instrukcja i1-po-vi-1 - BIP Urząd Miejski Lubliniec

Urząd Miejski
w Lublińcu
INSTRUKCJA
I1-PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Str. 1 /7
Nabór pracowników
Realizator:
Sprawdził:
Zatwierdził:
Imię i nazwisko - stanowisko
Data
Jolanta Bryś – Kierownik Referatu Kadr
Jolanta Rezek - Pełnomocnik d/s SZJ
Edward Maniura - Burmistrz Miasta
Wg. Oryginału
Wg. Oryginału
Wg. Oryginału
Wg. Oryginału
Wg. Oryginału
Wg. Oryginału
Podpis
SPIS TREŚCI
1.0. CEL ............................................................................................................ 2
2.0. PRZEDMIOT............................................................................................... 2
3.0. ZAKRES ..................................................................................................... 2
4.0. DEFINICJE I OZNACZENIA ....................................................................... 2
4.1. DEFINICJE ....................................................................................................................................................................... 2
4.2. OZNACZENIA .................................................................................................................................................................. 3
5.0. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA ................................................. 3
6.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI .......................................... 3
6.1. ZGŁASZANIE POTRZEBY ZATRUDNIENIA I JEJ OCENA....................................................................................................... 3
6.2. NABÓR. ........................................................................................................................................................................... 3
6.3. NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY. .................................................................................................................................... 5
7.0. ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I JEGO OCENA ................................. 5
8.0. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA .............................................................. 5
9.0 DOKUMENTY.............................................................................................. 6
9.1. DOKUMENTY WEJŚCIA .................................................................................................................................................... 6
9.2. DOKUMENTY POWSTAJĄCE W PROCESIE ......................................................................................................................... 6
9.3 DOKUMENTY WYJŚCIA ..................................................................................................................................................... 6
9.4 DOKUMENTY ZWIĄZANE .................................................................................................................................................. 6
9.4.1 Przepisy ................................................................................................................................................................. 6
9.4.2 Dokumenty SZJ ..................................................................................................................................................... 6
9.5
PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW .......................................................................................................................... 6
10. ZAŁĄCZNIKI ............................................................................................... 7
10.1 WZORY FORMULARZY ................................................................................................................................................... 7
10.2 INNE ZAŁĄCZNIKI........................................................................................................................................................... 7
11.0. ZMIANY .................................................................................................... 7
12.0. ROZDZIELNIK.......................................................................................... 7
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Urząd Miejski
w Lublińcu
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Str. 2 /7
1.0. CEL
Celem procesu opisanego w instrukcji jest nabór pracowników posiadających
kompetencje i umiejętności odpowiednie do potrzeb i zadań Urzędu, w sposób zgodny
z przepisami prawa.
2.0. PRZEDMIOT
Przedmiotem instrukcji jest postępowanie podczas zgłaszania potrzeby zatrudnienia
na stanowiskach urzędniczych, przeprowadzania naboru oraz nawiązania stosunku pracy.
3.0. ZAKRES
Instrukcja obowiązuje w Referacie Kadr Wydziału Organizacji oraz w pozostałych
komórkach organizacyjnych Urzędu w odniesieniu do jej przedmiotu.
4.0. DEFINICJE I OZNACZENIA
4.1. Definicje
4.1.1 BIP - Biuletyn Informacji Publicznej.
4.1.2 BEZPOŚREDNI PRZEŁOŻONY PRACOWNIKA – kierownik właściwego referatu lub
naczelnik wydziału; w stosunku do kierowników referatów – naczelnik właściwego
wydziału; w stosunku do naczelników wydziałów, członków zespołów i samodzielnych
stanowisk, w zależności od hierarchicznego przyporządkowania danego wydziału,
zespołu lub samodzielnego stanowiska (zgodnie ze Schematem Organizacyjnym
Urzędu Miejskiego stanowiącym załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Miejskiego) Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz.
4.1.3 NOWINY LUBLINIECKIE – gazeta samorządowa wydawana przez organy Gminy
Lubliniec o nr ISSN 1234 - 5040.
