PDF Pobierz - Strona główna
Transkrypt
PDF Pobierz - Strona główna
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W GDAŃSKU PROTOKÓŁ kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Mieście Łeba przez inspektorów Wydziału Kontroli Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniach od 6 kwietnia 2010 roku do 30 lipca 2010 roku na podstawie upowaŜnień nr 30/2010 i 31/2010 z dnia 11 marca 2010 r. 2 ZAKRES K O N T R O L I: I. Ustalenia ogólno – organizacyjne. 1.1. Dane ogólne. 1.2. Wewnętrzne regulacje prawne jednostki. 1.3. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. 1.4. Prowadzone kontrole zewnętrzne. II. Gospodarka pienięŜna i rozrachunki. 2.1. Gospodarka środkami pienięŜnymi 2.2. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania. 2.3. Rozrachunki i roszczenia. 2.4. Inwentaryzacja naleŜności i zobowiązań. 2.5. Kredyty, poŜyczki, poręczenia. III. Wykonanie budŜetu. 3.1. Dochody budŜetowe. 3.2. Przychody budŜetowe. 3.3. Wydatki budŜetowe. 3.4. Rozchody budŜetowe. IV. Mienie komunalne. 4.1. Gospodarka nieruchomościami. 4.2. Gospodarka pozostałymi składnikami majątku. 4.3. Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku. V. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień. 5.1. Dotacje otrzymane przez gminę w związku z realizacją zadań zleconych. 5.2. Prawidłowość wykorzystania dotacji. 5.3. Środki na realizację porozumień. VI. Rozliczenia. 6.1. Jednostki budŜetowe. 6.2. Zakłady budŜetowe. 6.3. Gospodarstwa pomocnicze. 6.4. Środki specjalne. 6.5. Samorządowe osoby prawne. VII. Księgowość i sprawozdawczość finansowa. 7.1. Stan i kompletność urządzeń księgowych oraz prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej. 7.2. Sprawozdawczość budŜetowa. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 3 I. USTALENIA OGÓLNO – ORGANIZACYJNE. 1.1. Dane ogólne. 1.1.1. Dane ogólne dotyczące kontroli. 1.1.1.1. Tematyka kontroli: Kontrola kompleksowa Miasta Łeba oraz wybranych jednostek organizacyjnych miasta zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych. w 1.1.1.2. Osoby kontrolujące: Kontrolę przeprowadzili inspektorzy Wydziału Kontroli Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku: • st. inspektor ElŜbieta Połeć, • inspektor Justyna Tokarz. 1.1.1.3. Okres objęty kontrolą: Kontrolą objęto lata 2006 – 2009. 1.1.1.4. Termin przeprowadzenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w okresie od dnia 6 kwietnia 2010 roku do dnia 30 lipca 2010 roku z przerwami w dniach: • st. inspektor ElŜbieta Połeć - 07, 10.05.2010 r., 18.06.2010 r., • inspektor Justyna Tokarz – 04, 18.06.2010 r., 02.07.2010 r. 1.1.2. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Miejski ul. Kościuszki 90 84 – 360 Łeba tel. 59 86 61 513 fax 59 86 61 337 e-mail: [email protected] [email protected] http://www.leba.eu Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 4 1.1.3. Kierownictwo jednostki kontrolowanej: 1.1.3.1. Burmistrz: Burmistrzem Miasta Łeby jest Pani Halina Klińska, zgodnie z zaświadczeniem Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej w Łebie o bezpośrednim wyborze burmistrza z dnia 26 listopada 2006 r. Ślubowanie Pani Burmistrz złoŜyła na sesji Rady Miejskiej w Łebie w dniu 6.12.2006 r. W poprzedniej kadencji samorządu Burmistrzem była równieŜ p. Halina Klińska, zgodnie z zaświadczeniem Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej w Łebie o bezpośrednim wyborze burmistrza z dnia 06.11.2002 r. Zastępcą Burmistrza w okresie od dnia 19 listopada 2002 r. do dnia 30.11.2006 r. była Pani Marta Chełkowska, powołana na to stanowisko zarządzeniem Nr 1/2002 Burmistrza Miasta Łeby z dnia 19 .11.2002 r. i odwołana zarządzeniem Nr 106/2006 z dnia 30.11.2006 roku. Od dnia 1 grudnia 2006 roku Burmistrz Miasta nie powołała swojego zastępcy, pomimo ujęcia takiego stanowiska w strukturze organizacyjnej Urzędu, zawartej w obowiązującym w jednostce Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Łebie. Wykonywanie uprawnień Burmistrza w przypadku jego nieobecności, w tym sprawowania funkcji kierownika Urzędu, Burmistrz Miasta powierzyła z dniem 7 grudnia 2006 r. Sekretarzowi Miasta. 1.1.3.3. Przewodniczący i wiceprzewodniczący Rady Gminy. Przewodniczącym 15-osobowej Rady Miejskiej jest Pan Jan KuŜel na mocy uchwały Nr I/2/2006, Rady Miejskiej w Łebie z dnia 24 listopada 2006 r. w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Miejskiej w Łebie. W poprzedniej kadencji Przewodniczącym Rady Miejskiej był Pan Jan KuŜownik, powołany uchwałą Nr I/1/2002 Rady Miejskiej w Łebie z dnia 19.11.2002 r. Wiceprzewodniczącym Rady Miejskiej jest Pani Lucyna Ulewicz Karaś, na mocy uchwały Nr I/3/2006 Rady Miejskiej z dnia 24 listopada 2006 r. W poprzedniej kadencji Wiceprzewodniczącym Rady Miejskiej był Pan Wojciech Śnioszek, na mocy uchwały Nr 275/XXXII/2005 Rady Miejskiej z dnia 31.03.2005 r. 1.1.3.4. Skarbnik: Skarbnikiem Miasta jest Pani ElŜbieta Sosnowska, powołana przez Radę Miejską uchwałą Nr 7/I/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. 1.1.3.4. Sekretarz: Sekretarzem Miasta Łeby jest Pani Magdalena Bojarczuk, powołana na to stanowisko uchwałą Nr II/8/2006 Rady Miejskiej w Łebie z dnia 6 grudnia 2006 r. Poprzednio Sekretarzem była Pani Ewa Horanin, powołana uchwałą Nr 5/I/2002 Rady Miejskiej z dnia 19.11.2002 r. i odwołana z dniem 6.12.2006 r., na mocy uchwały Rady Miejskiej Nr II/7/2006 z tego samego dnia. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 5 1.2. Wewnętrzne regulacje organizacyjno - prawne. Kontrolą objęto rok 2009. 1.2.1. Statut gminy. 1) Statut Miasta Łeby został przyjęty uchwałą Nr 58/VIII/2003 Rady Miejskiej w Łebie z dnia 29 kwietnia 2003 r. i zmieniony siedmiokrotnie, ostatnio uchwałą Nr XXI/177/2008 Rady Miejskiej z dnia 24.06.2008 r. 2) Wszystkie uchwały Rady Miejskiej w sprawie Statutu zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego. 3) W Statucie określono: • obszar, granice i zadania Miasta, • uprawnienia do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem, • podstawy prawne funkcjonowania, • w formie załączników do Statutu: regulamin Rady Miejskiej i Komisji Rewizyjnej oraz wykaz jednostek organizacyjnych i herb Miasta. 4) W Statucie nie zawarto unormowań dotyczących zasad zatrudniania i podległości słuŜbowej pracowników samorządowych. 1.2.2. Regulamin organizacyjny Urzędu. Zarządzeniem Nr 25/2005 z dnia 15.04.2005r Burmistrz Miasta nadała Urzędowi Miejskiemu w Łebie Regulamin organizacyjny. Regulamin zmieniano trzykrotnie, ostatnio zarządzeniem Nr 70/2006 Burmistrza z dnia 31.08.2006 r. 1) W części III Regulaminu zapisano sposób zatrudniania pracowników Urzędu na podstawie powołania: • Zastępca Burmistrza Miasta – na podstawie zarządzenia burmistrza, • Sekretarz i Skarbnik Miasta – na podstawie uchwały Rady Miejskiej, • nie zawarto innych unormowań dotyczących zatrudniania pracowników samorządowych, • w regulaminie określono zadania poszczególnych komórek Urzędu, ich kierowników oraz pracowników na stanowiskach samodzielnych 2) Zarządzeniem Nr 9/2009 z dnia 20 marca 2009 r. Burmistrz Miasta wprowadziła Regulamin pracy Urzędu Miejskiego w Łebie. W części I § 2 ustalono podległość słuŜbową pracowników, zapisując jednocześnie, iŜ pracodawcą jest kierownik urzędu – Burmistrz Miasta Łeby. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 6 1.2.3. Dokumentacja opisująca przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. 1) Zasady (politykę) rachunkowości określono zarządzeniem Nr 138/2008 Burmistrza Miasta Łeba z dnia 31 grudnia 2008 r. Polityka zawiera: • Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych (załącznik nr 1), • Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego (załącznik nr 2), • Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 3), w tym ujednolicony Zakładowy plan kont dla budŜetu miasta, Urzędu Miejskiego jako jednostki budŜetowej i dla ewidencji podatkowej, • Zasady rachunkowości środków funduszy pomocowych (załącznik nr 4) We wcześniejszym okresie zasady rachunkowości określała polityka rachunkowości, wprowadzona zarządzeniem Nr 15A/2004 Burmistrza Miasta Łeba z dnia 30.04.2004 r. 2) Obowiązująca w jednostce polityka rachunkowości nie zawierała: • struktury nośników danych, wzajemnego ich powiązania oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i procesów przetwarzania danych, • opisu systemu informatycznego wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych (metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania), • określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Potwierdzenie powyŜszych ustaleń stanowią akta robocze kontroli Nr 1.2.1. 1.2.3.1. Regulamin wynagradzania pracowników. 1) Zarządzeniem Nr 55/2009 z dnia 17 czerwca 2009 r. Burmistrz Miasta wprowadziła Regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Łebie. 2) W regulaminie określono: • sposób zatrudnienia pracowników samorządowych i przysługujące im składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, dodatek funkcyjny i specjalny, premia), • wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych stanowisk, • maksymalną wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia dla kaŜdego stanowiska, • nabycie uprawnień oraz sposób i wysokość , nagród jubileuszowych, nagród, odprawy w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, • jako załącznik – wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z treścią Regulaminu wynagradzania. Kontrolującym nie przedstawiono potwierdzenia zapoznania pracowników z Regulaminem. 1.2.4. Środki kontroli zabezpieczenia dostępu do komputera. Informacji na temat zabezpieczenia dostępu do komputera i danych w nim zawartych, w zakresie: • zastosowania odpowiednich środków zabezpieczających przed dostępem nieupowaŜnionych osób do sprzętu komputerowego oraz ograniczenia do minimum ryzyka zniszczenia urządzeń, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 7 • dostatecznego stopnia zabezpieczenia oprogramowania i danych przechowywanych w systemie komputerowym, przed dostępem niepowołanych osób oraz przypadkową lub celowo spowodowaną utratą lub zniszczeniem, • zapewnienia kompletności, rzetelności i terminowości przetwarzania danych przez organizacyjne i operacyjne środki kontroli, oraz zabezpieczenia przed przetwarzaniem danych przez osoby nieupowaŜnione udzielił informatyk Urzędu Miasta p. Radosław CzyŜewski i stanowią one akta robocze kontroli Nr 1.2.2. 1.2.5. Przepisy wewnętrzne regulujące obieg i kontrolę dowodów księgowych. 1) Zarządzeniem Nr 11/2002 z dnia 2 sierpnia 2002r Burmistrz Miasta wprowadził: • Instrukcję dotyczącą stosowania, wypełniania, obiegu kontroli dokumentów księgowych (załącznik Nr 1), • Instrukcję inwentaryzacyjną (załącznik Nr 2), • Instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej (załącznik Nr 3). Wymienione przepisy nowelizowano dwukrotnie, ostatnio zarządzeniem Nr 57A/2009 Burmistrza z dnia 18 czerwca 2009 r. 2) Zarządzeniem Nr 87/2005 Burmistrza z dnia 3 listopada 2005 r. wprowadzono: • Instrukcję dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (załącznik Nr 1), • Inwentaryzację naleŜności (załącznik Nr 2). Do zarządzenia Nr 87/2005 dołączono ponadto wykaz osób upowaŜnionych od dnia 19 listopada 2002 r. do zatwierdzania dowodów kasowych, wraz ze wzorami podpisów. Wykazu nie nowelizowano, pomimo iŜ jedna ze wskazanych osób (Zastępca Burmistrza) nie pracuje w Urzędzie Gminy od dnia 1 grudnia 2006 r. kontroli dokumentów 3) W Instrukcji dotyczącej stosowania, wypełniania, obiegu księgowych określono: • rolę i cechy prawidłowego dowodu księgowego, • sprawdzenie i akceptację dowodów księgowych, • dowody dokumentujące zdarzenia gospodarcze i sposób ich sporządzenia, • zapisy księgowe i zamykanie ksiąg rachunkowych, • przechowywanie dokumentacji księgowej. 4) Zarządzeniem Nr 3/2003 z dnia 28 stycznia 2003 r. Burmistrz Miasta wprowadziła: • Instrukcję obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Łebie, w której wskazano czynności, jakie powinni wykonać pracownicy na poszczególnych stanowiskach po otrzymaniu dokumentu, • Instrukcję obiegu uchwał Rady Miejskiej w Łebie. 5) Instrukcja dotycząca stosowania, wypełniania, obiegu kontroli dokumentów księgowych nie zawierała: • wszystkich elementów prawidłowego dowodu księgowego, w tym: – określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, – stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 8 – osób uprawnionych do sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 6) Z dniem 19.07.2010 roku Burmistrz Miasta wprowadziła nowe przepisy w zakresie , w tym: • zarządzeniem Nr 70/2010: 1. Organizację kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Łebie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Łeba oraz zasady jej koordynacji, 2. Wzór upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli zarządczej, • zarządzeniem Nr 71/2010: 1. Wykaz i opis działania programów komputerowych stosowanych w Urzędzie Miejskim w Łebie, • zarządzeniem Nr 72/2010 – procedury kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, • zarządzeniem Nr 73/2010 powołano stałą komisję likwidacyjną do prowadzenia likwidacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych oraz określono: 1. Tryb pracy komisji likwidacyjnej działającej przy Urzędzie Miejskim w Łebie, 2. Zasady likwidacji środków trwałych Urzędu Miejskiego w Łebie 3/4 Wzory wniosku do komisji likwidacyjnej i protokółu likwidacji, • zarządzeniem Nr 74/2010: 1. Procedury gospodarowania mieniem stanowiącym własność Gminy Miejskiej Łeba obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Łebie oraz procedury kontroli ich stosowania, 2. jako załączniki wzory spisu inwentarza i oświadczenia o odpowiedzialności materialnej, • zarządzeniem Nr 75/2010: 1. Procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych, obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Łebie, 2. zobowiązanie kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania się z treścią instrukcji i wszystkich pracowników Urzędu do bezwzględnego jej stosowania. Podstawę opracowania i wprowadzenia przepisów stanowiły ustawy: o samorządzie gminnym, o finansach publicznych i o rachunkowości wg stanu prawnego na dzień opracowania przepisów. 1.2.6. Jednostki pomocnicze miasta. Miasto Łeba nie utworzyło jednostek pomocniczych. 1.2.7. Miejskie jednostki organizacyjne. 1) Z załącznika Nr 5 do Statutu Miasta Łeby wynika, Ŝe gmina posiada aktualnie 6 jednostek organizacyjnych, w tym: Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 9 L.p. Forma organizacyjna 1. Szkoła Podstawowa w Łebie jednostka budŜetowa 2. Gimnazjum w Łebie jednostka budŜetowa 3. 4. * Nazwa Jednostki Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łebie Miejska Biblioteka Publiczna w Łebie 5. Port Jachtowy Sp. z o.o. w Łebie 6. Przedsiębiorstwo Wodociągowe „Łeba-Wicko” Sp. z o.o. w Nowęcinie jednostka budŜetowa Sposób utworzenia uchwała Nr 40/VI/99 Rady Gminy w Łebie z dnia 9.03.1999 r. w sprawie przekształcenia Szkoły Podstawowej w Łebie w sześcioletnią Szkołę Podstawową uchwała Nr 41/VI/99 Rady Miejskiej z dnia 9.03.1999 r. w sprawie załoŜenia gimnazjum w Łebie uchwała Nr 57/XII/90 Miejskiej Narodowej w Łebie z dnia 27.02.1990 r. Rady /* spółka z ograniczoną odpowiedzialn . 100% udziałów Miasta Łeby spółka z ograniczoną odpowiedzialn . 50% udziałów Miasta Łeby uchwała Nr 279/XLIX/98 Rady Miejskiej z dnia 10.06.1998 r. o zawiązaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.; akt notarialny Rep. „A” nr 1512/1999 z dnia 08.04.1999 r. – Akt załoŜycielski spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uchwała Nr 40/V/2003 Rady Miejskiej z dnia 14.02.2003 r. w sprawie utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością; akt notarialny Rep. „A” nr 1819/2003 z dnia 30.04.2003 r. – umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Uchwałą Nr VIII/39/85 z dnia 12 listopada 1985 r. Miejska Rada Narodowa w Łebie nadała Bibliotece statut, gdzie w § 1 zapisano, Ŝe Miejska Biblioteka Publiczna w Łebie została utworzona z dniem 12 listopada 1985 r. Uchwałą Nr 150/XXV/2000 z dnia 09.10.2000 r. Rada Miejska nadała Bibliotece statut, gdzie w § 2 zapisano, Ŝe Biblioteka posiada osobowość prawną i jest wpisana do rejestru prowadzonego przez organizatora. 2) W zakresie wyposaŜenia jednostek organizacyjnych w majątek ustalono, Ŝe: • Szkole Podstawowej w Łebie przekazano nieodpłatnie w trwały zarząd nieruchomość zabudowaną budynkiem szkoły i hali sportowej w oparciu o decyzję nr 7224/III/1/98 Zarządu Miasta Łeby z dnia 17 grudnia 1998 r. Protokół zdawczo – odbiorczy podpisano w dniu 29 stycznia 1999 roku, • Gimnazjum w Łebie przekazano nieodpłatnie w trwały zarząd nieruchomość zabudowaną budynkiem szkoły i budynkiem gospodarczym w oparciu o decyzję nr Gkil.7224/III/1/04 Burmistrza Miasta Łeby z dnia 15 listopada 2004 r., zmienioną decyzją Burmistrza Nr 01/2005 z dnia 3 czerwca 2005r. Protokół zdawczo – odbiorczy podpisano w dniu 30 listopada 2004 roku, • Miejskiej Bibliotece Publicznej oddano do bezpłatnego uŜytkowania na okres 10 lat działkę nr 57/6 zabudowaną budynkiem będącym siedzibą Biblioteki, w oparciu o umowę uŜytkowania z dnia 14.07.2006 r., zawartą na podstawie uchwały Nr 411/XLIII/2006 Rady Miejskiej w Łebie z dnia 27 kwietnia 2006 r., ponadto uchwałą Nr 258/XX/2005 z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie likwidacji Miejskiego Domu Kultury w Łebie, Rada Miejska wyraziła wolę przekazania Bibliotece mienia likwidowanej jednostki. Kontrolującym nie przedstawiono sposobu realizacji uchwały. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 10 3) Kontrolującym nie przedstawiono uchwały Rady Miejskiej o wyposaŜeniu gminnych jednostek organizacyjnych w majątek oraz dokumentacji przekazania majątku Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej i Bibliotece Miejskiej. 1.2.7.1. StraŜ Gminna. 1) StraŜ Miejską usytuowano w strukturze organizacyjnej Urzędu Miejskiego, określonej w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Łebie, jako trzyosobową komórkę Urzędu, na mocy uchwały Rady Miejskiej Nr 47/VI/2003 z dnia 27.03.2003 r. w sprawie utworzenia StraŜy Miejskiej w Łebie. 2) StraŜ Miejska funkcjonuje w oparciu o Regulamin StraŜy Miejskiej w Łebie, nadany przez Radę Miejska uchwałą Nr 114/XIV/2003 z dnia 19.12.2003 r. i zmieniony uchwałą Nr XVIII/151/08 z dnia 4.03.2008 r. 1.2.8. Pełnomocnictwa. Kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych działają w oparciu o imienne pełnomocnictwa Burmistrza Miasta, w Ŝadnym z nich nie określono czasu obowiązywania. Zestawienie pełnomocnictw stanowi akta robocze kontroli Nr 1.2.3. 1.3. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. Kontrolą objęto rok 2009. 1.3.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez komisję rewizyjną rady. 1) Komisja Rewizyjna pracuje w oparciu o Regulamin Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Łebie, stanowiący załącznik Nr 4 do Statutu Miasta. 2) Rada Miejska zatwierdziła plan pracy Komisji Rewizyjnej na rok 2009 uchwałą Nr XXVI/230/2009 z dnia 16 marca 2009 r. W planie wyszczególniono 11 obszarów kontroli. 3) Komisja Rewizyjna przeprowadziła w 2009 r. 11 kontroli planowanych oraz, na zlecenie Rady Miejskiej, 4 kontrole doraźne. Ustalenia kontroli zawarto w protokółach. Z wynikami kontroli przeprowadzonych w I półroczu 2009 roku Przewodniczący Komisji Rewizyjnej zapoznał Radę Miejską na XXVIII sesji w dniu 26 czerwca 2009 r. 1.3.2. Wykonanie kontroli przez Skarbnika – Głównego Księgowego budŜetu gminy. 1) Obowiązki Skarbnika Gminy w zakresie kontroli wynikają z Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta i Karty obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 2) Zakres czynności Skarbnika Miasta określono w Karcie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 10.01.2003 r.: Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 11 • • • • • • • • prawidłowa realizacja budŜetu miasta oraz czuwanie nad zachowaniem równowagi budŜetowej, przekazywanie pracownikom wytycznych do opracowania niezbędnych związanych z projektem planu budŜetowego, przygotowanie projektu budŜetu, dokonywanie analizy budŜetu i bieŜące informowanie Burmistrza o jego realizacji, dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych, kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych, informowanie Rady Miejskiej o odmowie złoŜenia kontrasygnaty, względnie sytuacji, które taką odmowę mogłyby spowodować, przestrzeganie ustawy o zamówieniach publicznych oraz realizacja i przestrzeganie prawa budŜetowego i wszystkich przepisów dotyczących gospodarki finansowej gminy. 