pobierz
Transkrypt
pobierz
Załącznik numer 4 do zarządzenia Nr 89/15 Wojewody Pomorskiego z dnia 10 kwietnia 2015 r. Wykaz korespondencji wyłączonej z korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem systemu EZD Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Rodzaj korespondencji a) dokumentacja oznaczona klauzulą niejawności (zastrzeżone, poufne, tajne, ściśle tajne) b) poświadczenia dostępu do informacji niejawnych c) ankiety bezpieczeństwa osobowego d) oświadczenia o stanie majątkowym i lustracyjne pracowników Urzędu Pisma dotyczące udostępniania danych z bazy CEWIUP/PESEL Pisma dotyczące udostępniania dokumentacji archiwalnej znajdującej się w kartotekach paszportowych Korespondencja z Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców dotycząca zwrotu nadpłat paszportowych Korespondencja z Wydziału Nieruchomości i Skarbu Państwa stanowiąca podstawę do wypłaty środków finansowych Inna korespondencja będąca podstawą do zwrotu lub zapłaty środków finansowych Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Wniosek o: a) przyznanie bezzwrotnej pomocy finansowej b) dofinansowanie z ZFŚS do imprez sportowo – rekreacyjnych c) przyznanie z ZFŚS pożyczki na cele mieszkaniowe d) dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży e) dofinansowanie z ZFŚS w formie ekwiwalentu do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie Umowa o przyznanie pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych – prowadzone w systemie SENTE: a) MP - magazyn przyjmie b) MW - magazyn wyda c) Pz - przyjęcie zewnętrze d) Rw - rozchód wewnętrzny Ewidencja środków trwałych i nietrwałych (ewidencja w systemie OPTI-est): a) Zmiana miejsca użytkowania b) Pc - zmniejszenie wartości środka Komórka organizacyjna wnosząca o wyłączenie IN SO SO WAG WAG WAG WAG WAG WAG WAG 11 c) Pk - przekazanie środka trwałego d) Ot – przyjęcie środka trwałego e) Korekta amortyzacji Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników WAG WAG 15 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, różnice inwentaryzacyjne i inne dokumenty dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych PUW w Gdańsku Inwestycje, plany wydatków inwestycyjnych, pisma dot. zmian w planie Karty eksploatacji pojazdów służbowych 16 Miesięczne karty kontroli zużycia paliwa WAG 17 WAG 18 Dokumentacja dot. Pojazdów służbowych (karta pojazdu, dowody rejestracyjne, świadectwo homologacji pojazdu) Nagrody 19 Przygotowanie danych o środkach na nagrody WAG 20 Decyzje o wysokości środków na nagrody WAG 21 Listy przyznanych nagród WAG 22 SIWZ wraz załącznikami i zmianami WAG 23 Ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia oraz o zmianie WAG 24 Umowy z wykonawcami WAG 25 Spisy zdawczo – odbiorcze akt przekazywanych przez Wydziały WAG Zasiłki chorobowe: a) druki ZUS ZLA b) wniosek do wypłaty zasiłku opiekuńczego Z-15 c) zaświadczenie Z-3 d) wnioski o świadczenia rehabilitacyjne Listy płac i ich załączniki WAG WAG 29 Rachunki do umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej RMUA 30 Dokumentacja zgłoszeniowa i rozliczeniowa z ZUS WAG 31 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu WAG 12 13 14 26 27 28 WAG WAG WAG WAG WAG WAG PIT-y WAG WAG 34 Dowody księgowe (faktury, noty księgowe, wezwania do zapłaty, potwierdzenie sald, deklaracja VAT – 7, polecenia księgowania, dokumenty magazynowe, inne) Wnioski o zaangażowanie środków finansowych 35 Rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z załącznikami WAG 36 Wnioski na zaliczki gotówkowe WAG 37 Dokumentacja dotycząca prowadzenia KZP WAG 38 WAG 39 Wnioski o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa, z rezerwy Wojewody Rozliczanie czasu pracy 40 Dowody obecności w pracy WAG 32 33 WAG WAG 46 prace zlecone bez składek na ubezpieczenia społeczne prace zlecone ze składkami na ubezpieczenia społeczne wnioski o wypłatę wynagrodzeń członkom komisji dane o wynagrodzeniach do rezerw celowych, do sprawozdań informacje do prasy informacje do badań rynku zabezpieczenie środków finansowych do wypłaty zestawienie zmian w funduszu nagród potwierdzenie środków na PFRON miesięczne zestawienia nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych h) potwierdzenie środków na wynagrodzenia nowo zatrudnionych pracowników, przedłużenie umowy i) oświadczenie do rozliczenia należności z tytułu używania samochodu osobowego do celów służbowych