Metody układania światłowodów w kanalizacji

STRATEGICZNE MYŚLENIE KONTROLA ZARZĄDCZA PRZY
WYKORZYSTANIU NARZĘDZI IT
Szczyrk, 2-3 czerwiec 2016
CELE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
 Określenie celów strategicznych i operacyjnych dla organizacji.
 Zarządzanie zadaniami cyklicznymi (okresowymi).
 Szybki podgląd dla osób decyzyjnych w zakresie prawidłowości
realizacji celów i zadań wyznaczonych w ramach procesu kontroli
zarządczej.
 Efektywne zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją
zaplanowanych celów i zadań.
 Możliwość przeprowadzania analiz i raportowania o stanie
zaawansowania realizacji wytyczonych celów i zadań.
 Prezentacja wyników analiz związanych z kontrolą zarządczą w
przejrzysty sposób, z wykorzystaniem identyfikatorów graficznych
m.in. z wykorzystaniem Kokpitu Menedżera.
Główne role w systemie kontroli zarządczej
i zarządzania ryzykiem
PREZYDENT MIASTA
odpowiedzialny za zapewnienie
adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej.
CZŁONKOWIE KIEROWNICTWA
zarządzają ryzykiem
w ramach posiadanych kompetencji,
promują zgodność działania
z ustalonym akceptowalnym poziomem ryzyka.
AUDYTOR WEWNETRZNY
dokonuje niezależnej i obiektywnej
oceny kontroli zarządczej,
w tym systemu zarządzania ryzykiem.
OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ
PREZYDENTA MIASTA DO
KOORDYNACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ
prowadzi ogólny nadzór nad kontrolą zarządczą
w zakresie analizy informacji o występujących
zagrożeniach w procesie realizacji celów lub zadań;
koordynuje działania korygujące, wspomagające;
monitoruje zabezpieczenia istotnych ryzyk.
OSOBA KIERUJACA WYDZIAŁEM
(KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ)
zarządza ryzykiem na poziomie
komórki organizacyjnej.
PRACOWNICY
realizują mechanizmy kontroli,
uczestniczą w identyfikacji
i analizie ryzyka.
OSOBA KIERUJACA WYDZIAŁEM
(KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ)
OSOBA KIERUJACA
WYDZIAŁEM
(KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ)
Zespół ds. wdrożenia i funkcjonowania Systemu
Wspomagania Kontroli Zarządczej i Zarządzania
Ryzykiem
Doradcy
Pełnomocnik ds. ISO
Doradcy
Kierownik wdrożenia
Sekretarz Miasta
Koordynator wdrożenia,
Lider Systemu KZ
Doradca w zakresie integracji
z systemami ewidencyjnymi
Administrator ds. sieciowych
Audytor wewnętrzny
czynności doradcze
Zastępca Lidera Systemu KZ
Lider systemu Kadry
Doradca w zakresie spraw
kadrowych
Nowy model Systemu Kontroli Zarządczej
 narzędzie informatyczne służące do tworzenia,
monitorowania i dokonywania zmian w zakresie struktury
organizacyjnej Urzędu;
 narzędzie umożliwiające projektowanie opisów stanowisk
pracy i zakresów czynności pracowników;
 narzędzie do efektywnego zarządzania w zakresie Systemu
Zarządzania Jakością (ISO);
 narzędzie stanowiące całokształt funkcjonalności związanych z
kontrolą zarządczą.
Główne funkcjonalności Systemu Wspomagania Kontroli
Zarządczej i Zarządzania Ryzykiem
4. Ankiety
3. Ryzyka
2. Zadania
5.
Harmonogram
czynności
/Kalendarz
6. Bank wiedzy
System KZ
1. Zakresy
czynności
7.
Komunikator
Funkcja „Zakresy czynności” Systemu KZ
Kadry
Słowniki
KADRY
Sporządzenie zakresu
obowiązków przez
przełożonego
Przyjęcie zakresu
obowiązków przez
pracownika
Przyjęcie zakresu
obowiązków przez
osobę zastępującą
Zakres
obowiązków
służbowych
Zakres
zadań
ABI
Załącznik
Uprawnienia
do systemów
Funkcje „Cele” i „Zadania” Systemu KZ
Słownik
kategorii celów
Słownik
celów, priorytetów
- Priorytety strategiczne (SRMZ)
- Cele strategiczne (SRMZ)
- Cele operacyjne (SRMZ, R.O.)
- Wskaźniki SRMZ
Kokpit Menadżera
- Mierniki budżetowe,
Słownik zadań
Zadania
- Wskaźniki/mierniki
pozostałe
Słownik
ryzyk
Słownik kategorii
ryzyk
Mechanizmy
kontrolne
Ryzyka
Ocena ryzyka
(Istotność)
- Niska
- Średnia
- Wysoka,
Określenie akceptowalnego
poziomu ryzyka.
Reakcja na ryzyko
-Tolerowanie
-Zgłoszenie
-Przeniesienie
-Wycofanie się
-Działanie
Działania konieczne
(zaradcze)
Osoba
odpowiedzialna
za ryzyko
zarządzanie
ryzykiem
Szacowanie wartości ryzyka
SKUTEK
Mapa (macierz) ryzyka
5- Katastrofalny
1 (5)
2 (10)
3 (15)
3 (20)
3 (25)
4- Poważny
1 (4)
2 (8)
2 (12)
3 (16)
3 (20)
3- Średni
1 (3)
1 (6)
2 (9)
2 (12)
3 (15)
2- Mały
1 (2)
1 (4)
1 (6)
2 (8)
2 (10)
1- Nieznaczny
1 (1)
1 (2)
1 (3)
1 (4)
1 (5)
1- Rzadkie
2- Małe
3- Średnie
4- Duże
5- Prawie
pewne
PRAWDOPODOBIEŃSTWO
Ocena ryzyka (Poziom istotności ryzyka)
3 - Ryzyko wysokie (od 15 do 25 pkt)
2 - Ryzyko średnie (od 8 do12 pkt)
1 - Ryzyko niskie (od 1 do 6 pkt)
Uwaga:
W przypadku pojawienia się skutku ryzyka (np. finansowego na poziomie 5- katastrofalnym, realizacji zadania na poziomie 1nieznacznym, wizerunku na poziomie 1- nieznacznym), to ogólny poziom skutków przyjmie najwyższą wartość.
