docZintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych
download 
Reklamacja Transkrypt
Zintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych
Zintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty w Polsce na lata 2004-2006 MINISTERSTWO GOSPODARKI I PRACY WARSZAWA, maj 2004 r. Zintegrowana Strategia Działań Promocyjnych i Szkoleniowych Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty w Polsce na lata 2004-2006 1. ANALIZA STANU WYJŚCIOWEGO ............................................................................................................5 1.1 Szkolenia....................................................................................................................................... 5 1.2.Promocja ....................................................................................................................................... 6 1.3 Wnioski.......................................................................................................................................... 9 2. ZINTEGROWANA STRATEGIA DZIAŁAN PROMOCYJNYCH I SZKOLENIOWYCH .............. 12 2.1 Główne założenia Strategii:......................................................................................................... 12 2.2 Cele ............................................................................................................................................. 13 1.3 Grupy docelowe .......................................................................................................................... 14 2.4 Wdrażanie Strategii i koordynacja działań promocyjnych i szkoleniowych ................................ 15 2.5 Ocena efektów realizacji Strategii............................................................................................... 17 2.6 Finansowanie .............................................................................................................................. 18 3. ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH I INFORMACYJNYCH ..........................................................19 3.1 Założenia ogólne......................................................................................................................... 19 3.2 Instrumenty promocji i grupy docelowe poszczególnych działań ............................................... 21 3.3 Współpraca z kluczowymi partnerami w zakresie prowadzenia działań promocyjnych ............. 26 3.4 Finansowanie działań promocyjnych ......................................................................................... 26 4. ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ SZKOLENIOWYCH ..............................................................................................29 4.1 Założenia ogólne......................................................................................................................... 29 4.2 Instrumenty wdrażania procesu szkoleń i grupy docelowe......................................................... 30 4.3 Finansowanie szkoleń................................................................................................................. 35 4.4 Koordynacja, kontrola i monitorowanie procesu szkoleniowego ............................................... 37 2 WPROWADZENIE Akcesja Polski do struktur Unii Europejskiej i idące za nią możliwości wykorzystywania środków strukturalnych to sytuacja nowa i stanowiąca duże wyzwanie zarówno dla potencjalnych beneficjentów, jak i dla pracowników instytucji zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania funduszy. Jednym z warunków zapewnienia odpowiedniego poziomu absorpcji środków z funduszy strukturalnych jest: stworzenie skutecznego systemu wymiany informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu wdrażania funduszy oraz zapewnienie akceptacji społecznej dla tego procesu poprzez informowania opinii publicznej o roli, jaką odgrywa Wspólnota w udzielaniu pomocy i jej rezultatach dostarczenie kompleksowych informacji o funduszach oraz zagwarantowanie beneficjentom wsparcia i doradztwa w zakresie przygotowywania wniosków i procedur aplikacyjnych, a także zwiększenie potencjału administracyjnego na rzecz sprawnego zarządzania funduszami strukturalnymi i Funduszem Spójności Mając na uwadze powyższe priorytety, Zintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty (IZ PWW) w Polsce na lata 2004-2006 (Strategia) odnosi się do działań promocyjnych oraz szkoleniowych. Przez działania promocyjne rozumiane są inicjatywy mające na celu m.in. ogólne informowanie opinii publicznej i innych kluczowych grup docelowych o rezultatach wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty i możliwościach wykorzystywania funduszy strukturalnych, a także zapewnienie powszechnej wiedzy o źródłach informacji na temat funduszy. Działania szkoleniowe mają za zadanie dostarczenie beneficjentom funduszy strukturalnych oraz pracownikom administracji publicznej zaangażowanej w proces zarządzania i wdrażania funduszy konkretnej wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych przyczyniających się do wykształcenia kompetencji niezbędnych do sprawnego wykorzystywania środków strukturalnych. Strategia została podzielona na trzy wzajemnie ze sobą powiązane części: 1. Zintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty (IZ PWW) w Polsce na lata 2004-2006- opisuje ogólne założenia polityki informacyjnej IZ PWW. 2. Założenia działań promocyjnych – opisuje podstawowe zasady promocji. 3. Założenia działań szkoleniowych- opisuje podstawowe zasady organizacji szkoleń. Każdego roku Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty opracowuje Plan Wykonawczy, określający konkretne przedsięwzięcia podejmowane w ramach Strategii wraz z zakładanym kosztorysem. Plany te stanowić będą załączniki do Strategii. Plany Wykonawcze opierać się muszą na rzetelnych analizach potrzeb informacyjnych poszczególnych grup docelowych oraz ocenach skuteczności i efektywności stosowanych narzędzi informacji i promocji i uwzględniać zmiany zachodzące na poziomie ogólnopolskim, regionalnym i lokalnym. W latach 2004-2006 zarówno działania promocyjne jak i szkoleniowe wymagają szczególnie 3 dużego nakładu sił i środków, jako że podejmowane zagadnienia są nowe i w większości nieznane w polskim społeczeństwie. Z informacji przekazanych IZ PWW przez Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi wynika, że wśród wszystkich grup potencjalnych beneficjentów funduszy strukturalnych zapotrzebowanie na informację zarówno ogólną, jak i szczegółową na temat funduszy jest bardzo duże. W związku z powyższym niezbędne jest skoncentrowanie się na wdrażaniu w relatywnie krótkim okresie rozwiązań systemowych, które zapewnią trwały i regularny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu zarządzania i wdrażania funduszy oraz na możliwie ścisłej koordynacji działań IZ PWW, IZ programów operacyjnych oraz innych partnerów. Zintegrowana Strategia Działań Promocyjnych i Szkoleniowych Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty w Polsce na lata 2004-2006 jest dokumentem stanowiącym podstawę do prowadzenia kompleksowej polityki informacyjnej w zakresie Podstaw Wsparcia Wspólnoty Niniejsza Strategia przedstawia: • krótką informację na temat dotychczasowych dokonań w dziedzinie informacji i edukacji w zakresie funduszy UE, • główne kierunki działań promocyjnych w latach 2004-2006 (założenia działań promocyjnych ), • główne kierunki działań szkoleniowych w latach 2004-2006 (założenia działań szkoleniowych), • cele działań promocyjnych i szkoleniowych, • metody osiągnięcia zamierzonych celów (taktyka), • główne grupy społeczne, do których adresowane są działania (odbiorcy), • podmioty uczestniczące w realizacji Strategii i sposób ich zaangażowania (partnerzy), • ramowe zasady współpracy pomiędzy partnerami (koordynacja), • sposoby mierzenia postępów realizacji Strategii (monitoring) i ewaluacji skuteczności podejmowanych działań, • założenia systemu ciągłego kształcenia w zakresie funduszy strukturalnych oraz wymiany informacji pomiędzy wszystkimi istniejącymi i potencjalnymi uczestnikami ich wdrażania w Polsce 4 1. ANALIZA STANU WYJŚCIOWEGO 1.1 Szkolenia Wzrost zainteresowania polityką regionalną w Polsce nastąpił w połowie lat dziewięćdziesiątych wraz z perspektywą akcesji Polski do Unii Europejskiej. Już od początku lat dziewięćdziesiątych przekształcenia gospodarcze w Polsce zyskały bezpośrednią pomoc finansową i techniczną z UE, głównie ze środków programu PHARE. Do końca 1999 roku ok. 400 mln euro bezzwrotnych dotacji z PHARE przeznaczono na programy realizujące cele polityki regionalnej.1 Szczególnie istotne dla procesu przygotowania do wdrażania funduszy były programy wzmocnienia instytucjonalnego poprzez budowę kadr i struktur administracji na potrzeby absorpcji funduszy strukturalnych realizowane w ramach PHARE SPP-1998. W roku 2000 priorytety programu PHARE zostały dostosowane do wymagań związanych z integracją europejską. Jeden z trzech elementów programu PHARE został zdefiniowany jako „rozwój instytucjonalny, w ramach którego możliwe jest finansowanie przedsięwzięć w zakresie budowy instytucji oraz wzmocnienia administracyjnego i kadrowego, umiejętności programowania, monitorowania i kontroli finansowej”.2 W ramach programów PHARE - rozwój instytucjonalny (PHARE Institution Building) prowadzone były szkolenia we wszystkich instytucjach zaangażowanych w realizację projektów współfinansowanych z funduszy przedakcesyjnych PHARE, ISPA, SAPARD, jak też w urzędach administracji centralnej i regionalnej - przyszłych instytucjach zarządzających, instytucjach pośredniczących i w przyszłej instytucji płatniczej. Głównym narzędziem wdrażania projektów rozwoju instytucjonalnego jest tzw. współpraca bliźniacza (twinning). Ponadto, resorty odpowiedzialne za zarządzanie funduszami strukturalnymi i Funduszem Spójności w ramach przygotowanych planów szkoleń, jesienią 2002r. uruchomiły szkolenia skierowane do pracowników administracji, natomiast w roku 2003 rozpoczęto cykl szkoleń zorientowanych na potencjalnych beneficjentów funduszy, w tym instytucji wdrażających oraz dla członków Komitetów Sterujących i Monitorujących.3 Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (od maja 2004 Ministerstwo Gospodarki i Pracy), pełniące funkcję Instytucji Zarządzające Podstawami Wsparcia Wspólnoty, realizując zintegrowany system szkoleń opracowany i wdrażany we współpracy z ekspertami unijnymi w ramach umowy bliźniaczej z Niemcami i Francją, przeszkoliło w czwartym kwartale 2003 roku łącznie ponad 500 pracowników administracji, w tym ponad 270 osób z ministerstw, ok. 230 osób z urzędów marszałkowskich i urzędów wojewódzkich. Szkolenia prowadzili zarówno eksperci polscy, jak i zagraniczni. Oprócz szkoleń prowadzono również konsultacje z ekspertami (misje doradcze) m.in. z zakresu kwalifikowalności kosztów, informacji i promocji oraz pomocy publicznej. 