Plan komunikacji w ramach projektu CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Plan komunikacji w ramach projektu CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody CAF
w Urzędzie Gminy Jasieniec.
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
 cele projektu wdrożenia metody CAF,
 strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
 sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu przekazywanych
poszczególnym grupom odbiorców.
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assessment Framework) jest narzędziem
przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model
skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu
wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, że doskonałe wyniki
organizacji osiągane są poprzez przywództwo ukierunkowane na strategię i planowanie,
pracowników, partnerstwo, zasoby i procesy. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia
systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki
sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia
funkcjonowania urzędu, poprzez:





identyfikację mocnych stron,
identyfikację obszarów do doskonalenia,
opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski
oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
Podstawowe cele krótkoterminowe związane z projektem samooceny CAF to:




uzyskanie w wyniku samooceny informacji o stanie różnych elementów systemu zarządzania oraz
wynikach organizacji,
identyfikacja obszarów doskonalenia,
określenie i wdrożenie działań doskonalących służących poprawie systemu zarządzania,
uzyskanie przez pracowników urzędu wiedzy i umiejętności związanych z procesem samooceny
CAF.
Podstawowe cele długoterminowe związane z projektem samooceny CAF to:




poprawa usług publicznych dostarczanych przez urząd w wyniku wdrożenia działań
doskonalących,
usprawnienie systemu zarządzania w urzędzie w zakresie przywództwa, planowania, zarządzania
pracownikami, procesami i zasobami oraz rozwoju relacji partnerskich,
poprawa zarządzania wynikami organizacji przez określenie oraz realizowanie celów i wskaźników
wyników w zakresie wyników kluczowych oraz relacjach z klientami, pracownikami i
społeczeństwem,
budowa wizerunku urzędu jako profesjonalnej i doskonalącej się organizacji wykonującej
działania na rzecz wspólnoty samorządowej.
Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia
organizacji, podzielonych na trzy fazy:
1. FAZA I - Początek drogi z metodą CAF
 Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
 Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny
2. FAZA II - Proces samooceny
 Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
 Krok 4: Organizacja szkoleń
 Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
 Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
3. FAZA III - Plan doskonalenia/ustalenie priorytetów
 Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia
 Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia
 Krok 9: Realizacja planu doskonalenia
 Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF
2. Plan komunikacji wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Plan komunikacji stanowi opis kierunków, sposobów i celu przepływu informacji pomiędzy
bezpośrednimi uczestnikami projektu wdrożenia metody CAF w Urzędzie (w szczególności:
kierownictwo Urzędu, Koordynator ds. CAF, członkowie grup samooceny, członkowie zespołów
wdrażających projekty usprawnień), jak również pomiędzy uczestnikami projektu, a jego otoczeniem
(pozostali pracownicy Urzędu, społeczeństwo itp.) w ramach kolejnych kroków wdrażania CAF. Opis
sposobu komunikacji uwzględnia również potrzeby informacyjne, częstotliwość komunikowania się
oraz metody komunikacji pomiędzy jego uczestnikami projektu. Kierunki komunikacji uwzględniają
zarówno podmioty wewnątrz Urzędu, jak i na zewnątrz, co ułatwić ma proces sprawnego
zarządzania i realizację wdrażania CAF.
2.1. Zainteresowane strony
Podmiotami zainteresowanymi realizacja projektu są:
1) podmioty wewnętrzne:
 Kierownictwo Urzędu,
 Samorządowy Zespół ds. CAF,
 Koordynator ds. CAF,
 pracownicy Urzędu,
2) podmioty zewnętrzne:
 klienci: mieszkańcy gminy, organizacje pozarządowe działające na terenie gminy,
przedsiębiorcy,


współpracownicy urzędu: gminne jednostki organizacyjne, podmioty współpracujące z
Urzędem Gminy,
Rada Gminy Jasieniec.
2.2. Potrzeby informacyjne i oczekiwane korzyści
W ramach realizacji projektu CAF zostały zdefiniowane następujące potrzeby informacyjne:
1. Informacja o celach i zasadach realizacji projektu CAF.
2. Informacja o przebiegu realizacji kolejnych etapów CAF.
3. Zmotywowanie do aktywnego udziału i zaangażowania pracowników Urzędu.
4. Zapewnienie efektywności wdrażania CAF.
5. Budowanie wizerunku Urzędu Gminy Jasieniec, jako profesjonalnego urzędu reagującego na
zmieniające się warunki i dostosowanego do zmieniających się potrzeb jego klientów.
Informacje o przystąpieniu do wdrażania metody CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec, o jej założeniach i
korzyściach zamieszczone będą na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń Urzędu.
Informacje dla pracowników Urzędu o kolejnych etapach realizacji i podejmowanych działaniach
przekazywane będą drogą e-mailową.
Informacje dla Kierownictwa Urzędu przekazywane będą w możliwie najpełniejszej formie na
bieżąco.
Oczekiwane korzyści dla różnych stron zainteresowanych (równoznaczne z zidentyfikowanymi
potrzebami informacyjnymi):
Zainteresowana strona
Kierownictwo Urzędu

