regionalna izba obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w ZIELONEJ GÓRZE
ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:[email protected]
Zielona Góra, 2011-11-17
RIO.I- 092/102/11
Pan
Marek Boryczka
Starosta Powiatu Wschowskiego
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn.
Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 4 sierpnia 2011 r.
do 26 września 2011 r. kontrolę doraźną gospodarki finansowej Powiatu Wschowskiego
w zakresie kontroli finansowej i zarządczej, ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi
oraz sporządzania sprawozdań za lata 2007-2010 i I półrocze 2011 roku.
Na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu
26 września 2011 r., stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
przekazuję Panu Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Sprawdzając sporządzanie i przekazywanie przez podległe jednostki organizacyjne
Powiatu sprawozdań jednostkowych kontrolujący stwierdził, że część jednostek złożyła
na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych więcej niż jedno sprawozdanie Rb-28S
(odrębnie dla każdego rozdziału klasyfikacji budżetowej), co narusza § 8 ust. 1 instrukcji
sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781
z późn. zm.), oraz załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010
r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), które weszło w życie
z dniem 08.02.2010 r. i stosownie do § 21 miało zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań
sporządzanych za okresy sprawozdawcze roku 2010.
Zgodnie z § 8 ww. instrukcji (§ 8 ust. 1 brzmi tak samo w obu tych instrukcjach)
sprawozdania jednostkowe są sporządzane w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf,
a sumowaniu podlegają kwoty wyszczególnione w rozdziałach - nie oznacza to jednak,
że jednostka może sporządzić więcej niż jedno sprawozdanie Rb-28S za dany okres
sprawozdawczy.
Z załączników odpowiednio nr 38 i nr 44 do ww. rozporządzeń w sprawie sprawozdawczości
budżetowej wynika, że jednostkami otrzymującymi przedmiotowe sprawozdania są zarządy
jednostek samorządu terytorialnego, a zgodnie z § 9 ust. 3 obu tych rozporządzeń jednostki
otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalnorachunkowym.
Z regulaminu organizacyjnego Starostwa wynika, że nadzorowanie prac związanych
z opracowywaniem i realizacją budżetu powiatu i zapewnienie bieżącej kontroli jego
wykonywania, a także prowadzenie sprawozdawczości budżetowej należy do zadań
Skarbnika Powiatu. W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Powiatu stwierdziła, że cześć
jednostek podległych składało kilka sprawozdań Rb-28S, ponieważ nie uważano, że jest to
nieprawidłowość i w związku z tym nie żądano od kierowników jednostek skorygowania tych
sprawozdań. Wyjaśnienia Skarbnika Powiatu nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ
jednostka powinna sporządzić jedno sprawozdanie Rb-28S za dany okres sprawozdawczy.
W toku kontroli ustalono, że w całym okresie objętym kontrolą w Starostwie nie
sporządzano jednostkowych sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N oraz Rb-Z Powiatu jako
jednostki budżetowej i jako organu. Niesporządzenie tych sprawozdań za poszczególne
okresy sprawozdawcze lat 2007-2009 naruszyło § 6 ust. 1 pkt 1, w związku z § 6 ust. 1 pkt 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej. Niesporządzenie jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S za poszczególne
okresy sprawozdawcze lat 2010-2011 naruszyło § 6 ust. 1 pkt 1, w związku z § 6 ust. 1 pkt 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej, a niesporządzenie jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z za poszczególne
okresy sprawozdawcze lat 2010-2011 naruszyło § 4 ust. 1 pkt 1, w związku z § 4 ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek
sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247).
Zgodnie z ww. przepisami sprawozdania jednostkowe sporządzane są przez kierownika
jednostki, a z formularzy tych sprawozdań wynika, że podpisywane są również przez
głównego księgowego jednostki lub skarbnika.
2
W toku kontroli stwierdzono także, że sprawozdań Rb-Z i Rb-N za poszczególne okresy
sprawozdawcze nie złożyła część podległych jednostek organizacyjnych.
Niesporządzenie w Starostwie sprawozdań jednostkowych Rb-27S, Rb-28S, Rb-N i Rb-Z
oraz niezłożenie przez jednostki podległe sprawozdań jednostkowych Rb-N i Rb-Z oznacza,
że sprawozdania zbiorcze Rb-27S, Rb-28S, Rb-N i Rb-Z w latach 2007-2009, sprawozdania
zbiorcze Rb-27S i Rb-28S w latach 2010-2011 oraz sprawozdania łączne Rb-N i Rb-Z
w latach 2010-2011 nie zostały sporządzone na podstawie sprawozdań jednostkowych
jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego,
jako jednostki budżetowej i jako organu, co naruszało odpowiednio § 6 ust. 1 pkt 3 oraz
§ 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzeń.
