FULL TEXT

Komentarze

Transkrypt

FULL TEXT
134
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
Gra symulacyjna – instrument wspomagający
optymalizację procesu realizacji projektów
Monika Konieczny*
Słowa kluczowe: gra symulacyjna, zwinne metodyki zarządzania projektami, optymalizacja,
zarządzanie projektem informatycznym, zarządzanie zmianą
Keywords: simulation game, agile, optimization, IT project management, change management
Synopsis: W ostatnich latach nastąpił intensywny rozwój branży informatycznej. Pomimo coraz
doskonalszych narzędzi i technologii wiele projektów nie zostaje zakończonych sukcesem. Rodzi to
potrzebę ulepszania istniejących procedur, zgodnie z którymi pracuje zespół wytwarzający produkt
(oprogramowanie). Celem niniejszego opracowania jest prezentacja gier symulacyjnych jako innowacyjnego narzędzia wspomagającego optymalizację procesu realizacji projektów, od analizy aż do
wdrożenia zmian.
W ostatniej dekadzie nastąpił intensywny rozwój branży informatycznej. Realizowanych
i wdrażanych jest coraz więcej projektów, o wzrastającym stopniu złożoności. Pomimo
dostępności zaawansowanych technologii odsetek projektów zakończonych w ustalonym
terminie, mieszczących się w zaplanowanym budżecie i spełniających wszystkie wymagania
klienta jest nadal niezadowalający. W kwietniu 2009 r. Standish Group opublikowała raport
CHAOS [(7) http://www.standishgroup.com/]. Celem badania było zgromadzenie danych
statystycznych na temat stosunku procentowego projektów zakończonych pełnym sukcesem
(spełniających wszystkie oczekiwane wymagania, zakończonych w wyznaczonym czasie,
nieprzekraczających ustalonego budżetu) do wszystkich rozpoczętych. W 2009 r. jedynie
32% realizowanych projektów zakończyło się pełnym sukcesem, a aż 24% projektów nie
zostało w ogóle ukończonych.
Z licznych publikacji oraz obserwacji własnych wynika, że źródłem większości problemów nie są technologie czy maszyny, lecz ludzie.
Wiele problemów związanych jest z:
– brakiem efektywnej komunikacji pomiędzy członkami zespołu,
– niekompletną analizą biznesową projektów oraz nieprecyzyjnymi wymaganiami
klienta,
– brakiem zaangażowania klienta w realizację projektu,
– niejasno sformułowanymi celami biznesowymi projektu oraz nieuwzględnieniem potrzeb końcowego użytkownika produktu,
– nieodpowiednimi procedurami zarządzania jakością produktu.
By znaleźć rozwiązanie przynajmniej części problemów, naukowcy nieustannie pracują
nad stworzeniem efektywnych metodyk realizacji projektów oraz optymalizacją istniejących.
Efektem tych prac są metodyki typu agile (SCRUM, Lean, Kanban itp.) oraz usprawnienia w
metodykach PMBoK, Prince2.
-
-
-
-
Wstęp
-
*
Mgr Monika Konieczny, http://altergame.pl
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
135
Optymalizacja procesu zarządzania projektem składa się z kilku faz:
– analiza sytuacji początkowej,
– określenie elementów wymagających poprawy,
– projektowanie nowych procedur,
– weryfikacja i ewaluacja usprawnionego procesu,
– wdrożenie zmian.
Aby usprawnić realizację każdej z powyższych faz, warto zastosować grę symulacyjną.
Jest to forma współzawodnictwa między ludźmi, w której reguły rywalizacji są z góry
ustalone i zaakceptowane przez jej uczestników. Jest przykładem niejednorodnego modelu
symulacyjnego, którego elementami są: uczestnicy gry, model systemu oraz scenariusz gry
[Radosiński, 2001, s. 8]. Ze względu na cel gry można podzielić na afektywne (umożliwiające rozwój umiejętności interpersonalnych, niewymagające złożonej mechaniki) oraz kognitywne (wspomagające proces poznawania złożonych procesów i zjawisk, wymagające
zaprojektowania mechaniki obrazującej poznawane zjawisko). Mechanikę gry (czyli jej
zasady) można dostosować do konkretnych potrzeb zespołu. Podczas rozgrywki uczestnicy
wcielają się w określone role i realizują zdefiniowane cele (prywatne lub wspólne dla zespołu). Gdy celem jest optymalizacja procedur, w pierwszej fazie uczestnicy powinni wykorzystać dotychczasowe procedury, w kolejnych etapach ulepszyć je lub zaprojektować nowe, a
na koniec zweryfikować nowy proces. Dzięki zastosowaniu gry uczestnicy będą mogli
spojrzeć na wybrane zagadnienia z innej niż dotychczas perspektywy (np. z perspektywy
osoby spełniającej odmienną rolę w zespole). Dzięki temu zespół zyskuje możliwość wspólnego wypracowania efektywniejszych metod komunikacji, usprawnienia wykorzystywanych
procedur realizacji projektu oraz zintegrowania się.
