Protokół z kontroli przeprowadzonej w DOMU POMOCY
Transkrypt
Protokół z kontroli przeprowadzonej w DOMU POMOCY
Protokół z kontroli przeprowadzonej w DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ w ROKITNIE 38 Kontrolę w dniach 7,8 oraz 21 lutego 2006r. r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Przewodnicząca 2. Członek 3. Członek - Donata Zarzycka Naczelnik Wydziału Finansów - Andrzej Wański Sekretarz Powiatu - Anna Spychała Podinspektor w Wydz. Finansów Kontrolą objęto: - realizację procedur kontroli finansowej wykonywanej przez kierownika jednostki; - sprawdzenie ustalonych obowiązków pracowniczych w zakresie gospodarki finansowej; - prawidłowość gromadzenia i przeznaczania dochodów własnych; - przestrzeganie procedur wydatkowania środków finansowych ujętych w planie finansowym jednostki organizacyjnej, ( co najmniej 5% wydatków) - sprawdzenie wykonania inwentaryzacji. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: - Dyrektor Domu Pomocy Społecznej- Lech Kopyść - Główna księgowa - Janina Pietrzak – Wilska I. Realizacja procedur kontroli finansowej wykonywana przez kierownika jednostki. Dyrektor w celu zapewnienia prawidłowej realizacji procedur kontroli finansowej: 1. ustalił zakresy czynności umożliwiające sprawną działalność merytoryczną, 2. analizuje zasadność dokonywanych zakupów, usług, usług remontowych oraz innych działań wymagających ponoszenia kosztów poprzez ich porównywanie z obowiązującymi standardami domów pomocy społecznej (kontrola celowości, gospodarności, legalności). 3. wszelkie wydatki konsultuje z główną księgową celem ustalenia zgodności z planem finansowym i wielkością posiadanych środków ; 4. bieżący nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem środków sprawuje również poprzez zatwierdzanie wydatków do wypłaty. 1 II. Sprawdzenie ustalonych obowiązków pracowniczych w zakresie gospodarki finansowej. Kontrolą objęto zakresy obowiązków pracowników księgowości . Stwierdzono, że wszystkie pracownice tego pionu tj.: Główna Księgowa, zastępca Głównej Księgowej, Kasjer-księgowa posiadają przydział czynności. Przydziały czynności podpisane są jedynie przez osoby, którym te obowiązki powierzono. Brak jest podpisu strony powierzającej określone czynności. Przydział czynności dla Głównej Księgowej przyjęty przez nią 16.11.2005 r. nie spełniał wymogów art. 35 ustawy z 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U Nr 15, poz.148 z późn. zmian.), jak też nie spełnia wymogów wynikających z obecnie obowiązującego art.45 ust.1. ustawy z 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz.2104) cyt. „ Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej „głównym księgowym” jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1] prowadzenia rachunkowości jednostki; 2] wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3] dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4] dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.” Wskazuje się jednocześnie, że w myśl art.44.ust.1ww. ustawy cyt. „ Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki”, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. ust.2 Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego upoważnienia albo wskazaniem w regulaminie organizacyjnym jednostki” III. Prawidłowość gromadzenia i przeznaczania dochodów własnych. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 38 Zarządzeniem Nr 8 z dnia 31 marca 2005r. powołując się na art.18 a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15 poz.148 z późn. zmian.) oraz w oparciu o Uchwałę Nr XXIX/222/05 Rady Powiatu z dnia 30 marca 2005r. utworzył rachunek dochodów własnych. Wykonanie planów finansowych dochodów własnych i wydatków nimi sfinansowanych na 31.12.2005r. w dziale 852 rozdziale 85202 wyniosło: (dane w pełnych złotych) 2 Dochody: paragraf plan 0830 0840 0920 0960 0970 RAZEM 14.540 5.676 2.026 800 1.900 24.942 wykonanie 13.856 5.305 2.666 800 1.908 24.535 Wydatki: paragraf plan 4170 4210 4300 RAZEM 830 22.512 1.600 24.942 wykonanie 830 22.605 1.100 24.535 Darowizny Jednostka w 2005 r. otrzymała dwie darowizny: − pierwsza w wysokości 500,00 zł otrzymana w WB 79 z dnia 31.05.2005 z przeznaczeniem na koncert integracyjny organizowany przez Dyrektora DPS − druga w wysokości 300,00 zł otrzymana w WB 215 z dnia 08.12.2005 z Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, jako wsparcie finansowania uroczystości Mikołajkowej dla mieszkańców DPS-u Plan finansowy na darowiznę w wysokości 500zł i jej wydatkowanie wprowadzono dnia 15.06.2005 r. natomiast plan finansowy na kwotę 300zł i jej wydatkowanie wprowadzono dnia 12.12.2005 r. Wydatkowanie darowizny na kwotę 500,00 zł. Darowizna na kwotę 500zł była wydatkowana jak niżej: Rach.um o dzieło 240 oprawa muzyczna koncertu integracyjnego zakupy : Fra 3/06/2005 65 kawa Fra 1128-2445-003-0140 53 napoje Fra FAS/1054/2005 60 jabłka Fra 11232/05 82 (rachunek na kwotę-146,21 za cukierki, 500 śmietanka, jabłka) 3 Wydatkowanie darowizny na kwotę 300 zł. Dnia 06.12.2005 r. pobrano czekiem kwotę 300 zł i wydatkowano ją na zorganizowanie zabawy „Mikołajkowej” dla mieszkańców DPS - zakupiono artykuły żywnościowe tj. czekolady, cukierki, herbatniki, pierniki, biszkopty, pałeczki kremowe ( Fra 5040/05 z dnia 05.12.2005 r. PH-U MIREX M-cz) Kwota 300 zł została wydatkowana wcześniej niż faktycznie wpłynęła darowizna na konto, ponieważ pismem z dnia 08.11.2005 r. poinformowano Pana Dyrektora DPS iż Gminna Komisja Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na posiedzeniu w dniu 04.11.2005 r. pozytywnie przychyliła się do wniosku Dyrektora, dotyczącego wsparcia finansowego z okazji Mikołajek i przeznaczyła na ten cel 300 zł. Dnia 06.12.2005 r. DPS wystawił notę księgową nr 6/2005 obciążającą Komisję d/s Profilaktyki na podstawie której została przekazana kwota 300 zł. Dochody własne i wydatki nimi sfinansowane utworzone w oparciu o uchwałę Rady Powiatu Nr XXIX/222/05 z dnia 30.03.2005r. Jednostka zrealizowała w 2005r.dochody własne w łącznej kwocie -23.591zł w tym: - wpływy z tytułu opłat za mieszkanie wyniosły-13.856 - wpływy ze sprzedaży posiłków-3.903, - wpływy ze sprzedaży produktów rolnych-1.302 - wpływy ze sprzedaży zbędnej papy-100, - odsetki od środków na rachunkach bankowych-2.666 w tym: a/ odsetki od środków na rachunku dochodów budżetowych-499 b/ odsetki od środków na rachunku wydatków-1.945 c/ odsetki od środków na rachunków dochodów własnych- 222 - pozostałe dochody- 1.765 Wydatki sfinansowane z ww. dochodów: - wynagrodzenia bezosobowe 590zł: a/ uprawa działki -350zł, b/ obsługa Koncertu Integracyjnego-240zł, - zakupy materiałów i wyposażenia 22.345zł: a/ zakup węgla i drewna-21.035zł b/ zakup materiałów na zajęcia do warsztatów-469zł, c/zakup materiałów do ogródka ( haczki, środki ochrony roślin, sadzeniaki, nasiona)-389zł, d/ materiały na Koncert Integracyjny-452zł, 4 -pozostałe usługi 800: a/ usługi gastronomiczne –Koncert Integracyjny-230zł, b/ usługi transportowe-150zł, c/ opłata za spotkania integracyjne-102zł, d/ opłata za wycieczkę mieszkańców-300zł, e/ koszty bankowe-18zł. Jednostka uzyskała również dochody własne z opłaty za udostępnienie dokumentacji przetargowej 143,zł i kwotę tą wydatkowała na jeden z ww. celów. Kwota 143 zł uzyskana z opłat za udostępnienie dokumentacji przetargowej winna być wykorzystana na sfinansowanie wydatków bieżących i inwestycyjnych związanych z uzyskaniem tychże dochodów. Stan środków pieniężnych na rachunków 31.12.2005r.-0zł Należności dochodów własnych-35zł Zobowiązania -0zł dochodów własnych na Należy stwierdzić, że jednostka poza kwotę 143 zł uzyskaną z opłat za udostępnienie dokumentacji przetargowej, którą winna wykorzystać na sfinansowanie wydatków bieżących i inwestycyjnych związanych z uzyskaniem tychże dochodów prawidłowo wydatkowała pozostałe środki. Głównej Księgowej udzielono instruktażu w zakresie ewidencji analitycznej prowadzonej dla dochodów własnych. IV. Przestrzeganie procedur wydatkowania środków finansowych ujętych w planie finansowym jednostki organizacyjnej, (co najmniej 5% wydatków). Zamówienia publiczna. Kontrolę przeprowadzono metodą badania dokumentów postępowania o zamówienia publiczne w obecności Dyrektora Pana Lecha Kopyścia, Kierownika Adm. Pana Tadeusza Jankowskiego. Wyjaśnień udzielała Główna Księgowa Pani Janina Pietrzak-Wilska. Stwierdzam, że zalecenia pokontrolne zawarte w notatce służbowej z 13.05.2005r. są realizowane. Dom Pomocy Społecznej prowadził jedno postępowanie w sprawie wyłonienia wykonawcy budowy szybu i montażu dźwigu osobowego. Postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z przepisami zamówień publicznych. 5 Wybrany został wykonawca , który przedstawił ofertę najkorzystniejszą. Roboty objęte zamówieniem jeszcze trwały. W trakcie przeprowadzonego postępowania stwierdziłem konieczność uzupełnienia regulaminu postępowania o udzielenie zamówień publicznych o zapis umożliwiający prowadzenie postępowań nie objętych planem rocznym. Wydatkowanie środków. Kontrolą objęto wydatkowanie środków w miesiącu styczniu 2006r. Wykonanie wydatków za m-c I/2006r. przedstawia się następująco: Dział 851 rozdział 85156 paragraf plan wykonanie 4130 2.200 147 Dział 852 rozdział 85202 paragraf 3020 4010 4040 4110 4120 4170 4210 4220 4230 4260 4270 4280 4300 4410 4430 4440 4480 4500 6050 RAZEM plan 1.500 1.212.200 99.000 227.300 31.400 13.420 135.011 173.100 7.200 50.000 11.800 1.220 81.390 350 6.000 56.900 5.000 50 26.646 2.139.487 wykonanie 0 95.804 0 16.902 2.336 410 14.969 8.596 392 4.765 0 140 6.361 0 1.448 0 970 44 14.081 167.218 Na dzień 31.01.2006 r. jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych. Podczas przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonywania wydatków (analityka do konta 130). Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i wynikały z przyjętego planu finansowego przez jednostkę. Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone za m-c styczeń do kontroli zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli 6 merytorycznej zgodnie z załącznikiem Nr 6 do Zarządzenia Nr 3 z dnia 17 stycznia 2005r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 38 w sprawie instrukcji procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno – rachunkową upoważnionych ww. Zarządzeniem – Załącznik Nr 5. Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonywano wydatków. Dowody księgowe skutkujące wydatkowaniem środków były zatwierdzone do wypłaty przez osoby wskazane w Załączniku 7 ww. Zarządzenia. Wszyscy pracownicy jednostki uczestniczący w procesie obiegu dokumentów potwierdzili swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad określonych w Instrukcji procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych. Kontrola objęto polecenie księgowania w zakresie rozliczenia płac za m-c I/06. Wypłata wynagrodzeń nastąpiła 25.01.2006r, w tym też miesiącu jednostka dokonała przelewu podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłat za mc I/06 jak też przelała składki ZUS i na Funduszu Pracy za ten m-c. Sprawdzono zgodność sporządzonej deklaracji ZUS ( DRA ) z kwotą przelanych składek ZUS i Funduszu Pracy, nieprawidłowości nie stwierdzono. Udzielono instruktażu w zakresie ewidencji księgowej dot. rozliczenia płac. W zakresie wydatków inwestycyjnych jednostka w m-c styczniu dokonała zapłaty za: F-rę VAT Nr U000010/06/01-01 z 23.01.2006r.-montaż dźwigu-9.801,20zł F-rę VAT Nr U000009/06/01-01 z 23.01.2006r.-roboty towarzyszące4.280,00zł Zobowiązania (niewymagalne) -12.565,00zł F-ra VAT Nr 000008/06/01-01 z 23.01.2006r.-budowa szybu. Protokół odbioru ww. robót z 30.01.2006r. V. Sprawdzenie wykonania inwentaryzacji. Zarządzeniem Dyrektora nr 17 z dnia 01.12.2005 r. wyznaczono trzy osobowy zespół spisowy celem przeprowadzenia spisu z natury w pomieszczeniach: magazyn żywnościowy i chemiczny oraz gotówki w kasie i druków ścisłego zarachowania. Inwentaryzację przeprowadzono wg stanu na dzień 31.12.2005 r. Do przeprowadzenia spisu został wyznaczony następujący zespół spisowy: • Przewodniczący Piekarska Ilona • Członek Jakubowska Magdalena • Członek Szafrańska Elżbieta Dnia 12.12.2005 r. odbyło się przeszkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej, z którego sporządzono protokół. Członkom zespołu spisowego udzielono informacji o zasadach przeprowadzenia spisu z natury składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu jednostki. 7 Przewodniczącemu zespołu spisowego zostały wydane arkusze spisowe o nr 5-13. Zespół spisowy po dokonaniu spisu z natury w określonych pomieszczeniach sporządził sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń: magazynach i administracji, stwierdził, że wszystkie składniki podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w spisie. Po całkowitym rozliczeniu inwentaryzowanych składników majątkowych nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych. W dniu 31.12.2005 r. zespół spisowy sporządził protokół z przeprowadzenia inwentaryzacji gotówki w kasie oraz druków ścisłego. Na każdym arkuszu spisu z natury znajdują się podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej. Na dzień 31.12.2005 r. zostały dokonane weryfikacje aktywów i pasywów. Stan aktywów i pasywów po weryfikacji jest zgodny ze stanem przed weryfikacją. Weryfikacji aktywów i pasywów dokonał zespół weryfikacyjny w składzie: • Główny Księgowy Pietrzak - Wilska Janina • Zastępca Gł. Księgowego Ilczuk Elżbieta • Kasjer Cyplik Wanda Przebieg inwentaryzacji był zgodny z posiadaną instrukcją Protokół z kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany. Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Rokitno, dnia 6 marca 2006 r. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 38 Główna Księgowa Zespół kontrolujący Lech Kopyść Janina Pietrzak-Wilska Donata Zarzycka Andrzej Wański Anna Spychała 8