Pytania i odpowiedzi
Transkrypt
Pytania i odpowiedzi
Kodeks Postępowania Wiadomość od dyrektora generalnego Drodzy Koledzy, Firma AIG budowała swoją reputację przez ponad 100 lat, a dziś – będąc międzynarodowym liderem w branży ubezpieczeń – cieszy się zaufaniem osób i firm na całym świecie, które zwracają się do nas o pomoc w przygotowaniu się na przyszłość, odzyskaniu strat oraz przejściu na spokojną emeryturę. Jesteśmy dumni z działania w branży, w której możemy pomagać ludziom dbać o bezpieczeństwo oraz czynić świat bezpieczniejszym. Nasze osiągnięcia i reputacja wynikają bezpośrednio z zaufania, które wypracowaliśmy u klientów, partnerów biznesowych, udziałowców i społeczności, w których prowadzimy działalność. Zaufanie to wypracowujemy i pielęgnujemy każdego dnia, dotrzymując naszych obietnic i działając w sposób etyczny. Dlatego działanie zgodnie z najwyższymi standardami uczciwości jest naszym najwyższym priorytetem. Kodeks Etyki Zawodowej postrzegamy jako kluczowe narzędzie zapewniające wytyczne nt. decyzji i działań. Kodeks ten ujmuje kluczowe standardy uczciwości w ramach działalności AIG, które, wraz ze zbiorowym, jak i indywidualnym zdrowym osądem , kierują naszym postępowaniem. W świetle założeń kultury AIG jesteśmy uprawnieni do podejmowania decyzji i działań, więc znajomość zasad przed podjęciem decyzji jest absolutnie niezbędna. Prosimy o poświęcenie czasu na przeczytanie i przyswojenie postanowień niniejszego Kodeksu, tak abyśmy wszyscy opierali nasze codzienne działania na literze i duchu tych wytycznych, realizując nasze zobowiązania względem siebie nawzajem oraz względem naszych interesariuszy. W ten sposób chronimy naszą reputację i gwarantujemy, że będziemy pomagać naszym klientom przez następne 100 lat i jeszcze dłużej. Dziękuję Wam za Wasze wsparcie. Peter Hancock KODEKS POSTĘPOW ANIA 1 Wiadomość od głównego specjalisty ds. zgodności Drodzy Współpracownicy, Zasady przedstawione w niniejszym kodeksie Etyki Zawodowej są rzeczami, które musimy znać i pamiętać podczas angażowania się w jakiekolwiek działania w imieniu firmy AIG. Kodeks ten nie tylko odzwierciedla wartości, które uważamy za istotne do prowadzenia działalności w odpowiedni sposób, ale również przepisy prawa, którym podlegamy jako organizacja. Zgodność z przepisami prawa – a także z naszymi standardami etycznymi – pomaga nam unikać poważnych szkód na reputacji oraz dla firmy. Mimo iż wszyscy staramy się pracować uczciwie, w określonych sytuacjach nasze działania mogą wydawać się podejrzane i budzić wątpliwości, czy wybrany został odpowiedni sposób postępowania. Kodeks ma stanowić pomoc w zakresie wytycznych dot. takich sytuacji, nie stanowi on jednak wyczerpującego zasobu. W przypadku pytań związanych z konkretną sytuacją, firmą lub funkcją, nie wahajcie się i pytajcie. Przestrzeganie postanowień tego Kodeksu traktujemy bardzo poważnie, dlatego proszę wszystkich pracowników o zgłaszanie sytuacji, w których ich zdaniem ktoś je naruszył. W przypadku pytań lub obaw nie wahajcie się ich zgłosić. Uczciwość, którą pracownicy AIG wnoszą do swojej pracy każdego dnia, jest kluczem do naszego sukcesu. Uczciwość ta daje klientom, partnerom biznesowym i społecznościom pewność, że będziemy dla nich dostępni i że mogą na nas polegać w przyszłości. Jest ona także gwarancją, że interesariusze, w tym organy regulacyjne i inwestorzy, wierzą w siłę i rzetelność AIG. Przestrzeganie zarówno litery, jak i ducha naszego Kodeksu pozwoli nam utrzymać pozycję lidera w branży, a także zachować szacunek naszych partnerów, współpracowników i społeczności. Karen J. Nelson KODEKS POSTĘPOW ANIA 2 Spis treści Wypełnianie naszych zobowiązań...........................................................................................5 Kogo dotyczy ten Kodeks? Obowiązki dotyczące każdego pracownika Dodatkowe obowiązki kierowników Pytania i zgłaszanie problemów Pytania i zgłaszanie problemów – Pytania i odpowiedzi Polityka niepodejmowania kroków odwetowych Postępowanie dyscyplinarne Odstępstwa od Kodeksu Wypełnianie naszych zobowiązań – Pytania i odpowiedzi Nasze obowiązki wobec siebie samych..................................................................................9 Globalne zróżnicowanie i możliwości Szanowanie innych Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy Alkohol i narkotyki Nasze obowiązki wobec siebie samych – Pytania i odpowiedzi Prywatność pracowników Nasze obowiązki na rynkach ................................................................................................. 12 Prywatność klientów i bezpieczeństwo danych Konflikty interesów Możliwości w korporacji Stosunki osobiste Działalność poza firmą Prezenty i imprezy sponsorowane Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników, pracowników lub przedstawicieli administracji państwowej Stosunki z naszymi partnerami biznesowymi Różnorodność dostawców Uczciwe postępowanie Przepisy antymonopolowe i uczciwa konkurencja Informacje o konkurencji Nasze obowiązki na rynkach – Pytania i odpowiedzi KODEKS POSTĘPOW ANIA 3 Spis treści (ciąg dalszy) Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców ............................................................. 21 Sprawozdawczość finansowa. Dokładne prowadzenie dokumentacji biznesowej Zarządzanie dokumentami Ochrona zasobów AIG Własność fizyczna Bezpieczeństwo osobiste Własność intelektualna Fundusze Systemy informatyczne Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców – Pytania i odpowiedzi Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji ................................................................... 25 Dbałość o środowisko Udział w akcjach charytatywnych Działalność polityczna Obrót papierami wartościowymi Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy Sankcje gospodarcze, przepisy przeciwko bojkotom i przepisy dotyczące kontroli eksportu Komunikowanie się z opinią publiczną Komunikowanie się z organami regulacyjnymi i innymi urzędnikami administracji państwowej Media społecznościowe Współpraca biznesowa z administracją państwową Antykorupcja i przekupstwo Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji – Pytania i odpowiedzi Używane w niniejszym Kodeksie słowo „AIG” odnosi się do American International Group, Inc. i kontrolowanych przez nią filii na całym świecie. Jednostki organizacyjne i jurysdykcje mogą mieć inne Kodeksy spójne z tym Kodeksem lub bardziej od niego wymagające. Kodeksy te mogą narzucać dodatkowe obowiązki na pracowników w tych jednostkach organizacyjnych i jurysdykcjach. Obawy dotyczące potencjalnych konfliktów pomiędzy postanowieniami tego Kodeksu a lokalnym prawem należy przekazywać kierownikowi ds. zgodności z przepisami. KODEKS POSTĘPOW ANIA 4 Wypełnianie naszych zobowiązań U podstaw korporacji AIG leży nasze zobowiązanie, że będziemy ręczyć za nasze produkty i usługi. Uczciwość osobista i organizacyjna mają zasadnicze znaczenie dla wywiązywania się z tych obietnic i dla ochrony naszej reputacji. Wywiązywanie się z naszych obietnic jest niezwykle ważne dla naszych pracowników, klientów, partnerów biznesowych, udziałowców i społeczności, wśród których żyjemy i prowadzimy naszą działalność. Kogo dotyczy ten Kodeks? Kodeks Postępowania AIG („Kodeks”) dostarcza etycznych wskazówek odnoszących się do prowadzenia działalności biznesowej w imieniu wszystkich firm AIG. Kodeks jest źródłem wiedzy dla wszystkich kierowników i pracowników AIG. Niniejszy Kodeks nie może poruszać wszystkich spraw, z jakimi możemy się spotykać, ale dostarcza on wytycznych i źródeł w takich sytuacjach, kiedy dokonanie słusznego wyboru nie jest oczywiste. W odnośnikach rozmieszczonych w tym dokumencie, jak również w naszych przepisach wewnętrznych znaleźć można dodatkowe informacje, w tym również stosowne zasady i przepisy. Niektórzy partnerzy biznesowi AIG, tacy jak agenci i konsultanci, reprezentują AIG wobec opinii publicznej, i wtedy, kiedy pracują oni w imieniu firm AIG, oczekuje się od nich przestrzegania ducha tego Kodeksu, Kodeksu Postępowania dla Stron Trzecich AIG, jak również wszelkich obowiązujących postanowień kontraktowych. AIG jest dużą organizacją, a mimo tego jesteśmy • Nasi udziałowcy wierzą w nasze zarządzanie. • Społeczności na całym świecie polegają na nas jako na odpowiedzialnych obywatelach korporacji. zjednoczeni poprzez nasze zobowiązanie do wywiązywania się z naszych obietnic. Każdy z nas ma obowiązek pozyskiwać pokładane w nas zaufanie. Ten Kodeks Postępowania został zorganizowany w oparciu o zobowiązania, jakie mamy wobec każdej z tych grup ludzi. • Nasi pracownicy wierzą, że ich cenimy i szanujemy. • Nasi klienci i partnerzy biznesowi wierzą w naszą uczciwość. KODEKS POSTĘPOW ANIA 5 Obowiązki dotyczące każdego pracownika Spełnianie naszych zobowiązań pozwala naszej korporacji odnosić sukcesy i dalej się rozwijać, dzisiaj i w przyszłości. Krótki test Aby podejmować lepsze decyzje • Czy jest to zgodne z prawem? • Czy jest to zgodne z wartościami Od każdego z nas oczekuje się: • Zrozumienia tego Kodeksu i postępowania zgodnie z nim, z przepisami AIG i obowiązującym prawem i regulacjami. • Szukania porady u kierownictwa, personelu działu odpowiedzialnego za zgodność z przepisami lub u radcy prawnego AIG w razie jakichkolwiek pytań. • Szybkiego zgłaszania problemów dotyczących możliwych przypadków naruszenia tego Kodeksu lub i przepisami AIG? • Czy jest to właściwe i uczciwe? • Jak postrzegano by moje postępowanie, gdyby napisano o nim w gazecie? sytuacje, które mogą mieć wpływ na zdolność pracownika