hermes 2009 - OKE Jaworzno

HERMES 2009
INSTRUKCJA DLA SZKÓŁ PODSTAWOWYCH / GIMNAZJÓW
PRZESYŁAJĄCYCH DANE
DO SPRAWDZIANU / EGZAMINU GIMNAZJALNEGO
Szanowni Państwo,
przekazujemy program komputerowy HERMES 2009 słuŜący do gromadzenia
danych niezbędnych do zorganizowania sprawdzianu lub egzaminu gimnazjalnego.
Aplikacja umoŜliwia wprowadzanie:
• danych o szkole ,
• danych egzaminacyjnych o uczniach.
Uwaga! Program działa tylko w środowisku Windows.
Korzystanie z programu HERMES 2009 moŜliwe jest dopiero po
wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza, które dyrektorzy szkół otrzymają z
OKE Jaworzno na początku października 2008 r. Dotychczas obowiązujące klucze
tracą waŜność!
Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do
pracy z programem Hermes, poniewaŜ ułatwi to późniejszą pracę i wyeliminuje błędy
podczas wprowadzania danych.
1
POBRANIE PORGRAMU
Instalator programu moŜna pobrać z serwisu dla dyrektorów
podstawowych i gimnazjów OKE Jaworzno (zakładka Hermes 2009).
2
szkół
INSTALACJA PROGRAMU
W celu poprawnej instalacji naleŜy wykonać następujące czynności:
1. Usunąć z komputera poprzednie wersje programu HERMES (deinstalacja), jeśli
takie były zainstalowane w systemie: Start-Programy-Hermes-Odinstaluj
Po uruchomieniu „Odinstaluj” pojawi się okno jak na rys.1.
rys. 1
Wybór opcji „Usuń wszystko” usunie wszystkie pliki ze wszystkich podkatalogów
katalogu Hermes.
2. Uruchomić program instalacyjny hermes_sp_gim_2009w00.exe.
3. Postępować zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie.
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
1
4. Program instaluje się w podanej na ekranie (rys. 2) lokalizacji. W celu wskazania
innej lokalizacji naleŜy przycisnąć przycisk „Wybierz”.
5. Aby kontynuować instalację, naleŜy kliknąć przycisk „Dalej” (rys. 2).
rys. 2
6. Po pomyślnej instalacji naleŜy kliknąć przycisk „Zakończ”, aby uruchomić
aplikację (rys. 3).
rys. 3
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
2
3
URUCHAMIANIE I TWORZENIE PLIKU Z DANYMI
Kliknij opcję „Uruchom aplikację Hermes_sp_gimn_ 2009” (Start-ProgramyHermes-Uruchom aplikację Hermes_sp_gimn_2009) – pojawi się okno
rozpoczynające pracę w programie (rys. 4).
rys. 4
Tworzenie nowego pliku
Kliknij: Plik-Nowy... (rys. 4), a następnie wprowadź identyfikator szkoły i klucz
otrzymany z OKE (rys. 5).
W programie sprawdzana jest
poprawność identyfikatora i klucza.
JeŜeli identyfikator lub klucz kodowy
jest niepoprawny, wyświetlany jest w
kolorze czerwonym. Po prawidłowym
wprowadzeniu identyfikatora i klucza
(wyświetlą się one na czarno)
uaktywni się przycisk „OK.”.
rys. 5
Praca z programem
Wprowadzanie danych moŜna prowadzić etapami. Po wprowadzeniu
danych, gdy chcemy zakończyć pracę i zamknąć okno programu HERMES,
się okno informujące o niekompletności danych (rys. 6). Wybierając opcję
wprowadzanie danych zostanie zakończone, a dane zapisane na twardym
komputera.
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
części
pojawi
„Tak”,
dysku
3
rys. 6
W przyszłości po ponownym uruchomieniu programu moŜemy kontynuować
wprowadzanie kolejnych danych. Trzeba wtedy uruchomić program HERMES 2009,
podświetlić nazwę pliku w lewym dolnym oknie i kliknąć myszką w przycisk „Otwórz”
lub dwukrotnie kliknąć w nazwę pliku.
