PKWD 2014 Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym (regulamin)

Fundacja Solidarności
Międzynarodowej
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji
ZASADY UCZESTNICTWA W KONKURSIE GRANTOWYM 2014/2015
4 VIII 2014 r.
1.Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji (zwany dalej Programem) jest wspólną inicjatywą Polski i Kanady,
zarządzaną przez Fundację Solidarności Międzynarodowej, zwaną dalej Fundacją. Celem programu jest zwiększenie
zaangażowania mieszkańców Ukrainy w tworzenie skutecznych, praworządnych i cieszących się zaufaniem instytucji
demokratycznych, szczególnie samorządów lokalnych i niezależnych mediów. Program umożliwia wykorzystanie przez
Ukrainę polskich doświadczeń transformacyjnych oraz budowanie systemowej współpracy między polskimi i
ukraińskimi instytucjami publicznymi i organizacjami obywatelskimi. Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji
jest współfinansowany w ramach programu współpracy rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP oraz
Kanadyjskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Handlu i Rozwoju (DFATD). W ramach programu realizowane są
wspólne polsko-ukraińskie projekty, wyłonione w drodze Konkursu Grantowego, zwanego dalej konkursem. Projekty są
realizowane na terenie Ukrainy, ale mogą również zawierać elementy realizowane na terenie innych krajów.
2. Podmioty uprawnione do udziału w konkursie
2.1. Do konkursu mogą przystąpić zarejestrowane w Polsce stowarzyszenia, fundacje lub osoby prawne i jednostki
organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej
Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i
wyznania, spełniające jednocześnie cztery poniższe warunki:
● działające we współpracy z partnerami z Ukrainy,
● posiadające co najmniej trzyletnie doświadczenie z lat 2009-2014 w realizacji projektów w państwach
Partnerstwa Wschodniego,
● posiadające doświadczenie gospodarowania środkami publicznymi1 w kwocie nie mniejszej niż 100 tys. zł w
2
skali jednego wybranego roku kalendarzowego z lat 2011-2014 ,
● publikujące na ogólnodostępnej stronie internetowej swój statut (równorzędny dokument) oraz aktualne roczne
sprawozdania merytoryczne i finansowe.
2.2. W konkursie nie może uczestniczyć podmiot:
● pozostający w stanie likwidacji lub podlegający zarządowi komisarycznemu lub który zawiesił swoją
działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze,
● wobec którego zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne,
● jeśli wobec członka organu zarządzającego podmiotu orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z
dysponowaniem środkami publicznymi, został on prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w celu
osiągnięcia korzyści majątkowych,
● który nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub należnych podatków,
● Fundacja, która nie dopełniła ustawowego obowiązku sprawozdawczości wobec właściwego ministra za
ostatnie trzy lata,
● organizacja pożytku publicznego, która nie dopełniła obowiązku złożenia sprawozdania w Departamencie
Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej za ostatnie trzy lata,
● w którym pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w
organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych
funkcji przez Ministra Spraw Zagranicznych.
3. W konkursie możliwe jest wnioskowanie o dofinansowanie w wysokości:
● wysokość dofinansowania jednego projektu od 150 tys. zł do 300 tys. zł w przypadku projektów rocznych,
które będą realizowane od zawarcia umowy o dofinansowanie (~listopad 2014 r.) do 30 listopada 2015 roku,
● wysokość dofinansowania jednego projektu od 500 tys. zł do 850 tys. zł, w przypadku projektów
modułowych, które będą realizowane od zawarcia umowy o dofinansowanie (~listopad 2014 r.) do 30
listopada 2016 roku.
1
w rozumieniu art.5 ust.1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 (Dz.U z 2013 poz.885 ze zm.) oraz środki pochodzące ze zbiórek
publicznych
2
sprawozdania z realizacji zadań ze środków publicznych zostały zaakceptowane
W uzasadnionych przypadkach termin realizacji projektu może być przedłużony o dwa miesiące.
4. Konkurs podzielony jest na dwie ścieżki grantowe:
● Demokracja lokalna - łączna suma dofinansowania 5,4 mln zł (w tym do 2,4 mln zł na projekty modułowe w
latach 2015-2016),
● Niezależne media - łączna suma dofinansowania 3,1 mln zł (w tym do 1,6 mln zł na projekty modułowe w
latach 2015-2016).