do etycznego postępowania w imieniu AIG. Pytania i zgłaszanie problemów obowiązującego prawa i regulacji, kierownictwu lub osobom wymienionym na następnej stronie. • Uczestnictwa w szkoleniu w zakresie etyki i przestrzegania przepisów celem znajomości aktualnych standardów i oczekiwań. Żaden powód, nawet chęć realizacji celów biznesowych, nigdy nie może być usprawiedliwieniem dla naruszenia Większość problemów, z jakimi prawdopodobnie można spotkać się w pracy, można rozwiązywać poprzez rozmowy i współpracę z kierownictwem, działem kadr lub specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. Ponadto pracownicy mogą stawiać pytania, zgłaszać problemy lub przypadki nieprzestrzegania tego Kodeksu, przepisów wewnętrznych AIG lub tego Kodeksu, przepisów AIG, prawa lub przepisów. obowiązującego prawa i regulacji, kontaktując się z Dodatkowe obowiązki kierowników • Globalna Grupa ds. Zgodności z Przepisami w AIG następującymi instytucjami: pod numerem +1 646 857-1877 lub e-mailem pod Od każdego kierownika oczekuje się, że będzie się on adresem [email protected]. wywiązywać z następujących dodatkowych obowiązków: • Linia Pomocy ds. Zgodności z Przepisami w AIG, pod • Służyć za przykład poprzez wykazywanie najwyższych numerem +1 877 244-2210 lub przez Internet, na stronie standardów etycznych i tworzenie oraz podtrzymywanie www.aigcompliancehelpline.com. Linia Pomocy ds. kultury zaufania, uczciwości, integralności i Zgodności z Przepisami jest zarządzana przez personel poszanowania innych. niezależnej strony trzeciej, który dostarcza pisemne • Być źródłem wiedzy dla pracowników. Dopilnować, aby byli oni świadomi, rozumieli i umieli zastosować raporty Globalnej Grupie ds. Zgodności z Przepisami w AIG. Z Linią Pomocy można komunikować się we postanowienia tego Kodeksu, przepisy wewnętrzne AIG i wszystkich powszechnych językach w sposób obowiązujące prawo i regulacje w swojej codziennej anonimowy i podlega ona lokalnym przepisom prawa. pracy. • Szukać pomocy u innych kierowników lub u radcy prawnego AIG, specjalistów ds. zgodności z przepisami lub specjalistów działu kadr w razie niepewności co do właściwej reakcji na daną sytuację. • Postępować w sposób proaktywny. Podejmować rozsądne działania w celu zapobieżenia i rozpoznawania W przypadku problemów dotyczących księgowości, wewnętrznych kontroli księgowych lub audytów, pracownicy mogą się kontaktować z powyższymi instytucjami (anonimowo poprzez Linię Pomocy) lub zgłaszać je Komisji Rewizyjnej przy Zarządzie AIG, wysyłając e-mail na adres [email protected]. przypadków niewłaściwego postępowania. Zgłaszać KODEKS POSTĘPOW ANIA 6 Pytania i odpowiedzi Pytania i zgłaszanie problemów PYTANIA I ZGŁASZANIE PROBLEMÓW (ciąg dalszy) P: Co się stanie, jeśli zgłoszę sprawę na Linię P: Czy mogę zgłosić naruszenie i mimo to Pomocy ds. Zgodności z Przepisami w AIG? O: Po przyjęciu połączenia, zewnętrzny usługodawca przekaże sprawę Globalnej Grupie ds. Zgodności z Przepisami w AIG. Jeśli to zgłoszenie odbędzie się przez Internet, zewnętrzny usługodawca wyśle je bezpośrednio do Globalnej Grupy ds. Zgodności z Przepisami. 1. Jeśli szukasz porady, ktoś się z Tobą skontaktuje i otrzymasz wskazówki i stosowną interpretację, dzięki czemu będziesz mógł podjąć właściwą decyzję. 2. Jeśli chcesz zgłosić podejrzenie naruszenia przepisów, zewnętrzny usługodawca zanotuje wszelkie istotne informacje i prześle raport do Globalnej Grupy ds. Zgodności z Przepisami. Wszelkie zgłoszenia dotyczące problematycznych rozliczeń, wewnętrznych zachować anonimowość? O: AIG zachęca pracowników dokonujących zgłoszeń do podawania swojego nazwiska, aby informacje można było szybko i dokładnie zbadać. Możliwość bezpośredniego skontaktowania się nas z pracownikiem zgłaszającym problem pozwoli przyspieszyć jego zbadanie. Jednakże zgodnie z lokalnym prawem lub umową o pracę, możesz zachować anonimowość podczas zgłaszania sprawy na Linię Pomocy ds. Zgodności z Przepisami AIG. P: Co z poufnością i postępowaniem odwetowym? O: Podejmiemy wszelkie uzasadnione środki, zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi przepisami AIG, w celu zachowania poufności pracownika zgłaszającego w dobrej wierze naruszenie lub podejrzenie naruszenia i by chronić takiego pracownika przed postępowaniem odwetowym. kontroli księgowych i audytów będą rozpatrywane przez przedstawicieli Działu Rewizji Wewnętrznej, a potem w razie potrzeby Polityka niepodejmowania kroków odwetowych zgłaszane Komisji Rewizyjnej przy Zarządzie AIG. 3. Gdyby sprawa mogła zostać lepiej rozpatrzona przez inną organizację wewnętrzną w ramach AIG (np. przez Dział Prawny, Dział Rewizji Wewnętrznej, Dział Bezpieczeństwa Ogólnego lub Dział Kadr), Globalna Grupa ds. Zgodności z Przepisami może wysłać zgłoszenie do tej organizacji w celu jej rozpatrzenia. AIG zabrania postępowania odwetowego wobec pracownika zgłaszającego w dobrej wierze naruszenie lub podejrzenie naruszenia postanowień tego Kodeksu, innych przepisów wewnętrznych AIG albo obowiązujących przepisów prawa lub regulacji, i naruszenie tych przepisów może być podstawą do postępowania dyscyplinarnego. Postępowanie dyscyplinarne Naruszenie tego Kodeksu, innych przepisów wewnętrznych AIG lub obowiązujących przepisów prawa lub regulacji, albo zachęcanie innych do takiego postępowania, naraża dobre imię AIG na ryzyko i dlatego może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym. Szybkie niezgłoszenie wiadomego naruszenia przez innych, może również stanowić naruszenie tego Kodeksu. Skutki dyscyplinarne mogą obejmować wymówienie pracy i utratę związanych z zatrudnieniem świadczeń. KODEKS POSTĘPOW ANIA 7 Odstępstwa od Kodeksu Od czasu do czasu, AIG może wprowadzać poprawki lub odstępstwa od niektórych postanowień tego Kodeksu. Każdy pracownik, który uważa, że takie odstępstwo może być właściwe, powinien przedyskutować ten temat ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. Tylko zarząd AIG lub nominowana przez niego Korporacyjna Komisja Zarządzająca może dokonać odstąpienia od określonego postanowienia Kodeksu dla kierownika wykonawczego w AIG. Pytania i odpowiedzi Wypełnianie naszych zobowiązań P: Moja jednostka organizacyjna wyznacza rozmaite cele, które jej zdaniem powinniśmy osiągać. Niekiedy czuję przymus naruszenia Kodeksu w celu osiągnięcia tych celów. Czy to jest dopuszczalne? O: Nie. Chociaż odnoszące sukcesy firmy często wyznaczają trudne cele i dążą do ich osiągnięcia, nigdy nie wolno naruszać postanowień Kodeksu ani innych wewnętrznych przepisów AIG w celu osiągnięcia tych celów. P: Nasza kierowniczka zwykle nic nie robi, kiedy zgłasza się jej sprawy dotyczące możliwego niewłaściwego postępowania. Utrudniała ona życie współpracownikom, którzy zgłaszali takie problemy. Teraz mam następujący problem: współpracownik robi coś złego. Co powinienem zrobić? O: Zgłoś to. Nasz Kodeks mówi, że należy zgłaszać niewłaściwe postępowanie i że można to robić bez obawy przed postępowaniem odwetowym. Chociaż rozpoczęcie od swojego bezpośredniego kierownika jest często najlepszym sposobem rozwiązania takiego problemu, to jeśli uważasz, że to nie jest dobre rozwiązanie, powinieneś porozmawiać z innym członkiem kierownictwa, działu kadr lub ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. Ponadto możesz zadzwonić lub wysłać e-mail do Linii Pomocy AIG ds. Zgodności z Przepisami. P: Jeśli uważam, że lokalne prawo stoi w konflikcie z tym Kodeksem, co powinienem zrobić? O: Jeśli uważasz, że lokalne prawo stoi w konflikcie z tym Kodeksem, przedyskutuj ten problem ze specjalistą ds. zgodności z przepisami. KODEKS POSTĘPOW ANIA 8 Nasze obowiązki wobec siebie samych Firmy należące do AIG są liderami w dziedzinie ubezpieczeń już od ponad 85 lat, ponieważ zawsze wierzyliśmy w możliwości zróżnicowanych pod wieloma względami, utalentowanych ludzi potrafiących tworzyć nową wartość i pracujących efektywnie dla klientów i udziałowców. Globalne zróżnicowanie i możliwości AIG stara się zatrudniać i promować najbardziej utalentowane osoby, oferując im dynamiczne środowisko pracy, które łączy ze sobą osoby o rozmaitych umiejętnościach i pomysłach. Otwarci, zróżnicowani pracownicy dbają o innowacje i wzmacniają naszą pozycję globalnego lidera na rynku. AIG polega na wkładzie wnoszonym przez lokalnych pracowników, którzy najlepiej rozumieją kulturę w swoim kraju i jurysdykcje, w których prowadzą działalność biznesową. AIG zawsze angażowała się w zatrudnianie lokalnych ekspertów i oferowanie lokalnym talentom sprzyjającego środowiska biznesowego, możliwości przywódczych i dobrego wynagrodzenia. AIG stwarza pracownikom możliwości do nauki, wyróżnienia się w pracy, rozwoju razem z organizacją i osiągania zysków finansowych. Wzajemnie szanowanie się Odnoszenie się do innych z szacunkiem oznacza dla nas to, że nie dyskryminujemy nikogo z powodu jego rasy, koloru skóry, religii, płci, pochodzenia narodowego, wieku, niepełnosprawności, służby wojskowej, stanu cywilnego ani orientacji seksualnej. Znaki ostrzegawcze Nękanie ludzi • Niepożądane gesty lub kontakt fizyczny. • Pokazywanie zdjęć lub innych materiałów o wyraźnie seksualnym charakterze lub obraźliwych. • Żarty lub uwagi obraźliwe lub o charakterze seksualnym (wyraźne lub insynuowane). Szacunek oznacza również cenienie różnic pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Szanujemy opinie każdego o innych i nie powinniśmy traktować innych w sposób lekceważący, napastliwy lub grożący. KODEKS POSTĘPOW ANIA 9 Wypełnianie naszych zobowiązań Szanowanie innych • Stwarzanie