1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY ŁUŻYCKIEGO CENTRUM

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ŁUŻYCKIEGO CENTRUM ROZWOJU W LUBANIU
Rozdział I – Postanowienia ogólne
§1
Regulamin organizacyjny Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu zwany dalej Regulaminem, określa:
1. Zakres działania i zadania Łużyckiego Centrum Rozwoju zwanego dalej Centrum,
2. Organizację Centrum,
3. Zasady i zakres działania komórek organizacyjnych w Centrum.
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.
Dyrektorze, należy przez to rozumieć Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju,
2.
Pracownikach, należy przez to rozumieć Pracowników Łużyckiego Centrum Rozwoju,
3.
Głównym Księgowym, należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Łużyckiego Centrum Rozwoju,
4.
Informacji Turystycznej, należy rozumieć Informację turystyczną, gospodarczą dotyczącą miasta
i regionu oraz informacją zawodową.
5.
Burmistrzu Miasta, należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Lubań.
1.
§3
Centrum jest jednostką budżetową Gminy Miejskiej Lubań działającą na podstawie:
a)
uchwały Nr XL/299/2005 Rady Miasta Lubań z dnia 29 listopada 2005 roku
w sprawie utworzenia i nadania statutu Łużyckiemu Centrum Rozwoju,
b)
ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm.)
2.
Terenem działania Centrum jest miasto Lubań.
3.
Centrum jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
4.
Główną siedzibą Centrum jest budynek przy ul. Rynek-Sukiennice 38
5.
Poza główną siedzibą znajdują się:
a)
nieruchomości
zarządzane
przez
Centrum
przy
ul.
Armii
Krajowej
30,
z przeznaczeniem na najem i dzierżawę,
b)
lokal użytkowy w budynku przy ul. Brackiej 12 z przeznaczeniem na prowadzenie Informacji Turystycznej i Gospodarczej miasta oraz Informacji Zawodowej.
§4
1.
Godziny pracy Centrum i przyjęć interesantów:
a) biuro Centrum czynne jest w dniach roboczych w godzinach od 7:30 do 16:00,
b) Informacji Turystyczna jest czynna w dniach roboczych w godzinach: 7:30 do 15:30,
a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi
i na potrzeby działalności Centrum.
c) Galeria Łużycka jest czynna od poniedziałku do piątku od 8:00 do 20:00, w soboty od
10:00 do 18:00, a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych
z zainteresowanymi i na potrzeby działalności Centrum.
1
2.
Nieruchomości przy ul. Armii Krajowej 30 otwierane są i zamykane przez najemców
w godzinach związanych z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej
w wynajmowanych lokalach i nieruchomościach. Godziny otwarcia budynku głównego przy
ul. Armii Krajowej 30 dostosowane są do rodzaju i godzin prowadzenia działalności przez najemców tj. od godziny 6:15 do godziny 21:00, w soboty od godziny 8:00 do 16:00, a także
w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi.
3.
Obiekty Łużyckiego Centrum Rozwoju otwierane i zamykane są przez służbę ochrony mienia
i osób posiadającą wymagane koncesje.
4.
Otwieranie i zamykanie nieruchomości, lokali i biur Łużyckiego Centrum Rozwoju reguluje odrębna
instrukcja.
5.
Toalety publiczne dostępne są od poniedziałku do soboty w godzinach od 10:00 do 18:00.
6.
Pracownicy poza normalnymi godzinami pracy mogą pozostawać w gotowości do wykonywania
pracy (dyżur). Dyżury planowane są i odnotowywane w rejestrze dyżurów pracowników.
7.
Czas dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy.
8.
Za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, pracownikowi przysługuje czas wolny od
pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w braku możliwości udzielenia czasu wolnego - wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.
9.
Pracownicy poza normalnymi godzinami pracy mogą pozostawać w pracy w zależności od organizowania, współorganizowania lub świadczonych usług w godzinach i dniach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi i potrzebami działalności Centrum.
10. Godziny pracy opisane w pkt. 9 wlicza się do czasu pracy pracowników.
Rozdział II – Organizacja Centrum
§5
Centrum funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i uprawnień na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
1.
