Raport końcowy

2016‐10‐25
Raport końcowy
Umowa finansowa KA103-2015
Mobilność edukacyjna między krajami
programu
Umowa finansowa KA107-2015
Mobilność edukacyjna między krajami
programu i krajami partnerskimi
Warszawa, 24 października 2016
Ogólne zasady rozliczania
Okres realizacji uprawnionych działań:
KA103
 01.06.2015-30.09.2016 => raport do 29.11.2016
 01.06.2015-31.05.2017 => raport do 30.07.2017
KA107
 01.06.2015-30.09.2016 => raport do 29.11.2016
 01.02.2016-31.07.2017 => raport do 29.09.2017
 01.06.2015–31.05.2017 => raport do 30.07.2017
 01.06.2015–31.07.2017 => raport do 29.09.2017
Niezłożenie rozliczenia do NA = automatyczne
żądanie zwrotu całego dofinansowania z NA
2
1
2016‐10‐25
Formularz sprawozdania końcowego
 Link do formularza oraz instrukcje są dostępne na:
http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwo-wyzsze/
 Raport jest składany w Mobility Tool+:
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
3
Część opisowa raportu końcowego
4
2
2016‐10‐25
Rozpoczęcie
Kontynuacja
5
Rozliczenie kwoty
na wsparcie organizacji wymiany (OS)
 Rozliczenie kwoty OS zależy od liczby zrealizowanych
mobilności (wyjazdów stypendialnych);
 „Zero” mobilności = 0 EUR na OS;
 Jeśli różnica pomiędzy liczbą wyjazdów określoną
w umowie jako podstawa alokacji kwoty OS
a liczbą przeprowadzonych mobilności jest mniejsza
niż 10%, kwota OS nie będzie zmniejszona;
 Przesunięcia z kategorii OS do kategorii
stypendialnych (SM/ ST);
 Rejestr wydatków ponoszonych z kwoty OS;
6
3
2016‐10‐25
Mobility Tool+
Należy wpisać
kwotę OS
7
Oświadczenie
4
2016‐10‐25
Język raportu
 Formularz raportu końcowego dostępny jest
w języku angielskim i w języku polskim;
 Formularz w języku angielskim nie zawiera pola
na streszczenie projektu w języku obcym;
 Do pola opisowego można wpisać maksymalnie
5000 znaków;
9
2. Streszczenie projektu
 Należy opisać zrealizowany projekt w dwóch
językach: polskim i angielskim, zgodnie z podanymi
w tej sekcji wskazówkami;
 Opis powinien zawierać m.in. cele projektu, liczbę
mobilności, charakterystykę uczestników, zarys
podjętych działań, osiągnięte wyniki i - jeśli dotyczy długoterminowe korzyści;
 Dane liczbowe, do jakich należy się odnieść zawarte
są w załączniku I do umowy;
Sugestia: Wypełnienie tej części jako ostatniej.
Będzie ona opublikowana i jest wizytówką uczelni.
10
5
2016‐10‐25
3. Opis beneficjenta i organizacji
partnerskich
W tej części dane zostaną wypełnione
automatycznie.
11
4. Opis projektu
Należy określić, czy główne cele jakościowe
i liczbowe, które zapisano w umowie finansowej
z NA i w „Karcie Erasmusa dla szkolnictwa wyższego”
(ECHE) zostały osiągnięte - jeśli nie, to wyjaśnić
dlaczego.
Jeżeli dotyczy, prosimy opisać osiągnięcia
przekraczające plany z umowy finansowej;
KA107: Druga część tego samego punktu dotyczy
współpracy z organizacjami partnerskimi:
zaangażowanie instytucji partnerskich, jaki był wkład
partnerów w realizację projektu.
