Dobrze przygotowany proces wprowadzania zmian może być łatwy i

Dobrze przygotowany proces wprowadzania zmian może być
łatwy i przyjemny.
Jacek Suski Portal www.nf.pl
Wprowadzanie zmian w organizacji nie jest łatwą sprawą o czym przekonał się prawie każdy menedżer
odpowiedzialny za ten proces. Wprowadzając zmianę mamy do czynienia nie tylko z koniecznością jej
przygotowania, ale dodatkowo musimy zmierzyć się z przeciwnościami związanymi z naturą człowieka,
słabościami organizacyjnymi firmy czy problemami związanymi z komunikacją.
Z natury nie lubimy zmian, a już tym bardziej sytuacji w których czujemy się niepewnie lub nie potrafimy
sobie wyobrazić wyników tych zmian.
Wg. Johna P. Kottera – autora „Leading Change” - jednym z głównych elementów wprowadzania
zmiany w organizacji jest stworzenie sytuacji pilności jej wdrażania, dlatego coraz częściej pojawia się
potrzeba posiadania na bieżąco (on-line) różnych informacji biznesowych. Dotyczy to zarówno danych
finansowych, produkcyjnych, sprzedażowych, czy też jakościowych i marketingowych. Bez dostępu do
wiarygodnych danych proces wprowadzania zmian znacząco się wydłuża (typowy czas wprowadzania
zmiany wg. Kottera to okres kilku, czy nawet kilkunastu lat). Wynika to z wielu czynników, z których
najważniejszym jest kultura firmy, czyli określone zachowania pracowników w różnych sytuacjach
biznesowych. Aby je zmienić potrzebne jest pokonanie wielu przeciwności, które pojawiają się podczas
wprowadzania zmiany. Są one wynikiem występowania różnych zależności między uczestnikami procesu
biznesowego lub organizacyjnego.
Na początku jest ono oczywiście zdecydowanie bardziej negatywne, co wynika z niepewności o wynik tych
zmian. Jednakże przy właściwym pokierowaniu procesem wprowadzania zmiany oraz przez właściwe
komunikowanie wyników na różnych etapach wprowadzania zmiany, nastawienie pracowników może się
zmieniać w zależności od wyników tych zmian. Dlatego tak ważne jest wprowadzenie systemu oceny, który
na bieżąco będzie umożliwiał śledzenie postępów w procesie wprowadzania zmian.
Przy tradycyjnych systemach raportingu, bazujących na raportach miesięcznych, czy rocznych
wprowadzanie zmiany trwa bardzo długo i jednym z warunków niezbędnych do skrócenia tego okresu jest
stworzenie systemu bieżącego monitorowania procesu wprowadzania zmiany. Dodatkowym utrudnieniem
jest złożoność samego procesu wprowadzania zmiany. Zmiany mogą być na tyle głębokie i rozległe, że nie
wystarczy nadzorowanie jednego, czy kilku projektów. Wprowadzenie zmiany może za sobą pociągać
konieczność uruchomienia i nadzorowania kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu projektów w różnych
obszarach działalności firmy.
Jednym z elementów współczesnej gospodarki jest szybko zmieniająca się rzeczywistość, co jest widoczne
w wielu obszarach i co wymaga ciągłej obserwacji otoczenia. Jeszcze nie tak dawno wiele można było
zarobić na produkcji i sprzedaży dysków CD, które obecnie wypierane są przez czytniki MP3 oraz MP4.
Podobnie jest z aparatami fotograficznymi, komputerami, które nie starzeją się fizycznie, a bardziej
technicznie. Tym samym niezbędne staje się ciągłe obserwowanie otoczenia, co najłatwiej można wykonać
poprzez bieżącą analizę danych biznesowych lub gospodarczych. Bez takiej analizy może się okazać, że
zostaniemy z towarem, który będzie można tylko wyzłomować.
Podobnie sytuacja wygląda z branżami podlegającymi ciągłej ewolucji jak na przykład przekaz papierowy,
który stopniowo zastępowany jest przez zapis elektroniczny. Firmy, które w porę dostrzegą potrzebę zmian
będą w stanie znaleźć się w nowych warunkach ekonomicznych.
Informacja obecnie nabiera coraz większego znaczenia, w szczególności w procesach zarządczych.