4.1.4 POZYTYWNA OCENA - uzyskanie przez pracownika oceny pozytywnej, w toku
oceniania pracowników Urzędu, zgodnie z instrukcją I2-PO-VI-1.
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Urząd Miejski
w Lublińcu
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Str. 3 /7
4.2. Oznaczenia
B – Burmistrz Miasta.
BPP – bezpośredni przełożony pracownika.
PUP – Powiatowy Urząd Pracy w Lublińcu.
WF – Wydział Finansowy.
ZB – Zastępca Burmistrza.
S – Sekretarz.
ZO – Wydział Organizacji.
ZOK – Referat Kadr.
ZSR – Zespół ds. Obsługi Interesantów i Rady Miejskiej.
F – Skarbnik.
5.0. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
Za wdrożenie i nadzór nad realizacją procesu jest odpowiedzialny Naczelnik ZO.
Za prawidłowe i terminowe wykonanie czynności ponoszą odpowiedzialność komórki
i osoby wymienione w pkt. 6 niniejszej procedury.
6.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI
6.1. Zgłaszanie potrzeby zatrudnienia i jej ocena.
6.1.1 Naczelnicy wydziałów zgłaszają ZB, S lub F potrzebę zatrudnienia pracownika w
podległym wydziale; ZB, S lub F zgłaszają B potrzebę zatrudnienia naczelnika
wydziału. W zakresie komórek organizacyjnych podległych bezpośrednio B potrzebę
zatrudnienia zgłasza się B. Nie zgłasza się potrzeby zatrudnienia naczelnika wydziału
podległego B, członka zespołu podległego B i samodzielnego stanowiska podległego
B.
6.1.2 Potrzebę zatrudnienia zgłasza się w formie WNIOSKU O ZATRUDNIENIE F1I1-PO-VI-1. W przypadku nowotworzonego stanowiska Naczelnik WF sporządza
szacunkową analizę skutków zwiększenia zatrudnienia dla budżetu, biorąc pod
uwagę średnie miesięczne wynagrodzenie pracowników zatrudnionych na podobnych
stanowiskach w danej komórce organizacyjnej Urzędu. ZB lub S opiniuje wniosek i
wraz z finansową analizą przedkłada go B.
6.1.3 B dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia i decyduje o wszczęciu postępowania
konkursowego.
6.2. Nabór.
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Urząd Miejski
w Lublińcu
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Str. 4 /7
6.2.1 Pracownik ZOK oraz BPP, biorąc pod uwagę stanowisko, którego dotyczy nabór
przygotowują OGŁOSZENIE O NABORZE – F2I1-PO-VI-1. Po zatwierdzeniu ogłoszenia
przez ZB lub S lub B pracownik ZOK umieszcza je w BIP, na tablicach informacyjnych
w Urzędzie oraz zamkniętych tablicach na terenie Miasta, a także przekazuje do PUP.
Można również zamieścić ogłoszenie w NOWINACH LUBLINIECKICH oraz innych
mediach.
6.2.2 Oferty zatrudnienia można składać w terminie określonym w ogłoszeniu jednak nie
krótszym niż 10 dni od ukazania się ogłoszenia w BIP. Zamknięte koperty z ofertami,
przyjmuje pracownik ZSR i przekazuje ZOK. W przypadku przesłania oferty pocztą
o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.
6.2.3 Postępowanie przeprowadza komisja w składzie: ZB albo S, BPP biorąc pod uwagę
stanowisko, którego dotyczy nabór oraz Kierownik ZOK. B może wyznaczyć inną
osobę do składu komisji. Przewodniczącego komisji wskazuje B. W skład komisji
konkursowej nie może wchodzić osoba, która jest małżonkiem lub krewnym albo
powinowatym do drugiego stopnia włącznie osoby, której dotyczy nabór, albo
pozostaje wobec niej w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić
uzasadnione wątpliwości, co do jej bezstronności. W przypadku braku możliwości
uczestniczenia w pracach komisji któregokolwiek z jej członków, B powołuje w skład
komisji inną osobę. B może powołać w skład komisji dodatkowo inne osoby
posiadające odpowiednie przygotowanie merytoryczne, mające znaczenie dla
właściwej oceny kandydata, dbając o to, by liczba członków komisji była nieparzysta.
