Wniosek o płatność-12.11.12

Przygotowanie wniosku
o płatność – najważniejsze reguły
oraz popełniane błędy
Kraków, 22 listopada 2012 r.
Wytyczne Instytucji Zarządzającej dotyczące zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków
dla projektów realizowanych w ramach MRPO 2007-2013
z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej
2
Zakres wytycznych:
1. Źródła finansowania (środki europejskie, dotacja celowa, wkład własny).
2. Rodzaje płatności:
•
płatność zaliczkowa
•
refundacja wydatków
3. Terminy, zasady sporządzania i składania wniosku o płatność.
4. Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność.
5. Harmonogram wypłat i przetargów.
6. Zasady dot. rozliczania niektórych rodzajów wydatków.
7. Załączniki (formularze, wzory, instrukcje).
3
Środki europejskie – EFRR (płatności)
1.
rolę płatnika pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (z rachunku Ministra
Finansów),
2.
wypłacane w terminach wynikających z Terminarza płatności środków
europejskich: www.bgk.com.pl
3.
na podstawie zlecenia płatności wystawianego przez Departament BF,
4.
po zatwierdzeniu wniosku o płatność/ wykazu wydatków kwalifikowanych
poniesionych ze środków zaliczki,
5.
do limitu dla MRPO określonego w ustawie budżetowej.
4
Dotacja celowa - Budżet państwa
(współfinansowanie)
1.
płatności dokonuje bezpośrednio IZ MRPO (Departament BF),
2.
po zatwierdzeniu wniosku o płatność/ wykazu wydatków kwalifikowanych
poniesionych ze środków zaliczki,
3.
pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym przy ZWM.
5
Zasady rozliczania dofinansowania
1.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjenci należący do
sektora finansów publicznych i zobowiązani do stosowania ustawy PZP
mogą płacić za wydatki kwalifikowane w 100% z zaliczki. Rozliczenie
wkładu własnego może zostać przesunięte nawet do momentu składania
wniosku o płatność końcową.
2.
Pozostali Beneficjenci muszą dokonywać płatności z zaliczki w montażu
finansowym poprzez każdorazowe zasilenie konta projektowego wkładem
własnym przed dokonaniem płatności za dany wydatek.
6
Zaliczka
1. wypłacana na podstawie wniosku o płatność
(lub wykazu wydatków kwalifikowanych
poniesionych ze środków zaliczki o ile zawiera do 20 dokumentów księgowych) rozliczającego
co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek,
2. max. do wysokości 90 % dofinansowania,
3. jednorazowa transza zasadniczo nie większa niż 30% przyznanego dofinansowania
(winna korespondować z postępem rzeczowo-finansowym projektu i terminami zakończenia postępowań
o udzielenie zamówień publicznych,
4. na wydatki ponoszone po dacie otrzymania zaliczki,
5. musi być przechowywana na wyodrębnionym rachunku bankowym,
6. podlega wydatkowaniu i rozliczeniu (złożenie wniosku o płatność, zwrot niewykorzystanej
zaliczki) w przeciągu 90 dni od dnia przekazania,
części
7. o ile Beneficjent otrzymuje w ramach zaliczki również środki z budżetu państwa,
każdorazowo przy zapłacie za dany wydatek należy zachować montaż finansowy.
7
Refundacja
zatwierdzonego
wniosku
o
płatność
1.
na podstawie
już poniesione,
za
wydatki
2.
po otrzymaniu refundacji Beneficjent winien przelać otrzymane środki
na konto, z którego dokonał wydatków przedstawionych do refundacji.
8
Wniosek o płatność końcową
1.
składany jest do 25 dnia od zakończenia realizacji projektu,
2.
dotyczy co najmniej 10 % dofinansowania (5 % w przypadku umowy
refundacyjnej),
3.
wypłata na zasadzie refundacji po zatwierdzeniu wniosku o płatność
i przeprowadzeniu kontroli potwierdzającej prawidłową realizację projektu).
9
Termin składania wniosków o płatność
1.
nie rzadziej niż raz na 3 miesiące,
2.
nie częściej niż raz na miesiąc,
3.
licząc od daty przyjęcia projektu do realizacji w przypadku pierwszego
wniosku,
4.
licząc od dnia złożenia ostatniego wniosku o płatność w przypadku kolejnych
wniosków,
5.
mając na względzie rekomendowany poziom wartości wydatków oraz
6.
terminy rozliczania wydatków kwalifikowanych
(do 3 m-cy od dnia dokonania wydatku,
a w stosunku do wszystkich wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy do 3 m-cy po
przyjęciu projektu do realizacji).
