RAPORT KOŃCOWY

Transkrypt

RAPORT KOŃCOWY

RAPORT KOŃCOWY
Badanie ewaluacyjne polskiej części projektu parasolowego
Fundusz Małych Projektów
Programu IW INTERREG III A
Polska (woj. Zachodniopomorskie)
Meklemburgia-Pomorze Przednie/Brandenburgia
2004-2006
Zamawiający: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
RAPORT KOŃCOWY
Autorzy (w ramach Stowarzyszenia Czas Przestrzeń Tożsamość):
Antoni Sobolewski – koordynator projektu
Paweł Klimek - ewaluator
Krzysztof Siewiera - ewaluator
Jarema Piekutowski - ewaluator
Szczecin, grudzień 2008
Badanie ewaluacyjne polskiej części projektu parasolowego Fundusz
Małych Projektów Programu IW INTERREG IIIA 2004-2006 Polska
(woj. Zachodniopomorskie ) -Meklemburgia-Pomorze Przednie/
Brandenburgia na zlecenie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego
1
RAPORT KOŃCOWY
Spis treści
WPROWADZENIE.......................................................................................................................................................... 3
1.
INFORMACJA O PRZYJĘTEJ METODOLOGII ........................................................................................... 7
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
1.11.
2.
CEL EWALUACJI .................................................................................................................................................... 7
PRZEDMIOT I ZAKRES EWALUACJI ......................................................................................................................... 7
KONCEPCJA BADANIA ........................................................................................................................................... 8
KRYTERIA OCENY ................................................................................................................................................. 9
PYTANIA BADAWCZE ............................................................................................................................................. 9
METODY BADAWCZE ........................................................................................................................................... 12
ANALIZA DANYCH ZASTANYCH I DOKUMENTÓW (DESK RESEARCH).................................................................... 13
INDYWIDUALNE WYWIADY POGŁĘBIONE (IDI).................................................................................................... 14
ZOGNISKOWANE WYWIADY GRUPOWE (FOCUS GROUP INTERVIEW) ................................................................... 15
ANKIETA ELEKTRONICZNA .............................................................................................................................. 15
INSTRUMENTY WSPOMAGAJĄCE BADANIE ....................................................................................................... 16
OPIS WYNIKÓW BADANIA ............................................................................................................................ 17
2.1. WPROWADZENIE ................................................................................................................................................. 17
2.2. ODPOWIEDZI NA PYTANIA BADAWCZE ................................................................................................................ 17
2.2.1. Trafność i spójność...................................................................................................................................... 17
2.2.2. Skuteczność i efektywność ........................................................................................................................... 33
2.2.3. Użyteczność i trwałość ................................................................................................................................ 65
3.
REALIZOWANE PROJEKTY – STUDIA PRZYPADKÓW ......................................................................... 73
4.
WNIOSKI I REKOMENDACJE ....................................................................................................................... 76
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
WNIOSKI OGÓLNE ............................................................................................................................................... 76
DOKUMENTACJA PROGRAMOWA ......................................................................................................................... 77
SKŁADANIE WNIOSKU, FORMULARZ, OCENA WNIOSKU ....................................................................................... 78
SPRAWOZDAWCZOŚĆ .......................................................................................................................................... 78
REALIZACJA PROJEKTU I WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI NIEMIECKIMI .................................................................. 79
PROMOCJA .......................................................................................................................................................... 81
ROZLICZANIE ...................................................................................................................................................... 81
SYSTEM INSTYTUCJONALNY I ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE ........................................................................... 83
5.
PODSUMOWANIE BADANIA – GŁÓWNE WNIOSKI ................................................................................ 85
6.
SŁOWNICZEK.................................................................................................................................................... 87
7.
SPIS RYCIN ......................................................................................................................................................... 89
8.
SPIS ZAŁĄCZNIKÓW ....................................................................................................................................... 91
2
RAPORT KOŃCOWY
Wprowadzenie
Niniejszy raport przedstawia wyniki badania ewaluacyjnego polskiej części projektu parasolowego
„Fundusz Małych Projektów” programu INTERREG IIIA Polska (woj. Zachodniopomorskie –
Meklemburgia-Pomorze
Przednie/Brandenburgia),
które
zrealizowane
zostało
przez
Stowarzyszenie Czas Przestrzeń Tożsamość na zamówienie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.
Celem badania była ocena systemu instytucjonalnego, procedur, systemu zarządzania, wdrażania
i sprawozdawczości Funduszu Małych Projektów, a także efektów i ich trwałości oraz
zaproponowanie ewentualnych zmian, w celu stworzenia trafnego, użytecznego i spójnego systemu
w okresie programowania 2007-2013.
Fundusz Małych Projektów to projekt parasolowy, realizowany na podstawie umowy między
Zachodniopomorskim Urzędem Wojewódzkim a Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu
Pomerania. Projekt parasolowy dotyczy Działania F3 mieszczącego się w ramach Priorytetu F:
„Współpraca wewnątrzregionalna, inwestycje na rzecz kultury i spotkań”,..