Do zobrazowania modelu wykorzystania gry symulacyjnej w optymalizacji procesu realizacji projektu posłuży przykład wdrożenia SCRUM, metodyki typu agile, w zespole
realizującym projekty informatyczne. Zespół ten ma problemy z realizacją projektów spełniających wymagania klienta oraz z dotrzymywaniem ustalonych terminów. Kierownik
projektu nie stosuje żadnych sformalizowanych metodyk zarządzania projektami. Poniżej
przedstawiony zostanie pełen proces optymalizacji, od analizy początkowej sytuacji w
zespole, przez projektowanie zmian, aż po wdrożenie. Podsumowanie zawierać będzie opis
korzyści, jakie przyniosło wprowadzenie zmian w zespole, oraz zalet zastosowania gry
symulacyjnej w procesie optymalizacyjnym.
-
-
-
-
-
Projekt – definicja i cykl życia
W ostatnich lata słowo „projekt” zyskało ogromną popularność. Wysoki poziom ogólności definicji pozwala na nazwanie projektem różnorodnych działań podejmowanych w wielu
dziedzinach. Zgodnie z definicją podawaną przez Słownik języka polskiego PWN jest to
„plan działania; wstępna wersja czegoś; dokument zawierający obliczenia, rysunki itp.
dotyczące wykonania jakiegoś obiektu lub urządzenia” [Słownik języka polskiego PWN].
W przypadku rozpatrywania projektu jedynie w ujęciu informatycznym pojawia się wiele
definicji, o różnym stopniu szczegółowości. „Mianem projektu można określić przedsięwzięcie realizowane w ramach określonej organizacji, które jest przedsięwzięciem nowym,
nietypowym, odmiennym od działań rutynowych, takim, z jakim dana organizacja nie miała
nigdy wcześniej do czynienia” [Pawlak, 2010, s.17]. „Techniczna definicja projektu mówi,
że jest to trwające określony czas dążenie do stworzenia unikatowego produktu lub usługi”
[Philips, 2005, s. 16; http://pmi.org]. Dlatego we wstępnym opisie każdej metodyki można
znaleźć uszczegółowioną definicję, uzupełnioną o listę istotnych kryteriów.
Metodyka Prince2 projekt definiuje jako zarządzane środowisko stworzone, by dostarczyć jeden lub więcej produktów zgodnych z określonymi wymaganiami biznesowymi
[http://www.prince2.com]. Natomiast w przypadku metodyk typu agile przez projekt rozu-
136
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
miana jest określona liczba etapów. W wyniku każdej z nich powstaje działający produkt,
umożliwiający zrealizowanie przez użytkownika zdefiniowanych wcześniej scenariuszy
użycia poszczególnych funkcji, przynoszących wymierną wartość biznesową
[http://www.scrumalliance.org].
Cykl życia projektu w ogólnym ujęciu obrazuje poniższy diagram [Mingus, 2002] .
Rys. 1. Cykl życia projektu (Project lifecycle)
Źródło: opracowanie własne
W zależności od wybranej metodyki poszczególne fazy składają się z odpowiednich etapów i zadań koniecznych do zrealizowania. Głównym celem planowania jest zdefiniowanie
projektu, czyli zebranie szczegółowych wymagań klienta, określenie głównych procesów
decyzyjnych, komunikacyjnych itp., ustalenie harmonogramu, przypisanie zasobów realizujących, opracowanie strategii zarządzania zmianą, ryzykiem oraz podjecie ostatecznej
decyzji o realizacji projektu. W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu prac nad projektem w drugiej fazie następuje jego realizacja, czyli dostarczenie niezbędnych artefaktów i
usług, by w ostatniej fazie ewaluacji można było sprawdzić, czy wytworzone artefakty
spełniają wymagania klienta określone w pierwszej fazie.
Podczas każdej z powyższych faz mogą pojawić cię problemy mające wpływ na wszystkie pozostałe fazy. Dlatego proces optymalizacji należy wprowadzać zarówno w ujęciu
lokalnym (dotyczącym wybranej fazy), jak i globalnym (dotyczącym całego procesu).
-
-
-
-
-
Specyfika projektów informatycznych
W ostatnich latach nastąpił dynamiczny rozwój gospodarczy w wielu dziedzinach. By
móc konkurować na rynku konieczne jest wdrażanie innowacyjnych projektów informatycznych wspomagających codzienną pracę orzedsiębiorstw. Niestety pomimo dostępu do
zaawansowanych technologii liczba projektów zakończonych sukcesem jest nadal niezadowalająca.