10
Orientacyjne terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków
o płatność (dni robocze)
** w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową, wniosku o refundację, rozliczającego zaliczkę
i sprawozdawczego tj. w sytuacji gdy zgłoszone zmiany w projekcie wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie, w okresach wzmożonego napływu wniosków
o płatność do IZ MRPO oraz w sytuacji, gdy możliwość rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność uwarunkowana jest zatwierdzeniem wniosku/wniosków poprzednich
***w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową do 5 dni oraz wniosku o refundację, rozliczającego
zaliczkę i sprawozdawczego do 10 dni
11
Wniosek o płatność – zatwierdzenie
Beneficjent otrzymuje informację o zatwierdzeniu wniosku o płatność oraz informację m.in. o:
1.
źródle pochodzenia środków,
2.
wysokości wypłaconych środków ze środków europejskich i współfinansowania,
3.
terminie wykorzystania,
4.
klasyfikacji budżetowej,
5.
dokonanych korektach pozycji wniosku i konieczności ich naniesienia na wniosku
znajdującym się w siedzibie beneficjenta (zgodnie z RSI).
Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania dowodów potwierdzających
otrzymanie/zwrot środków do BGK / IZ MRPO.
12
Harmonogramy wypłat i przetargów
1.
służą monitorowaniu realizacji projektów, płatności,
2.
służą sporządzaniu prognozy płatności dla całego programu (MRPO),
3.
winny zawierać realne, spójne dane finansowe,
4.
przesyłane do 20 dnia każdego miesiąca,
5.
przesyłane wyłącznie w wersji elektronicznej.
13
Monitorowanie
całkowitej
wartości
projektu
W projektach o wartości całkowitej powyżej 1 mln euro należy
dokonać analizy finansowej w celu określenia wielkości
dochodu w projekcie oraz ustalenia poziomu dofinansowania.
Nie są uznawane za projekty generujące dochód:
•
projekty objęte pomocą publiczną
nie podlegającej rygorom pomocy publicznej)
•
(jeśli objęte częściowo, analizy dokonuje się dla części
,
projekty realizowane w działaniach 4.1 i 7.4 MRPO.
14
Rodzaje wniosku o płatność
1. Wniosek zaliczkowy
2. Wniosek finansowy
3. Wniosek sprawozdawczy
15
Wniosek o płatność – ogólne zasady
Wniosek o płatność finansowy służy rozliczeniu wydatków poniesionych, całkowicie
zapłaconych (wydatki osobowe mogą być rozliczane po dokonaniu zapłaty
wynagrodzenia wraz ze wszystkim pochodnymi).
Należy stosować wzór wniosku zapisany w wytycznych
Beneficjent jest zobowiązany posiadać w swojej dokumentacji ostatnią wersję
wniosku , która jest zgodna z posiadaną przez IZ MRPO.
16
Wniosek o płatność Pozycja 1– okres składania
Wniosek zaliczkowy/ sprawozdawczy:
1. pierwszy (data rozpoczęcia projektu – data sporządzenia wniosku)
2. kolejny (data dnia po sporządzeniu poprzedniego wniosku – data sporządzenia
aktualnego wniosku)
Wniosek finansowy:
1. zawierający wyłącznie wydatki sprzed okresu realizacji projektu (data
pierwszej płatność wykazanej we wniosku – data rozpoczęcia realizacji
projektu)
2. wniosek zawierający wydatki zarówno sprzed okresu realizacji projektu,
jaki i w trakcie realizacji (data pierwszej płatności wykazanej we wniosku –
data ostatniej płatności wykazanej we wniosku)
17
Wniosek o płatność Pozycja 10 – kwota wnioskowana
1. dofinansowanie w formie refundacji
- kwota powstaje w wyniku mnożenia pozycji 9
wnioskiem) przez
(kwota wydatków kwalifikowanych objętych
montaż wynikający z umowy o dofinansowanie
2. dofinansowanie w formie zaliczki
- kwota wnioskowanej zaliczki
Jeżeli wniosek służy zarówno rozliczeniu poniesionych wydatków
jak i wnioskowaniu o zaliczkę kwota w poz. 10 jest sumą tych dwóch.
18
Wniosek o płatność Pozycja 11 – zestawienie dokumentów
1.
Nie wypełniamy w przypadku, gdy dany wniosek jest wyłącznie zaliczkowy lub
sprawozdawczy.
2.
Jeśli do faktury VAT została sporządzona faktura korygująca
i ma ona wpływ na dane zawarte w pozycji 11, to w tym zestawieniu
wykazujemy zarówno fakturę korygowaną jak i korygującą.