W przypadku projektów, których realizacja przewiduje wsparcie w różnych ścieżkach grantowych, należy wskazać na
etapie składania wniosku, której ścieżki grantowej projekt dotyczy w większym stopniu. O skierowaniu wniosku do
danej Komisji Grantowej decyduje Zarząd Fundacji.
Wysokość dofinansowania dla poszczególnych ścieżek grantowych może ulec zmianie przy zachowaniu łącznej sumy
dofinansowania. W razie potrzeby dopuszcza się możliwość ogłoszenia dodatkowej rundy konkursu grantowego.
5. Terminy składania wniosków
5.1. Wnioski składane są dwuetapowo. W pierwszym etapie składane są wnioski wstępne (listy intencyjne)
rozumiane w niniejszym konkursie jako pierwsza oferta realizacji projektu, sporządzona według wytycznych z
regulaminu konkursu. W drugim etapie składane są wnioski pełne, stanowiące rozwinięcie wniosku wstępnego i
rozumiane w niniejszym konkursie jako druga oferta realizacji projektu składana przez wnioskodawców wyłonionych
przez Komisję Grantową po ocenie wniosków wstępnych sporządzona według wytycznych z regulaminu konkursu.
5.2. Terminy składania wniosków:
• wnioski wstępne (listy intencyjne): do 8 września 2014 r. do godz. 13.00
• wnioski pełne: 30 dni od dnia ogłoszenia wyników oceny wniosków wstępnych na stronie internetowej Fundacji
Solidarności Międzynarodowej www.solidarityfund.pl
5.3. O dotrzymaniu terminu decyduje:
• data zarejestrowania w elektronicznym generatorze wniosków ( pkwd.solidarityfund.pl )
oraz
• data nadania pocztą wersji papierowej wydrukowanego z generatora wniosków i podpisanego przez
3
upoważnionego przedstawiciela wnioskodawcy Oświadczenia wnioskodawcy o zgłoszeniu wniosku do
konkursu grantowego lub data doręczenia osobistego w/w oświadczenia do biura Fundacji (wyłącznie
w dni robocze w godzinach 11:00-15:00).
6. Dofinansowanie będzie przyznawane wyłącznie na projekty, które spełniają jednocześnie następujące
warunki:
6.1. realizowane są przez podmiot uprawniony do udziału w konkursie,
6.2. realizowane są na rzecz Ukrainy,
6.3. realizowane są na terenie Ukrainy i ewentualnie zawierają elementy realizowane na terenie innych krajów (patrz
punkt 1.1),
6.4. realizowane są w ścisłej współpracy z partnerem/partnerami z Ukrainy,
6.5. dotyczą celu programu określonego w punkcie 1.1. regulaminu oraz co najmniej jednego z celów tematycznych
Polsko-Kanadyjskiego Programu Wsparcia Demokracji:
A. Wzmocnienie zdolności wspólnot i władz lokalnych do świadczenia usług publicznych i do prowadzenia
skutecznej polityki z wykorzystaniem przejrzystych mechanizmów opartych na współuczestnictwie.
A1. Zwiększenie udziału mieszkańców w planowaniu strategicznym i świadczeniu usług publicznych z
uwzględnieniem równego traktowania płci.
A2. Wzrost zaangażowania mieszkańców w proces decyzyjny i dialog publiczny uwzględniający równe
traktowanie płci. Rozwinięcie i zinstytucjonalizowanie mechanizmów konsultacji publicznych.
Zwiększenie świadomości społecznej na temat reform.
A3. Zwiększenie zdolności lokalnych liderów (mężczyzn i kobiet) do osiągania lepszych rezultatów
3
W przypadku, gdy osoba podpisująca Oświadczenie nie jest wymieniona w odpowiednim rejestrze jako uprawniona do składania oświadczeń woli
w imieniu organizacji, należy dołączyć zgodną z oryginałem kopię upoważnienia dla tej osoby, podpisaną przez osobę upoważnioną do składania
oświadczeń woli.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
2
swojej aktywności obywatelskiej i do ich zaangażowania w realizację reform.
B. Zwiększenie roli mediów lokalnych w przekazywaniu niezależnej, wszechstronnej, uwzględniającej równe
traktowanie płci oraz przystępnej informacji dotyczącej lokalnej polityki i reform.
B1. Wzmocnienie roli mediów w dyskusji na temat polityki i reform na szczeblu lokalnym z
uwzględnieniem równego traktowania płci.
