Zarządzanie Szpitalem Zintegrowany System Zarządzania Ocena

Zintegrowany System
Zarządzania
Proces:
PR_4
Zarządzanie Szpitalem
Procedura:
Wydanie: 4
Obowiązuje od: 12.08.2013
PR4_P6
Ocena dostawców / wykonawców
Ilość załączników: 4
Strona 1 z 4
1. Cel procedury
Celem procedury jest zapewnienie najwyższej jakości dostaw, usług i robót budowlanych, świadczonych na
rzecz Szpitala Bielańskiego, poprzez ograniczenie udziału w rynku zamówień publicznych nierzetelnych
dostawców / wykonawców.
2. Zakres procedury
Procedura dotyczy osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych umów, zawartych z dostawcami /
wykonawcami, związanych z kluczowymi obszarami działalności Szpitala oraz osób dokonujących zakupów
(dostaw, usług lub robót budowlanych) w tych obszarach.
Na procedurę składają się następujące elementy:
 określenie ramowych kryteriów oceny dostawców / wykonawców,
 wyznaczenie obszarów kluczowych w których dostawcy / wykonawcy podlegających ocenie,
 prowadzenie bieżącej oceny dostawców / wykonawców,
 wykorzystanie wyników oceny w przyszłych zakupach (dostaw, usług i robót budowlanych).
3. Definicje
Podstawowa (pierwsza) ocena dostawców / wykonawców - ocena przeprowadzana podczas dokonywania oceny
ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, polegająca na ich wyborze w oparciu
o postawione warunki udziału w postępowaniu, na podstawie przyjętych kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty.
Ponowna ocena dostawców / wykonawców – bieżąca ocena dokonywana w obszarach kluczowych, w oparciu
o udokumentowane w protokołach odbioru i innych dokumentach związanych z wykonywaniem umowy uchybienia
w realizacji umowy.
Obszar kluczowy – działalność mająca podstawowe znaczenie dla funkcjonowania Szpitala.
Próg tolerancji – liczba przypadków nienależytego realizowania umowy, która skutkuje zastosowaniem sankcji
o których mowa w pkt 6 opisu postępowania (zgodnie z przyjętymi ramowymi kryteriami oceny
dostawców/wykonawców).
Art. 24 ust.1 pkt 1a ustawy Prawo zamówień publicznych (jedn. tekst – Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn.
zm.) - Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: wykonawców, z którymi dany zamawiający rozwiązał
albo wypowiedział umowę w sprawie zamówienia publicznego albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia
publicznego, z powodu okoliczności za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo
wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość
niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy.
Zintegrowany System
Zarządzania
Proces:
PR_4
Zarządzanie Szpitalem
Wydanie: 4
Procedura:
Obowiązuje od: 12.08.2013
PR4_P6
Ilość załączników: 4
Strona 2 z 4
Ocena dostawców / wykonawców
1.
2.
3.
4.
Utworzenie wykazu kluczowych
obszarów w których dostawcy /
wykonawcy podlegają ocenie
Określenie ramowych kryteriów
oceny dostawców / wykonawców
Bieżące przekazywanie informacji procedura
PR4_P5
związanych z nienależytą
realizacją umów kierownikowi
Działu ZP
Prowadzenie rejestru przypadków
nienależytego realizowania umowy Rejestr
zamówień
publicznych
5.
6
7
8.
W
Oi
Bieżący monitoring uchybień i
wzywanie do należytej realizacji
umowy
Utworzenie i bieżące prowadzenie
wykazu podmiotów, które
przekroczyły „próg tolerancji”
Bieżące informowanie o
przypadkach przekroczenia „progu
tolerancji”
Wykorzystanie danych z oceny w
kolejnych procedurach zakupu
– wykonuje zadanie = odpowiada
– odbiera informację
Osoby upoważnione do
dokonywania zakupów o
wartości nie przekraczającej
progu stosowania ustawy Pzp
ZADANIA
N
W
Oi
Wykaz obszarów
kluczowych
N
W
W
Ramowe kryteria oceny
dostawców /
wykonawców
Oi
W
Di
W
Di
Di
ZAPISY
Osoba odpowiedzialna za
realizację umowy w obszarze
kluczowym
Lp.
Kier. Działu Zamówień
Publicznych
UCZESTNICY
Właściwy Zastępca Dyrektora
Dokumenty związane
4. Diagram postępowania
Zgłoszenie nienależytej
realizacji umowy
Wykaz wykonawców,
którzy przekroczyli „próg
tolerancji”
W
Oi
Oi
W
W
W
Di - dostarcza informacji
N - sprawuje nadzór
5. Opis postępowania
1. Kierownik Działu Zamówień Publicznych określa wykaz obszarów kluczowych w których dostawy,
usługi i roboty budowlane podlegają ocenie (Wykaz obszarów kluczowych). Wykaz ten może podlegać
weryfikacji.
2. Kierownik Działu Zamówień Publicznych, wspólnie z osobami odpowiedzialnymi za realizację umów
w obszarach kluczowych, określa ramowe kryteria oceny dostawców/wykonawców wyznaczające „progi
tolerancji”, przekroczenie których może być podstawą do zastosowania sankcji o których mowa w pkt 6 (progi
tolerancji mogą podlegać zmianom).
3. Osoby wyznaczone do realizacji poszczególnych umów na bieżąco przekazują kierownikowi Działu Zamówień
Proces:
PR_4
Zarządzanie Szpitalem
Procedura:
PR4_P6
Ocena dostawców / wykonawców
4.