Właśnie dlatego wiele danych dotyczących procesów biznesowych powinno docierać do kierownictwa
firmy, również dlatego, aby decyzje w przypadkach wystąpienia odchyleń były podejmowane na
odpowiednich szczeblach. Zlekceważenie różnych sygnałów ostrzegawczych - na przykład jakościowych –
może prowadzić do utraty dobrego imienia firmy, a w najgorszym przypadku do reperkusji finansowych.
Konkurencja z kolei zrobi wszystko, aby wykorzystać każdą nadążającą się okazję do podważenia
wiarygodności naszej firmy.
Podczas wprowadzania zmian ważne jest wypracowanie właściwych zasad i procedur postępowania, które
pozwolą nam na osiągnięcie sukcesu – w tym temacie naprawdę nie warto odkrywać Ameryki, bo czasami
firmy nie stać na to aby tracić czas na eksperymentowanie.
Podczas wprowadzania zmian warto skorzystać ze sprawdzonych wskazówek bazujących na ośmiu
etapowym procesie, który wg. Johna P. Kottera obejmuje:
1. Stworzenie potrzeby pilności – które może się pojawić po przeprowadzeniu i porównaniu
z konkurencją aktualnej sytuacji firmy lub organizacji i sprowadza się do przeprowadzenia analiz
bazujących na dostępnych danych (raporty, analizy, sprawozdania).
2. Utworzenie koalicji wprowadzającej zmianę – niezbędne jest stworzenie grupy ludzi lub
pracowników, którzy będą w stanie przeprowadzić zmiany w firmie lub w organizacji.
3. Rozwój wizji i strategii – polega na określeniu kierunków w których firma powinna podążać, wraz
z przygotowaniem strategii wprowadzania tych zmian.
4. Komunikowanie wizji zmiany – polega na przeprowadzeniu szerokiej akcji informacyjnej wśród
wszystkich uczestników procesu wprowadzania zmiany, a ponadto niezbędne jest stworzenie modelu
oczekiwanych zachowań pracowników lub członków organizacji.
5. Wyzwolenie szeroko pojętych działań na rzecz wprowadzania zmiany – w pierwszej kolejności
niezbędne jest usunięcie wszystkich przeszkód, a ponadto konieczne jest wprowadzenie zmian w
istniejących strukturach i systemach.
6. Stworzenie krótkookresowych zwycięstw – w celu osiągnięcia właściwego nadzoru nad procesem
wprowadzania zmiany warto okresowo planować i oceniać widoczne postępy skuteczności
wprowadzania zmiany. A ponadto wskazane jest wynagradzanie ludzi lub pracowników, którzy
ewidentnie przyczyniają się do tych zwycięstw.
7. Konsolidowanie zysków i tworzenie kolejnych zmian – po przeprowadzeniu oceny etapu
przejściowego wprowadzania zmiany warto planować i wprowadzać kolejne zmiany, które będą
umacniać dotychczasowe osiągnięcia. Z tego też powodu warto zatrudniać, promować i rozwijać
ludzi, którzy są w stanie wprowadzać zmiany.
8. Utwierdzenie nowego podejścia w kulturze firmowej/organizacyjnej – celem nadrzędnym
wprowadzania zmian powinno być nakierowane działań firmy na klienta, wzrost produktywności
czy lepsze i efektywniejsze zarządzanie. Dlatego wszystkie wprowadzane zmiany warto utrwalać w
firmie poprzez zmianę jej kultury (zmianę procedur, instrukcji, norm czy zachowań).
W większości przypadków proces wprowadzania zmiany to okres trwający od kilku miesięcy do nawet
kilku lat, a jego długość i czas trwania w dużym stopniu zależy od wielkości organizacji oraz od rodzaju
zmian.
Zmiany mogą być uruchamiane w różnych sytuacjach, z których najczęstsze przykładu w praktyce
biznesowej obejmują:
 - zmiana profilu działalności firmy,
 - zmiana organizacji procesów biznesowych,
 - zmiana procedur jakościowych,
 - wprowadzanie nowego, udoskonalonego produktu,
 - organizacja kampanii reklamowej nowego produktu,
 - zmiana struktury organizacyjnej firmy,
 - wprowadzanie systemu budżetowania w firmie,
 - wprowadzenie nowego oprogramowania komputerowego (systemu zarządzania klasy ERP, CRM,
CAQ).
Każda innowacja to nowość i jej wprowadzaniu towarzyszy proces zmian, który warto uporządkować oraz
unormować. Warto to zrobić, ponieważ bez podjęcia ryzyka wprowadzania innowacji nasza firma może
wypaść z rynku lub też może stracić swoją pozycję konkurencyjną.