Do sporządzania sprawozdań zbiorczych zobowiązany jest przewodniczący zarządu jednostki
samorządu terytorialnego, czyli Starosta, co wynika odpowiednio z § 4 pkt 2 lit. a,
§ 4 pkt 3 lit. a oraz § 6 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzeń. Z formularzy ww. sprawozdań wynika,
że sprawozdania te podpisywane są również przez głównego księgowego lub skarbnika.
Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Powiatu wynika, że większość dochodów
budżetowych realizowanych przez Starostwo trafia od razu na rachunek bankowy budżetu
Powiatu, w związku z czym są trudności w sporządzeniu sprawozdania jednostkowego
Rb -27S dotyczącego Powiatu jako jednostki budżetowej i jako organu i dlatego od razu
sporządzane jest sprawozdanie zbiorcze. Analogicznie sporządzane jest sprawozdanie
zbiorcze Rb-28S. Sprawozdania nie złożone przez jednostki podległe oraz nie sporządzone
przez Starostwo uznawane były za sprawozdania zerowe.
Na potwierdzenie udzielonych wyjaśnień kontrolującemu przedstawione zostały księgi
rachunkowe za poszczególne lata objęte kontrolą z których wynika, że dochody i wydatki
wykonane wykazane w zbiorczych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S są zgodne z danymi
wynikającymi z ewidencji księgowej. Nie zmienia to ustaleń kontroli, ponieważ sprawozdania
zbiorcze należy sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych, a nie na podstawie
ewidencji księgowej. Ponadto nie można uznać sprawozdań niezłożonych przez jednostki
podległe oraz niesporządzonych przez Starostwo (Rb-N i Rb-Z) za sprawozdania zerowe,
ponieważ każde sprawozdanie jednostkowe powinno być podpisane przez kierownika
jednostki oraz przez głównego księgowego jednostki lub skarbnika.
Weryfikując prawidłowość pozostałych danych ujętych w sprawozdaniach zbiorczych
kontrolujący stwierdził, że wykazana w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S ogólna kwota
zobowiązań została zaniżona w 2007 roku o 941.396,07 zł, w 2008 roku o 1.687.817,72 zł,
3
w 2009 roku o 3.226.092,50 zł, w 2010 roku o 1.303.645,04 zł, natomiast w sprawozdaniu
zbiorczym Rb-28S za okres od początku roku do dnia 30.06.2011 r. o 1.148.000,81 zł.
Wykazana w sprawozdaniu zbiorczym/łącznym Rb-Z ogólna kwota zobowiązań wymagalnych
została zniżona w 2009 roku o 43.023,51 zł, w 2010 roku o 314.656,05 zł, a w sprawozdaniu
łącznym Rb-Z za okres od początku roku do dnia 30.06.2011 r. o 652.790,83 zł.
Wykazana w sprawozdaniu zbiorczym/łącznym Rb-N ogólna kwota depozytów w 2007 roku
została zaniżona o 974.447,19 zł, w 2008 roku została zawyżona o 558.474,03 zł, w 2010 roku
została zaniżona o 20.019,96 zł, natomiast w sprawozdaniu łącznym Rb-N za okres od
początku roku do dnia 30.06.2011 r. została zaniżona o 430.189,03 zł.
Z powyższego wynika, że sprawozdania zbiorcze Powiatu Rb-28S i Rb-N za 2007 rok,
Rb-28S i Rb-N za 2008 rok oraz Rb-28S i Rb-Z za 2009 rok nie zostały sporządzone
rzetelnie, czym naruszono § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca
2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nierzetelnie sporządzone zostały również
sprawozdanie zbiorcze Powiatu Rb-28S za 2010 rok oraz Rb-28S za okres od początku roku
do dnia 30.06.2011 r. czym naruszono § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Do sporządzenia ww. sprawozdań zobowiązany był przewodniczący zarządu jednostki
samorządu terytorialnego, czyli Starosta, co wynika odpowiednio z § 4 pkt 2 lit. a oraz
§ 4 pkt 3 lit. a ww. rozporządzeń.
