docFo t. Daimler
download 
Reklamacja Transkrypt
Fo t. Daimler
Fot. Daimler Vademecum przepisy Auto s∏u˝bowe w Êwietle regulacji prawa pracy Rozmowa z Markiem Jarockim, dyrektorem w Dziale Doradztwa Podatkowego EY w Zespole People Advisory Services, oraz Micha∏em Balickim, adwokatem Kancelarii Prawnej EY Law Redakcja: Wiele firm zapewnia swoim pracownikom samochody s∏u˝bowe. Z pewnoÊcià jest to motywujàce narz´dzie w r´ku pracodawcy, które pozwala na umocnienie pozycji firmy jako pracodawcy i zbudowanie dobrych relacji z pracownikami. Micha∏ Balicki: Kwestia powierzenia samochodów s∏u˝bowych budzi liczne wàtpliwoÊci. Wynika to z faktu, ˝e przepisy prawa pracy nie narzucajà jakiejÊ konkretnej formy, w jakiej powierzenie mienia powinno nastàpiç. W konsekwencji rodzi to liczne wàtpliwoÊci – w szczególnoÊci co do prawnego uregulowania sposobu przekazania samochodu, odpowiedzialnoÊci pracownika za powsta∏e szkody w zwiàzku z u˝ytkowaniem samochodu, mo˝liwoÊci wykorzystywania samochodu s∏u˝bowego do celów prywatnych czy te˝ kwestii zwrotu samochodu oraz rozliczeƒ koƒcowych z pracownikiem. Redakcja: Czy uproszczony system rycza∏towy uporzàdkowa∏ temat u˝ytkowania auta s∏u˝bowego do celów prywatnych? Marek Jarocki: Od 1 stycznia 2015 trzeba doliczaç rycza∏towo kwot´ zale˝nà od dwóch zmiennych: czy samochód posiada silnik o pojemnoÊci do 1600 centymetrów szeÊciennych czy te˝ wi´cej oraz ile dni w miesiàcu b´dzie u˝ywany do celów prywatnych. W przypadku codziennego u˝ytku jest to kwota odpowiednio 250 z∏otych i 400 z∏otych miesi´cznie do doliczenia do przychodów pracownika. To z kolei oznacza, ˝e pojawi∏o si´ obcià˝enie wynikajàce z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i sk∏adek na ubezpieczenia spo∏eczEuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 ne w kwocie 100–150 z∏otych. O ile wi´c wczeÊniej posiadanie w firmie osobnej polityki samochodowej, swoistego regulaminu samochodów s∏u˝bowych, by∏o wskazane, ale nie zawsze konieczne, teraz w praktyce ustawodawca wymusi∏ sporzàdzanie takiego wewn´trznego dokumentu, aby zachowaç spójnoÊç pomi´dzy podatkami dochodowymi i VAT. Paradoksalnie okazu- Marek Jarocki je si´ jednak, ˝e jeszcze mo˝na na tym zyskaç, bo w∏aÊciwie sporzàdzony regulamin przyniesie wymierne oszcz´dnoÊci i upraszcza prac´ wszystkim dzia∏om, które zajmujà si´ obs∏ugà aut firmowych. Kto najbardziej powinien byç zainteresowany wdro˝eniem nowej polityki samochodowej? Marek Jarocki: Najbardziej zainteresowany sporzàdzeniem polityki samochodowej jest dzia∏ finansowo-ksi´gowy. To tu bowiem ka˝da wydawana z∏otówka w firmie jest szczególnie oglàdana, to tu jest zogniskowana funkcja kosztowa w firmie. Jakie elementy powinien zawieraç regulamin korzystania z samochodów oraz umowy powierzenia mienia pracownikowi? Fot. EY V2 Micha∏ Balicki: Ka˝dy z regulaminów korzystania z samochodów s∏u˝bowych powinien co najmniej regulowaç nast´pujàce kwestie: zasady przyznawania samochodów s∏u˝bowych (w tym w szczególnoÊci, kto podejmuje decyzj´ o przyznaniu pojazdu, czy jest to uzale˝nione od spe∏nienia dodatkowych przes∏anek, komu przys∏uguje samochód s∏u˝bowy), zasady u˝ytkowania samochodów s∏u˝bowych (w tym w szczególnoÊci zwiàzane z tym obowiàzki pracownika, takie jak dokonywanie przeglàdów samochodu, kontrolowanie stanu oraz poziomu p∏ynów w samochodzie w wyznaczonych okresach, informowanie pracodawcy o ka˝dej usterce samochodu, jak równie˝ kwestie zwiàzane z ponoszeniem kosztów z tytu∏u u˝ytkowania samochodu) oraz zasady odpowiedzialnoÊci pracownika za powierzony samochód. Czy jest sposób, by skutecznie poradziç sobie z problemem zbierania informacji o zakresie u˝ytku prywatnego, komunikacjà informacji o przys∏ugujàcych Êwiadczeniach dodatkowych, jak wymiana opon czy serwis? Marek Jarocki: Znowu w sukurs przychodzi dobrze sporzàdzony regulamin, który raz rozes∏any do u˝ytkowników aut, trwale odpowiada na wiele pytaƒ. Na przyk∏ad, kto i w jakim zakresie odpowiada za szkody powsta∏e w wyniku u˝ytkowania samochodu, wypadki, mandaty, to tematyka cz´sto niedoceniana, dopóki nie doÊwiadczymy na w∏asnej skórze k∏opotów. Tu dobrze spisana polityka samochodów s∏u˝bowych b´dzie nam s∏u˝yç lepiej ni˝ niejedna polisa – z góry przesàdza- www.euroflota.pl Vademecum przepisy jàc i upraszczajàc powsta∏e póêniej problemy prawne. Mo˝e wi´c okazaç si´, ˝e brak uregulowania powy˝szych kwestii, a w szczególnoÊci zasad u˝ytkowania samochodu przez pracownika rodzi ryzyko odpowiedzialnoÊci po stronie pracodawcy? Micha∏ Balicki: Przepisy kodeksu pracy ograniczajà – co do zasady – odpowiedzialnoÊç pracownika za wyrzàdzone szkody do wysokoÊci trzykrotnoÊci wynagrodzenia przys∏ugujàcego pracownikowi. Natomiast dochodzenie przez pracodawc´ od pracownika odszkodowania za szkod´ w pe∏nej wysokoÊci wymaga wykazania, ˝e szkoda zosta∏a wyrzàdzona z winy umyÊlnej pracownika – co w praktyce nie jest takie ∏atwe. Udowodnienie tej tezy mo˝e okazaç si´ du˝o ∏atwiejsze, je˝eli uda si´ wykazaç, ˝e szkoda nie powsta∏aby, gdyby pracownik w sposób nale˝yty wykonywa∏ wszystkie