B2. Budowanie wzajemnego zrozumienia między mieszkańcami różnych regionów Ukrainy.
6.6. Projekty w ramach obszaru tematycznego wymienionego w punkcie 6.5.A. mogą zakładać m.in.
tworzenie/aktualizację strategii lokalnych, budowanie/aktualizację mechanizmów partycypacyjnych uwzględniających
zasady równego traktowania, przygotowanie systemu szkoleń dla radnych i pracowników samorządowych,
przygotowanie materiałów metodycznych, prowadzenie programów edukacyjnych itp.
7. Ograniczenia dotyczące liczby składanych wniosków
7.1. Każdy podmiot uprawniony do udziału w konkursie może złożyć nie więcej niż 5 wniosków wstępnych (listów
intencyjnych).
7.2. Każdy podmiot, którego wnioski wstępne (listy intencyjne) zostały zakwalifikowane do drugiego etapu konkursu
może złożyć nie więcej niż dwa wnioski pełne stanowiące rozwinięcie zaakceptowanych wniosków wstępnych.
8. Kryteria formalne oceny wniosków
Z oceny merytorycznej Zarząd Fundacji wyłącza wnioski:
● złożone po terminie,
● złożone przez podmioty nie uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie (punkt 2 regulaminu),
● niekompletne (w tym brak wersji zarejestrowanej w elektronicznym generatorze wniosków, brak wersji
papierowej wydrukowanego z generatora wniosków i podpisanego ręcznie przez upoważnionego
przedstawiciela wnioskodawcy Oświadczenia wnioskodawcy o zgłoszeniu wniosku do konkursu grantowego,
brak/niekompletność obowiązkowych załączników i wymaganych linków do statutu, sprawozdania rocznego i
bilansu),
● nie dotyczące Ukrainy,
● przekraczające limit maksymalnej liczby wniosków, jakie w konkursie może złożyć jeden wnioskodawca4.
W przypadku pełnych wniosków Zarząd Fundacji wyłącza ponadto wnioski:
● nie posiadające wymaganego wkładu własnego (minimum 5% wartości projektu),
● w których łączne koszty administracyjne wnioskodawcy i/lub partnerów polskich przekraczają 15% wartości
projektu,
● w których wnioskowana kwota jest niezgodna z możliwą wysokością dofinansowania (patrz punkt 3),
● nie posiadające wymaganego partnera z Ukrainy.
9. Kryteria merytoryczne oceny wniosków wstępnych (listów intencyjnych)
9.1. Adekwatność (40% punktów)
● zgodność z celem Polsko-Kanadyjskiego Programu Wsparcia Demokracji wymienionym w punkcie 1.1. i
celami tematycznymi wymienionymi w punkcie 6.5. (20%),
● zgodność planowanych działań z potrzebami odbiorców oraz sytuacją polityczno-społeczną i specyfiką
kulturową Ukrainy/regionu docelowego (20%).
5
9.2. Doświadczenie wnioskodawcy (60% punktów)
● dotychczasowe doświadczenie wnioskodawcy w realizacji projektów międzynarodowych w państwach
Partnerstwa Wschodniego, a zwłaszcza w Ukrainie,
● dotychczasowe zaangażowanie we wsparcie prodemokratycznych przemian w Ukrainie w szczególności w
ciągu ostatniego roku,
● dotychczasowe doświadczenie wnioskodawcy w realizacji projektów, których cele tematyczne były
4
decyduje kolejność zarejestrowania ostatecznej wersji wniosku w generatorze
Doświadczenie wnioskodawcy oceniane jest w przypadku wniosków wstępnych, które uzyskały co najmniej 50% możliwych do uzyskania punktów
w kategorii Adekwatność.
5
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
3
●
●
zbliżone do celów tematycznych konkursu wymienionych w punkcie 6.5.,
dotychczasowe doświadczenie wnioskodawcy w gospodarowaniu środkami publicznymi,
dotychczasowa współpraca wnioskodawcy z MSZ i Fundacją w szczególności pod względem realizacji
zawartych umów (wyłącznie na etapie posiedzenia Komisji Grantowej).
10. Kryteria merytoryczne oceny wniosków pełnych
10.1. Adekwatność (40% punktów)
● zgodność z celem Polsko-Kanadyjskiego Programu Wsparcia Demokracji wymienionym w punkcie 1.1. i
celami tematycznymi wymienionymi w punkcie 6.5. (15%),
● zgodność planowanych działań z potrzebami odbiorców oraz sytuacją polityczno-społeczną i specyfiką
kulturową Ukrainy/regionu docelowego (25%).
