Zasady wdrażania i aktualizacji systemu informatycznego do

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 55/2011
Zasady wdrażania i aktualizacji systemu informatycznego
do zarządzania majątkiem i szybkiej inwentaryzacji „STOCK”
A. Struktura organizacyjna Projektu
1. Zadania związane z zarządzaniem Projektem wykonuje zespół projektowy w składzie:
 kierownik Projektu,
 koordynator merytoryczny,
 administrator systemu,
 członkowie zespołów wykonawczych wyznaczeni przez bezpośrednich przełożonych w
sposób określony w § 3 niniejszego zarządzenia rektora.
Strukturę projektu stanowi załącznik nr 1a do niniejszych zasad.
B. Monitoring i odpowiedzialność osób zaangażowanych w realizację Projektu.
1. Zadania związane z wdrażaniem systemu STOCK w jednostkach organizacyjnych wykonuje
zespół projektowy oraz dziekani i kierownicy tych jednostek.
2. Za bieżącą kontrolę postępów prac oraz bieżący monitoring, wynikający z nadzoru nad
wykonywaniem zadań przez wyznaczonych do Projektu pracowników i za prace zespołów
wykonawczych odpowiada kierownik projektu.
3. Za wykonanie wprowadzenia do systemu STOCK danych z programu finansowo-księgowego
FK w zakresie składników majątkowych wraz z
numerami inwentarzowymi oraz bieżące
aktualizowanie danych tj. zwiększeń i zmniejszeń składników majątkowych, za współpracę z
Firmą SmartMedia, w tym zakresie, odpowiada mgr Danuta Biadacz.
4. Za prace związane z instalacją aplikacji STOCK – przygotowanie serwera i zainstalowanie
aplikacji STOCK w jednostkach organizacyjnych uczelni odpowiada pracownik wyznaczony
przez dyrektora CSK.
5. Za instalację i konfiguracje sprzętu wspomagającego – konfiguracja i instalacja drukarek etykiet
i kolektorów danych odpowiadają pracownicy wyznaczeni przez dyrektora CSK.
6. Po każdorazowym imporcie danych do systemu STOCK, w poszczególnych jednostkach
organizacyjnych zespół wykonawczy przeprowadza weryfikację danych, a rozbieżności należy
uzgodnić z kierownikiem Działu Księgowości Materiałowej.
7. Z czynności weryfikacyjnych koordynator merytoryczny sporządza notatkę służbową i
przekazuje ją kierownikowi Projektu.
8. Za poprawne przeprowadzenie testu inwentaryzacji w każdej jednostce organizacyjnej
odpowiadają: mgr Danuta Biadacz i mgr Jolanta Ziętek.
9. W przypadku nie wywiązywania się z zadań któregokolwiek z członków zespołu
wykonawczego ich bezpośredni przełożeni zobowiązani są do składania pisemnych wyjaśnień i
propozycji rozwiązań problemów kierownikowi Projektu niezwłocznie po zgłoszeniu mu
zarzutów.
10. Dziekani/kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają także za właściwą organizację
realizacji Projektu na wydziale/w jednostce organizacyjnej, za zapewnienie odpowiednich
warunków dla wdrożenia systemu, a w przypadkach koniecznych umożliwienie przeszkolenia
pracowników.
11. Do zadań zespołu projektowego należy:
 składanie raportów z przebiegu realizacji Projektu kanclerzowi po każdym etapie prac,
zgodnie z opracowanym harmonogramem prac, wraz z wykazem członków zespołu, którzy
nie wywiązali się z przydzielonych zadań oraz wyjaśnieniami przekazanymi przez
bezpośrednich przełożonych tych pracowników dotyczących przyczyn nie wywiązania się
oddelegowanych pracowników z zadań, a także propozycją rozwiązań dla wyeliminowania
powstałych z tego powodu problemów w pracy zespołu projektowego,
 niezwłoczne pisemne zgłaszanie kanclerzowi istotnych i potencjalnych zagrożeń w realizacji
Projektu,
 uzgadnianie decyzji dotyczących kluczowych elementów Projektu,
 bieżące rozwiązywanie problemów związanych z realizacją Projektu,
 składanie propozycji usprawnień w zakresie funkcjonowania systemu.
12. Pracami zespołu kieruje kierownik Projektu odpowiedzialny za:
 wykonanie Projektu,
 skuteczną współpracę ze sprzedawcą systemu STOCK firmą SmartMedia,
 wyznaczenie terminów i kolejności jednostek organizacyjnych uczelni do wdrażania systemu
STOCK,
 przygotowanie raportu końcowego z efektywnego zakończenia Projektu wdrażania systemu
STOCK.
13. Decyzje zespołu projektowego podejmowane są przez kierownika Projektu.
14. Bieżącymi pracami w Projekcie kierują koordynatorzy merytoryczni, do których zadań należy
m.in.:
 w zakresie prac związanych z przekazaniem zbiorów danych o użytkownikach środków
trwałych i przedmiotów nietrwałych do systemu STOCK oraz bieżącej aktualizacji stanu
składników majątku uczelni – mgr Danuta Biadacz,
 w zakresie oklejania składników etykietami z kodami kreskowymi, przeprowadzenia testu
wykonania inwentaryzacji – mgr Jolanta Ziętek,
 nadzór nad realizacją bieżących prac w Projekcie – mgr Danuta Biadacz, mgr Jolanta Ziętek,
 koordynacja
zadań
wyznaczonych
do
wykonania
na
wydziałach/w
jednostkach
organizacyjnych – mgr Danuta Biadacz, mgr Jolanta Ziętek,
 współpraca merytoryczna ze sprzedającym system STOCK, firmą SmartMedia – mgr Danuta
Biadacz, mgr Jolanta Ziętek,
 składanie kierownikowi Projektu raportów z przebiegu realizacji Projektu, bieżąco i po
każdym zakończeniu kolejnego etapu wraz ze wskazaniem ewentualnych zagrożeń
terminowej realizacji Projektu lub innych ważnych, także rozwiązanych problemów w czasie
trwania Projektu oraz propozycji usprawnień – mgr Danuta Biadacz, mgr Jolanta Ziętek,
15. Administrator systemu odpowiada za:
 za zarządzanie użytkownikami systemu - /wskazanie właściciela systemu, który jest
odpowiedzialny za wyznaczenie kto i jakich potrzebuje uprawnień w systemie do
wykonywania swoich zadań/,
 nadzór nad realizacją bieżących prac w Projekcie,
 zapewnienie spójności w przepływie danych w systemie oraz rozwiązaniach systemowych
(ustalenie jednolitego systemu kodów dla wszystkich elementów wymagających kodowania,
prawidłowy przebieg wprowadzania danych),
 podejmowanie działań w kierunku usuwania nieprawidłowości dotyczących informatycznej
strony systemu,
 składanie raportów kierownikowi Projektu z przebiegu realizacji Projektu z zakresu
informatycznej strony projektu wraz ze wskazaniem zagrożeń, problemów, proponowanych
usprawnień.,
 opracowanie i przeprowadzanie instruktażu wprowadzania danych do systemu, w miarę
potrzeb, we współpracy z firmą SmartMedia.
16. Członkowie zespołu wykonawczego odpowiadają za:
 oklejenie wszystkich składników majątku danej jednostki organizacyjnej etykietami z
kodami kreskowymi, przygotowanie wykazów dla tych składników majątku, których nie
można okleić,
 przeprowadzenie testu wykonania inwentaryzacji,
 zgłaszanie koordynatorowi merytorycznemu uwag i problemów.
17. Bazową Informację w systemie stanowią:
 dane dotyczące składników majątkowych uczelni – kwestura,
 plany inwentaryzacji – Dział Inwentaryzacji.
18. Za aktualizację danych w systemie STOCK odpowiada kwestura.