3) Zgodnie z ww. Kartą obowiązków, Skarbnik ponosi odpowiedzialność m.in. za: • prowadzenie kontroli pracy stanowisk Referatu Finansowego Urzędu Miasta, • prawidłowy obieg dokumentów finansowych, • wszelkie straty poniesione przez Urząd na skutek niespełnienia lub niewłaściwego pełnienia obowiązków i czynności Skarbnika lub działania sprzecznego z obowiązującymi przepisami. 4) Burmistrz Miasta Łeby nie powierzyła Skarbnikowi obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, poza wymienionymi w Karcie. 5) W roku 2009 Skarbnik nie przeprowadziła Ŝadnej kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta, na stanowiskach pracy w Referacie finansowo – budŜetowym. Nie przeprowadzano kontroli podatkowych. 1.3.3. Realizacja przez j.s.t. obowiązków wynikających z treści ustawy z dnia 16 listopada 2000r o przeciwdziałaniu wprowadzania do obiegu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowemu terroryzmowi. 1) Zarządzeniem Nr 71/12/2004 z dnia 29.12.2004 r. Burmistrz Miasta Łeba wprowadziła Instrukcję postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obiegu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. W Instrukcji nie określono szczegółowej procedury postępowania – przepływu informacji, terminów i dokumentacji. 2) W punkcie 2 Instrukcji zapisano, Ŝe osobą odpowiedzialną za realizację zadań jest Kierownik Referatu Finansowo – BudŜetowego, bez podania imienia i nazwiska. W jednostce nie powołano koordynatora do współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. 3) Jak oświadczyła Kierownik Referatu Finansowo – BudŜetowego, w jednostce nie stwierdzono przypadków „prania brudnych pieniędzy”. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 12 1.3.4. Oświadczenia o stanie majątkowym. 1) Kontroli poddano terminowość składania oświadczeń o stanie majątku w roku 2009 oraz do dnia 30.04.2010 r. wg stanu na dzień 31.12.2009 roku. 2) Sprawdzeniem objęto złoŜenie oświadczeń o stanie majątkowym przez: • Burmistrza Miasta, Sekretarza i Skarbnika, • pracowników Urzędu Miasta upowaŜnionych do wydawania administracyjnych, • kierowników jednostek organizacyjnych, • radnych. decyzji 3) Ustalono, Ŝe w badanym okresie Ŝadna z osób zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych nie nabyła i nie utraciła funkcji, w związku z którą wystąpił obowiązek składania oświadczeń. 4) Oświadczenia majątkowe za rok 2008 i 2009 wszyscy złoŜyli do dnia 30 kwietnia odpowiednio roku 2009 i 2010. 1.3.5. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej. 1) Zarządzeniem Nr 12/2001 z dnia 16 października 2001r Burmistrz Miasta ustalił procedury kontroli wewnętrznej wydatków dokonywanych ze środków publicznych Urzędu Miejskiego w Łebie, procedur tych nie udostępniono kontrolującym. 2) W jednostce nie opracowano procedur kontroli finansowej obejmujących procesy: • gromadzenia środków publicznych, • gospodarowania mieniem, • udzielania zamówień publicznych, • zaciągania zobowiązań, w tym wstępnej oceny celowości, • zwrotu środków publicznych. W trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej przez RIO Gdańsk w dniach 24.10.2005 r. – 17.02.2006 r. równieŜ wskazywano brak procedur wewnętrznej kontroli finansowej. 3) W roku 2009 Burmistrz Miasta nie przeprowadziła w Ŝadnej z jednostek organizacyjnych Miasta kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej. Potwierdzenie powyŜszych ustaleń wynika z akt roboczych kontroli Nr 1.2.1. 1.3.6. System zarządzania i kontroli projektów z udziałem środków UE (dotacji rozwojowych). 1) Załącznikiem Nr 4 do zarządzenia Nr 138/2008 z dnia 31 grudnia 2008 r. Burmistrz Miasta wprowadziła Zasady Rachunkowości środków funduszy pomocowych, którymi ustalono: • wyodrębnienie księgowe, • Plan Kont do ewidencji wykorzystania funduszy pomocowych i mechanizmy ewidencji, • prefinansowanie projektów za pomocą kredytów z Banku Gospodarstwa Krajowego, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 13 • kontrolę faktur i procedury płatności, • przechowywanie dokumentacji. 2) W jednostce nie unormowano procedur monitorowania realizacji projektów z udziałem środków Unii Europejskiej w zakresie: • udzielania zamówień publicznych i ich udokumentowania, w tym udokumentowania odbioru robót, • przekazywania sprawozdań okresowych i rocznego, • prowadzenia dokumentacji technicznej oraz przechowywania i archiwizowania tej dokumentacji. Potwierdzenie powyŜszych ustaleń wynika z akt roboczych kontroli Nr 1.2.1. 3) W roku 2009 w budŜecie gminy ujęto dotacje rozwojowe (§ 6208) w kwocie 4.874.014,00 zł, których nie otrzymano. 1.3.7. Audyt wewnętrzny. Jednostka w okresie objętym kontrolą nie podlegała obowiązkowi prowadzenia audytu wewnętrznego. Tabelaryczne przedstawienie organizacji jednostki stanowi akta robocze kontroli Nr 1.2.4. 1.4. Prowadzone kontrole zewnętrzne. Kontrolą objęto lata 2006 – 2009, tj. okres od poprzedniej kontroli kompleksowej RIO przeprowadzonej w dniach od 24 października 2005 r. do 17 lutego 2006 r. W wymienionym okresie uprawnione organy zewnętrzne przeprowadziły w Urzędzie Miejskim w Łebie 8 kontroli, w tym 5 kontroli finansowych: • Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku przeprowadziła kontrolę doraźną gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2004 – 2006, • Urząd Skarbowy w Lęborku przeprowadził kontrolę w zakresie realizacji zastosowanego przez Naczelnika US środka egzekucyjnego w postaci zajęcia wierzytelności, • Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Słupsku przeprowadził kontrolę, obejmującą okres od 1.01.2004 r. do 31.12.2006 r., w zakresie: – prawidłowości i rzetelności obliczania i potrącania składek i wpłat, zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, – ustalania uprawnień do świadczeń pienięŜnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wypłacania świadczeń i zasiłków oraz dokonania rozliczeń z tego tytułu, – prawidłowości i terminowości opracowania wniosków o świadczenie emerytalne i rentowe oraz ustalenia kapitału początkowego, • Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przeprowadził kontrolę w zakresie: – prawidłowości wykorzystania środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na realizację zadania p.n. „Poprawa dostępu do portu morskiego Łeba i odciąŜenie układu komunikacyjnego miasta – Etap I”, – realizacji inwestycji „Moje boisko – ORLIK 2012”. Zestawienie przeprowadzonych kontroli stanowi akta robocze kontroli Nr 1.2.5. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 14 II. GOSPODARKA PIENIĘśNA I ROZRACHUNKI 2.1. Gospodarka środkami pienięŜnymi. Kontrolą objęto rok 2009. 2.1.1. Gospodarka kasowa. 2.1.1.1. W zakresie spraw organizacyjnych. 1) W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Łebie, przyjętym zarządzeniem Nr 25/2005 Burmistrza Miasta z dnia 15 kwietnia 2005 r., stanowisko ds. obsługi kasy urzędu usytuowano w Referacie Finansowo - BudŜetowym i podporządkowano Kierownikowi Referatu. 2) Zasady gospodarki kasowej określają następujące przepisy wewnętrzne: • wprowadzone zarządzeniem Nr 11/2002 Burmistrza Miasta z dnia 2 sierpnia 2002 r.: – Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej, – Instrukcja dotycząca inwentaryzacji, – Instrukcja dotycząca stosowania, wypełniania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, • wprowadzone zarządzeniem Nr 87/2005 Burmistrza Miasta z dnia 3 listopada 2005 r.: – Instrukcja dotycząca gospodarki drukami ścisłego zarachowania, – Wykaz osób upowaŜnionych do zatwierdzania dowodów kasowych. 3) W wymienionych przepisach określono: • sposób dokumentowania operacji gotówkowych, • częstotliwość sporządzania raportów kasowych, • zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów kasowych, • warunki organizacyjno – techniczne kasy oraz formy jej zabezpieczenia, • zasady transportu i ochrony gotówki, • częstotliwość i sposób inwentaryzacji gotówki, • odpowiedzialność materialną kasjera. 4) W przepisach wewnętrznych nie określono: • wymogów kwalifikacyjnych stawianych osobie pełniącej funkcję kasjera, • terminów odprowadzania do banku przyjętej do kasy gotówki. 5) Zarządzeniem Nr 124/07 z dnia 31 grudnia 2007 r. Burmistrz Miasta ustaliła górną granicę zapasu gotówki w kasie Urzędu w wysokości 10.000,00 zł. 6) Kasę prowadzi od 1993 roku inspektor ds. obsługi kasy p. Małgorzata Wegner, w okazanej kontrolującym dokumentacji brak ustalenia daty objęcia stanowiska kasy. W aktach osobowych kasjerki znajduje się: • zapytanie o karalność, • przyjęty przez pracownika zakres czynności z dnia 30 kwietnia 1993 r., • oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone środki pienięŜne z dnia 5 kwietnia 2005 r. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 15 7) Kasjer nie posiada aktualnego wykazu osób upowaŜnionych do dysponowania gotówką i kontroli finansowej, zatwierdzenia dowodów kasowych do wypłaty oraz wzorem podpisów tych osób. 2.1.1.2. Funkcjonowanie kasy i dokumentowanie operacji gotówkowych. 1) W kontrolowanej jednostce prowadzono jeden raport kasowy dla wszystkich obrotów gotówkowych, techniką ręczną, za kaŜdy dzień, łącznie 254 raporty za 2009 r. 2) W oparci o kopie raportów kasowych za I i IV kwartał 2009 r. o numerach od 1 do 63 i od 192 do 254 ustalono, Ŝe: • nie wystąpiły przypadki przekroczenia niezbędnego zapasu gotówki w kasie, • zachowano ciągłość sald, • nie wpisywano w raportach ilości załączników z podziałem na dowody wpłaty i dowody wypłaty (część III pkt 11 Instrukcji dotyczącej stosowania, wypełniania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych). 3) Sprawdzono operacje gotówkowe przeprowadzone w okresie od 2 listopada do 31 grudnia 2009 r., objęte raportami kasowymi od RK Nr 214 do RK Nr 254. Kontrolę przeprowadzono w zakresie: • udokumentowania operacji kasowych dowodami kasowymi dopuszczonymi do stosowania, • odprowadzania do banku wpłat z tytułu dochodów budŜetowych, • sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dowodów wypłaty gotówki, • zatwierdzenia przez upowaŜnione osoby dowodów do wypłaty, • odbioru gotówki z kasy przez upowaŜnioną do tego osobę, • ujęcia operacji kasowych w raporcie w dniu ich powstania, • zachowania zgodności przychodu pobranej z banku gotówki do kasy z potwierdzającymi operację dowodami, • kompletności i prawidłowości dowodów kasowych, w tym, czy zawierały numery identyfikacyjne, • zgodności zapisów w raportach kasowych z dowodami źródłowymi, • sprawdzenia raportów kasowych przez Skarbnika lub upowaŜnioną osobę, • protokólarnego przekazywania kasy, • dokonywania inwentaryzacji kasy w obowiązujących terminach. 4) W wymienionym zakresie ustalono, Ŝe: • przeprowadzono 245 operacji gotówkowych na kwotę ogółem 710.671,34 zł, w tym: – 62 operacje wpłaty gotówki na kwotę 350.406,22 zł, – 183 operacje wypłaty gotówki na kwotę 360.265,12 zł, • trzykrotnie dokonano wypłaty kwoty ogółem 451,82 zł w oparciu o oświadczenia o korzystaniu z prywatnych samochodów do celów słuŜbowych, które nie były dowodami kasowymi, • 6-krotnie dokonano wypłaty kwoty ogółem 1.790,13 zł w oparciu o kserokopie faktur i dowodów zapłaty za usługi telekomunikacyjne radców prawnych i na nich wystawione, co było niezgodne z zasadami dokumentowania wypłaty gotówki z kasy, określonymi w części III.1. Dowody kasowe i bankowe obowiązującej Instrukcji dotyczącej Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 16 • • • • • • • • • • • • • stosowania, wypełniania i kontroli obiegu dokumentów księgowych i Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej, wpłaty gotówki do kasy z tytułu dochodów budŜetowych odprowadzano do banku w tym samym dniu, 6 dowodów wypłaty na kwotę 10.258,16 zł nie zostało sprawdzonych pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, 29 dowodów wypłaty na kwotę 5.746,12 zł nie zostało sprawdzonych pod względem merytorycznym (rachunki kosztów podróŜy słuŜbowych), a w 27 przypadkach list wypłat sporządzanych ręcznie odnotowano sprawdzenie ich przez jednego pracownika, nie określając, w jakim zakresie zweryfikowano listy, wszystkie dowody wypłaty gotówki zostały zatwierdzone przez Skarbnika i Burmistrza bądź osoby upowaŜnione, nie stwierdzono przypadków wypłaty gotówki osobom nieupowaŜnionym, operacje kasowe ujęto w raportach w dniu ich powstania, przychodu gotówki pobranej z rachunku bankowego dokonano w prawidłowych wysokościach, 109 dowodów kasowych na kwotę 316.435,96 zł nie zawierało numeru identyfikacyjnego dowodu (zestawienia wpłat, dowody wpłaty do banku, oświadczenia o korzystaniu z prywatnych samochodów do celów słuŜbowych, rachunki wystawiane przez osoby fizyczne), 26 rachunków (dowodów wypłaty gotówki) na kwotę ogółem 15.460,40 zł posiadało określenie tylko jednej strony operacji kasowej, tj. wystawcy rachunku, na 29 dowodach na kwotę 200.194,59 zł nie wskazano miejsca ujęcia ich w księgach rachunkowych, a 144 dowody na kwotę 429.441,44 zł nie zawierały informacji o osobie odpowiedzialnej za dekretację – zbiorczą dekretację (bez wskazania, jakich dowodów dotyczy) zamieszczono na raportach kasowych łącznie z podpisem osoby dekretującej, dokonano poprawek przy uŜyciu korektora 3 dowodów wypłaty na kwotę 16.987,07 zł, poprawki miały wpływ na wysokość wypłacanej kwoty, wszystkie raporty kasowe zostały sprawdzone przez Głównego Specjalistę ds. księgowości budŜetowej p. Barbarę CięŜką, co nie naleŜało do jej zakresu obowiązków, w roku 2009 18-krotnie dokonano przekazania kasy, co udokumentowano protokółami przekazania, przekazaniu podlegała gotówka oraz druki ścisłego zarachowania. Protokóły podpisały: osoba przekazująca i osoba przyjmująca, w ostatnim dniu roku 2008 i 2009 przeprowadzono inwentaryzację kasy. Szczegółowe zestawienie ustaleń stanowi akta robocze kontroli Nr 2.1.1. Przyjmowanie raportów kasowych i sprawdzanie ich prawidłowości naleŜało, zgodnie z zakresem czynności przyjętym w dniu 23.11.1998 r., do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo-BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. 2.1.1.3. Inwentaryzacja środków pienięŜnych w kasie. Kontrolą objęto rok 2009. 1) Obowiązująca w jednostce Instrukcja dotycząca inwentaryzacji nakazywała przeprowadzenie inwentaryzacji kasy (środków pienięŜnych i czeków) drogą spisu z natury na ostatni dzień roku. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 17 2) Zarządzeniem Nr 110/2009 z dnia 31 grudnia 2009 r. Burmistrz Miasta nakazała przeprowadzenie inwentaryzacji kasy i powołała Komisję Inwentaryzacyjną. Inwentaryzację naleŜało przeprowadzić w ostatnim dniu roku i rozliczyć do dnia 15.01.2010 r. 3) Inwentaryzację kasy przeprowadzono w dniu 31 grudnia 2009 r., co potwierdzono protokółem inwentaryzacji: • stan gotówki w kasie i saldo raportu kasowego były zgodne i wynosiły 0 (zero złotych), • nie spisano ilości druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie – zapisano ostatni wykorzystany numer czeku gotówkowego oraz dowodu „KP” i „KW”, • nie wymieniono depozytów znajdujących się w kasie, zapisano natomiast, Ŝe ich stan zgodny był z ewidencją, • nie porównano stanu gotówki z ewidencją na koncie 101 – „Kasa”, • wyników kontroli nie przedstawiono kierownikowi jednostki. 4) W roku 2009 nie przeprowadzono innych kontroli i inwentaryzacji kasy. 5) W dniu 5 maja 2010 r. inspektorzy kontroli sprawdzili kasę Urzędu Gminy, protokół kontroli stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego protokółu: • porównano stan gotówki w kasie z saldami raportów kasowych – nie stwierdzono róŜnic, • ustalono stan znajdujących się w kasie druków ścisłego zarachowania i stwierdzono róŜnice między stanem faktycznym czeków gotówkowych a ich stanem ewidencyjnym: – faktyczny stan w dniu inwentaryzacji szt. 43, – stan ewidencyjny szt. 48, szt. 5. – róŜnica RóŜnica powstała na skutek nieprawidłowego prowadzenia ewidencji – rozchodu czeków dokonywano po wykorzystaniu całej serii. • sprawdzono stan depozytów znajdujących się w kasie z ich ewidencją – róŜnic nie stwierdzono. Ustalono, Ŝe ewidencja nie zawiera istotnych informacji nt. rodzaju depozytu, okresów deponowania, a w przypadku gwarancji - przedmiotu gwarancji i kwot gwarantowanych. 2.1.2. Obsługa bankowa. 2.1.2.1. Obsługa bankowa Urzędu Gminy i gminnych samorządowych jednostek organizacyjnych. 1) Umowę na obsługę bankową budŜetu Gminy Miejskiej Łeba zawarto z Bankiem Spółdzielczym w Łebie w dniu 17 lutego 2009 r. na okres do 16 lutego 2012 r. Umowę zawarto w trybie bezprzetargowym w związku z niskimi kosztami usługi (prowizji i opłat), które w roku 2008 wyniosły łącznie 925,00zł. Aneksem nr 1 z dnia 10 kwietnia 2009 r. wprowadzono zmiany w zakresie świadczonych usług. 2) Poprzednio obsługę bankową budŜetu prowadził równieŜ Bank Spółdzielczy w Łebie, w oparciu o umowę z dnia 17 lutego 2006 r. 3) Umowy i aneks posiadały kontrasygnatę Skarbnika Miasta. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 18 2.1.2.2. Operacje bankowe. 1) Zgodnie z obowiązującym w jednostce Wykazem kont budŜetu gminy, ewidencję operacji pienięŜnych dokonywanych na bankowych rachunkach budŜetu, prowadzono na koncie 133 - „Rachunek budŜetu”. 2) Sprawdzono zgodność zapisów na koncie 133 – „Rachunek budŜetu” z wyciągami bankowymi za m-ce luty i lipiec 2009 roku: • w okresie objętym kontrolą jednostka otrzymała od banku 44 wyciągi, • salda i obroty wszystkich wyciągów zgodne były z ewidencją księgową, • nie prowadzono do konta 133 analityki wg podziałek klasyfikacji budŜetowej, wyciągi bankowe księgowano sumami obrotów. 3) Sprawdzono prawidłowość dokumentowania operacji bankowych: • w m-cach lutym i lipcu 2009 r. jednostka przeprowadziła 1310 operacji na rachunku podstawowym na ogólną kwotę 34.167.652,55 zł, • pod wyciągami znajdowały się przelewy środków, potwierdzające dokonanie wydatków. Dowody, w oparciu o które sporządzono przelewy, gromadzono w innych zbiorach dowodów, w zaleŜności od ich rodzaju; w przepisach wewnętrznych nie ustalono zasad gromadzenia i segregowania dowodów księgowych, • uznanie rachunku z tytułu dochodów budŜetowych potwierdzono kopiami dowodów „Kasa przyjmie KP”, poniewaŜ dowody źródłowe pozostawiano na merytorycznych stanowiskach pracy. Dowody KP zawierały wyłącznie datę, tytuł dochodu i kwotę, dekret oraz podpis wystawcy; nie wymieniono w nich dowodów stanowiących podstawę ich wystawienia; w przepisach wewnętrznych nie unormowano zasad udokumentowania operacji bankowych, • przelewy i dowody KP nie posiadały numerów identyfikacyjnych, • Ŝaden z dekretów nie został autoryzowany. Na wyciągach bankowych sporządzano zbiorczy dekret, a osoba odpowiedzialna za wskazanie miejsca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpisała zapis. Prawidłowe gromadzenie wyciągów bankowych i dowodów potwierdzających operacje bankowe, ich weryfikacja i ewidencja naleŜy do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo –BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. Kontrola finansowa oraz organizacja obiegu dokumentów finansowych naleŜy do obowiązków Skarbnika Miasta p. ElŜbiety Sosnowskiej. 2.1.2.3.Inwentaryzacja bankowych. środków pienięŜnych zgromadzonych na rachunkach 1) Zgodnie z obowiązującą w jednostce Instrukcją dotyczącą inwentaryzacji, środki pienięŜne na rachunkach bankowych, kredyty bankowe, poŜyczki i lokaty podlegają inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald, przy czym środki pienięŜne naleŜy inwentaryzować na ostatni dzień roku. 2) Jednostka gromadziła środki finansowe na 4 rachunkach bankowych, prowadzonych w Banku Spółdzielczym w Bytowie Oddział Kołczygłowy, ich stan na dzień 31.12.2009 r. wynosił: Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 19 Numer rachunku bankowego Numer i nazwa konta 0010 133 – „Rachunek budŜetu” 0180, 135 – „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń 0090, 0020 socjalnych” 0150 137 – „Rachunek środków funduszy pomocowych 0170, 0160 139 – „Inne rachunki bankowe” Razem środki finansowe Saldo konta syntetycznego *Środki finansowe na 31.12.2009 458.681,70 25.488,98 81,43 25.488,98 7.214,39 54.662,89 546.047,96 7.214,39 54.662,89 87.447,69 * Wysokość środków finansowych wynika z bankowego potwierdzenia sald na dzień 31.12.2009 r., przekazanego jednostce z datą 13.01.2010 r. 3) Z tabeli wynika, Ŝe: • stan środków na koncie 133 – „Rachunek budŜetu” wg ewidencji księgowej wyniósł 458.681,70 zł, • stan konta wg bankowego potwierdzenia sald 81.43 zł, • róŜnica 458.600,27 zł, • z ewidencji analitycznej do konta 133 wynika, Ŝe kwota 458.600,27 zł stanowiła lokatę typu overnight. W związku z brakiem dokumentacji dotyczącej wyjaśnienia niedoboru środków finansowych na rachunku budŜetu, inspektorzy RIO zwrócili się w dniu 18.05.2010 r. do Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk z pytaniami: • co stanowi róŜnicę pomiędzy stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym środków budŜetowych? • dlaczego, pomimo róŜnicy, zaakceptowano i przyjęto jako prawidłowe bankowe potwierdzenie sald? Jako odpowiedź przedłoŜono do kontroli zawiadomienie Banku Spółdzielczego w Łebie, wystawione w dniu 18 maja 2010 r., Ŝe Miasto Łeba posiadało na dzień 31.12.2009 r. na koncie o końcówce numerów 150 środki w wysokości 458.600,27 zł. Zapytanie, bankowe potwierdzenia sald z 13.01.2010 r. i 18.05.2010 r. oraz zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i zestawienie analityczne do konta 133 stanowią akta robocze kontroli Nr 2.1.2. 