Załacznik nr 1 - BIP Urząd Miasta Knurów

AW-0941/03/07
Urząd Miasta Knurów
Ul. Ogana 5
44-190 Knurów
Załącznik Nr 1
Do Zarządzenia Nr OR-0151/397/2007
Prezydenta Miasta Knurów
Z dnia 20.11.2007r
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
NA ROK 2008
1
AW-0941/03/07
Urząd Miasta Knurów
ul.Ogana 5
44-190Knurów
(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych)
PLAN
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
NA ROK 2008
1. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na
dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan
audytu)
1.
Nazwa
jednostki,
w
której
zatrudniony
jest
audytor
wewnętrzny
Podstawowe cele i obszary
działania jednostek, w których
audytor wewnętrzny prowadzi
audyt wewnętrzny
2.
3.
Struktura
organizacyjna
jednostki, w której zatrudniony
jest audytor wewnętrzny
URZAD MIASTA KNURÓW
Gmina Knurów jest jednostką sektora finansów publicznych, na której ciąży
obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego, co wynika z faktu
przekroczenia kwoty 40 mln złotych wydatków środków publicznych.
Do zakresu działania Gminy należą wszystkie sprawy publiczne
o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów,
w szczególności w zakresie:
− ładu
przestrzennego,
gospodarki
nieruchomościami,
ochrony
środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej,
− gminnych
dróg, ulic, mostów, placów
oraz organizacji
ruchu
drogowego,
− wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania
i
oczyszczania ścieków komunalnych,
utrzymania czystości
i
porządku
oraz
urządzeń
sanitarnych,
wysypisk
i utylizacji odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną
i cieplną oraz gaz,
− lokalnego transportu zbiorowego,
− ochrony zdrowia,
− pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych,
− gminnego budownictwa mieszkaniowego,
− edukacji publicznej,
− kultury, w tym bibliotek gminnych i innych placówek upowszechniania
kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami,
− kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych
i urządzeń sportowych,
− targowisk i hal targowych,
− zieleni gminnej i zadrzewień,
− cmentarzy komunalnych,
− porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony
przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia
i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego,
− utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz
obiektów administracyjnych,
− polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki
socjalnej, medycznej i prawnej,
− wspierania i upowszechniania idei samorządowej,
− promocji gminy,
− współpracy z organizacjami pozarządowymi,
− współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw.
Kierownikiem Urzędu Miasta Knurów jest Prezydent, który wykonuje zadania
przy pomocy Zastępców, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta. W skład
Urzędu wchodzą wydziały, biura, referaty, samodzielne stanowiska.
Schemat organizacyjny Urzędu Miasta Knurów stanowi załącznik Nr 1 do
2
Planu Audytu na rok 2008. Pracą Urzędu Miasta kieruje Prezydentów przy
pomocy swoich Zastępców, Sekretarza i Skarbnika.
Audytor zatrudniony jest na samodzielnym stanowisku, podporządkowanym
bezpośrednio Kierownikowi jednostki – Prezydentowi.
Wykaz jednostek, w których
audytor wewnętrzny prowadzi
audyt wewnętrzny
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
4.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
5.*)
6.*)
7.
Urząd Miasta (UM)
Miejski Zespół Gospodarki Lokalowej i Administracji (MZGLiA)
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji (MOSiR)
Centrum Kultury (CK)
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (MOPS)
Miejski Zespół Jednostek Oświatowych (MZJOś)
Miejskie Ognisko Pracy Pozaszkolnej (MOPP)
Miejskie Gimnazjum Nr 1 (MG Nr 1)
Miejskie Gimnazjum Nr 21 (MG Nr 2)
Miejskie Gimnazjum Nr 3 (MG Nr 3)
Miejskie Gimnazjum Nr 4 (MG Nr 4)
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 1 (MSP Nr 1)
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 2 (MSP Nr 2)
Zespół Szkolno – Przedszkolny Miejska Szkoła Podstawowa Nr 4
(MSP Nr 4
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 4 (MSP Nr 4
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 6 (MSP Nr 6)
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 7 (MSP Nr 7)
Miejska Szkoła Podstawowa Nr 9 (MSP Nr 9)
Miejskie Przedszkole Nr 2 (MP Nr 2)
Miejskie Przedszkole Nr 3 (MP Nr 3
Zespół Szkolno – Przedszkolny Miejskie Przedszkole Nr 5 (MP Nr 5
Miejskie Przedszkole Nr 7 (MP Nr 7
Miejskie Przedszkole Nr 10 (MP Nr 10)
Miejskie Przedszkole Nr 12 (MP Nr 12)
Miejskie Przedszkole Nr 13 (MP Nr 13)
Żłobek Publiczny
Kwota środków publicznych (w
mln
zł)
planowana
do
zgromadzenia przez jednostkę, w
której jest zatrudniony audytor
wewnętrzny, w roku objętym
planem audytu, *
w tym: środków wymienionych w
art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 roku o
finansach publicznych (w mln zł)
*
Planowana kwota wydatków i
rozchodów środków publicznych
jednostki,
w
której
jest
zatrudniony audytor wewnętrzny,
w roku objętym planem audytu
(w mln zł), *
w tym: środków wymienionych w
art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 roku o
finansach publicznych (w mln zł)
*
Liczba osób zatrudnionych w
jednostce, w której zatrudniony
jest audytor wewnętrzny,
dochody 76,3 mln
przychody 6,9 mln
oraz
łączna
liczba
osób
zatrudnionych w pozostałych
jednostkach, w których audytor
wewnętrzny
prowadzi
audyt
wewnętrzny
783 w tym:
MZGLiA – 41
MOPS – 42
MOSiR – 49
CK – 41
MZJOŚ – 24
MOPP – 13
Oświata – 573
bd
85,4 mln
bd
138
3
8.