Zapotrzebowania, opisy przedmiotów zamówień do postępowań centralnych składanych na platformie informatycznej Centrum Usług Wspólnych i w drodze wymiany e-mailowej. Cała dokumentacja dotycząca: a) budżetu i jego zmiany b) finansowania inwestycji Powoływanie i odwoływanie organów rządowej administracji zespolonej w województwie, w tym: a) wniosek o powołanie i odwołanie ze stanowiska b) występowanie do organów wyższego stopnia o zgodę na powołanie c) akt powoływania i akt odwoływania Sprawozdawczość statystyczna 47 Dokumentacja dotycząca wszczęcia i przebiegu naboru BKO 41 42 43 44 45 a) b) c) a) b) c) d) e) f) g) WAG WAG WAG FB BKO BKO 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 a) wniosek o ustalenie wysokości wynagrodzenia dla osób nowo powołanych b) wniosek o przyznanie nagrody uznaniowej c) pismo ustalające wysokość wynagrodzenia a) kolejna umowa pracownika b) umowa o pracę c) informacja o warunkach pracy, porozumienie zmieniające, d) wniosek o zmniejszenie wymiaru etatu, pismo dotyczące zmniejszenia wymiaru etatu lub pismo o odmowie zmniejszenia wymiaru etatu e) świadectwa pracy, wnioski o wydanie świadectwa pracy a) pismo informujące o przyznaniu/odmowie przyznania awansu finansowego i/lub stanowiskowego b) wniosek o przyznanie dodatku zadaniowego c) pismo o przyznaniu/odmowie przyznania dodatku specjalnego lub zadaniowego d) pismo informujące o oddelegowaniu pracownika na okres do 3 miesięcy do innej pracy Wniosek o wydanie opinii, opinie o pracowniku, arkusz ocen BKO Pismo informujące o przyznaniu nagrody (jubileuszowej, uznaniowej, z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych) oraz listy gratulacyjne z tym związane a) wniosek o ukaranie b) wyjaśnienia pracownika c) nakładanie kary d) wniesienie sprzeciwu od wymierzenia kary a) pismo kierowane do rzecznika dyscyplinarnego b) pismo kierowane do przewodniczącego komisji dyscyplinarnej c) dokumentowanie postępowania przed komisją dyscyplinarną d) nakładanie kary e) akta osobowe pracowników w tym wszystkie dokumenty dotyczące pracownika, które muszą być złożone do akt osobowych w formie papierowej a) wniosek o wydanie zaświadczenia b) druki bankowe do wypełnienia a) oświadczenie pracownika o świadczeniu pracy w określonych godzinach w tym samym dniu, na który uzyskał zwolnienie lekarskie b) wykaz pracy w godzinach nocnych za dany okres rozliczeniowy c) wykaz pracy w godzinach nadliczbowych (dobowych i średniotygodniowych) d) pismo o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych oraz w godzinach nocnych a) wniosek pracownika o indywidualny czas pracy lub system czasu pracy b) pismo informujące o zgodzie lub braku zgody na indywidualny czas pracy lub system czasu pracy a) pismo zlecające pracę w godzinach nadliczbowych oraz wniosek o rekompensatę za pracę w godzinach nadliczbowych b) urlopy wypoczynkowe, w tym: BKO BKO BKO BKO BKO BKO BKO BKO BKO BKO 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 pismo informujące o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego złożony przez pracownika nieobecnego w pracy Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, w tym: a) wniosek o udzielenie/przerwanie urlopu b) pismo informujące o przyznaniu/przerwaniu urlopu c) oświadczenie drugiego rodzica dziecka o niekorzystaniu z urlopu wychowawczego w tym samym czasie Urlopy bezpłatne, w tym: a) wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego b) pismo o udzieleniu /odmowie udzielenia urlopu Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych, w tym wniosek o wyrażenie zgody na dodatkowe zatrudnienie Emerytury, renty, w tym pismo informujące o przyznaniu odprawy emerytalnej lub rentowej Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, w tym: a) pismo informujące o konieczności wykonania badania kontrolnego, okresowego b) wniosek o skierowanie pracownika na badania kontrolne, okresowe Wniosek o wypłatę ekwiwalentu m.in. za zakup okularów korekcyjnych, za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, za pranie odzieży roboczej Opinie Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w sprawie refundacji przez Skarb Państwa spółdzielniom mieszkaniowym kosztów prac Karty kontroli Wniosek o wypłatę ekwiwalentu za umundurowanie oraz jego pranie i konserwację Dokumentacja związana z komisją egzaminacyjną kandydatów na instruktorów BKO BKO BKO BKO BKO BKO WIGK PN PSŁ WI