10.2. Trwałość (20% punktów)
● wpływ projektu na trwałe zmiany na poziomie lokalnym i/lub centralnym.
10.3. Efektywność/operacyjność (20% punktów)
● dobór i realny udział partnera/partnerów w planowaniu, realizacji i ewaluacji projektu,
● dobór proponowanych działań, środków i metod projektowych w odniesieniu do zakładanych rezultatów i
celów projektu, realność realizacji projektu przy zakładanym harmonogramie,
● kwalifikacje kluczowych osób zaangażowanych przez wnioskodawcę do realizacji projektu.
10.4. Gospodarność (10% punktów)
● stosunek kosztów projektu do rezultatów, zasadność i racjonalność wysokości poszczególnych pozycji
kosztowych,
● wysokość wkładu własnego,
● proporcjonalność wydatków i wkładu własnego do zaangażowania partnerów.
10.5. Współczesne technologie informacyjne (5% punktów)
● efektywne wykorzystanie współczesnych technologii informacyjnych dla osiągnięcia celów projektu, np.
nauczanie na odległość, telekonferencje, transmisja wydarzeń przez internet, wykorzystanie mediów
społecznościowych do rekrutacji uczestników.
10.6. Wspieranie równości płci i awansu społeczno-ekonomicznego kobiet (5% punktów)
11. Harmonogram konkursu
● 4 sierpnia 2014 r. - ogłoszenie konkursu,
● 8 września 2014 r. do godz. 13:00 - rejestracja elektronicznej wersji wniosku wstępnego (listu intencyjnego) w
generatorze wniosków on-line i wysłanie/doręczenie podpisanego ręcznie oświadczenia o zgłoszeniu wniosku
wstępnego (listu intencyjnego),
● 30 dni od ogłoszenia rezultatów wyboru wniosków wstępnych (listów intencyjnych) – rejestracja elektroniczna
wersji wniosku pełnego w generatorze wniosków on-line i wysłanie/doręczenie podpisanego ręcznie
oświadczenia o zgłoszeniu wniosku pełnego ,
● od ~1 listopada 2014 r. do 30 listopada 2015 r.6 - realizacja projektów rocznych,
● od ~1 listopada 2014 r. do 30 listopada 2016 r.7 - realizacja projektów modułowych,
● do 15 grudnia 2015 r. – złożenie sprawozdania z realizacji projektu,
● do 15 grudnia 2016 r. - złożenie sprawozdania z realizacji drugiego modułu projektów modułowych.
12. Wymagania dotyczące wniosku grantowego
12.1. Wniosek wstępny/pełny należy wypełnić on-line w generatorze wniosków na stronie: pkwd.solidarityfund.pl
Należy wypełnić wszystkie rubryki formularza. W przypadku, gdy rubryka nie dotyczy wniosku należy wpisać: NIE
DOTYCZY.
12.2. Obowiązkowym załącznikiem w formacie PDF do wersji elektronicznej wniosku wstępnego w przypadku
organizacji powołanych w oparciu o umowy państwo-kościół nie posiadających numeru KRS jest potwierdzona za
zgodność z oryginałem kserokopia aktu powołania/ustanowienia instytucji.
6
7
W szczególnych przypadkach dopuszcza się możliwość wydłużenia realizacji projektu do 30 stycznia 2016 r.
W szczególnych przypadkach dopuszcza się możliwość wydłużenia realizacji projektu do 30 stycznia 2017 r.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
4
12.3. Obowiązkowymi załącznikami w formacie PDF do wersji elektronicznej pełnego wniosku są listy od partnerów
zagranicznych uczestniczących w planowaniu i realizacji projektu (mogą to być wydruki faksowe, wydruki skanów w
językach: ukraińskim, rosyjskim, angielskim, krymskotatarskim lub polskim).
12.4. Ostateczną wersję wniosku należy zarejestrować w generatorze wniosków nie później niż w terminie
wskazanym w punkcie 5.2 niniejszego regulaminu.
