Brief 4 - Promocja Polski na targach przemysłu

KREATYWNY ROKU BRANŻY EVENTOWEJ – MŁODY KREATYWNY BRANŻY EVENTOWEJ
BRIEF nr 4: Promocja Polski na targach przemysłu spotkań IMEX 2017
Opis instytucji
Charakter
wydarzenia
Poland Convention Bureau (PCB), od 2002 roku działa w strukturach Polskiej
Organizacji Turystycznej i jest jednostką odpowiedzialną za promocję Polski jako
atrakcyjnej destynacji dla organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych. Jesteśmy
pierwszym kontaktem dla wszystkich, poszukujących informacji dotyczących
partnerów biznesowych i obiektów konferencyjnych oraz planujących zorganizować
kongres stowarzyszenia lub wydarzenie korporacyjne w Polsce.
Naszym priorytetowym celem jest budowanie wizerunku Polski jako kraju
atrakcyjnego dla organizacji wszelkiego rodzaju wydarzeń biznesowych. Misję tę
realizujemy poprzez:
- udział w międzynarodowych imprezach targowych, który owocuje pozyskiwaniem
kolejnych kontaktów biznesowych;
- realizację podróży studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy oraz organizatorów
spotkań i wydarzeń biznesowych w tym konferencji, kongresów, premier produktów,
podróży motywacyjnych;
pozyskiwanie nowych spotkań i wydarzeń biznesowych dla kraju;
- współpracę z mediami zagranicznymi oraz zamieszczanie artykułów i reklam
promujących Polskę jako destynację biznesową w prasie oraz katalogach
branżowych;
- utrzymywanie stałej współpracy z miejskimi convention bureaus w ramach ww.
działań;
nawiązywanie współpracy z polskimi przedsiębiorcami branży spotkań w ramach
programów: Rekomendowany Profesjonalny Organizator Kongresów (Professional
Congress Organizer) i Rekomendowany Organizator Podróży Motywacyjnych
(Incentive Travel Company);
- nawiązywanie współpracy z polskim środowiskiem naukowym m.in. w ramach
Programu Ambasadorów Kongresów Polskich;
- utrzymywanie stałej współpracy z międzynarodowymi organizacjami i
stowarzyszeniami skupiającymi profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań;
- gromadzenie i opracowanie danych statystycznych nt. spotkań i wydarzeń
biznesowych odbywających się w Polsce, zgodnie z zaleceniami międzynarodowych
organizacji prowadzących podobne rankingi tj. ICCA – International Congress and
Convention Association oraz UIA – Union of International Associations.
Targi The Essential Worldwide Exhibition for Meetings & Incentive Travel IMEX
przeznaczone są wyłącznie dla branżowców z sektora przemysłu spotkań tj.
profesjonalnych organizatorów kongresów i konferencji, narodowych i regionalnych
convention bureau, przewoźników, hotelarzy, obiektów konferencyjnych oraz
profesjonalnych organizatorów imprez motywacyjnych. Należą do najważniejszych i
największych wydarzeń targowych z zakresu przemysłu spotkań w Europie i na
świecie. Targom towarzyszą liczne seminaria, warsztaty i konferencje zorganizowane
we współpracy z międzynarodowymi stowarzyszeniami tj. IAPCO, MPI, SITE, ICCA,
PATA itp.
Celem i kluczowym elementem targów IMEX są spotkania face-to-face z
potencjalnymi organizatorami kongresów, konferencji, podróży motywacyjnych.
W tym celu organizatorzy targów IMEX oferują szeroko funkcjonujący Program
Hosted Buyers, zapewniają indywidualne szczegółowe grafiki spotkań oraz
prezentacje grupowe w ramach dużych stoisk narodowych.
Edycja 2016 targów przyciągnęła ponad 3500 wystawców z całego świata, a także
3997 zaproszonych klientów tzw. Hosted Buyers oraz 4900 odwiedzających, którzy
wygenerowali łącznie 65 000 spotkań biznesowych.
Polskie Stoisko Narodowe:
Poland Convention Bureau POT jest organizatorem polskiego stoiska narodowego
(ok. 100 m kw.), na którym swoje oferty prezentuje około 10- 12 polskich pod
wystawców (convention bureaus, centra kongresowe, hotele, profesjonalni i
organizatorzy spotkań). PCB POT w trakcie trzech dni targowych odbywa średnio 40
indywidualnych spotkań, a około 120 osób obecnych jest na 9 grupowych (ok. 15 os.
w grupie) prezentacjach (20 minut każda). Prezentacje grupowe przeprowadzane są
w wydzielonej strefie, gdzie standardowo do dyspozycji jest ekran LCD (do
prezentacji), zestawy słuchawkowe (do odsłuchu prezentacji) i 15-20 krzeseł.
Grupa
docelowa
Cel
Termin
Miejsce
Zadania
Co już było?
Przykładowy projekt stoiska
Profesjonalni organizatorzy kongresów, konferencji, podróży motywacyjnych z
rynków priorytetowych POT
Promocyjny: zbudowanie pozytywnego wizerunku przemysłu spotkań, promocja
polskiej oferty tj. nowe miejsca spotkań i wydarzeń, ciekawe pomysły na team
building, miejsca unikatowe, oferta poszczególnych miast (Convention Bureau) oraz
rekomendowanych organizatorów podróży motywacyjnych i profesjonalnych
organizatorów kongresów rekomendowanych przez PCB POT
Sprzedażowy: pozyskanie zapytań biznesowych dla Polski
16 -17 maja 2017
Frankfurt, Niemcy - Polskie Stoisko Narodowe
Przedstawiona koncepcja kreatywna powinna zawierać propozycje:
1. prezentacji Polski dla grup hosted buyers ze szczególnym uwzględnieniem
organizatorów podróży motywacyjnych (format prezentacji, scenariusz, gł.
założenia, ew. dodatkowy sprzęt);
2. aktywności na stoisku prowadzącej do interakcji z klientami;
3. innej ciekawej formy promocji do wykorzystania na targach ;
- kampania promocyjna przemysłu spotkań „Polska by Kate” w ramach szerszej
promocji Polski pt.: „Polska. Move your imagination” –– prezentowanie przemysłu
Oczekiwania
spotkań oczami bohaterki – Kate – reklama w prasie targowej, słupy reklamowe
ustawione przed wejściem na targi, logotyp Poland Convention Bureau POT na
identyfikatorach targowych;
- pod koniec jednego z dni targowych (gł. drugi dzień) na polskim stoisku odbywały
się wydarzenia promocyjne typu Happy Hour, podczas którego organizowana była
loteria z nagrodami fundowanymi przez wystawców, a nieformalnej atmosferze
towarzyszył zespół muzyczny i poczęstunek (polskie produkty regionalne)
Liczymy na ciekawe koncepcje kreatywne, które zrobią wrażenie na Hosted Buyers i
na długo pozostaną w ich pamięci. Sugerujemy rozwiązania nowoczesne,
zaskakujące: nowe technologie, innowacyjność, nowe doświadczenia nawiązujące do
hasła przewodniego „Polska. Move your imagination”. Prezentacja ma nas wyróżniać
spośród innych prezentacji przeprowadzanych podczas targów, może wprowadzić
element gry, interakcji z uczestnikami, podstawowe informacje Polsce i oferta
biznesowa może być wzbogacone ciekawostkami i krótkimi zadaniami.