Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/58/AB/13 Szanowni

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/58/AB/13
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
na świadczenie usług serwisowych oraz wsparcia technicznego oprogramowania RAKS SQL.
I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia:
1. Termin realizacji usługi: od dnia 02.01.2014 r. do dnia 30.11.2015 r., z zachowaniem
1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
2.
Zamawiający posiada dwie licencje oprogramowania RAKS SQL, które obejmują:
1)
System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 04038
RAKS SQL - wersja sieciowa - liczba stanowisk,
 Księga Handlowa - 19
 Środki Trwałe - 5
 Kadry i Płace - 7
 Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1
 Raporty PRO - 1
 Znaczniki - Bez ograniczeń
2)
System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 07917
RAKS SQL - wersja sieciowa - liczba stanowisk,
 Księga Handlowa - 1
 Środki Trwałe - 1
 Kadry i Płace - 1
 Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1
 Raporty PRO - 1
 Znaczniki - Bez ograniczeń
W ramach zakupionych licencji Zamawiającemu bezpłatnie przysługują:
1) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 04038
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy
technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1

Kasa, bank, rozrachunki - 26

Deklaracje Podatkowe - 26

Sprawozdania Finansowe - 19

Generator Raportów - 27

Praca zdalna – 26
2) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 07917

Kasa, bank, rozrachunki - 2

Deklaracje Podatkowe - 2

Sprawozdania Finansowe - 1

Generator Raportów - 3

Praca zdalna – 2
3. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług serwisowych, w tym: konserwacja
systemu,
usuwanie
awarii/błędów/usterek,
a
także
wsparcie
techniczne
dla
pracowników Zamawiającego w prawidłowym działaniu RAKS SQL. Dodatkowo,
w ramach Przedmiotu zamówienia, dokonywane będą usprawnienia systemu, które nie
wymagają zmiany kodu źródłowego oprogramowania.
4. Zamawiający
przewiduje
wykorzystanie
do
230
godzin
usług
serwisowych,
w terminie wskazanym w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. Zamawiający nie jest zobowiązany do całkowitego wykorzystania godzin wskazanych
w ust. 4, a faktyczne rozliczenie za usługę serwisową będzie następowało w cyklach
miesięcznych wg stanu na ostatni dzień każdego miesiąca, na podstawie podsumowania
faktycznego czasu świadczenia usługi serwisu oraz cen jednostkowych, zgodnie z ofertą
Wykonawcy, stanowiącą załącznik do umowy.
6. Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do RAKS SQL wraz z całą potrzebną
dokumentacją w celu świadczenia usług serwisowych.
7. Zamawiający
umożliwi
zdalny
dostęp
do
RAKS
SQL
za
pomocą
urządzeń
teleinformatycznych oraz przyzna uprawnienia administratora RAKS SQL, zgodnie
z odrębnymi wymogami. Przez odrębne wymogi rozumie się połączenie poprzez usługę
Remote Desktop Protokol RPD, protokół pozwalający na komunikację z usługą Zdalnego
Pulpitu w Microsoft Windows. Usługa RPD zarządzana i konfigurowana jest przez
Zamawiającego. Na czas zdalnego dostępu zostaną przekazane dane dostępowe: adres IP
serwera, nazwa użytkownika do logowania oraz hasło.
II. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia:
1.
Podstawą świadczenia usług będą każdorazowe zgłoszenia serwisowe złożone przez
upoważnionych pracowników Zamawiającego, za pomocą poczty elektronicznej lub faksu
w godzinach 8.00-17.00 w dni robocze.
2.
Czas reakcji na zgłoszenie awarii/błędu/usterki, rozumiany jako podjęcie działań
zmierzających do rozwiązania problemu, oraz usunięcie awarii musi nastąpić w podanych
poniżej czasach, liczonych z pominięciem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od
pracy:
1) Czas reakcji na zgłoszenie problemu w podziale na rodzaj:
1.1) błąd krytyczny:
a. czas reakcji: max. 4 godzina od momentu zgłoszenia
b. czas usunięcia awarii: max. 48 godziny od momentu zgłoszenia
1.2) błędy ważne:
a. czas reakcji: max. 24 godziny od momentu zgłoszenia
b. czas usunięcia: max. 72 godziny od momentu zgłoszenia
1.3) błędy istotne:
a. czas reakcji: max. 48 godzin od momentu zgłoszenia
b. czas usunięcia: max. 5 dni od momentu zgłoszenia
1.4) inne problemy:
a. czas reakcji: max. 7 dni od momentu zgłoszenia
b. czas usunięcia: max. 10 dni od momentu zgłoszenia
2) Definicje błędów:
2.1) Błąd krytyczny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków)
a. Powoduje zatrzymanie pracy Systemu na czas powyżej 1 godziny
b. Kluczowe funkcjonalności Systemu (przynajmniej jedna) nie działają przez okres
ponad 1 godziny i nie ma sposobu obejścia problemu
c. Nie ma żadnej możliwości realizacji procesu biznesowego
2.2) Błąd ważny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków)
a. System może pracować, lecz kluczowa funkcjonalność jest niedostępna przez
okres powyżej 8 godziny, istnieje jednak możliwość obejścia problemu
b. Niektóre
funkcjonalności
pomocnicze
nie
są
dostępne
przez
ponad
8 godziny i nie ma sposobu obejścia problemu
c. Nie ma możliwości pełnej realizacji procesu biznesowego
2.3) Błąd istotny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków)
a. System może pracować, lecz kluczowa funkcjonalność jest niedostępna przez
okres powyżej 8 godzin, istnieje jednak możliwość obejścia problemu
b. Niektóre funkcjonalności pomocnicze nie są dostępne przez ponad 8 godziny,
ale można zastosować dla nich obejście
c. Możliwa jest realizacja większości procesu biznesowego.
3. Kluczowymi funkcjonalnościami, o których mowa w ust. 2 są:
a. księgowanie dokumentów,
b. generowanie wydruków i zestawień,
c. generowanie rozrachunków,
d. dodawanie kont, kontrahentów,
e. dodawanie, zmiana i modyfikacja środków trwałych,
f.
filtrowanie dokumentów,
g. wprowadzanie i modyfikacja danych pracownika,
h. dodawanie składników wynagrodzeń,
i.
dodawanie i realizacja listy płatniczej,
j.
przeliczanie realizacji listy płatniczej,
k. generowanie list płac i potrąceń do list płac,
l.
generowanie deklaracji,
m. rejestracja zdarzeń w kalendarzach,
n. rozliczenie z ZUS - eksport danych do płatnika (DRA, RCA, RSA),
4. Czasy usunięcia awarii, o których mowa w ust. 2, nie dotyczą awarii, które mogą być
usunięte jedynie przez Producenta oprogramowania i wymagają ingerencji w kod
źródłowy oprogramowania.
5. Wykonawca zobowiąże się do zachowania poufności w trakcie obowiązywania umowy, jak
i po jej wygaśnięciu. Informacje chronione przekazane Wykonawcy będą stanowić
tajemnicę Zamawiającego, zaś Wykonawca uprawniony będzie do ich wykorzystania
wyłącznie w celu wykonania usługi.
6. Wykonawca udostępni informacje chronione stanowiące własność Zamawiającego,
wyłącznie własnym pracownikom oraz innym osobom trzecim, które będą zaangażowane
w prace związane z wykonywaniem umowy, pod warunkiem akceptacji tych osób przez
Zamawiającego oraz po uzyskaniu od nich pisemnego zobowiązania do zachowania
poufności.
7. W celu prawidłowego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z obsługi
serwisowej Zamawiający udostępni Wykonawcy dane osobowe zawarte w systemie
RaksSQL, na podstawie podpisanej, przez obie strony, Umowy o powierzeniu
przetwarzania danych osobowych. Wzór umowy o powierzeniu danych osobowych
zostanie przedstawiony wyłonionemu Wykonawcy.
III.
Wymagania dotyczące Wykonawców
1. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę, w celu świadczenia usług serwisowych
obejmującą m.in. znajomość struktury bazy danych programu, potwierdzoną oświadczeniem
zawartym w pkt 3 Załącznika nr 1 do zapytania.
2. Wykonawca
musi
spełniać
wymagania
określone
w
Rozporządzeniu
MSWiA