Samorządowy Zespół ds. CAF



Wszyscy pracownicy Urzędu




Oczekiwane korzyści
Informacja o celach, przebiegu i wynikach samooceny CAF dla
Urzędu.
Informacja o wynikach wdrażania działań doskonalących.
Informacja o działaniach podejmowanych w ramach projektu,
ich harmonogramie i zakresach odpowiedzialności.
Mobilizacja do aktywnego udziału i zaangażowania w
działania projektu.
Informacja o zasadach i korzyściach samooceny CAF.
Zapewnienie współpracy z Zespołem ds. CAF dla zapewnienia
kompletności dowodów w procesie samooceny.
Informacja o szczegółowych planach realizacji usprawnień.
Mobilizacja do aktywnego udziału i zaangażowania w
działania doskonalące Informacja o wynikach realizacji działań
doskonalących.
Informacja o wynikach samooceny i realizacji działań
doskonalących.
Budowanie wizerunku Urzędu, jako profesjonalnej jednostki
reagującej na zmieniające się warunki i dostosowanej do
zmieniających się potrzeb jej klientów.
Rada Gminy

Klienci Urzędu - mieszkańcy
gminy, organizacje
pozarządowe działające na
terenie gminy, przedsiębiorcy

Gminne jednostki organizacyjne
i inne podmioty współpracujące
z Urzędem
 Budowanie atmosfery współpracy Urzędu z innymi
podmiotami dla wspólnej realizacji celów strategicznych
Gminy
2.3. Dostawca informacji
Głównym dostawcą informacji nt. projektu wdrożenia CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec jest
Koordynator ds. CAF, do którego zadań w tym zakresie należy:
 przestrzeganie ustalonych terminów przekazywania informacji na temat projektu,
 zachowanie należytej staranności w zakresie przygotowania treści komunikatów na temat
poszczególnych faz projektu.
2.5. Zakres, forma i częstotliwość komunikacji
Informacje o realizacji projektu, w tym uwzgledniające:
 prezentację wyników samooceny,
 informacje o planie usprawnień,
 raport końcowy
przekazywane będą za pośrednictwem informacji publikowanych na stronie internetowej i tablicy
ogłoszeń, poczty e-mail i na spotkaniach roboczych. Szczególną formą informacji stanowi
sprawozdanie z przebiegu procesu samooceny oraz plan doskonalenia organizacji.
Odbiorca
informacji
Cel informacji
Informacja o projekcie
Kierownictwo
Urzędu
Samorządowy
Zespół ds. CAF,
Koordynator ds.
CAF
Wszyscy
pracownicy
Urzędu
Klienci Urzędu,
współpracownicy
Urzędu
Rada Gminy
Jasieniec
Informowanie o
planowanych i
realizowanych działaniach
Prezentacja wyników
samooceny i planu
usprawnień, zatwierdzenie
planu usprawnień
Informowanie o celu i
metodyce projektu
Informowanie o
planowanych i
realizowanych działaniach
Wypracowanie samooceny
Urzędu oraz planu
usprawnień
Stała informacja o
projekcie
Prezentacja wyników
samooceny i planu
usprawnień
Stała informacja o
projekcie
Prezentacja wyników
samooceny i planu
usprawnień
Zakres oraz forma
informacji
Informacja ustna,
spotkanie bezpośrednie
Informacja ustna na
temat postępów
realizacji projektu
Spotkanie
bezpośrednie,
sprawozdanie,
prezentacja
Warsztaty z
konsultantem,
materiały szkoleniowe
Spotkania
bezpośrednie, e-mail,
warsztaty uzgadniające
Warsztaty z
konsultantem,
materiały szkoleniowe
Strona internetowa
Urzędu, tablica ogłoszeń
Prezentacja
Częstotliwość
informowania
Jednorazowo, grudzień
2014
Na bieżąco podczas
realizacji kolejnych
etapów projektu
Jednorazowo, na
zakończenie projektu
Strona internetowa
Urzędu, tablica ogłoszeń
Przez cały czas trwania
projektu
Spotkanie,
sprawozdanie,
prezentacja, strona
internetowa
Jednorazowo, na
zakończenie projektu
Październik 2015
Na bieżąco podczas
realizacji kolejnych
etapów projektu
Październik 2015
Przez cały czas trwania
projektu
Jednorazowo, na
zakończenie projektu
Spotkania robocze, informacja ustna i e-mail.
1. Spotkanie planistyczne konsultanta z Koordynatorem ds. CAF oraz Samorządowym Zespołem
ds. CAF w celu udzielenia wyjaśnień i pomocy w trakcie prac, w szczególności:
 ustalenia zakresu samooceny, zasad wyboru grupy samooceny,
 stworzenia planu komunikacji,
 monitorowania procesu samooceny i jej uzgodnienia,
 opracowania samooceny,
 uzgodnienia wyników samooceny oraz konsensusu,
 przygotowania planu usprawnień i wsparcia ich realizacji.
2. Szkolenia z Samorządowym Zespołem ds. CAF.
3. Warsztaty uzgadniające zespołu (z udziałem konsultanta).
4. Prezentacja wyników samooceny (spotkanie z Kierownictwem Urzędu).
5. Spotkania dotyczące prezentacji planu doskonalenia.
Sprawozdania
Po przeprowadzeniu warsztatów i spotkań uzgadniających grupy samooceny, nastąpi
opracowanie wyników samooceny w formie sprawozdania oraz planu usprawnień. Materiały te
zostaną udostępnione Kierownictwu i pracownikom Urzędu.
Strona internetowa Urzędu Gminy Jasieniec i tablica ogłoszeń
Na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz tablicy ogłoszeń zamieszczona zostanie
informacja o wdrożeniu projektu, jego celach i poszczególnych etapach. Informacja będzie kierowana
zarówno dla klientów zewnętrznych jak i pracowników Urzędu.
Prezentacja
Końcowa prezentacja wyników samooceny oraz planu usprawnień będzie przedstawiona
Kierownictwu Urzędu, a po jego zatwierdzeniu również pracownikom. Prezentacja będzie
przedstawiana także innym interesariuszom projektu (Rada Gminy, inne jednostki organizacyjne).