Amerykańska grupa Standish, założona w 1985 r. przez J. Johnsona, prowadzi zaawansowane badania, których celem jest określenie najczęstszych przyczyn porażek projektów
informatycznych. Grupa ta co roku publikuje raport CHAOS, będący zestawieniem statystycznym ilości projektów zakończonych w danym roku sukcesem, częściowym sukcesem
lub porażką oraz próbą określenia przyczyn występujących problemów.
Kryzys gospodarczy spowodował spadek o 6,9% wydatków przedsiębiorstw przeznaczanych na aplikacje i usługi IT w 2009 r. Zgodnie z prognozami analityków firmy Gartner
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
137
do 2012 r. firmy z sektora IT nie powrócą do poziomu zysków z 2008 r. [http://gartner.com].
Kryzys jest jednym z silnych czynników motywujących kierowników projektów do optymalizacji procesów tak, by nie tylko móc konkurować z innymi firmami na rynku, ale także
przetrwać kryzysową sytuację na rynku.
Analiza głównych problemów dotyczących prowadzenia projektów
Z licznych publikacji, jak i obserwacji autorki wynika, że główne przyczyny problemów
występujących podczas realizacji projektów nie są związane z technologiami czy maszynami, lecz z ludźmi i nieefektywną komunikacją pomiędzy nimi [http://standishgroup.com].
Istnieje wiele sposobów rozwiązywania odnotowanych problemów poprzez skuteczną
optymalizację procesów. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu realizacji projektu z
jednoczesnym zwiększeniem poziomu zadowolenia klienta.
Optymalizacja procesów zarządzania projektem
-
-
-
-
-
Optymalizacja to zgodnie z definicją opublikowaną w Słowniku języka polskiego PWN
„organizowanie jakichś działań, procesów itp. w taki sposób, aby dały jak największe efekty
przy jak najmniejszych nakładach; poszukiwanie za pomocą metod matematycznych najlepszego, ze względu na wybrane kryterium, rozwiązania danego zagadnienia gospodarczego,
przy uwzględnieniu określonych ograniczeń” [Słownik języka polskiego PWN].
W związku z coraz większą konkurencją i silnie odczuwalnym kryzysem na rynku IT
wiele firm nie ustaje w działaniach mających na celu zoptymalizowanie procesu realizacji
projektów. Głównym ich celem jest minimalizacja czasu i kosztów realizacji zamówienia
klienta przy maksymalizacji satysfakcji klienta.
By proces optymalizacji zakończył się sukcesem, konieczne są:
– dokładna analiza wstępna, która pozwoli na zdiagnozowanie nieprawidłowych/nieefektywnych elementów procesu,
– zaprojektowanie procedur odpowiadających potrzebom zespołu,
– wdrożenie zmian,
– ewaluacja nowych procesów.
Poniżej zamieszczono diagram ilustrujący proces optymalizacji.
138
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
Rys. 2. Proces optymalizacji (Optimization process)
Źródło: opracowanie własne
-
-
-
-
-
Wybrane metody optymalizacji
Istnieje wiele metod optymalizacji, które można wykorzystać podczas poprawiania efektywności procesów realizacji projektu informatycznego przy jednoczesnym zwiększeniu
jakości produktu finalnego.
Możliwe jest zastosowanie takich metod, jak:
– metoda 5WHY – jest to metoda wspomagająca proces wykrywania przyczyn problemów występujących w rozpatrywanym procesie poprzez zadawanie kilku pytań „dlaczego?”. Dzięki takiemu podejściu osoba analizująca przyczynę problemu ma możliwość szybszego jej zidentyfikowania i wyeliminowania (co wpływa na zwiększanie
wydajności procesu) [Taichi, 1988];
– diagram Ishikawy – diagram przyczyn i skutków, ilustruje związki przyczynowskutkowe. Dzięki temu osoba analizująca proces może skuteczniej oddzielić przyczyny od skutków i przeprowadzić globalną analizę złożonego problemu [Bank,
1997];
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
139
– PERT (Program Evaluation and Review Technique) – w tej metodzie projekt wizualizowany jest jako graf skierowany, w którym kolejne wierzchołki to zadania do wykonania, a łuki skierowane prezentują zależności pomiędzy zadaniami. Dzięki temu
możliwe jest zdiagnozowanie procesów będących „wąskimi gardłami” w procesie i
ich usprawnienie [Trocki, Grucza, 2003];
– CPM (Critical Path Method) – metoda ścieżki krytycznej. Jest to podejście umożliwiające zilustrowanie sekwencji procesów oraz określenie najdłuższej z nich, która
wymaga optymalizacji [Kelley, 1961].