swoje obowiàzki wskazane w regulaminie. W jaki jeszcze inny sposób mo˝e si´ zabezpieczyç pracodawca? Micha∏ Balicki: Innà formà zabezpieczenia pracodawcy – w zakresie pe∏nej odpowiedzialnoÊci pracownika – jest powierzenie pracownikowi samochodu z obowiàzkiem jego zwrotu. W takiej sytuacji zastosowanie b´dzie mia∏a zasada pe∏nej odpowiedzialnoÊci pracownika niezale˝nie od tego, czy szkoda powsta∏a z winy umyÊlnej czy nieumyÊlnej. Ta wzmo˝ona odpowiedzialnoÊç pracownika za powierzony mu samochód uzale˝niona jest jednak˝e od poprawnego (w formie pisemnej) przekazania samochodu pracownikowi i zapewnienia mu odpowiednich warunków, pozwalajàcych na strze˝enie oraz wyliczenie si´ z powierzonego mienia. Jednak˝e nawet w takiej sytuacji pracownik nie b´dzie ponosi∏ odpowiedzialnoÊci za EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 szkod´ powsta∏à na skutek dzia∏ania osób trzecich. Po wprowadzeniu przez pracodawc´ regulacji wewn´trznych i zakomunikowaniu ich pracownikom, po ich stronie powstaje obowiàzek przestrzegania tych regulacji; z kolei pracodawcy daje to mo˝liwoÊç wyciàgania konse- Micha∏ Balicki kwencji wobec pracowników, którzy naruszajà swoje obowiàzki. Micha∏ Balicki: W relacji pracodawca – pracownik nale˝y odró˝niç mo˝liwoÊç nak∏adania sankcji w czasie trwania stosunku pracy od konsekwencji, które pracodawca mo˝e zastosowaç po jego ustaniu. W czasie trwania stosunku pracy pracodawca za nieprzestrzeganie zasad korzystania z samochodu s∏u˝bowego mo˝e stosowaç sankcje przewidziane przez kodeks pracy (nagana, upomnienie). Wydaje si´, ˝e w sytuacji dobrze uzasadnionego przypadku naruszenia mo˝liwe by∏oby nawet wypowiedzenie umowy o prac´ bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarka). Jednak przed podj´ciem takiej decyzji nale˝y rozpatrzyç ka˝dy przypadek indywidualnie. Druga sytuacja jest relatywnie trudniejsza dla pracodawcy. Nale˝y pami´taç, ˝e w momencie zakoƒczenia stosunku pracy (bez wzgl´du na przyczyn´ i sposób rozwiàzania umowy o prac´) pracodawca traci cech´ zwierzchnika nad pracownikiem i nie Fot. EY V4 ma mo˝liwoÊci stosowania sankcji przewidzianych przez kodeks pracy lub wymagania od pracownika wykonania pewnych czynnoÊci. Wszelkie dochodzenie ewentualnych roszczeƒ przez pracodawc´ (np. nierozliczone koszty, uszkodzenia samochodu s∏u˝bowego, koszty zwrotu poniesione przez pracodawc´) mo˝e nastàpiç jedynie na drodze post´powania sàdowego, które zazwyczaj jest kosztowne i czasoch∏onne. Dlatego powierzenie pracownikowi samochodu s∏u˝bowego jest zagadnieniem wartym uwagi. Wiele zale˝y od tego, jak relacja z pracownikiem korzystajàcym z samochodu s∏u˝bowego zostanie zaprojektowana na samym poczàtku i jakie ramy „wspó∏pracy” zostanà ustalone. Z punktu widzenia pracownika jest to o tyle istotne, ˝e musi wiedzieç, jakie ma obowiàzki w zwiàzku z otrzymanym samochodem s∏u˝bowym i jakie sankcje mu gro˝à za ich naruszenie. Natomiast pracodawca musi wiedzieç, czego mo˝e wymagaç od pracownika. Czy mo˝na mówiç o korzyÊciach wynikajàcych z wprowadzenia blisko pó∏tora roku temu uproszczonej regulacji porzàdkujàcej u˝ytkowanie samochodu s∏u˝bowego do celów prywatnych? Marek Jarocki: W sumie, zmiany w zakresie doliczania przychodu pracownikom uproÊci∏y prac´ ró˝nym dzia∏om w firmie, a nawet przynios∏y oszcz´dnoÊci, o ile zosta∏y dobrze zaadaptowane do przepisów wewn´trznych w∏aÊciciela floty. Z pewnoÊcià, dobrze spisana polityka mo˝e przyczyniç si´ do tego, ˝e nak∏ad pracy niezb´dnej do obs∏ugi aut firmowych jest mniejszy, zaÊ wygospodarowane rezerwy warto wykorzystaç w innych kluczowych dla firmy obszarach, a tych przecie˝ nie brakuje. Dzi´kujemy za rozmow´. (WW) www.euroflota.pl Vademecum V5 wtórny rynek Drugie ˝ycie po wynajmie Auta u˝ytkowane wczeÊniej przez firmy flotowe majà sprawdzony przebieg, stan techniczny i udokumentowane naprawy powypadkowe, co gwarantuje nowemu u˝ytkownikowi wi´ksze bezpieczeƒstwo. Majà najwy˝ej cztery lata, wi´c spe∏niajà ostre normy emisji spalin, a ich cena nie ró˝ni si´ od ofert komisów samochodowych. Ponadto rozwój tego rynku wp∏ywa na odm∏odzenie parku samochodów w Polsce. Z azwyczaj tego typu samochody trafiajà na rynek wtórny z dwóch êróde∏. Pojazdy leasingowane, czyli u˝ywane w przedsi´biorstwach jako floty – zwykle przez okres od trzech do pi´ciu lat – potocznie zwane sà „autami poleasingowymi”. W czasie u˝ytkowania za ich pe∏nà obs∏ug´ serwisowà odpowiada leasingobiorca. Umowy leasingu zawierajà wytyczne dotyczàce eksploatacji samochodu, jednak nie ma mechanizmów weryfikujàcych stan faktyczny. Obs∏uga serwisowa obejmuje g∏ównie obowiàzki wynikajàce z gwarancji. Po okresie u˝ytkowania leasingobiorca zazwyczaj wykupuje pojazdy za ustalonà w umowie kwot´, a nast´pnie sprzedaje jako auta u˝ywane. Drugà grup´ stanowià auta pochodzàce z wynajmu d∏ugoterminowego Car Fleet Management (CFM). Wynajmujàcy u˝ywa tych samochodów i sp∏aca raty czynszowe – uwzgl´dniajàce utrat´ wartoÊci zwiàzanà z czasem i przebiegiem aut – co zwykle trwa przynajmniej dwa lata. Czynsz za wynajem uwzgl´dnia tak˝e