9.
Liczba osób zatrudnionych na
stanowisku: audytor wewnętrzny
1
Inne informacje istotne dla
przeprowadzenia
audytu
wewnętrznego,
uwzględniające
specyfikę jednostki
W 2007 roku dokonano reorganizacji struktury organizacyjnej Urzędu w
wyniku której z Wydziału Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Restrukturyzacji
i Ochrony Środowiska wyodrębniono Referat Inwestycji i utworzono Wydział
Inwestycji Miejskich., podlegający Zastępcy Prezydenta P2. Utworzono także
samodzielne stanowisko Pełnomocnika ds Bezpieczeństwa Ind\formacji
podlegające Sekretarzowi Miasta.
2. Analiza obszarów ryzyka
1.
Charakterystyka
obszaru
objętego
audytem wewnętrznym
2.
Opis metody
ryzyka
analizy
Obszar audytu wewnętrznego to obszar działania jednostki, wyodrębniony ze względu
na przedmiot działalności, zaangażowane komórki organizacyjne, w obrębie którego
audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadań audytowych. Obszary
ryzyka to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu.
Do analizy ryzyka zastosowano metodę matematyczną. Punktem wyjścia w tej metodzie
jest wybór zadań audytowych, określenie kategorii ryzyk, ustalenie priorytetów
kierownictwa oraz dat ostatnich audytów / kontroli poszczególnych zadań.
Przyjęto następujące kategorie ryzyk:
−
−
−
−
−
Materialność – na ocenę ma wpływ wielkość przepływów finansowych, ilość
operacji, ryzyko straty w pojedynczej operacji, poziom kosztów jednostkowych,
poziom jakości produktu
1) 1 – brak implikacji finansowych
2) 2 – niewielkie implikacje finansowe
3) 3 – istotne implikacje finansowe
4) 4 – kluczowy system finansowy
Wrażliwość – wpływ konsekwencji wynikających z niezrealizowania lub
niekorzystnego zrealizowania podjętych działań, np. utrata lub uszkodzenie
majątku, niewykryty błąd, nieprzychylna opina publiczna, utrata dobrego imienia. Na
ocenę wrażliwości wpływa np. poufność danych, wpływ błędu na inne sfery
działania, znaczenie polityczne, podatność na naciski korupcyjne.
1) 1 – mała
2) 2 – umiarkowana
3) 3 – wrażliwa
4) 4 – bardzo wrażliwa
Kontrola wewnętrzna – występowanie zasad, procedur, zabezpieczeń fizycznych
a także zaangażowanie i kwalifikacje kierownictwa i pracowników. Na ocenę
systemu kontroli wewnętrznej wpływają m.in. przestrzeganie procedur i zasad,
rozdział obowiązków, jakość i morale pracowników, rotacja pracowników a także
wnioski z poprzednich kontroli i audytów.
1) 1 – bardzo wysoka
2) 2 – wysoka
3) 3 – zadowalająca
4) 4 – słaba
Stabilność - podatność na zmiany systemu i wszelkich uregulowań prawnych, na
podstawie których realizowane są zadania, zależy od ilości zmian prawnych
i organizacyjnych zachodzących i planowanych w systemie oraz ich zakresu
1) 1 – bardzo stabilny
2) 2 – stabilny
3) 3 – znaczące zmiany
4) 4 – system nowo wdrażany
Złożoność - Stopień skomplikowania – zależy od stopnia skomplikowania procedur
i zasad, liczby subsystemów, ilości komórek zaangażowanych w daną działalność.
1) 1 – niski
2) 2 – umiarkowany
3) 3 – wysoki
4) 4 - bardzo wysoki
Wymienionym wyżej kategoriom przyporządkowano, według osądu audytora, wagi,
które w sumie dają jedność (100%). I tak materialności przypisano wagę 0,25,
wrażliwości – 0,25, kontroli wewnętrznej – 0,20, stabilności / podatności na zmiany –
0,15 a złożoności – 0,15.