Warto wymienić w tym miejscu również filozofię kaizen (jap. kai – zmiana, zen – dobry;
ciągłe doskonalenie). Głównym założeniem tego podejścia jest nigdy niekończący się proces
ulepszania [Maurer, 2007]. Każdy etap produkcji jest nieustannie ewaluowany i ulepszany.
Pracownicy mają możliwość wprowadzania drobnych usprawnień do swojej codziennej
pracy. Dzięki temu cały proces ulega poprawie bez konieczności ponoszenia dużych kosztów
wdrażania zmian.
Gry symulacyjne można z powodzeniem zastosować we wszystkich wyżej opisanych podejściach.
-
-
-
-
-
Gry symulacyjne
Gra to według Słownika języka polskiego PWN „zabawa towarzyska prowadzona według
pewnych zasad; rozgrywka prowadzona między zawodnikami lub zespołami według zasad
określonych regulaminem danej dyscypliny” [Słownik języka polskiego PWN]. Natomiast
gra symulacyjna to rozbudowane połączenie dramy (jednej z najbardziej skutecznych metod
edukacyjno-profilaktycznych, wykorzystujących naturalną skłonność człowieka do wchodzenia w role) oraz gry. Uczestnicy gry mają możliwość wzięcia czynnego udziału w scenkach będących modelami odwzorowującymi rzeczywiste sytuacje. Zawierają one również
stymulujący czynnik rywalizacji [Dallmann-Jones, 1994]. „Gra jest przykładem niejednorodnego modelu symulacyjnego, którego elementami są: uczestnicy, model systemu oraz
scenariusz gry” [Radosiński, 2001, s. 8].
Ze względu cel gry można podzielić na:
– afektywne – umożliwiające rozwój umiejętności interpersonalnych, niewymagające
złożonej mechaniki,
– kognitywne – wspomagające poznawanie złożonych procesów i zjawisk, wymagające
zaprojektowania mechaniki obrazującej poznawane zjawisko.
Ze względu na wpływ decyzji jednego gracza na wyniki pozostałych graczy gry można
podzielić na [Zeigler, 1984]:
– gry ze współdziałaniem – wyniki pojedynczego gracza zależne są od decyzji podejmowanych przez pozostałych graczy. Gry te dzielą się na:
- konkurencyjne – aby osiągnąć wysoki wynik, gracz musi doprowadzić do tego,
by pozostali gracze uzyskali wynik niższy niż on,
- kooperacyjne – wynik pojedynczego gracza uzależniony jest od wyniku całej
grupy,
- mieszane – w których występują zarówno elementy kooperacyjne, jak i konkurencyjne;
– gry bez współdziałania – wyniki gracza są niezależne od decyzji podejmowanych
przez pozostałych.
W procesie optymalizacji warto zastosować gry kooperacyjne. W przypadku zdiagnozowania problemów komunikacyjnych i interpersonalnych należy przygotować grę afektywną,
natomiast gdy poprawy wymaga mechanika procesów – kognitywną.
140
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
Historia gier symulacyjnych
Geneza gier symulacyjnych jest ściśle powiązana z historią militarną świata. Pierwsze
gry były wykorzystywane przede wszystkim do skutecznego edukowania dowódców wojskowych. Podczas gry młodzi adepci sztuki militarnej poznawali strategie, zdobywali umiejętności praktyczne. Dzięki symulacji uczyli się szybciej, mogli testować nowe rozwiązania
w bezpiecznym środowisku – bez ponoszenia wysokich kosztów. Jedną z pierwszych gier
była Wei-Hai (chin. Niebezpieczeństwo), stworzona przez generała Sin Tzu [Cowley, Parker,
1996]. W kolejnych wiekach pojawiały się takie gry, jak Czaturanga czy Taroth. Dopiero w
XIX w. dostrzeżono w grach narzędzie możliwe do zastosowania również i w innych dziedzinach, takich jak ekonomia czy zarządzanie. W ten sposób pojawiły się Money Game czy
Czerwony Tkacz. Gry symulacyjne świetnie sprawdzają się również w branży informatycznej. Są narzędziem pozwalającym na efektywną naukę i wymianę doświadczeń. Na rynku
popularne są zwłaszcza Apollo13 [http://apollo13.pl] czy ChallengeOfEgypt [http://egypt.pl].
Najważniejszą częścią gry jest dyskusja podsumowująca (z ang. debriefing), podczas której uczestnicy mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami, doświadczeniami czy pomysłami.
Końcowa burza mózgów to czas, gdy zespół wypracowuje nowe standardy współpracy i
rozwiązywania problemów możliwe do natychmiastowego wdrożenia.