koszty obs∏ugi samochodu (serwisowanie, wymian´ opon, ubezpieczenie, koszty napraw wynikajàce ze zu˝ycia). W wynajwww.euroflota.pl mie u˝ytkowanie wià˝e si´ z wi´kszym ni˝ w przypadku leasingu obowiàzkiem systematycznej obs∏ugi pojazdu. Firmy wynajmujàce pojazdy koordynujà ca∏y ten proces. Nale˝y te˝ dodaç, ˝e pewien odsetek aut poleasingowych/po wynajmie to auta równie˝ u˝ywane, sprowadzone z zagranicy, które firma leasingowa zdecydowa∏a si´ sfinansowaç. Zarówno samochody poleasingowe jak i pochodzàce z wynajmu, to auta kupione w kraju, w autoryzowanych sieciach dilerskich. Na rynek wtórny trafiajà bezpoÊrednio z przedsi´biorstw posiadajàcych du˝e floty samochodowe, z firm leasingowych lub za poÊrednictwem firm wynajmu d∏ugoterminowego CFM. Z uwagi na zazwyczaj krótszy czas u˝ytkowania i koordynacj´ obs∏ugi serwisowej, pojazdy z wynajmu cechuje lepszy stan techniczny, choç nie jest to opinia jednoznaczna, poniewa˝ na stan techniczny auta ma wp∏yw wiele czynników. Kryteria wyboru auta Sà to najcz´Êciej samochody m∏ode, 2–4-letnie, gdy˝ w takich cyklach firmy flotowe dokonujà wymiany parku pojazdów. Ogromnà zaletà pojazdów tego ty- pu jest ich du˝e zró˝nicowanie w ka˝dym z kryteriów: klasy modelowej, przebiegu, wyposa˝enia czy stanu technicznego. Na rynek wtórny trafiajà zarówno samochody dostawcze jak i osobowe. Te drugie, od najmniejszych i przeci´tnie wyposa˝onych, przez samochody kompaktowe do luksusowych pojazdów klasy wy˝szej. Wszystkie stanowià dla innych samochodów u˝ywanych istotnà, wcià˝ rosnàcà konkurencj´. Ogólnie nale˝y przyjàç, ˝e Êrednie ich przebiegi wynoszà od 60 tys. do 160 tys. km i uzale˝nione sà od celu, w jakim u˝ywany by∏ samochód. Na przyk∏ad, auta u˝ytkowane wy∏àcznie jako narz´dzie do przemieszczania si´ handlowca majà zdecydowanie wi´ksze przebiegi ni˝ pojazdy u˝ytkowane przez mened˝erów podró˝ujàcych od czasu do czasu. Zdarza si´ te˝ tak, ˝e jeÊli umowa przewiduje bolesne finansowo rozliczenie nadmiernego przebiegu, stan licznika nieoczekiwanie maleje przed zwrotem samochodu (do przebiegu, który zosta∏ udokumentowany przy ostatnich przeglàdach). Sà te˝ i takie sytuacje, zdecydowanie rzadziej, ˝e przebiegi rosnà skokowo, co jest wynikiem „pod kr´cania” stanu licznika. EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 V6 Vademecum wtórny rynek Zró˝nicowanie modeli, poziomu wyposa˝enia i stanu technicznego powoduje, ˝e sà atrakcyjnym towarem dla klientów indywidualnych, których liczba systematycznie roÊnie, obok g∏ównej grupy nabywców – odbiorców hurtowych. wartoÊci z uwagi na ró˝ny stan techniczny i przebieg. Ceny detaliczne tego typu aut na rynku wtórnym sà uzale˝nione w du˝ej mierze od liczby poÊredników, uczestniczàcych w procesie od zakupu samochodu do sprzeda˝y finalnemu nabywcy. Im ich Micha∏ Wojciechowski (Managing Director Autorola sp. z o.o.) Nie zapominajmy o wynajmie krótkoterminowym, czyli o popularnych wypo˝yczalniach. Ze wzgl´du na krótki czas u˝ytkowania, od ponad szeÊciu miesi´cy do oko∏o roku, na rynek wtórny trafiajà samochody z przebiegami od kilku do kilkudziesi´ciu tys. kilometrów. Takie auta równie˝ mo˝na znaleêç na naszych aukcjach. Wbrew ÊwiadomoÊci przeci´tnego kierowcy samochody „porentalowe” sà samochodami godnymi zaufania. Klienci wypo˝yczalni to odpowiedzialni klienci biznesowi lub rodziny odwiedzajàce nasz kraj w celach turystycznych. Konsekwencje nieodpowiedzialnego u˝ytkowania sà na tyle dotkliwe finansowo, ˝e Êmia∏o mo˝emy mówiç o ostro˝noÊci i rozwadze kierowców takich aut. Wypo˝yczalnie sieciowe ze wzgl´du na reputacj´ i silnà konkurencj´ nie pozwalajà sobie na oferowanie aut z historià napraw blacharsko-lakierniczych lub z innymi niedoskona∏oÊciami. Pojazdy te majà równie˝ ksià˝ki serwisowe, uzupe∏niane zgodnie ze stanem faktycznym i harmonogramem przeglàdów w autoryzowanych stacjach obs∏ugi danej marki. Znane pochodzenie auta i pe∏na historia serwisowa, w tym informacje o naprawach powypadkowych, to bardzo wa˝ne atuty dla potencjalnego nabywcy. Wi´ksze ni˝ przeci´tne przebiegi nie ujmujà wartoÊci sprawnego technicznie pojazdu, a klient ma pe∏ne i rzetelne informacje o historii jego u˝ytkowania. Trudno o tak wiarygodne dane przy autach pochodzàcych np. z importu. Ceny samochodów po wynajmie Do wyceny ka˝dego samochodu podchodzi si´ indywidualnie. Dwa takie same modele o identycznych paramentach – takich jak wiek, pojemnoÊç silnika czy wyposa˝enie – b´dà mia∏y ró˝ne EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 wi´cej, tym wy˝sza cena, choç zazwyczaj – nawet przy kilku poÊrednikach – jest i tak konkurencyjna. Szacunkowo mo˝na przyjàç, ˝e w zale˝noÊci od modelu i wersji wyposa˝enia sprzedawanego samochodu – lub gdy sprzedajàcym jest osoba indywidualna – ceny mogà byç ni˝sze od 5% do 10%, w porównaniu z tymi z komisów. Sprawdzony wybór Bez wzgl´du na êród∏o zakupu, zawsze warto dok∏adnie sprawdziç stan techniczny auta. W przypadku samochodów poleasingowych i z wynajmu mo˝e on byç ró˝ny. Je˝eli pojazd ma pe∏nà dokumentacj´, którà mo˝emy potwierdziç w ASO, to mo˝emy te