Z powyższego wynika ponadto, że sprawozdania łączne Powiatu Rb-Z i Rb-N za 2010 rok
oraz Rb-Z i Rb-N za okres od początku roku do dnia 30.06.2011 r. nie zostały sporządzone
rzetelnie, czym naruszono § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych. Do sporządzenia tych sprawozdań zobowiązany był przewodniczący zarządu
jednostki samorządu terytorialnego, czyli Starosta, co wynika z § 6 ust. 1 pkt 3 tego
rozporządzenia.
Wszystkie ww. sprawozdania w zastępstwie Starosty podpisane zostały przez Wicestarostę.
Z wyjaśnień udzielonych przez Wicestarostę wynika, że sprawozdania Wicestarosta dostaje
do podpisu przygotowane przez pracowników wydziału finansowego, które uprzednio były
sprawdzone przez nich merytorycznie.
Prowadzenie sprawozdawczości budżetowej należy do zadań Skarbnika Powiatu, co wynika
z regulaminu organizacyjnego Starostwa. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Powiatu
wynika, że zobowiązania, które powinny być pokazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2007 rok
dotyczyły bieżących zobowiązań przed terminami płatności (np. zobowiązań z tytułu
4
dodatkowego wynagrodzenia rocznego) i nie zostały wprowadzone ze względu na termin
wykonania i przesłania tego sprawozdania. W sprawozdaniu Rb-N za 2007 rok nie zostało
wykazane saldo konta 133 w wyniku przeoczenia (saldo to zostało wykazane w innym
sprawozdaniu za 2007 rok Rb-ST). Z wyjaśnień wynika również, że w celu usprawnienia
czynności wprowadzania danych do sytemu BeSTi@ w celu sporządzenia sprawozdania
zbiorczego dane wprowadzane są kolumnami (dział, rozdział, paragraf, plan, zaangażowanie,
wydatki wykonane). W sprawozdaniu Rb-28S za 2008 rok nie wprowadzono dalszych kolumn
w wyniku przeoczenia. W sprawozdaniu Rb-N za 2008 rok do kwoty depozytów mylnie
zaliczono stany kont powiatowych funduszy. Z wyjaśnień Skarbnika Powiatu wynika, że na
sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z za lata 2009, 2010 oraz za I półrocze 2011 roku umieściła
tylko te kwoty, które mogła na bieżąco zweryfikować. Ponadto Skarbnik Powiatu stwierdziła,
że w sprawozdaniu Rb-N za 2010 rok pokazano jedynie kwotę będącą saldem konta budżetu
Powiatu 133, ponieważ na koncie 130 pozostawiono kwotę stanowiącą wielkość odsetek od
zaciągniętego kredytu i którą bank miał pobrać z tego konta, natomiast nieprawidłowa ogólna
kwota depozytów wykazana w sprawozdaniu Rb-N za I półrocze 2011 roku jest błędem
w podliczeniu.
Wyjaśnienia Skarbnika Powiatu nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ jeżeli po terminie
sporządzenia sprawozdania zbiorczego Rb-28S za 2007 rok wystąpiły okoliczności mające
wpływ na wielkości podane w tym sprawozdaniu, to w ciągu 5 dni od dnia stwierdzenia
nieprawidłowości należało złożyć korektę sprawozdania, zgodnie z § 26 ust. 1 instrukcji
sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ponadto sprawozdania zbiorcze
(Rb-28S i Rb-Z za lata 2009, 2010 oraz za I półrocze 2011 roku) sporządzone powinny być
jako suma sprawozdań jednostkowych, bez względu na to czy dane ze sprawozdań zostały
zweryfikowane czy nie. Kwota stanowiąca wielkość odsetek od zaciągniętego kredytu, którą
bank miał pobrać z rachunku bankowego Starostwa, występująca na dzień sporządzenia
sprawozdania Rb-N za 2010 rok była depozytem, który należało uwzględnić sporządzając
to sprawozdanie.
Ponadto w toku kontroli sprawozdawczości stwierdzono rozbieżności dotyczące
wielkości zobowiązań wymagalnych wykazanych przez jednostki podległe w sprawozdaniach
Rb-28S i Rb-Z. Rozbieżności te wskazują, że jednostki podległe powinny wykazać w swoich
sprawozdaniach Rb-Z zobowiązania wymagalne w kwocie wyższej w 2008 r. o 46.985,59 zł,
w 2009 roku o 602.580,51 zł, w 2010 r. o 78.905,93 zł, a w sprawozdaniach Rb-Z za okres
5
od początku roku do dnia 30.06.2011 r. o 54.170,22 zł, w wyniku czego zmianie uległaby
kwota, która powinna być wykazana w sprawozdaniu zbiorczym/łącznym Rb-Z Powiatu.
