zapytanie ofertowe

Suszec, dnia 29.04.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI W ZAKRESIE
ZORGANIZOWANIA ORAZ OBSŁUGI WESOŁEGO MIASTECZKA
PODCZAS IMPREZY – „ XVI Dzień Suszca ”
I. Dane Zamawiającego:
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu
ul. Ogrodowa 22
43-267 Suszec
godziny otwarcia: 8:30 – 19:30 (poniedziałek – piątek)
telefon: 32 212-44-91
strona internetowa: www.kulturasuszec.pl
email: [email protected]
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie zorganizowania i obsługi
Wesołego Miasteczka podczas imprezy z okazji „XVI Dnia Suszca” w dniu 25 czerwca 2016
roku (zwanej w dalszej części zapytania Imprezą).
II Tryb:
Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)
zwaną dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy Pzp niniejsze zamówienie podlega
wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Wyłączność w zakresie obsługi zorganizowania i obsługi Wesołego Miasteczka zgodnie
z poniższymi wytycznymi.
Zorganizowanie, rozłożenie oraz obsługa Wesołego Miasteczka podczas Imprezy odbywającej
się w dniu 25 czerwca 2016 roku na terenie zewnętrznym Gminnego Ośrodka Kultury w Suszcu
przy ulicy Ogrodowej 22 w godzinach od 15:00 do 22:00.
Zakres wyłączności tj. dystrybucji usługi Wesołego Miasteczka obejmuje:
 karuzela typu autka lub równoważne;
 karuzela typu wirówka lub równoważne;
 karuzela typu shaker lub równoważne;
 karuzela typu crazy dance lub równoważne;
 karuzela typu pociąg dla małych dzieci lub równoważne;
 karuzela obrotowa z siedziskami dla małych dzieci.
IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu:
opracowałą: Maria Karaś
O świadczenie usługi, podczas imprezy mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
 Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia
 Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i
doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia.
 Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia.
V. Obowiązki oferenta:
Wykonawca (oferent):
 zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami
w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności przepisów bezpieczeństwa
oraz atestów urządzeń);
 zobowiązuje się do obsługi Wesołego Miasteczka w godzinach trwania imprezy;
 dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;
 zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciw
pożarowych (wyposażenie w gaśnice);
 złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu
aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy,
doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi
prawidłowe wykonanie zadań z zakresu obsługi Wesołego Miasteczka podczas Imprezy,
przedstawionych powyżej;
 zobowiązany jest do dołączenia dokumentacji zdjęciowej karuzel Wesołego Miasteczka
koniecznych do wykonania usługi wraz z aktualną dokumentacją dopuszczającą
urządzenia do użytku;

zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w związku z prowadzoną działalnością, którą jest zobowiązany przedstawić w dniu
podpisania umowy oraz za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym
wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od
nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców;
 zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni położonych na terenie
Gminy Suszec związanej z prowadzeniem działalności handlowej w czasie imprez
kulturalnych i sportowo-rekreacyjnych określonej zarządzeniem Wójta Gminy Suszec nr
GPN.0050.21.2012 z dnia 28 listopada 2012 r;
 zobowiązany jest do poniesienia opłaty za zużytą podczas imprezy przez niego energię
elektryczną zgodnie ze wskazaniami podlicznika.
VI. Obowiązki Organizatora Imprezy:
Organizator zobowiązany jest do:
opracowałą: Maria Karaś






oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy
oraz prawo do dysponowania terenem wokół Gminnego Ośrodka Kultury w Suszcu;
zapewnienia w trakcie trwania imprezy występów artystycznych na scenie oraz innych
atrakcji odbywających się na terenie imprezy;
poinformowania iż nie zapewnia ochrony terenu ze stoiskami gastronomicznymi
(objętego wyłącznością);
zapewnienia dostęp do WC typu toy-toy;
oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób
którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem
wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury;
poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od
niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa).
VI. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą
proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie
zorganizowania i obsługi Wesołego Miasteczka podczas Imprezy, oraz podpisać załączone w
ofercie oświadczenia wraz z pełną dokumentacją zdjęciową oraz certyfikaty lub atesty
dopuszczające do użytkowania.
2. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „WESOŁE MIASTECZKO IMPREZA
DZIEŃ SUSZCA” należy złożyć w siedzibie GOK w Suszcu w pokoju nr 68 do dnia
17.05.2016
r.
do
godziny
12:00.
3. Wartość cenowa wyłączności za usługę, nie podlega zmianie po złożeniu oferty.
4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Mile widziane referencje dołączone do oferty, dodatkowo punktowane podczas oceny.
VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów:
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony
Zamawiającego jest:
1. W kwestiach formalnych – z Panią Marią Karaś tel: 32 2124491 wew. 22
2. W kwestiach merytorycznych – z Panią Kasią Krzempek tel. 32 2124491 wew. 21
VIII. Kryteria oceny ofert:
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto
oferowaną za wyłączność w zorganizowaniu i obsłudze Wesołego Miasteczka podczas Imprezy,
złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu. oraz
otrzyma najwyższą liczbę punków, przy czym: kwota za wyłączność 80 %, referencje 20%.
opracowałą: Maria Karaś
IX. Wynik postępowania:
O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 19 maja 2016 r. drogą
mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania.
XI. Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu zastrzega sobie prawo zmiany zapytania
i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz
zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
X. Lista załączników:
1. Załącznik nr 1 – oferta cenowa.
opracowałą: Maria Karaś