dane przyjàç bez obaw. W∏aÊciwym kryterium oceny atrakcyjnoÊci danej oferty jest relacja ceny do stanu faktycznego auta. Warto podkreÊliç, ˝e kierowcy flotowi wykazujà si´ coraz wi´kszà ÊwiadomoÊcià i dbajà o u˝ytkowany pojazd. Nie „zaje˝d˝ajà” samochodu, gdy˝ jest to zwiàzane z dodatkowymi op∏atami ze strony ich firmy za gorszy stan pojazdu po zakoƒczeniu umowy. Je˝eli zdarzajà si´ ma∏e usterki lub drobne szkody komunikacyjne podczas bie˝àcej eksploatacji, to sà one usuwane. Natomiast auta mocno rozbite sà sprzedawane jako pojazdy uszkodzone. Z myÊlà o sprawnym u˝ytkowaniu samochodów flotowych – wynajmowanych i leasingowanych – Polski Zwiàzek Wynajmu i Leasingu Pojazdów opracowa∏ specjalny „Przewodnik zwrotu pojazdów. Samochody osobowe”, który szczegó∏owo opisuje i klasyfikuje najcz´Êciej spotykane uszkodzenia eksploatacyjne. Ponadto ka˝de zamkni´cie kontraktu z firmà u˝ytkujàcà auta odbywa si´ na podstawie protoko∏u zwrotu samochodu. Wiele firm CFM, a szczególnie tych zrzeszonych w PZWLP, stosuje si´ do tych zaleceƒ. Gdzie szukaç aut poleasingowych? Najlepiej u êród∏a, czyli w firmach specjalizujàcych si´ w us∏ugach CFM lub w firmach leasingowych. Wi´kszoÊç dostawców na rynku wynajmu d∏ugoterminowego ma wyspecjalizowane sekcje sprzeda˝y samochodów. Informacje o pojazdach znajdujà si´ na stronach internetowych firm, z pe∏nym opisem i zdj´ciami. Coraz cz´Êciej auta z wynajmu i poleasingowe pojawiajà si´ na ogólnodost´pnych portalach motoryzacyjnych i na profesjonalnych serwisach aukcyjnych. Sam proces zakupu samochodu nie ró˝ni si´ od procedur w komisie czy na gie∏dzie. (ww) www.euroflota.pl Vademecum prawo Wokó∏ VAT: regu∏y i wyjàtki Rozmowa z Martà Szafarowskà, doradcà podatkowym, partnerem w MDDP Redakcja: Mo˝liwoÊci odliczania podatku VAT wcià˝ budzà emocje. Stàd zapotrzebowanie na komentarze i analizy w zakresie potencjalnych skutków stosowania tych przepisów dla firm wykorzystujàcych floty samochodowe. Jak przedstawia si´ sytuacja na dzieƒ dzisiejszy? Marta Szafarowska: W przepisach ustawy o VAT (art. 86a ust. 2) zakres wydatków zwiàzanych z pojazdami samochodowymi, od których podatnik mo˝e odliczyç tylko 50% VAT, zosta∏ okreÊlony bardzo szeroko. Obejmujà one zarówno wydatki zwiàzane z nabyciem, importem czy wytworzeniem pojazdów oraz ich cz´Êci sk∏adowych, jak i wydatki ponoszone z tytu∏u u˝ywania pojazdów na podstawie umowy najmu, dzier˝awy, leasingu lub podobnej umowy. Do tego katalogu nale˝à równie˝ wszelkie inne wydatki eksploatacyjne, w tym dotyczàce nabycia lub importu wszelkiego rodzaju paliw, us∏ug naprawy lub konserwacji pojazdów oraz innych towarów i us∏ug zwiàzanych z eksploatacjà lub u˝ywaniem tych pojazdów. Aby przepisy by∏y przejrzyste, Ministerstwo Finansów opublikowa∏o specjalne broszury informacyjne, zwiàzane z odliczeniem podatku VAT. WàtpliwoÊci jednak pozosta∏y... Od poczàtku funkcjonowania nowych przepisów zakres tych wydatków, a w szczególnoÊci to, czy obejmujà one równie˝ wydatki zwiàzane z korzystaniem z autostrad czy parkingów, budzi∏ istotne kontrowersje. Co prawda, w broszurze zamieszczonej na stronie internetowej ministra finansów w zwiàzku z wejÊciem w ˝ycie noEuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 wych przepisów wyjaÊniono, ˝e w katalogu wydatków zwiàzanych z u˝ywaniem pojazdów samochodowych mieszczà si´ równie˝ op∏aty za autostrady i parkingi. Jednak w praktyce stanowisko organów podatkowych cz´sto podlega negatywnej weryfikacji sàdowej, stàd wyjaÊnienie ministra finansów nie w pe∏ni rozwia∏o wàtpliwoÊci podatników. Marta Szafarowska Czy na przyk∏ad op∏aty za autostrady i za parkowanie mo˝emy potraktowaç jako eksploatacyjne? Odpowiadajàc na to pytanie: nie mo˝na, w mojej ocenie, abstrahowaç od tego, za co sà one nale˝ne. Nie sà to op∏aty eksploatacyjne ÊciÊle zwiàzane z wykorzystaniem samochodu. W mojej ocenie, w przypadku autostrad op∏ata jest nale˝na z tytu∏u u˝ywania samej drogi, nie zaÊ pojazdu. Op∏aty parkingowe równie˝ dotyczà wykorzystania powierzchni czy parkingu, a nie pojazdu. Kiedy zatem mo˝emy tego typu op∏aty wliczyç w koszty? Niezale˝nie od tego, jeÊli przeanalizuje si´ orzecznictwo dotyczàce art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a lub pkt 51 ustawy o CIT, to oka˝e si´, ˝e za- Fot. MDDP V8 równo organy podatkowe, jak i sàdy administracyjne (w tym równie˝ NSA) wypowiadajà si´ jednoznacznie negatywnie w kwestii mo˝liwoÊci zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na parkingi czy przejazd autostradami, jeÊli pracownik bàdê podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu. Organy podatkowe i sàdy odwo∏ujà si´ w tym zakresie do przepisów art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT, zgodnie z którymi nie uznaje si´ za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytu∏u u˝ywania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podró˝y s∏u˝bowej w wysokoÊci przekraczajàcej kwot´ ustalonà przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Podobnie, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy, za koszty