Załącznik nr 5 do Wniosku OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ I

Załącznik nr 5 do Wniosku
OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ
I.
Informacje ogólne
Przedmiotem zamówienia jest obsługa Public i Media Relations związana z upowszechnieniem
(w rozumieniu opinii społecznej) realizowanych projektów:

upowszechnienie
celów
realizowanych
projektów,
korzyści
społecznych,
znaczenie
produktów i ich nowoczesności, a także innowacyjnego charakteru

oraz działania marketingowe i promocyjne w zakresie strategii komunikacji dla projektów
krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Zamawiającego.
Celem tych działań jest budowanie zainteresowania projektami realizowanymi przez CPI.
Zamówienie dotyczy rozumianej jako zakontraktowanie (pozyskanie) stałej usługi wsparcia
w
okresie
24
miesięcy
obejmującej
działania
informacyjno-promocyjne
o
charakterze
długookresowym, a także o charakterze doraźnym, związanym z obsługą pojedynczych zdarzeń
informacyjno – promocyjnych.
II. Informacje szczegółowe
Usługa obejmuje następujące działania:
1. Opiniowanie strategii informacyjno – promocyjnych dla poszczególnych projektów.
2. Wsparcie
merytoryczne
podczas
tworzenia
strategii
informacyjno
–
promocyjnych
dla poszczególnych projektów.
3. Tworzenie strategii budowania wizerunku i promocji poszczególnych projektów.
4. Nadzór nad
działaniami
dotyczącymi
realizacji poszczególnych strategii
informacyjno
–
promocyjnych.
5. Realizacja poszczególnych strategii informacyjno – promocyjnych.
6. Komunikowanie się ze środowiskiem zewnętrznym i liderami kształtującymi opinie.
7. Reagowanie na potrzeby środowiska zewnętrznego i uaktualnianie poszczególnych strategii
informacyjno – promocyjnych.
8. Analizy: grup opiniotwórczych, konkurencji, sytuacji wyjściowej, SWOT i inne działania
o podobnym charakterze.
9. Rekomendacja dotycząca badań opinii publicznej, opinii pracowników i interesariuszy projektów.
10. Bieżące wsparcie przy tworzeniu projektów materiałów reklamowych.
11. Tworzenie, zgodnie ze standardem i wytycznymi Systemu Identyfikacji Wizualnej CPI, motywu
graficznego dla kampanii oraz prowadzenie pozostałych działań promocyjnych, podejmowanych
we własnym zakresie przez Zamawiającego: możliwe zastosowania (w szczególności): plakaty,
billboardy, bilety, zaproszenia, foldery, ulotki, reklama online, branding gadżetów reklamowych,
materiały POS.
12. Tworzenie
na
potrzeby
działań
reklamowych
projektów
materiałów
reklamowych
przeznaczonych do emisji w mediach, co w szczególności obejmuje:
a) scenariusze reklam telewizyjnych/kinowych lub reklam radiowych,
b) projekty graficzne ogłoszeń prasowych oraz reklam zewnętrznych, w tym plakatów
wielkoformatowych,
c)
projektów reklam internetowych.
13. Produkcja reklam telewizyjnych/kinowych lub reklam radiowych.
14. Produkcja filmów, zdjęć dokumentujących przebieg projektów realizowanych przez CPI.
15. Tworzenie na potrzeby działań reklamowych projektów innych materiałów reklamowych,
a
w
szczególności
materiałów
reklamowych
wspomagających
akcje
promocyjne,
w tym projektów ulotek, plakatów, zaproszeń, folderów, materiałów POS, gadżetów itp.
16. Przygotowywanie plików graficznych do druku (usługi DTP).
17. Wykonywanie (produkcję) materiałów reklamowych (w tym różnych gadżetów).
18. Organizacja
warsztatów,
szkoleń,
wystaw,
eventów,
animacji,
samplingów
materiałów
reklamowych, konferencji on-line.
19. Organizacja konferencji (w tym konferencji prasowych), w tym w szczególności:
a)
wysyłka materiałów do mediów,
b)
wybór najlepszego miejsca realizacji,
c)
obsługa techniczna, w tym: zapewnienie systemu projekcji, nagłośnienie konferencyjne,
oświetlenie, tłumaczy,
d)
rezerwacja miejsc hotelowych dla uczestników oraz VIP,
e)
opracowanie graficzne i produkcja zaproszeń,
f)
opracowanie
graficzne,
druk
oraz
produkcja
materiałów
konferencyjnych
(teczki
konferencyjne, kalendarze, notesy, smycze, długopisy, identyfikatory i inne),
g)
opracowanie i przygotowanie animacji czołówki z logo firmy i nazwą imprezy,
h)
opracowanie prezentacji multimedialnej według dostarczonych przez Zamawiającego
materiałów lub obróbka edycyjna gotowych prezentacji,
i)
opracowanie, projekt i produkcja upominków dla uczestników imprezy,
j)
organizacja profesjonalnej recepcji połączonej z rejestracją dla uczestników,
k)
strona WWW dedykowana konferencji,
l)
obsługa gastronomiczna.
20. Przygotowywanie,
redagowanie
treści
artykułów
eksperckich,
sponsorowanych
i
innych
materiałów dla prasy itp.
21. Tworzenie projektów bannerów internetowych, stron internetowych, wykonywanie stron
internetowych,
zamieszczanie
w
sieci
Internet,
utrzymywanie
na
serwerach
oraz zarządzanie stronami internetowymi, w tym dokonywanie ich aktualizacji.
22. Wysyłka poczty elektronicznej (e-mail).
23. Koordynacja działań promocyjnych w mediach społecznościowych (social media).
str. 2 z 3
(hosting)
24. Tworzenie raportów rynkowych oraz post-kampanijnych (pełny opis wykonywanych w ramach
kampanii działań wraz z harmonogramem ich realizacji; sprawozdanie z wykonania media
planu; dokumentacja graficzna kampanii uwzględniająca wszystkie wykorzystane w jej ramach
materiały reklamowe; opis metodologii oraz wyniki badań skuteczności kampanii).
25. Realizacja badań skuteczności kampanii.
26. Zarządzania bazami danych.
III. MEDIA
Usługi planowania i zakupu mediów obejmują:
1. Opracowywanie założeń kampanii reklamowej w mediach wraz z określeniem budżetu
niezbędnego do jej realizacji.
2. Opracowywanie planów emisji materiałów reklamowych w mediach, zwanych dalej „Media
planami”, zawierających informacje dotyczące:
a)
dat emisji / publikacji reklam w poszczególnych mediach,
b)
wartości kampanii, tj. cen po potrąceniu upustów i rabatów,
c)
harmonogramu
przedpłat
i
dat
dostarczenia
materiałów
podlegających
publikacji
bądź emisji.
3. Rezerwację, negocjowanie warunków finansowych i zakupu czasu antenowego lub przestrzeni
reklamowej na podstawie Media planów.
4. Terminowe dostarczanie do mediów reklam podlegających emisji lub publikacji.
5. Sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu raportów i analiz dotyczących przebiegu kampanii
reklamowej w mediach.
6. Planowanie, projektowanie i realizację akcji promocyjnych w zakresie „ambient media”
(niestandardowe, jednorazowe realizacje marketingowe, w tym m.in. niestandardowe formy
reklamy, akcje specjalne itp.).
7. Usługi druku, klejenia, montażu reklam wielkoformatowych.
str. 3 z 3