PROTOKÓŁ Zakres kontroli: Tematyka kontroli: Dane ogólne:
Transkrypt
PROTOKÓŁ Zakres kontroli: Tematyka kontroli: Dane ogólne:
PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. 11 Listopada 1 w Będzinie. Kontrolę przeprowadziła: – mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III . 0113/III- 112/10 z dnia 06.09.2010r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 08.09.2010 do 24.09.2010r. na podstawie Zarządzenia nr 192/2010 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 06.09.2010r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie przy ul.11 Listopada 1 i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrola została wpisana do książki kontroli MOPS pod numerem 35. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej UM w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową MOPS w okresie od stycznia 2006 do czerwca 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: – gospodarka funduszem płac – gospodarka kasowa – ustalenia dodatkowe W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od grudnia 2009 do lipca 2010 r . Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie w okresie od grudnia 2009 do lipca 2010r,zgodnie z art.247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (Dz.U nr 157 poz .1240 z późn.zm.) . Dane ogólne: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką budżetową , której Dyrektorem jest Pani mgr Marzena Jaworska, powołana na to stanowisko z dniem 17.12.1996r. 1 Statut Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej został wprowadzony uchwałą nr XLIV/781/2009 Rady Miejskiej w Będzinie z 28.09.2009r,w którym zostały określone cele i zadania MOPS.Celem Ośrodka jest wykonywanie zadań własnych , zadań zleconych z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych. Do zadań Ośrodka w zakresie wykonywania zadań własnych Gminy z zakresu pomocy społecznej należy m.in.: – współdziałanie w opracowaniu i realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych ze szczególnym uwzględnieniem programów pomocy społecznej ,profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych i innych,których celem jest integracja osób i rodzin z grup szczególnego ryzyka Natomiast do zadań z zakresu zadań zleconych należy m.in.: – przyjmowanie i wypłacanie zasiłków stałych, – przyznawanie zasiłków okresowych, W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie wprowadzono następujące uregulowania wewnętrzne zagadnień finansowych: – polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 11/2008 Dyrektora MOPS z 31.10.2008 – instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 11 Dyrektora MOPS z 21.10.2008r – zakładowy plan kont , stanowiący załącznik nr 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – instrukcja kasowa, stanowiąca załącznik nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – zasady gospodarki inwentarzowej,stanowiące załącznik nr 3 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – instrukcja inwentaryzacyjna, stanowiąca załącznik nr 4 do do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – zasady księgowości prowadzonej przy użyciu komputera ,stanowiące załącznik nr 5 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – regulamin wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem nr 7/2010 Dyrektora MOPS z 08.06.2010r – ustalenia zasad kontroli zarządczej wprowadzone zarządzeniem nr 2/2010 Dyrektora MOPS z dnia 04.01.2010r USTALENIA KONTROLI W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano następujące zagadnienia: • 1.wydatki poniesione na wynagrodzenia • 2.prawidłowość sporządzenia bilansu • 3.inwentaryzacja • 4.gospodarka kasowa • 5.sprawozdawczość budżetowa • 6.windykacja należności z funduszu alimentacyjnego • 7.środki na zakładowy fundusz socjalny • 8.ustalenia dodatkowe 1.Wydatki poniesione na wynagrodzenia 2 Kontroli poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń następujących losowo wybranych pracowników : 1.dyrektor 2.główna księgowa 3.z-ca głównej księgowej 4.kierownik działu organizacyjnego 5.kierownik działu świadczeń 6.kierownik działu świadczeń- sekcja świadczeń 7.podinspektor księgowości 8.st. referent księgowości 9.pomoc administracyjna 10.referent księgowości 11.aspirant pracy socjalnej 12.kierownik jadłodajni 13.referent księgowości p.o.kasjera 14.starszy pracownik socjalny Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy, karty wynagrodzeń, listy płac pracowników za miesiące :grudzień 2009 poz.ks.B-328/12/09,B-360372/12/09,B-378-379/12/09,lipiec 2010 poz.ks.B-247/07/10 B248-259/07/10 , przelewy wynagrodzeń. Weryfikacji poddano: -czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami -prawidłowość sporządzania zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby list płac, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego -czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac -prawidłowość obliczenia nagrody jubileuszowej -staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy -czy wypłata wynagrodzeń została na bieżąco wprowadzona do ewidencji księgowej. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 2.Prawidłowość sporządzenia bilansu Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu za 2009rok wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów .Aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia. Na majątek obrotowy składały się : 1. środki pieniężne na rachunkach bankowych 2. należności krótkoterminowe , niewymagalne od pracowników z tyt. udzielonej pożyczki z ZFŚS Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe ,niewymagalne i składały się na nie: zobowiązania z tytułu dostaw i usług , uregulowane terminowo zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009r. rozliczenia z tyt. środków na wydatki i dochody budżetowe ,przelew na r-k bankowy Gminy w dniu 05 .01.2010r Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez dyrektora jednostki. Sprawdzono czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich 3 zamknięcia tj.31.12.2009 ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 3.Inwentaryzacja Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej,zatwierdzonej przez dyrektora MOPS . Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata,ostatni spis odbył się w roku 2007 środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, zapasów w magazynie na ostatni dzień roku obrotowego Zarządzeniem nr 16/2009 dyrektora MOPS z dnia 22.09.2009 r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano komisje : inwentaryzacyjną i spisową. - Środki pieniężne w gotówce W dniu 31.12.2009r. powołana przez dyrektora jednostki kontrolowanej komisja spisowa przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania , wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania.Stwierdzony stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej . Stan druków ścisłego zarachowania stwierdzony poprzez spis z natury zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia 31.12.2009r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych MOPS Będzin .W bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank na 31.12.2009r. -Inwentaryzacja magazynu W dniu 31.12.2009r powołana przez Dyrektora MOPS komisja spisowa dokonała inwentaryzacji zgodnie z zapisem w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stan magazynu stwierdzony jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej stanu zapasów. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań . Występujące na koniec 2009r należności i zobowiązania zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda W wyniku przeprowadzonego spisu z natury stanu środków trwałych,przedmiotów nietrwałych przedmiotów niskowartościowych stwierdzono iż stan wynikający ze spisu jest zgodny ze stanem księgowym,nie stwierdzono różnic ani nadwyżek . W kontrolowanej jednostce wg stanu na 31.12.2009r dokonano inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień 31.12.2009r, podpisany przez główną księgową . W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 4.Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej MOPS. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi referent p.o. kasjera. Kasjer podpisał 4 zakres obowiązków służbowych, deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę. W dniu 24.09.2010 kontrolująca w obecności głównej księgowej przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania . Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5.Prawidłowość sporządzenia miesięcznego sprawozdania: – RB-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.07.2010r – RB-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30.06.2010r Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103) -ewidencje - syntetyczną i analityczną obrotów i sald wg stanu za okres kontrolowany Sprawozdania sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej . W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 6.Windykacja zaległości z funduszu alimentacyjnego . Kontrolę przeprowadzono w oparciu m.in.o : Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2001r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji/Dz.U.nr 137 poz.1541 z późn.zm./ decyzje administracyjne wezwania do zapłaty tytuły wykonawcze ewidencje :upomnień i tytułów wykonawczych Wezwania do zapłaty sporządzane są w 2 egzemplarzach. Weryfikacji poddano losowo wybrane 4 decyzje w sprawie orzeczenia o obowiązku zwrotu przez zobowiązanego należności z tyt.wypłaconych na osobę uprawnioną do alimentów świadczeń z funduszu alimentacyjnego .W kontrolowanych przypadkach zobowiązani nie uiścili wpłaty we wskazanym w decyzjach terminie,po którym wysłano do nich za potwierdzeniem zwrotnym wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem terminu wpłaty,a następnie ostateczne wezwanie do zapłaty po bezskutecznym upływie terminu określonego w ostatecznym wezwaniu do zapłaty wystawiono tytuły wykonawcze. 7. Środki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Zweryfikowano terminowość przekazywania środków na ZFŚS w kontrolowanej jednostce w I półroczu 2010r. Wpływ środków na rachunek bankowy ZFŚS nastąpił dnia 27.05.2010r WB nr 12 w kwocie stanowiącej 75% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2010r,co jest zgodne z art.6.2 ustawy z dnia 4 marca 1994r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych/t.j.Dz.U.z 1996r nr 70 poz.335 z późn.zm./. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 8.Ustalenia dodatkowe Zgodnie z przedstawioną w piśmie z dnia 09.07.2007r nr MOPS.4075/2007 informacją Dyrektora 5 Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie, o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.06.2007 r nr KW.0913-03 /07 dot.kontroli realizacji w roku 2006 umowy nr SO-VIII.07163-3-2/06 zawartej pomiędzy Gminą Będzin a Caritas Diecezji Sosnowieckiej,podjęto działania zmierzające do ich realizacji. Zweryfikowano realizację wniosków pokontrolnych i stwierdzono ich wykonanie . Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załącznik nr 1 stanowi integralną część protokołu. Załącznik nr 1 -protokół kontroli kasy z dnia 24.09.2010 Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej . Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie - Pani mgr Marzena Jaworska , została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : – z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu – bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia 30.09.2010r. Strona kontrolowana Marzena Jaworska Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej 6 Strona kontrolująca Halina Taratuta - Palimąka Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej