Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności EKSPERT DS
Transkrypt
Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności EKSPERT DS
Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności EKSPERT DS. ROZLICZEŃ I SPRAWOZDAWCZOŚCI Osoba zatrudniona na stanowisku Eksperta ds. Rozliczeń Finansowych i Sprawozdawczości, podlega bezpośrednio Menagerowi Biura Projektu i odpowiedzialna będzie za pełną obsługę finansową Projektu, w tym między innymi opracowanie i wdroŜenie podręcznika procedur związanych z dokumentacją księgową i sprawozdawczą Projektu, a takŜe opracowanie wzorów rachunków, kart czasu pracy, oświadczeń dla osób zaangaŜowanych w Projekcie oraz sposobu ich opisywania, zgodnie w wymogami postawionymi w dokumentach programowych PO KL w zakresie finansowania, płatności oraz rozliczania projektów. Osoba ta będzie odpowiedzialna za sporządzanie umów zatrudnienia w ramach Projektu dla Kadry menagerskiej, 6 Koordynatorów Wojewódzkich, 30 Edukatorów oraz 8.100 nauczycieli. Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości odpowiadać będzie za sprawowanie bieŜącego nadzoru nad zarządzaniem budŜetem Projektu, a takŜe kontakt z Instytucją Pośredniczącą (MEN) w zakresie rozliczeń finansowych oraz sprawozdań z realizacji Projektu – dokumenty sporządzane zgodnie z harmonogramem Projektu, nie rzadziej niŜ raz na kwartał. Ekspert odpowiadać będzie za terminowość przekazywania dokumentów finansowych do IP, w tym sporządzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami (w tym część sprawozdawcza), sporządzanie i aktualizację harmonogramu rzeczowo - finansowego z realizacji Projektu, uzgadnianie wydatków i harmonogramu rzeczowo – finansowego z księgowością oraz Zarządzającym Projektem, sporządzanie harmonogramów płatności. Będzie odpowiedzialny za zapisywanie i archiwizację elektronicznych wersji wniosków o płatność wraz z kserokopiami składanych dokumentów. Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości odpowiada za prawidłowe opisywanie faktur i innych dokumentów księgowych wpływających do Biura Projektu, zgodnie z wytycznymi w zakresie finansowania, płatności oraz rozliczania projektów współfinansowanych z EFS – w tym akceptacja formalna ponoszonych wydatków; Wraz ze Specjalistą ds. Obsługi Projektu odpowiadać będzie za przygotowywanie przelewów związanych z płatnościami w ramach Projektu oraz ich terminową realizację przez dział księgowości Beneficjenta. Zakres obowiązków obejmuje takŜe kontrolę umów, rachunków i załączników osób oraz firm zaangaŜowanych w Projekcie – kadra, podwykonawcy, współpracownicy, firmy zewnętrzne. Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości uczestniczyć będzie we wszystkich kontrolach Projektu realizowanych przez IP oraz inne instytucje i urzędy uprawnione do przeprowadzenia takich działań. Ekspert zobowiązany jest do dotrzymania najwyŜszej staranności w zakresie prawidłowej archiwizacji dokumentów finansowych, związanych z realizacją Projektu. Istotnym zadaniem będzie prawidłowe rozliczenie końcowe Projektu w roku 2011 oraz udział w audycie zewnętrznym Projektu. Ekspert zobowiązany jest do utrzymywania kontaktów z działem księgowym Beneficjenta oraz przekazywania przełoŜonym okresowych sprawozdań z wykonywanej pracy. Ekspert zobligowany jest do utrzymania zgodności realizacji Projektu z zapisami wniosku w zakresie swoich obowiązków związanych z pełnionym stanowiskiem. Ekspert odpowiada takŜe za ochronę danych osobowych – stosowanie zasad określonych w Ustawie Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości uprawniony będzie m.in. do: • współpracy z Zarządzającym Projektem i Menagerem Biura Projektu w sprawach dot. Projektu; • współpracy z pozostałymi osobami zatrudnionymi w ramach Projektu; • zebrania ofert niezbędnych do prawidłowego wyboru podwykonawców do Projektu, we współpracy z Zarządzającym Projektem, Menagerem Biura Projektu oraz osobą/firmą zatrudnioną do przeprowadzenia procedur UPZP; • dokonywania aktualizacji wniosku o dofinansowanie we współpracy z Zarządzającym Projektem; • oznaczania dokumentacji Projektowej wg wytycznych; • wymianę dokumentów księgowych wraz z opisami z działem księgowości Beneficjenta; • studiowania wytycznych, instrukcji i innych dokumentów dotyczących Projektu; • wyszukiwania zmian i aktualności dotyczących Projektu i przekazywanie informacji zarządowi i współpracownikom.