Zastosowanie gry symulacyjnej – analiza przypadku
By w plastyczny sposób zobrazować możliwości, jakie daje zastosowanie gry symulacyjnej w procesie optymalizacji procedur realizacji projektu, przedstawiona zostanie analiza
przypadku. W pierwszej części opisano początkową sytuację zespołu wraz z charakterystyką
realizowanych projektów i napotykanymi problemami. W kolejnych częściach przedstawiona zostanie wykorzystana gra symulacyjna. Ostatnia z części zawierać będzie analizę podsumowującą przypadku.
-
-
-
-
-
Początkowa sytuacja zespołu
Przedmiotem badań jest młody, niedoświadczony zespół składający się z sześciu osób:
– kierownik projektu – ma niewielkie doświadczenie, ale dużą wiedzę teoretyczną i
ambicje,
– programista 1 – jest pracownikiem z 10-letnim doświadczeniem, miał okazję pracować zgodnie z metodyką Prince2, którą uważa za zbyt rozbudowaną,
– programista 2 – skończył studia, jest to jego pierwsza praca, nie pracował wcześniej
w innym środowisku i zgodnie z inną metodyką,
– programista 3 – jest doświadczonym pracownikiem, chętnie poszerza swoją wiedzę;
uważa, że sposobem na zwiększanie efektywności zespołu jest wprowadzenie metodyki Kanban,
– grafik – jest doświadczonym pracownikiem, który nie lubi pracować w zespole, preferuje samodzielną pracę,
– tester – to osoba nowa w zespole, posiadająca sporą wiedzę teoretyczną, lecz niewiele doświadczenia w pracy w zespole.
Zespół pracuje razem od pół roku, jeden ze zrealizowanych projektów został zakończony
w czasie dwukrotnie dłuższym niż zakładany, klient nie wyraził chęci dalszej współpracy,
drugi projekt został zakończony w zakładanym czasie, ale nie spełniał wszystkich wymagań
klienta, zarówno funkcyjnych, jak i jakościowych.
Głównym celem zespołu jest tworzenie aplikacji internetowych klasy B2B (aplikacje
wspomagające współpracę między partnerami biznesowymi), realizowanych w czasie około
6–9 miesięcy.
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
141
Typowym klientem jest niewielkiej wielkości przedsiębiorstwo (zatrudniające 10–30
osób), działające w branży FMCG (Fast Moving Consumer Goods), współpracujące z 3–6
firmami zewnętrznymi, dla którego jest to pierwsze wdrożenie systemu informatycznego.
Kierownik projektu nie stosuje żadnych sformalizowanych metodyk prowadzenia projektów. W konsekwencji większość projektów nie kończy się w wyznaczonym czasie, nie
spełnia wymagań klienta, ma wiele rażących błędów. Zespół jest coraz bardziej zdemotywowany, nie widzi efektów swojej ciężkiej pracy, zmuszony jest do pracy w nadgodzinach.
Powoduje to spadek jakości wytwarzanego oprogramowania, rodzi konflikty i liczne problemy komunikacyjne.
Kierownik postanawia poprawić sytuację w zespole poprzez optymalizację jego działań.
Wstępna analiza sugeruje wprowadzenie sformalizowanej metodyki prowadzenia projektu.
Konieczne jest dokonanie wyboru pomiędzy Prince2 a SCRUM lub Kanban.
-
-
-
-
-
Zarys zastosowanej gry symulacyjnej
Gra symulacyjna umożliwiająca usprawnienie powyżej opisanego procesu optymalizacji
to autorska gra HydroExtreme [http://altergame.pl]. Akcja gry rozgrywa się w niewielkim
centrum nurkowym oraz pobliskim akwenie (o głębokości ok. 50 m). Podczas gry uczestnicy
wcielają się w role pracowników centrum nurkowego oraz osoby zainteresowanej niebezpieczną wyprawą podwodną. Celem zespołu nurków jest zorganizowanie wyprawy spełniającej wymagania klienta, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości usługi oraz norm
bezpieczeństwa. Klient, pomimo niewielkich umiejętności i braku doświadczenia w nurkowaniu rekreacyjnym, pragnie zejść na dno zbiornika oraz spenetrować wrak samolotu. Każdy
z graczy ma również wyznaczone prywatne zadanie do wykonania, które w wielu przypadkach może przeszkodzić w osiągnięciu wspólnego celu.