z dn. 29.04.2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 1 maja 2004 r. Nr 100
poz.
1024)
i
dysponować
środkami
umożliwiającymi
prawidłowe
przetwarzanie
i zabezpieczenie danych osobowych, potwierdzone oświadczeniem zawartym w pkt 4
Załącznika nr 1 do zapytania.
3. Wykonawca musi posiadać doświadczenie, w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie w zakresie świadczenia co najmniej 2 usług trwających co najmniej 12 miesięcy każda,
polegających na serwisowaniu oprogramowania RaksSQL.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wraz z ofertą Wykazu zrealizowanych usług, zgodnie z Załącznikiem nr 2
do zapytania.
IV. Informacje dotyczące warunków składania ofert:
Oferta powinna zawierać:
1. Wypełniony i podpisany Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1
do zapytania.
2. Dokumenty lub oświadczenie potwierdzające posiadanie autoryzacji producenta RAKS SQL.
Jeżeli autoryzacja wygasła lub została wycofana przez producenta RAKS SQL, okres od
ustania autoryzacji do dnia podpisania umowy nie może wynosić więcej niż 24 miesiące.
3. Wykaz potwierdzający dotychczasowe doświadczenie, zgodnie z Załącznikiem nr 2
do zapytania ofertowego.
INFORMACJE DODATKOWE:
1. Kryterium, którym Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty jest cena.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do
skontaktowania
się
lub doprecyzowania ofert.
z
właściwymi
Wykonawcami,
w
celu
uzupełnienia
3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów przelewowych, wystawionych
z co najmniej 21-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do CUPT prawidłowo
wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub rachunku.
4. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych
wzorów umów stosowanych w CUPT.
Ofertę należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 21.11.2013 r. do godziny 12:00 mailem na
adres: [email protected]
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OA/26/58/AB/13.
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu
ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/58/AB/13
FORMULARZ CENOWY
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem
ofertowym.
2. ZOBOWIAZUJEMY
SIĘ
zrealizować
Przedmiot
zamówienia
zgodnie
z
poniższym
zestawieniem cenowym:
Cena jednostkowa
netto w PLN za 1
godzinę serwisową
Nazwa
Stawka
podatku VAT
Cena jednostkowa
brutto w PLN za 1
godzinę serwisową
Świadczenie usługi serwisowej
Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. OŚWIADCZAMY, że posiadamy niezbędną wiedzę do świadczenia usług serwisowych m.in.
znajomość struktury bazy danych programu.
4. OŚWIADCZAMY, że spełniamy wymagania określone w Rozporządzeniu MSWiA z dn.
29.04.2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 1 maja 2004 r. Nr 100
poz.
1024)
i dysponujemy
środkami
umożliwiającymi
prawidłowe
przetwarzanie
i zabezpieczenie danych osobowych.
5. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres …… dni od upływu terminu
składania ofert.
6. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym,
jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane
zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z ……… dniowym terminem płatności.
7. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy* płatnikami podatku VAT.
_________________ dnia _________ 2013 roku
________________________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
*niepotrzebne skreślić
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy
technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/58/AB/13
WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG
Oświadczam, że W OKRESIE OSTATNICH 3 LAT zrealizowaliśmy następujące usługi:
Rodzaj i zakres usługi
Nazwa
i adres Zamawiającego
1
2
Czas realizacji
Od
3
_________________ dnia __ __ 2013 roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
Do
4