4) Ponadto jednostka na dzień 31.12.2009 r. przeprowadziła inwentaryzację zaciągniętych kredytów i poŜyczek drogą potwierdzenia sald, zgodnie z Instrukcją dotyczącą inwentaryzacji. Sprawowanie kontroli wewnętrznej w zakresie obrotów na rachunkach bankowych, rozrachunków oraz wycena i rozliczenie inwentaryzacji składników majątku naleŜała do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. 2.2. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania. Kontrolą objęto rok 2009. 2.2.1. Opracowanie instrukcji gospodarki drukami ewidencjonowanymi. 1) Zarządzeniem Nr 87/2005 z dnia 3 listopada 2005 r. Burmistrz Miasta wprowadziła Instrukcję dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 20 2) W Instrukcji określono: • zamknięty katalog druków podlegających ewidencji: − czeki gotówkowe i rozrachunkowe, − kwitariusze K-103 i potwierdzenie wpłat K-103, − arkusze spisu z natury, − karty drogowe i świadectwa pochodzenia zwierząt, − kasa przyjmie KP i kasa wyda KW, • zasady oznaczania i ewidencji druków, • zasady wydawania i rozliczania druków. 3) W Instrukcji nie ewidencjonowanych. określono osób uprawnionych do pobierania druków 2.2.2. Sposób gospodarowania drukami ewidencjonowanymi. 1) Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzono w 4 Księgach druków ścisłego zarachowania. Ewidencją objęto: • kwitariusze przychodowe K-103, • Kasa przyjmie KP i Kasa wypłaci KW, • okresowe karty pracy pojazd, • arkusze spisu z natury. 2) W trakcie kontroli ustalono, Ŝe: • do ewidencji wprowadzono druki wymienione w Instrukcji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania, poza kartami drogowymi, • w księgach nie odnotowywano daty przyjęcia druków na stan, • zapisów druków K-103 dokonywano w co drugim wierszu, pozostawiając wolne pola na adnotacje, • kaŜde wydanie druku odnotowywano w księgach, a pomimo to nie ustalano aktualnego stanu ilościowego druków, • poprawiano błędne zapisy przy uŜyciu korektora. 3) Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi od dnia 1 stycznia 2010 r. referent ds. obsługi Urzędu p. Agnieszka Ostrowska, zgodnie z zakresem czynności. Wcześniej p. Ostrowska równieŜ prowadziła ewidencję druków ścisłego zarachowania, jednak nie wynikało to z jej zakresu czynności. Na stanowisku pracy brak obowiązującej w jednostce Instrukcji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania, brak potwierdzenia zapoznania pracownika z jej postanowieniami Instrukcji. 4) Ustalono ponadto, Ŝe w StraŜy Miejskiej prowadzona jest odrębna ewidencja wydanych kart drogowych SM 101. Ewidencja nie obejmuje kart niewykorzystanych. W dniu 11.05.2010 r. w posiadaniu Komendanta StraŜy Miejskiej znajdowały się karty o numerach od 8864927 do 8864960 w ilości 34 szt., a w ewidencji wydanych kart odnotowano w pozycji 164 (ostatniej) wydanie karty drogowej nr 864926. Ewidencja została załoŜona w dniu 1.10.2009 r. Z analizy zapisów dokonanych w 2010 roku wynika, Ŝe na dzień 31.12.2009 roku pozostawało co najmniej 55 druków o numerach od 7120426 do 7120480. Karty drogowe, zgodnie z Instrukcją dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania, powinny być objęte szczegółową ewidencją, prowadzoną w sposób określony w Instrukcji. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 21 2.2.3. Inwentaryzacja druków ewidencjonowanych. 1) Obowiązująca w jednostce Instrukcja dotycząca inwentaryzacji nakazywała przeprowadzenie inwentaryzacji druków ewidencjonowanych drogą spisu z natury, bez wskazania terminu spisów. Burmistrz Miasta zarządzając na koniec 2009 r. inwentaryzację niektórych składników majątku i powołując Komisję Inwentaryzacyjną, nie wymieniła wśród obszarów spisowych druków ścisłego zarachowania. 2) W dniu 31.12.2009 r. dokonano inwentaryzacji materiałów i druków ścisłego zarachowania na arkuszach spisu z natury nr 1 i 2/2009: • nie wymieniono cech druków, tj. symboli i numerów identyfikacyjnych, spisano wyłącznie ilość bloczków, • materiały i druki wyceniono wg cen z ostatnich faktur zakupu, • dowodem nr PK 27/12 pod datą 31.12.2009 r. zmniejszono koszty roku 2009 o wartość 3.287,93 zł (wartość zinwentaryzowanych materiałów i druków ewidencyjnych) i przyjęto na stan konta 310 – „Materiały”, • nie zinwentaryzowano kart drogowych, • nie porównano stanu druków z ich ewidencją, • wyników inwentaryzacji nie przedstawiono do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. Członkami Komisji Inwentaryzacyjnej, zgodnie z zarządzeniem Nr 110/2009 Burmistrza z dnia 31.12.2009 r., były panie: Barbara Andrzejak – Przewodnicząca i Wioletta Morawiak – Członek. Rozliczenie spisów z natury, ustalanie róŜnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie naleŜało do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. Pismo o przekazanie całej dokumentacji inwentaryzacji, arkusze spisu z natury nr 1 i 2/2009 oraz dowód PK 27/12 oraz zarządzenie Nr 110/2009 stanowią akta robocze kontroli Nr 2.2.1. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz brak ich inwentaryzacji stwierdzono juŜ podczas kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej, przeprowadzonej w jednostce w dniach 24.10.2005 r. – 17.02.2006 r. 3) W dniu 6 maja 2010 r. inspektorzy RIO przeprowadzili kontrolę druków ścisłego zarachowania. Stan druków ewidencjonowanych zgodny był ze stanem wynikającym z ewidencji druków. Protokół kontroli stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego protokółu.. 2.3. Rozrachunki i roszczenia. Kontrolą objęto rok 2009. 2.3.1. Rodzaje rozrachunków. 1) Zarządzeniem Nr 138/2008 z dnia 31 grudnia 2008 r. Burmistrz Miasta określiła: • Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 3), w tym Zakładowy plan kont – dla budŜetu i jednostki budŜetowej • Zasady rachunkowości środków funduszy pomocowych (załącznik nr 4). Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 22 2) W oparciu o Zakładowy Plan Kont oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2009 rok ustalono występujące w kontrolowanej jednostce na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych następujące rozrachunki: Konto syntetyczne 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” 221 - „NaleŜności z tytułu dochodów budŜet.” 222 - „Rozliczenie dochodów budŜetowych” 223 - „Rozliczenie wydatków budŜetowych” 224 - „Rozrachunki budŜetu” 225 - „Rozrachunki z budŜetami” 226 - „Długoterminowe naleŜności budŜetowe” 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” 231 - „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 240 - „Pozostałe rozrachunki” 260 - „Obligacje komunalne” 290 - „Odpisy aktualizacyjne naleŜności” Razem 291 - „Ewidencja pozabilansowa” Stan na dzień 01.01.2009 r. Zobowiąza NaleŜności nia 46.846,82 249.680,24 880.372,03 623,84 3.650,77 3.282,51 57.484,00 682.560,46 66.073,00 778.606,01 138.307,38 79.807,67 10.852,32 275.153,64 - 4.050.000,00 1.778.435,79 5.544.864,90 67.551,82 Stan na dzień 31.12.2009 r. NaleŜności Zobowiązania 151.103,78 1.204.714,42 164,29 550,86 54.053,99 1.473.016,26 11.255,84 28.732,52 2.923.591,96 - 158.390,90 265,95 644.353,00 104.414,00 122.844,26 89.687,48 918,44 175.321,85 3.850.000,00 254.123,78 5.400.319,66 67.551,82 • Zakładowy plan kont dla budŜetu i Urzędu Gminy nie przewidywał konta 291 „Ewidencja pozabilansowa”. Na koncie tym pozabilansowo ewidencjonowano rozliczenia z tytułu realizacji programu FEM, finansowanego ze środków Unii Europejskiej, saldo oznacza stan wydatków niezrefundowanych. 2.3.2. Prawidłowość funkcjonowania kont rozrachunkowych. 1) Funkcjonowanie kont rozrachunkowych sprawdzono w oparciu o ewidencję analityczną do kont zespołu „2” za m-c wrzesień 2009 roku. 2) Kontrolę przeprowadzono w zakresie: • ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wyłącznie jej rozrachunków, • ujmowania w księgach rachunkowych budŜetu wyłącznie rozrachunków budŜetu z tytułu dotacji z budŜetu państwa, subwencji, udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych oraz rozrachunków z jednostkami budŜetowymi z tytułu realizowanych przez nie dochodów i wydatków, • ujmowania na kontach rozrachunkowych wyłącznie rozrachunków (naleŜności i zobowiązań bezspornych) oraz rozliczeń, których tytuły są kwestionowane przez kontrahentów, • wykazywania rzeczywistych sald kont rozrachunków z poszczególnych tytułów bez kompensaty naleŜności i zobowiązań, • ewidencji obrotów na kontach rozrachunkowych terminowo i zgodnie z treścią operacji gospodarczych wynikającą z dowodów księgowych. 3) W wymienionym zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: • przypadki ewidencjonowania rozrachunków na niewłaściwych kontach, w tym: – księgowanie rozliczeń z tytułu podatku VAT (3 operacje na kwotę 140.701,00 zł) oraz opłat za zajęcie pasa drogowego (73 operacje na kwotę 42.083,28 zł) na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 23 – ujęcie na koncie 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” dofinansowania wczasów z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (6 operacji na kwotę 6.124,80 zł), – księgowanie rozliczeń z tytułu udzielonych z budŜetu gminy dotacji celowych na zadania realizowane na podstawie umów i porozumień na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki” (4 operacje na kwotę 68.612,00 zł, • brak zrozumiałej treści operacji gospodarczych, w tym: – na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zapisano opłatę miejscową, obsługę kotłowni, obsługę lodowiska, dyŜur w OSP, dozór skazanych itp. (49 operacji na kwotę 3.123,60 zł), które faktycznie dotyczyły rozliczeń publicznoprawnych z tytułu umów-zlecenia, – na koncie 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ujęto opłatę miejscową, dyŜury OSP, obsługę lodowiska, punkt informacyjno-konsultacyjny itp. (104 operacje na kwotę 24.454,74 zł), które faktycznie dotyczyły wynagrodzeń za świadczenie usług w oparciu o umowy-zlecenia. 4) Sprawdzono dowody księgowe stanowiące podstawę ewidencji rozrachunków w m-cu wrześniu 2009 r. i ustalono, Ŝe: • obroty na kontach rozrachunkowych wyniosły ogółem 6.793.576,98 zł, • jednostka prowadziła ewidencję rejestrową, w tym rejestr kasy KAS, rejestr banków BAN, rejestr płac PLA, rejestr ZAK, rejestr sprzedaŜy SPR, polecenia księgowania PK i rejestr memoriałów MEM. Rejestr memoriałów MEM nie był samodzielnym rejestrem, tj. dowody bankowe i dowody kasowe były równocześnie dowodami memoriałowymi. Dekretacja dowodu nie wskazywała, w jakim rejestrze został ujęty, a do jednego banku lub kasy sporządzano niejednokrotnie więcej niŜ jeden memoriał. Ewidencja nie zawierała danych identyfikacyjnych dowodu, stanowiącego podstawę zapisu, a dane rejestru, w którym dowód został ujęty – powyŜszy sposób prowadzenia ewidencji księgowej nie wynikał z przepisów wewnętrznych, • we wszystkich przypadkach dowodów bankowych, rachunków za prace zlecone, dowodów Kasa przyjmie KP wskazanie miejsca ujęcia poszczególnych dowodów nie było autoryzowane, osoba dekretująca podpisywała zbiorczy dekret umieszczony na rejestrze, • 45 dowodów na kwotę 29.426,01 zł – Rachunków za prace zlecone – nie zawierało wskazania strony operacji, jaką winno być Miasto Łeba. Rachunki wystawiano na drukach opisanych w części III Instrukcji dotyczącej stosowania, wypełniania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, w której zapisano, iŜ rachunek ten spełnia wszystkie wymagania, • Ŝadne Polecenie księgowania PK nie zawierało sumy zapisów, • dokonano ewidencji rozrachunków na kwotę 1.103,20 zł w oparciu o 4 dowody niedopuszczone do stosowania w jednostce, tj. pokwitowania opłat sądowych oraz podania o zwrot nadpłaty podatku i zwrot wadium, • 49 dowodów nie posiadało numeru identyfikacyjnego. Kontrola prawidłowości dowodów księgowych naleŜała do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 24 2.3.3. Terminowość regulowania zobowiązań. 2.3.3.1. Odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych. W oparciu o przelewy, wyciągi bankowe i ewidencję księgową na koncie 225 – „Rozrachunki z budŜetami”, sprawdzono terminowość przekazywania zaliczek na podatek dochodowy w okresie objętym kontrolą. Ustalono, Ŝe zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń za rok 2009 przekazywano do dnia 20 następnego miesiąca po wypłacie wynagrodzeń. Jednostka nie potrącała z zaliczek na podatek dochodowy naleŜnego jej, jako płatnikowi wynagrodzenia i nie występowała do Urzędu Skarbowego o jego przekazanie. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z naliczeniem, udokumentowaniem i przekazaniem do Urzędu Skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych naleŜało do obowiązków głównego specjalisty ds. księgowości budŜetowej p. Barbary CięŜkiej, zgodnie z jej zakresem czynności. 2.3.3.2. Odprowadzanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy. 1) W oparciu o przelewy, wyciągi bankowe i ewidencję księgową na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, sprawdzono terminowość przekazywania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy w roku 2009. Ustalono, Ŝe składki przekazywano do dnia 5 następnego miesiąca po wypłacie wynagrodzenia, za wyjątkiem składek za m-c styczeń 2009 roku, które przekazano na rachunek ZUS w dniu 10.02.2009 roku, tj. z 5-dniowym opóźnieniem. Od nieterminowo odprowadzonych składek nie zapłacono odsetek. 2) Wysokość składek wynikała z miesięcznych deklaracji rozliczeniowych. Korekty rozliczeń dokonywano niezwłocznie po ustaleniu okoliczności powstania róŜnic: • w roku 2009 w m-cach lipcu i październiku pomniejszono wysokość przekazywanych składek o nadpłaty dokonane w 2000 r. w ogólnej kwocie 1012,87 zł, po otrzymaniu decyzji ZUS o uznaniu nadpłat, • w m-cach czerwcu, sierpniu i wrześniu nadpłacono składki o kwotę ogółem 1.902,68 zł w związku z przekroczeniem rocznego wymiaru podstawy składek trzech pracowników – potrącenie nadpłaty nastąpi po uznaniu jej przez ZUS, • w m-cu listopadzie 2009 r. nadpłacono składki za m-c X.2009 r o kwotę 1.256,71 zł. Korekty rozliczenia dokonano w m-cach styczniu i lutym 2010 r., • jednostka w roku 2009 nie pobierała naleŜnego płatnikowi składek wynagrodzenia. Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS oraz odprowadzanie składek naleŜało do obowiązków głównego specjalisty ds. księgowości budŜetowej p. Barbary CięŜkiej, zgodnie z jej zakresem czynności. 2.3.3.3. Odprowadzanie składek PFRON. 1) W Urzędzie Miejskim w Łebie średniomiesięczne zatrudnienie w 2009 roku wynosiło 30,75 pracowników na 27,83 etatu, nie zatrudniono osób niepełnosprawnych. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 25 2) Jednostka naliczyła i przekazała składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za wszystkie miesiące w łącznej kwocie 25.215,00 zł. 3) Składki przekazywano do dnia 20 następnego miesiąca. Miesięczne deklaracje wpłat, naliczenie odpisu i przelewy sporządziła główny specjalista ds. księgowości budŜetowej p. Barbara CięŜka, co nie leŜało w jej zakresie obowiązków. Czuwania nad prawidłowością wykonywania przez pracodawcę obowiązków wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r., Nr 14, poz. 92 z późn. zm.) nie powierzono Ŝadnemu pracownikowi Urzędu Gminy. 2.3.4. Prawidłowość naliczania odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowego regulowania naleŜności. 1) W okresie objętym kontrolą gmina posiadała naleŜności niepodatkowe z następujących tytułów: Lp Tytuł naleŜności 1. Wieczyste uŜytkowanie 2. Czynsze dzierŜawne Kwota naleŜności na dzień 31.12.2008 r. WymagalOgółem nych 205.174,79 204.066,35 Kwota naleŜnych Ilość odsetek dłuŜni Naliczo- Wyegzekwo ków nych wanych 10.269,00 10.269,00 54 238.003,45 179,56 169.903,83 179,56 2.090,37 2.090,37 29 69.054,59 69.054,59 2.681,50 2.681,50 33 112.180,47 112.180,47 1.771,20 1.771,20 18 4. Przekształcenie prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności SprzedaŜ nieruchomości 5. Najem lokali 19.903,25 19.903,25 119,99 119,99 11 Razem naleŜności 644.496,11 575.288,05 16.932,06 16.932,06 145 3. PowyŜsze dane uzyskano z ewidencji szczegółowej dochodów oraz zaległości na dzień 31.12.2008 r. a w zakresie zaległości z tytułu opłat za przekształcenie prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności i z tytułu sprzedaŜy nieruchomości nie zostały wykazane w sprawozdaniu rocznym RB-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień 31.12.2008 r. PowyŜsze zagadnienie szczegółowo omówiono w rozdziale VII niniejszego protokółu. Zestawienie zaległości stanowi akta robocze kontroli Nr 2.3.1. 2) Odsetki ustawowe naliczano komputerowo przy uŜyciu Systemu Windykacji NaleŜności VIP wersja 5.46 z dnia 23.10.2009 r. firmy RADIX Gdańsk. 3) Kontroli poddano czynności windykacyjne wobec 5 największych dłuŜników kaŜdego rodzaju dochodów, podjęte do dnia 30.04.2010 r., łącznie 25 dłuŜników na kwotę 434.758,75 zł. W wyniku kontroli ustalono, Ŝe: • 9 naleŜności na kwotę 110.786,82 zł wpłacono w całości, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 26 • 5 naleŜności na kwotę 25.271,50 zł spłacono częściowo w kwocie ogółem 3.695,48 zł, • w oparciu o uchwałę Nr 62/VIII/2003 Rady Miejskiej z dnia 29.04.2003 roku w sprawie zasad i trybu umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych gminy i Gminy Miejskiej Łeba z tytułu naleŜności pienięŜnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych naleŜności oraz wskazania organów do tego uprawnionych na wniosek dłuŜników: – umorzono 3 naleŜności na kwotę 5.770,97 zł, – rozłoŜono na raty 6 naleŜności na kwotę 59.056,30 zł, • w stosunku do 3 naleŜności na kwotę 227.347,98 zł prowadzone jest postępowanie sądowe, • zabezpieczenie hipoteczne ustanowiono dla naleŜności z tytułu sprzedaŜy nieruchomości, rozłoŜonych na raty, • w decyzjach o przekształceniu prawa uŜytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności zapisano zabezpieczenie niespłaconej części opłaty z tego tytułu hipoteką przymusową, nie zgłoszono do Wydziału Ksiąg Wieczystych wniosku o wpisanie hipotek, • w pozostałych przypadkach nie zastosowano Ŝadnego zabezpieczenia naleŜności, poza odsetkami ustawowymi w przypadku nieterminowego ich spłacania, • w przypadku 5 naleŜności na kwotę 28.101,20 zł po wysłaniu wezwań do zapłaty w okresie 5.06-17.09.2009 r., nie podjęto dalszych kroków egzekucyjnych, w tym w stosunku do dłuŜnika o numerze ew. 2786, który nie odebrał wezwania. Szczegółowe ustalenia dotyczące windykacji niepodatkowych naleŜności gminy stanowią akta robocze kontroli Nr 2.3.2. śadnemu pracownikowi nie powierzono obowiązku prowadzenia windykacji niepodatkowych naleŜności budŜetowych. 2.3.5. Przestrzeganie uprawnień do zaciągania zobowiązań obciąŜających budŜet gminy. 1) Uchwałą Nr XXVI/228/2009 z dnia 16 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu miasta Łeba na rok 2009, Rada Miejska upowaŜniła Burmistrza do: • zaciągania długu oraz do spłaty zobowiązań maksymalnie do kwoty 3.675.314,00 zł, • udzielenia poręczenia maksymalnie do kwoty 101.695,00 zł. • dokonywania zmian w planie wydatków, polegających na przenoszeniu wydatków między rozdziałami i paragrafami w ramach działu, 2) Inspektorzy RIO zwrócili się pisemnie w dniu 19 maja 2010 r. do Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk o przekazanie kontrolującym całości dokumentacji związanej z ewidencją zaangaŜowania wydatków bieŜących i przyszłych w roku 2009 oraz przedstawienie procedury zaangaŜowania. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o udostępnioną do dnia 31maja 2010 r. dokumentację, którą oznaczono pieczątką „Sprawdzono RIO Gdańsk 10”. 3) Jednostka zawarła w 2009 roku 10 umów, których realizacja przypada na lata następne: • szacunkowa wartość zobowiązań gminy, wynikająca z umów – 2.698.748,77 zł, • wszystkie umowy posiadały kontrasygnatę Skarbnika Gminy, • umowy zawarto w okresie od 25.03.2009 r. do 18.12.2009 r., Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 27 • zaangaŜowania środków na koncie 999 – „ZaangaŜowanie wydatków budŜetowych przyszłych lat” dokonano pod datą 31.12.2009 r., podstawę ewidencji stanowił dowód Polecenie księgowania PK Nr 37/12, • wysokość zaangaŜowania wydatków lat przyszłych na dzień 31.12.2009 r. wykazana na koncie 999 – 1.745.130,75 zł, • z powyŜszego wynika, Ŝe nie zaangaŜowano kwoty 953.618,02 zł. Pismo z dnia 19.05.2010 r., zestawienie umów i PK dotyczące zaangaŜowania wydatków w poszczególnych kwartałach stanowią akta robocze kontroli Nr 2.3.3. 4) Sprawdzono ewidencję zaangaŜowania środków finansowych w roku budŜetowym w oparciu o umowy zawarte w roku 2009: • zawarto 43 umowy na dostawy i usługi o wartości 1.571.221,32 zł z bieŜącym terminem realizacji, wszystkie umowy posiadały kontrasygnatę Skarbnika Gminy, • zaangaŜowania środków finansowych na koncie 998 – „ZaangaŜowanie wydatków budŜetowych roku bieŜącego” w Ŝadnym wypadku nie dokonano w oparciu o zawarte umowy, • zaangaŜowania wydatków bieŜących, wynikających z zawartych umów, dokonano kwartalnie w oparciu o Polecenia Księgowania PK, sporządzone na podstawie wykazu umów, • z analizy umów, ich zestawienia i ewidencji wynika, Ŝe zaangaŜowania wydatków po ich zrealizowaniu dokonano na kwotę: − w dniu 31.03.2009 r. 1.200,00 zł, − w dniu 30.06.2009 r. - 528.377,86 zł, − w dniu 30.09.2009 . - 32.127,43 zł, Razem - 561.705,29 zł, • w zestawieniu umów nie ujęto 4 umów na kwotę 84.928,69 zł, • ogółem w roku 2009 zaangaŜowano wydatki w kwocie 23.334.875,00 zł, zgodnej z wysokością planowanych wydatków, wydatki wykonano w wysokości 17.386.516,71 zł. ZaangaŜowania wydatków dokonała Główna Specjalistka ds. księgowości budŜetowej p. Barbara CięŜka, co nie naleŜało do jej obowiązków. Zestawienia umów i Polecenia księgowania stanowią akta robocze kontroli Nr 2.3.3. 2.3.6. Zobowiązania wymagalne. 1) Ze sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budŜetowych na dzień 31.12.2008 i na dzień 30.09.2009 roku wynika, Ŝe w gminnych jednostkach budŜetowych nie wystąpiły zobowiązania wymagalne. 2) W oparciu o dowody księgowe za m-c styczeń 2009 r. ustalono, Ŝe w 23 przypadkach na kwotę 47.841,82 zł koszty roku 2008 ujęto w księgach rachunkowych roku 2009. Zestawienie rachunków i faktur stanowi akta robocze kontroli Nr 2.3.4.. 3) Zarachowanie w księgach rachunkowych jednostki wszystkich przypadających na dany okres kosztów, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty, było zaleceniem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, po poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej w dniach 24.10.2005 – 17.02.2006 r. W odpowiedzi na zalecenia (pismo Nr Or 0911/2/2006 Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 28 z dnia17.05.2006 r.) Burmistrz Miasta zobowiązała się do ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich kosztów dotyczących danego roku. Kompletowanie dokumentów do księgowania, dekretowanie dowodów księgowych oraz prowadzenie ewidencji syntetycznej i sprawowanie kontroli wewnętrznej naleŜało do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – Księgowego p. Janiny Falejczyk. 2.3.7. Udzielanie zaliczek na wydatki do rozliczenia. 1) W obowiązującej w jednostce Instrukcji dotyczącej stosowania, wypełniani, kontroli i obiegu dokumentów księgowych przewidziano druki Wniosek o zaliczkę i Rozliczenie zaliczki, określając sposób ich wypełnienia, nie wskazano natomiast osób uprawnionych do otrzymania zaliczek i przedmiotów zaliczkowania. 2) W oparciu o ewidencję analityczną do konta 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” za II półrocze 2009 r ustalono, Ŝe w wymienionym okresie udzielono 8 zaliczek na wydatki do rozliczenia inne, niŜ koszty podróŜy słuŜbowych, w tym: • Sekretarzowi Miasta 6 zaliczek na kwotę 2.760,00 zł, • Komendantowi StraŜy Miejskiej 2 zaliczek na kwotę 1.000,00 zł, Razem 3.760,00 zł. 3) Sprawdzono udokumentowanie udzielenia i rozliczenia ww. zaliczek i ustalono, Ŝe: • we wszystkich przypadkach wnioski wypełniono prawidłowo, sprawdzono i zatwierdzono do wypłaty, • we wszystkich przypadkach zaliczki wydatkowano zgodnie z ich przeznaczeniem, • w 5 przypadkach (zaliczki na kwotę 1.610,00 zł) rozliczenie zaliczek złoŜono od 2 do 7 dni po terminie określonym we wnioskach, • zwrotu niewydatkowanych kwot we wszystkich przypadkach dokonano w dniu złoŜenia rozliczenia, • we wnioskach o zaliczkę wskazano miejsce ujęcia ich w księgach rachunkowych, lecz wskazania te nie były autoryzowane. Zestawienie udzielonych zaliczek stanowi akta robocze kontroli Nr 2.3.5. 4) W oparciu o ewidencję analityczną do konta 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” za pierwszy kwartał 2010 roku ustalono, Ŝe w wymienionym okresie udzielono 2 zaliczek: • w dniu 12.03.2010 r. Skarbnikowi Miasta w wysokości 2.000,00 zł, • w dniu 4.02.2010 r. Komendantowi StraŜy Miejskiej w wysokości 500,00 zł. • obydwie zaliczki zostały rozliczone. 5) Stwierdzono ponadto, Ŝe na kontach analitycznych do konta 234 w okresie od 1.07.2009 r. do 31.03.2010 r. nie zachowano chronologii zapisów. Kompletowanie dokumentów do księgowania, dekretowanie dowodów księgowych oraz prowadzenie ewidencji syntetycznej i sprawowanie kontroli wewnętrznej naleŜało do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – Księgowego p. Janiny Falejczyk. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 29 2.3.8. Wydatki niewygasające. W kontrolowanej jednostce nie występowały wydatki niewygasające na dzień 31 grudnia 2008 i 2009 roku, co wynika z rocznych sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego. 2.4. Inwentaryzacja naleŜności. Kontrolą objęto rok 2009. 2.4.1. Opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie naleŜności. Zarządzeniem Nr 87/2005 z dnia 3 listopada 2005 r. Burmistrz Miasta wprowadziła, jako załącznik Nr 2, Inwentaryzację naleŜności. Ustalono, Ŝe inwentaryzację naleŜności przeprowadza się na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego metodą weryfikacji bądź drogą potwierdzenia sald, w zaleŜności od rodzaju naleŜności. śadnemu pracownikowi nie powierzono obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji naleŜności. Wycena i rozliczanie składników majątku naleŜało do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. 2.4.2. Inwentaryzacja naleŜności i zobowiązań. 1) Stan naleŜności i zobowiązań na dzień 31.12.2009 r. wynosił: Konto syntetyczne 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” 221 - „NaleŜności z tytułu dochodów budŜet.” 222 - „Rozliczenie dochodów budŜetowych” 223 - „Rozliczenie wydatków budŜetowych” 224 - „Rozrachunki budŜetu” 225 - „Rozrachunki z budŜetami” 226 - „Długoterminowe naleŜności budŜetowe” 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” 231 - „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 240 - „Pozostałe rozrachunki” 260 - „Obligacje komunalne” 290 - „Odpisy aktualizacyjne naleŜności” Razem 291 - „Ewidencja pozabilansowa” Stan na dzień 31.12.2009r NaleŜności Zobowiązania 151.103,78 158.390,90 1.204.714,42 265,95 164,29 550,86 54.053,99 644.353,00 104.414,00 1.473.016,26 122.844,26 89.687,48 11.255,84 918,44 28.732,52 175.321,85 3.850.000,00 254.123,78 2.923.591,96 5.400.319,66 67.551,82 2) Kierownik Jednostki nie zarządziła inwentaryzacji naleŜności na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynikał z przepisów wewnętrznych. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 30 3) W dniu 14 maja 2009 roku zwrócono się pisemnie do Kierownika Referatu Finansowego – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk o przekazanie kontrolującym całej dokumentacji inwentaryzacji majątku gminnego, przeprowadzonej na dzień 31.12.2009 r. Kontroli dokonano w oparciu o dokumentację udostępnioną do dnia 31 maja 2010 r. 4) Jednostka nie przeprowadziła inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald w stosunku do następujących naleŜności: Nr konta 201/288 201/373 201/383 201/552 Ogółem Kontrahent Hydro Serwis Mielewczyk Tytuł naleŜności Kara umowna za nieterminowe wykonanie umowy MARGOT Media w domkach Małgorzata Gołębiewska Lębork Agados Promocja plaŜ Zniszczenie plaŜ Ochotnicza StraŜ PoŜarna Łeba Za odprowadzenie ścieków Kwota 2.011,11 2.332,92 4.461,00 284,19 9.089,22 5) Inwentaryzacja przeprowadzona drogą weryfikacji sald z posiadaną dokumentacją: • z Protokółu weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2009 r. wynika, Ŝe jednostka zweryfikowała salda rozrachunków na następujących kontach: Konto syntetyczne 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” 221 - „NaleŜności z tytułu dochodów budŜet.” Stan na dzień 31.12.2009r NaleŜności wg ZinwentaryRóŜnica ewidencji zowane 151.103,78 151.103,78 1.204.714,42 1.204.448,47 265,95 222 - „Rozliczenie dochodów budŜetowych” 164,29 - 164,29 223 - „Rozliczenie wydatków budŜetowych” 550,86 - 550,86 54.053,99 - 54.053,99 1.473.016,26 1.473.016,26 - 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 11.255,84 10.337,40 918,44 240 - „Pozostałe rozrachunki” 28.732,52 - 28.732,52 2.923.591,96 2.838.905,91 84.686,05 224 - „Rozrachunki budŜetu” 226 - „Długoterminowe naleŜności budŜetowe” Razem • z zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych wynika, Ŝe jednostka w protokóle weryfikacji wykazała rozrachunki ujęte na kontach 221, 234, 240 „per saldem”, bez wyodrębnienia naleŜności i zobowiązań: Konto syntety czne 221 234 240 Razem NaleŜności 1.204.714,42 11.255,84 28.732,52 1.244.702,78 Stan na dzień 31.12.2009r Protokół weryfikacji Zobowiązania NaleŜności Zobowiązania 265,95 1.204,448,47 918,44 10.337,40 175.321,85 146.589,33 176.506,24 1.214.785,87 146.589,33 Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 31 • nie przeprowadzono inwentaryzacji naleŜności ujętych na kontach 222, 223 i 224 na kwotę ogółem 54.769,14 zł. 6) Z zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i Protokółu weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2009 r. wynika, Ŝe jednostka przeprowadziła inwentaryzację zobowiązań w następującym zakresie: 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” 221 - „NaleŜności z tytułu dochodów budŜet.” Zobowiązania na dzień 31.12.2009 r. Wg Protokół RóŜnica ewidencji weryfikacji 158.390,90 158.390,90 265,95 265,95 224 - „Rozrachunki budŜetu” 644.353,00 *343.000,00 301.353,00 225 - „Rozrachunki z budŜetami” 104.414,00 - 104.414,00 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” 122.844,26 - 122.844,26 89.687,48 89.687,48 - 918,44 - 918,44 175.321,85 146.589,33 28.732,52 3.850.000,00 *3.850.000,00 - Konto syntetyczne 231 - „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 240 - „Pozostałe rozrachunki” 260 - „Obligacje komunalne” 290 - „Odpisy aktualizacyjne naleŜności” Razem 254.123,78 - 254.1123,78 - 67.551,82 5.400.319,66 291 - „Ewidencja pozabilansowa” 67.551,82 *Zobowiązania z tytułu zaciągniętej poŜyczki oraz wyemitowanych komunalnych zinwentaryzowano drogą bankowego potwierdzenia sald, obligacji • zobowiązania wykazane na kontach 221, 234 i 240 w ogólnej kwocie 29.916,91 zł zweryfikowano po uprzedniej ich kompensacie z naleŜnościami, • nie zweryfikowano zobowiązań wykazanych na kontach 222, 223, 224, 225, 229 i 290 na ogólną kwotę 783.450,19 zł oraz na koncie pozabilansowym 291 na kwotę 67.551,82 zł. 7) Ogółem nie przeprowadzono inwentaryzacji bądź zinwentaryzowano bez ustalenia faktycznej wysokości naleŜności i zobowiązań gminnych: • naleŜności na kwotę 1.299.471,92 zł, • zobowiązania na kwotę 959.241,28 zł. Pismo z dnia 14.05.2010 r., zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, protokół weryfikacji, porównanie sald kont z protokółem oraz zestawienie obrotów i sald kont analitycznych w zakresie naleŜności niezinwentaryzowanych stanowią akta robocze kontroli Nr 2.4.1. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 32 2.5. Kredyty, poŜyczki, poręczenia. Kontrolą objęto lata 2006 – 2009. 2.5.1. Kredyty. 1) W latach 2006 - 2009 Miasto Łeba nie zaciągało kredytów. 2) W dniu 27 marca 2006 r. Gmina Miejska Łeba reprezentowana przez Burmistrza jako Emitent podpisała z Bankiem Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych S.A. Warszawa umowę emisji obligacji o maksymalnej wartości 3.000.000,00 zł. Podpisanie umowy poprzedziły stosowne uchwały Rady Gminy i opinia Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, co było m.in. przedmiotem kontroli doraźnej przeprowadzonej w jednostce przez inspektora Wydziału Kontroli Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniach od 18 do 28 kwietnia 2006 roku. Wykup obligacji powinien nastąpić, w zaleŜności od daty emisji serii, w okresie od 30.12.2007 r. do 30.06.2021 r. Ponadto w dniu 15.12.2005 r. Miasto Łeba zawarło z Bankiem Gospodarstwa Krajowego w Warszawie umowę o obsługę i gwarantowanie emisji obligacji na kwotę 1.450.000 zł w pięciu seriach. Wykup obligacji powinien nastąpić, w zaleŜności od daty emisji serii, w okresie od 30.12.2007 r. do 30.06.2021 r. 3) W okresie objętym kontrolą jednostka spłacała następujące kredyty: • zaciągnięty w dniu 28 czerwca 2002 r. w Banku Inicjatyw Społeczno – Ekonomicznych S.A. Oddział w Gdyni w oparciu o umowę Nr 2300 kredyt w wysokości 1.000.000 zł z przeznaczeniem na „Modernizację i rozbudowę stacji uzdatniania i pompowni II w Nowęcinie oraz wykonanie ujęcia wód podziemnych i sieci wodociągowej w gminie Wicko”, którego termin spłaty upływał w dniu 31.10.2007 r., • zaciągnięty w dniu 30 czerwca 2005 r. w Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Gdańsku w oparciu o umowę kredytu inwestycyjnego Nr 05/0652 kredyt w wysokości 200.000 zł z przeznaczeniem na refinansowanie opracowanej dokumentacji dla planowanej inwestycji pn. „Poprawa dostępu do portu morskiego Łeba i odciąŜenie układu komunikacyjnego miasta – Etap I, którego termin spłaty upływał w dniu 30 grudnia 2006 r., • zaciągnięty w dniu 14 grudnia 2005 r. w Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Gdańsku w oparciu o umowę Nr 05/0998 o kredyt ze środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego kredyt w wysokości 2.350.000 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie następującego przedsięwzięcia: Poprawa dostępu do portu morskiego Łeba i odciąŜenie układu komunikacyjnego miasta – Etap I, którego termin spłaty upływa w dniu 5 czerwca 2021 r. 4) Wymienione kredyty miały charakter długoterminowy. Spłaty kredytów dokonano w terminie oznaczonym w umowach, za wyjątkiem rat kredytu, których termin spłaty przypadał na dzień 15.06.2009 r. i 14.09.2009 r. (umowa Nr 05/0998 o kredyt ze środków EBI), dokonanych w dniu następnym. Z tytułu opóźnienia jednostka zapłaciła odsetki w kwocie 26,33 zł. Z kolei pierwszą ratę kredytu na budowę portu jachtowego (umowa Nr 05/0652) zapłacono w dniu 31.12.2006 r., tj. przed terminem określonym w umowie, który upływał 2.01.2007 r. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 33 W obydwu przypadkach, tj. w dniu 15.06.2009 r. (Wyciąg bankowy Nr 116) i w dniu 14.09.2009 r. (Wyciąg bankowy Nr 182) saldo końcowe wyciągów bankowych wykazywało zerowy stan środków finansowych, z tym, Ŝe w dniu 15.06.2009 r. załoŜono lokatę overnight na kwotę 188.718,72 zł, a w dniu 14.09.2009 r. na kwotę 1.662.935,28 zł. Ewidencja na koncie 134, ewidencja wyciągów bankowych z 15.05.2009 r. i 14.09.2009 r., harmonogram spłat kredytu nr 05/0998 oraz wyjaśnienie p. Janiny Falejczyk stanowią akta robocze kontroli Nr 2.4.2. Z treści wyjaśnienia wynika, Ŝe zaangaŜowania środków na spłatę kredytu dokonano z początkiem roku budŜetowego, a opóźnienie w spłacie rat kredytu było nieumyślne. Wystawianie przelewów w zakresie spłat zobowiązań gminy naleŜało, zgodnie z Kartą obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, do obowiązków Kierownika Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janiny Falejczyk. 5) Wykup obligacji nastąpił terminowo, z tym, Ŝe jednostka przekazała w dniu 27.06.2008 r. kwotę 200.000 zł, natomiast zgodnie z umową winna przelać 100.000 zł – kwotę 100.000 zł przeksięgowano pod datą 31.12.2008 r. jako spłatę odsetek, czego nie uzgodniono z Bankiem. 6) Ewidencję prowadzono na następujących kontach syntetycznych: • kredytów na koncie 134 – „Kredyty bankowe” , • obligacji komunalnych na koncie 260 – „Zobowiązania finansowe”, • do wymienionych kont nie prowadzono analityki. Zestawienie rozliczeń z tytułu zaciągniętych kredytów stanowi akta robocze kontroli Nr 2.5.1. Księgowość syntetyczną prowadziła Kierownik Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janina Falejczyk, zgodnie z zakresem czynności. Do jej obowiązków naleŜało równieŜ wystawianie przelewów w zakresie spłaty zobowiązań gminy. 2.5.2. PoŜyczki. 1) W latach 2006-2009 Miasto Łeba zaciągało dwie poŜyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku: • w oparciu o umowę Nr WFOŚ/P/80/2007 z dnia 20 grudnia 2007 r. w kwocie 55.000,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn.: „Modernizacja kotłowni w budynku Urzędu Miejskiego w Łebie z opalanej węglem na opalaną olejem” – termin spłaty poŜyczki upływał w dniu 30.09.2008 r., • w oparciu o umowę Nr WFOŚ/PD/28/2008 z dnia 14 sierpnia 2008 r. w kwocie 443.000,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn.: „Budowa ścieŜki rowerowej na trasie Łeba – Rąbka” – termin spłaty poŜyczki upływa 31.12.2010 r. 2) Zgodę na zaciągnięcie wymienionych poŜyczek Rada Miejska wyraziła w uchwałach: • Nr XVI/120/07 z dnia 28 grudnia 2007 r., • Nr XXII/181/2008 z dnia 15 lipca 2008 r. Jednostka nie wystąpiła do Regionalnej Izby Obrachunkowej o wydanie opinii dotyczącej moŜliwości spłaty poŜyczek. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 34 3) W wymienionym okresie jednostka spłacała ponadto dwie poŜyczki inwestycyjne, zaciągnięte w latach wcześniejszych: • zaciągniętą w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku w kwocie 150.000,00 zł w oparciu o umowę nr WFOŚ/P/108/2004 z dnia 23.12.2004 r. z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania pn.: „Rozbudowa stacji uzdatniania wody w Nowęcinie” – termin spłaty poŜyczki upływał 30.09.2006 r., • zaciągniętą w Banku Gospodarstwa Krajowego do kwoty maksymalnie 11.753.070,00 zł w oparciu o umowę poŜyczki Nr ZPORR-111.006812.22 z dnia 30.06.2005 r. na zapewnienie płynności projektu Nr ZPORR-111.006812.22 - „Poprawa dostępu do portu morskiego Łeba i odciąŜenie układu komunikacyjnego miasta – Etap I” – spłata poŜyczki następuje po otrzymaniu środków z budŜetu Unii Europejskiej. PoŜyczkę na prefinansowanie wykorzystano w kwocie 11.752.500,00 zł. 4) PoŜyczki miały charakter długoterminowy, za wyjątkiem poŜyczki w wysokości 55.000,00 zł (umowa Nr WFOŚ/P/80/2007 z dnia 20 grudnia 2007 r.), której środki wpłynęły na rachunek gminy w 2008 r i w tym samym roku zostały spłacone. 5) Spłaty poŜyczek dokonano w terminach określonych w umowach, za wyjątkiem drugiej raty poŜyczki na rozbudowę stacji uzdatniania wody w Nowęcinie (umowa Nr WFOŚ/P/108/2004), której termin upływał w dniu 31.12.2009 r. Przelewu środków dokonano w dniu 12.01.2010 r., z tytułu opóźnienia w spłacie zapłacono odsetki w wysokości 328,77 zł. 6) Ewidencję poŜyczek prowadzono na koncie 224-11 – „Rozrachunki budŜetu/poŜyczki” w sposób syntetyczny, nie prowadzono kont pomocniczych dla kaŜdej umowy poŜyczki. Rozrachunki z tytułu prefinanowania ewidencjonowano na koncie 268 – „Zobowiązania z tytułu prefinansowania”. Zestawienie rozliczeń z tytułu zaciągniętych poŜyczek stanowi akta robocze kontroli Nr 2.5.2. Księgowość syntetyczną prowadziła Kierownik Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janina Falejczyk, zgodnie z zakresem czynności. Do jej obowiązków naleŜało równieŜ wystawianie przelewów w zakresie spłaty zobowiązań gminy. 2.5.3. Poręczenia i gwarancje. 