nie uwa˝a si´ wydatków z tytu∏u kosztów u˝ywania, na potrzeby dzia∏alnoÊci gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiàcych sk∏adników majàtku podatnika, w cz´Êci przekraczajàcej limit tzw. kilometrówki. Ten ostatni przepis dotyczy wi´c pojazdów b´dàcych przedmiotem najmu czy dzier˝awy. Warto natomiast zauwa˝yç, i˝ nie ma on zastosowania do pojazdów b´dàcych przedmiotem umowy leasingu w rozumieniu przepisów podatkowych (którà mo˝e byç równie˝ umowa najmu d∏ugoterminowego, spe∏niajàca okreÊlone warunki). OdnoÊnie do odliczenia kosztów paliwa, nie ma wàtpliwoÊci. Co jednak z czynszem najmu? W orzecznictwie uznaje si´, ˝e w zakresie poj´cia „koszty u˝ywania” www.euroflota.pl V10 Vademecum prawo znajdujà si´ wszelkie wydatki niezb´dne do wykorzystania tego samochodu na potrzeby podatnika, a wi´c np. koszty paliwa, cz´Êci zamiennych, ogumienia, ubezpieczenia OC i AC, ale tak˝e op∏aty za przejazd p∏atnà autostradà oraz op∏aty parkingowe. Wy∏àczeniu z tego katalogu podlega natomiast czynsz najmu pojazdu, gdy˝ jest on wydatkiem zwiàzanym z prawem do korzystania z pojazdu, a nie wydatkiem eksploatacyjnym jako takim. Co wi´cej, nie jest on w ogóle zwiàzany z liczbà przejechanych kilometrów, stàd nie by∏oby uzasadnione stosowanie do niego tzw. kilometrówki. Czy sà w tym zakresie orzeczenia NSA? NSA jednoznacznie stoi na stanowisku, ˝e podatnik mo˝e zaliczyç do kosztów uzyskania przychodów udokumentowane wydatki zwiàzane z u˝ytkowaniem samochodu, poniesione w czasie podró˝y s∏u˝bowej (w tym tak˝e op∏aty za przejazd p∏atnà autostradà i op∏aty parkingowe) pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak wy∏àcznie w granicach limitu tzw. kilometrówki. Stanowisko takie wyra˝one zosta∏o przez NSA w wielu wyrokach, np. z 7 czerwca 2013 r. (II FSK 1945/11 i II FSK 1946/11) oraz z 20 sierpnia 2013 r. (II FSK 2447/11). Podobnie wypowiadajà si´ wojewódzkie sàdy administracyjne (wyrok WSA w Szczecinie z 22 stycznia 2014 r., I SA/Sz 1090/13, czy wyrok WSA w Gliwicach z 6 czerwca 2013 r., I SA/Gl 745/13). Wydaje si´ wi´c, ˝e to jednoznaczne podejÊcie sàdów administracyjnych do charakteru wydatków na parkingi i autostrady by∏o dla ministra finansów podstawà dla przyj´cia, ˝e równie˝ na gruncie VAT nale˝y je uznaç za wydatki zwiàzane z u˝ywaniem pojazdów. Odnoszàce si´ do podatków dochodowych orzecz- EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 nictwo sàdów powoduje równie˝, ˝e nawet na drodze sàdowej podatnikom trudno b´dzie udowodniç tez´ przeciwnà dla potrzeb podatku VAT. Niekorzystne dla firm orzecznictwo dotyczàce podatku dochodowego wp∏yn´∏o zatem na podejÊcie fiskusa i sàdów do odliczenia VAT. O ile w przypadku op∏at za przejazd autostradà nale˝na p∏atnoÊç mo˝e byç w jakiÊ sposób skorelowana z liczbà przejechanych kilometrów, o tyle nie mo˝na ju˝ tego powiedzieç o op∏atach parkingowych... Tak jak czynsz najmu pojazdu, równie˝ op∏aty parkingowe nie powinny byç rozliczane tzw. kilometrówkà, skoro ich poniesienie w ogóle nie zale˝y od przebytych kilometrów. Sàdy nie uznajà jednak tych argumentów. Dlatego te˝, mimo ˝e istniejà argumenty za tym, aby uznaç op∏aty parkingowe czy op∏aty za autostrady za niemajàce charakteru eksploatacyjnego w stosunku do samochodów, w Êwietle istniejàcego orzecznictwa przyj´cie takiego stanowiska przez podatnika by∏oby obarczone istotnym ryzykiem podatkowym. Z drugiej strony nale˝y przyznaç, ˝e istniejà i inne wydatki zwiàzane ÊciÊle z samym samochodem i korzystaniem z niego, a niekoniecznie skorelowane z liczbà przejechanych kilometrów – np. wydatki na mycie auta. Czy jednak zawsze VAT od p∏atnoÊci za miejsca parkingowe podlega ograniczonemu odliczeniu? Kluczowe jest w tym przypadku to, czy wydatki te sà zwiàzane z u˝ywaniem okreÊlonych pojazdów przez podatnika. I nie mówimy w tym przypadku o wykorzystaniu samochodów wy∏àcznie do dzia∏alnoÊci gospodarczej podatnika czy o ich specyficznej konstrukcji, pozwalajàcej na odliczenie 100% podatku. Wyst´pujà bowiem powszechnie sytuacje, w których podatnik, mimo ˝e ponosi wydatki zwiàzane z wynajmem miejsc parkingowych, to nie s∏u˝à one wy∏àcznie parkowaniu jego samochodów s∏u˝bowych. Cz´sto bowiem podatnik utrzymuje pewnà pul´ miejsc parkingowych po to, aby odwiedzajàcy go klienci mogli zaparkowaç swoje samochody ewentualnie – aby parkowali tam pracownicy przyje˝d˝ajàcy do pracy swoimi autami. W obu wymienionych przypadkach podatnikowi przys∏uguje pe∏ne prawo do odliczenia naliczonego VAT, gdy˝ wydatek na wynajem miejsc parkingowych w ogóle nie jest w takim przypadku zwiàzany z u˝ywaniem pojazdów przez podatnika, lecz z prowadzeniem przez niego dzia∏alnoÊci gospodarczej. Potwierdzenia w tym zakresie, w odniesieniu do parkingów, które mogà byç u˝ywane równie˝ przez klientów podatnika, dostarcza przyk∏adowo interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 25 lipca 2014 r. (IPPP1/443-442/14-4/ISZ), zgodnie z którà wydatki ponoszone na wynajem nieruchomoÊci biurowych wraz z przynale˝nymi do nich miejscami postojowymi stanowià koszty ogólne zwiàzane z prowadzonà przez podatnika dzia∏alnoÊcià, a VAT od nich podlega odliczeniu w ca∏oÊci. W tej samej interpretacji organ stwierdza jednak, ˝e „Wydatki za przejazdy autostradami oraz postój w miejscach parkingowych w trakcie podró˝y s∏u˝bowych, jako wynikajàce z u˝ytkowania samochodów spó∏ki, do których stosuje si´ ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku naliczonego, obj´te sà dyspozycjà przepisów art. 86a ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 2 u.p.t.u.”