pracownikom możliwości w zależności od ich osiągnięć i charakterystyki odpowiednio do ich wydajności w pracy. • Przestrzeganie lokalnych przepisów prawa pracy i pracowników, włącznie z tymi dotyczącymi dyskryminacji i nękania innych. • Stworzenie środowiska pracy, w którym nie nęka się pracowników. • Przekazywanie swoich obaw odnośnie warunków w miejscu pracy do Działu Kadr lub do specjalisty ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy AIG zobowiązuje się prowadzić swoją działalność biznesową w sposób, który chroni zdrowie i bezpieczeństwo pracowników i klientów, kiedy przebywają oni na terenie korporacji. Sytuacje mogące zagrażać zdrowiu i bezpieczeństwu lub stanowić zagrożenie dla środowiska, należy niezwłocznie zgłaszać kierownictwu lub działowi Bezpieczeństwa Ogólnego. Unikanie naruszania bezpieczeństwa, zagrożeń, strat i kradzieży wymaga od wszystkich pracowników zachowania czujności w miejscu pracy i podczas wykonywania obowiązków służbowych dla AIG. Należy powiadamiać kierownictwo lub dział Bezpieczeństwa Ogólnego o wszelkich sprawach, które mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa AIG, gotowości reagowania w stanach zagrożenia lub gotowości na wypadek pożaru i zagrożenia dla życia. Używanie alkoholu i narkotyków Używanie, sprzedawanie, posiadanie lub pracowanie pod wpływem niedozwolonych leków jest w AIG zabronione. Nadmierne lub niewłaściwe spożywanie alkoholu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych dla AIG jest również zabronione. KODEKS POSTĘPOW ANIA Pytania i odpowiedzi Nasze obowiązki wobec siebie samych P: Mój kierownik i kilku moich kolegów opowiadają dowcipy o charakterze seksualnym, które ja uważam za bardzo obraźliwe. Nie skarżyłem się, ponieważ wiem, że powiedzą mi, żebym zajmował się swoimi sprawami lub że niepotrzebnie robię jakieś trudności. Czy mogą mieć rację? O: Nie, oni się mylą. Obraźliwe dowcipy o charakterze seksualnym, nawet podczas prywatnych rozmów, które inni mogą podsłuchać, mogą być formą nękania. Po pierwsze, należy porozmawiać o tym ze swoim kierownikiem i kolegami. Jeśli to nic nie da lub niewygodnie będzie Ci to zrobić, porozmawiaj z przedstawicielem Działu Kadr lub skontaktuj się ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. P: Czy sprawa różnorodności jest tylko problemem amerykańskim? Jaki jest powód, aby to umieszczać w Kodeksie przeznaczonym dla przedsiębiorstwa globalnego, jakim jest AIG? O: Problem różnorodności jest problemem ogólnoświatowym. Zawsze wspólnie pracowaliśmy nad tym, aby wykorzystywać niepowtarzalne talenty i możliwości naszych pracowników zatrudnionych na całym świecie. Różnorodność jest jednym z naszych kluczowych czynników przyczyniających się do sukcesów AIG. Aby podejmować dobre decyzje i dobrze służyć naszym klientom na całym świecie, potrzebujemy szerokiego spektrum możliwości i wykształcenia. P: Usłyszałem rozmowę mojego kierownika, rozmawiającego z innym kierownikiem o prywatnych informacjach zawartych w dokumentacji medycznej innego pracownika. Co powinienem zrobić? O: Informacje medyczne są ściśle poufne i uważa się je za wrażliwe informacje osobiste. Niestosowne udostępnianie takich informacji jest naruszeniem przepisów wewnętrznych AIG i nadużyciem zaufania. Tę sprawę powinieneś poruszyć w rozmowie z właściwym personelem kierownictwa. Jeśli podniesienie jej w rozmowie z kierownictwem jest dla Ciebie niewygodne, zgłoś to do Działu Kadr lub do specjalisty ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. Dodatkowo możesz się skontaktować z Linią Pomocy ds. Zgodności z Przepisami. 10 Przykłady informacji firmowych AIG to: Prywatność pracowników • Poufne informacje klientów/pracowników: pracowników. Jednakże AIG musi podejmować kroki AIG szanuje informacje i własność osobistą swoich Niepubliczne informacje o nich lub informacje niezbędne do: (1) zapewnienia przestrzegania postanowień należące do naszych klientów i klientów naszych tego Kodeksu i innych przepisów wewnętrznych AIG; (2) partnerów biznesowych, innych stron trzecich, z ochrony pracowników AIG, jej własności, obiektów i którymi współpracujemy, oraz do personelu AIG. działalności biznesowej; (3) ochrony i zarządzania Poufne informacje klientów/pracowników mogą informacjami firmowymi AIG, w tym informacjami dotyczyć informacji osobowych. osobowymi, oraz dopilnowania, aby można je było • Informacje osobowe: Informacje, które służą do identyfikacji osoby, wykorzystywać tylko w zasadnych celach biznesowych; (4) zapobiegania, wykrywania i badania działań przestępczych; takie jak nazwisko, adres, numer telefonu lub (5) pomocy w dochodzeniach wewnętrznych, sporach lub numer identyfikacyjny pracownika. innych zobowiązaniach i postępowaniach sądowych; (6) • Poufne informacje firmy: Wysoce wrażliwe informacje biznesowe, takie jak plany fuzji i przejęć, tajemnice handlowe oraz sprawozdania z wewnętrznych audytów. • Informacje zastrzeżone: Inne informacje biznesowe AIG, które nie są tak wrażliwe jak „firmowe informacje poufne”, ale które mimo to trzeba traktować jako poufne w AIG, takie jak korespondencja wewnętrzna pomiędzy personelem AIG, obecne lub przyszłe projekty produktów i specyfikacje robocze oraz prace badawcze i rozwojowe nad produktami. Dodatkowe informacje na temat tych kategorii informacji można znaleźć w Ogólnych Przepisach Wewnętrznych dot. Postępowania z Informacjami AIG. odpowiadania na żądania od organów regulacyjnych, władz państwowych lub publicznych; oraz (7) zapewnienia skutecznych działań biznesowych. W tych celach i w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, AIG wolno: (1) monitorować, analizować i sprawdzać korzystanie przez pracowników z systemów informatycznych AIG, w tym między innymi z: komputerów, poczty elektronicznej, systemów do natychmiastowego komunikowania się i systemów sieciowych, urządzeń mobilnych, telefonów i innych systemów głosowych, systemów do konferencji wideo i innych systemów wideo, urządzeń do skanowania i drukowania, systemów dostępu za pomocą kart i kluczy, oraz innych informacji przetwarzanych komputerowo; (2) monitorować i przeglądać nagrania wideo na żywo i zarejestrowane zapisy, i sprawdzać zapisy, które mogą dotyczyć pomieszczeń i innych obiektów AIG, do których pracownicy i goście mają dostęp; oraz (3) badać, przeglądać, kopiować i zachowywać dokumenty oraz inne pozycje na terenie AIG i innych obiektów (takich jak stacje robocze, w biurach, w biurkach, szafach z aktami i innych miejscach przechowywania). W zgodzie z obowiązującym prawem, pracownicy nie powinni mieć żadnych oczekiwań co do prywatności dotyczącej użytkowania przez nich systemów informatycznych AIG, pomieszczeń firmy i innych obiektów, ani dotyczącej jakichkolwiek pozycji w systemach, pomieszczeniach lub innych obiektach AIG. KODEKS POSTĘPOW ANIA 11 Nasze obowiązki na rynkach Korporacja AIG jest znana ze swej przedsiębiorczości. Konkurujemy intensywnie z innymi po to, aby tworzyć nowe możliwości dla naszych klientów i dla nas samych. Poszukujemy przewagi konkurencyjnej tylko poprzez zgodne z prawem i etyczne praktyki biznesowe. Prywatność klientów i bezpieczeństwo danych Nasi klienci oczekują od nas tego, abyśmy ostrożnie i bezpiecznie postępowali z ich informacjami poufnymi, włącznie z danymi osobowymi, jakie nam udostępniają. Nigdy nie należy nadużywać zaufania klientów przez ujawnianie ich informacji poufnych, w tym danych osobowych, w żadnych innych celach jak tylko zgodnie z zasadnymi potrzebami biznesowymi, ani w sposób niezgodny z przepisami i rozporządzeniami AIG dotyczącymi prywatności. Klasyfikacja informacji dotycząca danych osobowych może być różna w poszczególnych krajach. Pracownicy mający do czynienia z informacjami klientów są odpowiedzialni za znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa o prywatności danych i bezpieczeństwie informacji. We wszystkich przypadkach musimy stosować odpowiednie fizyczne, administracyjne i techniczne zabezpieczenia dla poufnych informacji klientów, włącznie z danymi osobowymi. Musimy być szczególnie czujni w przestrzeganiu przepisów prawa i regulacji, w przypadku udostępniania danych osobowych stronom trzecim (nawet w zasadnych celach biznesowych) i przesyłania ich poza granice kraju. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących prywatności danych i/lub bezpieczeństwa informacji należy skonsultować się ze swoim kierownikiem, radcą prawnym i/lub specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce administracyjnej. KODEKS POSTĘPOW ANIA 12 Konflikty interesów Swojej pozycji w AIG nie możesz wykorzystywać do niestosownych zysków osobistych ani korzyści dla siebie Wypełnianie naszych zobowiązań lub członków swojej rodziny. Należy unikać wszelkich Konflikty interesów sytuacji, które powodują, lub nawet tylko wydają się • Zawsze podejmować decyzje w jak najlepszym powodować konflikt interesów pomiędzy interesami interesie osobistymi a interesami AIG. Przepisy wewnętrzne AIG i naszych klientów – nie dla osobistych dotyczące konfliktów interesów pracownika AIG korzyści. przedstawiają przykłady pomagające pracownikom rozpoznawać potencjalne konflikty i określają procedury zgłaszania takich potencjalnych konfliktów. Potencjalne konflikty interesów należy zgłaszać kierownictwu, które będzie współpracować w tej sprawie ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej lub, w przypadku pracownika korporacji AIG, z głównym specjalistą ds. zgodności z przepisami w AIG lub osobą wyznaczoną, w celu ustalenia, jak najlepiej poradzić sobie z tą sytuacją. • Mieć świadomość tego, jak osobiste działania mogą prowadzić do potencjalnych konfliktów, takich jak podjęcie drugiej pracy lub zainwestowanie w klienta AIG, dostawcę lub konkurencję. • Omawiać z kierownikiem wszelkie sytuacje, które można postrzegać jako potencjalne konflikty interesów. • Proaktywnie radzić sobie z sytuacjami, które mogą własne interesy lub interesy członków rodziny lub przyjaciół narażać na potencjalny konflikt z AIG. Pracownikom nie wolno angażować się w przeprowadzanie problematycznej transakcji, dopóki nie uzyskają pisemnej Możliwości w korporacji na nią zgody od osób upoważnionych w Przepisach Pracownikom zabrania się wykorzystywać dla siebie lub Wewnętrznych. przekazywać stronie trzeciej możliwości biznesowych, które zostały odkryte poprzez wykorzystanie własności korporacyjnej AIG, informacji lub pozycji, chyba że AIG już zaoferowano taką możliwość i została ona odrzucona. Pracownikom zabrania się używania własności, informacji korporacji lub swojej pozycji do osiągania korzyści osobistych z wykluczeniem AIG i w konkurencji z AIG. Stosunki osobiste Najbliższym członkom rodziny, członkom gospodarstwa domowego pracownika ani osobom, z którymi utrzymuje on bliskie stosunki osobiste, nie wolno nigdy w sposób niestosowny wpływać na decyzje biznesowe. KODEKS POSTĘPOW ANIA 13 Działalność poza firmą spółdzielni, towarzystwie kondominium lub podobnym Niekiedy działalność poza firmą może sprawiać wrażenie podmiocie, w którym mieszka pracownik oraz spółek potencjalnego konfliktu interesów. AIG szanuje prywatność holdingowych, trustów i podobnych podmiotów wszystkich swoich pracowników. Niemniej jednak, o ile nie powołanych do życia wyłącznie dla Ciebie lub w związku przebywają Państwo na terytorium kraju, w którym takie z majątkiem lub planowaniem podatkowym Twojej ujawnianie jest zabronione na mocy przepisów i/lub rodziny. wymagań lokalnych, należy ujawniać działalność poza • Usługi świadczone na rzecz fundacji, organizacji firmą, która może skutkować powstaniem wrażenia, iż charytatywnej lub non-profit powiązanej relacją zachodzą na siebie interesy osobiste i interesy AIG lub biznesową z AIG. W przypadku tego rodzaju działalności występuje konflikt interesów. Wymienione niżej czynności poza firmą nie wymaga się zatwierdzeń dopóki nie jest można uznać za konflikt i należy je zgłaszać pobierane wynagrodzenie i nie występuje wrażenie wyznaczonemu kierownikowi ds. zgodności oraz potencjalnego lub faktycznego konfliktu interesów. Jeśli przełożonemu (zob. poniżej) celem zagwarantowania, że nie jesteś pewien, czy występuje konflikt, porozmawiaj z wszelkie potencjalne konflikty podlegają kontroli i są wyznaczonym kierownikiem ds. zgodności niezwłoczne rozwiązywane: • Świadczenie usług dla zewnętrznej firmy lub stowarzyszenia handlowego, jako pracownik, właściciel, członek zarządu, kierownik, zarządca, partner lub konsultant, niezależnie od tego, czy ta firma aktualnie współpracuje lub usiłuje współpracować z AIG, bądź też planuje być lub jest konkurentem AIG; zanim zaangażujesz się w tego rodzaju działalność zewnętrzną, wymagana jest pisemna zgoda kierownika. Każdy wniosek należy złożyć na ręce wyznaczonego kierownika ds. zgodności w ramach procesu zatwierdzeń. Zatwierdzenie przełożonego i kierownika ds. zgodności należy odnawiać co rok oraz przy okazji każdej zmiany istotnych faktów, na podstawie których przyznano pierwotne zatwierdzenie. • Świadczenie usług dla fundacji, organizacji non-profit, od których będziesz otrzymywać zapłatę za świadczone usługi lub w których piastujesz stanowisko osoby odpowiadającej za finanse (np. pracujesz jako skarbnik, członek komisji rewizyjnej lub członek komisji inwestycyjnej); wymagane jest wcześniejsze pisemne zezwolenie kierownika, zanim zaangażujesz się w tego rodzaju działalność zewnętrzną. Każdy wniosek należy złożyć na ręce wyznaczonego kierownika ds. zgodności w ramach procesu zatwierdzeń. Zatwierdzenie przełożonego i kierownika ds. zgodności należy odnawiać co rok oraz przy okazji każdej zmiany istotnych faktów, na podstawie których przyznano pierwotne zatwierdzenie. Zapis ten nie dotyczy usług w zarządzie KODEKS POSTĘPOW ANIA 14 Działalność poza firmą (ciąg dalszy) • Prezentacja, rozmowa lub wzięcie udziału w panelu, w którym zaoferowano Ci honorarium. Jeśli masz otrzymać wynagrodzenie za tego rodzaju działalność, musisz na piśmie powiadomić swojego kierownika o wszelkich honorariach i liczyć się z tym, iż będzie wymagać się od Ciebie zwrócenia tych honorariów do AIG. Poza tym może zaistnieć konieczność uprzedniego przejrzenia wszelkich materiałów, które mają zostać wykorzystane w czasie prezentacji, rozmowy czy dyskusji panelowej zgodnie z polityką jednostki biznesowej lub AIG. • Pełnienie funkcji urzędnika państwowego, osoby mianowanej przez organ rządowy lub kandydowanie na urząd obsadzany w wyborach powszechnych; niezbędne jest uprzednie otrzymanie zgody dyrektora ds. zgodności w AIG lub osoby przez niego wyznaczonej, a także zgody bezpośredniego przełożonego. Zgoda musi zostać odnowiona za każdym razem, gdy dobiegnie końca kadencja, przed reelekcją lub ponownym powołaniem. Prezenty i imprezy sponsorowane Skromne prezenty i odpowiednie imprezy sponsorowane pomagają wzmocnić relacje biznesowe, ale te uprzejmości biznesowe, zarówno wyświadczane, jak i przyjmowane, nigdy nie powinny w sposób niewłaściwy wpływać na podejmowanie decyzji biznesowych. Aby uniknąć nawet pozoru konfliktu z interesami AIG, Jeśli pracownikowi oferuje się prezent, który nie spełnia pracownicy uczestniczący w pomocy świadczonej kryteriów wymienionych w rozdziale na tej stronie, społecznościom poza programami sponsorowanymi przez dotyczącym stosownych prezentów lub imprez AIG nigdy nie powinni sugerować poparcia ze strony AIG sponsorowanych, powinien on delikatnie odmówić. Jeśli przy takich przedsięwzięciach. odmowa przyjęcia prezentu byłaby obraźliwa lub zaszkodziła relacjom biznesowym, należy wtedy przyjąć prezent w imieniu AIG i przedłożyć pisemny raport kierownikowi w ciągu 30 dni. Prezent należy przekazać swojemu kierownikowi oraz specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej, którzy określą właściwe wykorzystanie prezentu. Gotówki lub jej odpowiedników, włącznie z bonami prezentowymi, czekami, czekami podróżnymi lub przekazami pieniężnymi, lokacyjnymi papierami wartościowymi, negocjowalnymi instrumentami, spłatami obciążeń karty kredytowej lub podobnymi pozycjami, nie można przyjmować ani oferować w charakterze prezentu, niezależnie od wysokości kwoty. Jednostki organizacyjne mogą narzucać dodatkowe ograniczenia dotyczące prezentów i imprez sponsorowanych oraz dodatkowe wymagania dotyczące składania raportów. KODEKS POSTĘPOW ANIA 15 Wypełnianie naszych zobowiązań Prezenty i imprezy rozrywkowe • Nigdy nie zezwalać na prezenty i imprezy sponsorowane, zarówno wręczane, jak i przyjmowane, w celu wywarcia niewłaściwego wpływu na decyzje biznesowe. • Pamiętać, że wtedy, kiedy ofiarodawca jest nieobecny, imprezy sponsorowane podlegają przepisom dotyczącym prezentów. • Wymieniając prezenty lub oferując imprezy sponsorowane, respektować lokalne i kulturowe niuanse. • Nigdy nie ofiarować ani nie przyjmować kosztownych prezentów lub udziału w hojnych imprezach sponsorowanych. Właściwe prezenty lub imprezy sponsorowane, zarówno wręczane, jak i przyjmowane, powinny: • Służyć określonemu celowi biznesowemu. • Być w dobrym guście i niekosztowne ani przesadne. • Nie powinno się ich wymieniać często z tym samym źródłem. • Dopuszczalne przez przepisy wewnętrzne AIG i przepisy organizacji. • Zasadne, normalne, zwyczajowe i zgodne z prawem danego kraju lub regionu, w których się je wymienia. • Nie powinny służyć wywieraniu niewłaściwego wpływu na decyzje biznesowe. • Jeśli jest to prezent, jego wartość nie powinna przekraczać kwoty 150 USD. • Nigdy nie oferować czegokolwiek, co można by uważać za łapówkę lub inną niestosowną płatność bądź prezent. Oferując prezenty lub imprezy sponsorowane urzędnikom administracji państwowej, przestrzegać obowiązujących w AIG przepisów antykorupcyjnych. • Nie zabiegać o prezenty, przysługi ani o imprezy sponsorowane. • Wszelkie prezenty o wartości przekraczającej 150 USD zgłaszać swojemu kierownikowi i specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej, i przekazywać je im do dyspozycji. • Zanim zaoferuje się prezent wart więcej niż 150 USD, uzyskać najpierw pisemną zgodę kierownika. Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników, pracowników lub przedstawicieli administracji państwowej AIG angażuje się w przedsięwzięcia biznesowe z wieloma klientami należącymi lub kontrolowanymi przez administrację państwową. Mogą do nich należeć centralne banki, ministerstwa finansów, fundusze emerytalne i inne przedsięwzięcia (włącznie z liniami lotniczymi i bankami komercyjnymi). Wielu przedstawicieli tych klientów może być przedstawicielami administracji państwowej podlegającymi obowiązującym lokalnym i międzynarodowym przepisom antykorupcyjnym. W rezultacie, pracownicy mający kontakty z klientami należącymi do organów administracji państwowej muszą być świadomi potencjalnych problemów i zagrożeń, jakie mogą powstać w kontaktach z takimi klientami. Oferując prezenty i imprezy sponsorowane takim klientom, zachować należy szczególną ostrożność. Wszelkie prezenty, imprezy sponsorowane lub możliwości podróży muszą być zgodne z polityką antykorupcyjną AIG i lokalnymi przepisami prawa. Wiele z krajów, z którymi AIG utrzymuje kontakty biznesowe, ogranicza wartość prezentów, imprez sponsorowanych i możliwości podróży, jakie mogą przyjmować ich urzędnicy administracji państwowej. KODEKS POSTĘPOW ANIA 16 Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników, pracowników lub przedstawicieli administracji państwowej (ciąg dalszy) Oprócz przestrzegania polityki antykorupcyjnej AIG, wszelkie podróże, prezenty i imprezy sponsorowane oferowane urzędnikowi administracji państwowej muszą być zgodne z obowiązującymi w AIG Przepisami Wewnętrznymi dot. Zarządzania Wydatkami, Przepisami Wewnętrznymi dot. Podróży i Imprez Sponsorowanych oraz wszelkimi obowiązującymi lokalnymi przepisami biznesowymi. Stosunki z naszymi partnerami biznesowymi Nasi partnerzy biznesowi stanowią przedłużenie AIG. Kiedy nasi partnerzy pracują w imieniu firmy AIG, oczekuje się od nich przestrzegania ducha Kodeksu AIG, Kodeksu Postępowania dla Stron Trzecich AIG, jak również wszelkich obowiązujących postanowień kontraktowych. Partnerom biznesowym nie wolno działać w sposób zabroniony lub uważany za niewłaściwy dla pracownika. Musimy zadbać o to, aby klienci, producenci, agenci lub dostawcy nie wykorzystywali swoich relacji z AIG ani nie Wypełnianie naszych zobowiązań Stosunki z naszymi partnerami biznesowymi • Należy dobrze znać praktyki biznesowe obowiązujące dla agentów i innych przedstawicieli AIG, by dopilnować, że stosuje się właściwe środki przy świadczeniu naszych usług. • Odnośnie potencjalnych agentów, konsultantów i niezależnych wykonawców, zanim zaakceptuje się wykorzystywali nazwy AIG w związku z wszelkimi ich usługi, dokonać należy z należytą starannością oszukańczymi, nieetycznymi lub nieuczciwymi transakcjami. odpowiedniej analizy. • Nigdy nie należy wywierać nacisku i nie zachęcać Od partnerów biznesowych AIG oczekuje się, że nie będą dostawców lub agentów AIG do angażowania się w zachęcać pracowników ani innych osób, które współpracują niewłaściwe działania. z AIG, do naruszania standardów tego Kodeksu. • Dostawców, agentów i innych przedstawicieli Różnorodność dostawców należy traktować z szacunkiem i uznaniem. AIG poszukuje partnerstwa z rozmaitymi dostawcami. Cenimy szczególnie takich dostawców, którzy wykazują podobne do AIG poświęcenie i zaangażowanie w różnorodność i odpowiedzialność społeczną. Od każdego z nas oczekuje się, że będzie wspierać przyjęty przez AIG Program Zróżnicowania Dostawców, promując korzystanie z usług tych dostawców, którzy spełniają kwalifikacje tego programu. KODEKS POSTĘPOW ANIA 17 Uczciwe postępowanie Te przepisy prawa są bardzo złożone. Pracownicy nie mający pewności co do właściwych praktyk powinni AIG dąży do przewagi nad konkurencją tylko poprzez skonsultować się ze specjalistą ds. zgodności z przepisami zgodne z prawem i etyczne praktyki biznesowe. Każdy z w swojej jednostce organizacyjnej i poprosić o dodatkowe nas musi prowadzić uczciwe działania biznesowe z informacje i wyjaśnienia. naszymi klientami, usługodawcami, dostawcami i konkurentami. Nie należy dyskredytować konkurencji ani jej Poniższe wytyczne pomogą im pomóc prowadzić uczciwy produktów i usług. Niestosowne zdobywanie przewagi nad biznes i przestrzegać przepisów dotyczących konkurencji. kimkolwiek w drodze manipulacji, ukrywania, nadużywania informacji poufnych, celowej niewłaściwej interpretacji Postępuj w następujący sposób: faktów bądź jakiejkolwiek innej nieuczciwej praktyki, jest w • Konkuruj zdecydowanie i zgodnie z prawem na każdym AIG niedopuszczalne. Wypełnianie naszych zobowiązań Uczciwe postępowanie • Współpracę biznesową z klientami i dostawcami prowadzić w sposób wykazujący nasze zaangażowanie w uczciwe współzawodnictwo. • Podawać prawdziwe i dokładne informacje marketingowe. • Zbierać informacje o konkurentach tylko zgodnie z prawem i w sposób właściwy, taki, który podkreśla uczciwość AIG. • Nigdy nie stosować niewłaściwych lub wątpliwych rynku, na którym działa AIG, podejmując wszystkie decyzje biznesowe w jak najlepszym interesie AIG. • Zdobywaj informacje o konkurentach AIG tylko od legalnych i właściwych źródeł. • O konkurencji lub jej produktach albo usługach wyrażaj się tylko w oparciu o prawdziwe informacje. Nie postępuj w następujący sposób: • Nie uzgadniaj w sposób formalny lub nieformalny z konkurencją cen lub innych warunków sprzedaży, nie manipuluj przy przetargach, nie ustalaj poziomów produkcji lub sprzedaży i nie wyznaczaj klientów, rynków ani terytoriów. • Nie omawiaj z konkurencją następujących pozycji: ceny, przetargi, sprzedaż dla klienta, prowizje i warunki metod podczas zbierania informacji o naszych sprzedaży, zyski, marże, koszty, produkcja, zapasy, konkurentach. dostawy, plany marketingowe lub inne wrażliwe pod • Nigdy nie przedstawiać się w niewłaściwym świetle, ani swoich celów, w relacjach biznesowych kątem konkurencyjności informacje. • Nie bierz udziału w spotkaniach z konkurencją, podczas z potencjalnym lub obecnym klientem AIG albo których omawia się wrażliwe informacje, w tym także partnerem biznesowym. tematy wymienione w powyższych dwóch punktach. • Nie umawiaj się z innymi spoza AIG odnośnie dostawców lub klientów, z którymi współpracujesz. Przepisy antymonopolowe i uczciwa konkurencja AIG współzawodniczy zdecydowanie i uczciwie z innymi na całym świecie. Prowadzimy i rozwijamy nasz biznes poprzez wysokiej jakości produkty i usługi, a nie poprzez niewłaściwe lub sprzeczne ze współzawodnictwem praktyki. • Nie dokonuj bezpodstawnych lub nieprawdziwych porównań z konkurentami, ich produktami lub usługami. • Nie zdobywaj wrażliwych pod względem konkurencyjności informacji od konkurentów AIG lub podmiotów, które, jak wiadomo, mają obowiązek zachowania poufności wobec tych konkurentów. Dążymy do tego, aby dobrze rozumieć i należycie przestrzegać przepisów prawa dotyczących globalnej rywalizacji i przepisów antymonopolowych. KODEKS POSTĘPOW ANIA 18 Informacje o konkurencji AIG zabrania stosować nielegalne lub nieetyczne środki do zdobywania poufnych informacji konkurenta lub dostawcy, włącznie z tajemnicami handlowymi. Informacje o konkurencji AIG wolno zdobywać tylko od legalnych i właściwych źródeł. Nie wolno zdobywać wrażliwych pod względem konkurencyjności informacji od konkurentów AIG lub podmiotów, które, co jest wiadomo, mają obowiązek zachowania poufności wobec tych konkurentów. Nigdy w sposób niewłaściwy nie należy zdobywać, Znaki ostrzegawcze ujawniać ani wykorzystywać tajemnic handlowych innych. Oferty otrzymania informacji poufnych, które mogły zostać zdobyte w sposób niewłaściwy, należy natychmiast Przepisy antymonopolowe i uczciwa konkurencja zgłaszać specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. Prawo dotyczące przepisów antymonopolowych i konkurencji może być różne w poszczególnych Znaki ostrzegawcze krajach i stanach. Te różnice powodują, że pewne działania w niektórych krajach lub stanach są dozwolone, a zabronione w innych. Jeśli spotkasz się z działaniami wymienionymi niżej i nie będziesz mieć pewności, czy są one legalne, skontaktuj się ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej i Zachowaj ostrożność, zdobywając informacje o konkurencji, takie jak: • Zawierające dokumenty lub zapisy komputerowe od poprzednich pracodawców. • Naciskające lub zachęcające nowych pracowników poproś o radę, co należy zrobić w przypadku: do rozmawiania o poufnych informacjach od • Próby dyktowania lub kontrolowania cen sprzedaży poprzednich pracodawców. klientom. • Sprzedaży jakiegoś produktu lub usługi pod warunkiem, że klient zakupi inny produkt lub usługę. • Oferowania klientowi cen lub warunków • Pozyskiwanie informacji poprzez zachowania, które można uważać za „szpiegostwo” lub „szpiegowanie” albo w sposób, którego nie chciałbyś w pełni ujawnić. • Nieuzasadnione poleganie na oświadczeniach korzystniejszych od tych oferowanych podobnie stron trzecich, że informacje biznesowe zdobyto w usytuowanemu konkurentowi klienta. sposób uczciwy. • Narzucania klientowi lub dostawcy ograniczeń w kontaktach z konkurentami. • Sprzedaży produktów lub usług poniżej kosztów lub innych nieuczciwych ustalaniach cen albo praktyk promocyjnych. KODEKS POSTĘPOW ANIA 19 Nasze obowiązki na rynkach Pytania i odpowiedzi P: Czy prawo prywatności danych dotyczy tylko wrażliwych informacji osobistych, takich jak dane medyczne, numery ubezpieczenia społecznego, numery kart kredytowych i numery kont emerytalnych? O: Nie. Prawo prywatności danych może również dotyczyć wszelkich informacji, które identyfikują lub odnoszą się do konkretnej osoby. Na przykład adresy e-mail klientów, ich dane kontaktowe, preferencje, głos i obraz można uważać za informacje osobiste chronione obowiązującymi prawami o ochronie danych, w przypadku gdy takie informacje można powiązać z dającą się zidentyfikować osobą. P: Co się rozumie pod pojęciem ważnego powodu biznesowego, kiedy przyjmuje się prezenty lub uczestniczy w imprezach sponsorowanych? O: Pracownicy dostają wynagrodzenie od AIG po to, aby pracowali w jak najlepszym interesie korporacji. Przykładem ważnego celu biznesowego przy przyjęciu udziału w imprezie sponsorowanej może być lunch oferowany przez partnera biznesowego w celu przedyskutowania spraw biznesowych i nawiązania silniejszych relacji współpracy. W przeciwieństwie do tego, przyjmowanie prezentów o charakterze osobistym, takich jak biżuteria, nie służy interesom biznesowym AIG. Takich prezentów należy nie przyjmować, gdyż mogą one zaszkodzić lojalności pracownika lub spowodować zobowiązanie wobec osoby wręczającej prezent. P: Aby móc lepiej pracować w AIG, zachowałem