1) W okresie objętym niniejszą kontrolą gmina udzieliła jednego poręczenia: • w oparciu o uchwały Rady Miejskiej Nr XX/165/2008 z dnia 12 maja 2008 r. i Nr XXII/180/2008 z dnia 15 lipca 2008 r. Miasto Łeba przystąpiło do spółki pod firmą Przedsiębiorstwo Składowania i Przerobu Odpadów Sp. z o.o. w Czarnówku, do której wniosła wkład pienięŜny w kwocie 186.816,00 zł, • w dniu 16 grudnia 2008 r. Miasto Łeba, reprezentowane przez Burmistrza Miasta, udzieliło pisemnego poręczenia spłaty poŜyczki zaciągniętej przez Spółkę w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska w wysokości 4.000.000,00 zł. Poręczenia udzielono w kwocie 101.695,00 zł na okres spłaty całkowitej poŜyczki, tj. do dnia 30.11.2014 r., • upowaŜnienie do udzielenia poręczenia do maksymalnej kwoty 101.695,00 zł Rada Miejska przekazała Burmistrzowi w uchwale Nr XXVI/228/2009 z dnia 16 marca 2009 r. w sprawie uchwalenia budŜetu miasta na 2009 r. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 35 2) Ponadto Miasto udzielało poręczeń w okresie poprzednim, wykazanych w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń: • na dzień 31.12.2005 r. w kwocie 338.000,00 zł, • na dzień 31.12.2006 r. w kwocie 85.000,00 zł. 3) Wysokość zadłuŜenia gminy z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek oraz udzielonych poręczeń wynosiła: Data Wysokość zadłuŜenia z tyt. kredytów, poŜyczek i emisji obligacji Wysokość zadłuŜenia powiększona o poręczenia udzielone przez gminę 01.01.2006 31.12.2006 31.12.2007 31.12.2008 31.12.2009 1.868.982,07 7.171.428,58 6.657.142,90 6.796.921,57 6.312.607,85 2.206.982,07 7.256.428,58 6.657.142,90 6.898.616,57 6.414.302,85 4) PoniŜej zestawiono dane dotyczące dopuszczalnej wysokości kredytów planowanych w uchwałach budŜetowych oraz wynikających z zawartych umów i planowanych wysokości rozchodów związanych ze spłatą kredytów i poŜyczek zaciągniętych w poszczególnych latach i podlegających spłacie w poszczególnych latach, powiększonych o naleŜne odsetki oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń: Maksymalna wysokość zobowiązań z tyt. spłat kredytów i poŜyczek, określona w uchwałach gminy w zł 2006 Długoterminowe 4.450.000 910.500,00 7.490.000 16.378.321 5,59 2007 Długoterminowe - 1.136.557,10 7.200.000 15.737.003 7,22 803.916,33 8.371.898 18.015.192 4,46 1.089.833,72 9.546.922 15.922.111 6,84 Rok Rodzaj Kredytu /poŜyczki Długoterminowe Krótkoterminowe 2009 Długoterminowe 2008 443.000 55.000 - Planowane dochody w zł % spłat do dochodów Kwota kredytów i poŜyczek zaciągniętych wg umów w danym roku w zł Kwota kredytów i poŜyczek do spłaty w danym roku wraz z odsetkami i potencjalnymi kwotami spłat z tyt. gwarancji w zł 5) Rada Miejska w uchwałach budŜetowych na kolejne lata upowaŜniała Burmistrza Miasta do zaciągania długu oraz spłaty zobowiązań, określając ich maksymalną kwotę. Kredyty i poŜyczki gmina zaciągała w oparciu o odrębne uchwały Rady Miasta, co opisano w punktach 2.5.1 i 2.5.2 niniejszego protokółu. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 36 6) Ponadto ustalono, Ŝe: • wysokość odsetek w rozdziale 75702 - Obsługa papierów wartościowych, kredytów i poŜyczek jednostek samorządu terytorialnego wynosiła: § klasyfikacji budŜetowej 2006 2007 2008 2009 807 Odsetki i dyskonto od krajowych skarbowych papierów wartościowych oraz 172.300,00 316.665,00 142.600,00 154.000,00 od krajowych poŜyczek i kredytów 811 Odsetki od samorządowych papierów 110.200,00 192035,00 201.400,00 249.825,00 wartościowych Razem 282.500,00 508.700,00 344.000,00 403.825,00 • łączna kwota przypadających do spłaty w danym roku budŜetowym rat kredytów i poŜyczek wraz z odsetkami nie przekroczyła 15% planowanych na dany rok dochodów gminy, • suma zaciągniętych kredytów i poŜyczek nie przekroczyła kwoty planu, • łączna kwota długu gminy na koniec roku budŜetowego nie przekraczała 60% wykonanych dochodów ogółem, • jednostka zaciągała jedynie takie kredyty i poŜyczki długoterminowe, przy których koszty obsługi ponoszone były, co najmniej raz w roku, • kredyty i poŜyczkę zaciągnięto w oparciu o pisemne umowy, posiadające kontrasygnatę Skarbnika Gminy, zawierające istotne postanowienia dotyczące terminów przekazania środków pienięŜnych, spłaty i kosztów udzielonych kredytów i poŜyczki. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 37 III. WYKONANIE BUDśETU 3.1. Dochody budŜetowe. Kontrolą objęto rok 2009. Zgodnie z danymi wykazywanymi w sprawozdaniu zbiorczym Rb–27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz z ewidencją na koncie 991 – „Planowane dochody budŜetowe”, plan dochodów budŜetowych po zmianach wynosił 20.169.189,,00 zł. Dochody zrealizowano w kwocie 16.247.443,08 zł, tj. w 80,56% w stosunku do planu. Wysokość zrealizowanych dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S była zgodna z ewidencją konta 901 – „Dochody budŜetowe. 3.1.1. Subwencje i dotacje. 3.1.1.1. Subwencja ogólna. 1) Jednostka otrzymała w 2009 roku część oświatową subwencji ogólnej w wysokości 2.896.277,00 zł, wynikającej z pisma Ministra Finansów Nr ST3/4820/1/09 z dnia 10.02.2009 r. Subwencję w tej wysokości przyjęto do budŜetu miasta uchwałą Nr XXVI/228/2009 z dnia 16.03.2009 r. 2) Minister Finansów przekazywał gminie subwencję oświatową w równych ratach do 25 dnia kaŜdego miesiąca, za wyjątkiem raty marcowej, która w wysokości 2/13 subwencji została przekazana w dniu 23 lutego 2006 r. 3) Zgodnie z pismem Ministra Finansów Nr ST3/4820/1/09 z dnia 10.02.2009 roku jednostka zobowiązana była do przekazania do budŜetu państwa kwoty 302.443,00 zł z przeznaczeniem na część równowaŜącą subwencji ogólnej dla gmin. Wpłat dokonano w 12 równych miesięcznych ratach do dnia 15 kaŜdego miesiąca. 3.1.1.2. Dotacje celowe z budŜetu państwa na realizację zadań własnych gmin. Jednostka w roku 2009 otrzymała z budŜetu państwa dotacje celowe na realizację własnych zadań bieŜących w ogólnej kwocie 404.939,00zł, których wykaz stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.1. Dotacje wprowadzono do budŜetu gminy w oparciu o pisma – decyzje Wojewody Pomorskiego w rozdziałach i kwotach wynikających z decyzji. PowyŜsze dane zgodne są z rocznym sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za 2009 rok. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 38 3.1.1.3. Prawidłowość wykorzystania dotacji z budŜetu państwa na realizację bieŜących zadań własnych. 1) W roku 2009 gmina miejska Łeba otrzymała następujące dotacje: Rozdział Cel dotacji Zakup pomocy dydaktycznych do miejsc zabaw w Szkole Podstawowej w Łebie w ramach programu „Radosna szkoła” Prace komisji kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych 80195 powołanych do rozpatrzenia wniosków nauczycieli o wyŜszy stopień awansu zawodowego 85213 Składki zdrowotne opłacane od zasiłków stałych Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 85214 ubezpieczenia emerytalne i rentowe Ośrodki pomocy społecznej 85219 Wypłata dodatków po 250,00 zł miesięcznie dla pracownika socjalnego realizującego prace socjalne 85295 Pomoc państwa w zakresie doŜywiania Zakup podręczników dla uczniów klas I-III w ramach programu „Wyprawka szkolna” 85415 Pomoc materialna dla uczniów o charakterze socjalnym w okresie 1.01.-30.06.2009 r. Pomoc materialna dla uczniów o charakterze socjalnym Ogółem dotacje § 203 80101 Kwota Jednostka realizująca 11.945,00 Szkoła Podstawowa Szkoła 4.156,00 Podstawowa Gimnazjum 3.525,00 125.798,00 130.815,00 MOPS 8.060,00 86.000,00 4.893,00 19.436,00 10.311,00 404.939,00 Szkoła Podstawowa Urząd Miasta x 2) Kontroli poddano dotacje na pomoc materialną dla uczniów o charakterze socjalnym, w tym: → zasiłki i stypendia szkolne, → Radosna szkoła. 3) Pomoc materialna dla uczniów o charakterze socjalnym – dotacja w kwocie 29.747,00 zł, w tym: • dotacja w kwocie 19.436,00 zł, przyznana decyzją Wojewody Pomorskiego Nr 2/2009 z dnia 25 lutego 2009 r. (pismo Nr FB.I-3050/5/KE/09 z dnia 3.03.2009 r.), na cyt.: „dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym od 1 stycznia do 30 czerwca br.” – sprawdzeniem objęto wykorzystanie i rozliczenie powyŜszej kwoty: • uchwałą Nr 283/XXXII/2005 z dnia 31 marca 2005 r. Rada Miejska przyjęła Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Łeba, w którym określono: − tryb i sposób udzielania stypendium szkolnego, − tryb i sposób udzielania zasiłku szkolnego w zaleŜności od zdarzenia losowego., − formy udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym, • zarządzeniami Nr 106/2007 z dnia 8.11.2007 r. i Nr 95/2009 z dnia 19.11.2009 r. Burmistrz Miasta powołała Komisję Stypendialną do opiniowania wniosków o udzielenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów, nie określono zasad funkcjonowania komisji; Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 39 • środki dotacji w kwocie 19.436,00 zł wpłynęły na rachunek budŜetu w 4 transzach do dnia 22.06.2009 r., • w okresie pierwszego półrocza 2009 roku Burmistrz Miasta wydała 48 decyzji o przyznaniu pomocy materialnej dla uczniów w formie refundacji wydatków poniesionych na wskazane w decyzjach cele, w tym: − 2 decyzje (w wyniku odwołania uprawnionych od negatywnej decyzji Burmistrza do SKO i ponownego rozpatrzenia wniosku) o przyznaniu stypendium na okres 1.09. – 31.12.2008 r. w kwocie ogółem 1.024,00 zł, − 46 decyzji o przyznaniu stypendium na okres 1.01. – 30.06.2009 r. w kwocie ogółem 18.411,06 zł, • wszystkie decyzje wydano w oparciu o wnioski rodziców, opiekunów bądź pełnoletnich uczniów: − w 12 wnioskach nie podano oczekiwanej formy świadczenia, − w jednym wniosku nie wykazano ucznia, dla którego wnioskowano o pomoc materialną, − w jednym przypadku nie uzyskano opinii szkoły ucznia, − w 4 wnioskach podano inną wysokość dochodu, niŜ wynikała z dokumentów, co nie miało wpływu na kwotę przyznanych stypendiów, − w 6 przypadkach udokumentowano dochody za róŜne okresy roku 2008, w tym w formie oświadczeń o dochodach z działalności gospodarczej, w oparciu o które przyznano stypendia w kwocie ogółem 2.394,00 zł, − w 2 przypadkach nie udokumentowano dochodów rodziny – przyznano stypendia w kwocie ogółem 792,00 zł, • w zakresie rozliczenia stypendiów: − stypendia przyznano w formie refundacji poniesionych wydatków, w decyzjach o przyznaniu stypendium określono termin złoŜenia rachunków potwierdzających dokonanie zakupów na rzecz dziecka (w przypadku dwóch pierwszych decyzji w okresie 1.01. –20.03.2009 r., w następnych w okresie 1.01.-24.04.2009 r. – na złoŜonych rachunkach brak adnotacji, którego dziecka dotyczyły), − wypłata stypendiów nastąpiła w dniu 23.03.2009 r. (1.024,00 zł) i w dniu 28.04.2009 r. (kwota 18.253,12 zł), − w 4 przypadkach udokumentowano wydatki poniesione w innym okresie, niŜ określony w decyzjach, a pomimo to wypłacono stypendium, w tym w jednym przypadku w pełnej wysokości, pomimo iŜ udokumentowano wydatki w kwocie o 1,60 zł niŜszej: 35/2009 396,00 Termin poniesienia wydatków 8.08.-4.09.2008 36/2009 396,00 4.09.-2.10.2008 409,80 396,00 39/2009 396,00 2.06.-26.08.2008 397,00 396,00 46/2009 396,00 406,00 396,00 1.607,20 1.584,00 Nr decyzji Razem Przyznane stypendium 1.584,00 Wartość udokumentowanych wydatków 394,40 Kwota wypłaconego stypendium 396,00 8-14.05.2009 x − we wszystkich przypadkach stypendium przyznano na zakup podręczników i przyborów szkolnych oraz odzieŜy sportowej i obuwia sportowego, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 40 − w 3 przypadkach stypendium wydatkowano na inne formy pomocy, niŜ określone w decyzjach: Nr Wnioskowana forma pomocy decyzji 16/2009 Opłaty czesnego i nauki, podręczniki, odzieŜ 18/2009 Nauka, zkup odzieŜy sportowej i przyborów szkolnych 21/2009 Stypendium Udokumentowane wydatki Obóz letni w ramach zajęć dydaktycznych Usługa edukacyjna Czesne za I kwartał 2009 r. Razem Wypłacono 402,00 158,00 402,00 962,00 • rozliczenie dotacji: − dotację otrzymano w kwocie 19.436,00 zł na „dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym od 1 stycznia do 30 czerwca br.”, − przyznano stypendia socjalne na kwotę 19.435,06 zł, − wypłacono stypendia w kwocie 19.277,12 zł – niewykorzystanej dotacji w kwocie 158,88 zł nie zwrócono do budŜetu, a wykorzystano ją na rok szkolny 2009/2010, − wydatkowano niezgodnie z przeznaczeniem kwotę 1.024,00 zł na stypendia za okres 1.09. – 31.12.2008 r., uczniowie, którzy je otrzymali, dostali w 2009 r. ponadto stypendia na okres 1.01. – 31.03.2009 i 1.09. – 31.12.2009 r., − przyznano 8 stypendiów na kwotę 3.186,00 zł uczniom pomimo braku naleŜytego udokumentowania osiąganych w miesiącu poprzednim dochodów, • nie zweryfikowano rachunków stanowiących podstawę wypłaty stypendium: − uznano wydatki na kwotę 1.584,00 zł poniesione w innym okresie, niŜ wskazany w decyzjach, − uznano wydatki na kwotę 962,00 zł poniesione na inne cele niŜ wskazane w decyzjach, • ogółem do budŜetu państwa naleŜało zwrócić kwotę (158,88 + 1.024,00 +3.186,00 + 1.584,00 + 962,00) 5.890,88 zł, kwoty powyŜszej nie przekazano do budŜetu do dnia 15.07.2010 r. Dokumentację stypendiów prowadziła referent ds. obsługi Urzędu p. Agnieszka Kaczmarek, pomimo iŜ do dnia 3.01.2010 r., nie naleŜało to do jej obowiązków. Pismo w sprawie przyznania dotacji, zestawienie sprawdzonej dokumentacji i ustaleń kontroli, rozliczenie refundowanych wydatków, decyzje nr 1/2009, 2/2009, 16/2009, 18/2009, 21/2009 oraz informacja o wysokości wypłaconych stypendiów stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.2. 4) Dotacja celowa na zakup pomocy dydaktycznych na wyposaŜenie miejsc zabaw w szkołach podstawowych w ramach Rządowego programu wspierania w latach 2009 – 2014 organów prowadzących w zapewnieniu bezpiecznych warunków nauki, wychowania i opieki w klasach I – III szkół podstawowych i ogólnokształcących szkół muzycznych I stopnia – „Radosna szkoła” w kwocie 11.945,00 zł: • beneficjentem programu była Szkoła Podstawowa w Łebie, która złoŜyła wniosek w prawidłowej formie i terminie określonym w załączniku do uchwały nr 112/2009 Rady Ministrów z dnia 7 lipca 2009 r.: – całkowity koszt zadania 19.945,00 zł, – wkład własny 8.000,00 zł, – wnioskowana kwota 11.945,00 zł, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 41 • • • • wniosek nie zawierał akceptacji organu prowadzącego, w dokumentacji brak informacji o terminie przekazania przez organ prowadzący wniosku o udzielenie wsparcia finansowego w roku 2009 do Kuratorium Oświaty w Gdańsku, szkoła złoŜyła w dniu 15.01.2010 roku sprawozdania z realizacji programu w przewidzianej formie, które uzyskało akceptację Burmistrza Miasta i Burmistrz Miasta w tym samym dniu sporządził sprawozdanie organu prowadzącego szkołę, przekazane Kuratorowi Oświaty w Gdańsku – zgodnie z Harmonogramem realizacji programu rządowego (załącznik do uchwały nr 112/2009), sprawozdanie naleŜało sporządzić w oparciu o sprawozdanie szkoły i złoŜyć w Kuratorium do dnia 15 grudnia 2009 r. ze sprawozdania i kserokopii faktur wynika, Ŝe: – wartość zakupionych pomocy dydaktycznych 11.945,00 zł, – wkład własny – remont i dostosowanie pomieszczenia 8.090,00 zł, ogółem 20.035,00 zł, środki dotacji wpłynęły na rachunek budŜetu w dniu 28.10.2009 r. – dowód ks. BAN 20/10 – zgodnie z przywołanym wyŜej harmonogramem, przekazanie wsparcia finansowego powinno nastąpić do dnia 15.10.2009 r. Za prawidłową realizację zadania przez Szkołę Podstawową w Łebie odpowiedzialność ponosi jej Dyrektor p. Tadeusz Rabka. Za prawidłowe rozliczenie dotacji z budŜetu państwa odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Finansowo – BudŜetowego p. Janina Falejczyk oraz Burmistrz Miasta p. Halina Klińska. 3.1.1.4. Prawidłowość wykorzystania dotacji z budŜetu państwa na realizację własnych zadań inwestycyjnych. W 2009 roku, jednostka nie otrzymała innych dotacji w ww. zakresie, poza wymienionymi w pkt. 3.1.1.3. niniejszego protokołu. 3.1.1.5. Dotacje z funduszy celowych na realizację zadań gminy. Jednostka nie otrzymała w roku 2009 dotacji z funduszy celowych na realizację zadań bieŜących, ujmowanych w § 2440 oraz na finansowanie lub dofinansowanie zadań inwestycyjnych, ujmowanych w § 6220. 3.1.2.Dochody z tytułu podatków i opłat. Kontrolą objęto rok 2009. Zestawienie dochodów z tytułu podatków i opłat stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.3. Prowadzenie dokumentacji wymiaru podatków i księgowości podatkowej naleŜy, zgodnie z zakresami czynności, do obowiązków inspektorów ds. wymiaru podatków: • p. Danuty Dowal – w zakresie łącznego zobowiązania pienięŜnego, podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości osób prawnych • p. Ireny Piećko – w zakresie podatku od nieruchomości osób fizycznych. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 42 W zakresie obowiązków obydwu inspektorów leŜy równieŜ sporządzanie doniesień karnych i postępowań o ukaranie grzywną w odniesieniu do podatników, którzy nie zgłosili obowiązku podatkowego lub podali dane niezgodne ze stanem faktycznym albo nie dotrzymali obowiązujących terminów. 3.1.2.1. Podatek od nieruchomości. 2) Rada Miejska podjęła w dniu 28 listopada 2007 roku uchwałę Nr XV/99/07 w sprawie określenia wysokości stawek oraz zwolnień w podatku od nieruchomości, w której określono wysokość stawek obowiązujących od dnia 1 stycznia 2008 r. Określone uchwałą stawki obowiązywały w 2009 roku. Uchwałę przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku oraz opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego. 3) Wg rejestru wymiarowego podatku od nieruchomości na rok 2009 na terenie gminy podatkiem od nieruchomości objętych było 1624 osób fizycznych i 75 osób prawnych. Kontroli poddano: − co trzydziestą osobę fizyczną, poczynając od pozycji 30 – łącznie 54 podatników, − oraz co drugiego podatnika Łącznego zobowiązania pienięŜnego – łącznie 25 podatników, − co drugą osobę prawną, poczynając od pozycji 4 – łącznie 36 podatników, − ogółem kontroli poddano 115 podatników podatku od nieruchomości. Przypis podatku na rok 2009 Poddano kontroli 4.704.497,00 zł, 1.171.107,00 zł. 4) Kontrolą objęto: • przestrzeganie przez podatników obowiązku złoŜenia informacji podatkowych mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, • składanie deklaracji podatkowych wraz z danymi o zwolnieniach i ulgach oraz danymi o nieruchomościach i obiektach budowlanych, • prawidłowe przyjęcie do ustalenia wymiaru podatku stawek podatku wynikających z uchwały Rady Gminy, • prawidłowe ustalenie przez organ podatkowy zobowiązania podatkowego w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego, • sprawdzanie przez organ podatkowy danych wynikających z informacji i deklaracji podatkowych z danymi zawartymi w rejestrze gruntów. 5) W wymienionym zakresie ustalono następujące nieprawidłowości: • 17 deklaracji złoŜono po dniu 15 stycznia 2009 r., • 63 informacje podatkowe oraz 6 deklaracji nie zawierało informacji istotnych dla ustalenia przedmiotu opodatkowania i wysokości zobowiązania podatkowego, w tym: • brak wskazania połoŜenia nieruchomości, oznaczenia działek w ewidencji gruntów, wykazania wszystkich przedmiotów opodatkowania lub wykazania innych powierzchni nieruchomości, niŜ wynikające z dokumentacji podatkowej, • brak informacji o sprawdzeniu przez upowaŜnionego pracownika 62 informacji podatkowych i 29 deklaracji, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 43 • stwierdzono róŜnice pomiędzy wysokością podatku wynikającą z informacji/deklaracji a decyzją wymiarową i przypisem: Ilość przypadków Podatek wg Podatek wg decyzji informacji wymiarowych/ /deklaracji przypisu 376.640,00 94.884,00 RóŜnica Osoby fizyczne 39 281.756,00 Osoby prawne 3 280.022,00 280.029,00 7,00 Ogółem 42 656.662,00 374.913,00 281.749,00 w tym: w 14 przypadkach osób fizycznych nie wszczęto postępowania podatkowego w celu ustalenia stanu rzeczywistego, w 3 przypadkach wszczęto postępowanie podatkowe, a w pozostałych przypadkach organ podatkowy uwzględnił dane wynikające z wcześniejszych informacji i wykazów podatkowych, pomimo iŜ podatnicy złoŜyli kolejne informacje. Z wyjaśnienia inspektora ds. wymiaru podatków p. Ireny Piećko wynika, Ŝe na róŜnicę pomiędzy wysokością wykazanego w protokóle podatku ustalonego w oparciu o informację podatkową i ustalonym przez organ podatkowy wymiarem podatku wpływ miało wykazanie przez podatnika nr 2938 w pozycji D3.1. wartości budowli, zamiast wymaganych 2% wartości. Organ podatkowy od wskazanej w informacji wartości ustalił zobowiązanie podatkowe w wysokości 2% wskazanej kwoty. Z wzoru formularza wynika, Ŝe podatnik sam wyliczał wysokość naleŜnego podatku od budowli, • 25 podatników wykazało w informacjach podatkowych wynajmowanie kwater w okresie letnim, a poniewaŜ druk informacji nie był dostosowany do powyŜszej sytuacji, dane o okresie wynajmu i powierzchniach wynajmowanych wpisywano w róŜnych pozycjach, co zniekształcało rzeczywisty obraz przedmiotu opodatkowania – w dniu 8 lipca 2010 r. Rada Miejska podjęła uchwałę Nr XXXIX/358/2010 o wprowadzeniu formularza informacji w sprawie podatku od nieruchomości uwzględniającego okresowe wynajmowanie kwater przez osoby fizyczne, nie prowadzące działalności gospodarczej (akta robocze kontroli Nr 3.1.4.), • ustalono 29 przypadków opodatkowania osób fizycznych w innej wysokości, niŜ wynikała z przedstawionej kontroli dokumentacji podatkowej: Ilość przypadków 29 Podatek wg decyzji wymiarowych/ przypisu 78.423 Podatek wg ewidencji gruntów i dokumentacji podatkowej 72.896 RóŜnica Nadpłata Niedopłata (13) 9.855 (16) 4.328 • podatnikowi ENERGA Operator Słupsk zawyŜono przypis podatku o kwotę 5,00 zł, z powodu nieuwzględnienia zmiany podstawy opodatkowania, • Spółdzielnia Mieszkaniowa Kopernik I błędnie przyjęła datę zmian, w związku z czym zaniŜyła podatek o kwotę 29,00 zł, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 44 • Spółka Wodna „Łeba” nie wykazała wszystkich posiadanych nieruchomości, w związku z czym zaniŜyła wysokość podatku o 17.609,00 zł, • w trzech przypadkach (nr konta 667, 2707 i 3203) podatnikami były inne osoby niŜ właściciele nieruchomości. Zestawienie szczegółowych ustaleń kontroli w zakresie podatku od nieruchomości osób fizycznych i prawnych oraz wyjaśnienie p. Piećko stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.5, a łącznego zobowiązania pienięŜnego Nr 3.1.6. 