Odpowiedzi na pytania

Łódź, dnia 15 marca 2016 r.
FRII.433.14.2016.MS
Zamawiający
Województwo Łódzkie
Al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
WYJAŚNIENIE TREŚCI ZAPYTANIA
Dotyczy: zapytania ofertowego na organizację spotkania pod nazwą „Forum liderów obszarów
wiejskich województwa łódzkiego”
Zamawiający udziela następującej odpowiedzi na nadesłane pytania:
Pytanie nr 1:
Pytania związane z organizacją Forum liderów obszarów wiejskich województwa łódzkiego;:
• Usługi hotelarskie
o Czy ze strony Zamawiającego są sugestie dotyczące konkretnych miejsc, w których odbyć ma się
Forum?
o Czy w ilość noclegów oraz wyżywienia wliczone są osoby występujące podczas Forum oraz
organizatorzy? Jeśli nie, to jaka jest przewidywana ilość osób występujących oraz organizatorów,
które należy wliczyć do kosztorysu?
• Usługi konferencyjne
o Ile osób należy przewidzieć jako prelegentów podczas Forum? Czy uwzględnia się jedynie wykład –
dzień 1., godz. 16:45-18:15, czy również prowadzenie pozostałych spotkań zawartych w Agendzie
takich jak prelekcje, dyskusje i warsztaty?
o Czy Zamawiający ma sugestie odnośnie wyboru prelegentów?
o Jakie koszty honorarium dla prelegentów należy założyć? Odpowiedź jest istotna ze względu na
ustalenie budżetu.
o Ile osób przewidywanych jest jednorazowo przy stole prezydialnym podczas spotkań: ile
potrzebnych będzie krzeseł, mikrofonów, szklanek, butelek z wodą?
• Materiały szkoleniowe:
o W OPZ brak jest bardziej szczegółowych wytycznych dotyczących materiałów, np. gramatura i
rodzaj papieru do notesów (kartki notesu czyste, w kratkę, czy w linie?), teczek, certyfikatu,
materiałów szkoleniowych; podany jest jedynie format (A4).
o Ile stron należy przyjąć na zbindowane materiały szkoleniowe?
o W OPZ znajduje się informacja, że materiały mają być kolorowe oraz zachowane mają być zasady
według Księgi Znaku PROW 2014-2020 i SIW Województwa Łódzkiego. Obowiązkowe elementy oraz
zasady w obydwu dokumentach różnią się od siebie, które więc należy przyjąć jako wiodące?
o Czy wszystkie materiały szkoleniowe (w tym teczka, notes, itp.) mają zostać wydrukowane w
kolorze, czy w skalach szarości, czy w skalach monochromatycznych?
o Brak wyszczególnienia kolorów dla długopisów oraz ich rodzajów (metalowy czy plastikowy)?
Znajdować ma się na nich nadruk czy grawer? Jeżeli nadruk to jedno- czy wielokolorowy (jeśli wielo-,
proszę podać ilość kolorów)?
o Czy jakiekolwiek projekty materiałów szkoleniowych powinny znaleźć się w Ofercie?
Odpowiedź Zamawiającego:
Usługi hotelarskie
Zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia „Forum musi się odbyć w
hotelu/ośrodku/centrum szkoleniowym o standardzie trzygwiazdkowym, położonym na terenie
województwa łódzkiego (poza granicami administracyjnymi Łodzi)”.
Zamawiający w ilości noclegów oraz wyżywienia uwzględnił wykładowców oraz przedstawicieli
Zamawiającego.
Usługi konferencyjne
Wykonawca odpowiedzialny jest za realizację agendy wydarzenia oraz zapewnienie
wykładowcy/wykładowców zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia tj.:
„Zapewnienie wykładowcy/wykładowców, którzy przeprowadzą wykłady w określonym zakresie
merytorycznym. Wykonawca powinien zapewnić tylu prelegentów i zaplanować czas ich wystąpienia
w taki sposób, aby spotkanie w zaplanowanym czasie przebiegło sprawnie. Wykładowca/wykładowcy
powinni posiadać doświadczenie i kwalifikacje adekwatne do zakresu merytorycznego wystąpienia
tj.: wykształcenie wyższe, co najmniej 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu szkoleń (referencje
potwierdzające przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń w ciągu ostatniego roku. Oferent złoży je na
etapie składnia oferty)”.
