ZAŁĄCZNIK 8.3 Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poswiadczania

Załącznik do „Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczących zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków”
8.3 Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków dla
projektów realizowanych w ramach działania 9.3
MRPO
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
3.1
3.2
4.
4.1
4.2
Wstęp…………………………………………………………………………………………..
Źródła finansowania……………………………………………………………..................
Rodzaje płatności w projektach………………………………………………….............
Płatność zaliczkowa………………………………………………………………..............
Refundacja wydatków……………………………………………………………...............
Zasady dotyczące wniosków beneficjenta o płatność………………………….........
Terminy i zasady składania i sporządzania wniosków beneficjenta o płatność…
Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków beneficjenta o płatność…………..
2
2
3
4
6
6
6
6
1. WSTĘP
Niniejszy załącznik określają ogólne zasady rozliczania i poświadczania poniesionych
wydatków dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego 2007-2013.
W kwestiach nie rozstrzygniętych nim zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych
Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych
wydatków.
2. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA
Dofinansowanie przekazywane beneficjentom jest wypłacane z jednego lub z dwóch
źródeł – zgodnie z poniższym schematem:
•
ze środków europejskich w formie dotacji celowej, który tworzy Europejski
Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR)
•
ze środków budżetu państwa (BP), jako tzw. współfinansowanie krajowe (w formie
dotacji celowej), występujące w niektórych przypadkach w ramach uzupełnienia
dofinansowania ze środków europejskich.
Szczegóły dotyczące źródeł finansowania projektu oraz ich procentowego udziału, które
są specyficzne dla każdego projektu, zawiera umowa o dofinansowanie lub uchwała
dotycząca realizacji projektu.
Jeśli projekt jest finansowany zarówno ze środków europejskich w formie dotacji celowej
(EFRR) jak i budżetu państwa (BP), konsekwencją łączenia w/w środków dla beneficjentów
jest:
•
otrzymywanie dofinansowania z dwóch rachunków bankowych. W roli instytucji
wypłacającej środki europejskie (EFRR) i budżetu państwa (BP) występuje Instytucja
Zarządzająca MRPO (za wyjątkiem płatności dla państwowych jednostek
budżetowych). Terminy przekazania środków mogą być różne z uwagi na fakt,
iż przelewu środków dokonywane są z dwóch rachunków bankowych. Każdorazowo
po przekazaniu środków, IZ MRPO przekazuje beneficjentowi informację w formie
pisemnej dotyczącą wysokości środków wraz ze wskazaniem źródła ich pochodzenia
oraz klasyfikacji budżetowej.
•
dofinansowanie otrzymane ze środków europejskich w formie dotacji celowej
i współfinansowania podlega reżimowi roku budżetowego, które z uwagi na fakt,
iż stanowi dotację celową musi być wydatkowane i rozliczone zgodnie z przepisami
właściwymi dla dotacji, a więc z uwzględnieniem przede wszystkim rocznego
budżetowania oraz tzw. środków niewygasających z upływem roku budżetowego.
W związku z powyższym, środki pochodzące ze środków europejskich w formie
dotacji celowej i budżetu państwa podlegają terminom rozliczenia określonym
w ustawie o finansach publicznych. Oznacza to, że beneficjent winien dokonać
wydatków i/ lub dokonać zwrotu niewykorzystanej części w/w środków w terminie
do 31 grudnia roku, w którym otrzymał środki. Natomiast w przypadku środków
niewygasających z upływem danego roku budżetowego, beneficjent powinien
wydatkować i dokonać ich rozliczenia w terminie określonym w rozporządzeniu
wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych.
•
konieczność dokonania zwrotu środków w przypadkach zdefiniowanych w umowie
o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu (m.in. niewykorzystanych
lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących
procedur lub pobranych w sposób nienależny czy w nadmiernej wysokości)
na rachunek IZ MRPO, z którego środki zostały wypłacone.
2
Dofinansowanie projektu
źródło
środki europejskie w formie dotacji celowej
budżet państwa
EFRR
BP
IZ MRPO
IZ MRPO
Zwrot środków
środki europejskie
budżet państwa
EFRR
BP
należność
główna
odsetki
należność
główna
odsetki
IZ MRPO
IZ MRPO
IZ MRPO
IZ MRPO
3. RODZAJE PŁATNOŚCI W PROJEKTACH
Dofinansowanie może być przekazywane beneficjentom w dwóch formach: jako zaliczka
i jako refundacja. Forma przekazywania środków jest określona w umowie o dofinansowanie
projektu lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. W zależności od formy przekazywania
środków, beneficjenci zobowiązani są do stosowania odpowiednich procedur i wzorów
dokumentów (więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części Wytycznych).