Pracami komisji kieruje jej przewodniczący, przy czym komisja realizuje swoje
zadania, gdy obecni są wszyscy jej członkowie.
6.2.4 Postępowanie składa się z 2 lub 3 etapów - w zależności od ilości kandydatów.
Komisja może zrezygnować z 2 etapu w przypadku niewielkiej liczby kandydatów.
1 etap – ocena ofert, polegająca na zapoznaniu się przez komisję
z dokumentami kandydatów złożonymi w ofertach oraz ustaleniu, które oferty
spełniają kryteria formalne określone w ogłoszeniu. Komisja odrzuca oferty
złożone po terminie. Warunkiem dopuszczenia do dalszych etapów jest
spełnienie wymogów formalnych określonych w ogłoszeniu. Pracownik ZOK
informuje telefonicznie i pisemnie kandydatów dopuszczonych do dalszych
etapów postępowania.
2 etap – rozwiązywanie przez kandydatów testu z wiedzy merytorycznej. Test
przygotowuje Kierownik ZOK, po porozumieniu z BPP, biorąc pod uwagę
stanowisko, którego dotyczy nabór. Do kolejnego etapu dopuszczeni zostają 3
kandydaci, którzy zaliczyli test i uzyskali największą ilość punktów. Za
zaliczenie testu należy uznać udzielenie prawidłowych odpowiedzi na co
najmniej 70% pytań.
3 etap – rozmowa kwalifikacyjna pozwalająca zbadać predyspozycje
i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie powierzonych
obowiązków, ewentualny przebieg dotychczasowej drogi zawodowej,
cele zawodowe. Gdy postępowanie nie obejmuje 2 etapu, pożądaną wiedzę
sprawdza się w toku rozmowy kwalifikacyjnej. Każdy kandydat odpowiada na te
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Urząd Miejski
w Lublińcu
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Str. 5 /7
same pytania, przygotowane w sposób określony dla przygotowania testu.
Każda odpowiedź jest oceniana indywidualnie przez członków komisji w skali
od 0 do 10. Po zakończeniu rozmowy kwalifikacyjnej z danym kandydatem
przewodniczący sumuje ilość punktów. Za zaliczenie rozmowy kwalifikacyjnej
należy uznać uzyskanie co najmniej 70% możliwych do zdobycia punktów.
6.2.5 Gdy postępowanie składa się z 3 etapów komisja wybiera jednego kandydata na
pracownika w drodze głosowania, bezwzględną większością głosów. Członek komisji
może oddać głos tylko na 1 kandydata. Jeżeli nie został wybrany jeden kandydat,
przewodniczący komisji zarządza drugie głosowanie poprzedzone dyskusją i ponowną
rozmową z kandydatami, na których oddano głosy. W przypadku nie wyłonienia
jednego kandydata w drugim głosowaniu nabór uważa się za nierozstrzygnięty.
6.2.6 W przypadku nie zaliczenia przez wszystkich kandydatów jakiegokolwiek z etapów,
nabór uważa się za nierozstrzygnięty.
6.2.7 Niezwłocznie
po
zakończeniu
postępowania
konkursowego
sporządza
się PROTOKÓŁ Z NABORU – F3I1-PO-VI-1 oraz upowszechnia się INFORMACJĘ O
PRZEPROWADZONYM NABORZE – F4I1-PO-VI-1 przez umieszczenie na tablicy
informacyjnej w Urzędzie oraz w BIP przez okres 3 miesięcy. Do osób
uczestniczących w naborze pracownik ZOK wysyła podziękowania za udział w
konkursie wraz z informacją o wynikach.
6.3. Nawiązanie stosunku pracy.
Ostateczną decyzję o zatrudnieniu podejmuje B. Nawiązanie stosunku pracy następuje
na podstawie odrębnych przepisów.
7.0. ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I JEGO OCENA
Analizie podlega ilość i przyczyny nierozstrzygniętych naborów, ilość i przyczyny
niewystawiania POZYTYWNEJ OCENY po pierwszym okresie zatrudnienia, ilość zasadnych
skarg i wniosków dotyczących naboru, wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w
zakresie naboru.