. Dzi´kujemy za rozmow´. (ww) www.euroflota.pl Vademecum V11 sk∏adka audiowizualna B´dà mniejsze op∏aty za radio w samochodzie Dopóki obowiàzuje abonament, firmy muszà p∏aciç danin´ od ka˝dego odbiornika radiowego w aucie. Dla flot liczàcych kilkadziesiàt, a nawet kilkaset samochodów dotychczas obowiàzujàca op∏ata abonamentowa powodowa∏a du˝e koszty i jest dla nich znacznym obcià˝eniem finansowym. Pojawi∏a si´ jednak szansa, ˝e to si´ zmieni ju˝ od stycznia 2017 roku. P rojekt ustawy o sk∏adce audiowizualnej jest ju˝ po pierwszym czytaniu w Sejmie i trafi∏ w∏aÊnie do Komisji Kultury i Ârodków Przekazu, która przyj´∏a wniosek o przeprowadzenie wys∏uchania publicznego. Po tym projekt trafi do podkomisji, która b´dzie szczegó∏owo analizowaç wszystkie uwagi. Projekt zak∏ada, ˝e op∏ata audiowizualna b´dzie dla wszystkich. Zgodnie z projektem abonament RTV zmieni si´ w op∏at´ audiowizualnà. Nowe zasady b´dà obowiàzywaç ju˝ od stycznia 2017 roku. Danin´ publicznà w wysokoÊci 15 z∏ miesi´cznie zap∏acimy od ka˝dego licznika pràdu. Dla bran˝y flotowej to zapowiedê zmniejszenia kosztów wynikajàcych z ograniczenia op∏aty za ka˝de radio w samochodzie firmowym do jednej op∏aty audiowizualnej, która b´dzie naliczana od aktywnego licznika energii elektrycznej w firmie. Eksperci wskazujà, ˝e samochód, w którym znajduje si´ odbiornik radiowy, nie jest punktem poboru energii elektrycznej i b´dzie podlega∏ zwolnieniu od obowiàzku op∏aty audiowizualnej. Warto przypomnieç, ˝e dotychczas taki obowiàzek cià˝y∏ na przedsi´biorcy, a nie pracowniku, który korzysta ze s∏u˝bowego samochodu wykonujàc swoje obowiàzki pracownicze. Stàd przedsi´biorca nie móg∏ zapomnieç o op∏acaniu abonamentu za radio równie˝ za sawww.euroflota.pl mochody wzi´te w leasing bàdê na kredyt. Kilka milionów przedsi´biorców u˝ywajàcych samochody do dzia∏alnoÊci gospodarczej, w ostatnich kilkunastu latach wielokrotnie postulowa∏o ustawodawcy takie rozwiàzanie, poniewa˝ doprowadzi ono do likwidacji naliczania op∏aty abonamentowej od odbiorników zainstalowanych w pojazdach samochodowych. Marek Konieczny, prezes Zwiàzku Dealerów Polskich, stwierdza, ˝e dotychczasowy system op∏at abonamentowych powodowa∏ ogromne problemy prawne i interpretacyjne dotyczàce tego, od których odbiorników samochodowych nale˝y, a od których nie nale˝y naliczaç op∏at abonamentowych. Poprzednio Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji stosowa∏o bardzo rygorystycznà w tym zakresie wyk∏adni´, ˝e abonament nale˝ny jest tak˝e od pojazdów przeznaczonych na sprzeda˝. Sàdy administracyjne tak˝e nie posiada∏y w tej kwestii jednolitego stanowiska. – Nara˝a∏o to polskich przedsi´biorców na niepotrzebne i d∏ugoletnie spory prawne ze s∏u˝bami kontrolujàcymi wnoszenie op∏at abonamentowych, które wprowadza∏y dodatkowà niepewnoÊç w prowadzonym przez nich biznesie, poniewa˝ ciàgle jeszcze obowiàzujàca ustawa przewiduje trzydziestokrotnoÊç miesi´cznej op∏aty abonamentowej obowiàzujàcej w dniu stwierdzenia u˝ywania jednego niezarejestrowanego odbiornika – powiedzia∏ Marek Konieczny. Choç op∏ata audiowizualna b´dzie p∏acona u dostawcy pràdu, to b´dzie ona trafiaç na specjalne konto, niezwiàzane z op∏atà za energi´ elektrycznà. Dostawcy energii b´dà jedynie „listonoszami”, którzy transferujà Êrodki, a egzekucjà d∏ugów zwiàzanych z op∏atà zajmà si´ urz´dy skarbowe w trybie ustawy o post´powaniu egzekucyjnym. DziÊ w ten sposób egzekwowane sà np. niezap∏acone mandaty przez kierowców. Wed∏ug wst´pnych szacunków, z nowej op∏aty media narodowe zyskajà nawet 2,5 mld z∏. (ww) Marek Konieczny (prezes ZDS) W pe∏ni popieramy proponowane przez ustawodawc´ zmiany, przenoszàce naliczanie op∏aty abonamentowej z odbiornika radiowego lub telewizyjnego na punkt poboru energii elektrycznej. Z pewnoÊcià u∏atwià one i uproszczà funkcjonowanie bran˝y oraz wszystkich przedsi´biorców, u˝ytkujàcych pojazdy s∏u˝bowe w zakresie jednoznacznego spe∏niania obowiàzków prawnych wobec paƒstwa. EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 Vademecum car policy Krzysztof Koszewski Polityka samochodowa cz. 2 Polityka samochodowa, znana te˝ jako car policy, to zbiór wewn´trznych uwarunkowaƒ, okreÊlajàcych w miar´ szczegó∏owo wszelkie zasady i relacje w sferze u˝ytkowania i obs∏ugi floty samochodów firmowych. Oto dalszy ciàg uwag na temat formu∏owania tego wa˝nego dokumentu. W punkcie Prawa i obowiàzki u˝ytkownika pojazdu s∏u˝bowego warto wpisaç zagadnienia obejmujàce aktualny kodeks drogowy, obs∏ug´ codziennà pojazdu, wymagania dotyczàce zakupu paliw, smarów itp. dba∏oÊci o