W tym przypadku ogólna ocena wyniesie 5 - katastrofalne skutki.
Metodyka uzgadniania celów zadań i ryzyk
Osoba kierująca Wydziałem
(komórką równorzędną)
Wyznaczanie celów i zadań
Identyfikacja i analiza ryzyk
Członek Kierownictwa
wg właściwego resortu
Uzgodnienie celów, zadań,
zidentyfikowanych ryzyk i wyników ich
analizy
UZGODNIENIE
Wynik
Prezydent Miasta,
Członkowie Kierownictwa
SYSTEM KZ
KOKPIT MENADŻERA
BAZA DANYCH/ARCHIWIZACJA
BRAK
UZGODNIENIA
Kokpit Menadżera
- korzyści
 Możliwość bieżącego monitorowania realizacji działań.
 Powiązanie strategii organizacji z działaniami operacyjnymi.
 Łatwe przechodzenie z okna wyników do danych źródłowych.
 Tworzenie raportów w oparciu o własne zapytanie lub gotowe
szablony.
 Szybki podgląd kluczowych parametrów z wykorzystaniem
intuicyjnego mechanizmu „świateł ulicznych” do wizualizacji
statusu.
Przykładowy widok kokpitu
Ryzyka w UM
190
189
170
Ryzyka w Resortach
70
150
56
55
60
50
39
130
40
niskie
110
+2
90
20
70
50
65
29
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Ryzyko średnie
średnie
+2
11
5
16
3
2
2
5
2
4
wysokie
7
2
0
10
Ryzyko niskie
12
24
21
17
10
30
-10
30
Ryzyko wysokie
Resort
PM
Resort
I-ZPM
Resort Resort Resort
II-ZPM III-ZPM
SM
Resort
SK
Ryzyka w Wydziale 6
Ryzyka w resorcie PM
Zadanie 5
Zadanie 4
niskie
wysokie
Zadanie 3
średnie
średnie
wysokie
niskie
Zadanie 2
Zadanie 1
0
1
2
3
Przykładowy widok kokpitu (cd.)
Kategorie ryzyka (średnie)
Ryzyka w UM
190
RYZYKO DOT.
ZASOBÓW
LUDZKICH+2
13%
189
170
150
RYZYKO
FINANSOWE
39%
130
110
+2
90
RYZYKO
ZEWNĘTRZNE
17%
70
50
RYZYKO
OPERACYJNE
31%
65
30
29
10
-10
Ryzyko niskie
Ryzyko średnie
Ryzyko wysokie
Ryzyka finansowe
Ryzyko braku środków finansowych.
Ryzyko realizowania programów współfinansowanych ze środków UE.
Ryzyko zamówień publicznych i zlecenia zadań publicznych.
Inne związane z ryzykiem finansowym.
Ryzyko sprawozdawczości finansowej.
Ryzyko inwestycji.
Ryzyko podlegające ubezpieczeniu.
Ryzyko budżetowe.
Ryzyko straty środków.
0
5
10
15
20
Przykładowy widok kokpitu cd.
Ryzyka w Resorcie SM
30
26
25
20
20
niskie
14
15
średnie
wysokie
10
6
5
3
3
3
0
0
2
3
3
0
0
Wydz 21
Wydz 22
7
+2
1
4
3
1
0
0
0
Wydz 25
Wydz 26
0
0
0
Wydz 20
Wydz 23
Wydz 24
Wydz 27
Przykładowy widok kokpitu cd.
Ryzyka wg Zadań Wydziału 23
Zadanie 7
Zadanie 6
Zadanie 5
Zadanie 5
Zadanie 4
Zadanie 4
Zadanie 3
Zadanie 2
Zadanie 1
Zadanie 1
0
- Nowe ryzyko
1
2
3
Korzyści wdrożenia Systemu KZ
 stworzenie udoskonalonego i spójnego systemu kontroli zarządczej w







Gminie Zabrze (obecnie w Urzędzie Miejskim, a docelowo w m.j.o.),
usprawnienie pracy dla Członków Kierownictwa Urzędu, Osób
kierujących Wydziałem, audytu wewnętrznego, Administratora
Bezpieczeństwa Informacji (ABI), a także dla potrzeb systemu
zarządzania jakością (ISO),
efektywne zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją zaplanowanych
celów i zadań,
stworzenie kompletnej bazy informacji na temat ryzyk,
bieżący dostęp do dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej dla
wszystkich osób, dla których są one niezbędne,
uniknięcie wielokrotnej analizy ryzyka tych samych obszarów,
szybki podgląd i analiza danych oraz sporządzanie raportów,
zidentyfikowanie nieprawidłowości, których usunięcie wpłynie na
jakość realizowanych procesów oraz lepsze wyniki kontroli
zewnętrznych.
Dziękuję za uwagę
Naczelnik Biura Audytu Wewnętrznego
Urząd Miejski w Zabrzu
Izabela Kaszuba
tel. 32 37 33 538
[email protected]