Dofinansowanie projektu
(forma przekazywania)
Zaliczka
Refundacja
3
3.1 PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA
1.
Wnioskowanie o zaliczkę
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
2. Wydatkowanie środków z zaliczki
2.1. Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych
W przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych i zobowiązanych
do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w wykazie wydatków kwalifikowalnych
poniesionych ze środków zaliczki mogą być ujęte wydatki kwalifikowalne w całości zapłacone
ze środków zaliczki. Zaleca się by beneficjenci, ponosili wydatki albo w 100% z zaliczki albo
w montażu wynikającym z umowy o dofinansowanie/aneksu lub uchwały dotyczącej
realizacji projektu. Nie zaleca się ponoszenia wydatków wg montażu innego niż wskazany
powyżej, wyjątek stanowi sytuacja, kiedy beneficjenci posiadają środki zaliczki w kwocie
uniemożliwiającej zapłatę za wydatek w 100% lub w montażu wskazanym w umowie
o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu.
Rozliczenia wydatków poniesionych z wkładu własnego, wynikającego z montażu projektu,
beneficjenci mogą dokonywać w kolejnych wnioskach o płatność lub we wniosku o płatność
końcową.
Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP) środki zaliczki
powinny być wydatkowane na pokrycie wydatków kwalifikowalnych w ich pełnej wartości
(100%), ale z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich w formie
dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), wynikającej z umowy o dofinansowanie
projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, co oznacza, że każdy wydatek płacony
z zaliczki powinien być płacony w proporcji zarówno ze środków europejskich w formie
dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP).
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich w formie
dotacji celowej (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych
terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków
europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani
do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu.
2.2.
Beneficjenci spoza sektora finansów publicznych
W przypadku beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, w wykazie
wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki winny być ujęte wydatki
zapłacone ze środków zaliczki i wkładu własnego zgodnie z montażem wynikającym
z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Oznacza
to, iż każde wydatki powinny być ponoszone w odpowiednim podziale ze środków zaliczki jak
i wkładu własnego. W związku z powyższym, dla przejrzystości przepływów finansowych,
zaleca się zasilanie wyodrębnionego rachunku bankowego, przy dokonywaniu płatności
z zaliczki, środkami z wkładu własnego w odpowiedniej kwocie (wynikającej
z montażu finansowego projektu). Jeśli beneficjenci nie dokonają zasilenia wyodrębnionego
rachunku bankowego środkami z wkładu własnego i dokonają wypłaty w części wynikającej z
montażu finansowego z rachunku podstawowego, zobowiązani są do przedstawienia
zaświadczenia wydanego przez bank lub innego równoważnego dokumentu
potwierdzającego posiadanie przez beneficjentów rachunku bankowego, z którego dokonano
płatności w ramach projektu.
Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP), środki
zaliczki powinny być wydatkowane w montażu finansowym wynikającym z umowy
o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, i dodatkowo
z
zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR)
i budżetu państwa (BP).
4
.
Podobnie jak w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych
wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich w formie
dotacji celowej (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych
terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków
europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani
do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu.
3. Wysokość zaliczki
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
4. Zasady dotyczące zaliczek
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
5. Terminy wykorzystania i rozliczenia zaliczek
5.1. Terminy wydatkowania zaliczek
Środki zaliczki winny być wydatkowane w ramach projektu i rozliczone we wnioskach
o płatność złożonych do IZ MRPO w 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni
od dnia przekazania transzy zaliczki, a w części nierozliczonej w w/w terminie, zwrócone
zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
Termin 90 dni ( nie należy w żadnym przypadku utożsamiać z 3 miesiącami
kalendarzowymi!) należy liczyć w dniach kalendarzowych od następnego dnia po dacie
przekazania środków przez IZ MRPO na rachunek projektowy. Jeżeli środki zaliczki
wnioskowanej przez beneficjenta zostały przekazane w dwóch transzach, w dwóch
terminach, termin na rozliczenie zaliczki liczony jest osobno dla każdej
z transz. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym, skutkuje naliczeniem
odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia
złożenia wniosku o płatność i/lub zwrotu zaliczki. Rozliczenie każdej transzy zaliczki oznacza
wykazanie wydatków poniesionych z tej zaliczki we wniosku o płatność i/lub zwrot
niewykorzystanych środków.