Przy ponownym otwarciu zapisanego wcześniej pliku ukazuje się wypełnione
juŜ automatycznie pole „Plik zapisano w Hermesie” z podaną pełną datą i godziną
zapisu tego pliku w Hermesie 2009 (rys. 7). Przy ponownym zamykaniu programu,
podczas jego zapisywania, zostanie do pliku wprowadzona nowa data, informująca,
kiedy wprowadzono ostatnie zmiany danych.
rys. 7
Dane w programie są automatycznie zapisywane podczas kończenia pracy, ale
korzystanie z przycisku
(Zapisz) jeszcze podczas pracy pozwoli uniknąć przykrej
niespodzianki, gdy nagle komputer zostanie wyłączony np. z powodu awarii zasilania.
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
4
4
WPROWADZANIE DANYCH
Podstawowe zasady wprowadzania danych
1. Dane wprowadzamy z uwzględnieniem wielkości liter.
2. Wprowadzamy nazwy własne szkół , organów prowadzących w pełnym
brzmieniu.
3. Ze szczególną starannością wprowadzamy dane osobowe uczniów, poniewaŜ
będą wydrukowane na zaświadczeniach.
4. Szczegółowe instrukcje na temat aktualnie wprowadzanych danych pojawiają
się w dolnej części okna po lewej stronie (na rys 8 podpowiedź dotyczy
wprowadzenia nazwy szkoły).
rys. 8
Zakładka Szkoła
Zawiera informacje dotyczące danej jednostki, m.in. takie jak: nazwa i rodzaj
placówki, dane teleadresowe, nazwisko dyrektora oraz rodzaj i nazwę organu
prowadzącego. NaleŜy wprowadzać oficjalną nazwę szkoły w pełnym brzmieniu.
Zakładka Oddziały
Zawiera informacje o liczbie oddziałów oraz liczbie zdających w poszczególnych
oddziałach. Pole oddział z wpisem istnieje pozostawia się bez zmian, chyba Ŝe w
danej placówce nie ma ciągłości symboli oddziałów: np. jest: A, B, D, wówczas oddział
C zaznaczamy jako nieistniejący (nie istnieje).
Zakładka Uczniowie
Zawiera informacje o uczniach (dane osobowe i egzaminacyjne) zaleŜne od
rodzaju egzaminu (sprawdzian jest jednoczęściowy, egzamin gimnazjalny. składa się z
3 części). W tabeli przed kolumną Nazwisko znajduje się pole „!”. W polu tym naleŜy
pozostawić „+” jeŜeli pod danym numerem w dzienniku jest wpisany uczeń albo
wybrać „-”, jeśli pod danym numerem w dzienniku uczeń został wykreślony.
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
5
W poszczególnych zakładkach naleŜy wypełniać pola w kolejnych grupach danych.
Ich wykaz znajduje się w prawej części okna.
Uwaga!
NaleŜy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych uczniów
wpisywanych do programu Hermes, poniewaŜ będą one wydrukowane
na zaświadczeniach. JeŜeli uczeń nie ma drugiego imienia, to pole naleŜy
pozostawić niewypełnione (nie naleŜy w pole drugie imię wpisywać „nie
ma”, „nie posiada”, „brak”, itp., poniewaŜ system nie rozróŜnia treści
semantycznej pola).
Występują dwa typy pól:
1. Pola z cienką czerwoną linią:
• są to pola, których wypełnienie jest konieczne,
• np.
rys. 9
2. Pola bez cienkiej czerwonej linii:
• są to pola, które nie muszą być wypełnione,
• np. w polu „Drugie imię” nie wpisujemy: „--” „BRAK”,„NIE MA”,”NIE
POSIADA”,itp.. W przypadku, gdy uczeń nie posiada drugiego
imienia – pozostawiamy to pole puste.
Co oznaczają zmiany sposobu wyświetlania wprowadzanych danych
Po wpisaniu danych wartość pola moŜe być wyświetlona w róŜny sposób (patrz
przykłady na rys. 10) :
A. zwykłą czcionką w kolorze czarnym - dane w polu są poprawne,
B. czcionką pogrubioną w kolorze niebieskim - istnieją wątpliwości co do
poprawności wpisanych danych (nie oznacza to, Ŝe dane wpisane w polu
są niepoprawne, jednak w tym przypadku naleŜy dokładnie sprawdzić
poprawność wpisanych danych).