Uprawnionymi wnioskodawcami były organizacje o charakterze non-profit: jednostki samorządu
terytorialnego, ich jednostki organizacyjne, organizacje pozarządowe i inne niekomercyjne
podmioty. Do obszaru wsparcia należały powiaty Rugia, Północne Pomorze Przednie, Wschodnie
Pomorze Przednie, Uecker–Randow, Uckermark i Barnim oraz miasta hanzeatyckie Stralsund
i Greifswald po stronie niemieckiej oraz następujące powiaty po stronie polskiej: policki, gryfiński,
kamieński, gryficki, goleniowski, stargardzki, pyrzycki, myśliborski, choszczeński, łobeski,
białogardzki, drawski, kołobrzeski, koszaliński, szczecinecki, sławieński, świdwiński, wałecki
a także miasto Szczecin, Świnoujście i Koszalin.
W ramach programu można było realizować m.in. następujące typy projektów:
•
Wymiana chórów, grup muzycznych i tanecznych, zespołów oraz organizacji i in.;
•
Polsko-niemieckie spotkania młodzieży, warsztaty młodzieżowe;
•
Wspieranie małych placówek muzealnych w związku z polsko-niemieckimi działaniami
kooperacyjnymi;
•
Aktywność sportowa jako element imprez dla młodzieży;
•
Wspieranie związków, gmin m.in. przy pielęgnowaniu kontaktów transgranicznych
(tłumaczenia, materiały informacyjne itp.);
•
Działania w ramach polsko – niemieckich partnerstw szkolnych;
•
Wsparcie działań w ramach prezentacji Meklemburgii
i Województwa Zachodniopomorskiego na obszarze wsparcia;
•
Wspieranie kooperacji placówek kulturalnych;
•
Wspólne działania w ramach polsko – niemieckich partnerstw;
•
Spotkania i warsztaty dla różnych grup odbiorców.
Pomorza
Przedniego
Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych w Projekcie wynosiła 11 385 493,72 PLN, z czego
dotacja EFRR wynosiła 8 539 120,29 PLN.
3
RAPORT KOŃCOWY
Złożono i zatwierdzono do dofinansowania 244 projekty na łączną kwotę 11 670 393,38 PLN,
z czego 8 752 795,01 PLN stanowią środki z EFRR. Po odjęciu czternastu rezygnacji wartość
rozdysponowanych środków zmniejsza się do 11 072 402,38 PLN, z czego EFRR wynosi
8 304 301,76 PLN – ok. 97 % całej alokacji.
Poniżej przedstawiamy na rycinie nr 1 i 2 schematy naboru wniosków praz przepływów
finansowych jakie obowiązywały przy realizacji FMP.
Ryc. 1. Schemat naboru wniosków do FMP
Aplikujący
Złożenie wniosku
Zgłoszenie uwag
Euroregion
Pomerania
Wspólny Komitet
Regionalny
Ocena projektu
Wyniki oceny
Euroregion
Pomerania
Decyzja o finansowaniu
Aplikujący
Źródło: opracowanie własne
4
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 2. Schemat przepływów finansowych w ramach FMP
Wniosek o płatność
lub
zbiorczy
wniosek
o
refundację
Projektodawca (złożenie
wniosku o płatność)
Refundacja
Euroregion Pomerania
(weryfikacja)
Zachodniopomorski Urząd
Wojewódzki (weryfikacja)
Instytucja subpłatnicza Polski
(Ministerstwo Finansów)
Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego
Wspólna Instytucja
Płatnicza (Niemcy)
Komisja Europejska
(refundacja)
W rozdziale 1 raportu znajduje się informacja o zastosowanej przez Zespół Ewaluatorów
metodologii badań, a także jej zastosowaniu w praktyce (opis, w jaki sposób przeprowadzone
zostały poszczególne działania).
Kolejną część raportu stanowi rozdział 2 – opis wyników ewaluacji. W rozdziale tym
przedstawione są odpowiedzi na pytania badawcze, ustalone przez Zamawiającego i uzupełnione
przez Wykonawcę, przygotowane na podstawie wyników zrealizowanych badań ilościowych
i jakościowych.
5
RAPORT KOŃCOWY
W rozdziale 3 raportu przedstawiono studia przypadków – opisy udanych i nieudanych projektów,
realizowanych w ramach FMP.
Rozdział 4 raportu zawiera najważniejsze rekomendacje oparte na wnioskach z badań wskazujące
na najważniejsze kierunki zmian, które powinny zostać dokonane w przyszłości przy zarządzaniu
i wdrażaniu podobnych funduszy w celu uzyskania jak największej trwałości, użyteczności
i efektywności.
Rozdział 5 stanowi podsumowanie najważniejszych wniosków z badania.
Raport uzupełnia słowniczek stosowanych skrótów i terminów oraz spis załączników
(w tym m. in. wzory narzędzi badawczych oraz kompletne wyniki badań ilościowych).