1 Narodowy Plan Rozwoju 2004-2006, rozdz. III, s.49. tamże, s.50. 3 Raport z przebiegu procesu przygotowań do absorpcji Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności obejmujące okres sierpień 2002-grudzień 2003, MGiP, styczeń 2004 2 5 Jednakże mimo dużego zaangażowania ze strony MGiP, z uwagi na trwający proces naboru kadr oraz złożoność tematyki poruszanej na szkoleniach, zapotrzebowanie na szkolenia dla administracji, szczególnie regionalnej, jest wciąż znaczne. Wszystkie Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi przeprowadziły zgodnie ze swoimi kompetencjami do końca 2003 roku szkolenia, seminaria, konferencje w zakresie danego programu dla określonych grup beneficjentów, m.in. dla: potencjalnych projektodawców, trenerów, jednostek zarządzających i wdrażających w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, jednostek wdrażających i pośredniczących i projektodawców w ramach SPO Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw, przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, przedsiębiorców, Urzędów Morskich i Zarządu Portów Morskich (SPO Rybołówstwo i przetwórstwo ryb), jednostek wdrażających oraz beneficjentów SPO Transport, pracowników MRiRW, ARiMR, FAPA, Urzędów Marszałkowskich, Urzędów Wojewódzkich oraz służb doradczych w zakresie SPO Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich, a także dla Urzędów Marszałkowskich, Urzędów Wojewódzkich oraz Wojewódzkich Urzędów Pracy w zakresie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi w ramach projektów PHARE realizuje szkolenia w zakresie przygotowywania, monitorowania, i wdrażania projektów finansowanych z EAGGF i FIFG. Najtrudniejsza sytuacja ma miejsce w przypadku beneficjentów Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (w szczególności samorządów lokalnych), dla których, z powodu unieważnienia dwóch przetargów organizowanych przez MGiP nie podjęto działań szkoleniowych na wielką skalę. Ważną inicjatywą skierowaną do ww. grupy docelowej były działania podjęte przez UKIE w ramach projektu „Kadra dla Europy”. Celem projektu było podniesienie zdolności administracji samorządowej pod kątem absorpcji środków strukturalnych UE poprzez wykształcenie kadry trenerskiej i doradczej na poziomie regionalnym w Regionalnych Centrach Informacji Europejskiej. 1.2.Promocja W 1999 roku rząd polski przyjął przygotowany przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej Program Informowania Społeczeństwa. W tym też okresie gwałtownie wzrosła liczba inicjatyw europejskich podejmowanych przez różnego rodzaju instytucje rządowe, pozarządowe, organizacje kościelne, związki zawodowe, szkoły wyższe i media, Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce, fundacje.4 Celem akcji promocyjnych i informacyjnych było przede wszystkim przekonanie opinii społecznej do integracji Polski z Unią Europejską oraz zachęcenie do udziału w referendum europejskim. Tematyka funduszy unijnych występowała jako jeden z elementów wykazujących korzyści z akcesji do UE. Dużym sukcesem rządowej kampanii informacyjnej było utworzenie Centrum Informacji Europejskiej w Warszawie oraz 33 Regionalnych Centrów Integracji Europejskiej. Innymi przykładami funkcjonujących sieci informacji europejskiej są Centra Dokumentacji Europejskiej (tworzone głównie przy uczelniach) oraz ośrodki Euro-Info (dla przedsiębiorców).5 Powyższe jednostki stanowią istotne i znane szerokiemu gronu odbiorców źródło informacji o Unii Europejskiej, dlatego wskazana jest aktywna 4 Ewaluacja strategii informacyjnej oraz kampanii na rzecz integracji europejskiej w Polsce, red.: B. Ciężka, M. Fałkowski, Instytut Spraw Publicznych, Warszawa 2003. 5 tamże 6 współpraca z nimi w celu promowania Podstaw Wsparcia Wspólnoty. Istotnym elementem przygotowywania do wdrażania funduszy były zapoczątkowane próby wprowadzania rozwiązań systemowych i długofalowych podejmowanych z inicjatywy instytucji rządowych jak i pozarządowych, zmierzających do wykształcenia kadry kompetentnych trenerów w zakresie funduszy strukturalnych. Do takich inicjatyw należy m.in. Krajowy Ośrodek Szkoleniowy Europejskiego Funduszu Społecznego, Krajowy System Przygotowawczy do Funduszy Strukturalnych, projekt wyszkolenia trenerów rekrutujących się spośród pracowników Urzędów Marszałkowskich i Wojewódzkich, realizowany przez UKIE z programu PHARE 0003.15 „Wzmocnienie wdrażania acquis na szczeblu lokalnym”. Przygotowanie Narodowego Planu Rozwoju na lata 2004-2006, dokumentu stanowiącego podstawę planowania poszczególnych działań interwencyjnych z funduszy strukturalnych, poprzedził szeroki proces konsultacji społecznych zarówno na poziomie krajowym jak i regionalnym. Konsultacje z udziałem przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, organizacji społecznych, organizacji pozarządowych, stowarzyszeń i ugrupowań przedsiębiorców, instytucji otoczenia biznesowego, środowisk profesjonalno- akademickich (łącznie ok. 5 tys. osób) odbywały się w okresie lipiec-listopad 2002. Po przyjęciu przez Radę Ministrów Narodowego Planu Rozwoju i programów operacyjnych (luty 2003), Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, pełniące funkcję Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty przeprowadziło szeroką akcję promocyjną na poziomie centralnym i regionalnym, mającą na celu zwiększenie wiedzy na temat polityki regionalnej i funduszy strukturalnych, jako pozytywnego aspektu wejścia Polski do UE. Akcja ta polegała na: − organizacji cyklu konferencji promujących instrumenty strukturalne UE w Polsce na poziomie krajowym i regionalnym, − przygotowaniu i rozpowszechnieniu (w formie opracowań, folderów, broszur, CD, strony internetowej).materiałów informacyjnych dot. NPR, PO, uzupełnień programów, możliwości skorzystania z pomocy strukturalnej przez różne grupy beneficjentów itp. Podmiotami zaangażowanymi w realizację akcji promocyjnych były także ministerstwa przygotowujące poszczególne programy operacyjne (Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Środowiska) oraz Urzędy Marszałkowskie i Urzędy Wojewódzkie. W 2003 r. rozdystrybuowano wśród zainteresowanych instytucji (ministerstw, urzędów marszałkowskich, wojewódzkich, agencji rozwoju regionalnego, organizacji pozarządowych, grup zainteresowań, przedstawicieli mediów itp.) materiały informacyjno-promocyjne dotyczące zarówno NPR, jak i poszczególnych programów operacyjnych. 6 Także działania UKIE począwszy od drugiego półrocza 2003 roku koncentrują się na tematyce absorpcji funduszy przedakcesyjnych i strukturalnych w Polsce7. Rezultatem działalności Urzędu było m.in. wydanie serii folderów tematycznych oraz płyty multimedialnej „Jak zdobyć fundusze z UE”. Wy6 Raport z przebiegu procesu przygotowań do absorpcji Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności obejmujące okres sierpień 2002-grudzień 2003, MGiP, styczeń 2004 7 Sprawozdanie z działalności informacyjnej i promocyjnej, UKIE 7 dawnictwa te zostały przekazane m.in. samorządom, Regionalnym Centrom Informacji Europejskiej, Gminnym Ośrodkom Informacji Europejskiej, Biurom Integracji Europejskiej Urzędów Wojewódzkich. UKIE prowadzi też szereg akcji o charakterze informacyjnym i promocyjnym (szkolenia w regionach, doradztwo merytoryczne dla zainteresowanych gmin). Ważnym i dobrze wykorzystywanym do celów informowania o funduszach strukturalnych narzędziem jest Internet, gdzie można znaleźć interesujące witryny poświęcone zarówno teoretycznym jak i praktycznym aspektom wykorzystywania środków unijnych. Są to m.in. serwisy przygotowane przez Instytucje Zarządzające, Pośredniczące i Wdrażające poszczególne programy operacyjne, takie jak m.in.: - serwis www.funduszestrukturalne.mg.gov.pl - serwis www.erdf.edu.pl - serwis www.efs.gov.pl - serwis www.zporr.gov.pl - serwis www.konkurencyjnosc.gov.pl - serwis www.minrol.gov.pl - serwis www.funduszspojności.gov.pl - serwis www.cios.gov.pl Informacji na temat funduszy unijnych dostarczają także m.in. strony internetowe administrowane przez UKIE i zawierające moduł kształcenia na odległość (www.ukie.gov.pl), serwis Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska (www.nfosigw.gov.pl) i serwisy 16 wojewódzkich funduszy ochrony środowiska, strony partnerów społecznych i ekonomicznych (np. www.europa.edu.pl, www.euroinfo.org.pl, www.opoka.org.pl), mediów (np. www.gazeta.pl, www.samorzad.pap.pl), a także serwisy internetowe poszczególnych regionów i samorządów lokalnych. Zgodnie z Art. 46 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi podejmują działania mające na celu zapewnienie reklamy pakietu pomocy strukturalnej realizowanej z danego programu. W tym celu prowadzą one seminaria, wydają biuletyny, broszury itp. Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi sygnalizują niedobór środków finansowych na działania promocyjno-informacyjne. Ponadto wszystkie województwa od wielu miesięcy prowadzą działania informacyjne i promocyjne, wynikające z Planu Promocji ZPORR zawartego w Uzupełnieniu ZPORR, m.in. w formie konferencji, przekazywania materiałów informacyjnych, witryn internetowych, itp. Trwa także uruchamianie punktów informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów w Urzędach Marszałkowskich oraz instytucjach wypełniających zadania beneficjenta końcowego, m.in. WUP. MGiP zachęca samorządy do podejmowania takich działań, jak również pomaga w wymianie doświadczeń lub prezentowaniu najlepszych praktyk w tym względzie. W tym celu organizowane są specjalistyczne warsztaty z zakresu zarządzania informacją i promocją i spotkania z ekspertami.8 8 tamże 8 W proces rozpowszechniania informacji na temat funduszy strukturalnych, doradztwo dla różnych grup beneficjentów funduszy zaangażowane są także bardzo aktywnie, m.in.: - Urząd Komitetu Integracji Europejskiej (program PHARE, działania własne UKIE), - Agencje rządowe (PARP, ARiMR, itp.) i instytucje publiczne (np. Narodowe Centrum Kultury), - organizacje pozarządowe (np. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Fundacja Edukacji Ekonomicznej, itp.), - sieci informacji europejskiej (Centrum Informacji Europejskiej i Regionalne Centra Informacji Europejskiej, Krajowy Punkt Kontaktowy oraz regionalne, lokalne i branżowe Punkty Kontaktowe, Punkty Euro Info, itp.), - Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce. 1.3 Wnioski Raport z przebiegu procesu przygotowań do absorpcji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce wskazuje, że „w wyniku przeprowadzonych dotychczas szkoleń i akcji informacyjnopromocyjnych znacznie wzrosła świadomość wśród pracowników administracji krajowej i regionalnej, jak i w strukturach wdrażających nt. możliwości wykorzystywania instrumentów strukturalnych UE”. Mimo to zarówno Raport jak i dokument Instytutu Spraw Publicznych „Ewaluacja strategii informacyjnej oraz kampanii na rzecz integracji europejskiej w Polsce” oraz analiza przygotowana przez UKIE „Potrzeby informacyjne wybranych grup społecznych w okresie poprzedzającym członkostwo w UE w świetle badań opinii społecznej” wskazują szereg zagrożeń i problemów, które wystąpiły podczas realizacji dotychczasowych działań i mogą zakłócić politykę informacyjną IZ PWW. Realizacja celów niniejszej Strategii ma za zadanie, korzystając z dotychczasowych doświadczeń Instytucji Zarządzających, UKIE i innych partnerów, możliwie skuteczną neutralizację słabych stron i zagrożeń. Słabe strony/ zagrożenia Metody przezwyciężania obecnego stanu - Współdziałanie z IZ programów operacyjnych (na zasadzie dodatkowości) oraz innymi partnerami; - dokładna identyfikacja grup docelowych poszczególnych Duże zróżnicowanie grup odbiorców i działań z zastosowaniem zarówno kryteriów demograficz- różnorodne potrzeby informacyjne. nych (wiek, wykształcenie, zawód, itp.), jak i geograficznych (miejsce zamieszkania) oraz tworzenie planów celowych do poszczególnych adresatów; - stały monitoring prowadzonych działań oraz regularna ich ewaluacja. - Koordynacja działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW oraz innych IZ ; Duża ilość różnorodnych inicjatyw - aktywna współpraca z partnerami (UKIE, Euro Info, itp.) w 9 informacyjnych i trudności z ich koordynacją. zakresie promocji funduszy strukturalnych; - aktywna współpraca z partnerami społecznymi (organizacje pozarządowe, środowiska akademickie) oraz z mediami w zakresie działań promocyjnych PWW poprzez stworzenie stabilnego i efektywnego planu konkursów grantów oraz umożliwienie sprawnego obiegu informacji (serwis internetowy, konferencje prasowe, konferencje tematyczne, seminaria); - gromadzenie informacji oraz przygotowywanie zbiorczych raportów na temat działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w zakresie funduszy strukturalnych przez IZ PWW oraz innych partnerów. Brak doświadczeń na poziomie bene- - Upowszechnianie projektów standardowych; ficjentów (projektodawców) w wyko- - promocja dobrych praktyk zagranicznych i polskich; rzystywaniu funduszy strukturalnych - umożliwienie projektodawcom łatwego dostępu do informacji (serwisy internetowe, punkty informacyjne, publikacje); - organizacja szkoleń. - Wdrażanie trwałych rozwiązań systemowych (punkty informacyjne, infolinia); Ogromne zapotrzebowanie na wie- - dzę z zakresu instrumentów strukturalnych w Polsce wykorzystanie różnego rodzaju narzędzi promocji (Internet, materiały drukowane, seminaria, itp.); - wykorzystanie istniejącej infrastruktury; - kampanie promocyjne (w prasie, telewizji, radiu; imprezy plenerowe w regionach); - wspieranie istniejących sieci informacji nt. funduszy; - monitorowanie potrzeb szkoleniowych i organizowanie odpowiednich szkoleń. Brak doświadczenia w pracy z funduszami wśród pracowników instytucji wanych w proces wdrażania PWW; - zaangażowanych w proces wdrażania funduszy strukturalnych ralnych stworzenie platformy wymiany doświadczeń i informacji; - korzystanie z doświadczeń UKIE i innych partnerów. - Wykorzystywanie Internetu i systemów informatycz- Szybko zmieniające się informacje i warunki wdrażania funduszy struktu- Stałe dokształcanie pracowników instytucji zaangażo- nych, - organizacja paneli dyskusyjnych, konferencji, seminariów dla wymienionych w Strategii osób i instytucji zaangażowanych w działania szkoleniowe, 10 - objęcie systemem patronatu oraz wspomaganie merytoryczne spełniających warunki instytucji szkolących oraz pracowników punktów informacyjnych. Postrzeganie funduszy strukturalnych - przez społeczeństwo w kontekście skomplikowanych procedur i Odpowiednie przygotowywanie folderów, broszur informacyjnych, - biurokratycznych utrudnień pomoc w wypełnianiu wniosków przez konsultantów w punktach informacyjnych, - badanie opinii publicznej w zakresie postrzegania funduszy strukturalnych w celu planowania działań promocyjnych mających na celu kształtowanie pozytywnego wizerunku funduszy Instytucja Zarządzająca PWW posiada wystarczającą ilość środków finansowych do przeprowadzenia szeroko zakrojonej akcji promocyjnej i szkoleniowej, która pozwoli na osiągniecie celów Strategii. 11 2. ZINTEGROWANA STRATEGIA DZIAŁAN PROMOCYJNYCH I SZKOLENIOWYCH Zintegrowana Strategia Działań Promocyjnych i Szkoleniowych IZ PWW została przygotowana zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej nr 1159/2000 dotyczącym działań w zakresie informacji i promocji w latach 2000 – 2006. Aby spełnić wymagania tej regulacji, Instytucja Zarządzająca (IZ) Podstawami Wsparcia Wspólnoty (PWW) ma za zadanie: • Przygotowanie strategii działań promocyjnych i szkoleniowych, opisującej m.in. taktykę, odbiorców działań, partnerów, metody koordynacji i monitoringu, • Rozpowszechnienie strategii wśród wszystkich partnerów zaangażowanych w proces wdrażania funduszy strukturalnych, • Regularne informowanie Komisji Europejskiej o przedsięwziętych inicjatywach w zakresie komunikacji i promocji, mających za zadanie spełnienie wymagań rozporządzenia Nr 1159/2000. Dla potrzeb realizacji Strategii każdego roku opracowane są Plany Wykonawcze wraz z planem finansowym na dany rok kalendarzowy. Plany te precyzują metody i narzędzia realizacji działań promocyjnych i szkoleniowych. Plany Wykonawcze mają na celu zapewnienie transparentności podejmowanych w ramach Strategii działań oraz dostosowanie narzędzi, metod i zasobów do konkretnych potrzeb, uwzględniając zaobserwowane zmiany warunków ogólnych istotnych z punktu widzenia wdrażania funduszy (m.in. główne trendy społeczno-gospodarcze i socjologiczne, zmieniające się potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup beneficjentów). W związku z powyższym IZ PWW może inicjować dodatkowe działania, inne niż wymienione w Planach Wykonawczych, może też modyfikować założone w Planie projekty. Strategia określa także rolę IZ PWW w zakresie informacji i promocji PWW w kontekście współdziałania z innymi jednostkami zaangażowanymi w zarządzania i wdrażanie instrumentów strukturalnych oraz promocję UE. 2.1 Główne założenia Strategii: W ramach prowadzonych działań promocyjnych i szkoleniowych niezbędne są: - stała, partnerska współpraca pomiędzy instytucjami zaangażowanymi w proces wdrażania funduszy, instytucjami administracji publicznej oraz wybranymi organizacjami pozarządowymi i działającymi w sektorze publicznym, - wdrożenie systemu szkoleń dla beneficjentów koordynowanego przez IZ PWW, - współpraca z mediami zapewniająca regularną obecność informacji na temat funduszy strukturalnych w środkach masowego przekazu, - wdrożenie trwałych narzędzi promocji (strona internetowa, infolinia), - wykorzystywanie istniejących sieci punktów informacyjnych, - prowadzenie kampanii informacyjnych adresowanych do poszczególnych grup odbiorców, - realizowaniu proaktywnej polityki względem partnerów społecznych i gospodarczych prowadzących działania mające na celu rozpowszechnianie informacji na temat funduszy oraz ich promocję, 12 - systematyczne monitorowanie opinii społecznej w zakresie stopnia poinformowania o możliwościach wykorzystywania funduszy oraz obowiązujących procedurach, - badanie opinii publicznej w zakresie postrzegania funduszy strukturalnych i podejmowanie odpowiednich działań mających na celu kształtowania pozytywnego „wizerunku” funduszy, - prowadzenie stałego monitorowania podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych pod kątem ich skuteczności w realizacji wyznaczonych celów, - elastyczne dostosowywanie metod i narzędzi promocji i informacji zgodnie ze zmieniającymi się okolicznościami, - stworzenie trwałego systemu wymiany informacji pomiędzy wszystkimi partnerami, - objęcie systemem wsparcia merytorycznego (portal internetowy) możliwie dużą liczbę osób i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Strategii bądź objętych działaniami w niej wymienionymi. 2.2 Cele Celem nadrzędnym Zintegrowanej strategii działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW jest Kreowanie popytu na środki z instrumentów strukturalnych w Polsce oraz zapewnienie efektywnej realizacji i trwałości interwencji Podstaw Wsparcia Wspólnoty. Osiągnięcie celu strategicznego odbywać się będzie poprzez realizację dwóch celów bezpośrednich. Bezpośrednie cele Strategii to: 1. Upowszechnianie wiedzy na temat Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz możliwościach wykorzystania funduszy oraz zwiększanie świadomości społecznej w zakresie korzyści płynących z wdrażania PWW i pośrednio, z integracji z Unią Europejską. Dla realizacji powyższego celu niezbędne są działania zmierzające do: • zapewnienia wszystkim zainteresowanym, a w szczególności potencjalnym projektodawcom szerokiego i powszechnego dostępu do informacji na temat możliwości stwarzanych przez instrumenty strukturalne UE, • promocji przykładów dobrych projektów • rozpropagowania możliwości wykorzystywania projektów standardowych 2. Przygotowanie i koordynacja trwałego i efektywnego systemu ciągłego kształcenia w zakresie funduszy strukturalnych oraz wymiany informacji pomiędzy wszystkimi istniejącymi i potencjalnymi uczestnikami procesu wdrażania PWW w Polsce. Dla realizacji powyższego celu niezbędne są działania zmierzające do: - objęcia systemem wymiany informacji i doświadczeń istniejących i potencjalnych uczestników procesu wdrażania PWW (patronaty, konsultacje, konferencje doszkalające), - przygotowania i upowszechniania nowoczesnych narzędzi informatycznych (serwis internetowy, serwis szkoleniowy, serwisy dedykowane), - wsparcia procesu zarządzania i wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty. 13 Zintegrowana Strategia Działań Promocyjnych i Szkoleniowych IZ PWW z opiera się na dwóch filarach: 1. Założeniach działań promocyjnych (odnoszących się do celu pierwszego), 2. Założeniach działań szkoleniowych (odnoszących się do celu drugiego). Zintegrowana strategia działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW CEL NADRZĘDNY Kreowanie popytu na środki z instrumentów strukturalnych UE w Polsce Upowszechnianie wiedzy na temat Podstaw Wsparcia Wspólnoty i możliwościach wykorzystania funduszy oraz zwiększanie świadomości społecznej w zakresie korzyści płynących z wdrażania PWW i pośrednio, z integracji z Unią Europejską. CELE POŚREDNIE ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH Stworzenie i koordynacja systemu ciągłego kształcenia w zakresie funduszy strukturalnych oraz wymiany informacji ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ SZKOLENIOWYCH 1.3 Grupy docelowe Adresatami działań realizowanych w ramach Strategii są przede wszystkim: - beneficjenci, * - partnerzy społeczni i ekonomiczni (m.in. organizacje pozarządowe, środowisko akademickie), - opinia publiczna, - instytucje zaangażowane w proces wdrażania funduszy, - jednostki administracji publicznej, - media. 