Gra składa się z czterech głównych etapów (każdy z nich może składać się z dowolnej
liczby podetapów, w zależności od potrzeb zespołu). Podczas pierwszego etapu uczestnicy
mają zrealizować zadania (np. zebrać wymagania klienta), wykorzystując procedury projektowe, którymi posługują się w swojej codziennej pracy. Mechanika gry (opracowana po
wcześniejszej analizie sytuacji zespołu i wykorzystywanych procedur) jest skonstruowana
tak, by uwypuklić mankamenty stosowanych procedur. Ma to na celu zainspirowanie graczy
do dyskusji, w jaki sposób należy zmienić, zoptymalizować procesy. Po każdym podetapie
gry odbywa się omówienie aktualnej sytuacji, analiza popełnionych błędów i próba zaprojektowania efektywniejszych rozwiązań. Podczas drugiego etapu gracze mają możliwość
poznania alternatywnych metodyk, wypróbowania ich oraz natychmiastowej ewaluacji.
Trzeci etap to czas tworzenia własnego rozwiązania bądź dostosowywania istniejącej metodyki. Ostatnia część gry poświęcona jest weryfikacji ostatecznego rozwiązania oraz pierwszej fazy jego wdrożenia.
Całość odbywa się w nieformalnej, wesołej atmosferze. Ma to zapewnić uczestnikom
poczucie bezpieczeństwa i komfortu. Natomiast element rywalizacji wpływa stymulująco na
ich kreatywność i zaangażowanie.
Poniżej zamieszczono przykładowy opis pierwszego etapu gry (zebranie wymagań klienta).
Kleofas Nieumiałek niebawem obchodzi swoje czterdzieste urodziny. Jego codzienne życie jest spokojne i uporządkowane (jest redaktorem naczelnym w poczytnej gazecie), dlatego
w dniu urodzin postanawia zrobić coś szalonego. Zafascynowany barwnymi historiami o
zatopionych wrakach, postanawia zanurkować w pobliskim akwenie i na własne oczy zobaczyć wrak samolotu z czasów II wojny światowej. Co prawda nigdy wcześniej nie miał
okazji nurkować, od dawna nie uprawiał żadnych sportów (ma nienajlepszą kondycję ogólną), ale jest żądny przygód i ma spory plik banknotów w portfelu. Po krótkich poszukiwaniach znajduje firmę „Spełniamy podwodne marzenia”. Kleofas szybko pakuje do torby
142
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
ręcznik, kąpielówki i wyrusza na wyprawę życia. Jego celem jest udział w ekstremalnej
wyprawie (zejście na głębokość ok. 50 m, umożliwiające dokładne spenetrowanie niebezpiecznego wraku).
Zadanie Kleofasa: przekonanie pracowników centrum nurkowego, by zrealizowali jego
marzenie (nie biorąc pod uwagę jego ewentualnych konsekwencji). Kleofas będzie starał się
ich przekonać, oferując sowitą zapłatę, a gdy to nie poskutkuje, może użyć gróźb (niepochlebny artykuł w gazecie może negatywnie wpłynąć na jej wizerunek). Oczywiście zatai on
przed nurkami brak umiejętności i doświadczenia.
Zadanie zespołu nurków: zebranie kompletnych wymagań projektowych klienta (projekt:
podwodna wyprawa), umożliwiających szybkie i bezproblemowe zrealizowanie wyprawy.
Centrum nurkowe jest w trudnej sytuacji finansowej, dlatego wszystkim zależy przede
wszystkim na satysfakcji klienta, ponieważ może to przynieść długofalową współpracę i dać
rekomendacje, które ułatwią zdobycie nowych klientów.
Przebieg gry – procesu optymalizacji
Podczas pierwszych etapów zespół miał okazję spojrzeć na swoje metody pracy z pewnej
perspektywy. Dzięki zastosowaniu metody 5why podczas dyskusji po dwóch początkowych
etapach udało się zdiagnozować problemy, do których należały:
– nieumiejętne zebranie wymagań klienta skutkujące brakiem kompletnych wymagań
klienta i w konsekwencji błędami w dalszej analizie projektowej,
– brak elementu zarządzania zmianą powodujący kosztowne zmiany w dalszych fazach
realizacji projektu,
– brak komunikacji w zespole rodzący dezinformację i konieczność dodatkowej pracy
przy części zadań
Podczas kolejnych etapów gracze mieli okazję przetestować metodyki: Prince2, Scrum i
Kanban. Zespół odczuł wady i zalety wszystkich trzech podejść. Po kolejnych dyskusjach
Scrum został wybrany jako metodyka, która najbardziej odpowiada potrzebom zespołu.
W ostatniej fazie gry zespół zrealizował cały projekt, działając zgodnie z zasadami określonymi przez Scrum. Wyprawa podwodna zakończona została sukcesem, a klient był
zadowolony ze współpracy z nurkami.
