Sprawozdanie Rady Nadzorczej z działalności za rok 2009
Transkrypt
Sprawozdanie Rady Nadzorczej z działalności za rok 2009
Maj 2011 Realizując zapisy § 107 pkt. 7 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Ruczaj – Zaborze” Rada Nadzorcza przedkłada sprawozdanie z działalności za rok 2010 Zgodnie z art. 44 Prawa Spółdzielczego oraz § 77 ust. 1 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Ruczaj – Zaborze” Rada Nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością Spółdzielni. W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza pracowała w niepełnym składzie od dnia 24.03.2010 r. do dnia 30.06.2010 r. Członek Rady Nadzorczej, Zofia Bławińska, uchwałą Rady Nadzorczej nr 56/2010 została powołana do pełnienia obowiązków Z-cy Prezesa Zarządu. Od dnia 01.04.2010 r., w związku z wyłonieniem w drodze konkursu Z-cy Prezesa ds. Technicznych mgr Krzysztofa Zagdana Zofia Bławińska powróciła do prac w Radzie Nadzorczej. Z dniem 25.10.2010 r. złożyła rezygnację z pracy w Radzie Nadzorczej. Rada Nadzorcza pracowała w składzie: 1. Henryk Dębiczak 2. Jerzy Górka 3. Bartłomiej Grabowski 4. Krystyna Krutewicz 5. Zbigniew Łaptaś 6. Andrzej Marciniak 7. Józef Orlik 8. Tadeusz Perzanowski 9. Danuta Szewczyk 10.Jerzy Wnuk PREZYDIUM RADY NADZORCZEJ 1. 2. 3. 4. 5. Danuta SZEWCZYK Józef ORLIK Henryk DĘBICZAK Tadeusz PERZANOWSKI Jerzy GÓRKA KOMISJA GZM 1. 2. 3. 4. Jerzy GÓRKA Bartłomiej GRABOWSKI Zbigniew ŁAPTAŚ Jerzy WNUK Przewodnicząca Rady Nadzorczej Z-ca Przewodniczącej Rady Nadzorczej Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Przewodniczący Komisji GZM 2 KOMISJA REWIZYJNA 1. 2. 3. 4. Tadeusz PERZANOWSKI Krystyna KRUTEWICZ Andrzej MARCINIAK Józef ORLIK Rada Nadzorcza powoływała oprócz ww. komisji stałych także komisje czasowe do wykonywania określonych zadań, w tym: Komisję przetargową w składzie: 1. Jerzy GÓRKA 2. Bartłomiej GRABOWSKI 3. Zbigniew ŁAPTAŚ 4. Krystyna Krutewicz 5. Andrzej Marciniak 6. Józef ORLIK Komisję do przeprowadzenia kontroli zakresów czynności pracowników, składników wynagradzania, regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w składzie: 1. Tadeusz PERZANOWSKI 2. Krystyna KRUTEWICZ 3. Andrzej MARCINIAK Komisję do skontrolowania korespondencji w sprawie rozbudowy Samorządowego Przedszkola nr 5 przy ul. Zachodniej 6A i dróg dojazdowych w rejonie ul. Zachodniej w składzie: 1. Krystyna KRUTEWICZ 2. Tadeusz PERZANOWSKI 3. Jerzy WNUK Komisję do przeprowadzenia kontroli zużycia wody ciepłej i zimnej za okres 2009 roku w nieruchomościach Grota Roweckiego 19, 23, 27, 31, rozliczenia wind i oświetlenia w pomieszczeniach wspólnych w składzie: 1. Jerzy GÓRKA 2. Zbigniew ŁAPTAŚ Komisję do przeprowadzenia kontroli kosztów eksploatacji na rok 2010. 1. Krystyna KRUTEWICZ 2. Zbigniew ŁAPTAŚ 3. Józef ORLIK Komisję do kontroli w zakresie współdziałania księgowości z radcą prawnym oraz windykacji długów spółdzielni w składzie: 3 1. Krystyna KRUTEWICZ 2. Jerzy WNUK Komisje kontroli w zakresie działań Zarządu w sprawie uregulowania stanu prawnego działek w składzie: 1. Józef ORLIK 2. Jerzy WNUK Komisję kontroli w zakresie rozpatrywania przez Zarząd wniosków członków Spółdzielni w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym w składzie: 1. Andrzej MARCINIAK 2. Jozef ORLIK 3. Tadeusz PERZANOWSKI Komisję kontroli prawidłowości prowadzenia książek obiektów w składzie: 1. Bartłomiej GRABOWSKI 2. Zbigniew ŁAPTAŚ 3. Jerzy WNUK W okresie sprawozdawczym z funkcji Prezesa ds. Technicznych zrezygnował inż. Antoni Wrona. W okresie od 24.03.2010 r. do 30.06.2010 r. pełniła tę funkcję Zofia Bławińska, oddelegowana przez Radę