wzorowy/poprawny stan powierzonego pojazdu. Warto zwróciç uwag´, w jaki sposób i kogo informowaç o zagubieniu/zniszczeniu dowodu rejestracyjnego i innych zaÊwiadczeƒ dla danego pojazdu oraz o trybie post´powania w takich przypadkach. Mo˝na tutaj ujàç równie˝ zapisy o nast´pstwach nieprzestrzegania przepisów zawartych w niniejszym regulaminie i wskazaç kary regulaminowe/porzàdkowe (nale˝y pami´taç, aby by∏y one zgodne z kodeksem pracy). Zasady prawid∏owej eksploatacji i post´powanie w sytuacjach wyjàtkowych Uwzgl´dnijmy tutaj terminowe wykonywanie przeglàdów okresowych, gwarancyjnych i ewentualne konsekwencje przy uchybieniach. Aby dowolnoÊç interpretacji by∏a wyeliminowana, zalecam pochyliç si´ nad tym tematem. Weêmy choçby pod uwag´ takà sytuacj´, gdy auto wyjecha∏o dzieƒ wczeÊniej z serwisu po wymianie EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 tarcz i klocków, a nast´pnego dnia jedzie na sezonowà wymian´ opon i otrzymujemy informacj´, ˝e tarcze sà spalone. Kolejna sytuacja do wzi´cia pod uwag´ w tym punkcie matami do naszego warsztatu lub operatora CFM. Normy prawid∏owej eksploatacji samochodów s∏u˝bowych Fot. redakcja V12 Krzysztof Koszewski cz∏onek zarzàdu SKFS – Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych, manager ds. administracji w japoƒskiej korporacji leasingowej – ORIX, lider grupy roboczej ds. motoryzacji ZPL – Zwiàzku Polskiego Leasingu. Rzeczoznawca techniki motoryzacyjnej i bezpieczeƒstwa w ruchu drogowym, ratownik drogowy PZMot, specjalista ds. BHP i ochrony przeciwpo˝arowej. to np. zatarty silnik i inne kosztowne przypadki. Musimy w miar´ mo˝liwoÊci ustaliç z góry Êcie˝k´/model dzia∏ania, czyli jak temat zweryfikujemy i dlaczego obcià˝ymy u˝ytkownika, lub wrócimy z te- Zalecam przede wszystkim skupienie si´ na zachowaniu odpowiedniej dba∏oÊci o powierzone mienie, i to zarówno przez jego u˝ytkownika, jak i Êwiadomego tej zasady jego bezpoÊredniego prze∏o˝onego. Mo˝liwy jest tu tak˝e opis tabelaryczny, zawierajàcy normy zu˝ycia paliwa i sposoby ich rozliczania, zasady kontroli i rozliczania km s∏u˝bowych i prywatnych, z wykorzystaniem np. systemów GPS, oraz mo˝liwoÊci i procedury potràceƒ z tego tytu∏u z pensji u˝ytkownika. JeÊli uwzgl´dnimy mo˝liwoÊç korzystania z samochodu s∏u˝bowego do celów prywatnych, nale˝y pami´taç o odpowiednim opodatkowaniu i oÊwiadczeniu u˝ytkownika o tym, ˝e ma ÊwiadomoÊç gromadzenia danych o sposobie wykorzystywania przekazanego pojazdu. Ograniczenia dotyczàce eksploatacji pojazdów s∏u˝bowych Zalecam opisaç sytuacje, jakie sà nieakceptowane lub ograniczone ró˝norakimi nast´pstwami. www.euroflota.pl Vademecum V13 Mam tutaj na myÊli np. zakaz u˝ywania aut s∏u˝bowych do innych celów zarobkowych, udzia∏ w rajdach samochodowych, wyjazdy zagraniczne, udost´pnianie pojazdów osobom trzecim, szczególnie nieb´dàcym pracownikami naszej firmy itp. Cz´sto takie zapisy sà wy∏àczone z zakresu ubezpieczenia w ogólnych warunkach ubezpieczenia pojazdów. Wa˝ne, w przypadku korzystania z wynajmu, sà zapisy w umowach powodujàce naliczenia przy rozliczeniu pojazdów, np. palenie tytoniu wewnàtrz pojazdu oraz inne uszkodzenia majàce wp∏yw na niekorzystne rozliczenie kontraktu dla danego pracodawcy/korzystajàcego z takiej us∏ugi. W przypadku korzystania z leasingu i wynajmu, zalecam konsultacje z przedstawicielami naszych partnerów biznesowych w tym zakresie. Koszty u˝ytkowania samochodu s∏u˝bowego Wpisujemy tutaj ewentualne limity kwotowe lub iloÊciowe, które mo˝na uzale˝niç od stanowiska lub zakresu obowiàzków lub specyfiki rejonu dzia∏ania. Zasady u˝ytkowania karty paliwowej Opiszmy dopuszczalny zakres wydatków przy u˝yciu karty paliwowej (paliwo, p∏yny eksploatacyjne) oraz tych niedozwolonych (zakupy spo˝ywcze, zapachy, myjnia typu premium itp.). Wska˝my zasady ewentualnych potràceƒ z tytu∏u nadinterpretacji czy nadu˝yç – przyk∏ad to u˝ywanie karty podczas wyjazdów prywatnych (p∏atne odcinki autostradowe), w weekendy, dniach wolnych od pracy oraz w Êwi´ta. Nie pomijajmy zapisu dotyczàcego procedury post´powania w razie utraty karty paliwowej, kodu PIN, jak równie˝ www.euroflota.pl Fot. redakcja car policy o zakazie udost´pniania ich osobom trzecim. Zasady post´powania w przypadku zaistnienia szkody komunikacyjnej Wa˝ne jest tu uszczegó∏owienie odniesienia si´ do bardziej i mniej prawdopodobnych sytuacji, w których mo˝e znaleêç si´ u˝ytkownik pojazdu. Warto opisaç sposoby post´powania w takich sytuacjach kryzysowych. Priorytetowy dla dalszych etapów likwidacji szkody komunikacyjnej/majàtkowej lub osobowej b´dzie sposób post´powania uczestnika zdarzenia drogowego (kolizja, wypadek i inne). Musimy zwróciç szczególnà uwag´ na sposób i form´ przekazywania informacji oraz niezb´dnej dokumentacji o zdarzeniu. Samochód zast´pczy W tej cz´Êci wskazane jest opisanie sytuacji, w jakich przys∏uguje nam auto zast´pcze i na jaki okres. Trzeba okreÊliç, jakie sà zwiàzane z tym obowiàzki, ograniczenia lub nakazy. Nale˝y opisaç Êcie˝k´ dost´pnoÊci i post´powania w takiej sytuacji. Warto tutaj skonsultowaç temat z