Audyt w zakresie zadań delegowanych do

Audyt w zakresie
zadań delegowanych
do Samorządów Województw
(PROW 2007-2013)
Rokosowo, 26 maja 2010 roku
Zakres podmiotowy audytów w Osi 4 LEADER
Audyty zrealizowane w SW przez DAW ARiMR
• Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy w zakresie
realizacji działań delegowanych w ramach działania Odnowa
i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013
• Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań
delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej
grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś
LEADER) objętego PROW 2007-2013
• Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy w zakresie
realizacji działań delegowanych w ramach działania
Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej
objętego PROW 2007-2013
Audyty planowane w 2010r. w SW przez DAW ARiMR
• Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy oraz wniosków o płatność
w zakresie realizacji działań delegowanych PROW 2007-2013 przez
Samorządy Województw [np. WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju]
• Audyt systemu kontroli na miejscu (prawidłowości planowania, typowania
i realizacji kontroli na miejscu) w ramach działań delegowanych
Audyty zrealizowane w SW przez DAW ARiMR
– kluczowe ustalenia systemowe –
•
•
•
•
•
•
•
Ryzyko tworzenia sztucznych warunków w celu uzyskania pomocy
Ryzyko podwójnego finansowania
Brak czynnika róŜnicującego w kryterium regionalnym
Brak obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej transakcji
Brak weryfikacji operacji pod względem osiągnięcia celów działania
Błędy w kwalifikowalności kosztów
Ryzyko związane z zapewnieniem śladu rewizyjnego weryfikacji
kwalifikowalności kosztów (racjonalność, konkurencyjność)
• Ryzyko związane z określeniem charakteru działania 4.31 (inwestycyjne lub
nieinwestycyjne)
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013
1) Ryzyko tworzenia sztucznych warunków w celu otrzymania pomocy
Art.5 ust 3 rozporządzenia (WE) nr 1975/2006, „nie dokonuje się Ŝadnych płatności na
rzecz beneficjentów w odniesieniu do których stwierdzono, Ŝe sztucznie stworzyli
warunki wymagane do otrzymania takich płatności, aby uzyskać korzyści sprzeczne
z celami systemu wsparcia.”
Instytucje kultury
• Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w miejscowości X, złoŜył wniosek o przyznanie pomocy
na operację związaną z zagospodarowaniem terenu przy dworcu PKS w miejscowości X.
• Inwestycja realizowana przez GOKSiR nie znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie nieruchomości
wnioskodawcy, a zakres jego działania nie przewiduje prowadzenia działalności inwestycyjnej tylko
ogranicza się do obszaru kształtowania i rozwoju potrzeb kulturalnych, w tym min.: tworzenie warunków
do utrzymania, rozwoju i popularyzacji folkloru, rękodzieła artystycznego i ludowego, itp.
•
Ustalono, Ŝe istnieje ryzyko postrzegania prowadzenia działalności inwestycyjnych przez
instytucję kultury (statutowo do tego celów nie powołanej) jako tworzenie sztucznych warunków
wymaganych do otrzymania pomocy finansowej z EFRROW (w celu zrealizowania przedmiotowej
inwestycji zawarto umowę uŜyczenia pomiędzy Gminą X, a GOKSiR – przedmiotem, której było oddanie
w bezpłatne uŜywanie nieruchomości gruntowych połoŜonych w Gminie X, na realizację zadania celu
publicznego pod nazwą „Zagospodarowanie terenu przy dworcu PKS w miejscowości X”).
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013
2) Ryzyko podwójnego finansowania
Art. 26 ust. 6 Rozporządzenia Komisji (WE) 1975/2006 z dnia 7grudnia 2006r: „prowadzone
kontrole administracyjne powinny obejmować procedury zapobiegające nieprawidłowemu
podwójnemu finansowaniu z innych instrumentów wspólnotowych lub krajowych i zapewnić,
Ŝe łączna otrzymana pomoc nie przekroczy maksymalnych dopuszczalnych pułapów
pomocy.”
Instytucje kultury
• W trakcie przeprowadzonych czynności ustalono, Ŝe w kaŜdym objętym badaniem przypadku,
realizowane operacje przez instytucje kultury będą finansowane z otrzymanych od jst dotacji
celowych (bezzwrotnej pomocy publicznej).
•
Wątpliwości co do sposobu rozliczenia ww. finansowania na etapie składanego wniosku o płatność
i konieczności uzyskania potwierdzenia rozliczenia wydatków EFRROW za pomocą dowodów
księgowych.
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013
3) Brak czynnika róŜnicującego w kryterium regionalnym
Art. 26 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006
Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację:
b) przestrzegania kryteriów selekcji określonych w programie rozwoju obszarów wiejskich;
• Kryteria regionalne ustalone przez Zarządy SW dla oceny projektów sformułowano w taki sposób,
Ŝe spełniają je prawie wszystkie gminy na terenie danego województwa
• Ryzyko, Ŝe realizacja (oddziaływanie) pomocy działania „Odnowa i rozwój wsi” jest stosowana na
terytorium całego województwa bez uwzględnienia zróŜnicowanego stopnia potrzeb lokalnych
społeczności i obszarów wiejskich.