Nadzorczą. Ogłoszono dwa konkursy na stanowiska Z-cy Prezesa ds. Technicznych. W drugim konkursie wyłoniono Z-cę Prezesa Zarządu ds. Technicznych mgr Krzysztofa Zagdana. Pomimo braku nowego Statutu Spółdzielni Rada Nadzorcza poparła inicjatywę Zarządu zwołania Walnego Zgromadzenia zgodnie z art. 83 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. W wyniku podziału Spółdzielni Mieszkaniowej „Ruczaj-Zaborze” wyłoniła się Spółdzielnia Mieszkaniowa im. Generała Odry przy ul. Rostworowskiego 7 i 9. Do zakresu działania Rady Nadzorczej należało m.in.: 1) uchwalanie planów gospodarczych oraz programów i planów finansowych. Podstawą do uchwalania planów gospodarczych, finansowych oraz ich korygowania były wnioski mieszkańców i ankiety, przeglądy roczne, zalecenia polustracyjne oraz polecenia firm nadzorujących funkcjonowanie urządzeń technicznych i innych. Przy opracowywaniu planów działania Rada Nadzorcza brała pod uwagę również zgłaszane w czasie dyżurów Rady Nadzorczej wnioski i uwagi mieszkańców. 2) nadzór i kontrola działalności Spółdzielni w tym m.in.: ocena stanu przygotowania Spółdzielni do sezonu jesienno-zimowego i wiosenno-letniego, ocena wyników analiz ekonomicznych kosztów dotyczących: 4 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) eksploatacji, podatków od nieruchomości i opłat za wieczyste użytkowanie, wykonanie funduszu płac, zużycia wody ciepłej i zimnej za rok 2009. analiza zadłużeń z tytułu opłat za używanie lokali mieszkalnych, użytkowych, dzierżawy dróg, służebności podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i obciążenia nieruchomości (nabycie gruntu przynależnego do nieruchomości przy ul. Żaków Krakowskich 12), dwukrotna analiza i zatwierdzanie struktury organizacyjnej, zmniejszenie etatów pracowniczych ( z 23 etatów w 2008 r. do 17, 5 etatów w 2010 r.), rozpatrywanie skarg na działalność Zarządu, Rada Nadzorcza rozpatrzyła 7 skarg, na wszystkie skargi udzielono odpowiedzi. składanie Walnemu Zgromadzeniu sprawozdań zawierających w szczególności wyniki kontroli i ocenę sprawozdań finansowych, podejmowanie uchwał w sprawach czynności prawnych dokonywanych między Spółdzielnią a członkiem Zarządu lub dokonywanych przez Spółdzielnię w interesie członka Zarządu oraz reprezentowanie Spółdzielni przy tych czynnościach; do reprezentowania Spółdzielni wystarczyło dwóch członków Rady przez nią upoważnionych. uchwalanie Regulaminu Zarządu, uchwalanie szczegółowych zasad rozliczenia kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania wysokości opłat za lokal, w tym m.in.: a) uchwalenie zmian w „Regulaminie rozliczania kosztów centralnego ogrzewania w Spółdzielni Mieszkaniowej Ruczaj-Zaborze”, b) wprowadzenie zmian do „Regulaminu określającego obowiązki Spółdzielni Mieszkaniowej „Ruczaj-Zaborze” i użytkowników lokali w zakresie napraw wewnątrz lokali”, c) uchwalenie zmian w „ Regulaminie rozliczania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości ( GZM) i ustalania opłat za używanie lokali w SM „Ruczaj-Zaborze”, d) uchwalenie „Regulaminu użytkowania parkingów zamkniętych w nieruchomościach spółdzielni”, e) uchwalenie „ Regulaminu określającego zasady i tryb wyboru przez Spółdzielnię wykonawców robót remontowych, usług oraz wyboru dostawców materiałów”, 10)wybór i odwoływanie członków Zarządu, w tym Prezesa i jego zastępców, 11)rozpatrywanie odwołań od decyzji Zarządu w trybie postępowania wewnątrzspółdzielczego, oraz skarg i wniosków zgłaszanych przez członków Spółdzielni, 12)podejmowanie uchwał w sprawie pozbawienia członkostwa przez wykluczenie członków uporczywie uchylających się od obowiązku uiszczania