Priorytet kierownictwa ustalony został na podstawie ankiet wypełnionych przez
Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta oraz Skarbnika. W ankietach
4
umieszczone
zostały
poszczególne
zadania
audytowe,
którym
należało
przyporządkować znaczenie: duże (odpowiadała mu waga 0,3), średnie (waga 0,15) lub
niskie (waga 0). Obliczono średnie wagi dla zadań audytowych, które wprowadzono do
tabeli.
Do określenia daty ostatniej kontroli / audytu posłużono się następującymi wagami:
− 2007r – 0,0 (0%)
− 2006r – 0,1 (10%)
− 2005r – 0,2 (20%)
− przed 2004r – 0,3 (30%)
Ocenę ryzyka obliczono według następujących algorytmów:
ocena po uwzględnieniu kryteriów:
[(waga materialność x liczba punktów) + (waga wrażliwość x liczba punktów) + (waga
kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga stabilność / podatność na
zmiany x ilość punktów) + (waga złożoność x ilość punktów)] / 4
4 – maksymalna ilość punktów jaką można przyznać dla danego kryterium
ocena końcowa (wartości wyrażone w %):
(ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów + priorytet kierownictwa (średni) + data
ostatniego audytu / kontroli) / 160%
3.
Wyniki
analizy
obszarów ryzyka
4.
Lp.
160% - maksymalna wartość w analizie ryzyka jaką może uzyskać zadanie audytowe
Dla wyznaczenia priorytetu audytu zastosowano 3 stopniową skalę:
priorytet wysoki - ocena ryzyka w granicach powyżej 80%
priorytet średni - ocena ryzyka w granicach od 60 % do 80 %
priorytet niski - ocena ryzyka poniżej 60 %
W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka ustalono hierarchię obszarów , w których ze
względu na stopień ryzyka powinien być przeprowadzony audyt. Obszary, których
ryzyko oszacowane zostało przez audytora na poziomie wysokim i średnim zostały
przedstawione jako zadania, które w pierwszym rzędzie powinny być uwzględnione
w planie.
W w/w grupie znalazły się 44 obszary. W czterech, z grupy o najwyższym stopniu
ryzyka, zostanie przeprowadzony audyt w 2008roku.
Szczegółowa analiza ryzyka znajduje się w załączniku Nr 2.
Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka
w danym obszarze
Obszar ryzyka
Poziom ryzyka
(wysoki/średni/niski)
1.
Realizacja zadań z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego
Wysoki
2.
Wydatki bieżące
Średni
3.
Proces tworzenia i wykonywania budżetu
Średni
4.
Zarządzanie zasobami ludzkimi (w tym polityka szkoleniowa)
Średni
5.
Straż Miejska
Średni
6.
Najem lokali mieszkalnych
Średni
7.
Gospodarka kadrowo - płacowa
Średni
8.
E-urząd
Średni
9.
Planowanie przestrzenne
Średni
10.
Funkcjonowanie szkół samorządowych
Średni
11.
Gospodarka odpadami i ochrona środowiska
Średni
12.
Działania w zakresie promocji miasta
Średni
13.
Funkcjonowanie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)
Średni
14.
Funkcjonowanie przedszkoli i żłobka
Średni
15.
Sprzedaż nieruchomości
Średni
5
16.
Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu
Średni
17.
Zabezpieczenie danych w systemach informatycznych
Średni
18.
Zabezpieczenie majątku
Średni
19.
Pozyskiwanie środków z UE
Średni
20.
Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE
Średni
21.
Nadzór nad miejskimi instytucjami kultury
Średni
22.
Zarządzanie miejskimi obiektami sportowymi
Średni
23.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Średni
24.
Przyznawanie i wypłacanie świadczeń socjalnych
Średni
25.
Wydawanie koncesji na alkohol
Średni
26.
Dzierżawa gruntu
Średni
27.
Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych
Średni
28.
Inwentaryzacja
Średni
29.
Gospodarka kasowa
Średni
30.
Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
Średni
31.
Utrzymanie i remonty dróg
Średni
32.
System komunikacji międzywydziałowej
Średni
33.
Użytkowanie wieczyste i trwały zarząd
Średni
34.
Przydział, wynajem i zamiana lokali mieszkalnych
Średni
35.
Gospodarka wodno - ściekowa
Średni
36.
Przeprowadzanie zamówień publicznych
Średni
37.
Realizacja programu współpracy z organizacjami pozarządowymi
Średni
38.
Sprawozdawczość
Średni
39.
Nabywanie i wykup nieruchomości przez Gminę
Średni
40.
Wydawanie decyzji w dziedzinie architektoniczno-budowlanej
Średni
41.