Powody:
• wartość pola nie jest typowa (tzn. wpisane imię, nazwa miejscowości nie
występuje w słowniku programu Hermes 2009),
• wpisano płeć: „męŜczyzna”, a imię kończy się literą „a”,
• sumy kontrolne numerów NIP, PESEL lub REGON są niepoprawne,
• data urodzenia nie zgadza się z numerem PESEL
C. czcionką pogrubioną i przekreśloną w kolorze czerwonym - wpisane dane
są niepoprawne. Powody:
•
•
w polu znalazł się niedozwolony znak (np. cyfra w imieniu, nazwisku lub miejscu
urodzenia itp.)
zła data urodzenia (np. 30 miesiąc, rok urodzenia 1901 itp.)
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
6
B – prawdopodobieństwo
pomyłki przy wprowadzeniu
płci
imię nie jest typowe
rys.10
5
KLAWISZE FUNKCYJNE I FUNKCJE KLAWIATURY
W przypadku uaktualniania i poprawiania danych wcześniej wprowadzonych
juŜ do programu pomocne są następujące przyciski znajdujące się w górnej części
okna:
wstaw nowy wiersz ucznia (F5),
wytnij rekord ucznia (F6),
kopiuj rekord ucznia (F7),
wklej rekord ucznia (F8),
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
7
wstaw znak (F11) – tablica obcych znaków diakrytycznych.
6
Tab
przełączanie pomiędzy głównymi polami
Tab + ,↓
przełączanie pomiędzy grupami danych
Tab + ←,→
Zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola
,↓
przełączanie pomiędzy polami w obrębie danej grupy
Lewy Alt + ,↓
rozwijanie/zwijania pola wyboru
Lewy Alt + ←,→
zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola lewy ALT +
podkreślona
litera w nazwie
wybór pola/zakładki
prawy Alt + ,↓
przełączanie pomiędzy grupami danych
prawy Alt + ←
Zmiana wartości wyboru w ramach zaznaczonego pola
ZAKOŃCZENIE PRACY W PROGRAMIE
1. Kontrola poprawności – nacisnąć przycisk
a.
jeŜeli wszystkie dane są kompletne i poprawne, pojawi się komunikat „Plik nie
zawiera błędnych danych”
b.
jeŜeli brakuje danych lub dane zawierają błędy, program automatycznie
przejdzie do pierwszego pola zawierającego błędy – po usunięciu błędu naleŜy
ponownie nacisnąć przycisk
i powtarzać procedurę do pojawienia się
komunikatu „Plik nie zawiera błędnych danych”.
2. Zapisanie zmian - nacisnąć przycisk
(Zapisz).
3. Zakończenie wprowadzania danych - zamknąć okno HERMES 2009 przyciskiem
,
znajdującym się w prawym górnym rogu okna. Pojawi się wówczas komunikat
informujący o zapisaniu danych oraz informacja o poprawności wprowadzonych danych
(rys. 11) lub wystąpieniu błędów oraz braku danych (rys. 6)..
4. Po zakończeniu pracy z plikiem pojawi się okno aplikacji Hermes. Po ponownym
kliknięciu w przycisk
, na ekranie pojawi się pytanie o eksport danych. JeŜeli
klikniemy w przycisk Nie (rys. 12)– aplikacja po kilkunastu sekundach ulegnie
zamknięciu. JeŜeli wprowadzanie danych jest zakończone i zamierzamy przed
zamknięciem aplikacji wyeksportować dane dla OKE klikamy w przycisk Tak.
rys. 11
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
8
Rys. 12
UWAGA! Kończenie pracy programu Hermes trwa kilkanaście sekund. Proszę cierpliwie
zaczekać, aŜ z pulpitu zniknie okno aplikacji.