6) Ustalono, Ŝe w przypadku braku wpłat rat podatku, organ wystawiał upomnienia. NaleŜności wpłacane po terminie powiększano o wysokość odsetek i kosztów upomnień. 7) Sprawdzono terminy doręczenia nakazów płatniczych w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym i decyzji wymiarowych podatku od nieruchomości osób fizycznych podatnikom wybranym do kontroli – łącznie 60 przypadków. Nakazy i decyzje dostarczano na terenie Łeby za pośrednictwem gońca, a w pozostałych przypadkach za pośrednictwem poczty. We wszystkich przypadkach potwierdzeniem doręczenia winno być „zwrotne potwierdzenie odbioru pisma” tzw. zwrotka, • nie udostępniono kontroli zwrotek potwierdzających doręczenie nakazów płatniczych, poza nr konta 1843 z datą doręczenia 23.04.2009 r., • 29 decyzji wymiarowych doręczono do dnia 23.02.2009 r., • podatnikowi nr konta 1255 dostarczono decyzję wymiarową w dniu 8.05.2009 r., a podatnikowi nr konta 635 w dniu 10.06.2009 r., • w 5 przypadkach na zwrotkach nie odnotowano daty doręczenia decyzji (n-ry kont 114, 405, 911, 1025, 3199). 3.1.2.2. Podatek rolny. 1) Rada Miejska nie podjęła uchwały w sprawie obniŜenia ceny skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedniego, w związku z czym podatek na terenie gminy wynosił: • od 1 ha przeliczeniowego 139,50 zł, • od 1 ha fizycznego 279,00 zł. 2) Na terenie gminy podatnikami podatku rolnego są: • 3 osoby prawne – wszystkie poddano kontroli, • 51 osób fizycznych – kontroli poddano co drugiego podatnika, poczynając od pozycji 1 – łącznie 26 podatników, • spośród 26 podatników łącznego zobowiązania pienięŜnego wybranych do kontroli – 13 podatników podatku rolnego, • ogółem kontroli poddano 42 podatników. Przypis podatku rolnego na rok 2009 8.950,00 zł, poddano kontroli 3.879,00 zł. 3) Kontrolą objęto: • przestrzeganie przez podatników obowiązku złoŜenia informacji podatkowych mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 45 • składanie deklaracji podatkowych wraz z danymi o zwolnieniach i ulgach oraz danymi o nieruchomościach rolnych, • prawidłowe przyjęcie do ustalenia wymiaru podatku ilości i klas uŜytków rolnych zgodnie z ewidencją geodezyjną, • prawidłowe przeliczenie przez osoby prawne hektarów fizycznych na hektary przeliczeniowe i prawidłowe ustalenie wysokości zobowiązania pienięŜnego, • prawidłowe ustalenie przez organ podatkowy zobowiązania podatkowego w ramach nakazu płatniczego, • sprawdzanie przez organ podatkowy danych wynikających z informacji i deklaracji podatkowych z danymi zawartymi w rejestrze gruntów. 4) W oparciu o udostępnione kontrolującym dokumenty ustalono w wymienionym zakresie następujące nieprawidłowości: • 5 osób fizycznych nie złoŜyło informacji na podatek rolny pomimo posiadania gruntów rolnych, a organ podatkowy nie wszczął postępowania podatkowego, • w 2 przypadkach osób fizycznych organ podatkowy wezwał posiadaczy gruntów rolnych do złoŜenia informacji na podatek rolny i pomimo braku reakcji podatników, nie podjął dalszych przewidzianych przepisami czynności, • 2 osoby fizyczne złoŜyły deklaracje podatkowe z jednodniowym opóźnieniem, • 18 informacji podatkowych i 2 deklaracje nie zawierały informacji o gruntach rolnych i ich połoŜeniu bądź o ich wielkości, względnie wykazywały błędną klasyfikację gruntów, • 25 informacji podatkowych i 2 deklaracje nie zostały sprawdzone przez upowaŜnionego pracownika, • 11 osobom fizycznym ustalono zobowiązanie podatkowe w kwocie ogółem 1.682,00 zł, pomimo iŜ z informacji podatkowych wynikało zobowiązanie w wysokości 1.155,00 zł – róŜnica 527,00 zł, • w 5 przypadkach osób fizycznych ustalono inną wysokość podatku rolnego, niŜ wynikająca z dokumentacji podatkowej: Ilość przypadków Podatek wg decyzji wymiarowych/ przypisu Podatek wg ewidencji gruntów i dokumentacji podatkowej 5 494,00 550,00 RóŜnica Nadpłata (1) 8,00 Niedopłata (4) 64,00 • nr konta 60 – podatnik wykazał w informacji całą powierzchnię nieruchomości, pomimo posiadania ½ działki, ponadto organ podatkowy nie uwzględnił zmiany klasyfikacji gruntów: − organ podatkowy zastosował stawkę podatku od 1 ha przeliczeniowego, pomimo iŜ nieruchomość (dz.818) posiada powierzchnię 0,9849 ha, a podatnik jest właścicielem ½ działki i ustalił wysokość podatku w kwocie 82,00 zł, − podatek od całości nieruchomości 272,00 zł, − podatnikowi naleŜało ustalić zobowiązanie w kwocie 136,00 zł, − pozostałą częścią podatku (136 zł) naleŜało obciąŜyć 7 właścicieli ½ działki, • Gospodarstwo Pomocnicze przy Słowińskim Parku Narodowym nie wykazało wszystkich uŜytkowanych gruntów, przez co zaniŜyło wysokość podatku o 44,00 zł. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 46 Zestawienie szczegółowych ustaleń w zakresie podatku rolnego osób fizycznych i prawnych stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.7., a w zakresie łącznego zobowiązania podatkowego Nr 3.1.6. 5) Ustalono, Ŝe w przypadku braku wpłat rat podatku, organ wystawiał upomnienia. NaleŜności wpłacane po terminie powiększano o wysokość odsetek i kosztów upomnień. 6) Nie udostępniono kontroli do dnia 23.07.2010 r. Ŝadnego z 26 potwierdzeń dostarczenia decyzji wymiarowych na podatek rolny. 3.1.2.3. Podatek leśny. 1) Rada Miejska nie obniŜyła średniej ceny sprzedaŜy drewna, stanowiącej podstawę ustalenia stawki podatku leśnego na terenie gminy, w związku z czym zgodnie z komunikatem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wynosiła ona za trzy kwartały 2008 r. 152,53 zł za 1 m3. Stawka podatku wyniosła 33,5566 zł od 1 ha. 2) Na terenie gminy obowiązek podatkowy w zakresie podatku leśnego ciąŜy na 5 osobach prawnych, które poddano kontroli. Ponadto w ramach wybranej do kontroli próby łącznego zobowiązania podatkowego podatnikami podatku leśnego było 5 osób fizycznych, które równieŜ poddano kontroli. Łącznie sprawdzeniem objęto 10 podatników podatku leśnego. Przypis podatku leśnego na rok 2009 11.254,00 zł, Poddano kontroli 11.064,00 zł. 3) Kontrolą objęto: • przestrzeganie przez podatników obowiązku złoŜenia informacji podatkowych mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, • składanie deklaracji podatkowych wraz z danymi o zwolnieniach i ulgach oraz danymi o nieruchomościach leśnych, • prawidłowe ustalenie powierzchni lasów, • prawidłowe ustalenie przez organ podatkowy zobowiązania podatkowego w ramach nakazu płatniczego, • sprawdzanie przez organ podatkowy danych wynikających z informacji i deklaracji podatkowych z danymi zawartymi w rejestrze gruntów, • terminowość wpłat rat podatku oraz sposób windykacji zaległości. 4) W oparciu o udostępnioną kontrolującym dokumentację podatkową w wymienionym zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: • podatnik nr 1555 nie złoŜył informacji podatkowej, pomimo posiadani gruntów leśnych, a organ podatkowy nie wezwał go do jej złoŜenia, wysokość zobowiązania (19,00 zł) ustalono w oparciu o ewidencję gruntów, • dwie deklaracje podatkowe złoŜono z jednodniowym opóźnieniem, a jedną korektę deklaracji z przeszło dwumiesięcznym opóźnieniem, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 47 • Ŝadna informacja na podatek leśny nie zawierała danych o połoŜeniu lasów i ich oznaczeniu w ewidencji gruntów i w Ŝadnym przypadku uprawniony pracownik nie sprawdził informacji, • dwie deklaracje podatkowe nie zawierały informacji o połoŜeniu lasów, a Ŝadna z 5 złoŜonych nie została sprawdzona przez uprawnionego pracownika, • w 2 przypadkach osób prawnych w deklaracjach nie wykazano wszystkich lasów, przez co zaniŜono podatek leśny o 94,00 zł, w tym: − Słowiński Park Narodowy w Smołdzinie o 32,00 zł, − Gmina Miejska Łeba o 62,00 zł. Szczegółowe zestawienie ustaleń kontroli w zakresie podatku leśnego stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.8., a w zakresie łącznego zobowiązania podatkowego Nr 3.1.6. 5) Ustalono, Ŝe w przypadku braku wpłat rat podatku, organ wystawiał upomnienia. NaleŜności wpłacane po terminie powiększano o wysokość odsetek i kosztów upomnień. 3.1.2.4. Podatek od środków transportowych. 1) Stawki podatku od środków transportowych na 2009 rok Rada Miejska określiła w uchwale Nr XXV/225/2008 z dnia 22.12.2008 r. oraz w uchwale Nr XXVI/240/2009 z dnia 16.03.2009 r., wydanej w związku z uchwałą Nr 002/g120/P/09 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z dnia 15 stycznia 2009 r. oraz w uchwale Nr XXVI/270/2009 z dnia 26.06.2009 r., wydanej w związku z uchwałą Nr 081/g120/P/09 Kolegium RIO w Gdańsku z dnia 9 kwietnia 2009 r. Wszystkie uchwały opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego. 2) Według wykazów podatników w gminie miejskiej Łeba na dzień 31.12.2009 r. podatnikami podatku od środków transportowych było 21 osób fizycznych i 3 osoby prawne. Kontroli poddano wszystkich podatników. 59.929,00 zł, Przypis podatku od środków transportowych na rok 2009 Poddano kontroli 49.901,60 zł. 3) Kontrolę przeprowadzono w zakresie: • obowiązku egzekwowania od podatników składania deklaracji, • naliczania podatku zgodnie ze stawkami ustalonymi przez Radę Gminy, z uwzględnieniem terminów powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego, • wnoszenia podatku na rachunek budŜetu gminy w terminach określonych w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2002r, Nr 9, poz. 84 ze zm.), • wszczynania postępowania podatkowego w przypadku nie wykonania przez podatnika obowiązku złoŜenia deklaracji oraz wydawania decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, • prowadzenia ewidencji środków transportowych, • ustalenia osoby, na której ciąŜy obowiązek podatkowy i ustalenia organu podatkowego. 4) W wymienionym zakresie ustalono następujące nieprawidłowości: • w jednym przypadku (nr ewidencyjny 649/04) podatnik złoŜył korektę deklaracji podatkowej 35 dni po zbyciu pojazdu, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 48 • w 7 przypadkach (n-ry ewidencyjne 30/04, 57/04, 560/04, 970/04, 1056/04, 1632/04, 3269/04) podatnicy złoŜyli deklaracje bądź ich korekty w terminie dłuŜszym niŜ 14 dni od zdarzenia mającego wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, po wezwaniu organu podatkowego, • w 5 przypadkach podatnicy nie podali wszystkich danych pojazdów, istotnych dla wymiaru podatku, w tym: − nr ewid. 17/04 – podatnik wykazał samochód cięŜarowy o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów 9,95 t i opodatkował jako zespół pojazdów w wys. 1.236,00 zł; po wszczęciu postępowania podatkowego w dniu 11.06.2010 r. podatnik dostarczył dowody rejestracyjne, z których wynika, Ŝe posiada samochód specjalny (zwolniony z podatku) oraz dwie przyczepy, które łącznie z samochodem tworzą zespół pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu mniejszej, niŜ najniŜsza podlegająca opodatkowaniu – zawyŜenie podatku o 1.236,00 zł, − brak oznaczenia rodzaju pojazdu (nr ewid. 2297/04), − brak daty nabycia pojazdu (nr ewid. 30/04), − brak dopuszczalnej masy przyczepy (nr ewid. 1555/04), • w jednym przypadku (nr ewidencyjny 1056/04) błędnie ustalono okres opodatkowania, w związku z czym zawyŜono podatek o 124,50 zł. Kompletowanie dokumentacji dotyczącej podatku od środków transportowych, wymiar podatku oraz egzekwowanie zaległości podatkowych naleŜało do obowiązków inspektora ds. wymiaru podatków p. Agnieszki Pawłowskiej. 3.1.2.5. Opłata miejscowa. 1) Na terenie gminy miejskiej Łeba pobierano w roku 2009 opłatę miejscową. Plan dochodów na 2009 rok wyniósł 450.000,00 zł, dochody zrealizowano w kwocie 594.271,75 zł, tj. w 132,06%., co wykazano w sprawozdaniu rocznym Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych. 2) W roku 2009 w sprawie poboru opłaty miejscowej obowiązywały 3 uchwały Rady Miejskiej: • Nr XXV/223/2008 z dnia 22.grudnia 2008 r. w sprawie ustalenia miejscowości Łeba za spełniającą warunki do pobierania opłaty miejscowej, • Nr 102/XIV/2003 z dnia 19 grudnia 2003 r. w sprawie określenia zasad ustalania i poboru, terminów płatności oraz wysokości stawek opłaty miejscowej pobieranej od osób przebywających okresowo w celach wypoczynkowych, zdrowotnych, szkoleniowych lub turystycznych na terenie miasta Łeby: – wysokość opłaty w okresie od 1 lipca do 31 sierpnia za dobę pobytu 1,30 zł, – w pozostałym okresie 0,60 zł, – stawkę opłaty zmniejszono o 50% dla dzieci, młodzieŜy uczącej się, emerytów i rencistów oraz Ŝołnierzy zasadniczej słuŜby wojskowej, – pobór opłaty miejscowej w drodze inkasa – inkasentami są właściciele, posiadacze i uŜytkownicy domów wczasowych, wypoczynkowych, hoteli, itp., w których przebywają ww. osoby, – rozliczenie z zainkasowanych kwot w terminie 7 dni po upływie kaŜdego miesiąca, – wynagrodzenie inkasenta w wysokości 10% zainkasowanych kwot, – uchwała ma zastosowanie do opłaty miejscowej pobieranej od dnia 1.01.2004 r., nie określono daty granicznej, kończącej obowiązywanie uchwały. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 49 • Nr XXVI/232/2009 z dnia 16 marca 2009 r. w sprawie ustalenia stawek opłaty miejscowej, zasad ustalania i poboru oraz terminów jej płatności: – wysokość opłaty w okresie od 1 lipca do 31 sierpnia za dobę pobytu 1,60 zł, – w pozostałym okresie 0,80 zł, – stawkę opłaty zmniejszono o 50% dla dzieci do lat 18, młodzieŜy uczącej się do lat 25, emerytów i rencistów, osób niepełnosprawnych z opiekunami oraz Ŝołnierzy zasadniczej słuŜby wojskowej, – pobór opłaty miejscowej w drodze inkasa – inkasentami są właściciele, posiadacze i uŜytkownicy domów wczasowych, wypoczynkowych, hoteli, itp., w których przebywają ww. osoby, z którymi Burmistrz zawrze umowę, – rozliczenie z zainkasowanych kwot w terminie 7 dni po upływie kaŜdego miesiąca, – wynagrodzenie inkasenta w wysokości 10% zainkasowanych kwot, – w § 3 uchwały zapisano, Ŝe z chwila wejścia jej w Ŝycie, moc straciła uchwała Nr 102/XIV/2003. Wszystkie uchwały przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku oraz opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego. 3) W roku 2008 poboru opłaty miejscowej dokonywano w oparciu o uchwałę Nr 102/XIV/2003 z dnia 19 grudnia 2003 r. Dochody z tytułu opłaty miejscowej wyniosły 461.573,58 zł, co wykazano w sprawozdaniu rocznym Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego. 4) W roku 2009 Burmistrz Miasta zawarła 77 umów-zlecenia o inkaso opłaty miejscowej, w tym 3 w oparciu o uchwałę Nr 102/XIV/2003 i 74 w oparciu o uchwałę Nr XXVI/232/2009. 5) Ponadto w dniu 1 lipca 2009 r. Burmistrz Miasta zawarła umowę inkasa z p. Martą Fotujma, zlecając jej pobieranie opłaty miejscowej od inkasentów w okresie od 1 lipca do 30 września 2009 r. za miesięcznym wynagrodzeniem 1.400,00 zł brutto. 6) W dniu 1 czerwca 2009 r. Burmistrz Miasta zawarła równieŜ dwie umowy inkasa na wykonywanie kontroli pobierania opłaty miejscowej w okresie od 1 czerwca do 15 września 2009 r. za wynagrodzeniem miesięcznym 1.500,00 zł brutto. 7) Wszystkie umowy posiadają kontrasygnatę Skarbnika Gminy. 8) Sprawdzeniem objęto przestrzeganie postanowień Rady Miejskiej w zakresie poboru opłaty miejscowej w 2009 r. Kontrolę przeprowadzono w zakresie rozliczeń zainkasowanych kwot opłaty od 44 podmiotów, których szczegółowe zestawienie stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.9. Ustalono, Ŝe: • w objętej kontrolą próbie znajdowały się 63 rozliczenia na kwotę ogółem 65.307,76 zł, • poboru opłaty dokonano na kwitariuszach przychodowych K-103 za wyjątkiem poz. 20 EUROCAMP, w przypadku której inkasent złoŜył własne zbiorcze zestawienia miesięcznych opłat. • Stwierdzono liczne przypadki poprawiania i przeprawiania kwot opłaty bez autoryzacji poprawek na kopii kwitariuszy przedstawionych do rozliczenia, • w 30 przypadkach nie ustalono nazwiska i imienia inkasenta, • w 16 przypadkach nie wskazano miejsca/adresu poboru opłaty, • w jednym przypadku inkasent nie wpisywał dat poboru opłaty – 15 poz. zestawienia, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 50 • w dwóch przypadkach inkasenci nie wpisali części dat poboru opłaty – poz. 4 i 18 zestawienia, • w 16 przypadkach rozliczenia dokonano za okresy dłuŜsze, niŜ jeden miesiąc, w tym w 3 przypadkach nie dokonano rozliczenia na koniec 2007 r. lub 2008 r. – poz. 1,3 i 5 zestawienia, • w 12 przypadkach inkasenci wpłacili pobrane opłaty miejscowe po okresie dłuŜszym, niŜ miesiąc od zakończenia poboru, w Ŝadnym przypadku nie obciąŜono inkasenta odsetkami. Kompletowanie i rzetelne prowadzenie dokumentacji opłaty miejscowej oraz egzekwowanie zaległości wraz z odsetkami naleŜy, od dnia 6.02.2009 r., do obowiązków inspektora ds. wymiaru podatków p. Agnieszki Pawłowskiej, zgodnie z jej zakresem czynności. We wcześniejszym okresie obowiązków w tym zakresie nie powierzono Ŝadnemu pracownikowi. 3.1.2.6. Udzielanie ulg w zapłacie podatku i opłata prolongacyjna. 1) Rada Miejska nie wprowadziła opłaty prolongacyjnej z tytułu rozłoŜenia podatków na raty bądź odroczenia terminów płatności. 2) W roku 2009 wpłynęło 35 wniosków o udzielenie ulg w zapłacie podatków i opłat lokalnych, wszystkie zostały rozpatrzone pozytywnie. 3) Burmistrz Miasta wydała 19 decyzji o odroczeniu płatności rat podatku od nieruchomości na kwotę 342.130,40 zł. Ponadto Burmistrz wydała 19 decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych w ogólnej kwocie 189.786,42 zł, w tym 3 decyzje o umorzeniu zaległości z urzędu: • SUDETY CW Sp. z o.o. w upadłości – umorzono kwotę 8.664,60 zł wraz z naleŜnymi odsetkami w związku z zakończeniem postępowania upadłościowego i brakiem dalszych moŜliwości windykacyjnych – powiadomienie Syndyka z dnia 28.11.2006 r., organ podatkowy nie podjął czynności względem udziałowców Spółki, • Spółdzielnia „Rybmor” w Łebie w likwidacji – umorzono kwotę 1.896,92 zł z tytułu zaległości za lata 2002 – 2004 z powodu przedawnienia – ostatnie udokumentowane czynności windykacyjne dotyczą obwieszczenia Komornika Sądowego o licytacji nieruchomości w dniu 20.10.2003 r., • Osoba fizyczna nr rejestru 610 – pismo w sprawie wygaśnięcia zobowiązania z tyt. podatku rolnego w kwocie 127,90 zł z powodu przedawnienia – nieruchomość obciąŜona podatkiem została zlicytowana w 2007 r., w wyniku czego gmina uzyskała kwotę 343,40 zł z tytułu podatku rolnego za lata 2003 – 2006 z odsetkami; nie ustalono nowego adresu podatnika, w związku z nieodbieraniem korespondencji, nie zastosowano doręczenia zastępczego. Decyzje i pismo w imieniu Burmistrza wydała Skarbnik Miasta. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 51 3.1.2.7. Powszechność opodatkowania. Kontroli poddano powszechność opodatkowania podatkami lokalnymi w następującym zakresie: 1) W zakresie podatków i opłat lokalnych – objęcie obowiązkiem podatkowym wszystkich nieruchomości gruntowych leŜących w granicach obrębu II: Ustalenia: obszar obrębu zajmuje 1.117,1041 ha 39,6804 ha • podatek rolny ogółem 0,9839 ha − opodatkowano 7,1146 ha − grunty gminy i Skarbu Państwa 29,6078 ha − grunty V i VI klasa 0,5413 ha − zwolnienie ustawowe art.12 ust.1 pkt 2 1,4328 ha − zwolnienie ustawowe art.12 ust.2 pkt 1 i 2 696,5244 ha • podatek leśny 504,2067 ha − opodatkowano 181,4572 ha − zwolnienie ustawowe art. 7 ust. 1 10,8605 ha − zwolnienie ustawowe art. 7 ust. 2 380,8858 ha • podatek od nieruchomości 124,3478 ha − opodatkowano 0,2280 ha − zwolnienie ustawowe art. 1b 40,4076 ha − zwolnienie ustawowe art. 2 ust. 2 i 3 206,7640 ha − zwolnienie ustawowe art. 7 ust. 1 9,1384 ha − zwolnienie ustawowe art.7 ust.2 pkt 5 1.117,0906 ha • Razem grunty opodatkowane i zwolnione Grunty nieopodatkowane 0,0135 ha • ustalono, Ŝe nie objęto Ŝadnym z podatków działek nr 374/1 i 107/1, części działek 141/1 i 303 oraz zaniŜono powierzchnię dz. nr 144 o 1 m2 i zawyŜono powierzchnię działki nr 265/2. • we wszystkich przypadkach organ podatkowy wezwał właścicieli bądź uŜytkowników do złoŜenia informacji podatkowych bądź korekt juŜ złoŜonych, • podatnicy złoŜyli korekty informacji, • w wyniku powyŜszych ustaleń organ podatkowy wydał decyzje w sprawie podatku od nieruchomości za lata 2007 – 2010, w tym: − przypis 320,00 zł − odpis 76,00 zł. 2) W zakresie podatku od nieruchomości – nieruchomości zajęte na działalność gospodarczą wg stawki podatkowej właściwej dla działalności gospodarczej. Ustalenia: • kontroli poddano co trzeci wpis do ewidencji działalności gospodarczej w 2009 r., łącznie 30 wpisów (akta robocze kontroli Nr ): − w 7 przypadkach stawkę dla działalności gospodarczej zastosowano na cały rok 2009, − 3 przypadki dotyczą działalności w obiektach tymczasowych, namiotach, − w 1 przypadku podatek płaci właściciel nieruchomości, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 52 − w 4 przypadkach nowooddane w 2009 r. obiekty budowlane opodatkowano właściwą stawką od 1.01.2010 r., − w 2 przypadkach opodatkowano stawką od działalności gospodarczej za okres prowadzenia działalności, którą w trakcie roku wyrejestrowano, − 3 przypadki dotyczyły działalności gospodarczej nie wymagającej pomieszczeń, w ewidencji podano adres do korespondencji, − w 1 przypadku podatek we właściwej wysokości za rok 2009 naliczono i przypisano w roku 2010 w kwocie 101,00 zł, − w 2 przypadkach (nr ewidencyjny 3498 i 3501) wezwanie do złoŜenia informacji podatkowej wysłano w wyniku niniejszej kontroli; podatnik nr 3498 złoŜył pisemne oświadczeni, Ŝe pomimo zarejestrowania działalności gospodarczej, z powodów losowych jej nie prowadził, a z dniem 31.08.2009 r. zawiesił ją – organ podatkowy nie ustalił wysokości zobowiązania podatkowego, pomimo iŜ podatnik nie wyrejestrował działalności oraz nie zwracał się o udzielenie ulgi w którejś z dopuszczalnych form; z wyjaśnienia podatnika nr 3501 wynika, Ŝe działalności w formie doradztwa nie prowadzi pod wskazanym adresem a u zleceniodawcy, − nr ewidencji 3507 dotyczący prowadzenia sklepiku spoŜywczego w Szkole Podstawowej w Łebie – organ podatkowy nie wezwał przedsiębiorcy do złoŜenia informacji podatkowej i nie ustalił wysokości zobowiązania podatkowego – kontrolujące równieŜ nie ustaliły wysokości naleŜnego podatku z powodu braku danych dotyczących powierzchni uŜytkowej nieruchomości przeznaczonej na dz. gospodarczą, − w 6 przypadkach opodatkowano nieruchomość zajętą na działalność gospodarczą właściwą stawką podatku za miesiące sezonu letniego i pomimo iŜ podatnicy nie wyrejestrowali jej, a tylko zawiesili, organ podatkowy odstąpił od ustalenia zobowiązania podatkowego za okres do końca roku; na wniosek kontrolujących inspektor ds. wymiaru podatków p. Irena Piećko ustaliła wysokość naleŜnego podatku w ogólnej kwocie 4.345,00 zł. Kontrolującym doręczono wydruk (ze strony internetowej Departamentu Podatków Lokalnych z dnia 18.05.2009 r.) pisma Dyrektora Departamentu Podatków Lokalnych z dnia 1 grudnia 2008 r. znak: PL/LS/833/111/SIA/08/376 (nieautoryzowany), z którego treści wynika, Ŝe zawieszenie działalności gospodarczej prowadzonej w budynkach mieszkalnych stanowi przesłankę do stosowania niŜszej stawki podatku od nieruchomości. Kontrolującym nie przedstawiono potwierdzenia prowadzenia działalności gospodarczej przez 6 podmiotów w budynkach mieszkalnych. Zestawienie ustaleń kontroli, wydruk ze strony Departamentu Podatków Lokalnych oraz oświadczenie podatnika stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.10. 3) W zakresie podatku od nieruchomości – obiektów budowlanych oddanych do uŜytku w roku 2008, gdzie obowiązek podatkowy powstał z dniem 1 stycznia 2009r. Ustalenia: • w roku 2008 oddano do uŜytku 19 obiektów budowlanych, których wykaz stanowi akta robocze Nr 3.1.11., • 18 podatników złoŜyło informacje podatkowe, w tym: − 3 w terminie 14 dni od oddania obiektu do uŜytkowania, − 15 w okresie od 28 dni do 14 miesięcy od oddania obiektu do uŜytkowania, • 2 podatników (poz. 5 i 12) objętych było zwolnieniem podatkowym, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 53 • poz. 5 – podatek naliczono przed oddaniem obiektu do uŜytku, • 15 obiektów budowlanych opodatkowano od dnia 1.01.2009 r. • dzierŜawca Kina Rybak nie złoŜył korekty deklaracji podatkowej: − opodatkowana od 2006 r. powierzchnia uŜytkowa kina 352,00 m2, − po modernizacji powierzchnia uŜytkowa 384,37 m2, − róŜnica 32,37 m2, − oddano do uŜytku 2.07.2008 r., 216,00 zł, − naleŜny podatek: za 2008 r. (32,37 x 16,00 zł /12 x 5) za 2009 r. (32,37 x 16,00 zł) 518,00 zł, razem 734,00 zł. 4) W zakresie podatku od środków transportowych – zarejestrowanych w 2009 r. pojazdów podlegających opodatkowaniu. Ustalenia: • z Informacji podatkowych, przekazanych w 2009 roku przez Starostwo Powiatowe w Lęborku wynika, Ŝe w okresie objętym kontrolą na terenie gminy miejskiej Łeba zarejestrowano 11 środków transportu (akta robocze kontroli Nr 3.1.12): − 5 podatników złoŜyło deklaracje podatkowe w terminie od 1 do 2 miesięcy od daty rejestracji, a 6 po otrzymaniu wezwania organu podatkowego, − we wszystkich przypadkach wysokość podatku ustalono od pierwszego dnia miesiąca następnego po dniu rejestracji. Kompletowanie dokumentacji dotyczącej podatku od środków transportowych i wymiar podatku naleŜy do obowiązków inspektora ds. wymiaru podatków p. Agnieszki Pawłowskiej. 3.1.2.8. Windykacja zaległości podatkowych. 1) Na dzień 31.12.2008 roku stan naleŜności gminnych z tytułu zaległych podatków i opłat wynosił 298.412,09 zł, w tym: Rodzaj podatku Od nieruchomości Rolny Leśny Od środków transportowych 0gółem Osoby prawne 149.402,71 2,77 149.405,48 Osoby fizyczne 138.770,14 2.659,40 80,77 7.496,30 149.006,61 Ogółem 288.172,85 2.659,40 83,54 7.496,30 298.412,09 2) Kontroli poddano windykację podatku od nieruchomości w stosunku do zaległości mieszczących się w przedziale 1.000,00 zł – 1.800,00 zł i przekraczających 5.000,00 zł osób fizycznych oraz wszystkich zaległości osób prawnych, przekraczających kwotę 1.000,00 zł, łącznie sprawdzeniem objęto 23 podatników, w tym: • 13 osób fizycznych – kwota zaległości 98.221,10 zł, • 10 osób prawnych – kwota zaległości 147.624,33 zł, ogółem 245.845,43 zł. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 54 3) W trakcie kontroli ustalono, Ŝe: • wystawiono upomnienia na kwotę 226.161,98 zł, • wystawiono i przekazano do windykacji tytuły wykonawcze na kwotę 188.049,03 zł, • nr ewidencyjny 1300 – wniosek o wpis hipoteki przymusowej sąd odrzucił z przyczyny braków formalnych, których nie usunięto, • spłacono do dnia 31.03.2010 r. kwotę 137.191,39 zł, • umorzono z urzędu kwotę 8664,60 zł – nr ew. 1628, • rozłoŜono na raty kwotę 20.441,68 zł – nr ew. 1406, • pozostała do spłaty kwota 79.547,77 zł, w tym: – nr ew. 1300 (kwota 34.290,65 zł) – trwa ustalanie majątku, z którego moŜna prowadzić windykację, – nr ew. 3057 – zabezpieczono wpisem hipotecznym kwotę 6.075,00 zł, – nr ew. 2259 (kwota 34.742,90 zł) – EURO Management Sp. z o.o. – w dniu 8.08.2006 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Opatowie zwrócił tytuł wykonawczy, czynność uzasadniono przeniesieniem siedziby podatnika za granicę i brakiem na terenie kraju majątku z którego moŜna prowadzić windykację, – nr ew. 1470 (kwota 4.439,20 zł) – Spółdzielnia „Rybmor” w likwidacji – brak dokumentacji prowadzonej windykacji. Szczegółowe zestawienie ustaleń kontroli stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.13. Egzekwowanie zaległości w podatku od nieruchomości naleŜało do obowiązków inspektorów ds. wymiaru podatków p. Ireny Piećko oraz p. Danuty Dowal, zgodnie z ich zakresami czynności. 3.1.2.10.Dochody z opłat adiacenckich. 1) Rada Miejska w Łebie nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia opłat adiacenckich, a Burmistrz Miasta nie przedstawiła Radzie projekty uchwały, gdyŜ gmina nie prowadziła w latach ubiegłych inwestycji związanych z budową infrastruktury technicznej. 2) W roku 2009 podłączono jedną nieruchomość naleŜącą do osoby fizycznej do nowowybudpwanej instalacji wodno-kanalizacyjnej, nie podjęto jednak decyzji o wprowadzeniu i naliczeniu opłaty adiacenckiej, gdyŜ koszt wyceny nieruchomości przewyŜszyłby wysokość naliczonej opłaty adiacenckiej. 3) W roku 2009 jednostka nie osiągnęła dochodów z tytułu opłat adiacenckich lub dobrowolnej partycypacji mieszkańców w kosztach budowy infrastruktury technicznej. PowyŜsze informacje wynikają z informacji udzielonej przez Panią Burmistrz, stanowiącą akta robocze kontroli Nr 3.1.14. i zgodne są z dokumentacją inwestycyjną. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 55 3.1.2.10. Opłata planistyczna. 1) Jednostka nie osiągnęła w roku 2009 dochodów z opłaty planistycznej. 2) W okresie objętym kontrolą obowiązywał Plan zagospodarowania przestrzennego terenu „Łeba – Port Strona Zachodnia”, przyjęty uchwałą Nr 113/XIV/2003 Rady Miejskiej z dnia 19.12.2003 r. i zmieniony uchwałą Nr 293/XXXIV/2005 Rady Miejskiej z dnia 31.05.2005 r. Dla obszarów o symbolu 21 Ut i 28 Ut ustalono funkcję podstawową „usługi turystyczno-hotelowe z wyłączeniem campingów i pól biwakowych, handlowe i gastronomiczne” oraz funkcję dopuszczalną – usługi uzupełniające i ograniczoną zabudowę mieszkalną. W obydwu przypadkach (§ ust. 13 i § 8 ust. 13) zapisano , iŜ cyt.: „nie ustala się stawki procentowej. Plan nie zmienia wartości nieruchomości”. 3) Jak oświadczył inspektor ds. planowania przestrzennego p. Jacek Retman, nie wystąpiły przypadki sprzedaŜy nieruchomości, których wartość wzrosła w związku ze zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego bądź scaleniem lub podziałem nieruchomości. 3.1.2.11. Opłata za zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych. 1) W 2009 roku 106 podmiotów wystąpiło o zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych. Burmistrz Miasta Łeba wydała 181 zezwoleń na sprzedaŜ napoi alkoholowych, w tym: L.p. Rodzaj sprzedaŜy 1 Gastronomia 2 Detaliczna Razem SprzedaŜ napojów o zawartości alkoholu do powyŜej 4,5% Ogółem 4,5% 18% 18% „B” zezwoleń „A” „C” 84 24 22 130 19 16 16 51 103 40 38 181 Poddano kontroli zezwolenia 37 14 51 Nie wnioskowano o zezwolenia na sprzedaŜ jednorazową napojów alkoholowych. Kontrolą objęto zezwolenia wydane w oparciu o co trzeci wniosek o zezwolenie na sprzedaŜ alkoholu w miejscu sprzedaŜy i co trzeci wniosek o zezwolenie na sprzedaŜ alkoholu poza miejscem sprzedaŜy, w obydwu przypadkach rozpoczynając od poz. 3. 2) Kontrolę przeprowadzono w zakresie: • prawidłowego złoŜenia wniosku o wydanie zezwolenia i informacji o wysokości obrotu napojami alkoholowymi w roku ubiegłym, • prawidłowego naliczenia opłat za zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych, w zaleŜności od rodzaju alkoholu, rodzaju sprzedaŜy i czasu jej trwania, • pobrania opłat przed wydaniem zezwolenia lub wniesienia rat opłat w terminach określonych w art. 111 ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982r o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2002r, Nr 147, poz. 1231 ze zm.), • zwrotu opłaty, na Ŝądanie podmiotu, w trakcie roku z powodu wygaśnięcia lub wycofania zezwolenia, • wprowadzenia do budŜetu miasta dochodów z tytułu opłaty. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 56 3) Ustalenia: • wnioski o zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych zawierały niezbędne dane, za wyjątkiem 2 przypadków (zezwolenia Nr 27/A/B/09 i Nr 110/A/09), w których wnioskodawcy nie podali przedmiotu prowadzenia działalności gospodarczej – uiszczono opłaty w kwocie 851,60 zł, • do wniosków dołączono wymagane dokumenty, za wyjątkiem jednego przypadku (zezwolenia Nr 15/A/09 i Nr 47/A/09), gdzie wnioskodawca załączył warunkową pozytywną decyzję inspektora sanitarnego, która straciła waŜność przed datą wydania zezwolenia – uiszczono opłatę w kwocie 283,22 zł, • wszystkie wnioski pozytywnie zaopiniowała Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów alkoholowych, • wnioskodawcy przed wydaniem zezwoleń wnieśli opłaty w ogólnej kwocie 23.002,74 zł: − w jednym przypadku (zezwolenie Nr 27/A/09) błędnie ustalono czas obowiązywania zezwolenia, przez co zawyŜono opłatę o 1,40 zł. Szczegółowy wykaz ustaleń stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.15. 4) W roku 2009 wygasło 17 zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w związku z upływem okresu, na który zostały wydane. We wszystkich przypadkach uiszczono naleŜne opłaty. 5) Ponadto w roku 2009 wygaszono 119 zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w związku z niewniesieniem naleŜnej opłaty przez 76 podmiotów: • naleŜne opłaty od ww. zezwoleń 92.670,71 zł, • opłaty naleŜne za okres od początku roku do dnia wygaszenia zezwoleń 29.099,54 zł, • opłaty uiszczone do dnia wygaszenia zezwoleń 11.368,88 zł, • kwota opłat nieuiszczonych do dnia 19.07.2010 r. 17.730,66 zł. W Ŝadnym z ww. przypadków podmioty nie wystąpiły o wygaszenie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych przed upływem terminu, na który zostały wydane. Do dnia 19.07.2010 r. nie wezwano Ŝadnego podmiotu do uiszczenia naleŜnych za 2009 rok opłat. Szczegółowe zestawienie wygaszonych zezwoleń oraz ustaleń kwot niepobranych opłat za zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.16. 6) Dochody z tytułu opłat za wydanie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych ujmowano w budŜecie gminy w rozdziale 75618 Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw § 0480 Wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych naleŜało do obowiązków Głównego Specjalisty ds. obsługi sekretariatu i kancelarii tajnej p. Małgorzaty Stasiak. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 57 3.1.3. Dochody z majątku. W roku 2009 gmina miejska Łeba uzyskała następujące dochody z majątku komunalnego: L.p. Rodzaj dochodu § Wartość klasyfikacji operacji budŜet. Przekształcenie prawa uŜytkowania wieczystego w 427.395,03 prawo własności 2 Opłaty od nieruchomości oddanych w trwały zarząd 6.261,44 3 Opłaty z tyt. najmu lokali mieszkalnych 47.320,76 4 Opłaty z tyt. najmu lokali uŜytkowych 1.630,40 5 Opłaty za dzierŜawy nieruchomości gruntowych 383.699,90 6 SprzedaŜ lokali mieszkalnych ich najemcom 23.800,00 7 SprzedaŜ nieruchomości w przetargach 326.975,00 8 SprzedaŜ nieruchomości – inne 388.774,42 9 Opłaty z tytułu wieczystego uŜytkowania nieruchomości 1.114.138,09 Razem 2.719.995,94 1 076 047 083 075 077 087 047 x PowyŜsze dane wynikają z ewidencji szczegółowej oraz sprawozdania Rb-27S z wykonania w 2009 r. planu dochodów budŜetowych. Ustalono, Ŝe wszystkie wymienione dochody ujęto w rozdziale 70005 gospodarka gruntami i nieruchomościami. W § 077 Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa uŜytkowania wieczystego nieruchomości ujęto dochody z ratalnej sprzedaŜy majątku komunalnego, natomiast w § 087 Wpływy ze sprzedaŜy składników majątku wykazano tą część sprzedaŜy, w przypadku której cenę sprzedaŜy wnoszono jednorazowo. 3.1.3.1. Dochody ze sprzedaŜy mienia komunalnego. 1) W roku 2009 dokonano 23 transakcji sprzedaŜy nieruchomości i 2 oddania nieruchomości w wieczyste uŜytkowanie. Wykaz transakcji stanowi akta robocze kontroli Nr 3.1.17. 2) We wszystkich przypadkach Rada Miejska wyraziła zgodę na sprzedaŜ lub oddanie w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości stosownymi uchwałami, wskazując tryb wyłonienia nabywcy. 3) Wyceny wszystkich nieruchomości dokonał rzeczoznawca majątkowy. 4) We wszystkich przypadkach sporządzono wykazy nieruchomości w prawidłowej formie i wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego, umieszczono na stronie internetowej i informację o wywieszeniu wykazu opublikowano w prasie lokalnej. Ustalono, Ŝe w 4 przypadkach wykazy wywieszono na okres 20 dni (poz. 2, 3, 19, 21 wykazu). Procedury zbycia nieruchomości gminnych i udokumentowania transakcji prowadziła Główny Specjalista ds. gospodarki gruntami p. Ewa Szafałowicz, zgodnie z zakresem czynności. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 58 3.1.3.1.1. Dochody ze sprzedaŜy mienia zbywanego w drodze przetargu. 1) W okresie objętym kontrolą sprzedano w drodze przetargu 4 nieruchomości (poz. 1, 2, 3 i 23 wykazu stanowiącego akta robocze kontroli Nr 3.1.17.). 2) Ogłoszenia o przetargach nieograniczonych opublikowano na stronie internetowej i wywieszono na tablicy Urzędu Miasta, na ogłoszeniach odnotowano datę zdjęcia go z tablicy, brak natomiast daty wywieszenia. W 3 przypadkach (poz. 1, 2 i 3 wykazu), gdy cena wywoławcza przekraczała 10.000 euro, ogłoszenia opublikowano równieŜ w prasie o zasięgu regionalnym. Prawidłowo ustalono wysokość wadium i termin jego wpłaty. Cena wywoławcza we wszystkich przypadkach była nie niŜsza, niŜ ustalona, przez rzeczoznawcę majątkowego. 3) Do przetargów dopuszczono wyłącznie osoby, które wpłaciły wadium w terminie. Przetargi przeprowadziła Komisja przetargowa, powołana przez Burmistrza Miasta, w 3osobowym składzie. 4) Przebieg przetargu przedstawiono w protokółach. Uczestnicy przetargów ustalili wysokość postąpienia w prawidłowych wysokościach. We wszystkich przetargach wyłoniono nabywcę. 5) Cenę nieruchomości w całości zapłacono przed podpisaniem umowy sprzedaŜy w formie aktów notarialnych. 3.1.3.1.2. SprzedaŜ nieruchomości w drodze bezprzetargowej. 3.1.3.1.2.1. SprzedaŜ lokali mieszkalnych na rzecz ich najemców. 1) W zakresie sprzedaŜy lokali mieszkalnych w latach 2000 – 2009 obowiązywały następujące przepisy wewnętrzne, wprowadzone uchwałami Rady Miejskiej: • Nr 264/XLVI/98 z dnia 27.02.1998 r. w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabywaniu lokali mieszkalnych ich najemcom, zgody na udzielenie bonifikat przy ich sprzedaŜy oraz zasad udzielenia bonifikat, • Nr 161/XXVI/2000 z dnia 18.12.2000 r. w sprawie zmiany uchwały Nr 264/XLVI/98: − w okresie od 15 grudnia 2000 r. do 31 stycznia 2001 r. wprowadzono moŜliwość udzielenia bonifikaty w wysokości 96% ceny ustalonej przez biegłego rzeczoznawcę, za wyjątkiem lokali mieszkalnych w budynku przy ul. Powstańców Warszawy 12 w Łebie, • Nr 467/XLVIII/2006 z dnia 20.10.2006 r. w sprawie udzielenia bonifikaty przy sprzedaŜy lokali mieszkalnych: − bonifikata w wysokości 80% ceny lokalu mieszkalnego, − udział w wyodrębnionej ewidencyjnie działce gruntu, sprzedawanej lub oddawanej w uŜytkowanie wieczyste – bez bonifikat, − zwrot bonifikaty po jej waloryzacji w przypadku zbycia lokalu przed upływem 10 lat lub wykorzystania go na inny cel, niŜ mieszkalny, przed upływem 5 lat, • Nr XIV/88/07 z dnia 16.10.2007 r. w sprawie zmiany uchwały Nr 467/XLVIII/2006: − w § 3 wprowadzono zapis, iŜ nabywca nieruchomości zobowiązany jest do przestrzegania postanowień art. 68 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 59 2) Kontroli poddano sprzedaŜ lokali mieszkalnych ich najemcom w 2009 roku: • sprzedano najemcom 5 lokali mieszkalnych w trybie bezprzetargowym, zgodnie z postanowieniami Rady Miejskiej (poz. 14, 20, 22, 24,25 wykazu, stanowiącego akta robocze kontroli Nr 3.1.17., • we wszystkich przypadkach najemcy złoŜyli wnioski o sprzedaŜ, • warunki sprzedaŜy określono w protokółach uzgodnień. Cena sprzedaŜy we wszystkich przypadkach była nie niŜsza, niŜ określona w operatach szacunkowych. Wszystkim nabywcom udzielono 80% bonifikaty od ceny lokalu mieszkalnego i udziału w części wspólnej budynku. W trzech przypadkach cenę rozłoŜono na raty (poz. 14, 20 i 22), a w dwóch najemcy zobowiązali się do wpłacenia jednorazowo całej kwoty. W przypadku rozłoŜenia na raty ceny sprzedaŜy, ustalono wysokość i terminy wpłaty rat oraz zabezpieczenie niespłaconej części ceny wpisem hipotecznym, • we wszystkich przypadkach cena sprzedaŜy lub jej pierwsza rata zostały zapłacone przed zawarciem umowy, • umowy sprzedaŜy zawarto w formie aktów notarialnych, w których powtórzono uzgodnienia zawarte w protokółach. NaleŜność gminy z tytułu rozłoŜonej na raty części spłaty ceny zabezpieczono wpisami hipotecznymi. 