opłat za używanie lokali lub wykreślenie z rejestru członków oczekujących Spółdzielni, których potrzeby mieszkaniowe zostały zaspokojone 13)uchwalanie regulaminu określającego obowiązki Spółdzielni w zakresie napraw wewnątrz lokali oraz zasad rozliczeń Spółdzielni z członkami zwalniającymi lokal, 5 14)uczestniczenie w lustracjach i kontrolach przeprowadzanych przez uprawnione do tego organy oraz nadzór nad wykonywaniem zaleceń polustracyjnych i pokontrolnych. Ponadto Rada Nadzorcza w okresie sprawozdawczym zajęła się takimi sprawami jak: uchwalenie zmian do Regulaminu Komisji Rewizyjnej, przedłużenie umowy o pracę na czas nieokreślony dla Prezesa Zarządu, analiza ustanowienia służebności przesyłu mediów na rzecz Spółki Komandytowej Zachodnia 21 spółka z o.o., nadzorowanie wraz z Zarządem sprawy uchwalenia zmian do Statutu Spółdzielni, rozpatrzenie wniosku dot. powołania grupy remontowo-konserwatorskiej w Spółdzielni w związku z wnioskiem o obniżenie kosztów zarządu ogólnego spółdzielni. uporządkowanie obciążeń hipotecznych nieruchomości Grota Roweckiego 39,47 i Kobierzyńska 93,99,101. wymiana wodomierzy głównych w nieruchomościach dokonywanie analizy stanu realizacji wniosków i zaleceń Rady Nadzorczej przez Zarząd Spółdzielni. Rada Nadzorcza w ramach swoich funkcji kontrolnych na koniec każdego kwartału dokonywała analizy szczegółowych sprawozdań dot. istniejących zaległości w Spółdzielni i zapoznawała się z informacjami Zarządu o prowadzonych działaniach windykacyjnych. Zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych na dzień 31.12.2010 r. ogółem wzrosły o 10,3% w porównaniu ze stanem z grudnia 2009 roku. 12/2009 – 860.421 zł 12/2010 – 940.962 zł Wzrost zaległości nastąpił miedzy innymi na skutek dopłat do c.o. w rozliczeniu roku 2010 - ( 102.000 zł) Największe zadłużenie występuje w przedziale opłat za okres od 6 miesięcy i więcej w kwocie : 601.750 zł ( 35 osób). Zadłużenie to stanowi 65% wszystkich zaległości dot. lokali mieszkalnych. W kwocie zadłużenia 601.750 zł ( 35 osób) 11 osób posiada zaległości w łącznej wysokości 458.000 zł. W stosunku do tych osób orzeczono wyroki sadowe i prowadzone są egzekucje komornicze. Odzyskiwane, comiesięczne środki z tych egzekucji są niższe niż miesięczne naliczenia opłat, w wyniku tego bardzo szybko wzrasta zadłużenie. Zasądzane koszty sądowe mają również duży wpływ na wzrost zadłużenia. Działania windykacyjne, podejmowane przez Dział Rozliczeń z Członkami, są skuteczne tylko w stosunku do osób posiadających mniejsze zaległości w opłatach. 6 Wg. stanu na dzień 31.12.2010 r. 26 osób korzysta z dodatków mieszkaniowych. W okresie od stycznia do grudnia 2010 roku Zarząd podpisał z 20 osobami ugody dot. spłaty zaległości. W wyniku działań windykacyjnych zaległości czynszowe ustabilizowały się na poziomie 10, 3 % rocznego wymiaru opłat, z czego tylko 5% stanowią zadłużenia bieżące. Kwota zadłużeń powyżej 6 miesięcy zmalała o 24 %. Liczba dłużników zadłużonych powyżej 6 miesięcy zmalała o 3 osoby. Świadczy to o efektywności prowadzonych działań windykacyjnych. Zaległości w opłatach lokali użytkowych na dzień 31.12.2010 r. wynoszą ogółem: 211.480 zł. Zaległości lokali użytkowych w stosunku do grudnia 2009 r. ( 252.426 zł) zmalały mimo , że na skutek zmiany programu komputerowego ilość lokali użytkowych z naliczeniem opłat czynszu od dnia 01.11.2010 r. wzrosła o 39 lokali. Wprowadzenie przez nowozatrudnioną główną księgową zasady rozliczania i ewidencjonowania kosztów zarządu i kosztów mienia na lokale mieszkalne i użytkowe proporcjonalnie do wnoszonych opłat ( zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami podatku dochodowego od osób prawnych) spowodowało, że 13% kosztów zarządu ogólnego obciążane są lokale użytkowe. Ma to istotny wpływ na obniżenie kosztów eksploatacji lokali mieszkalnych. Dotyczy to też kosztów mienia spółdzielni ( koszty podatków, sprzątania, utrzymania terenów zielonych), mienia niegenerującego przychody ( drogi, chodniki, place zabaw, tereny zielone). Przypisanie 13% tych kosztów do lokali użytkowych ma istotny wpływ na obniżenie podatku od przychodów z lokali użytkowych. W zakresie swojego działania Komisja Rewizyjna zajęła się : analiza funduszu płac na 2010 rok, analiza struktury organizacyjnej Spółdzielni, kontrolą planu kosztów zarządu, kontrolą planu kosztów poszczególnych nieruchomości, kontrolą i weryfikację planu kosztów mienia wspólnego, kontrolą w zakresie dotyczącym rozpatrywania przez Zarząd wniosków członków Spółdzielni załatwianych w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym ( § 13 do 17 Statutu Spółdzielni) oraz mieszkańców zamieszkałych w zasobach Spółdzielni. sprawami pracowniczymi ( zakresami czynności pracowników, składnikami wynagrodzenia, regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). W wyniku zmniejszenia stanu ilości zatrudnionych nastąpiła likwidacja zakładowego funduszu socjalnego. sprawami rozbudowy Samorządowego Przedszkola nr 5 przy ul. Zachodniej 6A i dróg dojazdowych w rejonie ul. zachodniej ( sprawę oddano do Sądu). kontrolą Zarządu Spółdzielni w sprawie uregulowania stanu prawnego działek. 7 Komisja GZM uczestniczyła w odbiorach: montażu wymienników płytowych i zasobników cwu. napraw miejscowych dróg asfaltowych, prac remontowych chodników i parkingów, wymiany stolarki okiennej i robót malarskich. doszczelniania płyt elewacyjnych, wymiany kompaktów wysokiej wody. W ramach zakresu działania Komisja Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi : 1. uczestniczyła w opracowywaniu i opiniowaniu planów rzeczowo-finansowych remontów, 2. uczestniczyła w roli obserwatorów w organizowanych przez Zarząd Spółdzielni przetargach na wyłonienie wykonawców robót dot. a) luty 2010 świadczenia usług w zakresie utrzymania czystości w nieruchomościach spółdzielni. b) kwiecień 2010 wymiany drzwi wejściowych na klatkach schodowych, uszczelniania styków płyt elewacyjnych, wymiany okien na klatkach schodowych, malowania klatek, montażu wymienników płytowych w węzłach cieplnych, napędów bram wjazdowych, podestów do klatek schodowych. c) maj 2010 wymiany okien na klatkach schodowych ( powtórny ), montażu wymienników płytowych w węzłach cieplnych ( powtórny ), remontu parkingów i chodników, remontu elewacji budynków, remontu balkonów, wykonania ław kominiarskich, wykonania izolacji ław fundamentowych. d) czerwiec 2010 przebudowy oświetlenia klatek schodowych. wymiany rozdzielni głównych. e) lipiec 2010 wynajmu pawilonu handlowego remontu elewacji budynków ( powtórny), montażu kompaktu wysokiej wody 1 kpl, opracowania dokumentacji technicznej docieplenia 3 budynków, wymiany miejscowej pokryć dachowych, wykonania ogrodzenia stalowego i śmietnika osiedlowego. f) sierpień 2010 dostawy i wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego. dostawy 4 kpl kompaktu wysokiej wody, dokumentacji technicznej docieplenia 3 budynków (powtórny), miejscowego remontu pokryć dachowych ( powtórny), wymiany zasobników na stabilizatory, 8 doszczelnienia złączy płyt elewacyjnych, wymiany okien piwnicznych, remontu pomieszczeń spółdzielni, dodatkowych miejsc parkingowych, remontu balkonów ( powtórny ), miejscowego remontu dróg asfaltowych, wykonania ogrodzenia stalowego i śmietnika