7
WERYFIKACJA DANYCH I ICH EKSPORT
1. Uruchomić program.
2. W oknie głównym aplikacji naleŜy podświetlić plik, z którego dane będą drukowane,
następnie z górnego menu wybrać Plik-Drukuj dane uczniów (rys. 13) i wybrać opcje
drukowania (domyślne ustawienie opcji przedstawia rys. 14).
rys. 13
rys. 14
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
9
3. Wprowadzone dane (imiona, nazwiska, daty urodzenia, miejscowości itp.)
powinny sprawdzić 2 osoby.
4. Eksport danych: aby wyeksportować (zapisać) dane egzaminacyjne naleŜy
utworzyć na pulpicie nowy folder, folder ten powinien być pusty. Następnie
naleŜy podświetlić identyfikator szkoły, przejść do zakładki OKE i kliknąć w
napis Utwórz plik dla wszystkich wszystkich / wskazanej szkoły.(rys. 15).
rys. 15
Następny krok to wskazanie pustego folderu (rys. 16)
Rys. 16
Plik z danymi ma rozszerzenie „gpg”. Pliki zapisane z rozszerzeniem gpg nie nadają się do
odczytu w Ŝadnym z edytorów tekstu. Nie naleŜy zatem próbować plików tych otwierać
w celu sprawdzenia poprawności zawartości (poprawność danych sprawdzić naleŜało
wcześniej pracując w programie HERMES 2009 lub na wydrukowanych przez program
HERMES 2009 listach).
8
WYMUSZONA ZMIANA KLUCZA SZYFRUJĄCEGO
Co miesiąc aplikacja wymusza zmianę klucza -wymaga tego Ustawa o ochronie danych
osobowych … NaleŜy wówczas dwukrotnie wprowadzić nowy klucz do okienka (rys. 17)
zatwierdzając zmianę przyciskiem OK. Klucz nie moŜe być prosty do odgadnięcia i powinien
zawierać cyfry , duŜe i małe litery oraz znaki specjalne !@#$%^&*.
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
10
Rys 17
Klucz oraz identyfikator naleŜy przechowywać w bezpiecznym miejscu. W przypadku
utraty klucza naleŜy o tym fakcie niezwłocznie powiadomić OKE wysyłając komunikat
poprzez serwis dla dyrektorów szkół.
Wszystkie pliki naleŜy przesłać do OKE za pomocą Serwisu dla
Dyrektorów Szkół Podstawowych i Gimnazjów!
Przesłanie danych do Okręgowej Komisji
Egzaminacyjnej w Jaworznie
Pliki wygenerowane przez program Hermes prosimy przesyłać wyłącznie przez
Serwis dla Dyrektorów, który jest dostępny pod adresem internetowym
https://serwis.oke.jaworzno.pl/spgim/
Prosimy nie przesyłać pocztą tradycyjną dyskietek i wydruków z programu Hermes.
Pliki przesyłane pocztą elektroniczną nie będą przyjmowane.
Aby wejść na stronę z formularzem do przesyłania plików, naleŜy kliknąć w odnośnik
prześlij dane, znajdujący się w menu Serwisu dla Dyrektorów (rys. 18).
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
11
rys. 18
Klikając przycisk przeglądaj, wskaŜ poprawny plik wygenerowany w obowiązującej wersji
programu HERMES. Jeśli masz pewność, Ŝe wybrano właściwy plik, kliknij przycisk wyślij.
Pomyślne przesłanie pliku jest niezwłocznie weryfikowane przez system generujący
informację zwrotną – potwierdzenie.
Po zapoznaniu się z treścią potwierdzenia, zaleca się jego wydrukowanie lub zapisanie na
dysku komputera. W tym celu proszę wykorzystać odnośnik drukuj lub zapisz.
Błędy przy próbie wysłania niepoprawnego pliku są sygnalizowane uŜytkownikowi
stosownymi komunikatami.
W przypadku problemów z instalacją, pracą w programie HERMES lub przesyłaniem
danych za pomocą serwisu proszę kontaktować się z Zespołem Informatyków
OKE Jaworzno tel. (032) 616 33 99 lub 752 00 44, nr wew. 113,114 adres e-mail:
[email protected]
OKE Jaworzno
Instrukcja obsługi aplikacji Hermes 2009 – wersja dla szkół podstawowych i gimnazjów
12