3. Kolumna 5 (data zapłaty) – podajemy wszystkie daty zapłaty danego dokumentu,
4. Kolumna 6 (nazwa towaru lub usługi) – wskazać dodatkowo nazwę kategorii wydatku
zgodną z harmonogramem rzeczowo-finansowym, a w przypadku wydatków
osobowych
podać
imiennie
osoby,
których
wynagrodzenie
i pochodne są rozliczane.
19
Wniosek o płatność Pozycja 16
– wskaźniki realizacji projektu
1.
Wskaźnik produktu – powinien być wypełniany dla każdego wniosku,
2.
Wskaźnik rezultatu – wypełniany dla wniosku o płatność końcową.
20
Załączniki do wniosku o płatność
– ogólne zasady
1. wszystkie załączane zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 3 miesiące
przed datą sporządzania wniosku o płatność,
2. oświadczenia beneficjenta winny być składane w oryginale,
3. kserokopie dokumentów należy na „awersie” i „rewersie” potwierdzić za zgodność
z oryginałem (data i podpis) przez osobę upoważnioną do dokonywanie
potwierdzeń,
4. akceptowanymi dokumentami mogą być: noty obciążeniowe/ księgowe/ uznaniowe
oraz refaktury,
5. nieakceptowanymi dokumentami są: faktury zaliczkowe (bez faktury końcowej),
faktury pro forma oraz paragony,
6. do wniosku sprawozdawczego lub wniosku, w którym wnioskuje się wyłącznie
o transze zaliczki nie ma obowiązku przedstawiania jakichkolwiek załączników.
21
Załączniki do wniosku o płatność – kserokopie
faktur lub innych dokumentów księgowych
Beneficjent jest zwolniony od załączania do wniosku o płatność dokumentów
księgowych dotyczących wydatków kwalifikowanych o wartości jednostkowej
nie przekraczającej 10 000 PLN.
WYJĄTEK:
Faktury/rachunki, za które została dokonana płatność gotówką, muszą być każdorazowo
załączone
do
wniosku
wraz
z
adnotacją
„zapłacono
gotówką”
wraz
z załącznikami (KP, KW).
22
Załączniki do wniosku o płatność
– kserokopie dowodów zapłaty
1.
rozliczając
zaliczkę
należy
przedstawić
wyciąg
z konta projektowego obrazujący przepływy finansowe od
otrzymania zaliczki do dnia jej rozliczenia,
2.
dowodem zapłaty może być: wyciąg bankowy z rachunku beneficjenta, raport
kasowy wraz z załącznikami (KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda),
3.
przy płatności gotówkowej – dowodem zapłaty jest faktura z adnotacją
„zapłacono
gotówką”,
podpisana
przez
upoważniona
osobę
(wystawcę/sprzedawcę) oraz raport kasowy z załącznikami KW, KP.
bankowy
momentu
23
Załączniki do wniosku o płatność – inne ważne
załączniki
1.
Potwierdzenie odbioru urządzenia lub wykonania prac,
2.
W przypadku zakupu urządzania, które nie zostało jeszcze zamontowane –
załączony ma być protokół odbioru urządzenia lub przyjęcia materiałów,
z podaniem miejsca składowania/ ewent. oświadczenie o miejscu składowania,
3.
Kserokopie umów z Wykonawcami (dołączane do wniosku, w którym
rozliczana jest pierwsza faktura dotycząca umowy),
4.
Oświadczenia dot. używanego sprzętu,
5.
Oświadczenia i zaświadczenie dot. VAT w przypadku kwalifikowalności
podatku VAT.
6.
Oświadczenia potwierdzające
dochodowego oraz wobec ZUS.
brak
zaległości
w
zakresie
podatku
24
Popełniane błędy – formularz wniosku o płatność
1.
Błędnie podawana data okresu za jaki jest składany wniosek (pozycja 1).
2.
Błędny numer umowy o dofinansowanie w pozycji 7 (błędnie wpisywany jest numer
wniosku o płatność lub numer projektu).
3.
Błędne wypełnianie pozycji 8a – wpisywana jest wartość kosztów kwalifikowanych,
a powinna być wartość całkowitych wydatków rozliczaniem wnioskiem (kwota musi być
zgodna z sumą w kolumnie 5 w tabeli 14).
4.
W pozycji 9 błędne wskazywanie takiej samej kwoty jak w pozycji 8a (całkowita wartość
kosztów) – powinna być wskazana kwota wydatków kwalifikowanych objętych danym
wnioskiem i odpowiadać sumie kolumny 9 w tabeli 11.
5.
Brak oznaczenia rodzaju wniosku o płatność, w tym brak wskazania „korekty wniosku”,
jeśli takowa jest składana.
6.