HydroExtreme pozwoliło zespołowi zdiagnozować część istotnych problemów wpływających na efektywność pracy i podjąć decyzję, jaką metodykę należy wprowadzić. Podczas
ostatniej fazy zespół miał okazję poznać główne zasady rządzące Scrumem i wypróbować je
w praktyce. Ostatni etap, zakończony sukcesem, dał członkom zespołu siłę i przekonanie, że
mają duży potencjał i są w stanie dobrze ze sobą współpracować.
-
-
-
-
-
Zalety zastosowania gry symulacyjnej
HydroExtreme jest autorską grą dedykowaną, co pozwala na dostosowanie jej mechaniki
(zasad gry) to potrzeb danego zespołu. Przygotowanie gry rozpoczyna się analizą wstępną
aktualnej sytuacji zespołu. Twórca gry poznaje wtedy zespół, wraz z jego kulturą pracy i
problemami oraz stosowaną metodyką prowadzenia projektu. Daje mu to możliwość stworzenia mechaniki odzwierciedlającej aktualne procedury i scenariusze (ścieżki), które w
przerysowany sposób zobrazują ich wady i braki. Mając do dyspozycji kilka scenariuszy
oraz alternatywne ścieżki, prowadzący grę może efektywnie sterować jej przebiegiem i
wpływać na działania czy decyzje graczy.
Najważniejszą częścią gry są dyskusje podsumowujące każdy z etapów. To w ich trakcie
uczestnicy mają okazję podzielić się swoimi uwagami, spostrzeżeniami i pomysłami optymalizacyjnymi. Dzięki wiedzy i doświadczeniu zdobytych w ostatnich etapach gracze mogą
zaprojektować własny efektywny system zarządzania projektem. Jest to jednocześnie etap
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
143
wstępnego wdrażania nowego systemu. Czynne zaangażowanie w proces tworzenia wpływa
na pozytywniejsze jego przyjęcie, skraca czas wdrożenia zgodnie z teorią zarządzania
partycypacyjnego [Stocki, Prokopowicz, Żmuda, 2008].
Gra pozwala zespołowi na wypróbowanie rozmaitych metod, tak by ostatecznie wybrać
najbardziej optymalne rozwiązanie. Tak podjęta decyzja nie jest podyktowana jedynie
wiedzą teoretyczną, ale też zgodna z doświadczeniami.
Wybór środowiska (centrum nurkowe, podwodna wyprawa) odmiennego od tego, w którym członkowie zespołu pracują na co dzień, ma na celu:
– spojrzenie na aktualne metody pracy z pewnej perspektywy (jaka umożliwia nowe
środowisko), co umożliwia dostrzeżenie ich wad,
– zwiększanie kreatywności pracowników poprzez dodanie współczynnika nietypowości do wykonywanych zadań.
Gra pomaga również w:
– integracji członków zespołu,
– poprawieniu komunikacji w zespole,
– przekazywaniu nowej wiedzy (w tym przypadku na temat metodyk prowadzanie projektów informatycznych oraz nurkowania) w przyjemny sposób,
– lepszym zrozumieniu potrzeb klienta poprzez spojrzenie na projekt z jego perspektywy.
-
-
-
-
-
Podsumowanie
Reasumując, optymalizacja procesu realizacji projektów informatycznych wymaga
skomplikowanych i długotrwałych działań. Największe wyzwanie stanowi trafna analiza
wstępna (zdiagnozowanie nieefektywnych elementów procesu i genezy takiego stanu rzeczy)
oraz proces wprowadzenia zmiany (ze względu na czynnik ludzki i interpersonalny). Sposobem na zwiększenie efektywności prowadzonych prac i przyspieszenie wprowadzenia zmian
jest zastosowanie dedykowanych gier symulacyjnych.
Gra umożliwia:
– interaktywny audyt wewnętrzny (realizowany wraz z zespołem) dotychczasowych
procedur, który umożliwi łatwiejsze określenie niewydajnych elementów aktualnego
procesu,
– zaprojektowanie nowych mechanizmów w kreatywnym środowisku wzbogaconym o
elementy stymulujące,
– weryfikację nowych procesów, poprzez ich zastosowanie w bezpiecznym środowisku
testowym, jakim jest gra.
Gry symulacyjne są elastycznym narzędziem, które można łatwo dostosować do aktualnych potrzeb zespołu projektowego. Mogą być wykorzystywane nie tylko do usprawniania
procesu optymalizacji, ale również podczas projektowania produktów, w celu zwiększania
efektywności komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, do rozwiązywania konfliktów itp. Gra
pozwala na zdobycie nowych umiejętności i udoskonalenie już posiadanych w przyjemnej
atmosferze zabawy oraz przetestowane nowych rozwiązań w bezpiecznym środowisku .