14 * Zgodnie z definicją podaną w Ustawie o Narodowym Planie Rozwoju w art. 2„beneficjentem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, korzystające z publicznych środków wspólnotowych i publicznych środków krajowych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji, o której mowa w art. 11 ust. 7; W ramach systemu wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce występują trzy rodzaje beneficjentów: 1. Instytucje wdrażające (pełniący funkcje beneficjentów końcowych); 2. końcowi odbiorcy (pełniący funkcję projektodawców); 3. ostateczni odbiorcy usług i inwestycji (pełniący funkcje ostatecznych beneficjentów). Strategia obejmuje swym zasięgiem działania skierowane do wszystkich wymienionych grup docelowych, przy czym zarówno część promocyjna niniejszego dokumentu, jak i część szkoleniowa określają grupy szczególnie wrażliwe i istotne z punktu widzenia realizacji celów Strategii. Działania wynikające ze Strategii będą wdrażane przy użyciu szerokiej gamy narzędzi komunikacyjnych i promocyjnych z uwzględnieniem specyfiki, potrzeb i możliwości konkretnej grupy odbiorców. Katalog instrumentów, jakimi posłuży się IZ PWW wymieniony został w części promocyjnej niniejszej Strategii. 2.4 Wdrażanie Strategii i koordynacja działań promocyjnych i szkoleniowych Strategia zakłada współpracę i partnerskie współdziałanie w dziedzinie promocji i szkoleń pomiędzy Instytucjami Zarządzającymi poszczególnymi programami operacyjnymi, oraz Instytucją Zarządzającą Funduszem Spójności, a za ich pośrednictwem z Instytucjami Pośredniczącymi i Wdrażającymi zgodnie z zasadą subsydiarności. W każdej Instytucji Zarządzającej wydzielone zostały komórki (Wydziały lub Zespoły) odpowiedzialne za informację i promocję poszczególnych programów operacyjnych i Funduszu Spójności. Podobne komórki powstały także w Instytucjach Pośredniczących dla programów operacyjnych i Funduszu Spójności. Na poziomie każdego programu operacyjnego oraz Funduszu Spójności opracowano plany działań promocyjnych i informacyjnych, określające m.in. adresatów, partnerów działań oraz cele i metody ich osiągania. Zadaniem IZ PWW nałożonym przez Zintegrowaną strategię działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW jest zdefiniowanie w procesie konsultacji z IZ poszczególnych PO oraz IZ Funduszem Spójności powiązań między planami informacji i promocji poszczególnych instytucji a Strategią oraz uzgadnianie możliwych i pożądanych obszarów wsparcia w zakresie informacji i promocji. Strategia odnosi się także do planów promocji i szkoleń UKIE, który jest ważnym partnerem IZ PWW przy prowadzeniu polityki informacyjnej dotyczącej funduszy strukturalnych. IZ PWW dążyć będzie do koordynacji działań z innymi partnerami - instytucjami publicznymi, wybranymi organizacjami pozarządowymi i agencjami rządowymi. 15 Koordynacja działań różnych instytucji w zakresie informacji i promocji pozwoli na lepsze wykorzystywanie istniejących struktur i doświadczeń oraz znaczne zwiększenie możliwości i skuteczności promowania korzyści z funduszy unijnych. Dzięki systematycznej wymianie informacji i doświadczeń w zakresie szkoleń i promocji możliwe jest ciągłe doskonalenie planów promocji i szkoleń, by uwzględniały one w jak największym stopniu możliwości, zagrożenia i korzyści zauważone przez IZ PWW oraz partnerów. Stworzenie takiego systemu jest możliwe jedynie w oparciu o współpracę pomiędzy MGiP, wszystkimi partnerami zaangażowanymi w zarządzanie, kontrolę monitorowanie i wdrażanie funduszy, ekspertami działającymi w ramach umów bliźniaczych, UKIE, właściwymi agencjami rządowymi, organizacjami pozarządowymi, istniejącymi punktami informacyjnymi, instytucjami publicznymi oraz komercyjnymi firmami szkoleniowymi i doradczymi. Za zarządzanie i wdrażanie Zintegrowanej strategii działań promocyjnych i szkoleniowych oraz związanych z nią Planów wykonawczych odpowiedzialna jest IZ PWW. Komórką bezpośrednio odpowiedzialną za działania wynikające ze Strategii jest Wydział Szkoleń, Informacji i Promocji w Departamencie Koordynacji Polityki Strukturalnej MGiP (Wydział). Ponadto zostanie powołana (na bazie funkcjonującego od listopada 2003 roboczego Międzyresortowego Zespołu ds. koordynacji szkoleń w zakresie przygotowania administracji do zarządzania funduszami strukturalnymi) grupa sterująca (Grupa Sterująca) działaniami promocyjnymi i szkoleniowymi w zakresie funduszy złożona z osób wydelegowanych przez Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi, osoby wydelegowanej przez Instytucję Zarządzającą Funduszem Spójności oraz pracowników Wydziału Informacji, Promocji i Szkoleń Departamentu Koordynacji Polityki Strukturalnej oraz pracownika Biura Prasowego MGiP. Zadaniem Grupy Sterującej, pracującej pod przewodnictwem osoby zarządzającej Wydziałem będzie: - koordynacja wszystkich planów promocji i szkoleń, - bieżące uaktualnianie i wzajemne konsultowanie programów szkoleniowych, - wymiana doświadczeń oraz uzgodnienia we wszystkich kwestiach związanych ze szkoleniami, a w szczególności szkoleniami dla pracowników instytucji zarządzających, pośredniczących, monitorujących i wdrażających fundusze, - identyfikacja potrzeb szkoleniowych poszczególnych grup beneficjentów, - pełnienie funkcji Centrum Kompetencji w systemie szkoleń (szczegółowy opis w części Założenia działań szkoleniowych). Koordynacja Strategii z planami promocji i szkoleń partnerów odbywa się poprzez konsultacje i uzgodnienia z pomiędzy członkami Grupy Sterującej, a także przedstawicielami innych wybranych partnerów. Spotkania konsultacyjne, zwoływane z inicjatywy Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty odbywają się nie rzadziej niż dwa razy w roku: 1. w celu uzgodnienia Planów Wykonawczych na dany rok, nie później niż do końca marca każdego roku 2. w celu podsumowania działań w poprzednim roku, nie później niż do końca stycznia każdego roku. Instytucje Zarządzające poszczególnymi programami operacyjnymi oraz inni partnerzy, którzy włączyli 16 się w realizację Strategii, przekazują na prośbę IZ PWW, jednak nie rzadziej raz w roku, sprawozdanie z podjętych działań informacyjnych i promocyjnych. IZ PWW przygotowuje zbiorczy raport roczny na podstawie dostarczonych informacji oraz, ewentualnie, badań opinii publicznej i ekspertyz na temat działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących funduszy strukturalnych. 2.5 Ocena efektów realizacji Strategii Instytucją odpowiedzialną za monitorowanie realizacji Strategii oraz ewaluację działań jest IZ PWW. Stosowny dokument zawierający podsumowanie działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie obejmującym Podstawy Wsparcia Wspólnoty zostanie formalnie przedłożony Komitetowi Monitorującemu PWW raz w roku. Zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej Nr 1260/1999, Raport Roczny precyzuje środki podjęte w dla realizacji celów Zintegrowanej strategii działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW. Miernikiem efektów realizacji Strategii są: 1. efektywność - wyrażana przez stosunek nakładów (kosztów, pracy) do wyników, 2. skuteczność - określana przez percepcję kampanii promocyjnej oraz szkoleń i ich wpływ na stan świadomości odbiorców działań wynikających ze Strategii. Rezultaty kampanii promocyjnej i szkoleniowej prowadzonej i/lub koordynowanej przez IZ PWW mierzone będą stopniem realizacji celu nadrzędnego (kreowanie popytu na środki z instrumentów strukturalnych oraz zapewnienie efektywnej realizacji i trwałości interwencji z funduszy) oraz celów bezpośrednich (upowszechnianie wiedzy na temat funduszy strukturalnych i zwiększanie świadomości społecznej w zakresie korzyści płynących z wdrażania PWW oraz przygotowanie i koordynacja trwałego i efektywnego systemu kształcenia w zakresie funduszy strukturalnych). Oceny efektywności prowadzonych działań dokonywać będzie IZ PWW poprzez analizy ilościowe środków (nakładów) i wyników działania. W tym przypadku wskaźnikami może być stosunek poniesionych nakładów do: • liczby rozpowszechnionych/ zamówionych publikacji, • liczby rozmów telefonicznych infolinii, • liczby wizyt na stronie internetowej, • liczby osób przeszkolonych, • liczby przekazanych materiałów promocyjnych, • liczby artykułów opublikowanych w prasie drukowanej, • liczby audycji radiowych i telewizyjnych. Badanie skuteczności kampanii będzie zlecane wyspecjalizowanym ośrodkom badania opinii publicznej, które za pomocą stosownych technik zarówno ilościowych (np. ankiety, wywiady) jak i jakościowych (np. obserwacje, wywiady i dyskusje grupowe, analizy mediów pod kątem m.in. udziału pozytywnych, 17 neutralnych i negatywnych informacji w publikacjach) prowadzić będą badania opinii publicznej oraz mediów. Zarówno metody badań jak i dobór próby zaproponowany przez ośrodki będą uzgadniane z IZ PWW. Dodatkowo IZ PWW może zlecać ekspertom ekspertyzy, analizy i opracowania mające na celu ocenę skuteczności kampanii promocyjnej i szkoleń. Dokumenty te, jak i inne „informacje zwrotne” na temat prowadzonych działań będą podlegały regularnym analizom dokonywanym przez IZ PWW oraz dyskutowane na forum Grupy Sterującej. Wszystkie działania zmierzające do zbadania efektywności i skuteczności kampanii promocyjnej i szkoleniowej służyć będą lepszemu planowaniu kolejnych działań oraz ewentualnym zmianom w aktualnych planach IZ PWW, które przyczynią się do realizacji założonych celów Strategii. 