9. Podstawowe etapy postępowania mediacyjnego – zbieranie
Transkrypt
9. Podstawowe etapy postępowania mediacyjnego – zbieranie
dr Marta Janina Skrodzka PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO – ZBIERANIE INFORMACJI, IDENTYFIKACJA CELÓW I INTERESÓW ORAZ UCZUĆ STRON, A TAKŻE ROLA MEDIATORA W TRAKCIE WSKAZANYCH ETAPÓW Wprowadzenie W poprzednim artykule zostały omówione dwa pierwsze etapy postępowania mediacyjnego, tj. zainicjowanie wraz z czynnościami zmierzającymi do jego przeprowadzenia oraz sesja łączona. Wskazano, że zadaniem pierwszych omówionych już etapów jest ustalenie zasad prowadzenia konkretnego postępowania mediacyjnego; w oparciu o pozyskane od stron sporu informacje - ustalenie kwestii (problemów), które są istotne w kontekście konkretnego sporu; oraz zaplanowanie dyskusji i organizacja postępowania mediacyjnego. Celem niniejszego opracowania jest szczegółowe przedstawienie kolejnych etapów postępowania mediacyjnego, z uwzględnieniem ich znaczenie dla całego procesu mediacji. Trzeci etap postępowania mediacyjnego – sesja indywidualna Należy podkreślić, że sesje indywidualne z każdą ze stron, nie są w zasadzie odrębnym etapem postępowania mediacyjnego, stanowią bowiem najczęściej element pozostałych etapów. Nie mniej jednak na potrzeby niniejszego opracowania i zrozumienia wszystkich części postępowania mediacyjnego warto wyorębnić ten jego element i omówić go w odrębnym punkcie. Pierwsza sesja indywidualna (zarządzona najczęściej przez mediatora), służy przede wszystkim tzw. „wentylacji” emocji , polegającej na wyrażeniu swoich uczuć – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Najczęściej do wentylacji emocji dochodzi już podczas pierwszej sesji łączonej. Czasami zdarza się bowiem, że strony w swojej obecności są skrępowane i nie potrafią wyrazić tego co czują. Wentylacja zaś jest znaczącym elementem mediacji, ponieważ zapewnia stronom możliwość satysfakcji psychologicznej, poprzez odreagowane oraz zyskanie poczucia bycia wysłuchanym. Efektywna wentylacja pomaga stronom nie tylko uwolnić się od napięcia emocjonalnego, ale także pozwala na spojrzenie na spór z nowej perspektywy i przejście do kolejnych etapów mediacji. Dzięki temu zabiegowi, strony pozwalają również na odkrycie ich istotnych problemów oraz prawdziwych interesów, które nierzadko kryją się za warstwą emocji. Obok wentylacji emocji, co już zostało powiedziane, dzięki pierwszemu spotkaniu indywidualnemu mediator może dowiedzieć się od strony o kwestiach istotnych dla całego sporu, lub tylko dla jednej ze stron. Często bowiem strony będące w sporze nie ufają sobie i są w stanie przekazać ważne informacje tylko w sytaucji indywidualnej rozmowy z mediatorem. Jeżeli jednak do wentylacji emocji doszło już podczas sesji łączonej lub też mediator zarządził pierwszą sesję indywidualną z innego powodu, należy przyjąć, że w tym czasie dojdzie do zbliżania stanowisk stron, precyzowania argumentacji obu stron oraz budowania rozwiązań alternatywnych i dyskutowania nowych opcji rozwiązania sporu. Należy wskazać, że spotkania indywidualne są poufne i wszystko co podczas takich spotkań zostanie powiedziane mediatorowi będzie zachowane przez niego w tajemnicy, chyba, że strona sporu wyraźnie zaznaczy mediatorowi, że tę konkretną informację może przekazać drugiej stronie. W trakcie postępowania mediacyjnego mediator, bądź strony sporu mogą poprosić o kolejne spotkania indywidualne. W ramach tych spotkań mediator prowadzi indywidualne negocjacje, zbliżając stanowiska obu stron, walczy z impasem pokonując pojawiające się w trakcie