3.1.3.1.2.2. Egzekwowanie zwrotu bonifikat udzielonych przy sprzedaŜy lokali z gminnego zasobu mieszkaniowego. 1) W latach 2000 – 2009 gmina sprzedała w oparciu o powyŜsze uchwały 11 lokali mieszkalnych z zastosowaniem bonifikat od ceny szacunkowej lokalu: • dochody uzyskane ze sprzedaŜy ww. lokali mieszkalnych 104.021,60 zł, • kwota udzielonych bonifikat 217.782,40 zł. Zestawienie dotyczące sprzedaŜy i bonifikat stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego protokółu. 2) Z ewidencji gruntów wynika, Ŝe w okresie objętym kontrolą właściciela zmienił jeden lokal mieszkalny – przy ul. Powstańców Warszawy 42/2: • Gmina sprzedała lokal najemcy oraz oddała w wieczyste uŜytkowanie grunty aktem notarialnym Rep. „A” nr 306/2001 z dnia 26.01.2001 r.: − cena lokalu ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego 3.172,00 zł, − 96% bonifikaty (uchwała RM Nr 161/XXVI/2000) 3.045,00 zł, − cena do zapłaty 127,00 zł, − w akcie notarialnym nie wpisano okoliczności rodzących obowiązek zwrotu bonifikaty, • aktem notarialnym Rep. „A” nr 3938/2001 z dnia 12.10.2001 r. sprzedano ww. lokal wraz z przynaleŜnym do niego udziałem w prawie uŜytkowania wieczystego gruntu osobie obcej za cenę 15.000,00 zł, • pismem z dnia 23.10.2001 r. Burmistrz Miasta wezwała nabywcę do zwrotu bonifikaty od ceny sprzedaŜy lokalu mieszkalnego w kwocie 3.045,00 zł, • Gmina wystąpiła na drogę sądową o zwrot bonifikaty wraz z naleŜnymi odsetkami – w dniu 29.04.2002 r. Sąd Rejonowy w Lęborku wydał Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, który został skierowany do egzekucji przez Komornika Sądowego, • pismem z dnia 10.12.2002 r. nabywca zwrócił się o wyjaśnienie przyczyn egzekucji, bowiem w m-cu marcu 2002 r. uzyskał odroczenie zwrotu bonifikaty do czasu Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 60 opuszczenia zakładu karnego (pisma o odroczeniu zwrotu bonifikaty nie udostępniono kontrolującym), • pismem Nr Fn.3234/50/03 z dnia 14.10.2003 r. Burmistrz Miasta powiadomiła nabywcę, iŜ w związku z jego trudną sytuacją materialną i bytową, na mocy uchwały Rady Miejskiej Nr 62/VIII/2003, umorzono zaległość w kwocie 3.045,00 zł wraz z odsetkami ustawowymi w kwocie 939,80 zł, • w związku z powyŜszym zawieszono, a następnie umorzono postępowanie egzekucyjne. 3) Ustalono ponadto, Ŝe aktem notarialnym Rep. „A” nr 4841/2009 z dnia 23.11.2009 r. gmina sprzedała lokal mieszkalny nr 2 w Łebie przy ul. Łąkowej 4 jego dotychczasowemu najemcy (poz. 10 zestawienia) za cenę 9.800,00 zł brutto (cena szacunkowa, ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego 37.000,00 zł) – po zastosowaniu 80% bonifikaty w wysokości 27.200,00 zł. Aktem notarialnym Rep. „A” nr 204/2010 z dnia 8 02.2010 r. nabywca darował ww. lokal córce, szacując wartość darowizny na kwotę 100.000,00 zł. Zestawienie sprzedanych w latach 2000 – 2009 lokali mieszkalnych oraz dane dotyczące udzielonych bonifikat stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.18. 3.1.3.1.2.2. SprzedaŜ nieruchomości na rzecz uŜytkowników wieczystych, dzierŜawców i na poprawę warunków. 1) W roku 2009 sprzedano w trybie bezprzetargowym: • na rzecz uŜytkowników wieczystych 11 nieruchomości (4, 5, 9, 10, 11,12, 13, 15, 16, 17, 21 wykazu, stanowiącego akta robocze kontroli Nr 3.1.17.), • na rzecz dzierŜawców 2 nieruchomości (poz. 6, 7 wykazu), • na poprawę warunków istniejących nieruchomości jedną działkę (poz. 18 wykazu). We wszystkich przypadkach wolę sprzedaŜy w takim trybie wyraziła Rada Miejska. 2) Istotne warunki sprzedaŜy zawarto w protokółach uzgodnień. Cenę sprzedaŜ stanowiła cena ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego, powiększona o podatek VAT. W 6 przypadkach. Cenę sprzedaŜy rozłoŜono na raty, zabezpieczając niespłaconą część wpisem hipotecznym. 3) We wszystkich przypadkach cenę sprzedaŜy lub pierwszą ratę wniesiono przed zawarciem umowy sprzedaŜy. 4) Wszystkie umowy sprzedaŜy zawarto w formie aktów notarialnych. 5) Ponadto ustalono, Ŝe: • nabywca działek 165/5 i 166/1 wnioskował wyłącznie o sprzedaŜ działki 166/1 (poz. 4 wykazu), • poz. 6 i 7 wykazu: − w protokóle uzgodnień zapisano, Ŝe umowa dzierŜawy z wnioskodawcą zawarta była na okres powyŜej 10 lat, dzierŜawa, zgodnie z umową, miała trwać 10 lat, − obydwie nieruchomości zostały zabudowane podwójnym garaŜem, wnioskodawca nie przedstawił kosztów budowy garaŜu, a do wniosku dołączył pozwolenie na budowę; w protokóle uzgodnień i następnie, w akcie notarialnych zapisano, iŜ cena nieruchomości wynosi 59.400, w tym nakłady poniesione przez dzierŜawcę w Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 61 kwocie 50.000,00 zł, o które pomniejszono cenę do zapłaty. Wysokość poniesionych na budowę garaŜu nakładów nie została potwierdzona Ŝadnym dokumentem i nie znalazła odzwierciedlenia w operacie szacunkowym. 3.1.3.2.Dochody z tytułu oddania nieruchomości w wieczyste uŜytkowanie. 1) W roku 2009 w wieczyste uŜytkowanie oddano 2 nieruchomości gruntowe (poz. 8 i 19 wykazu), w obydwu przypadkach w trybie bezprzetargowym na poprawę warunków uŜytkowania istniejących nieruchomości, zgodnie z uchwałami Rady Miejskiej. 2) Istotne warunki transakcji zawarto w protokółach uzgodnień. Cenę oddania nieruchomości w wieczyste uŜytkowanie ustalono w wysokości określonej w operacie szacunkowym, a jej zapłatę rozłoŜono na raty. 3) Umowy zawarto w formie aktów notarialnych. Pierwszą ratę ceny wniesiono przed podpisaniem aktów. 3.1.3.3. Dochody z tytułu w prawo własności. przekształcenia prawa uŜytkowania wieczystego 1) W roku 2009 dokonano w drodze decyzji administracyjnych przekształcenia prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności dwóch nieruchomości: działek nr 365/20 i 133/2. 2) UŜytkownicy wieczyści złoŜyli wnioski o przekształcenie wraz z wymaganą dokumentacją. 3) Wyceny nieruchomości dokonał rzeczoznawca majątkowy: Nr działki Wycena nieruchomości Prawo uŜytkowa Prawo własnoś nia RóŜnica Kwota ci wieczyste go 365/20 183.000 150.000 33.000 133/2 166.000 126.000 40.000 Razem 349.000 276.000 73.000 Udzielona bonifikata Tytuł 90% - z powodu niskich dochodów 20.000 50%-z tytułu nabycia prawa uŜytkowania wieczystego przed 5.12.1990 r. 49.700 x 29.700 Cena przeksz tałcenia netto 3.300 20.000 23.300 4) Wnioskodawców obciąŜono kosztami wyceny nieruchomości. 5) Decyzje o przekształceniu Nr 01/II/09 z dnia 20.01.2009 r. i Nr 03/II/09 z dnia 12.02.2009 r. zawierały podstawę prawną ich wydania, rozstrzygnięcie oraz uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia, a takŜe informacje o środkach odwoławczych. 6) Opłaty w obydwu przypadkach uiszczono jednorazowo przed datą określoną w decyzjach o przekształceniu. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 62 Dokumentację i procedurę przekształcenia prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności prowadziła Główny Specjalista ds. gospodarki gruntami p. Ewa Szafałowicz. 3.1.3.4. Dochody z tytułu najmu i dzierŜawy nieruchomości gruntowych i lokali uŜytkowych 1) Zasady najmu i dzierŜawy nieruchomości komunalnych Rada Miejska określiła w uchwale Nr 77/X/2003 z dnia 26.06.2003 r., zmienionej uchwałą Nr 432/XLIII/2006 z dnia 27.04.2006 r. 2) W roku 2009 jednostka wydzierŜawiła 13 nieruchomości gruntowych i zabudowanych, które poddano kontroli. 3) W trakcie kontroli ustalono, Ŝe: • Rada Miejska upowaŜniła Burmistrza do wydzierŜawiania i oddawania w najem nieruchomości na okres do lat 3 – w roku 2009 wydzierŜawiono 5 nieruchomości, w tym 4 w przetargach i 1 lokal uŜytkowy w trybie przetargowym na prowadzenie Podstacji Pogotowia Ratunkowego, • we wszystkich przypadkach dzierŜaw na okres powyŜej 3 lat, o przeznaczeniu nieruchomości i trybie wyłonienia dzierŜawcy decydowała Rada Miejska w stosownych uchwałach – w roku 2009 wydzierŜawiono 8 nieruchomości, w tym w jednym przypadku wydzierŜawiono część działek 575/16 i 556/4 w trybie bezprzetargowym na poprawę zagospodarowania istniejącej nieruchomości, • we wszystkich przypadkach sporządzono wykazy nieruchomości przeznaczonych do dzierŜawy, • wykazy wywieszono w Urzędzie Miejskim i opublikowano na stronie internetowej, a informacje o nich umieszczono w prasie lokalnej, za wyjątkiem dzierŜawy dz. nr 45/4 – informacji o przetargu na tą nieruchomość nie opublikowano w prasie lokalnej, • ogłoszenia o przetargach opublikowano w prawidłowej formie za wyjątkiem przetargu na fragment dz. nr 332/13: − w wykazie nieruchomości podano cenę dzierŜawy w wysokości 972,00 zł + VAT za 1 m2 – przy powierzchni nieruchomości 4,5 m2 cena wywoławcza powinna wynieść 4.374,00 zł + VAT miesięcznie, − w ogłoszeniu podano cenę wywoławczą miesięcznej opłaty w kwocie 972,00 zł + VAT bez określenia, Ŝe jest to cena za 1 m2, − w przetargu osiągnięto cenę miesięcznego czynszu w wysokości 982,00 zł + VAT za całą dzierŜawioną nieruchomość i taką wysokość miesięcznego czynszu dzierŜawnego wpisano do umowy dzierŜawy, − z powyŜszego wynika, Ŝe zaniŜono potencjalny dochód o co najmniej kwotę 3.445,74 zł + VAT miesięcznie, • w zakresie ustalenia terminu wpłaty VAT i faktycznych wpłat z tego tytułu: − w 9 przypadkach termin wpłaty wadium ustalono na dwa dni przed datą przetargu i w 5 przypadkach dokonano wpłaty w wyznaczonym terminie ostatecznym, − w dwóch przypadkach (przetargi na dz. nr 45/4 i nr 1453/19) wyznaczono termin wpłaty wadium na jeden dzień przed przetargiem i w przetargu na dz. nr. 45/4 w tym dniu wpłynęło wadium, natomiast na dz. nr 1453/19 wadium wpłacono na 2 dni przed przetargiem, Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 63 • we wszystkich przypadkach Burmistrz Miasta powołała komisje przetargowe, • z powodu nieścisłości w lokalizacji działki Nr 240/10 uniewaŜniono rozstrzygnięty I przetarg, o czym powiadomiono uczestników postępowania, a dzierŜawcę wyłoniono w kolejnym przetargu, • we wszystkich przetargach przestrzegano co najmniej 1% wysokości postąpienia, • wykaz nieruchomości nr 17/2009 dotyczył działki nr 224/3 połoŜonej przy ul. 10-go Marca o powierzchni 26,88 m2 z budynkiem toalet o powierzchni 20,28 m2 i na tą nieruchomość ogłoszono przetarg, którego przebieg potwierdził protokół; z wyłonionym dzierŜawcą nie zawarto umowy ( w dokumentacji brak podania przyczyny niezawarcia umowy), a następnie ogłoszono przetarg na dzierŜawę działki nr 157 równieŜ połoŜonej przy ul. 10-go Marca o powierzchni 26,88 m2 z budynkiem toalet o powierzchni 20,28 m2 – na tą nieruchomość brak wykazu. Jak wyjaśniła inspektor ochrony środowiska p. Jolant Stawrosiejko, obydwa przetargi dotyczyły tej samej działki, a w wykazie nieruchomości podano błędne jej oznaczenie. Ponadto wyłoniony w pierwszym przetargu dzierŜawca nie zgłosił się w celu podpisania umowy, • ze wszystkich przetargów sporządzono pisemne protokóły, • informacje o rozstrzygnięciu przetargów wywieszono na tablicy ogłoszeń, • we wszystkich przypadkach zawarto z dzierŜawcami stosowne umowy; za nieprzestrzeganie postanowień umowy przewidziano wyłącznie sankcję w postaci natychmiastowego rozwiązania umowy, • w § 3 umowy dzierŜawy Podstacji Pogotowia Ratunkowego, zawartej w dniu 18.02.2009 r. na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2009 r., zapisano opłatę za bezumowne korzystanie z lokalu w okresie 1.01. – 29.02.2009 r. w wysokości 335,50 zł brutto (tj. równieŜ za czas, gdy umowa juŜ obowiązywała) i nie wskazano sposobu ustalenia ww. opłaty; dzierŜawca wniósł opłatę w ogólnej kwocie 2.011,30 zł (335,50 + 167,58 x 10). Dokumentację prowadziła inspektor ds. ochrony środowiska p. Jolanta Stawrosiejko, co nie naleŜało do jej obowiązków. Pani Stawrosielko była ponadto członkinią komisji przetargowej. Zestawienie dzierŜaw i ustaleń kontroli, wykaz Nr 9/2009, ogłoszenie przetargu na dz. nr 332/13, protokół z przetargu, umowa dzierŜawy działki i wyjaśnienie inspektora ds. ochrony środowiska stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.19. 3.1.3.5. DzierŜawa działki nr 341/3. 1) Władającym działkami nr 341/3, 341/5 i 341/6 była do dnia 3.04.1996 r. Spółka Wodna Łeba” w Łebie, która przekazała działki gminie miejskiej Łeba protokółem z dnia 3.04.1996 r. 2) Działkę nr 341 o powierzchni 6.465 m2 Spółka Wodna oddała na okres od 1.04.1994 r. do 31.12.2003 r. w dzierŜawę Państwu Halinie i Bronisławowi Klińskim, zgodnie z umową z dnia 20.12.1993 r. 3) W dniu 7 listopada 1997 r. Zarząd Miasta, reprezentowany przez p. Hannę Wolską i p. Ignacego Rausza, podpisał z p. Bronisławem Klińskim aneks do ww. umowy dzierŜawy; teren dzierŜawy ograniczono do dz. nr 341/3 o powierzchni 5.259 m2 i ustalono nawą stawkę opłaty za dzierŜawę. Informację o podpisaniu aneksu przedstawiono Zarządowi Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 64 Miasta w tym samym dniu, w protokóle z posiedzenia Zarządu zapisano, Ŝe osoby podpisujące aneks w jego imieniu posiadały upowaŜnienie Zarządu. 4) Z dniem 31.12.2003 r. umowa dzierŜawy wygasła, w dokumentacji brak protokółu przekazania przedmiotu dzierŜawy. W dniu 24.03.2004 r. p. Bronisław Kliński złoŜył wniosek o wydzierŜawienie na okres 10 lat działek 341/3 i 349/3 o łącznej powierzchni 5.635 m2, bez podania proponowanej stawki opłaty za dzierŜawę. 5) W dniach 3.02.3004 r. – 24.02.2004 r. wywieszono w Urzędzie Miasta wykaz Nr 3/04 nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierŜawę działek 341/3 i 349/3 pod działalność kempingową. W wykazie podano opis i oznaczenie nieruchomości w księdze wieczystej oraz przeznaczenie w Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Miasta, a takŜe stawkę czynszu i termin płatności oraz zasady waloryzacji czynszu. Nie wskazano formy wyłonienia dzierŜawcy oraz terminu składania ofert i wymogów, jakim oferty powinny odpowiadać. PowyŜszych informacji nie podano w Ŝadnym innym dokumencie. Informację o wywieszeniu wykazu opublikowano w „Głosie Pomorza” z dnia 17.02.2004 r. 6) W roku 2004 w zakresie obrotu nieruchomościami komunalnymi obowiązywały postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Łebie Nr 77/X/2003 z dnia 26.06.2003 r. regulacje odnośnie 10-letnich dzierŜaw zawarto w § 7 p-kt 2 i dalsze: • dzierŜawa wymaga zgody Rady Miejskiej udzielonej w formie uchwały, • umowa winna zawierać postanowienia dotyczące ponoszenia przez dzierŜawcę nakładów oraz moŜliwości waloryzacji czynszu dzierŜawnego, • po upływie 7 dni od trzytygodniowego terminu wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do dzierŜawy, w przypadku wpłynięcia więcej niŜ jednej oferty, wybór dzierŜawcy następuje w drodze przetargu, • prawo pierwszeństwa zawarcia umowy przysługuje dotychczasowemu dzierŜawcy, jeŜeli poprzednia umowa trwała co najmniej 10 lat i przed jej upływem złoŜy wniosek o dalszą dzierŜawę, • dalszą umowę moŜna zawrzeć, gdy nie koliduje to z interesami Miasta. Wniosek p. Klńskiego wpłynął do Urzędu Miasta w dniu 24.02.2004 r., a więc po wygaśnięciu umowy dzierŜawy z dnia 20.12.1993 r. 7) W roku 2004 Burmistrzem Miasta była p. Halina Klińska, małŜonka p. Bronisława Klińskiego. W dniu 6.02.2004 r.Z-ca Burmistrza p. Marta Chełkowska zwróciła się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Słupsku z wnioskiem o wyznaczenie organu do załatwienia sprawy dzierŜawy nieruchomości gminnej przez małŜonka Burmistrza, proponując Wójta Gminy Wicko. W dniu 23.02.2004 r. Sekretarz Miasta p. Ewa Horanin przekazała SKO dodatkowe informacje. W odpowiedzi z dnia 1.03.2004 r. SKO uznało, Ŝe nie jest władne do rozstrzygnięcia powyŜszej sprawy, która dotyczy sfery cywilnoprawnej, nie wskazano organu właściwego. 8) W dniu 25.02.2004 r., a więc przed otrzymaniem odpowiedzi z SKO, Zastępca Burmistrza p. Marta Chełkowska podpisała z p. Bronisławem Klińskim umowę dzierŜawy działek 341/3 i 349/3 o łącznej powierzchni 5.635 m2 (działka nr 349/3 o pow. 376 m2 nie była we wcześniejszym władaniu p. Klińskiego), na okres od 25 lutego 2004 r. do 24 lutego 2014 r. z przeznaczenie na działalność kempingową. W umowie określono stawkę czynszu, terminy wnoszenia opłat oraz zasady waloryzacji czynszu. W dokumentacji znajdują się pisma ustalające wysokość czynszu w kolejnych latach. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 65 9) Przyznanie dzierŜawy było przedmiotem badania Sekcji kryminalnej Komendy Powiatowej Policji w Lęborku, co wynika z pisma Komendanta Powiatowego Policji z dnia 24.07.2007 r. Okoliczności zawarcia umowy dzierŜawy sprawdzał ponadto Zarząd Postępowań Kontrolnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego (pismo z dnia 15.01.2009 r. i z dnia 4.02.2009 r.). Do dnia 23.07.2010 r. nie przedstawiono kontrolującym informacji nt. powyŜszych postępowań. Umowa dzierŜawy z dnia 20.12.1993 r., protokół zdawczo-odbiorczy, aneks do umowy dzierŜawy i wyciąg z protokółu posiedzenia ZM, wniosek p. Klińskiego i wykaz nieruchomości Nr 3/04, korespondencja z SKO, umowa dzierŜawy z dnia 25.02.2004 r. oraz korespondencja z Powiatową Komendą Policji i z CBA, a takŜe uchwała Nr 77/X/2003 stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.20. 3.1.3.6. Windykacja dochodów z majątku jednostki samorządu terytorialnego. 1) W okresie objętym kontrolą gmina posiadała naleŜności niepodatkowe z następujących tytułów: Lp Tytuł naleŜności 1. 2. 3. 4. wieczyste uŜytkowanie Czynsze dzierŜawne SprzedaŜ nieruchomości Oprocentowanie od rozłoŜonych na raty naleŜności z tytułu sprzedaŜy Razem naleŜności Kwota naleŜności na dzień 1.01.2008r. Których termin ogółem płatności upłynął 52 847,92 50 950,58 26 192,16 20 443,96 58 015,94 1 379,34 Kwota naleŜności na dzień 31.12.2008r. Których termin ogółem płatności upłynął 53 204,18 53 160,72 13 007,01 6 214,72 65 177,46 22 218,07 1 794,76 8 383,90 580,31 8 110,30 138 850,78 81 157,78 131 968,96 89 703,81 2) Przebieg windykacji naleŜności niepodatkowych omówiono w punkcie 2.3.4. niniejszego protokołu. 3.1.4. Inne dochody. 3.1.4.1. Odsetki od środków finansowych gminy gromadzonych na rachunkach bankowych. 1) Dochody budŜetu miasta z tytułu odsetek od środków finansowych gromadzonych na rachunkach bankowych wyniosły w 2009 roku 33.117,77 zł. 2) Wysokość odsetek wynikała z umów o prowadzenie rachunków bankowych i była w roku 2009 kontrolowana przez jednostkę. Szczegółowe informacje o wysokości odsetek o środków na poszczególnych rachunkach stanowią akta robocze kontroli Nr 3.1.21. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba 66 3.1.4.2. Spadki, zapisy, darowizny. 1) W roku 2009 jednostka zrealizowała dochody w § 096 – „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pienięŜnej”, z tytułu spadku, zakwalifikowane w rozdziale 85202 Domy pomocy społecznej – 1.800,00 zł. 3.1.4.3.Odsetki od poŜyczek udzielonych przez gminę. W roku 2009 z budŜetu gminy nie udzielono poŜyczek. 3.1.4.5. Odsetki od nieterminowo przekazywanych naleŜności stanowiących dochody jednostki samorządu terytorialnego. W roku 2009 jednostka nie uzyskała dochodów z tytułu odsetek od nieterminowo przekazywanych naleŜności stanowiących jej dochody z innych tytułów, niŜ naleŜności podatkowe i dotyczące gospodarki nieruchomościami oraz rozliczeń z kontrahentami. 3.2. Przychody budŜetowe. Kontrolą objęto rok 2009. 3.2.1-3. Przychody ze sprzedaŜy papierów wartościowych, z prywatyzacji majątku oraz ze spłat kredytów i poŜyczek udzielonych z budŜetu. W okresie objętym kontrolą jednostka nie osiągnęła przychody z ww. tytułów. 3.2.4. Przychody z zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego poŜyczek i kredytów na rynku krajowym. W roku 2009 jednostka nie osiągnęła przychodów z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek na rynku krajowym. 3.2.5. Przychody z zaciągniętych przez gminę poŜyczek i kredytów na rynku zagranicznym. Jednostka nie zaciągała kredytów i poŜyczek na rynku zagranicznym. 3.2.6. NadwyŜki z lat ubiegłych. Jednostka wykazała deficyt budŜetowy za lata 2008 i 2009. Protokół kontroli kompleksowej Miasta Łeba