Błędna kwota wnioskowana w pozycji 10. Kwota powinna być adekwatna do tego czy
wniosek dotyczy refundacji, zaliczki czy jest kompilacją tych dwóch.
25
Popełniane błędy – formularz wniosku o płatność
7. W pozycji 11, kolumna 5 – błędnie wpisywany format daty zapłaty (obowiązuje format
rrrr-mm-dd). Nie są wpisywane także wszystkie daty dokonywania zapłaty za dany
wydatek.
8.
W pozycji 11, kolumna 6 brak odwołania do kategorii wydatku
o dofinansowanie (punkt E4). Brak także opisu zgodnego z fakturą.
z
wniosku
9. W pozycji 11 w przypadku rozliczania kosztów osobowych brak wskazania danych
personalnych rozliczanych osób.
10. W pozycji 11 w kolumnie 10 – wpisywany jest VAT także w przypadku, gdy jest
niekwalifikowany. W tej kolumnie wpisywany jest VAT kwalifikowany.
11. W pozycji 12 ujmowane są odsetki narosłe od początku realizacji projektu. Prawidłowo
wpisywane
odsetki
są
narosłe
od
okresu
poprzedniego
wniosku
o płatność.
12. Brak wskazania wszystkich kategorii kosztów w pozycji 14. Powinny być wskazane
kategorie zgodne z punktem E4 wniosku o dofinansowanie.
26
Popełniane błędy – formularz wniosku o płatność
13. W pozycji 16a w kolumnie 5 wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku
a nie z aktualnego. W kolumnie 6 wartość wskaźnika nie jest sukcesywnie powiększana
w kolejnych wnioskach o płatność.
14. W przypadku wniosku o płatność końcową w pozycji 17 brak wyjaśnienia przyczyn
nieosiągnięcia wskaźników założonych w projekcie.
15.
Błędnie przedstawiona
w pozycji 18.
prognoza
wydatków
na
cztery
kolejne
kwartały
16. Brak wskazania w pozycji 20 miejsca przechowywania dokumentacji związanej
z projektem.
17. W pozycji 21 błędnie wykreślane są załączniki, które zostały dołączone do wniosku lub
pozostają niewykreślone, mimo iż nie zostały dołączone. Dołączone dodatkowe
załączniki wykazujemy w „Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie
z umową/decyzją/uchwałą o dofinansowaniu”.
27
Popełniane błędy – załączniki do wniosku o płatność
1. Brak w opisie dokumentów związku kwoty wydatku z projektem.
2. W opisie dokumentów wpisywanie numeru umowy zamiast numeru projektu
i odwrotnie.
3. W opisie dokumentów błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego z
zastosowaniem montażu finansowego.
4. W opisie dokumentów pomijanie informacji dot. artykułu bądź trybu wyboru
wykonawcy zgodnie z ustawą PZP.
5. W dokumentach brak dat przy: informacji o ujęciu w księgach rachunkowych oraz
adnotacji o sprawdzeniu dokumentów.
6. W wystawionych fakturach/rachunkach stosowanie błędnego zapisu „zgodnie
z umową nr. ….”. Opis przedmiotu zakupu towaru/usługi powinien precyzyjnie
wskazywać co zostało zakupione.
7. Załączenie potwierdzenia przelewu jako dowodu dokonania zapłaty.
28
Popełniane błędy – załączniki do wniosku o płatność
8. Oświadczenia załączane do wniosku zawierają błędy w datach odnoszące się
do okresu wniosku o płatność.
9.
W „Tabeli rozliczenia kwoty projektu” pomijanie dwóch pierwszych pozycji –
nazwy beneficjenta i numeru projektu.
10. W „Tabeli rozliczenia kwoty projektu” błędnie wpisywane są kwoty wydatków
kwalifikowanych w polach dot. jedynie dofinansowania (zwłaszcza poz. 3-12).
11. Załączanie do wniosku nieaktualnych zaświadczeń.
12. Deklaracje VAT-7, w sytuacji gdy zawierają korektę podatku naliczonego,
składane są bez wyjaśnienia dotyczącego korekty podatku naliczonego
czy szczegółowego wyliczenia korekty.
29
Dziękuję za uwagę.
Departament Funduszy Europejskich
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego
ul. Wielicka 72B, 30-552 Kraków
tel. (12) 29 90 744, fax (12) 29 90 741
Centrum Informacyjne FEM
tel. (12) 29 90 740, fax (12) 29 90 741, [email protected]
oraz Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich w Chrzanowie, Nowym Sączu, Nowym Targu i Tarnowie
Adres do korespondencji:
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków
tel. (12) 63 03 107, fax (12) 63 03 126
[email protected]
www.fundusze.malopolska.pl
30