12
6
2016‐10‐25
5. Realizacja projektu
Należy podać informacje o wszystkich etapach
realizacji projektu:
– wsparcie praktyczne i zarządzanie projektem: pięć pytań
dotyczących współpracy międzyinstytucjonalnej,
rekrutacji, przygotowania i monitorowania WSZYSTKICH
uczestników mobilności oraz rozwiązywania problemów;
– wsparcie językowe: liczba wykorzystanych licencji
w podziale na testy i kursy językowe (KA103: kursy
językowe OLS);
– Inne rodzaje wsparcia: ewentualne wykorzystanie OS
do przygotowania językowego i kulturowego oraz sposoby
przygotowania uczestników w tym zakresie;
13
6. Działania
Tabele wypełniane są automatycznie.
• Podział na rodzaje mobilności (SMS, SMP-KA103,
STA, STT);
• Podsumowanie zrealizowanych mobilności.
Pod tabelą, jeśli dotyczy, należy odnieść się do
różnicy pomiędzy planowanymi (zapisanymi
w umowie) a zrealizowanymi mobilnościami
oraz skomentować zrealizowaną liczbę mobilności
w odniesieniu do strategii instytucjonalnej
(w przypadku konsorcjum - także w odniesieniu do
strategii pozostałych członków konsorcjum).
14
7
2016‐10‐25
7. Opis uczestników
Tabele wypełniane są automatycznie.
Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do:
– typu mobilności: należy skomentować uzyskane
wyniki, a także wyjaśnić w jaki sposób zachęcano
do udziału w mobilności każdą z grup;
– proporcji między procentem wyjazdów kobiet
i mężczyzn;
– Uznania efektów uczenia się: należy wyjaśnić
ewentualne rozbieżności między uznaną liczbą
punktów ECTS a wymaganą liczbą 30 punktów
ECTS na semestr.
15
8. Informacja od uczestników
Tabele wypełniają się automatycznie.
Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się
do zagadnień:
– przestrzeganie ECHE: uznawalność, jakość katalogu
przedmiotów instytucji beneficjenta, LA oraz
porozumienie o programie nauczania/szkolenia,
pomoc w sprawach związanych z uzyskaniem wizy
i ubezpieczenia, wskazówki dotyczące
zakwaterowania, równe traktowanie i integracja,
opieka mentorska i wsparcie;
– ogólne zagadnienia: wypłata dofinansowania
(stypendium), ogólne zadowolenie uczestników
przyjeżdżających i wyjeżdżających;
16
8
2016‐10‐25
9. Przestrzeganie postanowień ECHE
Wpisując tekst we wskazanych miejscach należy
odnieść się do zagadnień:
- odpowiedzieć na pytanie, czy osiągnięte rezultaty
są zgodne z postanowieniami Karty ECHE;
- przedstawić plan działań naprawczych
(w konkretnym okresie), jeśli przestrzeganie
postanowień karty ECHE wymaga poprawy.
17
10. Efekty uczenia się i wpływ mobilności
na uczestnika, instytucję i lokalne środowisko
Tabele wypełniają się automatycznie.
Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się
do zagadnień:
 10.1. Efekty uczenia się (kompetencje uzyskane w trakcie
mobilności przez studentów oraz pracowników);
 10.2.Wpływ:
– danego rodzaju mobilności oraz mobilności jako takiej
na uczestników, instytucję beneficjenta, inne grupy zgodnie
ze strategią instytucji, „Polityką jakości Erasmus+” (EPS)
oraz programem modernizacji szkolnictwa wyższego;
– na stopień zwiększenia przez beneficjenta swojej zdolności
współpracy na poziomie europejskim/międzynarodowym;
– na instytucje/organizacje/osoby spoza instytucji
beneficjenta na poziomie lokalnym, regionalnym,
krajowym, europejskim i/lub międzynarodowym;
– KA107: na stopień zwiększenia potencjału instytucji
partnerskich we współpracy europejskiej/
międzynarodowej
18
9
2016‐10‐25
11. Upowszechnianie rezultatów projektu
Należy podać przykłady:
- dobrych praktyk i historie sukcesu
dla zrealizowanych mobilności;
- działań upowszechniających (≠promocyjnych)
prowadzonych w uczelni i poza nią;
- dzielenia się doświadczeniem przez uczestników
wymiany z innymi osobami;
19
12. Plany na przyszłość
– Plany ewentualnej dalszej współpracy
z zagranicznymi partnerami w zakresie
mobilności;
– Sugestie dla Agencji Narodowej lub Komisji
Europejskiej dotyczące zarządzania i realizacji
projektów w programie Erasmus+.