§6
Dyrektor zarządza majątkiem i planuje pracę Centrum, w szczególności do zakresu jego działania
i kompetencji należy:
a) odpowiedzialność materialna za składniki majątkowe Centrum i ich zabezpieczenie.
b) odpowiedzialność za sprawy organizacyjne i gospodarkę finansową Centrum
c) kierowanie bieżącymi sprawami Centrum i reprezentowanie go na zewnątrz
d) pełnienie funkcji i obowiązków pracodawcy w stosunku do pracowników Centrum
e) sporządzanie i wykonywanie planu finansowego Centrum
f)
2.
gospodarowanie mieniem Centrum
Dyrektor ustala w drodze zarządzenia wysokość opłat za usługi świadczone odpłatnie oraz cenę lub
narzut za artykuły sprzedawane w Centrum po wcześniejszej akceptacji przez Burmistrza Miasta.
3.
W przypadku nieobecności Dyrektora jego obowiązki wykonuje pracownik kierujący pracą zespołu
zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej, a w przypadku jego nieobecności pracownik wyznaczony przez Dyrektora.
2
§7
1.
2.
Strukturę organizacyjną Centrum stanowią:
a.
dyrektor
b.
główna Księgowa,
c.
zespół ds. zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej,
d.
zespół ds. informacji, promocji i szkoleń.
Nadzór nad pracą zespołów sprawuje Dyrektor, a na czas jego nieobecności pracownik
wyznaczony przez Dyrektora.
3.
Pracą zespołów kierują pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora do kierowania zespołami.
4.
Zespoły dzielą się na stanowiska pracy.
5.
Strukturę organizacyjną Centrum określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do
Regulaminu.
Rozdział III – Zasady i zakres działania komórek organizacyjnych w Centrum
§8
Centrum działa według następujących zasad:
1.
legalizmu,
2.
służebności wobec społeczności lokalnej,
3.
racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4.
jednoosobowego kierownictwa,
5.
planowania pracy,
6.
kontroli zarządczej,
7.
podziału zadań pomiędzy działy Centrum oraz wzajemnego współdziałania.
§9
Pracownicy Centrum w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Centrum działają na podstawie
i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
1.
§ 10
Gospodarowanie mieniem Centrum odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny,
z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2.
Zakupy, zlecenia usług oraz inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie
z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Centrum, wprowadzonymi zarządzeniami Dyrektora.
§ 11
Zasady podpisywania pism przez Dyrektora, Głównego Księgowego oraz wyznaczonych pracowników
przez Dyrektora określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 12
Centrum działa zgodnie z rocznym planem pracy.
3
§ 13
Zasady naboru na wolne stanowiska pracy w Centrum, zasady odbywania służby przygotowawczej oraz
egzaminu kończącego tę służbę a także zasady przeprowadzenia ocen okresowych pracowników określają
odrębne zarządzenia Dyrektora Centrum.
1.
§ 14
Dyrektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej
w Centrum.
2.
Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne,
dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
3.
Dla zapewnienia realizacji celów kontroli zarządczej w Centrum tworzy się system kontroli zarządczej.
4.
Realizację kontroli zarządczej powierza się Dyrektorowi oraz pracownikom wyznaczonym do kierowania pracą zespołów.
5.
Na system kontroli zarządczej w Centrum składają się m.in. mechanizmy kontroli zgodności działalności z przepisami prawa oraz efektywności i skuteczności realizacji zadań realizowanych przez
Centrum, mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych, mechanizmy samooceny systemu kontroli zarządczej,
zasady zarządzania ryzykiem.
6.
Źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, wyniki samooceny systemu kontroli
zarządczej oraz wyniki przeprowadzonych kontroli.
1.
§ 15
Pracownicy realizują zadania wynikające z Regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej zespołu.
2.
Pracownicy są zobowiązani do współdziałania w szczególności wymiany informacji i wzajemnej
konsultacji oraz realizacji zadań wymagających współpracy.
§ 16
1.
W kierowaniu pracą Centrum Dyrektorowi pomagają pracownicy wyznaczeni do kierowania pracą
zespołów.
2.
Pracownicy wyznaczeni do kierowania pracą zespołów są odpowiedzialni za merytoryczne
prowadzenie wszystkich spraw z zakresu zadań zespołów.
3.
