raport z obserwacji konkursu Wsparcie demokracji 2014

Konkurs grantowy Fundacji Solidarności Międzynarodowej „Wsparcie Demokracji 2014”
- podsumowanie obserwacji przebiegu konkursu prowadzonych przez Grupę Zagranica
Celem obserwacji było monitorowanie przejrzystości i przestrzegania procedur oceny i wyboru wniosków
określonych w regulaminie konkursu Wsparcie Demokracji 2014 – ‘Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2014’
oraz ‘Zasadach uczestnictwa w konkursie grantowym 2014’ – realizowanego przez Fundację Solidarności
Międzynarodowej (dalej FSM).
W ramach obserwacji reprezentanci Grupy Zagranica (1) brali udział w posiedzeniach Komisji Grantowej, (2) mieli
dostęp do dokumentacji konkursowej (3) mieli możliwość zadawania pytań przedstawicielom FSM nt. związane z
regulaminem i przebiegiem konkursu.1
W ramach obserwacji, wypełniany był formularz – w załączniku - zawierający pytania dot. czterech, określonych w
dokumentach regulaminowych, etapów konkursu: (1) ogłoszenia konkursu, rejestracji i wstępnej weryfikacji
wniosków, (2) przygotowania indywidualnych rekomendacji członków komisji, (3) posiedzenia Komisji Grantowej
oraz (4) przyznania dofinansowania.
---
Organizacja konkursu grantowego „Wsparcie Demokracji 2014” realizowanego przez Fundację Solidarności
Międzynarodowej została oceniona pozytywnie. W opinii obserwatorów procedury określone w regulaminie
konkursu – ‘Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2014’ oraz ‘Zasadach uczestnictwa w konkursie grantowym
2014’ były przestrzegane, w szczególności:
1.
Fundacja ogłosiła szczegółową informację o konkursie na swojej stronie domowej, zawierającą min. (i)
zasady uczestnictwa w konkursie grantowym, (ii) zasady opiniowania i wyboru wniosków, (iii) dostęp do
generatora wniosków online.
2.
Przed przystąpieniem do oceny wniosków członkowie komisji wypełnili deklarację dot. konfliktu interesów.
1
w posiedzeniach Komisji Grantowej w charakterze obserwatorów uczestniczyły 3 osoby: Marcin Wojtalik (org. członkowska GZ,
członek zarządu GZ), Magdalena Trojanek oraz Jan Bazyl (biuro GZ). Obserwatorzy obecni byli na trzech posiedzeniach – oceny
wniosków na realizację projektów w (1) Tunezji i Tadżykistanie - 28.01.14, (2) Białorusi - 03.02.14, (3) krajach Partnerstwa
Wschodniego (bez Białorusi) - 05.02.14
1
3.
W trakcie posiedzeń komisji obserwatorzy stwierdzili, że – zgodnie z regulaminem (pkt. 3.2 f Zasad
opiniowania i wyboru wniosków 2014) - na podstawie ocen członków Komisji została sporządzona lista
wniosków zakwalifikowanych do drugiego etapu oceny.
4.
Zgodnie z regulaminem lista wniosków wyłączonych z dalszych prac - niespełniających warunków
formalnych określonych w regulaminie konkursu - została przedstawiona Komisji Grantowej w trakcie
posiedzeń
5.
W trakcie posiedzeń komisji obserwatorzy stwierdzili, że każdy wniosek został oceniony przez co najmniej
dwóch członków Komisji na podstawie kryteriów opisanych w regulaminie konkursu w zakresie określonym
w pkt. 3.2 c Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2014
6.
Zgodnie z regulaminem, na każdym z posiedzeń została ustalona - na podstawie ocen członków Komisji i
dyskusji - lista rankingowa wniosków z przydzieloną punktacją
7.