Zarząd Powiatu nie skorzystał z uprawnień określonych w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz
w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej, polegających na tym, że jednostki otrzymujące sprawozdania
są uprawnione do kontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań
Rb-28S i w tym celu mogą żądać przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych
i dokumentów.
Zarząd Powiatu nie skorzystał również z uprawnień określonych w § 10 ust. 6 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) polegających na tym,
że jednostki będące odbiorcami sprawozdań Rb-Z mogą również kontrolować merytoryczną
prawidłowość złożonych sprawozdań.
Prowadzenie sprawozdawczości budżetowej należy do zadań Skarbnika Powiatu, co wynika
z regulaminu organizacyjnego Starostwa. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika wynika,
że ze względu na szczupłość kadr nie skorzystała z możliwości merytorycznej weryfikacji
danych dotyczących wymagalnego zadłużenia.
Kontrola w zakresie rozliczeń z jednostkami budżetowymi wykazała, że w latach
2007-2010 na koncie księgi głównej budżetu Powiatu 223 „Rozliczenie wydatków
budżetowych” prowadzono ewidencję rozliczeń z Domem Pomocy Społecznej we Wschowie,
który nie jest jednostką budżetową Powiatu, czym naruszono zasady prowadzenia tego konta
określone w zakładowym planie kont dla budżetu Powiatu oraz w załączniku nr 1 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.
1020 z późn. zm.). Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223
z późn. zm.), a prowadzenie rachunkowości budżetu Powiatu niezgodnie z zasadami
określonymi w ww. rozporządzeniu naruszało § 3 tego rozporządzenia.
W 2011 roku rozliczenia z Domem Pomocy Społecznej we Wschowie prowadzone są
również na koncie 223, co narusza zasady prowadzenia tego konta określone w zakładowym
planie kont dla budżetu Powiatu oraz w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
6
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Niestosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Głównym księgowym budżetu Powiatu jest Skarbnik Powiatu, co wynika z § 12 pkt 3 ustawy
z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1592 z późn. zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Powiatu wynika, że Dom
Pomocy Społecznej we Wschowie prowadzony jest przez Zgromadzenie sióstr Św. Elżbiety
i realizuje zadanie własne Powiatu w zakresie prowadzenia domów pomocy społecznej.
Prowadzi on całodobową opiekę nad osobami niepełnosprawnymi intelektualnie i ruchowo.
Zadanie to powierzane jest w drodze konkursu i w latach 2007-2011 realizowane jest przez
ww. Dom Pomocy Społecznej. Środki na ten cel przekazywane były bezpośrednio z budżetu
Powiatu i dlatego ujmowane były tak jak środki na wydatki przekazywane jednostkom
podległym.
Wyjaśnienia Skarbnika Powiatu nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ Dom Pomocy
Społecznej we Wschowie nie jest jednostką budżetową Powiatu. Do ewidencji rozrachunków
z tytułu dotacji udzielanych jednostkom spoza sektora finansów publicznych służy konto
księgi głównej Starostwa (jako jednostki budżetowej) 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji
budżetowych”. Dotacje takie powinny być przekazywane w ramach wydatków Starostwa,
a nie wprost z budżetu Powiatu.
W toku kontroli rozliczeń z 13 jednostkami budżetowymi Powiatu z tytułu dochodów
budżetowych stwierdzono, że ewidencja tych rozliczeń dotycząca 1 jednostki ( Dom Dziecka
we Wschowie) w 2008 roku prowadzona była nieprawidłowo. Kwoty ujęte na stronie Winien
konta budżetu Powiatu 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” nie wynikały z okresowych
sprawozdań jednostki (były niższe w sumie o 8.920,43 zł), co naruszało zasady prowadzenia
tego konta określone w zakładowym planie kont dla budżetu Powiatu oraz w załączniku nr 1
do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Niestosowanie
przyjętych zasad (polityki) rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowością,
a prowadzenie rachunkowości budżetu Powiatu niezgodnie z zasadami określonymi
w ww. rozporządzeniu naruszało § 3 tego rozporządzenia.