Podatek od środków transportowych
Średni
42.
Regulacja stanów prawnych nieruchomości
Średni
43.
Gospodarka środkami trwałymi i materiałami
Niski
44.
Funkcjonowanie programu Przejrzysta Polska
Niski
45.
Dokształcanie i szkolenie nauczycieli
Niski
46.
Ewidencja majątku
Niski
47.
Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
Niski
48.
Utrzymanie czystości i porządku w Gminie
Niski
49.
Gospodarka transportowa i podróże służbowe
Niski
50.
Zarządzanie kryzysowe
Niski
51.
Dzierżawa i najem lokali użytkowych
Niski
52.
Podatki od czynności cywilnoprawnych
Niski
53.
Utrzymanie cmentarzy
Niski
54.
Utrzymanie zieleni miejskiej
Niski
55.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Niski
56.
Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości
Niski
57.
Pozostałe podatki lokalne (rolny, leśny, od psów)
Niski
58.
Dodatki mieszkaniowe i pozostałe świadczenia pieniężne
Niski
59.
Usługi związane z ewidencją ludności
Niski
60.
Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna
Niski
61.
Sprawozdawczość budżetowa
Niski
62.
Usługi związane z ewidencją działalności gospodarczej
Niski
6
63.
Opłaty targowe
Niski
64.
Organizacja wyborów i referendów (dokumentacja i rozliczanie)
Niski
65.
Podatek od nieruchomości
Niski
66.
Wydawanie dowodów osobistych
Niski
3. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego
Lp.
Temat audytu
wewnętrznego
1
Realizacja zadań z
Wieloletniego Programu
Inwestycyjnego
Dochody z najmu
gminnych lokali
mieszkalnych
Planowanie budżetu
Gminy
Zarządzanie zasobami
ludzkimi w Urzędzie
Miasta
2
3
4
Proponowany
termin
przeprowadzen
ia audytu
wewnętrznego
I kwartał 2008
Niezbędne Obszar ryzyka
zasoby
(liczba
osobodni)
II kwartał 2008
30
III kwartał 2008
25
IV kwartał 2008
30
35
Ewentualna
potrzeba
powołania
rzeczoznawcy
Uwagi
Realizacja zadań z
Wieloletniego Programu
Inwestycyjnego
Najem lokali
mieszkalnych
Proces tworzenia
i wykonywania budżetu
Zarządzanie zasobami
ludzkimi (w tym polityka
szkoleniowa)
4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym
w kolejnych latach
Lp.
1.
Planowany rok
przeprowadzenia
audytu wewnętrznego
2009
Obszar ryzyka
Uwagi
2.
2009
Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych
3.
2009
E-urząd
4.
2009
Straż Miejska
5.
2010
Zabezpieczenie majątku
6.
2010
Gospodarka kadrowo - płacowa
7.
2010
Zabezpieczenie danych w systemach informatycznych
8.
2010
Planowanie przestrzenne
9.
2011
Utrzymanie i remonty dróg
10.
2011
Gospodarka odpadami i ochrona środowiska
11.
2011
Działania w zakresie promocji miasta
12.
2011
Gospodarka kasowa
13.
2012
Funkcjonowanie przedszkoli i żłobka
14.
2012
Sprzedaż nieruchomości
15.
2012
Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu
16.
2012
Inwentaryzacja
17.
2013
Funkcjonowanie szkół samorządowych
18.
2013
Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
19.
2013
Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE
20.
2013
Nadzór nad miejskimi instytucjami kultury
Wydatki bieżące
7
5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego
Lp.
1
Zasoby
ludzkie
[liczba
osobodni]
Zadania audytora wewnętrznego
Przeprowadzenie zadań audytowych
120
2
Zasoby rzeczowe
Komórka Audytu Wewnętrznego
wyposażona jest w komputer
stacjonarny, drukarkę, telefon, ma
dostęp do internetu, kserokopiarki oraz
faksu.
„
20
Opracowanie technik przeprowadzania
zadania audytowego
3
Przeprowadzenie czynności
sprawdzających
Współpraca z innymi służbami kontrolnymi
5
„
5
„
20
„
6
Czynności organizacyjne w tym plan
i sprawozdawczość
Szkolenia i rozwój zawodowy
7
Urlopy / czas dostępny
32
8
Inne działania, w tym audyt wewnętrzny
poza planem, sprawy organizacyjne,
zadania związane z SEKAPem
Suma
40
4
5
10
252
/AUDYTOR WEWNĘTRZNY
/15.11.2007/
Alicja Jureczko-Wyżgolik/
(pieczątka i podpis audytora wewnętrznego)
(data)
/PREZYDENT MIASTA
Adam Rams/
/20.11.2007/
(data)
(pieczątka i podpis kierownika jednostki)
*) Należy podać wielkości prognozowane
8
Uwagi