Z przyjemnością informujemy, że Urząd Gminy Kolbudy, jako jedna

Z przyjemnością informujemy, że Urząd Gminy Kolbudy, jako jedna z 80 jednostek samorządowych
w Polsce, zakwalifikował się w 2010 r. do realizacji Projektu CAF 2006.
Wspólna Metoda Samooceny CAF jest Projektem wdrażanym przez Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych i Administracji współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego PO KL Poddziałanie 5.2.2 „Przygotowanie jednostek samorządu
terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny ( CAF ) w procesie mierzenia potencjału
i dokonań poprzez szkolenie pracowników i pomoc doradczą”.
W dniu 02 lutego 2010 r. Wójt Gminy Kolbudy podpisał umowę z Firmą F5 Konsulting Sp. z o.o.
z siedzibą w Poznaniu, która zapewniła wsparcie w cyklu spotkań konsultacyjnych i szkoleniowych dla
pracowników urzędu w ramach realizacji Projektu.
Czym jest CAF?
Metoda Oceny – CAF 2006 ( ang. Common Assessment Framework) – jest wynikiem
zainteresowania systemami jakości, nowoczesnymi technikami zarządzania, w tym modelami
samooceny. Proces integracji z Unią Europejską spowodował między innymi zawarcie porozumienia
pomiędzy ministrami odpowiadającymi za administrację publiczną w poszczególnych krajach
członkowskich UE w sprawie wykorzystania Wspólnej Metody Oceny CAF w jednostkach administracji
publicznej. CAF jako narzędzie dla jednostek administracji publicznej mające na celu poprawę
zarządzania powstał między innymi po to, aby:
- promować system zarządzania jakością w sektorze publicznym w państwach członkowski UE,
- wspomagać dzielenie się doświadczeniem i dobrymi praktykami,
- wprowadzać działania benchmarkingowe w sektorze publicznym państw członkowskich.
Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz
wprowadzeniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metoda samooceny proponowana w ramach
CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działania Urzędu ( jak i każdej
innej organizacji ) zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię, zarządzania
zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania partnerstw oraz zasobów i procesów
zarządzania zmianą. Umożliwi to systematyczne podnoszenie jakości usług świadczonych przez
Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie, a tym samym spełnienie rosnących oczekiwań oraz przyczyni się do
podejmowania działań usprawniających i proinnowacyjnych.
Wspólna Metoda Oceny CAF zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych
obszarów organizacji pracy urzędu podlegających każdorazowo analizie jego funkcjonowania:
Kryteria potencjału
- przywództwo
- strategia i planowanie
- pracownicy
- partnerstwo i zasoby
- procesy
Kryteria wyników
- wynik działalności w relacjach z obywatelami/klientami
- wyniki działalności w relacjach z pracownikami
- społeczne wyniki działalności
- kluczowe wyniki działalności.
W celu wdrożenia Projektu Wójt Gminy Kolbudy Zarządzeniem Nr 172/2010 powołał Koordynatora
CAF w Urzędzie Gminy Kolbudy, którym została Pani Izabela Kołodko – p.o. Sekretarz Gminy oraz
osobę wspierającą Koordynatora CAF – funkcję tę powierzono Pani Bożenie Lorenc – Inspektorowi
ds. kadr i płac.
Powołany został również Zespół Samooceny w skład, którego weszło 14 pracowników urzędu.
Wdrożenie CAF obejmuje:





kompleksowe doradztwo
szkolenia dla pracowników z zakresu metody CAF 2006
warsztaty samooceny
opracowanie raportów podsumowujących z procesu wdrożenia CAF 2006
wsparcie w procesie implementacji mechanizmów usprawnień, projektów usprawnień
zarządczych
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia
funkcjonowania urzędu, poprzez:
 identyfikację mocnych stron,
 identyfikację obszarów do doskonalenia,
 opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
 możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski
oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),
 przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
I chociaż w metodzie CAF, w dążeniu do stałego doskonalenia, główną uwagę zwraca się na ocenę
wyników działania i określenie jej organizacyjnych uwarunkowań, to ostatecznym celem jest
wspieranie „dobrego rządzenia".
Dziesięć kroków doskonalenia organizacji według metody CAF
Faza 1 - Początek drogi z metodą CAF
Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
- jednoznaczna decyzja kierownictwa podjęta po konsultacji wewnątrz organizacji - określenie zakresu
i podejścia do samooceny - wybór skali ocen - wyznaczenie lidera projektu
Krok 2: Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny
- określenie i realizacja planu komunikacji wzajemnej - stymulowanie zaangażowania personelu w
proces samooceny - przepływ informacji w kontaktach z zainteresowanymi stronami w
poszczególnych fazach
Faza 2 - Proces samooceny
Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
- określenie liczebności grupy samooceny - utworzenie grupy samooceny odzwierciedlającej wszystkie
istotne aspekty organizacji, zgodnie z przyjętym zestawem kryteriów - wybór przewodniczącego grupy
- decyzja o tym, czy członek kierownictwa może uczestniczyć w grupie
Krok 4: Organizacja szkoleń
- informacja i szkolenie zespołu zarządzającego - informacja i szkolenie grupy samooceny przekazanie listy wszystkich istotnych dokumentów przez kierownika projektu - określenie kluczowych
zainteresowanych stron, dostarczanych produktów i usług oraz procesów kluczowych
Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
- podjęcie oceny indywidualnej - wypracowanie konsensusu w grupie - punktacja
Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
Faza 3 - Plan doskonalenia / ustalenie priorytetów
Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia, na podstawie zaakceptowanego raportu
samooceny
- ustalenie priorytetów działań doskonalących - zróżnicowanie działań w ramach realistycznie
zakreślonych horyzontów czasowych - włączenie planu działania w proces kompleksowego
planowania strategicznego
Krok 8: Komunikacja informacji o planie doskonalenia
Krok 9: Implementacja planu doskonalenia
- określenie spójnego podejścia do monitorowania i oceny działań doskonalących, w oparciu o cykl
planuj- wykonaj- sprawdź- popraw. - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde działanie
doskonalące - stałe korzystanie z odpowiednich narzędzi zarządzania
Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF
- ewaluacja działań doskonalących w ramach nowej samooceny
Korzyści z wdrożenia metody CAF 2006
 Usprawnienie systemu zarządzania organizacją w oparciu o FAKTY i rzetelną samoocenę możliwość porównania wyników z kryteriami ustalonymi dla urzędów administracji publicznej
w całej Unii Europejskiej
 Integracja wszystkich istniejących metod zarządzania w organizacji
 Poznanie mocnych i słabych stron funkcjonowania urzędu, a także dobrych praktyk, które
przyczyniają się do rozwoju organizacji
 Rozwiązanie bieżących problemów urzędu i doskonałe efekty w działaniu
 Wdrożenie mechanizmów usprawnień, które poprawią wyniki organizacji
 Wzrost satysfakcji klientów z usług oferowanych przez urząd
 Podniesienie poziomu zaangażowania pracowników i optymalne wykorzystanie ich wiedzy i
umiejętności
 Kompleksowa metoda zarządzania jakością, rekomendowana przez UE oraz Kancelarię
Prezesa Rady Ministrów
Materiały: F5 konsulting Sp. z o.o. w Poznaniu