sesji bariery, a także w twórczy sposób poszukuje rozwiązań, satysfakcjonujących obie strony sporu, czy też ustala propozycje ugody, a nawet jej treść i formę. Potrzeba kolejnych spotkań indywidualnych może wynikać m.in. ze wskazywanej wcześniej konieczności omówienia istotnej dla sporu kwestii z każdą ze stron odrębnie, po to aby należycie i w pełni zrozumieć dany aspekt sytuacji konfliktowej, czy też np. z potrzeby przekazania mediatorowi poufnych informacji, które mogą być znaczące w kontekście konstruowania opcji rozwiązań konkretnej sprawy i ugody. Postępowanie indywidualne jest również okazją do tego aby w sposób realny przetestować z każdą ze stron zaproponowane wcześniej rozwiązania, ocenić szanse i korzyści oraz ewentualne zagrożenia jakie niesie każde z nich bez konieczności pokazywania wszystkich wad i zalet danego rozwiązania drugiej stronie, i wreszcie zastanowić się nad wyborem najlepszego. Zdarza się również, że mediator podczas sesji indywidualnych poprzez stosowanie odpowiednich technik mediacyjnych dąży do zapewnienia rónowagi obu stronom postępowania mediacyjnego, zwłaszcza w sytuacji gdy jedna ze stron już podczas etapu wstępnego wykazuje tendencję do dominacji nad drugą stroną. Sesje indywidualne służą także dopracowaniu szczegółów zawieranej ugody, które nierzadko same w sobie są kwestiami problematycznymi – stanowią źródło nowego konfliktu, dlatego też w przypadku niektórych postępowań mediacyjnych warto omówić je z każdą ze stron osobno, aby następnie przejść do wspólnego spisywania postanowień ugody, znając wszystkie ważne szczegóły. Czwarty etap postępowania mediacyjnego – kolejna sesja wspólna mediatora ze stronami Na wcześniejszych etapach postępowania mediacyjnego strony przy pomocy mediatora przedstawiają swoje interesy i potrzeby, w zakresie problemów które zostały wspólnie określone, a które istnieją w konkretnej sytuacji konfliktowej. W trakcie kolejnego etapu postępowania mediacyjnego – poprzedzonego lub nie spotkaniem/spotkaniami indywidualnym/indywidualnymi, strony pracują nad poszukiwaniem satysfakcjonujących je rozstrzygnięć. Na tym etapie strony próbują znaleźć takie rozwiązania, które pozwolą na realizację ich potrzeb, a następnie wraz z mediatorem dokonują oceny wszystkich zaproponowanych ewentualnych rozwiązań, tak aby wybrać najlepsze – spełniające najwięcej oczekiwań (potrzeb i interesów) obu stron sporu. Warto podkreślić, że na tym etapie strony powinny dążyć do zaproponowania jak największej ilości rozstrzygnięć, które następnie zostaną poddane ocenie w kontekście przedmiotowego sporu – ponieważ duża ilość i różnorodność zaproponowanych wyjść z sytuacji konliktowej zwiększa szansę stron na wypracowania satysfakcjonującego je rozwiązania i podpisanie ugody. Ocena zaproponowanych rozwiązań i dążenie do wybrania najkorzystniejszego w przedmiotowym sporze polega m.in. na prowadzeniu negocjacji przez strony konfliktu, z udziałem mediatora, który czuwa nad tym aby każda ze stron miała równe szanse w trakcie trwających negocjacji. Piąty etap postępowania mediacyjnego – końcowa sesja wspólna mediatora ze stronami Ostatnim etapem jest dążenie do zakończenia postępowania mediacyjnego oraz ewentualna praca nad wypracowanym porozumieniem - skonkretyzowanie go wraz z zawarciem ugody. Zdarza się jednak, że postępowanie mediacyjne nie może skutkować podpisaniem ugody. W takiej sytuacji finałem mediacji jest złożenie oświadczenia przez mediatora o niepowodzeniu prowadzonego przez niego postępowania lub też wycofanie się stron z postępowania mediacyjnego. Jeżeli stronom nie