2.6 Finansowanie Przedsięwzięcia podejmowane przez IZ PWW a wynikające ze Zintegrowanej strategii działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW finansowane są z następujących źródeł: 1. Program Operacyjny Pomoc Techniczna; 2. Budżet państwa (współfinansowanie, budżet Departamentu Koordynacji Polityki Strukturalnej MGiP); 3. Program PHARE 2001/IB/OT-04 „Wzmocnienie koordynacji i zdolności zarządzania funduszami strukturalnymi” (umowa bliźniacza z Francją); 4. Program PHARE 2002/000-580.01.07 „Przygotowanie do Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego” (umowa bliźniacza z Wielką Brytanią, umowa bliźniacza z konsorcjum Niemiec i Francji, Pomoc Techniczna); 5. Program PHARE 2002/000-580.01.08 Przygotowanie projektów do wsparcia z EFRR”, (Project Pipeline); 6. Inne, wg ewentualnych potrzeb (np. środki CPF). 18 3. ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH I INFORMACYJNYCH Zwiększanie zainteresowania społeczeństwa, a w szczególności potencjalnych projektodawców tematyką funduszy strukturalnych i możliwościami ich wykorzystywania oraz informowanie na temat postępów we wdrażaniu Podstaw Wsparcia Wspólnoty Spodziewane rezultaty Osiągnięcie celu będzie miało wpływ na zwiększenie zainteresowania możliwościami ubiegania się o środki unijne, a pośrednio na zwiększenie się liczby składanych projektów oraz przyczyni się do pozy tywnego odbioru społecznego efektów wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty. 3.1 Założenia ogólne Najlepszą formą promocji Podstaw Wsparcia Wspólnoty jest INFORMACJA. A/ Rodzaj przekazywanej informacji Informacja przekazywana przez IZ PWW powinna być: - łatwo dostępna, - aktualna, - przystępna, - obiektywna, - rzetelna, - łatwa do identyfikacji (spójna szata graficzna, logo, itp.) W procesie komunikacji IZ PWW będzie unikać używania „żargonu europejskiego” oraz oficjalnych terminów, które mogą okazać się trudne do zrozumienia. Informacja będzie prezentowana w sposób prosty i zrozumiały dla konkretnych grup odbiorców. Przekazywana informacja będzie koncentrować się na trzech aspektach: 1. wiedzieć jak., tj. informowanie o procesach, technikach, itp., 2. wiedzieć kto, tj. informowanie o źródłach informacji9, 3. wiedzieć po co, tj. informowanie o możliwościach i efektach. 9 Na podstawie dokumentu „Potrzeby informacyjne wybranych grup społecznych w okresie poprzedzającym członkostwo w Unii Europejskiej w świetle badań opinii społecznej”, M. Bukowska-Siegiel, UKIE 19 Informacje powinny być przygotowywane i wykorzystywane z punktu widzenia realizacji celów Zintegrowanej strategii działań promocyjnych i szkoleniowych IZ PWW i nastawione przede wszystkim na jakość i skuteczność oddziaływania. B/ Źródła informacji W celu zapewnienia wysokiej jakości przekazu IZ PWW do działań informacyjnych i promocyjnych wykorzystywać będzie następujące źródła: - oficjalne dokumenty rządowe, - analizy i ekspertyzy naukowe, - informacje prasowe przygotowywane przez rządowe zespoły prasowe, a w szczególności Biuro Prasowe MGiP, - resortowe dokumenty wewnętrzne nie objęte klauzulami tajności i poufności, i nie zastrzeżone, - bazy danych instytucji rządowych, - internet, - informacje przekazywane przez Instytucje Zarządzające, Pośredniczące, Wdrażające i Monitorujące, - wyniki ankiet, badań opinii publicznej. C/ Dystrybucja informacji Strategia zakłada dystrybucję informacji poprzez: - zamieszczanie informacji na stronie internetowej z możliwością pobrania materiałów w wersji do wydruku, - media (np. informacje, ogłoszenia, wkładki, artykuły sponsorowane), - wysyłkę bezpośrednią (według własnej bazy danych lub zgodnie ze zgłaszanym zapotrzebowaniem) drogą pocztową lub elektroniczną, - dystrybucję materiałów podczas seminariów, konferencji, targów, itp., - dystrybucję materiałów poprzez Punkt Informacyjny MGiP oraz odpowiednie punkty informacyjne partnerów (np. Regionalne Centra Informacji Europejskiej, punkty informacyjne w Urzędach Marszałkowskich, itp.), - kontakt telefoniczny lub osobisty z pracownikami punktów informacyjnych. D/ Realizacja Strategii 1. Strategia zakłada współpracę z innymi jednostkami publicznymi na zasadzie partnerskiego współdziałania przy prowadzeniu wybranych projektów, których cele są zbieżne z celami Strategii. Tego rodzaju współpraca odbywać się będzie na podstawie stosownych porozumień określających zakres kompetencji i wzajemnych zobowiązań partnerów. 2. Strategia zakłada możliwość zlecania usług wynikających ze Strategii podmiotom zewnętrznym, takim jak agencje promocyjne i reklamowe, ośrodki badań opinii publicznej, wydawnictwa, drukarnie, sto- 20 warzyszenia, itp.. Postępowanie w celu wyboru wykonawcy musi przebiegać zgodnie z procedurą zamówień publicznych. 3.2 Instrumenty promocji i grupy docelowe poszczególnych działań Rozpowszechnianie informacji o funduszu, z którego środków finansowany jest dany program operacyjny, o realizowanych w jego ramach projektach, a także realizacja i inicjowanie dodatkowych działań promocyjnych jest obowiązkiem Instytucji Zarządzających, które są odpowiedzialne za opracowanie i realizacje „celowych strategii informacyjnych i promocyjnych” skierowanych do beneficjentów poszczególnych programów operacyjnych. Zadaniem IZ PWW jest wspomaganie działań informacyjnych i promocyjnych Instytucji Zarządzających programami poprzez: - dostarczanie ogólnych informacji na temat możliwości korzystania z funduszy strukturalnych oraz procedur i funkcjonowania systemu ich wdrażania w Polsce, przyczyniających się do zwiększenia zainteresowania poszczególnymi PO, - podejmowanie działań zmierzających do podnoszenia świadomości społecznej na temat postępów we wdrażaniu PWW i poinformowania opinii publicznej o postępach we wdrażaniu PWW o roli, jaką odgrywa Wspólnota w udzielaniu pomocy i jej rezultatach, - promocję dobrych praktyk i projektów, - promocję innych inicjatyw przyczyniających się do zwiększenia absorpcji środków unijnych (np. projekty standardowe - project guidelines), - podejmowanie w miarę możliwości i potrzeb działań, na wniosek odpowiednich IZ lub z własnej inicjatywy po konsultacjach z IZ, skierowanych do konkretnych grup odbiorców wymienionych w programach operacyjnych. W związku z powyższym grupy docelowe o szczególnym znaczeniu z punktu widzenia realizacji Strategii w zakresie promocji kształtują się następująco: • opinia publiczna (ogół społeczeństwa), • potencjalni beneficjenci, • środki masowego przekazu, • partnerzy ekonomiczni i społeczni (organizacje pozarządowe, instytucje publiczne, środowiska akademicki i profesjonalne), • osoby korzystające z usług regionalnych i lokalnych punktów informacji europejskiej (w Urzędach Marszałkowskich, Wojewódzkich Urzędach Pracy, Regionalnych Centrach Informacji Europejskiej, itp.) Instrumenty promocji Ze względu na duże zróżnicowanie adresatów działań informacyjno-promocyjnych, także wewnątrz kategorii, istnieje konieczność wykorzystywania szerokiej gamy narzędzi informacyjnopromocyjnych, dostosowanych do potrzeb i specyfiki konkretnych adresatów. IZ PWW kierując się zasadą jak najbardziej przystępnego przekazywania informacji na temat funduszy unijnych oraz jak naj- 21 bardziej efektywnej promocji wybierze odpowiednie instrumenty dla osiągnięcia założonych celów. LP 1. Instrumenty promocji Uwagi Grupy docelowe Informacje na temat funduszy strukturalnych znajdują się na stronie System internetowy: a/. przebudowa i utrzymanie www.funduszestrukturalne.gov.pl adminiistniejącego serwisu interne- strowanej przez Biuro Prasowe MGiP. Na Wszystkie grupy stronie tej IZ PWW zamieszcza najważdocelowe towego niejsze informacje na temat PWW. Docelowo planowane jest uruchomienie portalu poświęconego funduszom strukb/ budowa i administrowanie turalnym. Zawartość portalu: portalu tematycznego • porady dla potencjalnych projektodawców, zawierające szczegółowe wymagania i procedury • informacje o programach operacyjnych, uzupełnieniach i ewentualnych zmianach • dostęp do formularzy zgłoszeniowych • informacje na temat działań IZ PWW, Komitetu Monitorującego PWW • raporty w sprawie postępu we wdrażaniu PWW • Studia przypadków, opisy dobrych praktyk ze wszystkich regionów Polski i ze wszystkich zakresów tematycznych • Publikacje na tematy związane z funduszami unijnymi • informacje dla prasy i fragmenty artykułów prasowych • informacje na temat szkoleń • podręczniki wdrażania • informacje na temat standardowych projektów Wszystkie Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi oraz Funduszem Spójności rozwiną własne strony internetowe. Stworzone zostaną linki pomiędzy wszystkimi stronami IZ PWW. Przeprowadzona zostanie akcja promocyjna w Internecie. c/ serwis tematyczny dot. EFRR Pod adresem www.erdf.edu.pl funkcjonuje serwis poświęcony Europejskiemu Funduszowi Rozwoju Regionalnego. 22 D/ Serwisy dedykowane Serwisy te będą tworzone w ramach portalu na potrzeby konkretnych odbiorców (np. punktu informacyjnego, instytucji szkolących pod patronatem MGiP, itp.) 2. Wspieranie i/ lub tworzenie ogólnodostępnych punktów informacyjnych nt. funduszy strukturalnych na poziomie regionalnym i lokalnym - punkt informacyjny w MGiP - punkty informacyjne w Urzędach Marszałkowskich i Wojewódzkich Urzędach Pracy, i niektórych Urzędach Wojewódzkich10 - wybrane regionalne i lokalne punkty informacji europejskiej (np. RCIE, RKPK, ROSzEFS, punkty informacyjne w wybranych gminach). Oprócz wykorzystywania zasobów istniejących w (punkt informacyjny) oraz Urzędach Marszałkowskich i Wojewódzkich Urzędach Pracy należy zidentyfikować innych potencjalnych partnerów MGiP w procesie informowania o funduszach strukturalnych i nawiązać z nimi współpracę poprzez dystrybucję materiałów informacyjnych i promocyjnych, organizowanie konferencji pozwalających na wymianę doświadczeń i aktualizację wiedzy. Udzielane informacje w punktach informacyjnych dotyczyć powinny: • priorytetów funduszy strukturalnych • procedur aplikacyjnych • obowiązków informacyjnych przy projektach z funduszy strukturalnych • innych źródeł informacji o funduszach unijnych Beneficjenci FS, partnerzy społeczni i gospodarczy, ogół społeczeństwa 3. Utworzenie bezpłatnej lub częściowo płatnej ( jak za połączenie lokalne) infolinii telefonicznej Infolinia zostanie utworzona przy wykorzystaniu istniejącej infrastruktury oraz doświadczeń z kampanii przedreferendalnej. Partnerem w projekcie będzie UKIE oraz Centrum Informacji Europejskiej oraz Regionalne Centra Informacji Europejskiej. Beneficjenci, partnerzy społeczni i gospodarczy, ogół społeczeństwa 4. Publikacje własne oraz wydane przy współpracy partnerów oraz ich dystrybucja BROSZURY Zależnie od tematyki publikacji Według planu wydawniczego na dany rok) Broszury powinny być przygotowywane pod kątem potrzeb poszczególnych grup beneficjentów • BIULETYNY Biuletyny (kwartalne) zawierające informacje o rezultatach wdrażania PWW, pracach IZ PWW, Komitetu Monitorującego PWW powinny być dostępne w wersji tradycyjnej oraz na stronie internetowej. Biuletyny w wersji papierowej będą szczególnie ważne dla podmiotów, które nie mają dostępu do Internetu. Biuletyny będą rozprowadzone pocztą według listy wysyłkowej oraz będą dostępne na stronach internetowych w formie umożliwia- 10 Ze względu na różne siedziby Urzędu Marszałkowskiego i Wojewódzkiego potrzebę utworzenia punktu w UW zgłosiło województwo Kujawsko-Pomorskie i Lubelskie. 