Elektroniczny system obiegu dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów
WDMS – biznes uporządkowany
System obiegu dokumentów WDMS to nowoczesne narzędzie, usprawniające proces zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Zapanowanie
nad pokaźnym „bankiem danych” zamkniętych w dokumentach, w sposób
mądry i przemyślany, pozwala skupić się na tym, co dla biznesu jest kluczowe. Właściwa organizacja obiegu dokumentów, ich odpowiednia klasyfikacja
i archiwizacja pozwala skutecznie zwiększyć wydajność, a przez to zaoszczędzić sporą ilość czasu i miejsca, przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków
na prace biurowe.
Oprogramowanie, które Państwu proponujemy wprowadzi do każdej
organizacji nowy standard pracy administracyjnej. System WDMS został
stworzony z myślą o sprawnym i wygodnym zarządzaniu dokumentami oraz
informacjami w celu optymalizacji procesów biznesowych.
»
WDMS to system intuicyjny, elastyczny, skuteczny i dzięki temu POTRZEBNY
wszędzie tam, gdzie liczy się czas i efektywne działanie.
WDMS to biznes UPORZĄDKOWANY.
2
web document management system
Co możesz zyskać?
• Eliminuj papierową formę dokumentu – minimalizuj koszty wydruku i ogranicz czas fizycznego
obiegu dokumentacji
• Zamieniaj na obraz i rejestruj w systemie – ogranicz wydatki na prace biurowe
• Projektuj e-obieg – zapewnij najszybszą ścieżkę akceptacji bez zbędnego przekazywania
formy papierowej
• Nie trać czasu na szukanie – zyskaj błyskawiczny dostęp do dokumentu w oparciu
o zaawansowaną wyszukiwarkę
• Zarządzaj uprawnieniami – zapewnij poufność danym zamkniętym w dokumentach, chroń je przed niepowołanym dostępem
• Kontroluj postępy załatwiania spraw – bądź na bieżąco i monitoruj efektywność działania
poszczególnych pracowników
• Podejmuj trafne decyzje – skorzystaj z raportów, statystyk i błyskawicznego dostępu do informacji
• Załatwiaj sprawy „papierowe” także poza siedzibą firmy – akceptacja dokumentów on-line
przyspieszy proces załatwiania spraw
• Wesprzyj procesy zarządzania jakością – dzięki modułowi TQM standard pracy z dokumentami będzie zgodny z normami ISO
»
Poznaj całą gamę korzyści – umów się na prezentację
i dowiedz się więcej o możliwościach WDMS.
Funkcjonalność
WDMS dzięki modułowej budowie umożliwia
elastyczne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb
użytkownika. Rozwiązania są modelowane
każdorazowo pod Klienta, co gwarantuje
uzyskanie maksimum korzyści jakie daje system.
1.
Elektroniczna rejestracja dokumentów i eliminacja postaci papierowej poprzez zamianę na obraz – dokumenty różnego
typu: faksy, załączniki e-mail, formularze oraz obrazy elektroniczne
dokumentów papierowych zostają zarejestrowane w systemie i opisane za pomocą załączonego formularza elektronicznego złożonego z informacji kluczowych zwanych metadanymi. Dokumenty
oczekujące na zarejestrowanie oczekują na opisanie w tzw. poczekalni, czyli katalogu stanowiącym zbiór dokumentów już zeskanowanych, pobranych z załączników wiadomości e-mail czy faksów.
»
▪ eliminacja postaci papierowej
▪ minimalizowanie kosztu wydruku dokumentów
▪ zebranie wszystkich przychodzących dokumen-
tów do jednej bazy
3.
Wyszukiwanie dokumentów wg kryteriów użytkownika
– tworzenie własnych filtrów wyszukiwania wg zaprojektowanych kryteriów. Filtry działają niezależnie a dodatkową pomocą wyszukiwarki jest okno umożliwiające wyszukiwanie pełnotekstowe.
»
▪
▪
▪
błyskawiczny dostęp do danych poprzez
wyszukiwarkę
łatwiejsze podejmowanie decyzji dzięki
statystykom i raportom
oszczędność czasu na szukanie wersji papierowych w tradycyjnym archiwum
web document management system
3
2.
„Metryka” dokumentu – dla każdego typu dokumentu jest
tworzony indywidualny formularz (administrator systemu
w porozumieniu z odpowiednim pracownikiem dobiera kryteria
i projektuje jego formę w celu zmaksymalizowania funkcjonalności) – w momencie wprowadzenia do ewidencji dokument dostaje „metrykę”, zawierającą kluczowe
dla niego dane.