Zamawiający nie określił minimalnej i maksymalnej ilości wykładowców.
Podczas całego spotkania Zamawiający zakłada jednorazowo maksymalnie 3 osoby przy stole
prezydialnym.
W związku z powyższym zakłada się:
 Ilość krzeseł przy stole prezydialnym – 3 szt.;
 Ilość mikrofonów – 3 szt. (2 szt. dla prelegentów, 1 szt. do zadawania pytań przez
uczestników spotkania);
 Ilość szklanek – 3 szt.;
 Ilość butelek z wodą – 4 szt.
Materiały szkoleniowe
Zamawiający przewiduje, iż Wykonawca odpowiedzialny będzie za zapewnienie materiałów
szkoleniowych w wersji papierowej i elektronicznej oraz certyfikatów uczestnictwa (wraz z
kserokopiami) dla wszystkich uczestników spotkania tj.: 85 szt.
Materiały szkoleniowe (tj.: prezentacje, agenda wydarzenia, ankieta) w formacie A4 (papier kreda
mat 90 g/m2), kolorowe, zbindowane.
W skład materiałów wchodzić będą:
1. Notatnik A4 (min. 24 karty w linię albo kratkę , papier kreda mat 90 g/m2, klejony);
2. Dwufunkcyjny długopis wzbogacony o końcówkę do ekranów dotykowych. Końcówka dopasowana
kolorystycznie do długopisu.
materiał: metal/aluminium
mechanizm: automat obrotowy
wymiar: 135xø7mm (+/- 5 mm)
kolor: biały, żółty, pomarańczowy, czerwony, różowy, niebieski, zielony, czarny (do uzgodnienia z
Zamawiającym),
wkład: niebieski/ czarny
możliwości znakowania: grawer, tampodruk.
3. Całość zapakowana w teczkę tekturową (4+0, karton 300 g/m2).
Materiały szkoleniowe i certyfikaty, z uwagi na źródło finansowania, muszą zostać oznaczone zgodnie
z wymogami określonymi w „Księdze Wizualizacji znaku PROW na lata 2014–2020” i Systemie
Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego. Projekt certyfikatu będzie podlegał akceptacji
Zamawiającego.
Materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej zostaną rozesłane do wszystkich uczestników
spotkania na wskazane adresy emaliowe.
Pytanie nr 2:
Kto będzie odbiorcami wykładów?
Odpowiedź Zamawiającego:
Grupa docelowa uczestników spotkania to młodzież szkolna, studenci, młodzi rolnicy, przedstawiciele
instytucji z branży rolno-spożywczej.
Pytanie nr 3:
Czy istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w programie forum?
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający nie zakłada takiej możliwości.
Pytanie nr 4:
Czy 3-letnie doświadczenie prelegenta musi dotyczyć wyłącznie szkoleń czy może również
obejmować wygłoszone prelekcje w ramach konferencji, zjazdów i sympozjów z danej tematyki?
Odpowiedź Zamawiającego:
Wykładowca/wykładowcy powinni posiadać doświadczenie i kwalifikacje adekwatne do zakresu
merytorycznego wystąpienia tj.: wykształcenie wyższe, co najmniej 3 letnie doświadczenie w
przeprowadzaniu szkoleń (referencje potwierdzające przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń w ciągu
ostatniego roku. Oferent złoży je na etapie składnia oferty).
Pytanie nr 5:
Co Zamawiający rozumie pod pojęciem zapewnienia materiałów w wersji elektronicznej? Czy
rozesłanie materiałów na adresy mailowe uczestników zostanie uznane za spełnienie danego
warunku?
Odpowiedź Zamawiającego:
Rozesłanie materiałów na adresy mailowe uczestników spotkania zostanie uznane za spełnienie
danego warunku.