Archiwizacja papierowa i elektroniczna, proces, zasady i przepisy

Transkrypt

Archiwizacja dokumentów.
Proces, zasady i przepisy prawne.
Autor: Sławomir Korzecki
Warszawa, 23.02.2016 r
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
[email protected]
www.forprogress.com.pl
Co to jest archiwizacja?
Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów
dokumentów.
Dokumenty dzielą się na:
materiały archiwalne - charakteryzują się wartością historyczną; dotyczą
między innymi rozwoju państwa, stosunków z innymi państwami, rozwoju
gospodarki, polityki, życia społecznego w tym kultury, nauki, sztuki, a także
spraw wyznaniowych,
dokumentację niearchiwalną - w odróżnieniu od materiałów archiwalnych,
posiada jedynie wartość praktyczną.
[email protected]
Archiwizacja dokumentów - przebieg procesu
Odpowiednio przygotowane i oznaczone dokumenty są przechowywane
przez jednostkę organizacyjną przez określony w latach czas, a po
upływie obowiązujących okresów materiały archiwalne przekazywane
są do archiwum państwowego do przechowywania wieczystego.
Pozostałe akta zaklasyfikowane jako nieaktualne lub niepotrzebne
materiały niearchiwalne przekazywane są do zniszczenia i stają się
zwykłą makulaturą.
Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji
państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą
państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych niepaństwowy zasób archiwalny.
[email protected]
Klasyfikacja dokumentów
Wytwarzana w organizacji dokumentacja klasyfikowana jest
według następujących kryteriów podziału:
1) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.
[email protected]
Klasyfikacja dokumentów - pierwsze kryterium
Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej
przydatności do celów praktycznych dokumenty klasyfikuje się nadając
im oznaczenie literowe:

„A” - kategoria archiwalna dokumentacji obejmująca materiały
archiwalne, posiadające wartość historyczną, niepodlegające
zniszczeniu i przechowywane wieczyście;

„B” - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej
[email protected]
Klasyfikacja dokumentów - drugie kryterium
Drugie kryterium podziału dokumentacji jest zależne od nośnika, na którym
dokumentacja została umieszczona.
W wielu organizacjach nadal głównym nośnikiem dokumentów jest papier.
Nowoczesne trendy, związane miedzy innymi z wdrażaniem systemów workflow,
wymuszają jednak elektroniczne utrwalanie dokumentacji.
Firmy outsourcingowe zajmujące się archiwizacją dokumentów świadczą m.in.
usługi ich digitalizacji. Wszystkie papierowe dokumenty są skanowane i
zapisywane na serwerach firmy świadczącej usługi, a właściciel dokumentacji, po
zalogowaniu się przez szyfrowane kanały, ma do niej stały dostęp z poziomu
przeglądarki internetowej.
[email protected]
Klasyfikacja dokumentów - trzecie kryterium
Zgodnie z trzecim kryterium dostępności do dokumentacji osób
trzecich dokumentację dzieli się na:
 jawną (nie objętą klauzulą tajności)
 niejawną (nie może być ona udostępniana osobą trzecim),
która z kolei dzieli się na dokumentację:
• ściśle tajną,
• tajną,
• poufną,
• zastrzeżoną.
[email protected]
Archiwizacja papierowa
Przed przekazaniem dokumentów papierowych do archiwum
zakładowego, państwowego lub podnajmowanego, podlegają
one właściwemu uporządkowaniu, które przebiega
wieloetapowo:
1) opis, ewidencja i zabezpieczenie techniczne
dokumentów
2) prawidłowe ułożenie dokumentów w teczkach
(chronologicznie i według numerów spraw)
3) wykonanie podziału rzeczowego teczek
4) przekazanie dokumentów do archiwum na podstawie
spisów zdawczo-odbiorczych w ilości czterech
egzemplarzy dla materiałów archiwalnych i trzech dla
materiałów niearchiwalnych.
[email protected]
Cele procesu archiwizacji papierowej








Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie
kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź
zagubienia.
W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią
podstawę reklamacji.
Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania
wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez
spółkę.
Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
Niszczenie dokumentów.
Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów
wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie
określonych informacji.
Aspekt
bezpieczeństwa
znaczna
część
dokumentacji
niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć
się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest
dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
[email protected]
Archiwizacja elektroniczna
Zeskanowane dokumenty, a także dokumenty, które powstały
w
wersji
elektronicznej,
powinny
być
odpowiednio
przechowywane i udostępniane. To bardzo ważny aspekt
budowy archiwum elektronicznego.
Przechowywanie i udostępniania plików polega na
zarządzaniu dokumentami, które są chronione kryptograficznie
przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie ich
znalezienie jest natychmiastowe.
Również
dla
dokumentacji
prowadzonej
w
postaci
elektronicznej, istnieją, określone przepisami prawa, zasady ich
uporządkowania
przy
przekazywaniu
do
archiwów
państwowych (głównie: art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej).
[email protected]
Cele procesu archiwizacji elektronicznej



Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie
dokumentów przez pracowników.
Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie
(archiwum papierowym).
Minimalizacja
kosztów
zatrudnienia
poprzez
wprowadzenie nowoczesnych technologii.
[email protected]
Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją:

Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446);

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743);

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie
szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz
udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz.
U. Nr 98, poz. 680);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517);

Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519).
[email protected]
Dziękuję za uwagę
Sławomir Korzecki
15-7-7
[email protected]

Archiwizacja papierowa i elektroniczna, proces, zasady i przepisy

Transkrypt

Podobne dokumenty

Uchwała zarządu o zawieszeniu działalności spółki

Agnieszka Libner - Mennica Skarbowa SA

Lista projektów wybranych do dofinansowania ze

„Dywersyfikacja produkcji firmy Drukpol.Flexo spółka z ograniczoną

Lista podpisanych umów