Funkcjonalnością wspierającą opis dokumentu w procesie rejestracji jest moduł OCR (Optical Character Recognition), którego
zadaniem jest rozpoznanie kluczowych słów identyfikujących zeskanowany dokument. Pozwala to zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces rejestracji.
»
▪
▪
▪
9.
Elektroniczne archiwum – połączenie papierowych wersji dokumentu z ich elektronicznymi odpowiednikami - są
one skanowane, opisywane i przenoszone do systemu komputerowego.
Użytkownik z uprawnieniami Administratora, tworzy strukturę katalogów, a następnie określa za pomocą zdefiniowanych ról dostęp do archiwum, np. administrator tworzy katalog dokumentów
pt. „Faktury kosztowe”, gdzie będą grupowane dokumenty typu
faktura kosztowa. Dostęp do dokumentu będą mieli użytkownicy
poprzez archiwum lub poprzez zadanie oczekujące na realizacje.
»
▪▪ łatwiejsze zarządzanie i archiwizowanie – automatyzacja procesu dzięki
▪▪ wykorzystaniu kodów kreskowych
• stały dostęp do wszystkich lub wybranych rodzajów zarchiwizowanych dokumentów – są widoczne w systemie i przez
to łatwe do odszukania
kompleksowa wiedza o dokumencie w momencie
wprowadzenia do systemu
łatwiejsze wyszukiwanie również wg zaawansowanych
kryteriów
błyskawiczne opisanie parametrami dzięki modułowi OCR
4.
6.
»
»
Baza podmiotów – proces rejestracji dokumentów przebiega równolegle z tworzeniem bazy podmiotów opisanych wg kluczowych danych. Dokumenty trafiające do systemu
zostają podpięte i powiązane z odpowiednim podmiotem, a system gromadzi i porządkuje centralną bazę wszystkich danych dotyczących klientów, dostawców czy partnerów biznesowych.
Obieg spraw – wirtualna teczka, do której są podpinane dokumenty dotyczące danej sprawy, czynności zostają
przypisane do odpowiednich osób, system narzuca terminy i wyznacza moment zamknięcia sprawy.
▪
▪
•
•
▪ dostęp do podmiotów i kontaktów poprzez
wyszukiwarkę
▪ uporządkowana baza wszystkich dotyczących partnerów biznesowych
5.
Workflow (praca grupowa, obieg dokumentu) – automatyzacja procesu przekazywania dokumentów i zadań między
kolejnymi osobami zgodnie z zaprojektowaną wcześniej ścieżką
(modelowanie zadań do wykonania i przypisanie użytkowników).
Wdrożenie takiego systemu zastępuje dokumentację papierową
lub w znaczny sposób ją redukuje. Jednocześnie każda pozostawia trwały ślad w systemie, co ułatwia monitorowanie etapu załatwiania danej sprawy.
7.
Wersjonowanie dokumentu – wersjonowanie danych formularza lub załączników, zapamiętywane są wszystkie
zmiany dokumentu, system rejestruje kto i kiedy dokonał zmian.
Pracownik ma możliwość podglądu historii dokumentu i odtworzenia jego stanu z dowolnego punktu czasowego.
»
»
▪
▪
▪ eliminacja przekazywania dokumentów w formie papierowej –
lepsza organizacja pracy
• redukcja czasu dekretacji dokumentu, lepsze
zarządzanie czasem pracy
• optymalizacja zadań pracowników
administracyjnych,
• monitorowanie ścieżki obiegu dokumentu – wiedza na bieżąco o aktualnym miejscu dokumentu
• komunikaty systemowe informujące o nowym
zadaniu, przypominające o zbliżającym się terminie wykonania – większy komfort pracy, nowy porządek w podejmowaniu działań zgodnie z priorytetem wykonania
delegowanie odpowiedzialności za
konkretne zadanie
raportowanie terminowości załatwienia sprawy
łatwa weryfikacja statusu sprawy
zdefiniowany termin załatwienia
8.
pracownik zawsze pracuje na najnowszej, aktualnej wersji dokumentu
możliwość śledzenia dokonanych zmian, ze wskazaniem
daty i osoby odpowiedzialnej za modyfikację
Dziennik rejestracyjny – dziennik podawczy i nadawczy korespondencji wraz z modułem integracji z Pocztą Polską.
»
▪▪ bieżący rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
▪▪ łatwa komunikacja z Pocztą Polską (zautomatyzowany proces wysyłki dokumentacji)
4
web document management system
Ogólna architektura systemu
ORGANIZACJA
Archiwum
zakładowe
Sekretariat
Oferty, umowy, Poczta, ...