Wyniki oceny wraz z wnioskami są przedstawiane jako dane wejściowe do przeglądu
procesu PO-VI-1.
8.0. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA
Podczas trwania procesu komunikowanie się osób zainteresowanych jest pisemne,
wg ustaleń w Instrukcji oraz ustne.
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Urząd Miejski
w Lublińcu
Str. 6 /7
9.0 DOKUMENTY
9.1. Dokumenty wejścia
WNIOSEK O ZATRUDNIENIE - F1I1-PO-VI-1.
9.2. Dokumenty powstające w procesie
9.2.1
9.2.2
9.2.3
9.2.4
OGŁOSZENIE O NABORZE – F2I1-PO-VI-1.
PROTOKÓŁ Z NABORU – F3I1-PO-VI-1.
INFORMACJA O PRZEPROWADZONYM NABORZE – F4I1-PO-VI-1.
SZACUNKOWA ANALIZA SKUTKÓW ZWIĘKSZENIA ZATRUDNIENIA.
9.3 Dokumenty wyjścia
9.3.1 INFORMACJA O PRZEPROWADZONYM NABORZE – F4I1-PO-VI-1.
9.3.2 UMOWA O PRACĘ.
9.4 Dokumenty związane
9.4.1 Przepisy
9.4.1.1 Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r.,
Nr 223, poz. 1458 ze zmianami).
9.4.1.2 Ustawa z dnia 06 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z
2001r., Nr 112, poz.1198 ze zmianami).
9.4.1.3 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia
2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r., Nr 10, poz. 68).
9.4.1.4 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania
pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r., Nr 50 poz. 398 ze zmianami).
9.4.2 Dokumenty SZJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI PO-VI-1.
9.5
Lp.
1.
Przechowywanie dokumentów
Nazwa i
oznaczenie
dokumentu
WNIOSEK O
ZATRUDNIENIE –
F1I1-PO-VI-1
Liczba egz.
wytworzonych/
Okres
liczba egz.
*
przechowywanych przechowywania
1/1
1 rok
Miejsce
przechowywania/osoba
odpowiedzialna*
Referat ZOK/Pracownik ZOK
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu
Urząd Miejski
w Lublińcu
2.
3.
4.
OGŁOSZENIE O
NABORZE –
F2I1-PO-VI-1
PROTOKÓŁ Z
NABORU – F3I1-POVI-1
INFORMACJA O
PRZEPROWADZONY
M NABORZE – F4I1PO-VI-1
Wydanie VII
z 15.02.2013r.
Nabór pracowników
I1-PO-VI-1
Str. 7 /7
4/1
1 rok
Referat ZOK /Pracownik
ZOK
1/1
1 rok
Referat ZOK /Pracownik
ZOK
1/1
1 rok
Referat ZOK /Pracownik
ZOK
*
dalszy okres i miejsce przechowywania, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
10. ZAŁĄCZNIKI
10.1 Wzory formularzy
10.1.1 WNIOSEK O ZATRUDNIENIE – F1I1-PO-VI-1.
10.1.2 OGŁOSZENIE O NABORZE – F2I1-PO-VI-1.
10.1.3 PROTOKÓŁ Z NABORU – F3I1-PO-VI-1.
10.1.4 INFORMACJA O PRZEPROWADZONYM NABORZE – F4I1-PO-VI-1.
10.2 Inne załączniki
-
11.0. ZMIANY
Lp.
Data
zmiany
Treść zmiany
Identyfikacje zmiany
Zatwierdził
Data
Podpis
12.0. ROZDZIELNIK
Instrukcja wraz z załączonymi wzorami formularzy jest umieszczona w Intranecie na
serwerze Urzędu i dostępna dla wszystkich pracowników.
Instrukcja jest własnością Urzędu Miejskiego w Lublińcu. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością .
UWAGA: Jedyna aktualna użytkowa wersja dokumentu znajduje się w postaci elektronicznej na serwerze Intranetu