7
Zapisy księgowe na koncie 222 dokonane zostały przez A. K. – inspektora w Wydziale
Finansowym. Z wyjaśnień udzielonych przez A. K. wynika, że zapisy na stronie Wn konta
szczegółowego do konta 222 dotyczącego tej jednostki dokonane zostały w wysokości
odpowiadającej dochodom zaksięgowanym na tym koncie na stronie Ma. Pozostałe dochody
przekazane przez tą jednostkę ujęte zostały od razu na konto 901, tak jak dochody
zrealizowane przez Starostwo.
Wyjaśnienia A. K. nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ na stronie Wn konta 222 ujmuje
się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe i urzędy obsługujące organy
podatkowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek.
W toku kontroli rozliczeń z 13 jednostkami budżetowymi Powiatu z tytułu wydatków
budżetowych stwierdzono, że ewidencja tych rozliczeń dotycząca 2 jednostek w 2007 roku,
(I Zespół Szkół we Wschowie i Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy we Wschowie),
1 jednostki w 2009 roku (Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy we Wschowie) oraz
1 jednostki w 2010 roku (Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy we Wschowie)
prowadzona była nieprawidłowo. W 2007 roku na stronie Winien konta 223 „Rozliczenie
wydatków budżetowych” ujęte zostały wydatki z tytułu faktur dokonane przez Starostwo
(w łącznej kwocie 1.402.368,83 zł), natomiast w latach 2009-2010 kwoty ujęte na stronie Ma
konta 223 nie wynikały z okresowych sprawozdań jednostek (w 2009 roku były niższe
o 859,47 zł, a w 2010 roku były wyższe o 244.634,88 zł), co naruszało zasady prowadzenia
tego konta określone w zakładowym planie kont dla budżetu Powiatu oraz w załączniku nr 1
do ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Niestosowanie
przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a prowadzenie
rachunkowości budżetu Powiatu niezgodnie z zasadami określonymi w ww. rozporządzeniu
było niezgodne § 3 tego rozporządzenia.
Zapisy księgowe na koncie 223 dokonane zostały przez A. K. – inspektora w Wydziale
Finansowym. Z wyjaśnień udzielonych przez A. K. wynika, że do 2007 roku wydatki
dotyczące inwestycji prowadzonych przez Starostwo dotyczących jednostek podległych
ujmowane były na koncie szczegółowym do konta 223 dotyczącym danej jednostki,
a jednostka ta wykazywała te wydatki w swoim sprawozdaniu Rb-28S, natomiast w 2009 roku
na stronie Ma konta 223 ujęta została nieprawidłowa kwota w wyniku pomyłki.
Analiza rozliczeń z jednostkami za 2007 rok potwierdza, że jednostki uwzględniły w swoich
sprawozdaniach wydatki z tytułu faktur dokonane przez Starostwo. Nie zmienia to jednak
8
ustaleń kontroli, ponieważ na stronie Wn konta 223 należy ujmować jedynie środki przelane
z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, a jednostki powinny
wykazywać w swoich sprawozdaniach wyłącznie wydatki zrealizowane przez siebie.
W toku kontroli rozliczeń za 2010 rok z jednostką budżetową – Specjalnym Ośrodkiem
Szkolno-Wychowawczym we Wschowie stwierdzono, że w styczniu 2011 roku jednostka
ta złożyła miesięczne sprawozdania Rb-28S za grudzień 2010 r. (za okres od początku roku
do dnia 31.12.2010 r.), z których wynika, że łączna kwota wydatków tej jednostki wynosiła
5.872.631,61 zł, z rocznych sprawozdań Rb-28S za 2010 rok złożonych przez tą jednostkę
w lutym 2011 roku wynika natomiast, że łączna kwota wydatków tej jednostki wyniosła
5.019.465,62 zł. Pomimo że sprawozdania roczne zawierają inne kwoty niż sprawozdania
miesięczne ww. jednostka nie złożyła korekt sprawozdań miesięcznych.
Zarząd Powiatu nie skorzystał z uprawnień określonych w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej polegających na
tym, że jednostki otrzymujące sprawozdania są uprawnione do kontrolowania merytorycznej
prawidłowości złożonych sprawozdań i w tym celu mogą żądać przedstawienia wskazanych
ksiąg rachunkowych i dokumentów.
Ponadto stwierdzono, że ww. jednostce w 2010 roku przekazano z budżetu Powiatu
o 670.930,46 zł więcej środków na wydatki niż wynosił plan wydatków tej jednostki na
koniec 2010 roku. Uwzględniając zmiany tego planu, które miały miejsce w trakcie 2010 roku
łączna kwota środków przekazanych ponad plan wyniosła 717.442,46 zł. Zgodnie
z art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157,
poz. 1240 z późn. zm.) wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach
ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, w związku z czym
przekazanie jednostce środków na wydatki w wysokości przekraczającej plan wydatków tej
jednostki nie było zasadne.
Za prawidłowe wykonanie budżetu Powiatu odpowiada Zarząd Powiatu, co wynika z art. 60
ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym. Ogólny nadzór nad
realizacją określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków budżetu Powiatu sprawuje
Zarząd Powiatu, co wynika z art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych. Starosta Marek Kozaczek zatwierdził do przekazania ww. jednostce środki na
wydatki w wysokości przekraczającej plan wydatków tej jednostki na dzień przekazania
środków o łączną kwotę 116.000,00 zł. Wicestarosta Marek Boryczka zatwierdził do
przekazania ww. jednostce środki na wydatki w wysokości przekraczającej plan wydatków tej
9
jednostki na dzień przekazania środków o łączną kwotę 601.442,46 zł. Dyspozycje
przekazania tych środków podpisane zostały również przez Skarbnika Powiatu.
Z wyjaśnień udzielonych przez Wicestarostę wynika, że Wicestarosta podpisuje dyspozycje
przelewów już sprawdzonych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym
przedstawione mu przez odpowiednie służby wydziału finansowego w związku z powyższym
Wicestarosta uznaje je za prawidłowe. Wicestarosta sprawdza czy przedłożono mu wszystkie
dokumenty niezbędne do realizacji płatności i zatwierdza je.
Nadzorowanie prac związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu powiatu i zapewnienie
bieżącej kontroli jego wykonywania, a także prowadzenie sprawozdawczości budżetowej
należy do zadań Skarbnika Powiatu, co wynika z regulaminu organizacyjnego Starostwa.
Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Powiatu wynika, że sprawozdania miesięczne
przedstawione przez ww. jednostkę w styczniu 2011 roku za grudzień 2010 roku zostały
uznane za skorygowane poprzez złożenie przez tę jednostkę sprawozdania rocznego.
W wyniku planowanych kontroli przeprowadzanych w jednostkach podległych w 2010 roku
wykryto zabór mienia, który miał miejsce w I Zespole Szkół we Wschowie. Po dokonaniu
dalszych czynności sprawdzających zgłoszono popełnienie przestępstwa do prokuratury
rejonowej we Wschowie. W związku z zaistniałą sytuacją przeprowadzono w trybie pilnym
kontrolę w Specjalnych Ośrodku Szkolno-Wychowawczym we Wschowie, gdzie ta sama
osoba była księgową. Nowa księgowa zasygnalizowała w tym czasie, że nie posiada środków
na dokonanie płatności związanych z wypłaceniem wynagrodzeń, zobowiązań wobec ZUS
oraz wobec dostawców. Na te potrzeby zostały przekazane środki. Skarbnik Powiatu
w wyjaśnieniach stwierdziła, że w warunkach tej niecodziennej sytuacji, ogromnego stresu
i presji nie sprawdziła dokładnie planu finansowego jednostki z wielkością przekazanych
środków.
Ponadto w toku kontroli rozliczeń z jednostkami budżetowymi kontrolujący
stwierdził, że konto szczegółowe do konta 223 dotyczące 1 jednostki (Dom Dziecka we
Wschowie) wykazuje na koniec 2008 roku saldo Ma w kwocie 4.081,23 zł. Saldo Ma konta
szczegółowego do konta 223 oznacza, że wydatki wykonane przez daną jednostkę
przekroczyły środki przekazane tej jednostce na wydatki. Możliwe jest to wtedy, gdy dana
jednostka nie odprowadzi do budżetu zrealizowanych przez siebie dochodów budżetowych,
a zamiast tego przeznaczy te dochody na własne wydatki. Powyższe okoliczności wskazują,
że ww. jednostka naruszyła obowiązujący wówczas art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
10
Zarząd Powiatu nie skorzystał z uprawnień określonych w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej polegających
na tym, że jednostki otrzymujące sprawozdania są uprawnione do kontrolowania
merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań i w tym celu mogą żądać przedstawienia
wskazanych ksiąg rachunkowych i dokumentów.
Za prawidłowe wykonanie budżetu Powiatu oraz za ogólny nadzór nad realizacją określonych
uchwałą budżetową dochodów i wydatków budżetu Powiatu odpowiada Zarząd Powiatu.