Umowy, CV, Wnioski, ...
Księgowość
Oferty, umowy, ...
Faktury, Umowy, ...
Dokumenty, ...
Rejestracja pism
Tworzenie nowych dokumentów
Tworzenie zadań
Monitorowanie
Klasyfikacja
Nadawanie uprawnień
Wyznaczanie zadań
PROCESY
Sprawa
Weryfikacja sprawy
Tworzenie notatek
Tworzenie innych dokumentów
Wyszukiwanie
Tworzenie bazy kontaktów
Usługi WDMS
Dokumenty, ...
Dekretacja
Obsługa sprawy
Rejestr umów
WDMS Web Client
Miękki HR
Przedsiębiorstwa
współpracujące
Oddziały
Produkcja
Rejestracja dokumentów
ISO ITQM
Dokumenty, ...
Wysłanie odpowiedzi
do kontrachentów
Poczta tradycyjna
Usługi webowe
E-mail
Podpis elektroniczny
WDMS
Search Server
OCR
Faktura elektroniczna
Instrukcja kancelaryjna
Procesy biznesowe
(workflow)
Elektroniczna
skrzynka podawcza
Drukarki
kodów kreskowych
SOA / Web Services
Usługi zewnętrzne
INFRASTRUKTURA
Dział
handlowy
Kadry
Microsoft Office
(lub inne)
ERP
Active Directory
Fax
Microsoft Sharepoint
Aplikacje biznesowe
(XML, SOAP, WebServices)
E-usługi
Skaner
Oprogramowanie biurowe
Systemy bazodanowe
Urządzenia biurowe
5
web document management system
Wdrożenie i modele licencjonowania
Jedną z kluczowych zalet systemu WDMS jest możliwość wyboru formy użytkowania - prosty system licencjonowania lub zamówienie usługi w chmurze – my zapewnimy niezbędną infrastrukturę w jednym z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce – Infomex Data Center.
System licencyjny – wybierz najkorzystniejszy pakiet funkcjonalny dla Twojej firmy.
Tradycyjny system licencjonowania systemu WDMS to dwa pakiety funkcjonalne do wyboru – wersja Standard oraz wersja Enterprise.
Zakup licencji uprawnia do bezterminowego korzystania z wybranego pakietu, tak więc jeśli posiadasz już własną infrastrukturę serwerową ta opcja spełni Twoje oczekiwania.
»
Pakiety i funkcjonalności:
Wersja Standard
• rejestrowanie dokumentów
• formularze elektroniczne
• ścieżki dekretacji i akceptacji dokumentów
• wyszukiwanie wg kryteriów
• zadania pracownika i przypomnienia
• archiwizowanie
Wersja Enterprise:
• rejestrowanie dokumentów
• formularze elektroniczne
• ścieżki dekretacji i akceptacji dokumentów
• wyszukiwanie wg kryteriów
• zadania pracownika i przypomnienia
• archiwizacja
• integracja z innymi systemami firmy
• moduł OCR
• integracja z pocztą elektroniczną
• rozwiązania pod konkretne wymagania Klienta
WDMS w modelu SaaS to rozwiązanie oparte platformę Cloud Computing w Data Center Infomex.
Skorzystaj z abonamentowego modelu użytkowania systemu, bez konieczności inwestowania w sprzęt czy licencje. Dzięki temu koszty
zakupu systemu są rozliczane w formie regularnie płaconego abonamentu. WDMS Cloud to rozwiązanie pozwalające uniknąć czasochłonnej procedury wdrożenia – dzięki temu zyskujesz czas a wszelkie problemy sprzętowe zostawiasz po naszej stronie. Więcej o Data
Center Infomex znajdziesz na www.dcinfomex.pl
Co możesz zyskać?
SaaS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Obniżenie kosztów
Oszczędność czasu na wdrożenie
Ograniczenie wydatków na sprzęt
Najwyższą gwarancję bezpieczeństwa zasobów (nowoczesne Data Center Infomex)
Dostęp on-line non stop
Aktualizacje po stronie administratora
Skalowalność – zwiększanie i zmniejszanie ilości licencji wg potrzeb
Mobilny dostęp do systemu – wygoda pracy
Opieka wykwalifikowanego zespołu inżynierów – helpdesk w systemie 24/7
Chcesz wiedzieć więcej o WDMS Cloud skontaktuj się z naszym
konsultantem: [email protected]
Infomex Sp. z o.o. Dział Oprogramowania Biznesowego | ul. Strażacka 81 43-382 Bielsko-Biała
tel:
fax:
e-mail:
(+48 33) 484 32 00
(+48 33) 475 11 06
[email protected]