udało się wypracować rozwiązania wszystkich kwestii mediator może zaproponować stworzenie protokołu rozbieżności. Mogą zostać w nim spisane osiągnięte przez strony uzgodnienia oraz lista tematów, w których strony zdecydowały się na dalsze poszukiwanie rozwiązań już poza postępowaniem mediacyjnym. Bez względu jednak na fakt ewentualnego zawarcia ugody, mediator powinien spisać ze stronami postępowania mediacyjnego protokół z przeprowadzonej mediacji. Warto zaznaczyć, że protokół z postępowania mediacyjnego jest dokumentem bardzo ogólnym wskazującym wyłącznie strony sporu, osobę mediatora, miejsce i czas trwania mediacji, ilość przeprowadzonych sesji oraz końcowy rezultat. Jeżeli strony zawarły ugodę – jest ona dołączona do protokołu. Sam protokół nie zawiera żadnych szczegółów odnoszących się do kwestii rozstrząsanych podczas postępowania mediacyjnego, nie opisuje zachowania stron czy też składanych propozycji. Jego celem jest wyłącznie udokumentowanie zaistnienia postępowania mediacyjnego w danym sporze, nie zaś opisanie przebiegu tego postępowania. W przypadku wypracowania porozumienia przez strony, na tym etapie mediacji ważne jest doprecyzowanie szczegółów zawieranej ugody. Jednym z obowiązków mediatora jest sprawdzenie, czy zawierane przez strony porozumienie ma szanse być realizowane i czy nie stanie się przyczyną kolejnych sporów w przyszłości. Należy pamiętać, że ugoda poza tym, że powinna być zrozumiała, konkretna, sformułowana w języku polskim, powinna również spełniać wymogi określone prawem, tak aby była skuteczna i możliwa do zrealizowania (ugoda w postępowaniu mediacyjnym zostanie szczegółowo przedstawiona w kolejnym artykule). W tym miejscu warto wskazać jedynie, że w polskim prawie ugoda, która została zawarta przez strony przed mediatorem uzyskuje moc prawną ugody zawartej przed sądem dopiero w momencie, gdy zostanie przez sąd zatwierdzona. Zatem także w odniesieniu do mediacji pozasądowych warto kierować ugodę do sądu, celem jej zatwierdzenia i nadania mocy ugody sądowej. Podsumowanie Z przytoczonego opisu postępowania mediacyjnego wynika, że jest to zupełnie różny od postępowania sądowego sposób rozwiązania sporu, który cechuje m.in.: przejrzystość – bowiem strony mogą otwarcie się wypowiadać, a przebieg mediacji jest prosty i całkowicie odformalizowany; efektywność – ponieważ oferuje wiele nietypowych rozwiązań oraz pełną kontrolę stron nad jego przebiegiem; przyjazność – ze względu na fakt, że sesje odbywają się na neutralnym gruncie i osoba mediatora jako przewodnika procesu pomaga nie tylko wypracować ugodę ale również pozostać w zgodzie; szybkość i elastyczność - jest bowiem uzależniony wyłącznie od woli i aktywności stron; poufność i dyskretność – bowiem o jego prowadzeniu wiedzą wyłącznie zainteresowane strony; skuteczność - gdyż przerywa bieg terminów przedawnienia, a zakończony ugodą ma moc równą ugodzie zawartej przed sądem, która z kolei stanowi tytuł wykonawczy uprawniający do prowadzenia egzekucji, wreszcie zaś taniość – koszty postępowania mediacyjnego są łatwe do obliczenia i w porównaniu z postępowaniem sądowym dużo mniejsze. Warto zatem już dzisiaj, znając przebieg postępowania mediacyjnego skorzystać z tej metody i rozwiązać przy jej zastosowaniu istniejące spory. Lub też, postarać się o wpisanie klauzuli mediacyjnej we wszystkich zawieranych kontraktach, tak aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnego postępowania sądowego, które zostanie zastąpione równie skutecznym, a dużo prostszym, przyjemniejszym, tańszym i bardziej efektywnym postępowaniem mediacyjnym.