zespoiowi
kontrolnemu
informacji
wynika
rowniez,
ze Kierownik Oddzialu Cudzoziemcow sprawuje nadzor nad prowadzonymi w Oddziale
post^powaniami, na kazdym ich etapie, poprzez udzielanie wskazowek pracownikom, korekt^
i parafowanie przygotowywanych pism i decyzji.
II.
Ocena
terminowosci
zatatwiania
przez
Woiewodg
Lodzkiego
postcpowan
administracvinvch w przedmiocie udzielania cudzoziemcom zezwolen na zamieszkanie
na czas oznaczony na terytonum Rzeczypospolitej Polskiej
Terminy zalatwiania wnioskow o udzielenie zezwolenia na zamieszkanie na czas
oznaczony na terytorium RzeczypospoHtej Polskiej okreslaj^ przepisy szczegolne tzn. art. 6 1 62a ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach oraz przepisy ogolne wynikaj^ce
z Rozdziaiu 7 t j . art. 35 i nast^pne Kodeksu post^powania administracyjnego.
Z danych zawartych w SI P O B Y T wynika, ze w I polroczu 2013 r. do Wojewody
Lodzkiego wpiyn^ty 932 wnioski o udzielenie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, sposrod ktorych do kontroli losowo wytypowano
466 spraw.
Sposrod
skontrolowanych spraw, 421
spraw
zakonczylo si^ wydaniem decyzji
pozytywnej, 13 decyzji negatywnej, 12 postcpowan umorzono, 8 wnioskow pozoslawiono
bez rozpoznania, natomiast 2 sprawy przekazano do rozpatrzenia innemu organowi na
podstawie art. 65 § I Kodeksu postepowania administracyjnego.
Ponadto w 11 przypadkach
nie mozna
bylo w pelni ocenic kontrolowanych
post^powan, poniewaz, w zwiqzku ze zmianq miejsca zamieszkania przez cudzoziemcow,
akta spraw przeslane zostaly do irniych organow lub nie znajdowaly si^ w posiadatiiu
kontrolowanego organu, ze wzgl^du na trwajqce postepowanie odwolawcze.
Biorqc pod uwag? powyzsze oceniana proba w niniejszej kategorii wynosila 455
spraw.
Zgodnie
z art.
35
§ 3
Kpa zalatwicnie
sprawy
wymagaj^cej
postepowania
wyjasniaj^cego powinno nast^pic nie pozniej niz w ci^gu miesi^ca, a sprawy szczegolnie
skomplikowanej - nie pozniej niz w ciqgu dwoch miesi^cy od dnia wszcz^cia postepowania.
0
kazdym
przypadku
niezalatwienia
sprawy
w
okreslonym
wyzej
terminie
organ
administracji publicznej jest obowiqzany zawiadomic strony, podaj^c przyczyny zwloki
1 wskazuj^c nowy termin zalatwienia sprawy. Ten sam obowi^zek ci^zy na organic, rowniez
w przypadku zwloki w zalatwieniu sprawy z przyczyn niezaleznych od organu - art. 36 Kpa.
Pozytywnie nalezy ocenic praktyk^ stosowan^ w kontrolowanej jednostce, polegajqc^
na kierowaniu do wnioskodawcow pisma zawiadamiajqcego o dacie wszcz^cia postepowania
administracyjnego, ktore zawiera m.in. informacje, ze postepowanie
to powinno zostac
zakoiiczone nie pozniej niz w ciqgu dwoch miesiecy od dnia jego wszczecia lub, w przypadku
o ktorym mowa w art. 53a ust. 2 ustawy o cudzoziemcach, w terminie miesi^ca od dnia
wszczecia postepowania. Powyzsze dzialanie uwzglednia specyfike postepowan w tego typu
sprawach,
ktora
polega
na
koniecznosci
wypelnienia obowi^zku. o
ktorym
mowa
w art. 62 ust. 3 - 6 ustawy o cudzoziemcach, jak rowniez respektowania zasady okreslonej
w art. 9 Kpa, stosownie do ktorej organy administracji publicznej sq obowi^zane
do
nalezytego i wyczerpuj^cego informowania stron o okolicznosciach taktycznych i prawnych,
ktore mog^ miec w p l y w na ustalenie ich praw i obowi^zkow bedqcych przedmiotem
postepowania administracyjnego.
Po
przeprowadzeniu
przegl^du
akt
wytypowaiiych do
kontroli
postepowan
administracyjnych zespol kontrolny nic mial zastrzezeri do zadnej z objetych kontrol^
spraw.
W 71 przypadkach, zgodnie z cytowanymi wyzej przepisami Kodeksu postepowania
administracyjnego, wnioskodawcy zostali zawiadomieni o przedluzeniu
postepowania,
wraz z podaniem przyczyn zwloki oraz wskazaniem nowego terminu zatatwienia sprawy,
z t y m ze w 18 z tych przypadkow postepowanie i tak zakohczono w pierwotnie wyznaczonym
terminie.
Z
powyzszego
wynika,
ze
402
z
455
skontrolowanych
postepowan
administracyjnych, t j . 88,35%
proby poddancj
kontroli,
zostalo
zakoiiczonych
przez
Wojewody Lodzkiego w pierwotnie wyznaczonym terminie zalatwienia sprawy.
W 1 przypadku organ prowadzqcy postt^powanie wydal rozstrzygnit^cie jeden dzieh
po wyznaczonym terminie zalatwienia sprawy. Nalezy w t y m miejscu jednak
zaznaczyc,
ze zgodnie z art. 35 § 5 Kpa do termin6w okreslonych w przepisach poprzcdzajqcych nie
wlicza si? terminow przewidzianych w przepisach
prawa dla dokonania
okreslonych
czynnosci, a z^ taki winno si? uznac 30-sto dniowy termin okreslony w art, 62 ust. 5 ustawy
o cudzoziemcach.
Biorqc pod uwag?
powyzsze,
a w szczegolnosci
wysoki
odsetek
post?powah
prawidlowo prowadzonych pod wzgl?dem lerminowosci ich zalatwiania nalezy
dobrze
ocenic
lerminowosc
prowadzenia
przez
Wojewod?
Lodzkiego
bardzo
post?powan
administracyjnych w sprawie udzielania cudzoziemcom zezwolen na zamieszkanie na czas
oznaczony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
III.
Wprowadzanic danych do Systcmu Informatycznego P Q B Y T
Kontroli
poddano
terminowosc
rejestracji w
SI P O B Y T zarowno
wniosk6w
o udzielenie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony na terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej, ktore wplyn?ly do Wojewody Lodzkiego w I polowie 2013 r. jak i terminowosc
rejestracji wydanych w tych sprawach rozstrzygni?c.
Kontrol? przeprowadzono na probie 466 spraw.
>
Rcjestracja przyj?tych wnioskow:
•
w 458 przypadkach, stanowi^cych 9Sy29Vo skontrolowanych wnioskow, rejestracji
w SI POBYT dokonano w ci^gu 2 dni roboczych od daty wplywu;
•
7 wnioskow, t j . 1,50% spraw, zarejestrowano w temiinie od 3 do 5 dni roboczych;
•
1 wniosek t j . 0,21% wprowadzono do Systemu w terminie diuzszym niz 5 dni
roboczych.
>
Rcjestracja wydanych rozstrzygni?c:
•
452, t j . 97VQ decyzji wydanych przez Wojewod? Lodzkiego w skontrolowanych
sprawach zarejestrowano w Systemic w ciqgu 2 dni roboczych od daty ich wydania;
•
w 11 przypadkach, co stanowi 2,36% decyzj? zarejestrowano w SI P O B Y T w ci^gu
od 3 do 5 dni roboczych;
•
w 3 sprawach, t j . w 0,64% skontrolowanych post?powah, rozstrzygnit^cie zostaio
zarejestrowane w terminie diuzszym niz 5 dni roboczych.
Z przedstawionych wyzej danych wynika, ze ponad 9%Vo wnioskow oraz
97%
rozstrzygni^c kontrolowanej jednostki rejestrowane byte w Systemic Informatycznym
P O B Y T w ci^gu
2 dni roboczych.
Ponadto w 2 sposrod skontrolowanych spraw zespol kontrolny stwierdzil wpisanie
do SI P O B Y T bi^dnej daty wydania decyzji, a w 1 przypadku zarejestrowanie bl^dnej daty
wplywu
wniosku.
Zgodnie
z
wyjasnieniami' Dyrektora W S O i C
L U W , Pana Jacka
Winiarskiego, dokonano analizy oraz korekty danych w Systemic P O B Y T .
Biorqc pod uwag? powyzsze dane liczbowe oraz fakt, ze wskazane w toku kontroli
rozbieznosci zostaly niezwJocznie skorygowane nalezy
bardzo dobrze
ocenic terminowosc
wprowadzania, przez Wojewody L6dzkiego, do Systemu Informatycznego P O B Y T , danych
dotycz^cych zlozonych wnioskow w sprawie udzielenia zezwolenia na zamieszkanie na czas
oznaczony
na terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej oraz wydanych przez ten organ
rozstrzygni^c.
pismo nr SO.IV.6156.339.2013 z dnia 5 listopada 2013 r.