12.5. W tym samym terminie, czyli wskazanym w punkcie 5.2 niniejszego regulaminu (decyduje data stempla
pocztowego) jeden egzemplarz wersji papierowej wydrukowanego z generatora wniosków i podpisanego ręcznie przez
upoważnionego przedstawiciela wnioskodawcy Oświadczenia wnioskodawcy o zgłoszeniu wniosku do konkursu
grantowego (bez żadnych załączników) należy przesłać pod adres:
Fundacja Solidarności Międzynarodowej
ul. Bagatela 10 lok. 23a
00-585 Warszawa
z dopiskiem ”Ukraina 2015”
lub doręczyć osobiście do biura Fundacji (wyłącznie w dni robocze w godzinach 10:00-14:00)
Fundacja Solidarności Międzynarodowej
ul. Bagatela 10 lok. 23a (II piętro, domofon 123 ) 00-585 Warszawa
13. Warunki finansowe
13.1. Koszty powinny być realistyczne i dobrze uzasadnione.
13.2. Łączne koszty administracyjne wnioskodawcy i/lub partnerów polskich nie mogą stanowić więcej niż 15%
8
wartości projektu .
13.3. Koszty prowadzenia działań przez partnera/partnerów ukraińskich mogą być wyszczególnione w pełnym wniosku
w pozycji „działanie 8” o nazwie np. „koszty działania partnera/partnerów ukraińskich” i powinny uwzględniać wydatki
ukraińskiego partnera/partnerów proporcjonalnie do roli w projekcie.
9
13.4. W każdym wniosku należy wykazać wkład własny stanowiący minimum 5% wartości projektu (w postaci
wkładu finansowego i/lub rzeczowego i/lub pracy wolontariuszy). Planując budżet należy unikać nadmiernego
obciążenia wkładem własnym partnerów z Ukrainy.
13.5. Wkład własny nie może pochodzić ze środków programu MSZ RP “Polska Pomoc” (zarówno z dotacji bieżących,
jak i sfinansowanych w latach poprzednich) i/lub innych komórek organizacyjnych MSZ RP. Wkładem własnym nie
mogą być także wydatki poniesione przez indywidualnych uczestników projektu.
13.6. Nie można łączyć wolontariatu z wynagrodzeniem np. trenera, eksperta, autora (to znaczy, że np. trener
prowadzący warsztat nie może być jednocześnie pracownikiem i wolontariuszem).
13.7. Wnioskodawca nie może zlecać wykonania projektu (w całości i w części, w tym poszczególnych działań,
podmiotom nie ujętym we wniosku jako partnerzy).
13.8. Działania w ramach projektu nie mogą zakładać regrantingu. Mogą natomiast dotyczyć sfinansowania działań
lokalnych, których ostateczny kształt zostanie określony np. w wyniku konkursu.
13.9. Koszty ewaluacji projektu są kosztami programowymi. Koszty ewaluacji są kosztami kwalifikowanymi
programowymi, jeśli nie przekraczają 5% wartości projektu.
13.10. Koszty zarządzania i monitoringu wewnętrznego projektu są kosztami administracyjnymi.
13.11. Koordynatorzy powinni być związani z działalnością organizacji. Swoją pracę mogą wykonywać na podstawie
umowy wolontariackiej lub umowy o pracę lub umowy zlecenie. W przypadku niezdolności do pracy lub nieobecności
koordynatora przez okres dłuższy niż 14 dni wnioskodawca będzie zobowiązany wskazać osobę zastępującą
koordynatora.
13.12. Zatrudnianie koordynatora projektu dodatkowo w innym charakterze w projekcie (np. jako trenera, tłumacza,
autora publikacji) musi być opisane we wniosku lub wymaga odrębnej zgody Fundacji.
13.13. Wysokość wydatków finansowanych beneficjentom projektu przyjeżdżającym do Polski nie powinna
przekraczać wysokości diet, limitów za nocleg, które przysługują Polakom przy wyjazdach do krajów o kosztach życia
podobnych do Polski (np. do Czech, Litwy).
13.14. W ramach konkursu finansowane mogą być wyłącznie koszty niezbędne do zrealizowania projektu.
13.15. W ramach konkursu nie będą finansowane:
8
9
W projektach modułowych dotyczy odrębnie każdego roku.
W projektach modułowych dotyczy odrębnie każdego roku.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
5
● koszty poniesione przed i po terminie określonym w umowie dofinansowania,
● zakup nieruchomości (grunty, budynki) z wyjątkiem przypadków, w których jest to konieczne dla bezpośredniej
●
●
●
●
realizacji projektu. W takim przypadku prawo własności musi być przekazane beneficjentowi, tj. podmiotowi,
który będzie wykorzystywał rezultaty projektu i/lub będzie odpowiedzialny za trwałość jego efektów,
niezwłocznie po zakończeniu danego działania.
zadłużenie i koszt obsługi zadłużenia, straty związane z wymianą walut,
zakup środków trwałych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., Nr
152, poz. 1223 z późn. zm. (art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy) na rzecz wnioskodawcy z wyjątkiem projektów, w
których zakup środków trwałych został ujęty w opisie projektu oraz budżecie, nie przekracza 5%
dofinansowania, a realizator projektu zobowiąże się wykorzystywać zakupione środki trwałe do kontynuacji
działań zainicjowanych w ramach projektu lub działań zbliżonych,
koszty leczenia,
studia wykonalności.
14. Opis działań (dotyczy wniosku pełnego)
14.1. Projekt powinien być podzielony na minimum 2 działania oraz ewaluację (w przypadku projektów modułowych
dotyczy każdego roku). Każde działanie powinno mieć tytuł jednoznacznie opisujący działanie (np. 4 szkolenia
metodyczne w Łucku dla 4x25 ukraińskich nauczycieli; opracowanie i wydanie publikacji „Gospodarka komunalna w
praktyce”; wizyta studyjna 12 ukraińskich dziennikarzy na 5 dni roboczych do Polski). Nie należy traktować np. dojazdu
na szkolenie czy przygotowania materiałów jako odrębnego działania.
14.2. W opisie działań należy obowiązkowo zawrzeć:
● dla wizyt studyjnych, szkoleń, seminariów: informacje o uczestnikach, sposób rekrutacji uczestników, język
komunikacji z uczestnikami, informacja o trenerach, ekspertach itp., ramowy program (tematy, metody pracy),
liczbę dni/godzin szkolenia,
● dla publikacji: tytuł, język, zawartość merytoryczną (np. konspekt, spis treści), format, objętość, nakład,
autorów, sposób dystrybucji, sposób publikacji (np. druk/pdf), łączny koszt egzemplarza (wszystkie koszty
związane z publikacją bez kosztów administracyjnych/nakład) ewentualnie redaktora, tłumacza.
14.3. W ramach jednego działania następujące kategorie kosztów powinny w miarę możliwości występować w jednej
pozycji budżetu:
● przejazdy międzynarodowe uczestników (jednostka: osoba lub przejazd grupy lub km np. w przypadku
wynajmowania mikrobusu),
● przejazdy międzynarodowe trenerów/ekspertów itp. (jednostka: osoba lub przejazd lub km w przypadku
przejazdu samochodem),
● indywidualne przejazdy lokalne (jednostka: km lub średnio na osobę),
● wyżywienie i zakwaterowanie (jednostka: osobodzień),
● wynagrodzenie trenerów, ekspertów, wykładowców (jednostka: godzina, dzień pracy zespołu trenerów i
ekspertów).
Koszty ubezpieczenia podróżnego proszę dołączyć do pozycji dotyczących przejazdów międzynarodowych lub/i
lokalnych.
Rozbicie w/w kosztów można zawrzeć w kolumnie budżetu „kategoria kosztów/pozycja” i/lub w opisie projektu.
15. Współpraca partnerska w planowaniu i realizacji projektu
15.1. W ramach konkursu nie ma ograniczeń co do liczby partnerów uczestniczących przy realizacji danego projektu.
Partnerzy powinni mieć realny udział w planowaniu i realizacji projektu potwierdzony listem, o którym mowa w punkcie
12.3.
15.2. W każdym projekcie wymagany jest udział co najmniej jednego lokalnego partnera zagranicznego z Ukrainy (nie
może nim być polska placówka dyplomatyczna, oddziały instytucji publicznych polskich czy krajów rozwiniętych).
15.3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach partnerem w projekcie może być organizacja niezarejestrowana lub
nieformalna grupa osób.
15.4. Zaangażowanie partnerów w projekcie ma charakter niedochodowy - partner projektu nie może czerpać zysków z
uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone i niezbędne
koszty udziału partnera w przedsięwzięciu.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
6
15.5. Jeżeli wnioskodawca zakłada przekazywanie środków finansowych na poszczególne działania projektowe
partnerowi z kraju beneficjenta, musi poinformować o tym we wniosku, a po podpisaniu umowy grantowej z Fundacją
wnioskodawca zobowiązany jest do zawarcia z tym partnerem pisemnej umowy jednoznacznie określającej zasady i
warunki partnerstwa. Umowa może być zawarta wyłącznie z partnerami posiadającymi osobowość prawną i powinna
zawierać co najmniej: cel partnerstwa, obowiązki stron projektu, zadania i obowiązki partnera w związku z realizacją
projektu, plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego, zasady komunikacji i
przepływu informacji w partnerstwie, zasady podejmowania decyzji w partnerstwie i zasady sprawozdawczości.