• Ponadto, gdy wszystkie projekty spełniają załoŜone kryterium to ich zatwierdzanie moŜe sprowadzać się
do wyboru operacji według kolejności wpływu, zgodnie z zasadą „kto pierwszy, ten lepszy”, nie zaś tych
które najlepiej uwzględniają potrzeby obszarów wiejskich i pozwoliłyby skutecznie skoncentrować
fundusze na najbardziej potrzebujących beneficjentach i obszarach geograficznych.
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności
i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013
1) Brak obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej transakcji
Art. 75 ust.1 lit. c pkt. i Rozporządzenia RADY (WE) nr 1698/2005:
Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programem i za wdraŜanie go w
efektywny, skuteczny i prawidłowy sposób, w szczególności za (…):
c) zapewnienie, Ŝe beneficjenci oraz inne podmioty zaangaŜowane w realizację operacji są
poinformowani o swoich obowiązkach wynikających z udzielonej pomocy oraz prowadzą
oddzielny system rachunkowości albo korzystają z odpowiedniego kodu
rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją;
• Wzór umowy przyznania pomocy w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania,
nabywanie umiejętności i aktywizacja nie zawiera wymagań, na jakich zasadach LGD mają
prowadzić rachunkowość, celem naleŜytego udokumentowania poniesionych wydatków
kwalifikowanych.
• Ponadto brak jest w rozporządzeniu MRiRW z dnia 23.05.2008r. (z późn. zm.) nałoŜenia na
beneficjentów zobowiązań związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej.
• Jednocześnie stwierdzono, Ŝe zakres kontroli na miejscu nie przewiduje przeglądu spełniania wymagań
KE w tym zakresie.
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności
i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013
2) Brak weryfikacji operacji pod względem osiągnięcia celów działania
Celowość działania 4.31 wg PROW 2007-2013: Działanie zapewni (1) sprawną i efektywną pracę
lokalnych grup działania wybranych w ramach realizacji osi 4 PROW 2007-2013 oraz
(2) doskonalenie zawodowe osób uczestniczących w realizacji lokalnych strategii rozwoju. Działanie
przyczyni się takŜe do (3) budowania kapitału społecznego na wsi, a poprzez to do pobudzenia
zaangaŜowania społeczności lokalnej w rozwój obszaru oraz lepszego wykorzystania potencjału
obszarów wiejskich
• Formułowanie we wnioskach / umowach celów operacji poprzez zakres operacji
→ RYZYKO nieosiągnięcia celu: gdy nastąpi zmiana zakresu operacji w trakcie weryfikacji wniosku
o przyznanie pomocy lub w wyniku aneksowania umowy
• Ocena operacji w ramach działania 4.31 odbywa się przez pryzmat:
▫ spełniania wymagań formalnych (czy koszty mieszczą się w katalogu określonym
w rozporządzeniu MRiRW oraz w limicie środków z umowy ramowej)
▫ w ograniczonym stopniu w aspekcie analizy faktycznych potrzeb (racjonalność, weryfikacja
zgodności z LSR)
▫ brak sprawdzeń w odniesieniu do moŜliwości osiągnięcia celu działania poprzez wybór
zadań najbardziej optymalnych pod względem ekonomicznym i technicznym (ocena
jakościowa operacji)
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności
i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013
3) Błędy w kwalifikowalności kosztów
Art. 26 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006
Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację:
a) kwalifikowalności operacji, dla których wnioskuje się o wsparcie ;
• ryzyko wystąpienia błędów administracyjnych popełnianych przez pracowników SW podczas
weryfikacji kosztów kwalifikowanych, w trakcie weryfikacji wniosku o przyznanie pomocy w
ramach działania (naruszenie przepisów rozporządzenia MRiRW skutkujące zawyŜeniem
lub zaniŜeniem kwoty pomocy ) np.:
o
o
o
o
nieprawidłowe uznanie okresu kwalifikowalności kosztów
niezgodność z katalogiem kosztów kwalifikowalnych
zmiana przez LGD kosztów bez wezwania SW
zatwierdzenie wniosków pomimo niepełnych wyjaśnień LGD
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności
i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013
4) Ryzyko związane z zapewnieniem śladu rewizyjnego weryfikacji
kwalifikowalności kosztów (racjonalność, konkurencyjność)
Art. 26 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1975/2006:
Przeprowadza się kontrole administracyjne wszystkich wniosków o wsparcie i wniosków o płatność;
kontrole te obejmują wszystkie elementy, których kontrola za pomocą środków administracyjnych jest
moŜliwa i stosowna. Procedury wymagają rejestracji podjętych czynności kontrolnych, wyników
weryfikacji i środków podjętych w odniesieniu do rozbieŜności.
Art. 26 ust. 2
Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację:
d) racjonalności zaproponowanych kosztów, które ocenia się za pomocą odpowiedniego systemu
oceny, takiego jak np. koszty referencyjne, porównanie róŜnych ofert lub komitet oceniający.