kilka dokumentów od mojego poprzedniego pracodawcy. Te dokumenty opisują inicjatywy marketingowe podejmowane przez mojego poprzedniego pracodawcę. Czy mogę te dokumenty wykorzystać w AIG? O: Jeśli te dokumenty zawierają informacje poufne lub zastrzeżone Twojego poprzedniego pracodawcy, wtedy nie możesz ich użyć ani udostępnić innym. AIG oczekuje od wszystkich swych pracowników, że honorować oni będą przepisy dotyczące ujawniania lub ograniczenia dotyczące informacji poufnych uzyskanych od poprzednich pracodawców lub innych stron trzecich. Nie wolno Ci użyć ani udostępniać tych informacji, dopóki nie skonsultujesz tego ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. KODEKS POSTĘPOW ANIA 20 Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców Udziałowcy powierzają nam swoje aktywa. AIG zabezpiecza te aktywa, działając w sposób uczciwy we wszystkich naszych praktykach biznesowych. Sprawozdawczość finansowa. Udziałowcy, partnerzy biznesowi, organy regulacyjne i ogół społeczeństwa przy podejmowaniu decyzji polegają na naszych sprawozdaniach finansowych. Nasze sprawozdania finansowe muszą być prawdziwe, kompletne, dostarczane na czas, uczciwe, dokładne i zrozumiałe. Aby zapewnić to, żeby w sposób konsekwentny spełniać te standardy, tylko upoważnieni pracownicy mogą udostępniać sprawozdania finansowe stronom zewnętrznym. Dokładne prowadzenie dokumentacji biznesowej Dokumentacja biznesowa musi zawsze być przygotowywana w sposób uczciwy i dokładny. Informacji zawartych w dokumentacji biznesowej nigdy nie należy fałszować ani zmieniać. Nigdy nie wolno nam być nieuczciwymi ani kłamać w prowadzeniu dokumentacji AIG, ani w żaden inny sposób próbować oszukać kierownictwa AIG, audytorów, regulatorów lub udziałowców. zapisów elektronicznych, wiadomości e-mail, wiadomości przesyłanych za pomocą komunikatorów, zapisów wideo i taśm zapasowych. Dokumentacja biznesowa zawiera informacje na dowolnym nośniku, w tym w postaci drukowanej, w postaci zapisów elektronicznych, wiadomości e-mail, wiadomości przesyłanych za pomogą komunikatorów, zapisów wideo lub taśm zapasowych. Musimy przechowywać istotne informacje, które mają cenną wartość dla operacji AIG, jak również informacje administracyjne i/lub informacje podlegające wymogom prawnym, regulacyjnym lub wymogowi odnoszącemu się do okresu przechowywania („Dokumentacja Firmy”) przez Zarządzanie dokumentacją okres podany w odpowiednim Planie Przechowywania. Musimy zawsze przestrzegać wszystkich obowiązujących duplikaty, wersje robocze, informacje tymczasowe i przepisów wewnętrznych dotyczących zarządzania dokumentacją i informacją („Przepisy Wewnętrzne RIM”). Te informacje dotyczą okresu przechowywania i sposobu pozbywania się wszelkich utworzonych dokumentów, Jednakże dokumentację nie-firmową, w tym między innymi Dokumentację Firmową, której okres przechowywania minął zgodnie z obowiązującym Planem Przechowywania, należy usuwać, o ile nie podlega ona specjalnemu Rozporządzeniu o Zachowaniu. otrzymanych lub utrzymywanych przez AIG na dowolnym nośniku, w tym między innymi w postaci wydruków, KODEKS POSTĘPOW ANIA 21 Zarządzanie dokumentacją (ciąg dalszy) Bezpieczeństwo osobiste Obowiązkiem każdego pracownika jest zachowanie Rozporządzenie o Zachowaniu jest zarządzeniem dla czujności pod względem bezpieczeństwa i zabezpieczeń. pracowników, nakazującym im zachowywanie dokumentów AIG działa w wielu różnych lokalizacjach i obiektach na lub informacji, zarówno w postaci papierowej, jak i całym świecie, i w różnych jurysdykcjach mogą elektronicznej i przechowywanej bądź prowadzonej, które obowiązywać inne przepisy i praktyki. Pytania dotyczące dotyczą zapytań ze strony organów administracji bezpieczeństwa i zabezpieczeń należy kierować do państwowej, dochodzeń, sporów, wezwań sądowych lub głównego specjalisty ds. zgodności z przepisami w AIG lub innego postępowania prawnego. do lokalnego albo regionalnego specjalisty. Po otrzymaniu takiego rozporządzenia należy natychmiast Własność intelektualna podjąć odpowiednie kroki w celu zachowania tych Własnością intelektualną AIG jest jej twórcza praca lub dokumentów, i nie wolno wtedy usunąć, zniszczyć ani w inwencja, zwykle mająca wartość komercyjną. Istnieje pięć żaden inny sposób zmienić żadnych dokumentów i kategorii własności intelektualnej dotyczącej działalności informacji podlegających pod podane w rozporządzeniu biznesowej AIG: znaki towarowe i znaki usługowe, prawa kategorie, dopóki nie otrzyma się na piśmie powiadomienia, autorskie, nazwy domen, patenty i tajemnice handlowe. że to rozporządzenie już nie obowiązuje, niezależnie od Każda z nich jest potrzebna do zabezpieczenia własności tego, czy upłynął okres przechowywania dokumentacji intelektualnej należącej do AIG i jej partnerów biznesowych ustalony w Planie Zachowywania. Pytania dotyczące i do respektowania własności intelektualnej stron trzecich. rozporządzeń o zachowaniu należy kierować do osób, które wydały to rozporządzenie. Ochrona zasobów AIG Aby móc jak najlepiej służyć naszym klientom i udziałowcom, zasadnicze znaczenie dla nas ma to, abyśmy wykazywali właściwą troskę i w sposób właściwy wykorzystywali nasze zasoby. Własność fizyczna Własność AIG, włącznie z jej nieruchomościami, infrastrukturą danych, wyposażeniem i zasobami, musi być Wypełnianie naszych zobowiązań Własność intelektualna • Nigdy w sposób niewłaściwy nie wykorzystywać własności intelektualnej AIG. • Nigdy nie ujawniać niepublicznej własności intelektualnej bez stosownego zezwolenia. • Chronić własność intelektualną AIG poprzez chroniona przed niewłaściwym wykorzystaniem, uzyskiwanie lub pomaganie w uzyskaniu, uszkodzeniem, kradzieżą lub innym niewłaściwym patentów, znaków towarowych, znaków postępowaniem. usługowych lub praw autorskich. • Nigdy nie korzystać z własności intelektualnej poprzedniego pracodawcy bez jego zezwolenia. • Nigdy nie wykorzystywać i nie kopiować oprogramowania ani dokumentacji, z wyjątkiem warunków wymienionych w umowie licencyjnej. AIG respektuje ograniczenia narzucane na oprogramowanie przez ich twórców lub dystrybutorów. KODEKS POSTĘPOW ANIA 22 Fundusze Wiadomości i innych przekazów wysyłanych lub Z funduszy AIG należy korzystać w sposób odpowiedzialny odbieranych przy korzystaniu z systemów informatycznych i wyłącznie w celach biznesowych AIG. Korporacyjnych kart AIG nie należy używać do tworzenia, przechowywania ani kredytowych wydawanych pracownikom do opłacania przesyłania informacji, które są wrogie, złośliwe, bezprawne, wydatków biznesowych nie wolno używać do opłacania mają wyraźnie seksualny charakter, dyskryminujące, osobistych wydatków. Każdy z nas jest odpowiedzialny za napastliwe, wulgarne, obraźliwe lub uwłaczające. zabezpieczenie funduszy AIG przed ich niewłaściwym Systemów tych nie należy także wykorzystywać do wykorzystaniem lub kradzieżą i powinien zadbać o to, aby celowego wchodzenia na strony internetowe lub inne AIG uzyskiwała jakąś wartość w razie wykorzystania jej serwisy internetowe zawierające podobne treści. funduszy. Ubiegać się możemy tylko o zwrot pieniędzy wydanych na rzeczywiste, uzasadnione i dozwolone wydatki biznesowe. Znaki ostrzegawcze komputery, systemy sieciowe, pocztę elektroniczną i Aby chronić naszych wrażliwych informacji, unikać należy następującego postępowania. systemy do natychmiastowego komunikowania się, • Rozmawianie na temat informacji poufnych głośno Systemy informatyczne Systemy informatyczne AIG obejmują między innymi urządzenia mobilne, telefony i inne systemy głosowe, systemy do konferencji wideo i inne systemy wideo, lub otwarcie, kiedy mogą to usłyszeć inni. • Rozmawianie na temat informacji poufnych AIG ze urządzenia do skanowania i drukowania, systemy dostępu stronami trzecimi bez zezwolenia i przy za pomocą kart i kluczy, oraz inne informacje przetwarzane obowiązującej umowie o nieujawnianiu informacji. komputerowo. Każdy z nas jest odpowiedzialny za ochronę tych systemów i danych w nich przechowywanych, przed nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem, utratą lub kradzieżą. Ponadto systemy informatyczne AIG są własnością AIG i należy z nich korzystać tylko w celach biznesowych. O ile • Rozmawianie na temat informacji poufnych AIG z klientami lub dostawcami bez stosownego zezwolenia i znajomości statusu relacji jako poufne lub niepoufne. • Niewłaściwe pozbywanie się poufnych wersji roboczych i uwag. nie zabraniają tego przepisy wewnętrzne AIG lub obowiązujące prawo albo umowa o pracę, okazjonalne, incydentalne, właściwe korzystanie w celach osobistych przez pracowników z systemów informatycznych może być dozwolone, jeśli użytkowanie to nie przeszkadza w wykonywaniu pracy, nie ma niekorzystnego wpływu na działanie systemu informatycznego i nie narusza innych przepisów wewnętrznych AIG, jej wytycznych, standardów lub obowiązującego prawa. Jednakże, i zgodnie z wymogami obowiązującego prawa, w przypadku korzystania z systemów informatycznych AIG nie należy mieć żadnych oczekiwań co do prywatności, gdyż takie systemy mogą być przeszukiwane, monitorowane i przeglądane przez AIG pod kątem zasadnych celów ich użytkowania przedstawionych w rozdziale „Prywatność Pracownika” niniejszego Kodeksu. KODEKS POSTĘPOW ANIA 23 Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców Pytania i odpowiedzi NASZE ZOBOWIĄZANIA WOBEC NASZYCH P: Wydaje mi się, że znalazłem błąd w zestawieniu O: Tak, w tej sytuacji trzeba było postąpić inaczej. O: Bardzo ważne jest to, żeby to zgłosić komuś lub nieumyślnym ujawnieniem. Ty sam i Twoi UDZIAŁOWCÓW (ciąg dalszy) finansowym przygotowanym przez Laptopy i informacje w nich zawarte są własnością zewnętrznego audytora. Informacja ma zostać AIG i często zawierają poufne lub wrażliwe dane. udostępniona społeczeństwu. W jaki sposób Odpowiadasz za dopilnowanie, aby sprzęt i powinienem zgłosić ten problem? informacje były chronione przed utratą, kradzieżą upoważnionemu do rozwiązywania takich współpracownicy powinni byli albo zabezpieczyć problemów. Błąd może być poważny. Masz sprzęt/pomieszczenie, albo wybrać kogoś, kto obowiązek zgłosić ten problem natychmiast powinien był zostać ze sprzętem. właściwym osobom. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się ze swoim kierownikiem, specjalistą P: Właśnie się dowiedziałem, że pracownikom ds. zgodności z przepisami w danej jednostce dostawcy umożliwiono nieograniczony dostęp organizacyjnej, Linią Pomocy ds. Zgodności z do naszych sieci. Uważam, że nie potrzebują Przepisami pod numerem +1 877 244-2210, oni tego rodzaju dostępu do swojej pracy. Czy lub wyślij wiadomość e-mail na Gorącą Linię nie jest to narażanie informacji AIG na ryzyko? Księgowości na adres [email protected]. Co powinienem zrobić? O: Możesz mieć rację, ale może nie masz wszystkich P: Moja kierowniczka poprosiła mnie o informacji. Powinieneś tę sytuację omówić najpierw przygotowanie zlecenia zakupu na usługi ze swoim kierownikiem. Jeśli potrzebne są dalsze kosztujące 30.000 USD. Posiadane przez nią działania, powinieneś sam albo Twój kierownik zezwolenie na wydatki dotyczy tylko sumy powinien skontaktować się ze specjalistą ds. 25.000 USD. Czy mogę podzielić to zlecenie na zgodności z przepisami w tej jednostce dwa zakupy, aby uniknąć potrzeby ubiegania organizacyjnej. się o zezwolenie na wyższym poziomie? O: Nie, nie wolno Ci tego zrobić. Nieuzyskanie właściwych zezwoleń narusza przepisy wewnętrzne AIG, których celem jest dopilnowanie tego, aby przeprowadzane były odpowiednie wewnętrzne kontrole księgowe i aby robiono to w sposób skuteczny. Jeśli jest Ci niezręcznie powiedzieć o tym swojej kierowniczce, powiadom i ostrzeż specjalistę ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. P: Brałem udział w spotkaniu z kilkoma innymi kierownikami AIG w pokoju konferencyjnym w hotelu. Podczas lunchu każdy z nich zostawił swój laptop w pomieszczeniu. Czułem się nieswojo, ale zrobiłem to samo. Czy powinienem był postąpić inaczej? KODEKS POSTĘPOW ANIA 24 Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji Poprzez nasze produkty, usługi i odpowiedzialne praktyki biznesowe, AIG dąży do podniesienia jakości życia w każdym kraju, w którym prowadzi działalność biznesową. Promowanie przestrzegania prawa i regulacji dotyczących naszej działalności stanowi fundament obywatelstwa korporacyjnego. Dbałość o środowisko Poprzez przyjazne dla środowiska praktyki, każdy z nas może wnosić swój własny wkład i pomagać AIG wnosić pozytywny wkład do społeczeństwa i środowiska. Nasze działania ubezpieczeniowe w dziedzinie środowiska zapewniają rozwiązania, które promują czystsze i bezpieczniejsze środowisko. Nasze firmy ubezpieczeniowe mają długą historię niesienia pomocy naszym klientom przy wychodzeniu z następstw klęsk żywiołowych. Przez całe lata firmy należące do AIG inwestowały w rozwój „zielonych funduszy” inwestujących w projekty i technologie przynoszące korzyść środowisku naturalnemu. Inwestowanie w krajach na całym świecie, w których prowadzimy naszą działalność, jest podstawową strategią przynoszenia korzyści lokalnym gospodarkom i mającą już długą tradycję w AIG. Udział w akcjach charytatywnych AIG od długiego już czasu angażuje się w rozwój społeczności i uczestniczy w akcjach charytatywnych. Firmy należące do AIG spłacają dług społecznościom, którym służą, organizując i wspierając dobrowolne działania i realizując programy, w ramach Programu Przyznawania Dotacji oraz w ramach Funduszów Pomocy w przypadku Klęsk, które zapewniają szeroką pomoc ofiarom klęsk żywiołowych i stanom wyjątkowym na całym świecie. AIG oferuje również swoim pracownikom dobrowolny urlop na wspieranie działalności, która wzbogaca i służy społecznościom, w których oni pracują. Wszelkie pytania Działalność polityczna Przepisy prawa oraz regulacje rządzące korporacyjną działalnością polityczną, lobbingiem i wnoszeniem datków są bardzo złożone. Grupa ds. relacji z władzami centralnymi i federalnymi USA oraz Grupa ds. relacji z międzynarodowymi władzami rządowymi i organami regulacyjnymi rozstrzygają, które działania są dozwolone i zgodne ze strategią biznesową firmy AIG. Ograniczenia dotyczące działalności politycznej wyszczególnione są w Polityce AIG dot. lobbingu i działalności politycznej. dotyczące tych programów należy kierować do Działu Komunikacji Korporacyjnej AIG. KODEKS POSTĘPOW ANIA 25 Działalność polityczna (ciąg dalszy) • Żaden pracownik nie powinien utrzymywać kontaktów z wybranymi lub mianowanymi urzędnikami administracji państwowej w związku z działalnością polityczną lub lobbingiem w imieniu AIG bez uprzedniego zezwolenia Grupy ds. relacji z władzami centralnymi i federalnymi USA lub Grupy ds. relacji z międzynarodowymi władzami rządowymi i organami regulacyjnymi. • Środki oraz aktywa organizacji AIG nie mogą być nigdy wykorzystywane na cele polityczne bez uprzedniego skonsultowania się z Grupą ds. relacji z władzami centralnymi i federalnymi USA lub Grupą ds. relacji z międzynarodowymi władzami rządowymi i organami regulacyjnymi. • Tylko upoważnieni przedstawiciele mogą wnosić datki korporacyjne na rzecz kandydatów na urząd publiczny w imieniu AIG. Osobista działalność polityczna lub interesy osobiste nie mogą powodować konfliktów z obowiązkami w AIG ani sugerować poparcia ze strony AIG. W dobrowolnej działalności politycznej żaden z pracowników nie może używać nazwy AIG, sugerując, że firma sponsoruje lub wspiera taką działalność, ani wykorzystywać zasobów korporacyjnych z wyjątkiem sposobów dozwolonych przez prawo. Pracownicy firmy AIG rozważający kandydowanie w wyborach na urząd publiczny muszą wcześniej uzyskać pisemną zgodę od głównego specjalisty ds. zgodności firmy AIG i nie mogą wykorzystywać nazwy AIG, oprócz podania firmy AIG jako swojego pracodawcy. Obrót papierami wartościowymi Prowadząc działalność biznesową w AIG, pracownicy często poznają ważne informacje dotyczące AIG lub innych firm, zanim te informacje stają się dostępne dla społeczeństwa. Transakcje z papierami wartościowymi, kiedy jest się w posiadaniu ważnych niepublicznych informacji, albo poufne ich przekazywanie innym jest sprzeczne z polityką AIG i stanowi naruszenie prawa. Restrykcje dotyczące obrotu papierami wartościowymi, zarówno papierami AIG, jak i papierami innych firm, opisano szczegółowo w Wewnętrznych Przepisach AIG dot. Obrotu Papierami Wartościowymi (które dotyczą wszystkich pracowników i ich najbliższych członków rodziny). Ogólnie: • Nie wolno kupować ani sprzedawać papierów wartościowych AIG, będąc w posiadaniu ważnych niepublicznych informacji dotyczących AIG. • Nie wolno kupować ani sprzedawać papierów wartościowych innej firmy, jeśli jest się w posiadaniu ważnych niepublicznych informacji dotyczących tej firmy, zdobytych w trakcie zatrudnienia w AIG. • Jeśli jesteś w posiadaniu ważnych niepublicznych informacji o AIG albo o innej firmie, to jeśli informacje takie zdobyto w trakcie zatrudnienia w AIG, nie wolno ich przekazywać (ani „poufnie” udostępniać) tych informacji innym osobom ani zalecać, aby ktoś kupił lub sprzedał papiery wartościowe AIG lub tej firmy. Wszystkim pracownikom zabrania się angażowania się w następujące działania: • Transakcje zabezpieczające w odniesieniu do papierów wartościowych AIG. • „Krótkoterminowa sprzedaż” papierów wartościowych AIG; oraz • Obrót pochodnymi papierami wartościowymi, takimi jak opcje „put” lub „call”, operacje swapowe lub z „korytarzem” (collars), odnoszące się do papierów wartościowych AIG. Istnieją dodatkowe ograniczenia dotyczące pracowników, którzy są „wyznaczonymi kierownikami” i „osobami dostępu”, gdyż warunki te zostały określone w Przepisach Wewnętrznych. Zanim pracownik zaangażuje się w jakiekolwiek operacje z papierami wartościowymi, powinien najpierw zapoznać się z Przepisami dot. Obrotu Papierami Wartościowymi z Wykorzystaniem Poufnych Informacji, w celu ustalenia, czy jego transakcja jest dozwolona w świetle tych przepisów. Ponadto pracownicy niektórych firm zależnych AIG mogą podlegać również innym przepisom dot. obrotu papierami wartościowymi z wykorzystaniem poufnych informacji, w tym wymogom wstępnej zgody i składania sprawozdań dotyczących ich osobistego obrotu papierami wartościowymi. Wszelkie pytania dotyczące tych Przepisów lub zasad i ograniczeń opisanych wyżej należy kierować do Grupy ds. Korporacyjnych Papierów Wartościowych przy Ogólnym Oddziale Prawnym AIG. KODEKS POSTĘPOW ANIA 26 Sankcje gospodarcze, przepisy przeciwko bojkotom i przepisy dotyczące kontroli eksportu Zgodnie z amerykańskimi i innymi obowiązującymi programami sankcji gospodarczych, pracownikom zabrania się współpracować z niżej wymienionymi podmiotami bądź czerpać z tego tytułu korzyści: (1) wyznaczone osoby lub podmioty (zaangażowane lub związane z pewną działalnością, w tym z globalnym terroryzmem, rozprzestrzenianiem broni lub handlem narkotykami); oraz (2) niektóre kraje, ich rządy (w tym przedstawiciele rządu i podmioty należące do rządu), jak również obywatele tych krajów i prywatne podmioty ulokowane w tym krajach. Celem ustalenia, czy strona trzecia jest objęta tymi zakazami, należy to skonsultować ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. Będąc organizacją globalną, od pracowników AIG można wymagać przestrzegania sankcji gospodarczych lub przepisów o embargo w odniesieniu do wielu jurysdykcji. Ponieważ prawa niektórych krajów mogą powodować konflikt, w takich sytuacjach ważne jest skontaktowanie się ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej. Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy Pracownikom zabrania się brać udziału w bojkotach, których nie popiera rząd USA. Jeśli pracownika prosi się o uczestniczenie w bojkocie lub o dostarczenie informacji, AIG zobowiązuje się wypełniać swoje obowiązki i pomagać zapobiegać praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terrorystów. Do tych obowiązków zalicza się w ogólności identyfikowanie klientów, monitorowanie działalności klientów i zgłaszanie podejrzanych lub niezwykłych działań, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Od pracowników wymaga się przestrzegania przepisów dotyczących prania brudnych pieniędzy ustanowionych przez AIG i jej jednostki organizacyjne. Wymogi dotyczące które mogą zostać wykorzystane do wspierania takiego bojkotu, powinien on to natychmiast zgłosić specjaliście ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. Pracownicy muszą także przestrzegać obowiązującego prawa o kontroli eksportu. W celu ustalenia, czy eksport bądź reeksport podlega kontroli lub zakazom, należy się skontaktować ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. zgłaszania podejrzanej działalności są wrażliwe pod względem czasowym. Należy skontaktować się ze swoim kierownikiem lub specjalistą ds. zgodności z przepisami niezwłocznie, gdy tylko pojawią się jakiekolwiek obawy, że jakieś działania mogą być niezwykłe lub podejrzane. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w Ogólnych Więcej informacji na ten temat można znaleźć w Przepisach Wewnętrznych AIG dot. Sankcji Gospodarczych, Ogólnych Przepisach Wewnętrznych AIG dot. Bojkotów oraz w Ogólnych Przepisach Wewnętrznych AIG dot. Kontroli Eksportu. Przepisach AIG dot. Prania Brudnych Pieniędzy. KODEKS POSTĘPOW ANIA 27 Komunikowanie się z opinią publiczną Media społecznościowe Tylko osoby, które są do tego upoważnione, mogą Korzystanie z mediów społecznościowych może mieć wypowiadać się w imieniu AIG, a podawane przez nie wpływ na reputację AIG. Media społecznościowe lub witryny informacje muszą być pełne, uczciwe, dokładne, aktualne i internetowe oraz narzędzia internetowe, które pozwalają zrozumiałe. Wszelkie prośby od mediów należy użytkownikom komunikować się między sobą, mogą przekazywać bez komentarza do Działów Komunikacji prowadzić do ujawnienia informacji poufnych lub Korporacyjnej AIG lub do zespołu ds. komunikacji zastrzeżonych AIG, przesyłania niezgodnych z prawem wspierającego daną jednostkę organizacyjną. Pracownikom napastliwych, grożących, oszczerczych lub nie zezwala się na składanie oświadczeń ani na udzielanie dyskryminujących komentarzy na temat firmy, jej odpowiedzi na pytania od mediów bez stosownego pracowników i/lub klientów, albo naruszać lokalne, stanowe zezwolenia. lub federalne przepisy prawa bądź zasady organizacji Wszelkie zapytania od brokerów i dilerów, analityków, kierowników inwestycyjnych, innych specjalistów od rynku papierów wartościowych i posiadaczy papierów wartościowych AIG należy natychmiast przekazywać bez komentarza do Działu Stosunków Korporacyjnych z Inwestorami. Jeśli jakieś ważne niepubliczne informacje dotyczące AIG zostaną nieumyślnie ujawnione w zewnętrznych przekazach, natychmiast powiadomić należy o tym radcę głównego AIG, aby szybko można je było ujawnić samoregulujących. Chociaż większość witryn należących do mediów społecznościowych jest niedostępna poprzez systemy informatyczne AIG, to AIG interesuje się korzystaniem z mediów społecznościowych zarówno w firmie, jak i poza miejscem pracy. Dopóki pracownik nie uzyska wyraźnej zgody od swojego kierownictwa na wypowiadanie się w imieniu AIG, to podczas korzystania z mediów społecznościowych musi on wyraźnie zaznaczyć, że wypowiadane poglądy należą tylko do niego i w żadnym wypadku nie powinien sprawiać wrażenia, że mówi w imieniu AIG. Wszelkie pytania dotyczące korzystania z społeczeństwu. mediów społecznościowych albo obowiązujących Komunikowanie się z organami regulacyjnymi i innymi urzędnikami administracji państwowej kierować do specjalisty ds. zgodności z przepisami w danej Zapytania od organów regulacyjnych – poza normalnym trybem relacji AIG z tymi organami – należy natychmiast zgłaszać specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej oraz Globalnej Grupie Nadzorczej AIG zgodnie z ustalonymi kryteriami, zanim udzieli się odpowiedzi. Na zapytania dotyczące sprawozdawczości finansowej odpowiadać mogą upoważnieni kontrolerzy. Odpowiedzi udzielane organom regulacyjnym muszą zawierać kompletne, prawdziwe i dokładne informacje. Podczas inspekcji lub podczas badań przeprowadzanych przez organy regulacyjne, nigdy nie należy ukrywać dokumentów, niszczyć ich lub zmieniać, jak również składać tym organom kłamliwych lub mylnych oświadczeń. Takim samym standardom podlegają zapytania od audytorów. KODEKS POSTĘPOW ANIA przepisów rządzących korzystaniem z tych mediów należy jednostce organizacyjnej, do Działu Komunikacji Korporacyjnej AIG lub do Działu Ogólnych Stosunków z Pracownikami. Współpraca biznesowa z administracją państwową Współpraca z administracją państwową może powodować inne zagrożenia niż w przypadku rynków komercyjnych. Prawo dotyczące umów z międzynarodowymi, federalnymi, stanowymi i lokalnymi agencjami jest w ogólności surowsze i bardziej złożone. Niektóre działania i praktyki, które mogą być dopuszczalne w warunkach komercyjnych, mogą być zakazane w sektorze publicznym. Dlatego należy zawsze skonsultować się najpierw z kierownictwem lub specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej, zanim podejmie się jakiekolwiek decyzje dotyczące współpracy z podmiotami administracji państwowej. 28 Antykorupcja i przekupstwo Nigdy nie wolno nam używać niewłaściwych środków w celu wywierania wpływu na opinie biznesowe innych. Każdemu pracownikowi, agentowi lub niezależnemu dostawcy zabrania się wręczania łapówek lub świadczenia innych niewłaściwych korzyści innej osobie w celu uzyskania lub utrzymania możliwości biznesowych lub Pytania i odpowiedzi Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji P: Usłyszałem od mojego kierownika, że korzystamy z usług nowego dostawcy w zapewnienia nieuczciwej przewagi w relacjach związku z nowo opracowanym produktem, biznesowych. który za cztery tygodnie zostanie wprowadzony Urzędnikowi lub pracownikowi administracji państwowej wydaje się wspaniałym sposobem nigdy nie należy oferować pieniędzy ani składać obietnic zaoferowania czegoś cennego w celu uzyskania lub utrzymania możliwości biznesowych, ani w inny sposób zapewnienia sobie niewłaściwej przewagi. Do urzędników administracji państwowej zaliczyć można pracowników przedsiębiorstw, które są kontrolowane lub są własnością, w całości bądź w części, administracji państwowej. Prawo antykorupcyjne zabrania również prowadzenia niedokładnych lub fałszywych ksiąg i zapisów i wymaga od firm opracowania i utrzymywania odpowiednich kontroli dotyczących korporacyjnych aktywów i księgowości. Od wszystkich pracowników i kierowników, niezależnie od ich lokalizacji, wymaga się przestrzegania Amerykańskiej Ustawy o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych, dodatkowo oprócz prawa antykorupcyjnego kraju, w których są oni ulokowani. Każdy pracownik, który wie lub w dobrej wierze podejrzewa naruszenie jakichkolwiek z tych przepisów prawa, regulacji lub przepisów wewnętrznych, musi to szybko zgłosić specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej na rynek. Zainwestowanie w tego dostawcę inwestowania. Czy mogę o tym powiedzieć innym? O: Nie. Tego rodzaju informacje uważa się za ważne informacje niepubliczne. Nie można nimi handlować, będąc w ich posiadaniu, jak również nie można się nimi dzielić z innymi. P: Jeśli przez jakiegoś członka mediów jestem pytany o skomentowanie perspektyw finansowych AIG, czy mogę podać mu moją własną opinię, jeśli to zaznaczę? O: Nie. Nie wolno Ci podawać żadnych komentarzy ani osobistych opinii do prasy bez wcześniejszej zgody z Działu Komunikacji Korporacyjnej AIG. Wszystkie media należy odsyłać po informacje bez żadnego komentarza do Działu Komunikacji Korporacyjnej. P: Dyrektor firmy należącej do stanu zasugerował, że gdybyśmy dokonali donacji na rzecz lokalnej instytucji charytatywnej, nasze starania o sprzedaż w jego kraju zostałyby odebrane korzystniej. Niedobrze się z tym czuję. Co powinienem zrobić? O: Masz rację, że czujesz się niekomfortowo. Te pieniądze mogą stanowić naruszenie prawa antykorupcyjnego. Przedyskutuj tę sytuację ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej. KODEKS POSTĘPOW ANIA 29 Kodeks Postępowania AIG nie jest umową o pracę. Niczego, co zawiera ten Kodeks, nie należy rozumieć jako obietnicy pracy lub zawarcia umowy dotyczącej wynagrodzenia albo innych warunków pracy. Pracownicy mają absolutne prawo do zakończenia stosunku pracy w każdej chwili i z dowolnego powodu, zgodnie z postanowieniami pisemnej umowy o pracę. Podobnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umową o pracę na piśmie, AIG ma prawo zwolnić lub zdyscyplinować każdego pracownika, z powodu lub bez żadnego powodu lub z wcześniejszym ostrzeżeniem lub bez niego. KODEKS POSTĘPOW ANIA 30