Nadzorowanie prac związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu powiatu i zapewnienie
bieżącej kontroli jego wykonywania, a także prowadzenie sprawozdawczości budżetowej
należy do zadań Skarbnika Powiatu, co wynika z regulaminu organizacyjnego Starostwa.
Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika wynika, że w trakcie sprawdzania zgodności
przekazanych przez jednostkę sprawozdań z wykonanych dochodów i wydatków z zapisami
w księgach budżetu wykazane zostało, że Dom Dziecka we Wschowie nie przekazał
wykonanych dochodów w kwocie 4.081,23 zł. Ze względu na fakty, że zdarzenie miało
miejsce w ostatnich dniach grudnia, przejściem z dniem 31.12.2008 r. na emeryturę głównej
księgowej oraz zgodnością nieodprowadzonych kwot dochodów z kwotą wydatków
wykonanych ponad środki przekazane na te wydatki nie skorzystano z możliwości
merytorycznej kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdań.
Sprawdzając wykonywanie w Powiecie zadań w zakresie kontroli finansowej
określonych w obowiązującej do 31 stycznia 2009 r. ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych kontrolujący stwierdził, że w 2007 roku Starosta nie przeprowadził
kontroli, o której mowa w art. 187 ust. 2 tej ustawy, w 5 z 11 podległych i nadzorowanych
jednostek, natomiast w 2009 roku kontrola taka nie została przeprowadzona w żadnej
z podległych jednostek, czym naruszono art. 187 ust. 3 tej ustawy.
Wyjaśnienia w powyższej sprawie udzielone zostały przez Wicestarostę. Z wyjaśnień tych
wynika, że powodem niezrealizowania wszystkich zaplanowanych kontroli w 2007 roku była
duża ilość innych spraw bieżących realizowanych przez pracowników upoważnionych do
kontroli oraz dłuższa choroba pracownika wydziału finansowego. Kontrole przeprowadzone
w 2008 roku w jednostkach, w których nie przeprowadzono kontroli w roku 2007, objęły
swoim zakresem lata 2007-2008 łącznie. Wicestarosta stwierdził ponadto, że zgodnie
z pismem Departamentu Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego
Ministerstwa Finansów nr KF/033/16/KZB/08/515), przedmiotową kontrolą za 2009 rok
należało przeprowadzić po upływie roku budżetowego, dopiero wtedy są bowiem znane
11
wszystkie wydatki zrealizowane przez jednostkę w przyjętym okresie rozliczeniowym
i dlatego kontrole przeprowadzono w 2010 roku.
Od 1 stycznia 2010 r. obowiązują w powyższym zakresie przepisy ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zobowiązujące
przewodniczącego zarządu jednostki sektora finansów publicznych do zapewnienia
funkcjonowania w jednostce adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.
Ustalenia kontroli w zakresie sprawozdawczości budżetowej i rozliczeń z jednostkami
budżetowymi Powiatu wskazują, że w kontrolowanej jednostce funkcjonowanie kontroli
zarządczej nie zapewniało wymaganych przepisami art. 68 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ww. ustawy
zgodności działalności z przepisami prawa oraz wiarygodność sprawozdań, i tym samym
Starosta nie w pełni wykonał obowiązki określone w art. 69 ust. 1 pkt 2 tej ustawy.
Wyjaśnienia w powyższej sprawie udzielone zostały przez Wicestarostę. Z wyjaśnień tych
wynika, że Wicestaroście trudno jest odpowiedzieć dlaczego Starosta, jako przewodniczący
Zarządu Powiatu, nie zapewnił funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej. Z wyjaśnień wynika, że został zainicjowany początek całego systemu kontroli
jednak ze względu na pilne zadania bieżące, a w dalszej kolejności wybory Starosta przesuwał
termin pełnego jej wdrożenia. Cały czas trwają prace ustalające obszary ryzyka i ich kryteria
oraz cele i mechanizmy kontroli zarządczej. Obecnie wdrażane są kolejne elementy kontroli
tak aby zapewnione było jej skuteczne funkcjonowanie.
Organizacja kontroli zarządczej w Powiecie określona zostały w uchwale Nr 243/2010
Zarządu Powiatu z dnia 11 sierpnia 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu
przeprowadzania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wschowskiego.