Na stronie domowej FSM opublikowano listę wniosków zgłoszonych do konkursu grantowego i
wyłączonych z oceny merytorycznej ze względów formalnych oraz listę rankingową wniosków poddanych
ocenie merytorycznej wraz z punktacją.
8.
Zarząd Fundacji podjął decyzję o niezamieszczaniu na w/w listach informacji o wnioskach wyłączonych ze
względu na szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności bezpieczeństwo beneficjentów i realizatorów projektu).
9.
Zgodnie z otrzymaną informacją w dn. 19.03.14, FSM udzieliła wnioskodawcom 44 odpowiedzi na zapytania
o szczegółową liczbę punktów oraz przesłała kluczowe uwagi komisji grantowej do wskazanych przez nich
wniosków.
10. Dodatkowo w związku z wydarzeniami mającymi w miejsce na Ukrainie (w momencie ogłoszenia
rezultatów konkursu), Zarząd FSM umożliwił organizacjom, których projekty miały być prowadzone na
terenie tego kraju, podjęcie ostatecznej decyzji co do ich realizacji.
Obserwatorzy pozytywnie ocenili zarówno dobór ekspertów jak i sposób przeprowadzenia posiedzeń Komisji
Grantowej. Należy podkreślić, że FSM uwzględniła sformułowaną przez Grupę Zagranica rekomendację zawartą w
raporcie z obserwacji konkursu w roku 2013 dot. wprowadzenia do oceny trzeciego eksperta przy dużej rozbieżności
oceny dwóch pierwszych ekspertów (pkt. 3.2e Zasad…).
Zdaniem obserwatorów w kontekście przyszłorocznej edycji konkursu warto przedyskutować następujące kwestie
(powtarzamy tutaj część uwag sygnalizowanych już przy okazji obserwacji w zeszłym roku):
1. Punkt 3.3c Zasad… mówi min. o tym, że „ (…) członkowie Komisji krótko przedstawiają oceniane przez siebie
wnioski oraz odpowiadają na pytania pozostałych członków Komisji dotyczących prezentowanych wniosków
2
(…)”. W zeszłym roku na nasze pytanie dotyczące dostępu ekspertów do ‘nie swoich’ wniosków przed samym
posiedzeniem komisji, otrzymaliśmy informację, że jest taka możliwość (online), niemniej jednak obserwacje
pokazały, że bardzo rzadko dochodziło do sytuacji, w której eksperci oceniających wnioski dot. jednego kraju
zadawali pytania dotyczące drugiego kraju (szczególnie komisja Tunezja/Tadżykistan). W takiej sytuacji – braku
‘wzajemności’ oceny w trakcie posiedzenia Komisji - warto zastanowić się czy takie łączenie krajów do
wspólnych komisji jest zasadne.
2. W punkcie 3.3d jest mowa o tym, że „(…) w trzecim etapie posiedzenia Komisja na podstawie ocen członków
Komisji i dyskusji ustala listę rankingową wniosków (…)”. Zdaniem obserwatorów wskazane byłoby
doprecyzowanie na poziomie regulaminu, w jaki sposób Komisja ustala tą listę, tzn. czy przyznaje swoje punkty
czy dokonuje rewizji ilości punktów przyznanych przez ekspertów.2
3. Tak jak w zeszłym roku, obserwatorzy zwrócili uwagę na przypadki, kiedy eksperci omawianie wniosku zaczynali
od subiektywnej oceny. Powtarzamy nasz postulat na poczet przejrzystości całego procesu, aby w przypadku
każdego wniosku najpierw dokonywano jego (bezstronnej) prezentacji, a dopiero w drugiej kolejności
(subiektywnej) oceny. Wtedy Ci członkowie Komisji, którzy nie oceniali danego wniosku przed posiedzeniem są
w stanie lepiej zrozumieć istotę danego projektu.