23 jącej łatwy i szybki wydruk. • RAPORTY Raport Roczny będzie przygotowywany przez IZ PWW, aby powiadomić Komisję Europejską o inicjatywach przedsięwziętych w celu sprostania wymogom rozporządzeń Nr 1159/2000 i 1260/1999. IZ PWW przygotowuje też cykliczne raporty dla KE (roczne, kwartalne) na temat postępów w realizacji PWW. 5. Ogólna działalność promocyjna 6. Wydarzenia specjalne 7. Kontakty z mediami DYSTRUBUCJA Publikacje przede wszystkim powinny być dostępne w Punkcie Informacyjnym w MGiP, punktach informacyjnych w Urzędach Marszałkowskich, Wojewódzkich Urzędach Pracy, innych sieciowych punktach informacji europejskiej, jak np. RCIE, Regionalne Punkty Kontaktowe, itp. Ważną formą dystrybucji jest Internet. • Plakaty będą przekazane zgodnie z zapotrzebowanie uczestnikom procesu wdrażania funduszy a za ich pośrednictwem innym podmiotom według potrzeb • Gadżety promocyjne będą wykorzystywane podczas imprez masowych, przeznaczane na nagrody, itp. • Ulotki, fiszki informacyjne będą rozdawane podczas imprez masowych, targów, itp. Przez wydarzenia specjalne rozumiane są przedsięwzięcia typu m.in.: • targi, • konferencje, • seminaria, • warsztaty, • konkursy nt. funduszy strukturalnych. Beneficjenci, partnerzy społeczni i gospodarczy, media Media, beneficjenci, partnerzy społeczni i ekonomiczni, ogół społeczeństwa, środowiska akademickie Celem wydarzeń specjalnych jest przede wszystkim wzmacnianie wizerunku UE i funduszy strukturalnych oraz IZ programami operacyjnymi, a także dostarczanie informacji niezbędnych do podnoszenia wiedzy nt. FS oraz umiejętności praktycznych korzystania z pomocy unijnej i promocji najlepszych projektów. Tego typu imprezy będą organizowane przez MGiP samodzielnie, przy współpracy partnerów lub przez wyspecjalizowaną agencję. Media • Ścisła współpraca ze wszystkimi grupami mediów: prasą, radiem, telewizją, portalami internetowymi (zapewnienie szerokiego dostępu do informacji wszystkim grupom docelowym). 24 • • • • • 8. 9. Fundusz grantów dla: 1. mediów, 2. partnerów gospodarczych i społecznych, 3. środowiska akademickiego Kampania promocyjna w prasie, radiu i telewizji • • Regularne inicjowanie i monitorowanie publikacji prasowych, by zwiększyć ilość, zakres oraz zapewnić aktualność informacji przekazywanych społeczeństwu za pośrednictwem prasy. Zidentyfikowanie grup dziennikarzy specjalizujących się w tematyce funduszy unijnych i objęcie ich „patronatem” polegającym na umożliwieniu spotkań z osobami odpowiedzialnymi za wdrażanie funduszy, pomoc w uzyskiwaniu informacji na interesujące tematy, itp. Organizacja seminariów dla dziennikarzy w celu podniesienia i uaktualnienia wiedzy na temat funduszy unijnych. Regularna organizacja konferencji prasowych i briefingów. Raz w roku, po publikacji Raportu Rocznego odbywać się będą spotkania prasowe mające na celu przekazanie informacji o działaniach informacyjnych i promocyjnych. spoOgłoszenie konkursów na najlepsze Partnerzy projekty promujące fundusze struktu- łeczni i gospodarczy, media ralne, Wybór najlepszych projektów i przyznanie grantów na realizację Celem ustanowienia funduszy grantów jest aktywne włączenie partnerów gospodarczych i społecznych oraz mediów w proces realizacji celów Strategii. Projekty zgłaszane do konkursów oceniane będą przez specjalnie powołaną komisję, a wybór dokonywany będzie z uwzględnieniem szczegółowych kryteriów, m.in.: przydatność projektu z punktu widzenia realizacji Strategii oraz jego zgodność z celami Strategii; doświadczenie jednostki zgłaszającej projekt, koszt, harmonogram. Celem kampanii będzie informowanie Ogół społeczeńspołeczeństwa o możliwościach wyko- stwa, beneficjenci rzystywania funduszy strukturalnych, obowiązujących zasadach i procedurach, źródłach wiedzy o funduszach oraz zwiększanie świadomości społecznej w zakresie Podstaw Wsparcia Wspólnoty. Kampania będzie polegała m.in. na: emitowaniu programów telewizyjnych, spotów reklamowych, zamieszczaniu reklam prasowych, artykułów sponsorowanych, wkładek do wybranych gazet. Zaplanowanie kampanii oraz jej prowadzenie zostanie powierzone wyspecjalizowanej agencji. 25 3.3 Współpraca z kluczowymi partnerami w zakresie prowadzenia działań promocyjnych W celu jak najbardziej skutecznego i efektywnego wdrażania planów promocji, oprócz współpracy z IZ programów operacyjnych, zadaniem IZ PWW jest zidentyfikowanie i wykorzystywanie możliwych środków i zasobów pochodzących z różnych źródeł, takich jak np. infrastruktura UKIE (np. Regionalne Centra Informacji Europejskiej). Ważnym partnerem IZ PWW są też ogólnopolskie oraz lokalne organizacje pozarządowe, których opiniotwórczy wpływ na środowiska lokalne oraz skuteczność w przekazywaniu informacji do konkretnych grup docelowych zostały podkreślone w „Ewaluacji strategii informacyjnej...”. IZ PWW dołoży starań w celu stworzenia spójnej polityki współpracy z organizacjami pozarządowymi w zakresie promocji PWW. Istotne jest także aktywne wykorzystywanie możliwości wynikających ze współpracy bliźniaczej. Przykładowo, działania promocyjne realizowane w ramach umowy z konsorcjum Niemiec i Francji to przede wszystkim organizacja spotkań konsultacyjno-promocyjnych w regionach skierowanych do potencjalnych beneficjentów (przedstawicieli gmin, powiatów, fundacji, organizacji pozarządowych, izb handlowych, itp.) funduszy strukturalnych, a w szczególności EFRR. Promocji wdrażania EFRR służy też stworzona w ramach projektu i nieustannie rozbudowywana strona internetowa (www.erdf.edu.pl), na której umieszczane są materiały szkoleniowe oraz informacje dot. działalności projektu współpracy bliźniaczej, oraz szersze dot. wdrażania funduszy strukturalnych, w tym szczególnie EFRR. Strona internetowa jest ogólnie dostępne a informacja o niej jest rozpowszechniana, m.in., na organizowanych spotkaniach informacyjno-promocyjnych. Strategia zakłada nie tylko tworzenie nowych narzędzi promocji i informacji, ale także aktywne wykorzystywanie już istniejących i realizujących zadania wspomagające realizację celów Strategii. Takie założenie pozwala na zwiększenie efektywności prowadzonych działań poprzez zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i środków finansowych. 3.4 Finansowanie działań promocyjnych Działania promocyjne i informacyjne realizowane przez IZ PWW finansowane będą przede wszystkim ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna w ramach priorytetu 3: Upowszechnianie informacji i promocja funduszy strukturalnych. Całkowite środki dostępne do realizacji Priorytetu 3 wyniosą około 11,1 mln EURO, w tym wsparcie ze środków funduszy strukturalnych wyniesie 8,35 mln EURO, a współfinansowanie ze środków krajowych (wyłącznie z budżetu państwa) 2,75 mln EURO. Dodatkowo, każdy z programów operacyjnych w ramach priorytetów pomocy technicznej zawiera alokacje finansowe przeznaczone na pokrycie kosztów z zakresu działań promocyjnych i informacyjnych na poziomie programu operacyjnego. 26 Konkretne kwoty przedstawia zbiorcza tabela finansowa dla Programu Operacyjnego Pomocy technicznej oraz priorytetów pomocy technicznej w ramach poszczególnych programów operacyjnych (zobowiązania) w mln EURO (ceny z roku 2004)11 Zbiorcza tabela finansowa dla działań promocyjnych i informacyjnych w ramach poszczególnych programów operacyjnych z Programu Operacyjnego Pomocy technicznej oraz priorytetów pomocy technicznej (zobowiązania) w mln EURO (ceny z roku 2004) Nazwa Programu Opera- Priorycyjnego tet/dział anie SPO Rozwój zasobów 3/3.2 ludzkich SPO Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw SPO Transport Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego PO Pomoc techniczna Ogółem Wkład wspólnoto- Krajowy wkład publiczwy ny (ogółem) 1 050 000 3/3.3 maksymal- 3 150 000 nie 4 200 000 5 000 000 3 750 000 3/3.2 4/3 2 666 647 8 192 000 2 000 000 6 142 000 666 647 2 050 000 3/3.1 3/3.2 3/3.3 8 839 287 600 000 1700 000 8507040 6 629 456 450 000 1275 000 6380280 2 209 822 150 000 425 000 2126760 SPO Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego 1 250 000 W SPO Rybołówstwo i przetwórstwo ryb środki dostępne z pomocy technicznej nie zostały podzielone na poszczególne Działania. Ogółem środki z Pomocy Technicznej dla tego programu wynoszą 3 200 000, z czego 2 400 000 wynosi wkład Wspólnoty i 800 000 wkład krajowy. Środki na promocję w wysokości 11 tys. euro przewiduje też umowa bliźniacza z Niemcami w ramach komponentu 3 (public-awareness-component), którego celem jest prowadzenie działań promocyjnych dotyczących w szczególności projektów finansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. Umowy bliźniacze finansują także konsultacje i doradztwo w zakresie informacji i promocji dla IZ programami operacyjnymi. 11 źródło: Program Operacyjny Pomoc Techniczna 27 OGÓŁ SPOŁECZEŃSTWA Internetowy system informacji i komunikacji MEDIA NARZĘDZIA PROMOCJI Infolinia Punkty informacyjne Wydarzenia specjalne: targi, konferencje, seminaria, road shows BENEFICJENCI FUNDUSZY PARTNERZY EKONOMICZNI I SPOŁECZNI (organizacje pozarządowe, instytucje publiczne, środowiska akademickei) PODMIOTY WDRAŻAJĄCE PROJEKTY Publikacje prasowe, radiowe, telewizyjne, broszury, plakaty, komunikaty, biuletyny, konferencje 28 4. ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ SZKOLENIOWYCH Stworzenie i koordynacja systemu ciągłego kształcenia w zakresie funduszy strukturalnych oraz wymiany informacji Spodziewane rezultaty W wyniku proponowanych działań szkoleniowych w latach 2004-2006 istotnie polepszy się w Polsce jakość i trwałość przekazywanej wiedzy i umiejętności w sferze wykorzystania funduszy strukturalnych. Wzrośnie liczba specjalistów w zakresie funduszy w administracji centralnej i regionalnej, co przyczyni się do usprawnienia procesu wdrażania Podstaw Wsparcia Wspólnoty. 