Zgodnie z § 2 ww. uchwały Nr 243/2010 Zarządu Powiatu wykonanie uchwały powierzone
zostało Skarbnikowi Powiatu. Z § 5 załącznika nr 1 do tej uchwały („Organizacja kontroli
zarządczej w Powiecie Wschowskim i jego jednostkach organizacyjnych oraz zasady jej
koordynacji”) wynika, że Skarbnik Powiatu jest koordynatorem kontroli zarządczej i w imieniu
Starosty sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach
organizacyjnych. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Powiatu wynika, że system
kontroli zarządczej cały czas jest w trakcie wdrażania i obecnie trwają prace nad ustaleniem
obszarów ryzyka, ustalane są kryteria ryzyka oraz cele kontroli zarządczej i jej mechanizmy.
Skarbnik Powiatu stwierdziła ponadto, że ze względu na szczupłość kadr na poziomie
wydziału finansowego kontrolowano rozliczenia z jednostkami podległymi na podstawie
przedstawionych przez nie sprawozdań oraz zapisów na kontach Starostwa. Z tego względu
nie skorzystano z możliwości skontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych
12
sprawozdań i sprawdzenia zapisów w księgach rachunkowych jednostek na moment
przedkładania sprawozdań. Pracownicy wydziału finansowego sporządzają sprawozdania
zbiorcze i w dalszej kolejności je weryfikują, możliwe jest więc, że nikt nie zauważył błędu.
Wyjaśnienia Skarbnika Powiatu nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ wymagana
przepisami ustawy o finansach publicznych właściwie funkcjonująca adekwatna, skuteczna
i efektywna kontrola zarządcza, której jednym z celów jest ochrona zasobów, powinna
stwierdzić popełnione błędy bez względu na to, na jakim etapie i przez kogo zostały
popełnione.
Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Sprawdzanie sprawozdań budżetowych otrzymanych od jednostek podległych pod
względem formalno-rachunkowym, stosownie do § 9 ust. 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20,
poz. 103), a w szczególności sprawdzanie czy każda jednostka podległa złożyła za dany
okres sprawozdawczy jedno sprawozdanie Rb-28S sporządzone zgodnie z § 8 ust. 1
instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do tego rozporządzenia.
2. Sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S Powiatu jako jednostki
budżetowej i jako organu, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1, w związku z § 6 ust. 1 pkt 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej.
3. Sporządzanie sprawozdań zbiorczych Rb-27S i Rb-28S na podstawie sprawozdań
jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki
samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do
§ 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej.
4. Rzetelne sporządzenie sprawozdań Rb-28S, zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
5. Zweryfikowanie danych dotyczących sprawozdawczości budżetowej z podległych
jednostek organizacyjnych i dokonanie korekt sprawozdań zbiorczych z okresu objętego
kontrolą, stosownie do przepisów dotyczących sporządzania sprawozdań budżetowych
obowiązujących odpowiednio w tym okresie.
6. Sporządzanie własnych jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z Powiatu zgodnie
z § 4 ust. 1 pkt 1, w związku z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
13
4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych
w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247).
7. Sporządzanie łącznych sprawozdań Rb-N i Rb-Z na podstawie sprawozdań jednostkowych
jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego, stosownie do
§ 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.
8. Rzetelne sporządzanie sprawozdań Rb-N i Rb-Z, zgodnie z § 10 ust. 4 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.
9. Sporządzenie korekty zbiorczego sprawozdania Rb-Z za okres od początku roku do dnia
30.06.2011 r., stosownie do § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych.
10. Korzystanie z uprawnień określonych w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz w § 10 ust. 6
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w szczególności
w celu wyjaśnienia rozbieżności dotyczących wielkości zobowiązań wymagalnych
wykazanych przez jednostki podległe w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z.
11. Skorzystanie z uprawnień określonych w § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w celu ustalenia
merytorycznej prawidłowości rocznego sprawozdania Rb-28S za 2010 rok złożonego
przez Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy we Wschowie.
12. Stosowanie przyjętych zasad rachunkowości, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223
z późn. zm.), a w szczególności przestrzeganie zasad prowadzenia kont budżetu Powiatu
222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”
określonych w zakładowym planie kont dla budżetu Powiatu.
13. Przekazywanie poszczególnym jednostkom podległym środków na wydatki do wysokości
planu wydatków tych jednostek, mając na uwadze art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
14. Zorganizowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zapewniającej
osiągnięcie celu określonego w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych, stosownie do art. 69 ust. 1 pkt 2 tej ustawy.
14
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złożenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Powiatu Wschowskiego,
2. RIO.II,
3. aa.
15