5.
6.
7.
8.
Zintegrowany System
Zarządzania
Wydanie: 4
Obowiązuje od: 12.08.2013
Ilość załączników: 4
Strona 3 z 4
Publicznych informacje o przypadkach nienależytego wykonywania umowy (na formularzu Zgłoszenie
nienależytej realizacji umowy). Każdy przypadek stwierdzenia nienależytego wykonywania umowy musi być
oparty na konkretnych dowodach, które przechowuje osoba przekazująca informację.
Kierownik Działu Zamówień Publicznych przechowuje oraz rejestruje formularze Zgłoszenie nienależytej
realizacji umowy, poprzez wpis do odpowiedniej rubryki w Rejestrze zamówień publicznych.
Kierownik Działu Zamówień publicznych prowadzi bieżący monitoring zarejestrowanych uchybień
i w przypadku, gdy dostawca/wykonawca dopuści się 2 uchybień istotnych lub 6 uchybień
o mniejszej randze, wzywa go do należytego realizowania zawartej umowy oraz informuje o zagrożeniu jej
rozwiązaniem, w przypadku popełnienia kolejnych uchybień.
Kierownik Działu Zamówień Publicznych zlicza uchybienia wykonawców w realizacji poszczególnych umów i na
podstawie ramowych kryteriów oceny kwalifikuje poszczególne podmioty do odpowiedniej grupy (po
przekroczeniu „progu tolerancji” wpisuje do wykazu podmiotów, które przekroczyły „próg tolerancji” - formularz
Wykaz podmiotów, które przekroczyły „próg tolerancji”):
a) podmiot, z którym należy rozwiązać umowę,
b) podmiot, któremu nie należy wystawiać pozytywnej opinii (referencji), w odniesieniu do danej umowy, na
potrzeby postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających.
Kierownik Działu Zamówień Publicznych informuje właściwe osoby realizujące umowy oraz właściwe osoby
upoważnione do zakupów poniżej progu stosowania ustawy o przypadkach przekroczenia „progu tolerancji”
Dane zawarte w wykazie podmiotów, które przekroczyły „próg tolerancji” (Wykaz podmiotów, które przekroczyły
„próg tolerancji”) wykorzystywane są przy udzielaniu kolejnych zamówień publicznych przez kierownika Działu
Zamówień Publicznych oraz osoby upoważnione do zakupów poniżej progu stosowania ustawy. Kierownik
Działu Zamówień Publicznych (Przewodniczący komisji przetargowej) jest zobowiązany do wykluczenia
z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawców, z którymi zamawiający rozwiązał albo wypowiedział
umowę w sprawie zamówienia publicznego albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia publicznego,
z powodu okoliczności za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie
umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość
niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy.
Osoby upoważnione do zakupów poniżej progu stosowania ustawy nie dokonują zakupów u tych podmiotów
(dopuszcza się możliwość odstąpienia od wykonywania sankcji, gdy podmiot jest jedynym dostawcą lub zakup
u innego podmiotu nie leży w interesie Zamawiającego).
6. Odpowiedzialności i uprawnienia
Zadanie
Uprawniony do:
Odpowiedzialny za:
NAZWA STANOWISKA: kierownik Działu Zamówień Publicznych
Utworzenie wykazu kluczowych obszarów podlegających ocenie
1
2
4
6
7
8
oceny kwalifikującej poszczególne podmioty
Określenie ramowych kryteriów oceny dostawców / wykonawców
Prowadzenie rejestru przypadków nienależytego realizowania
umowy
Prowadzenie wykazu podmiotów, które przekroczyły „próg
tolerancji”
Przekazanie informacji o przypadku przekroczenia „próg tolerancji”
osobie realizującej daną umowę oraz właściwym osobom
odpowiedzialnym za realizację zakupów poniżej progu stosowania
ustawy
Wykorzystanie danych z oceny w kolejnych procedurach zakupu
Zintegrowany System
Zarządzania
Proces:
PR_4
Zarządzanie Szpitalem
Wydanie: 4
Procedura:
Obowiązuje od: 12.08.2013
Ilość załączników: 4
Strona 4 z 4
PR4_P6
Ocena dostawców / wykonawców
NAZWA STANOWISKA: Osoba odpowiedzialna za realizację umowy w obszarze kluczowym
bieżące
przekazywanie
informacji
związanych
z nienależytą realizacją umów kierownikowi Działu ZP
3.
NAZWA STANOWISKA: Osoby upoważnione do dokonywania zakupów o wartości nie przekraczającej progu stosowania
ustawy Pzp
Wykorzystanie danych z oceny w kolejnych procedurach zakupu
8.
7.
Zapisy
L.p.
1
Nazwa formularza
Wykaz obszarów kluczowych
2
Ramowe kryteria oceny dostawców / wykonawców
3
Zgłoszenie nienależytej realizacji umowy
4
Wykaz podmiotów, które przekroczyły „próg tolerancji”
Stanowisko
Kierownik Działu Zamówień
Publicznych
01.08.2013
Pod względem
merytorycznym
z-ca Dyrektora ds.
Ekonomicznych
01.08.2013
Pod względem formalnym
Pełnomocnik Dyrektora ds.
ZSZ
01.08.2013
Opracował
Sprawdził
Data
(zgodność norm serii ISO)
Zatwierdził
Dyrektor Szpitala Bielańskiego
EGZEMPLARZ Rejestrowany Nr________ ( podlega aktualizacji)
Podpis