4.1 Założenia ogólne A/ Ze względu na różnorodność potrzeb poszczególnych grup adresatów Strategii (Założeń działań szkoleniowych) eniowych) nie jest możliwe wypracowanie jednego programu szkoleń dla wszystkich, ani też centralne przeszkolenie wszystkich zainteresowanych. Dlatego niezbędne jest tworzenie celowych planów szkoleniowych, uwzględniających faktyczne zapotrzebowanie. B/ Podstawą programowania działań szkoleniowych na poziomie Podstaw Wsparcia Wspólnoty są plany szkoleń opracowane w poszczególnych jednostkach. Plany te powinny opierać się na właściwym oszacowaniu potrzeb szkoleniowych oraz ustaleniu harmonogramów wynikających z zadań poszczególnych instytucji i przyjętych w nich procedur wewnętrznych. C/ Strategia zakłada współpracę z ekspertami polskimi i zagranicznymi (w ramach umów bliźniaczych), wybranymi organizacjami pozarządowymi oraz firmami komercyjnymi, którym IZ PWW zgodnie z obowiązującymi dokumentami i procedurami (np. Ustawa o zamówieniach publicznych, umowy bliźniacze) może zlecać organizację i prowadzenie szkoleń Współpraca może przebiegać w oparciu o oferty własne jednostek, oferty konkursowe, zamówienia publiczne oraz zlecenia bezpośrednie. Jednostki świadczące usługi na zlecenie IZ PWW działać będą pod nadzorem formalnym i merytorycznym Ministerstwa. D/ W celu zapewnienia wysokiej jakości prowadzonych szkoleń oraz ich koordynację zakłada się interaktywny oraz dwutorowy obieg informacji w procesie szkoleniowym: - kanał wewnętrzny: przekaz informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami przekazującymi wiedzę na temat funduszy 29 - kanał zewnętrzny: przekaz informacji pomiędzy jednostkami szkolącymi a uczestnikami szkoleń D/ Dla zapewnienia kontroli oraz koordynacji procesu szkoleniowego na temat funduszy oraz zagwarantowania sprawnego i efektywnego obiegu informacji przewidywane jest wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi informatycznych (serwisy internetowe, elektroniczna baza danych). 4.2 Instrumenty wdrażania procesu szkoleń i grupy docelowe Celem proponowanego przez IZ PWW systemu szkoleń jest wdrożenie efektywnych i trwałych rozwiązań w zakresie szkoleń na tematy związane z funduszami strukturalnymi oraz realizacja skoordynowanych, systematycznie aktualizowanych programów szkoleniowych dla: - beneficjentów funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, ze szczególnym uwzględnieniem beneficjentów Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - pracowników instytucji zarządzających, pośredniczących, i wdrażających fundusze strukturalne oraz dla pracowników innych instytucji administracji państwowej wymienionych w Uzupełnieniu Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, - pracowników punktów informacyjnych oraz instytucji objętych patronatem merytorycznym MGiP. L.p. 1. Działanie Instrumenty Uwagi dla 1. szkolenia nadzorowane przez IZ Szkolenia beneficjentów PWW prowadzone przez wyko- funduszy struk- nawcę/ wykonawców wyłonionych Szkolenia dla beneficjentów (projekto- turalnych (pro- zgodnie z procedurą zamówień dawców) organizowane będą na pod- jektodawców) publicznych, stawie corocznych analiz potrzeb 2. współpraca z punktami informa- szkoleniowych sporządzanych przez - cyjnymi i instytucjami non-profit IZ PWW we współpracy z IZ prograprowadzącymi szkolenia w zakre- mów operacyjnych. Przygotowanie sie funduszy strukturalnych na za- analiz może być zlecane przez IZ sadzie patronatu merytorycznego PWW podmiotom zewnętrznym. MGiP, 3. szkolenia dla pracowników instytucji zaangażowanych w przygotowywanie, wdrażanie, monitorowanie i kontrolę projektów finansowanych z EFRR (PHARE 2002/000-580.01.07), 4. zapewnienie samorządom wsparcia w zakresie przygotowywania projektów (PHARE 2002/000- 30 580.01.08). 5. System wsparcia internetowego 6. Szkolenia Instytucje organizowane Zarządzające przez IZ programów operacyjnych we właprogra- snym zakresie i z własnych środków mami operacyjnymi dla beneficjen- prowadzą szkolenia dla beneficjentów tów poszczególnych programów. 2. poszczególnych programów. dla 1. szkolenia organizowane w ramach Za szkolenia w zakresie Funduszu Szkolenia beneficjentów programu pomocy technicznej do Spójności i ISPA odpowiedzialna jest końcowych fun- PHARE duszu 03,Przygotowanie ISPA Funduszu i Spój- 2002/pl/000-580-01- IZ Funduszem Spójności. do Funduszu Spójności, 2. szkolenia organizowane w ramach ności finansowanego przez Komisję Europejską projektu pomocy technicznej: Strengthening of compliance to the public procurement directives in Candidate Countries in view of accession”. 2. dla 1. szkolenia organizowane ze środ- Poszczególne grupy docelowe szko- Szkolenia pracowników ków Programu Operacyjnego Po- leń, ich zakres oraz formy realizacji instytucji moc Techniczna, admi- określone są w Programie Operacyj- nistracji zaanga- 2. szkolenia i konsultacje prowadzo- nym Pomoc Techniczna oraz pożowanych w za- ne w ramach umów bliźniaczych. szczególnych umowach bliźniaczych. rządzanie, moni- Możliwe jest wykorzystywanie różnych torowanie wdra- technik i metod szkoleniowych, takich żanie, kontrolę jak: konferencje, warsztaty, seminaria procesu wdraża- z ekspertami polskimi i zagranicznymi, nia PWW. szkolenia trenerskie, staże i wizyty studyjne. Program Operacyjny Pomoc Techniczna w działaniu 1.1 wymienia formy 31 aktywności szkoleniowej możliwej do sfinansowania z budżetu PO Pomoc techniczna oraz precyzuje odbiorców pomocy. Plany szkoleń finansowanych z PO PT na dany rok kalendarzowy stanowią część rocznego Planu Wykonawczego. O ile priorytet 1 PO PT dotyczy szkolenia administracji centralnej, w ramach umów bliźniaczych z Francją, konsorcjum Francji i Niemiec oraz Wielką Brytanią możliwe jest także organizowanie seminariów, szkoleń, warsztatów, konsultacji skierowanych dla pracowników administracji szczebla regionalnego zaangażowanych we wdrażanie funduszy strukturalnych. 3. Doszkalanie pra- 1. wykorzystywanie systemu wspar- Portal będzie też wykorzystywany cowników punk- cia internetowego (portal dedyko- przez osoby przeszkolone w ramach tów wany), informacyj- innych działań szkoleniowych realizo- nych oraz innych 2. regularne instytucji obję- organizowanie konfe- wanych przez MGiP. rencji umożliwiających aktualizację tych patronatem i pogłębianie wiedzy oraz wymianę Działania będą finansowane głównie merytorycznym doświadczeń, MGiP w celu ze środków PO PT, działanie 3.1 i 3.3. 3. dystrybucja materiałów broszur, Zasady patronatu określi regulamin, zapewnienia wy- ulotek, itp. do punktów informacyj- który zostanie przegotowany przez sokiej jakości: nych, szkoleń organi- 4. objęcie MGiP. patronatem merytorycz- zowanych przez nym wybranych punktów informa- instytucje cyjnych. współpracujące na zasadzie patronatu oraz informacji udzielanych w punktach informacyjnych. 32 Ad. 1 Szkolenia dla beneficjentów (projektodawców) Plan szkoleń dla beneficjentów wdrażany będzie w czterech płaszczyznach: 1. Szkolenia dla beneficjentów (zgodnie ze zidentyfikowanym zapotrzebowaniem i w ramach możliwości finansowych MGiP) organizowane i przeprowadzane przez wybrane przez MGiP instytucje szkolące. Organizacja szkoleń przez instytucje szkolące działające w oparciu o wytyczne MGiP oraz pod stałą merytoryczną kontrolą Ministerstwa jest ważnym elementem realizacji celów Strategii, ponieważ pozwoli na przeszkolenie dużej liczby osób w krótkim czasie. Kryteria wyboru wykonawców powinny uwzględniać przede wszystkim ich doświadczenie na rynku usług szkoleniowych, potencjał i przygotowanie merytoryczne szkoleniowców. 2. Zorganizowanie systematycznego współdziałania z najważniejszymi polskimi instytucjami i organizacjami działającymi nie dla zysku (non-profit), które w ramach swojej działalności tworzą sieci wsparcia dla beneficjentów oraz kompetentnie pełnią funkcję multiplikatorów wiedzy o funduszach strukturalnych opierać będzie się o patronat MGiP dla tych polskich organizacji, które spełnią określone kryteria, m.in.: • działają w sektorze publicznym lub są organizacjami non-profit, • posiadają co najmniej 2 letnie udokumentowane doświadczenie w szkoleniach na tematy związane z funduszami UE, • posiadają sprawnie działającą sieć trenerów, • przedstawią MGiP szczegółowy opis działalności, opisy kwalifikacji trenerów, źródła finansowania. Po weryfikacji zgłoszonych organizacji/ instytucji MGiP obejmie swoim patronatem ich działania szkoleniowe w sferze funduszy UE. Każda z partycypujących instytucji otrzyma stosowny dokument ważny przez określony czas. Możliwość otrzymania patronatu pozostanie otwarta dla wszystkich chętnych spełniających wymagania MGiP niezależnie od terminu zgłoszenia. Instytucje objęte patronatem podpiszą z MGiP porozumienie, w ramach którego zobowiążą się m.in. do: • przekazywania wiedzy na temat funduszy unijnych na odpowiednim poziomie merytorycznym i metodologicznym, • wykorzystywania podczas szkoleń materiałów zaakceptowanych przez MGiP, • przekazywania do MGiP sprawozdań ze swojej działalności szkoleniowej, w formie raportów i wprowadzania odpowiednich danych do systemu elektronicznej bazy danych, M • stosowania przekazanych przez MGiP ankiet oceniających szkolenia i udostępnianie ich MGiP, • umożliwiania kontroli szkoleń przez pracowników MGiP. W przypadku nie wywiązywania się z podjętych zobowiązań lub zaistnienia okoliczności sprawiają- cych, że instytucja nie spełnia podstawowych założeń przyjętych przez MGiP, patronat może zostać cofnięty. MGiP udzieli instytucjom i organizacjom objętym patronatem wsparcia merytorycznego poprzez proces konsultacji materiałów szkoleniowych i regularnych spotkań konsultacyjnych pracownikami MGiP. 33 Szczegółowe warunki patronatu MGiP określa osobny dokument (regulamin), który zostanie przygotowany przez IZ PWW. 3. Zadanie stworzenia w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie i przygotowanie projektów do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wspieranej merytorycznie przez MGiP sieci kompetentnych pracowników realizowane będzie w ramach projektu Pomoc Techniczna do PHARE 2002/000-580.01.07. Działania w ramach PHARE 01.07 polegają na przeprowadzeniu szkoleń obejmujących ok. 4000 osób rekrutujących się spośród pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie i przygotowywanie projektów w zakresie przygotowywania i prezentacji projektów w formie właściwych wniosków, przygotowywania analiz wpływu na środowisko, studiów wykonalności projektów oraz procedury zamówień publicznych. Szkolenie to, finansowane ze środków komponentu pomocy technicznej w ramach programu 2002/000-580.01.07 przeprowadzi firma szkoleniowa wybrana zgodnie z procedurą zamówień publicznych. Szkolenia podlegały będą stałej kontroli MGiP (łącznie z hospitacjami). 