2
Jak rozumiemy, obecnie w praktyce wygląda to tak, że Komisja przyznaje niejako swoje punkty traktując jako odniesienie niższą
z dwóch ocen ekspertów. Jeżeli projekt miał wśród członków Komisji szczególnie pozytywny odbiór, wtedy zostaje wzięta pod
uwagę ocena wyższa. Taki system - wybierania wyższej lub niższej oceny eksperta - był zapewne wymyślony po to, by Komisja
samodzielnie nie musiała każdemu projektowi przyznawać swoich punktów - co oszczędza czas. Niemniej jednak skutkuje on
pewna powierzchownością oceny, kiedy Komisja może wybrać tylko jedną z dwóch wartości punktowych.
3
ZAŁĄCZNIK - formularz obserwacji
A. OGŁOSZENIE KONKURSU, REJESTRACJA I WSTĘPNA WERYFIKACJA WNIOSKÓW
1.1 Czy Fundacja ogłosiła szczegółową informację o konkursie na stronie domowej Fundacji (solidarityfund.pl)?
1.2 Czy Fundacja poinformowała poszczególnych wnioskodawców o otrzymaniu wniosków?
1.3 Czy został sporządzony protokół z oceny formalnej (weryfikacji podlega spełnianie warunków formalnych określonych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu)?
B. PRZYGOTOWANIE INDYWIDUALNYCH REKOMENDACJI CZŁONKÓW KOMISJI
2.1 Czy przed planowanym posiedzeniem Komisji jej członkowie otrzymali od Sekretarza Komisji wszystkie informacje określone
w pkt. 3.2a Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2014?
2.2 Czy przed przystąpieniem do oceny wniosków/ofert każdy członek Komisji wypełnił deklarację dot. konfliktu interesów?
2.3 Czy każdy wniosek został oceniony przez co najmniej dwóch członków Komisji na podstawie kryteriów opisanych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu w zakresie określonym w pkt. 3.2c Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2014?
2.4 Czy została - na podstawie ocen członków Komisji - sporządzona lista wniosków zakwalifikowanych do drugiego etapu oceny
zgodnie z pkt. 3.2f Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2014?
C. POSIEDZENIE KOMISJI GRANTOWEJ
OBSERWATOR:
KRAJE DOCELOWE OCENIANYCH PROJEKTÓW:
DATA:
3.1 Czy lista wniosków wyłączonych z dalszych prac - niespełniających warunków formalnych określonych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu - została przedstawiona Komisji Grantowej na posiedzeniu?
3.2 Czy wszyscy członkowie Komisji byli obecni podczas posiedzenia?
3.3 Czy członkowie Komisji oceniający wnioski byli przygotowani do omawiania wniosków?
3.4 Czy została ustalona/wypracowana - na podstawie ocen członków Komisji i dyskusji - lista rankingowa wniosków (w tym
ewentualnie lista rezerwowa)?
3.5 Czy decyzje posiedzenia Komisji Grantowej były na bieżąco protokołowane?
3.6 Czy występowały sytuacje, w których konkretne projekty były promowane lub odrzucane z przyczyn innych niż
merytoryczne?
D. PRZYZNANIE DOFINANSOWANIA
4.1 Czy decyzja Zarządu Fundacji o przekazaniu środków na realizację zadań jest zgodna z oceną i rekomendacjami Komisji?
4.2 Czy na stronie domowej Fundacji opublikowano listę wniosków zgłoszonych do konkursu grantowego i wyłączonych z oceny
merytorycznej ze względów formalnych oraz lista rankingowa wniosków poddanych ocenie merytorycznej wraz z punktacją?
4.3 Czy Zarząd Fundacji podjął decyzję o niezamieszczaniu na w/w listach informacji o wnioskach wyłączonych ze względu na
szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności - bezpieczeństwo
beneficjentów i realizatorów projektu)?
4.4 Czy Fundacja - na wniosek wnioskodawców - przekazywała informację o przyznanej liczbie punktów i kluczowych uwagach
Komisji do wniosku?
4