15.6. Za realizację projektu odpowiedzialny jest wnioskodawca. Zgodnie z umową na nim spoczywają podstawowe
obowiązki wobec Fundacji, takie jak np. realizacja i rozliczenie projektu.
16. Poszanowanie praw człowieka, przeciwdziałanie dyskryminacji
16.1. Działania w ramach projektu będą służyły poszanowaniu i przestrzeganiu praw człowieka, wspierały równość płci,
przeciwdziałały wszelkim formom dyskryminacji, w szczególności ze względu na pochodzenie etniczne, wyznanie,
niepełnosprawność, płeć oraz będą dążyły do awansu społecznego-ekonomicznego kobiet.
16.2. Zadania w ramach projektu muszą być realizowane zgodnie zasadą humanitaryzmu, neutralności, bezstronności
oraz poszanowania niezależności i godności człowieka.
16.3. Realizowane projekty muszą uwzględniać równe traktowanie płci.
16.4. Grantobiorcy i partnerzy zapewnią takie samo zaangażowanie kobiet i mężczyzn w proces podejmowania
decyzji na każdym etapie realizacji projektu. Są także zobowiązani do traktowania kobiet jako równoprawnego członka
zespołu realizującego projekt.
17. Ochrona środowiska naturalnego
17.1. Zadania realizowane w ramach dofinansowanych projektów muszą zapewnić dbałość o środowisko naturalne i
zrównoważone użytkowanie zasobów naturalnych.
17.2. Realizatorzy projektu są zobowiązani zgłaszać Fundacji działania mające potencjalnie negatywny wpływ na
środowisko naturalne.
18. Ewaluacja w ramach projektu
18.1. Ważnym elementem projektu jest ewaluacja wewnętrzna projektu dokonana przez partnerów zaangażowanych w
projekt w wybranym przez nich obszarze/obszarach projektu.
18.2. Ewaluacja powinna zostać zaplanowana w momencie składania wniosku.
18.3. Ewaluacja projektu jest odrębnym działaniem w projekcie (działanie nr 9 – w formularzu wniosku pełnego).
19. Procedura wyboru wniosków
19.1. Ocena i wybór wniosków odbywa się w oparciu o “Zasady opiniowania i wyboru wniosków (2014)” Fundacji
Solidarności Międzynarodowej. Zasady są uchwalane przez Zarząd Fundacji i uzgadniane z Ministerstwem Spraw
Zagranicznych RP.
19.2. Fundacja rejestruje wnioski i informuje wnioskodawców o ich otrzymaniu za pośrednictwem poczty elektronicznej.
19.3. Zarząd Fundacji podejmuje decyzję o wyłączeniu z dalszych prac wniosków nie spełniających warunków
formalnych. Lista wniosków wyłączonych z oceny merytorycznej publikowana jest na stronie Fundacji.
19.4. Oceny wniosków wstępnych oraz wniosków pełnych zgodnie z kryteriami merytorycznymi dokonuje Komisja
Grantowa.
19.5. Rekomendując dofinansowanie wniosku pełnego Komisja Grantowa ma prawo do zalecenia modyfikacji zakresu
działań i/lub budżetu oraz może upoważnić Zarząd Fundacji do szczegółowej weryfikacji budżetów i opisów projektów
oraz uzgodnienia z wnioskodawcą stosownych modyfikacji przed podpisaniem umowy dofinansowania.
19.6. Decyzję o przekazaniu środków na realizację zadań na podstawie ocen i rekomendacji Komisji podejmuje Zarząd
Fundacji. Decyzja Zarządu jest ostateczna.
19.7. Wyniki konkursu zostaną ogłoszone a umowy o dofinansowanie projektów podpisane z organizacjami
wyłonionymi w drodze konkursu pod warunkiem zlecenia Fundacji przez MSZ RP w roku 2015 zadania pozwalającego
na sfinansowanie programu.
19.8. Lista rankingowa wniosków wstępnych i wniosków pełnych poddanych ocenie merytorycznej wraz z punktacją
publikowana jest na stronie Fundacji.