osiedlowego ( powtórny ). g) wrzesień 2010 wynajmu pawilonu handlowego ( powtórny), remontu śmietników i drzwi do zsypów, wymiany oświetlenia piwnic, konserwacji i pogotowia technicznego. opracowania dokumentacji technicznej docieplenia 3 budynków ( powtórny), miejscowego remontu pokryć dachowych ( powtórny), wykonania ogrodzenia i śmietnika osiedlowego ( powtórny), wymiany okien piwnicznych, remontu pomieszczeń spółdzielni, wykonania dodatkowych miejsc parkingowych, remontu balkonów, miejscowego remontu dróg asfaltowych ( powtórny), docieplenia stropodachów w 3 budynkach, wykonania map poglądowych nieruchomości spółdzielni, wymiany obróbek blacharskich, rynien i pasów podrynnowych, wymiany drzwi wejściowych do klatek. h) listopad 2010 konserwacji i pogotowia awaryjnego ( powtórny) oświetlenia piwnic ( powtórny), dostawy mebli biurowych, montażu nowych domofonów. Jednym z ważniejszych, a zarazem odmiennym od pozostałych, uciążliwym i przykrym w swojej realizacji uprawnieniem Rady Nadzorczej było wykluczanie ze Spółdzielni członków i wykreślanie członków z rejestru członków. W roku 2010 Zarząd Spółdzielni przedstawił Radzie Nadzorczej do wykreślenia z rejestru członków 2 osoby i do wykluczenia ze spółdzielni 2 osoby. Rada Nadzorcza na mocy swoich uprawnień zakwalifikowała te osoby do rozpatrzenia i tym samym wezwała do złożenia wyjaśnień. Wszystkie te osoby zostały prawidłowo powiadomione i Rada Nadzorcza podjęła stosowne uchwały. W przypadku 2 osób uchwały o wykreśleniu stały się prawomocne, a w przypadku 2 pozostałych trwa sprawa sądowa o uchylenie uchwał o wykluczeniu ze spółdzielni. 9 W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza odbyła 18 posiedzeń Prezydium Rady Nadzorczej i odbyła 15 posiedzeń plenarnych, podczas których podjęła 180 uchwał. Rada Nadzorcza uczestniczyła w szkoleniu dla członków Rady Nadzorczej prowadzonym przez mgr Danutę Koszyk-Ciałowicz, Radcę Prawnego - członka Krajowej Izby Radców Prawnych. Spotkania Rady Nadzorczej odbywały się średnio raz w miesiącu, a członkowie Rady Nadzorczej pełnili dyżury w każdą pierwszą środę miesiąca. Wnioski z dyżurów omawiane były na posiedzeniach plenarnych Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza pomimo rozmaitych nacisków, a nawet prób łamania Regulaminu Walnego Zgromadzenia i stosowania przemocy fizycznej, doprowadziła do przyjęcia projektu Statutu Spółdzielni. Działania niektórych członków Spółdzielni, którzy zgłaszali jawnie niezgodne z obowiązującym prawem wnioski, doprowadziły do narażenia członków Spółdzielni do poniesienia nieuzasadnionych dodatkowych kosztów obsługi Walnego Zgromadzenia. Rada Nadzorcza składa mieszkańcom Spółdzielni Mieszkaniowej „RuczajZaborze”, pracownikom Spółdzielni oraz Zarządowi serdeczne podziękowania za współpracę i współdziałanie w realizowaniu zadań, które wynikają z ustaleń spółdzielczego prawa mieszkaniowego. Serdecznie dziękujemy tym wszystkim, którzy swoimi wnioskami, uwagami, opiniami – niekiedy bardzo krytycznymi- przyczynili się do poprawiania stylu pracy Rady Nadzorczej, a tym samym polepszaniu warunków życia mieszkańców. Utrudnieniem prac Rady Nadzorczej były zaległe zaniedbania ( w tym m.in. brak kontroli działań Spółdzielni w niektórych obszarach w latach ubiegłych), które Rada Nadzorcza korygowała w miarę formalno-prawnych możliwości oraz posiadanych środków. Niełatwym zadaniem było również uzgadnianie niekiedy sprzecznych interesów mieszkańców różnych nieruchomości. Ocenę wyników działalności Rady Nadzorczej pozostawiamy członkom Spółdzielni, którym życzymy- i sobie też - dalszego polepszania mieszkaniowych warunków życia.