Należy oczywiście pamiętać, że gra nie sprawdzi się w przypadku każdego zespołu, nie
będzie w stanie rozwiązać każdego problemu, niemniej jednak w wielu sytuacjach jest
znakomitym narzędziem uzupełniającym.
Zgodnie ze słowami Plutarcha „Umysł nie jest naczyniem, które należy napełniać, lecz
ogniem, który należy rozniecać”. Gry są narzędziem rozpalającym kreatywność uczestników
i inspirują do tworzenia nowych, efektywnych rozwiązań.
144
M. Konieczny, Gra symulacyjna – instrument wspomagający…
M. Konieczny, Simulation game - a powerful tool helping…
Bibliografia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Radosiński E., (2001) Systemy informatyczne w dynamicznej analizie decyzyjnej, Wydawnictwo
Naukowe PWN, Wrocław.
Pawlak M., (2010), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa.
Philips J., (2005), Zarządzanie projektami IT, Wydawnictwo Helion, Gliwice.
Stocki R., Prokopowicz P., Żmuda G., (2008), Pełna partycypacja w zarządzaniu, Oficyna Wolters
Kluwer, Warszawa.
Mingus N., (2002), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice.
Maurer R., (2007), Filozofia Kaizen. Jak jeden mały krok może odmienić Twoje życie, Wydawnictwo Helion, Gliwice.
Eschenhauer H., Koski J., Osyczka A., (1990), Multicriteria Design Optimization, SpringerVerlag, New York, NY
Kelley J., (1961), Critical Path Planning and Scheduling: Mathematical Basis, „Operations
Research” Vol. 9, No. 3, May–June.
Trocki M., Grucza B., Ogonek K., (2003), Zarządzanie Projektami, PWE, Warszawa.
Taiichi O., (1988), Toyota Production System: Beyond Large-scale Production, Productivity Press,
Portland.
Bank J., (1997), Zarządzanie przez jakość, Gebethner&Ska, Warszawa.
Dallmann-Jones A., (1994), The Expert Educator: A Reference Manual of Teaching Strategies for
Quality Education, Three Blue Herons Pub, Fond du Lac
Zeigler B., (1984), Teoria modelowania i symulacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa.
Cowley R., Parker G., (1996), The Reader's Companion to Military History, Houghton Mifflin
Company, Wilmington, Massachusetts.
Bibliografia elektroniczna
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Słownik języka polskiego, [on line], http://sjp.pwn.pl, [15.11.2010].
http://www.softwareprojects.org/, [online], [12.11.2010].
http://www.prince2.com, [online], [12.11.2010].
http://www.scrumalliance.org, [online], [04.11.2010].
http://altergame.pl, [online], [20.11.2010].
http://pmi.org, [online], [14.11.2010].
http://www.standishgroup.com/, [online], [16.11.2010].
http://gartner.com, [online], [16.11.2010].
http://apollo13.pl, [online], [16.11.2010].
http://egypt.pl, [online], [16.11.2010].
Simulation game - a powerful tool helping in project management
optimization process
-
-
-
-
-
Summary
The IT industry has noted a huge growth during the last decade. The number of
developed project and level of theirs complexity is constantly increasing. Despite the
availability of advanced technology, the percentage of projects completed within the set
deadline, budget and meeting all customer requirements remains unsatisfactory. In April
2009, the Standish Group published CHAOS Report. In 2009, only 32% of projects have
been successfully accomplished, 24% of the projects was a failure. According to numerous
publications and personal observations: the source of most of the problems are not tools nor
technology but people. To find a solution to at least some of the problems, the researches are
constantly trying to create new efficient methodologies and improve existing ones. Agile
methodologies (SCRUM, Lean, Kanban, etc.) and improvements in PMI, Prince2 are the
results of this work. Simulation game might be used to improve the optimization process.
WSPÓŁCZESNE ZARZĄDZANIE 1/2011
CONTEMPORARY MANAGEMENT QUARTERLY 1/2011
145
-
-
-
-
-
The game is a form of competition between people. It is an example of a heterogeneous
simulation model. Elements of the model are the participants, the model of the system and
game scenario. [E. Radosiński, "Komputerowe gry ekonomiczne" p. 8] Game mechanics (the
rules) can be adapted to the specific needs of the team. The players take on the defined roles
and carry out the goals (private ones or the team ones) during the game. The goal of the
game is to make the optimization process more efficient: the current procedures are analyzed
during the first phase - participants should use the current procedures to achieve their goals.
In next stage they should work on improving existing procedures or design new ones. In the
final stage they should use new procedures and verify the new process. To illustrate the usage
of simulation game in the optimization process, an example of introducing SCRUM, agile
methodology, in the team developing IT projects is described.

Podobne dokumenty