20
10
2016‐10‐25
13. Rozbieżności w projekcie
Tabela wypełnia się automatycznie i pokazuje
liczbę uczestników mobilności i liczbę złożonych
indywidualnych raportów uczestnika
(tylko w KA103).
Jeżeli dotyczy należy wyjaśnić różnicę między tymi
dwiema wartościami w polu pod tabelą.
21
14. Budżet
Tabele wypełniają się automatycznie i pokazują
szczegółowo poszczególne kategorie, w podziale
na rodzaje mobilności, działania planowane i zrealizowane.
Pod tabelami, we wskazanych miejscach, należy odnieść
się m .in. do zagadnień:
– podsumowanie budżetu: jeżeli dotyczy, należy opisać
przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi;
– zwiększenie stawki z tytułu wyjazdu na praktykę
oraz dla studentów będących w trudnej sytuacji
materialnej (otrzymujących dodatek socjalny).
Prosimy o wyjaśnienie, że studenci znajdujący się
w trudnej sytuacji materialnej otrzymali status
uczestnika z dofinansowaniem „zerowym” w programie
Erasmus+, a ich dofinansowanie pochodziło ze środków
PO WER;
22
11
2016‐10‐25
14. Budżet
(2)
Wszystkie pytania w raporcie są
wspólne zarówno dla KA103,
jak i KA107 z wyjątkiem punktu 13.5,
który jest właściwy tylko dla umowy
KA103 (dot. zwiększenia stawki stypendium
dla osób w trudnej sytuacji materialnej).
23
Załączniki i lista kontrolna
Przed złożeniem raportu online w Mobility Tool+
należy wydrukować „Oświadczenie”
(przycisk „Wydrukuj oświadczenie”),
przekazać je do podpisu prawnego przedstawiciela,
następnie zeskanować podpisane oświadczenie
i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci
zeskanowanego pliku do raportu
(sekcja „Załączniki”).
24
12
2016‐10‐25
25
Kryteria oceny jakości realizacji
projektu na podstawie raportu
końcowego
 Aspekty jakościowe – stopień osiągnięcia założonych
celów jakościowych projektu opisanych w misji/ strategii/
”Polityce jakości Erasmusa”(EPS) uczelni oraz w „Karcie
Erasmusa dla szkolnictwa wyższego” (ECHE) i umowach
międzyinstytucjonalnych (KA107) - 40 punktów;
 Aspekty ilościowe - stopień osiągnięcia założonych celów
ilościowych i wykorzystania budżetu oraz jakość zarządzania
budżetem - 40 punktów;
 Wpływ (oddziaływanie) i upowszechnianie
- oczekiwane/ zakładane oddziaływanie oraz działania służące
upowszechnieniu rezultatów - 20 punktów;
26
13
2016‐10‐25
Ocena raportu końcowego przez NA
Raport może zostać oceniony na maksymalnie
100 punktów.