Do zakresu kompetencji pracownika wyznaczonego do kierowania pracą zespołu zarządzania
nieruchomościami i obsługi technicznej należy w szczególności:
a) kierowanie i nadzór nad pracownikami i pracą zespołu zarządzania nieruchomościami i
obsługi technicznej,
b) pełnienie obowiązków Dyrektora podczas jego nieobecności,
c) kierowanie pracą zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulaminami
wewnątrzzakładowymi,
d) zapewnienie należytej organizacji pracy oraz odpowiada za realizację zadań powierzanych
przez Dyrektora,
4
e) zarządza ryzykiem w zakresie zadań zespołu oraz realizuje kontrolę zarządczą
i koordynuje zadania związane z zarządzaniem ryzykiem,
f)
planuje pracę pracowników przydziela zadania i stale doskonali metody oraz formy pracy,
g) podejmuje inicjatywy, co do wykonywania zadań zespołu,
h) bada efektywność pracy podległych pracowników,
i)
jest bezpośrednim przełożonym i sprawuje nadzór nad podległymi pracownikami,
j)
udziela pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalnoprawnym
w zakresie zadań realizowanych,
k) niezwłocznie informuje podległych pracowników o wszelkich zmianach w przepisach prawa
i aktach wewnątrzzakładowych dotyczących zadań działu i funkcjonowania Centrum,
l) kontrolują realizację zadań zespołu.
4.
Do zakresu kompetencji pracownika wyznaczonego do kierowania pracą zespołu informacji,
promocji i szkoleń należy w szczególności:
a) kierowanie i nadzór nad pracownikami i pracą zespołu informacji, promocji i szkoleń,
b) kierowanie pracą zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulaminami
wewnątrzzakładowymi,
c) zapewnienie należytej organizacji pracy oraz odpowiada za realizację zadań
powierzanych przez Dyrektora,
d) zarządza ryzykiem w zakresie zadań zespołu oraz realizuje kontrolę zarządczą
i koordynuje zadania związane z zarządzaniem ryzykiem,
e) planuje pracę pracowników przydziela zadania i stale doskonali metody oraz formy
pracy,
f)
podejmuje inicjatywy, co do wykonywania zadań zespołu,
g) bada efektywność pracy podległych pracowników,
h) jest bezpośrednim przełożonym i sprawuje nadzór nad podległymi pracownikami,
i)
udziela pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalnoprawnym
w zakresie zadań realizowanych,
j)
niezwłocznie informuje podległych pracowników o wszelkich zmianach w przepisach
prawa i aktach wewnątrzzakładowych dotyczących zadań zespołu i funkcjonowania
Centrum,
k) kontrolują realizację zadań zespołu.
§ 17
Do zadań Głównego Księgowego należy:
1.
Sporządzanie, nadzorowanie, kontrolowanie i odpowiadanie za przygotowanie, realizację, zmiany
i wykonanie planu finansowego Centrum,
2.
Prowadzenie rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości, w tym ksiąg rachunkowych
3.
Prowadzenie ewidencji obrotu pieniężnego, rachunków z odbiorcami i dostawcami,
4.
Prowadzenie dokumentacji i ewidencji zakupu i zużycia, środków trwałych i rozliczania kosztów,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
5.
Sporządzanie w zakresie sprawozdawczości finansowej: bilansu wraz z załącznikami i innych obowiązujących sprawozdań (GUS, ZUS, US, itp.),
5
6.
Prowadzenie wszystkich spraw związanych z płacami pracowników Centrum i niezbędnej w tym zakresie dokumentacji,
7.
Kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
8.
Bieżąca windykacja należności finansowych i majątkowych,
9.
Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń
lub upoważnień Dyrektora.
§ 18
Do wspólnych zadań zespołów należy:
1.
Przestrzeganie prawa i aktów wewnątrzzakładowych,
2.
Wzajemna współpraca, w tym w szczególności współdziałanie z głównym księgowym przy
opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu planu finansowego Centrum
oraz planowaniu wydatkowania środków na działalność Centrum,
3.
Pogłębianie wiedzy i doskonalenie się w wykonywaniu zadań,
4.
Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony i zabezpieczenia
posiadanego mienia oraz informacji niejawnych,
5.
Ochrona danych osobowych,
6.
Udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach oraz kompetentna i sprawna obsługa interesantów,
7.
Przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz zakresie i bieżących informacji zakresie realizacji zadań,
8.
Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
a w szczególności:
- przyjmowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji,
- przechowywanie akt,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przekazywanie akt do archiwów, składnicy akt,
9.
Stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
10.
Usprawniania własnej organizacji, metod w zakresie form pracy,
11.
Wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Dyrektora,
12.
Sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, zachowanie tajemnicy państwowej
i służbowej przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz p.poż, przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie.
§ 19
Do zadań zespołu zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej należy:
1.