ubezpieczycielem lub skopiowaç zapisy ogólnych warunków ubezpieczenia dotyczàcych naszej floty. Samochody wspólne/dzia∏owe, zwane te˝ „pool car” Obszar ten zawieraç ma informacje o zasadach u˝ytkowania samochodów wspólnych, Êcie˝kach dost´pnoÊci oraz zasadach rozliczenia ich wykorzystywania. Rozliczenie pojazdu, cofni´cie zgody na u˝ytkowanie pojazdu Zalecam ogólne potwierdzenie, ˝e pracodawca w ka˝dej chwili mo˝e cofnàç zgod´ na u˝ytkowanie czy te˝ za˝àdaç niezw∏ocznego zwrotu pojazdu do najbli˝szego EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 V14 Vademecum car policy oddzia∏u firmy. Powodem takich dzia∏aƒ mo˝e byç przed∏u˝ajàce si´ zwolnienie lekarskie, urlop macierzyƒski, wychowawczy, zmiana stanowiska itp. Koƒcowy cykl ˝ycia pojazdu w firmie Chodzi tu o sprzeda˝ samochodu/procedur´ wycofania samochodów s∏u˝bowych z u˝ytku. W przypadku, gdy auto jest w∏asnoÊcià firmy, opisujemy kana∏y sprzeda˝y/remarketingu oraz mo˝liwego pierwokupu pojazdu przez np. aktualnego/kraƒcowego u˝ytkownika. W tym obszarze rzàdzà absolutnie odmienne zasady, a dyktowane sà przez wol´ pracodawcy/w∏aÊciciela samochodu i mogà byç one mniej lub bardziej preferencyjne. Wszelkie jednak zasady muszà byç czytelne i wyt∏umaczalne przed urz´dem podatkowym, weêmy tu pod uwag´ m.in. form´ w∏asnoÊci oraz pozyskania danego auta, wczeÊniejsze odpisy i amortyzacj´. Gdy jednak zdecydujemy si´ na kierowanie samochodów do konkretnego kana∏u dystrybucji (remarketingu), nale˝y okreÊliç m.in. jego wartoÊç oraz czas, w jakim chcemy uzyskaç danà kwot´. Takie ustalenia pozwolà zdefiniowaç dzia∏ania fleet managera dla osiàgni´cia celu przez wdro˝enie efektywnego procesu. Kary i nagrody Dotyczy odpowiedzialnoÊci materialnej oraz prawnej u˝ytkownika samochodu s∏u˝bowego. Powinny byç wyraênie okreÊlone zasady karania i nagradzania (np. za najni˝sze spalanie). Mo˝e to wywo∏aç swojego rodzaju zdrowà i otwartà rywalizacj´. Ekologia Zapis z informacjà, jakà przyk∏adamy do tego wag´ i jakie dzia∏ania podejmujemy w tej materii, b´dzie tzw. dobrym przyk∏adem. Wzorem EuroFlota / czerwiec / lipiec 2016 mogà byç kryterium przy wyborze aut do naszej floty, wspólne akcje z naszymi dostawcami, np. modne od jakiegoÊ czasu sadzenie drzew itp. Ekonomia To wskazanie odpowiednich zachowaƒ i podniesienie ÊwiadomoÊci u˝ytkowników aut s∏u˝bowych w tym zakresie. Bezpieczna flota UÊwiadamianie poprzez wielostopniowe szkolenia praktyczne z ratownictwa drogowego i pierwszej pomocy przedlekarskiej, spotkania z policjà, ITD i innymi s∏u˝bami. Jako nieodzowne i naturalne uzupe∏nienie tematu doda∏bym cykliczne szkolenia w oÊrodkach doskonalenia techniki jazdy o ró˝nych stopniach zaawansowania. W celu optymalizacji kosztów takich przedsi´wzi´ç warto porozumieç si´ w tym zakresie z ubezpieczycielami lub dostawcami/importerami aut do naszej floty. Wa˝ne kontakty W celu automatyzacji procesów, zalecam wpisaç bezpoÊrednie dane kontaktowe do odpowiednich osób pomocnych w ró˝nych konkretnych sytuacjach, wymagajàc jednoczeÊnie informacji dla siebie zarówno o zdarzeniu/kontakcie, jak i sposobach za∏atwienia zg∏oszonych spraw. Za∏àczniki – bardzo zalecane 1. Protokó∏ zdawczo-odbiorczy samochodu. 2. Wniosek – wewn´trzne zamówienie samochodu. 3. Zgoda na korzystanie z samochodu s∏u˝bowego podczas urlopu. 4. Zgoda w∏aÊciciela pojazdu na korzystanie z samochodu poza granicami RP (zalecam wersj´ co najmniej dwuj´zycznà). 5. PoÊwiadczenie zapoznania si´ z politykà samochodowà, uwzgl´d- niajàcà poni˝szy zapis: Niniejszym oÊwiadczam, i˝ zapozna∏em/am si´ z politykà samochodowà (wersja z dnia…) obowiàzujàcà aktualnie w firmie …, posiadam wa˝ne prawo jazdy i upowa˝nienie do prowadzenia przydzielonego mi samochodu s∏u˝bowego. Znane mi sà opisane zasady obs∏ugi, eksploatacji oraz korzystania z samochodu s∏u˝bowego, jak te˝ zasady post´powania w przypadku szkód komunikacyjnych, kolizji i kradzie˝y oraz zobowiàzuj´ si´ do ich przestrzegania. 6. W przypadku korzystania z monitoringu pojazdów/GPS nale˝y do∏àczyç oÊwiadczenia podobnej treÊci: Zosta∏em poinformowany, ˝e powierzony mi samochód s∏u˝bowy mo˝e byç wyposa˝ony w nadajnik GPS w celu weryfikowania zgodnej z regulaminem eksploatacji i sposobu u˝ytkowania pojazdu przez pracodawc´ oraz ubezpieczyciela, a jednoczeÊnie wyra˝am zgod´ na zbieranie i przetwarzanie oraz archiwizacj´ tych danych. 7. Kolejne oÊwiadczenie jest te˝ wa˝ne: „Wyra˝am zgod´ na przekazywanie moich danych osobowych uprawnionym organom”, i mo˝na je, jak te˝ wszystkie wymienione wczeÊniej, wpisaç w jeden dokument/za∏àcznik lub wkleiç w treÊç protoko∏u zdawczo-odbiorczego w ka˝dym przypadku odnawianym z ka˝dym kolejno wydawanym autem. *** Istniejà te˝ inne, bardziej uproszczone spojrzenia na polityk´ samochodowà. Wiedzàc, ˝e nie ma uniwersalnej recepty, uwzgl´dniajàcej wszelkie elementy takiej uk∏adanki, musimy pami´taç, ˝e ka˝dy regulamin tworzony jest z myÊlà o ludziach i powinien byç dokumentem w miar´ mo˝liwoÊci upraszczanym, eliminujàcym wszelkie informacje niezrozumia■ ∏e dla jego odbiorców. www.euroflota.pl