Jeżeli raport uzyska mniej niż 50 punktów
(niska jakość, częściowa lub nieterminowa realizacja)
nastąpi proporcjonalne obniżenie kwoty na wsparcie
organizacyjne (OS) o:
- 25%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony
w przedziale 40-49 punktów;
- 50%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony
w przedziale 25-39 punktów;
- 75%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony
w przedziale 0-24 punkty;
27
Uwagi ogólne
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić,
czy w MT+ w wykazie organizacji (sekcja „Organizacje”)
i danych indywidualnych stypendystów (sekcja
„Mobilności”):
 wszystkie organizacje partnerskie są wpisane z PIC
i kodem Erasmusa uczelni (dotyczy uprawnionych
uczelni z ECHE) – jednokrotnie (instytucja jest
zarejestrowana raz z jednym numerem
porządkowym/identyfikatorem);
 wszystkie organizacje partnerskie, które są jednostkami
organizacyjnymi szkół wyższych (KA103)
są wpisane z kodem Erasmusa uczelni (np. biblioteka,
centrum kształcenia językowego, szpital uniwersytecki
– jeśli dotyczy);
28
14
2016‐10‐25
Uwagi ogólne (2)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 wybrano z menu i zapisano właściwy typ wyjazdu;
 daty mobilności są datami z zaświadczenia
potwierdzającego okres mobilności danej osoby,
wydanego przez instytucję przyjmującą:
- daty z umowy lub aneksu do umowy z uczestnikiem
należy zweryfikować, ale nie w polu „Uwagi ogólne”;
- jeśli uczelnia stosuje zasadę „5-dniowej elastyczności”
data zakończenia mobilności studenta/absolwenta
może pozostać niezmieniona, ale należy wpisać
informację o tym w polu „Uwagi ogólne”;
29
Uwagi ogólne (3)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 dla każdej mobilności do kraju programu (KA103),
także wyjazdu studenta/ absolwenta
na praktykę (SMP) i wyjazdu pracownika
na szkolenie (STT), który odbył się w szkole
wyższej posiadającej ECHE (tylko uczelnie z „Kartą”
są uprawnione), wpisano kod Erasmusa uczelni;
 został złożony raport uczestnika (status złożony)
– brak ankiety spowoduje, że dana mobilność
zostanie uznana za nieuprawnioną do rozliczenia;
30
15
2016‐10‐25
Uwagi ogólne (4)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 dla każdej mobilności pracownika w celu
prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) wpisano
liczbę przeprowadzonych godzin zajęć
(minimalnie 8);
- dla ww. wyjazdów, które trwały dłużej niż 5 dni,
liczba godzin zajęć musi być większa –
proporcjonalnie do czasu trwania danej
mobilności;
31
Uwagi ogólne (5)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 dla każdego studenta/ absolwenta, który był
zobowiązany, a nie dokonał oceny kompetencji
językowych w OLS, wpisano wyjaśnienie w polu
„Uwagi ogólne”;
- testy oceny biegłości językowej są obowiązkowe dla
uczestników, dla których głównym językiem studiów/
komunikacji w środowisku pracy jest 1 z 12 języków
dostępnych w platformie - niewykonanie testu
może spowodować uznanie mobilności
za nieuprawnioną do rozliczenia;
32
16
2016‐10‐25
Uwagi ogólne (6)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 dla każdego studenta i pracownika dofinansowanego
z innych źródeł niż Erasmus+, który w programie
ma status stypendysty z dofinansowaniem
„zerowym”, wybrano pole „Dofinansowanie zerowe”
i wpisano odpowiednią informację w polu „Uwagi
ogólne”, np.