Administrowanie nieruchomościami, w tym w szczególności:
a) wynajem, dzierżawa pomieszczeń
b) pomieszczeń, ustalanie opłat, czynszów za korzystanie z nieruchomości
c) eksploatacja nieruchomości, pomieszczeń, powierzchni w tym wynajmowanie sal
konferencyjnych i innych powierzchni przeznaczonych do najmu
d) obsługa spotkań, konferencji, szkoleń, organizowanych przez Centrum i na zlecenie,
e) gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami
6
dekoracje, flagowanie i estetyka,
f)
utrzymanie w należytej czystości budynków powierzonych Centrum
a w szczególności: sal konferencyjnych, ciągów komunikacyjnych, toalet, biur,
pomieszczeń gospodarczych,
g) usuwanie skutków jesieni, zimy oraz bieżąca pielęgnacja zieleni przed budynkami
należącymi do Centrum,
h) przygotowywanie sal konferencyjnych, sal narad i pasażu na spotkania, konferencje, szkolenia, wystawy, itp.
i)
bieżąca naprawa i konserwacja urządzeń, pomieszczeń, sprzętu należącego do
Centrum,
2.
Sprawowanie kontroli nad bezpieczeństwem budynków i prowadzenie zadań wynikających
z przepisów przeciwpożarowych
3.
Dostarczanie korespondencji (dokumentów), kolportaż materiałów promocyjnych dot. działalności
Centrum mieszkańcom i instytucjom na terenie Miasta Lubań
4.
Dozorowanie i obsługa systemów alarmowych napadowych przeciwpożarowych oraz dźwigu towarowo - osobowego,
5.
Dokonywanie zakupów na potrzeby Centrum,
6.
Oprowadzanie po Lubaniu i zabytkach Lubania zorganizowanych grup, turystów.
§ 20
Do zadań zespołu informacji, promocji i szkoleń należy:
1.
Koordynacja działań związanych z organizacją bezpłatnych i odpłatnych szkoleń, kursów
i konferencji podnoszących kwalifikacje, kursów językowych, kursów komputerowych oraz zajęć
warsztatowo – treningowych prowadzonych przez pracowników Centrum lub wykładowców zewnętrznych:
-przygotowywanie ofert szkoleniowych,
-przeprowadzanie naboru uczestników,
-zapewnienie wykładowców, trenerów; przygotowywanie umów w tym zakresie,
-przygotowywanie programów i harmonogramów szkoleń,
-przygotowywanie zaświadczeń i innych dokumentów związanych z organizacją szkoleń,
2.
Koordynowanie działań związanych z aktualizacją strony internetowej Centrum,
3.
Prowadzenie Punktu Informacji Turystycznej,
4.
Stała aktualizacja danych zawartych w Dolnośląskiej Sieci Informacji Turystycznej
na stronie
www.luban.pl z zakresu działalności Centrum,
5.
Współpraca ze wszystkimi instytucjami działającymi na terenie miasta w zakresie pozyskiwania informacji,
6.
Przygotowywanie danych do wydawnictw promujących miasto,
7.
Promocja turystyczna i gospodarcza miasta oraz sprzedaż materiałów promujących miasto
i okolice,
8.
Obsługa stoiska Informacji Turystycznej podczas imprez,
9.
Opracowywanie programów działalności systemu „it”,
10.
Poradnictwo dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku,
7
11.
Wydawanie i kolportaż materiałów promocyjnych i informacyjnych,
12.
Prowadzenie innych usług turystycznych,
13.
Sporządzanie projektów sprawozdań z działalności Centrum dla Burmistrza,
14.
Promocja Centrum w tym przygotowywanie informacji i materiałów o działalności Centrum dla lokalnych mediów (prasa, telewizja),
15.
Prowadzenie spraw kadrowych i osobowych,
16.
Prowadzenie spraw wynikających z prawa pracy, w tym w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
17.
Gromadzenie i rozpowszechnianie informacji nt. pozyskiwania środków finansowych z funduszy
i programów unijnych,
18.
Oprowadzanie po Lubaniu i zabytkach Lubania zorganizowanych grup, turystów,
19.
Koordynacja działań w zakresie ubiegania się o środki pomocowe na potrzeby Centrum.
Rozdział IV - Postanowienia końcowe
§ 21
Integralną częścią niniejszego regulaminu są załączniki:
Nr 1 - Schemat organizacyjny Centrum.
Nr 2 – Zasady podpisywania pism.
§ 22
Zmiany postanowień niniejszego regulaminu mogą być dokonane za zgodą i po zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta Lubań.
§ 23
Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.
§ 24
Traci moc zarządzenie Burmistrza Miasta Lubań nr 139/2008 z dnia 16 grudnia 2008r.
8