19.9. O podjętych decyzjach Fundacja niezwłocznie informuje wnioskodawców za pośrednictwem poczty
elektronicznej.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
7
19.10. Na wniosek wnioskodawcy i/lub Sekretarza Komisji Zarząd Fundacji ze względu na szczególne warunki
polityczne w regionie, do którego adresowany jest dany projekt (a w szczególności - bezpieczeństwo beneficjentów i
realizatorów projektu) może podjąć decyzję o nie zamieszczaniu informacji o projekcie na liście wniosków wyłączonych
z oceny merytorycznej oraz liście rankingowej.
19.11. Na wniosek wnioskodawcy Koordynator Programu może przekazać informację o przyznanej liczbie punktów i
kluczowych uwagach Komisji Grantowej do wniosku.
20. Obsługa finansowo-księgowa dofinansowania
20.1. Obsługa finansowa dofinansowania będzie wymagała:
● wyodrębnienia rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi środków z dofinansowania PolskoKanadyjskiego Programu Wsparcia Demokracji,
● wydzielenia odpowiednich pozycji w księgowym planie kont,
● przechowywania wszystkich dokumentów finansowych w jednym odrębnym segregatorze, oddzielnie od
innych dokumentów finansowych nie związanych z dofinansowaniem,
● księgowania wydatków na bieżąco po otrzymaniu dokumentów finansowych.
20.2. Dofinansowanie wypłacane jest zgodnie z indywidualnie ustalonymi harmonogramami wypłat.
20.3. Przy realizacji projektu, prowadzeniu księgowości, a także administrowaniu środkami grantobiorca zobowiązany
jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w Polsce.
20.4. Organizacje, które otrzymają dofinansowanie, będą zobowiązane do udziału w szkoleniu z zakresu obsługi
finansowo-księgowej dofinansowania.
21. Obowiązki informacyjne, wykorzystanie współczesnych technologii informacyjnych
21.1. Realizatorzy projektu (grantobiorca i partnerzy) będą zobowiązani do informowania o źródle dofinansowania
projektu w materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych
dotyczących projektu oraz umieszczania znaku graficznego programu polskiej współpracy rozwojowej oraz Fundacji na
materiałach wykorzystywanych w ramach projektu, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i
edukacyjnych.
21.2. Realizatorzy projektu będą zobowiązani do informowania o przebiegu i rezultatach projektu m.in. na stronach
domowych realizatorów projektu, stronach tematycznie powiązanych z projektem oraz w mediach społecznościowych.
Pierwsza informacja o projekcie powinna zostać opublikowana nie później niż 14 dni od podpisania umowy. Informacja
po każdym zakończonym wydarzeniu wraz ze zdjęciem powinna być opublikowana na stronie domowej organizacji i
partnera nie później w ciągu 10 dni od zakończenia działania.
21.3. W przypadku nie wywiązywania się z obowiązku informowania opisanego w punktach 21.1 i 21.2 Fundacja
wezwie pisemnie realizatora projektu uzupełnienia informacji w ciągu 14 dni. W przypadku niezastosowania się do
wezwania realizator projektu zapłaci karę umowną w wysokości 1 000 zł.
21.4. W uzasadnionych przypadkach podyktowanych warunkami politycznymi i/lub bezpieczeństwem beneficjentów
i/lub realizatorów projektów i/lub warunkami technicznymi możliwe jest uzyskanie zgody na częściowe lub całkowite
odstąpienie od powyższych wymogów.
22. Sprawozdawczość i procedury kontrolne
22.1. Grantobiorca będzie zobowiązany do składania sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego określonych
w Umowie Grantowej.
22.2. Fundacja, Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP oraz Ministerstwo Spraw Zagranicznych Handlu i Rozwoju
Kanady mają prawo do monitorowania i ewaluacji projektu w trakcie jego trwania, m.in. poprzez obecność przy
realizacji poszczególnych działań, dostęp do wideokonferencji, szkoleń on-line, grup społecznościowych stworzonych
w ramach projektu. Podmioty te są również uprawnione do prowadzenia kontroli merytorycznej i finansowej w
odniesieniu do realizowanego projektu, m.in. poprzez szczegółową kontrolę w siedzibie grantobiorcy dokumentów
finansowych i merytorycznych dotyczących projektu.
Polsko-Kanadyjski Program Wsparcia Demokracji - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym 2014/15
str.
8