„PO WER – student socjalny”,
„PO WER – student niepełnosprawny”;
33
Uwagi ogólne (7)
 Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy
sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych
stypendystów (cd.):
 podano prawidłową informację o liczbie miesięcy
wykorzystanej z „kapitału mobilności”
dostępnego dla danego studenta – uczestnika
na danym cyklu studiów w polu „Wcześniejszy udział
w programie Erasmus lub Erasmus+ na studiach tego
samego stopnia” (dana w określonym formacie);
- mobilność/i nie trwała/y dłużej niż 12 miesięcy
dla studenta i absolwenta I, II i III stopnia lub
dłużej niż 24 miesiące dla studenta i absolwenta
jednolitych studiów magisterskich;
34
17
2016‐10‐25
Uwagi ogólne (8)
 „Kapitał mobilności” obejmuje wszystkie okresy
mobilności studenta w programie
LLP-Erasmus, Erasmus Mundus i Erasmus+,
z dofinansowaniem, jak i bez dofinansowania
(„zerowe”, PO WER);
 Wyjazd pracownika trwający minimum 2 dni
(KA103) i 5 dni (KA107) oraz wyjazd studenta
równy lub dłuższy od 2 miesięcy (SMP – KA103)
lub od 3 miesięcy (SMS), zakończony przed
terminem określonym w umowie finansowej/aneksie,
spełnia kryterium formalne i nie jest przypadkiem
działania „siły wyższej”;
35
Uwagi ogólne (9)
 Podczas wypełniania części opisowej raportu w MT+
należy zwrócić uwagę na:
 język interfejsu – w formularzu raportu
z interfejsem i pytaniami w języku angielskim
nie ma pola na streszczenie w drugim języku i raport
nie zostanie wypełniony w całości;
 kompletność odpowiedzi i opinii/wyjaśnień
(wszystkie zagadnienia w poszczególnych punktach;
wyjazdy i przyjazdy);
 styl i forma wypowiedzi;
36
18
2016‐10‐25
Wskazówki techniczne
 Raport statystyczno-opisowy otworzy się
po wybraniu polecenia „Wygeneruj raport
beneficjenta” w sekcji „Raporty” w MT+;
 Częściowo wypełniony raport można zapisać
i wielokrotnie edytować (polecenie „Edytuj
szkic”) - system „pobiera” aktualne dane
statystyczno-finansowe z innych sekcji w MT+
(przede wszystkim „Mobilności” i „Budżet”);
 Dokument można złożyć online dopiero po jego
100% wypełnieniu (polecenie „Rozpoczęcie
procesu składania raportu” jest widoczne
w lewym górnym rogu ekranu);
37
Wskazówki techniczne (2)
 Raport można wydrukować i zapisać (w formie PDF)
na etapie przygotowania (polecenie „Drukuj szkic”),
jak i po jego złożeniu (polecenie „Pobierz raport
beneficjenta”);
 Jedynym obowiązkowym załącznikiem do raportu jest
„Oświadczenie” prawnego przedstawiciela,
które przed złożeniem raportu należy pobrać
z MT+ i wydrukować, a po podpisaniu dokumentu
przez prawnego przedstawiciela – zeskanować
i dodać do raportu („Załączniki”);
38
19
2016‐10‐25
Wskazówki techniczne (3)
 Linki do stron internetowych, np. z informacjami
o rezultatach i działaniach upowszechniających
można zamieścić w treści raportu, nie jako
załączniki;
 Po złożeniu raportu i wylogowaniu się beneficjent
traci dostęp do danych projektu w MT+;
 Instytucja jest proszona o wysłanie e-maila do
osoby kontaktowej w NA informującego o złożeniu
raportu w MT+;
39
Zespół Rozliczeń Finansowych:
Uwagi do części finansowej
1. Brak kwoty w ramach Wsparcia Organizacyjnego
– OS;
2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami niezgodne
z zapisem w umowie;
3. Błędne komentarze w raporcie opisowym
(pdf), nieadekwatne do wykazanego budżetu
w systemie MT+;
4. Brak komentarza w pozycji 13.1 „ Podsumowanie
budżetu” kwestii dotyczącej przesunięcia z OS
do danej kategorii;
20
2016‐10‐25
Uwagi do części finansowej cd.
5. Brak komentarza dla mobilności z dofinansowaniem
„zerowym” - powinno być POWER, FSS lub inne źródła;
6. W przypadku dwóch mobilności tego samego uczestnika
pokrywają się daty realizacji działania;
7. Błędnie wyliczony czas trwania z uwzględnieniem
„przerwy” wpływa na przekroczenie kwoty
dofinansowania w ramach wsparcia indywidualnego;
8. Błędnie wybrany dystans w ramach kosztów podróży
(dotyczy pracowników );
9. Wykazanie w raporcie wystąpienia „siły wyższej”
w sytuacji gdzie nie miało to miejsca.
42
21