4. Pomoc w przygotowaniu do wdrażania funduszy strukturalnych, a w szczególności Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jest celem projektu PHARE 2002/000-580.01.08 „Przygotowanie projektów do wsparcia z EFRR” jest. Podstawowe zadania projektu to: - identyfikacja potencjalnych projektów kwalifikujących się do wsparcia w ramach funduszy strukturalnych w szczególności Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - zapewnienie wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji wdrożeniowej dla wybranych potencjalnych projektów (pomiędzy 100 a 200 projektów w skali kraju), - zorganizowanie wizyt studyjnych mających na celu prezentację pracownikom instytucji zaangażowanym w proces wdrażania funduszy strukturalnych przykładów najlepszych projektów zrealizowanych w krajach Unii Europejskiej oraz zaprezentowanie konkretnych przypadków pracy z funduszami (studia przypadków). 5. Celem wykorzystywania nowoczesnych narzędzi informatycznych jest zapewnienie wysokiej jakości przekazu „firmowanego” przez IZ PWW oraz multiplikacja efektów realizacji Strategii przez zapewnienie kontaktu z instytucjami szkolącymi oraz osobami przeszkolonymi w ramach programów PHARE. System wsparcia internetowego jest ważnym elementem w ramach działań wspomagających system szkoleniowy. Na bazie nowoczesnych narzędzi informatycznych zostanie przygotowany dedykowany serwis adresowany do podmiotów realizujących Strategię oraz portal internetowy zbierający kompleksowe informacje na temat funduszy. Portal stanowić będzie źródło wiedzy dla wszystkich użytkowników, zaś serwis dedykowany platformę wymiany informacji i doświadczeń dla podmiotów objętych patronatem MGiP. 34 Od marca 2004 pod adresem www.funduszestrukturalne.info.pl/MGiP funkcjonuje interaktywna baza szkoleń, która w przyszłości będzie częścią składową portalu. Początkowo baza będzie gromadzić i przechowywać informacje dotyczące instytucji centralnych i regionalnych zaangażowanych w proces wdrażania funduszy strukturalnych, docelowo obejmie wszystkie podmioty objęte Strategią. Baza umożliwia łatwy dostęp do informacji na temat organizowanych szkoleń, ich uczestników, a także generowanie raportów. Baza operuje na trzech poziomach dostępu: 1. Poziom ogólny - dostępny dla wszystkich zainteresowanych. Zawiera informacje o tematach i terminach szkoleń oraz wykładowcach. 2. Poziom ograniczony - dostępny po podaniu hasła dla osób odpowiedzialnych za delegowanie uczestników na szkolenia 3. Pełen dostęp (na hasło) - dla organizatorów szkoleń, umożliwiający dodawanie nowych szkoleń. 4.3 Finansowanie szkoleń organizowanych przez IZ PWW A/ Szkolenia dla beneficjentów (pełniących funkcje projektodawców i beneficjentów ostatecznych) oraz doradztwo w zakresie przygotowywania projektów - finansowane będą ze środków budżetowych i środków PHARE. Rozpoczęcie realizacji projektów przewidywana jest na drugą połowę 2004 roku. Zestawienie kosztów i źródeł finansowania przedstawia poniższa tabela: Opis działania Źródło finansowania Środki unijne Środki krajo- Forma we Realizacja szkoleń dla Rezerwa celowa budżetu - około 7.000 osób w całym państwa 5 realizacji 289 040 W PLN zależ- ności od kraju, potencjalnych bene- wysokości ficjentów EFRR. środków Szkolenia dla osób pracu- PHARE„Przygotowanie do jących w instytucjach za- CSF i ERD 2002/000-580- 2 000 000 EUR 200 000 EUR przetarg 900 000 EUR przetarg angażowanych w przygo- 01-07, towywanie, wdrażanie, współfinansowanie krajo- monitorowanie i kontrolę we projektów finansowanych z EFRR Zapewnienie wsparcia w PHARE 2002/000zakresie 9 000 000 EUR przygotowania 580.01.08 „Przygotowanie dokumentacji wdrożeniowej projektów do wsparcia z dla wybranych projektów, EFRR”, współfinansowaoraz przeszkolenie pracowników m.in. nie krajowe Urzędów 35 Marszałkowskich w ramach przygotowania oraz oceny projektów i zorganizowanie szkoleń dla beneficjentów końcowych. Dodatkowo Instytucje Zarządzające poszczególnymi programami operacyjnymi i Funduszem Spójności podejmują we własnym zakresie działania zmierzające do przeszkolenia beneficjentów. B/ Szkolenia dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy Szkolenia dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy koordynowane przez IZ PWW finansowane będą z: - Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, priorytet 1: Wzmocnienie zdolności zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty - umów bliźniaczych MGiP z konsorcjum Niemiec i Francji, Francją i Wielką Brytanią W ramach Priorytetu 1 PO PT: Wzmocnienie zdolności w zakresie zarządzania, monitorowania, oceny i kontroli Podstaw Wsparcia Wspólnoty (CSF) finansowane będzie Działanie 1: Szkolenia dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie, monitorowanie, ocenę i kontrolę Środki dostępne na realizację działania 1.1 wynoszą 2,4 mln EURO, w tym wsparcie ze środków funduszy strukturalnych wyniesie 1,8 mln EURO, a współfinansowanie ze środków krajowych (wyłącznie z budżetu państwa) 0,6 mln EURO. Umowy bliźniacze z konsorcjum Niemiec i Francji, Francją i Wielką Brytanią przewidują finansowanie szkoleń dla pracowników instytucji wdrażających fundusze, ze szczególnym uwzględnieniem EFRR. Kwoty, jakimi IZ PWW dysponuje na działalność podejmowaną w ramach umów twinningowych przedstawia poniższa tabela. Opis działań wynikających z umów bliźniaczych znajduje się w części Założenia działań szkoleniowych niniejszego dokumentu. Źródło finansowania Umowa bliźniacza z Wielką Brytanią środki unijne środki krajowe 1 000 000 EUR 100 000 EUR 1 000 000 EUR 100 000 EUR 2 200 000 EUR 210 000 EUR Umowa bliźniacza z konsorcjum Niemiec i Francji Umowa bliźniacza z Francją 36 Dodatkowo, Instytucje Zarządzające dysponują środkami finansowymi w ramach priorytetów pomocy technicznej na wspieranie zarządzania poszczególnymi programami. Zbiorcza tabela finansowa dla wsparcia zarządzania w ramach poszczególnych programów operacyjnych z Programu Operacyjnego Pomocy technicznej oraz priorytetów pomocy technicznej (zobowiązania) w mln EURO (ceny z roku 2004) Nazwa Programu Opera- Priorycyjnego tet/dział anie SPO Rozwój zasobów 3/3.1 ludzkich SPO Wzrost konkurencyj- 3/3.1 ności przedsiębiorstw 3/3.4 SPO Transport 3/3.1 3/3.2 Zintegrowany Program 4/2 Operacyjny Rozwoju Regionalnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego Ogółem Wkład wspólno- Krajowy wkład publiczny towy (ogółem) maksymalnie 15 700 000 20 900 000 18 700 000 14 000 000 5 200 000 200 000 150 000 50 000 5 092 307 3 950 000 11 287 000 3 819 230 2962 500 8 465 000 3 014103 987 500 2 822 000 4963200 10529760 3722400 7897320 1240800 2632440 4 700 000 W SPO Rybołówstwo i przetwórstwo ryb oraz środki dostępne z pomocy technicznej nie zostały podzielone na poszczególne działania i są wykorzystywane według potrzeb. Wysokość środków przedstawia zestawienie na stronie 18. 4.4 Koordynacja, kontrola i monitorowanie procesu szkoleniowego Za koordynację i kontrolę jakości szkoleń w zakresie funduszy strukturalnych odpowiedzialna jest IZ PWW realizująca zadania w ramach Grupy Sterującej. Grupa Sterująca pełni funkcję CENTRUM KOMPETENCJI I KONTROLI JAKOŚCI. Funkcje Centrum Kompetencji i Kontroli Jakości wymagają wypełniania następujących zadań: • tworzenie materiałów szkoleniowych i ocena jakości merytorycznej materiałów szkoleniowych instytucji szkolących w ramach patronatu, • koordynacja internetowego systemu dostarczania i wymiany informacji oraz szerokiego i bezpłatnego udostępniania materiałów szkoleniowych MGiP wszystkim zainteresowanym (portal), • organizacja cyklicznych konsultacji merytorycznych z pracownikami Instytucji Zarządzających poszczególnych programów operacyjnych i innych instytucji ważnych dla procesu skutecznego wdrażania PWW w Polsce, • podejmowanie decyzji związanych z przyznawaniem patronatów, odrzucanie wniosków o patronat lub jego cofnięciu, • kontrola szkoleń organizowanych przez podmioty realizujące Strategię, • identyfikowanie potrzeb szkoleniowych zarówno wśród beneficjentów jak i pracowników administracji. 37 IZ PWW, jako beneficjent końcowy PO PT odpowiada dodatkowo za: • przygotowywanie i składanie do IZ Programu Operacyjnego Pomocy Technicznej wniosków o dofinansowanie z PO PT działań szkoleniowych dla pracowników instytucji zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie i kontrolę funduszy strukturalnych zgodnie ze zgłaszanym zapotrzebowaniem, • koordynację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sprawie szkoleń specjalistycznych oraz konsultacji eksperckich dla pracowników instytucji zarządzających, pośredniczących, monitorujących i wdrażających. Za MONITOROWANIE procesu szkoleniowego odpowiedzialna jest IZ PWW. Podstawowym narzędziem monitorowania szkoleń obok raportów przedstawianych IZ PWW przez jednostki szkolące, jest serwis szkoleniowy funkcjonujący pod adresem internetowym; www.funduszestrukturalne.info.pl/MGiP. Wszystkie jednostki realizujące zadania szkoleniowe objęte Strategią zobowiązane będą do wprowadzania stosownych informacji do serwisu. Administrację i utrzymanie serwisu zapewni IZ PWW. Do zadań IZ PWW w zakresie monitoringu należą ponadto: • organizacja i koordynacja cyklicznych spotkań z przedstawicielami instytucji zarządzających, pośredniczących, monitorujących i wdrażających w celu wymiany doświadczeń i informacji w zakresie szkoleń, • zbieranie informacji na temat działalności szkoleniowej podejmowanej w ramach Strategii oraz sporządzanie cyklicznych raportów, • prowadzenie rejestru tematów szkoleń oraz ich uczestników będących pracownikami administracji. 38 SYSTEM SYSTEM KOORDYNACJI KOORDYNACJI PROCESU DZIAŁAŃSZKOLENIOWEGO W RAMACH PRZYGOTOWANIA NT. FUNDUSZY DOSTRUKTURALNYCH FUNDUSZY STRUKTURALN INSTRUMENT WSPÓŁPRACY: - NADZÓR MERYTORYCZNY MGIP PATRONAT MGIP Organizacje Pozarządowe INTERNETOWY SYSTEM SZKOLEN Firmy szkoleniowe (organizacja szkoleń) INSTRUMENT WSPÓŁPRACY: IZ PWW PRZETARGI Wyspecjalizowana instytucja INSTRUMENT WSPÓŁPRACY: - POMOC TECHNICZNA - SZKOLENIA - SYSTEM WSPARCIA W BUDOWANIU I AKTUALIZOWANIU WIEDZY Instytucje Zarządzające PO, Partnerzy Administracja samorządowa KOORDYNACJA DZIAŁAŃ w ramach Grupy Sterującej 39