• brak moŜliwości na poziomie SW odtworzenia toku podejmowania decyzji przez pracowników
weryfikujących i sprawdzających wniosek w kwestii naleŜytego uzasadnienia kwalifikowalności kosztów za
celowe i odzwierciedlające aktualne ceny rynkowe (np. brak notatek słuŜbowych, wyliczeń, wydruków
z komputera dot. porównywania ofert, wskazania ew. baz cenowych)
• niejednolite podejście na poziomie SW, dotyczące kwestii zachowania naleŜytej ścieŜki audytu i śladu
rewizyjnego
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych
w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności
i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013
5) Ryzyko związane z określeniem charakteru działania 4.31 (inwestycyjne lub
nieinwestycyjne)
Art. 26 ust. 4 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006:
Kontrole administracyjne odnoszące się do operacji inwestycyjnych obejmują przynajmniej jedną
wizytację operacji będącej przedmiotem wsparcia lub miejsca inwestycji w celu kontroli jej
realizacji.
• Trudność w klasyfikacji działania 4.31 jako działanie inwestycyjne lub nieinwestycyjne, skutkuje róŜnym
podejściem do kontroli kosztów kwalifikowalnych
• Uznanie działania 4.31 o charakterze nieinwestycyjnym:
▫ brak przeprowadzania wizytacji w miejscu na etapie kontroli administracyjnej wniosku o przyznanie
pomocy
▫ brak obligatoryjnej wizytacji w miejscu na etapie wniosku o płatność pomimo, Ŝe beneficjent widnieje w
Rejestrze Podmiotów Nierzetelnych
• Uznanie działania 4.31 o charakterze inwestycyjnym:
▫ zapisy rozporządzenia MRiRW i umowy dopuszczają realizację zadań inwestycyjnych w ramach
działania, nakładając przy tym na beneficjenta obowiązek zachowania celu operacji przez okres 5 lat od
dnia dokonania płatności ostatecznej
▫ nowelizacja rozporządzenia MRiRW zmieniła zakres wsparcia w odniesieniu do operacji realizowanych
od 2010r. – rozszerzono katalog kosztów o prace remontowe (zadanie typowo inwestycyjne)
Kluczowe ustalenia audytorów KE w obszarze PROW –
doświadczenia zebrane w poszczególnych krajach
członkowskich w 2009 roku
• Brak ustalanych na poziomie krajów członkowskich kryteriów oceny projektów, bardzo negatywnie
została oceniona przez KE zasada FIFO (first in first out) - „kto pierwszy ten lepszy” – co stanowi
naruszenie art. 71 Rozporządzenia KE 1698/2006r.
• Liczne słabości w procesie weryfikacji kwalifikowalności podmiotowej beneficjentów. Wg KE kraje
członkowskie dokonują wyboru kryteriów weryfikacyjnych, które nie są łatwo i jednoznacznie
weryfikowalne (np.: wielkość gospodarstwa, produkcji, wielkość osiąganego dochodu itp.)
• Dodatkową słabością tych systemów jest bazowanie na licznych oświadczeniach beneficjenta oraz
brak realizacji „kontroli krzyŜowych” ww. wymagań w oparciu o posiadane przez AP dane.
• Przypadki sytuacji związanych z kreowaniem tzw. „sztucznych warunków”, które są
wykorzystywane przez beneficjentów celem ubiegania się o pomoc
• W przypadku działań inwestycyjnych istotną słabością jest weryfikowalność i ocena kosztów, zwrócono
uwagę na brak cenników, baz referencyjnych, problemy w dokumentowaniu składania ofert przez
kilku oferentów (konieczność składania 3 ofert).
• Dodatkowo zauwaŜono, Ŝe nie są dokonywane porównania pomiędzy kupowanymi środkami,
w sytuacji istotnych rozbieŜności cenowych tych samych produktów, usług i towarów.
Skutki ustaleń KE/ETO
System
zarządzania
i kontroli
Skutki ustaleń KE dla kraju członkowskiego
1. Raport z audytu – przedstawienie stwierdzonych przez audytorów uchybień
(np. dotyczących pojedynczych transakcji).
2. Stanowisko kraju członkowskiego (uwagi, wyjaśnienia) do sformułowanych
ustaleń.
3. Analiza materiału dowodowego oraz stwierdzonych uchybień pod kątem ich
istotności. Przekazanie stanowiska KE wraz zaproszeniem na spotkanie
bilateralne. W przypadku stwierdzenia istotnych słabości systemu zarządzania
i kontroli na kraj członkowski nakładana jest korekta finansowa:
technika ekstrapolacji wyników kontroli przeprowadzonych na próbce
transakcji (reprezentatywnej dla całej populacji)
ocena w oparciu o ryzyko straty finansowej: korekty ryczałtowe (2%, 5%
lub 10% zgłoszonych wydatków Funduszu w danym roku, w zaleŜności od
wielkości ryzyka straty jako procent wydatków).
4. Spotkanie przed Organem Pojednawczym.
Dziękuję za uwagę
Grzegorz Zieliński
Departament Audytu Wewnętrznego
tel. (22) 595 04 71
grzegorz.zieliń[email protected]