5.2. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących
z EFRR
Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków nie mają zastosowania. Terminy wydatkowania
zaliczki wskazano w pkt 5.3.
5.3. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących
ze środków europejskich w formie dotacji celowej i BP
Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie projektu w formie zaliczki pochodzące
ze środków europejskich w formie dotacji celowej i współfinansowania (dotyczy również
środków niewygasających z upływem roku budżetowego) i nie rozliczył tych środków
w złożonych do IZ MRPO wnioskach o płatność, zobowiązany jest do przygotowania
zestawienia faktur potwierdzających poniesienie wydatków z w/w środków wg wzoru
stanowiącego załącznik nr 8.1.15 do niniejszych Wytycznych oraz sprawozdania wg wzoru
stanowiącego załącznik nr 8.1.16 do niniejszych Wytycznych dotyczącego rozliczenia
środków z otrzymanej zaliczki w terminie do 10 dnia następującego po dniu, w którym
upływa ostateczny termin wydatkowania zaliczki pochodzącej ze środków europejskich
w formie dotacji celowej i współfinansowania. Ostatecznym terminem wydatkowania jest
dzień 31 grudnia roku, w którym beneficjent otrzymał środki europejskie w formie dotacji
celowej i współfinansowania natomiast w przypadku środków niewygasających z upływem
danego roku budżetowego, obowiązującym jest termin określony w rozporządzeniu
wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych.
5
3.2 REFUNDACJA WYDATKÓW
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
4. ZASADY DOTYCZĄCE
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
4.1. TERMINY I ZASADY SKŁADANIA I SPORZĄDZANIA
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
4.2.TERMINY WERYFIKACJI I ZATWIERDZANIA
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
ORIENTACYJNE TERMINY WERYFIKACJI WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ
I WYPŁAT ŚRODKÓW LICZONE W DNIACH ROBOCZYCH
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
Informacje dotyczące zasad obowiązujących na etapie weryfikacji i zatwierdzania
wniosków o płatność
W zakresie pkt 1-6:
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad
rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków.
W zakresie pkt 7:
Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków nie mają zastosowania.
8. Instytucja Zarządzająca MRPO, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez
beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych
wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje
beneficjentowi informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieżności między
kwotą wnioskowaną przez beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością dofinansowania
zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca MRPO załącza do informacji
uzasadnienie oraz dodatkowo informacje o ewentualnych korektach dokonanych przez
IZ MRPO zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji
projektu i konieczności naniesienia wskazanych zmian na wersji wniosku o płatność
przechowywanej przez beneficjentów. Ponadto każdorazowo, w ramach informacji
dotyczącej zatwierdzenia wniosku o płatność, IZ MRPO informuje beneficjenta
o wysokości wypłaconych środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) oraz
współfinansowania w tym również pochodzącego ze środków niewygasających z upływem
roku budżetowego, o źródle pochodzenia środków i terminie wykorzystania środków oraz
o klasyfikacji budżetowej (dotyczy również beneficjentów, którzy nie są zobowiązani
do stosowania klasyfikacji budżetowej).
6
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO
dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków w zakresie rozdziałów:
5. Harmonogramy wypłat i realizowanych przetargów w ramach projektów;
7. Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach beneficjenta
o płatność:
• podrozdział: 7.1 Wydatki o wartości niższej niż 10 000 PLN;
• podrozdział: 7.2 Wydatki z podatkiem VAT
• podrozdział: 7.3 Wydatki ujmowane na podstawie faktur wyrażonych w językach
obcych i/lub walutach obcych;
• podrozdział: 7.4 Wynagrodzenie personelu projektu
• podrozdział: 7.6 Kara umowna;
• podrozdział: 7.7 Wadium;
• podrozdział: 7.8 Dochód incydentalny;
8. Załączniki 8.1 oraz 8.2
Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków nie maja zastosowania w zakresie
rozdziałów:
6. Monitorowanie całkowitej wartości projektu generującego przychody – próg 1 mln euro;
7. Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach beneficjenta
o płatność:
• podrozdział: 7.5 Koszty podróży służbowych
7