6
RAPORT KOŃCOWY
1. Informacja o przyjętej metodologii
1.1. Cel ewaluacji
Celem przeprowadzenia niniejszego badania jest ewaluacja realizacji polskiej części projektu
parasolowego „Fundusz Małych Projektów” programu INTERREG IIIA Polska
(woj. Zachodniopomorskie – Meklemburgia-Pomorze Przednie / Brandenburgia). Ewaluacja
poprzez odpowiedź na postawione pytania badawcze, które zostały określone tak, aby umożliwić
poprawną i merytorycznie uzasadnioną ocenę, ma za zadanie osiągnięcie następujących celów:
•
ocenę jakości zarządzania i wdrażania FMP;
•
wskazanie ewentualnych zmian i udoskonalenia procedur i systemu wdrażania FMP;
•
zbadanie efektów działania FMP.
Realizacja założonych dla badania celów pozwoli na wyciągnięcie wniosków, które umożliwią
lepsze wykorzystanie funduszy na współpracę terytorialną w nowym okresie programowania 20072013.
1.2. Przedmiot i zakres ewaluacji
Przedmiotem badania był system wdrażania i zarządzania polskiej części projektu parasolowego
„Fundusz Małych Projektów” programu INTERREG IIIA Polska (woj. Zachodniopomorskie) –
Meklemburgia Pomorze Przednie/Brandenburgia.
Zakres badania jest następujący:
•
analiza
struktury
instytucjonalnej,
spójności
systemu
zarządzania
i
rozwiązań
organizacyjnych;
•
określenie efektu realizacji FMP w kontekście założonych dla niego celów;
•
analiza procesów i regulujących je procedur zachodzących w ramach systemu wdrażania;
•
identyfikacja barier i słabych stron systemu, mających wpływ na funkcjonowanie instytucji
zaangażowanych w zarządzanie;
•
sformułowanie korekt lub alternatywnych rozwiązań wobec istniejącego systemu.
Analiza została przeprowadzona przy pomocy zróżnicowanych technik i narzędzi badawczych,
szczegółowo opisanych w dalszej części rozdziału.
7
RAPORT KOŃCOWY
1.3. Koncepcja badania
System zarządzania, struktura instytucjonalna oraz rozwiązania organizacyjne, proponowane
w ramach programów unijnych powinny być zorientowane na osiągnięcie jak największej
efektywności mierzonej stopniem wypełnienia celów programu. Miernikiem wypełnienia celów
programu są efekty. Badanie rozpoczęto od analizy celów programu, tak aby następnie zdefiniować
procesy jego wdrażania, które następnie przekładają się na realizację projektów i konkretne efekty.
Dla naszej analizy kluczowe znaczenie ma więc analiza celów programu, a co za tym idzie,
określenie celów systemu zarządzania. Wychodząc od celów, dochodzimy do poszczególnych
procedur odpowiedzialnych za właściwą realizację działań, a co za tym idzie, także do systemu
instytucjonalnego, podziału zadań i rozwiązań organizacyjnych, do kanałów komunikacji między
instytucjami odpowiedzialnymi za zarządzanie programem, a w rezultacie – do procesów mających
miejsce w ramach działalności samych wnioskodawców.
Niezależnie od wyników, nawet w przypadku stosunkowo wysokiego poziomu osiągniętych
rezultatów, mogą w systemie zarządzania programem istnieć bariery, które utrudniają obieg
środków i realizację działań. Dlatego też konieczne było spojrzenie na system zarządzania
programu także od strony wnioskodawców.
Schemat logiki badania przedstawia poniższa rycina:
Ryc. 3. Schemat koncepcji badania
CELE FMP
Założenia i dokumentacja
FMP
Procedury
wdrażania
FMP
System instytucjonalny
(MRR, ZUW, Pomerania)
(składanie
wniosków,
sprawozdawczość,
rozliczanie)
Osiągnięcie efektów
8
RAPORT KOŃCOWY
1.4. Kryteria oceny
Badanie objęło swoim obszarem kompleksową analizę FMP, podjętą w celu zweryfikowania jego
funkcjonowania, z uwzględnieniem następujących kryteriów ewaluacyjnych:
•
trafności przyjętych rozwiązań organizacyjnych, funkcjonalnych, kompetencyjnych i ich
spójności;
•
skuteczności przyjętych rozwiązań systemowych oraz efektywności funkcjonowania;
•
użyteczności efektów uzyskanych w wyniku realizacji poszczególnych mikroprojektów
w ramach FMP;
•
trwałości przeprowadzonych operacji.
Zastosowanie powyższych kryteriów wynikało bezpośrednio z ustalonej na etapie zlecania przez
Zamawiającego koncepcji badania i nie zostały one w znaczący sposób zmodyfikowane przez
Wykonawcę.
1.5. Pytania badawcze
Raport jest próbą odpowiedzi na następujące pytania badawcze, ustalone na poziomie raportu
metodologicznego:
B1. Trafność i spójność
B1.1. Czy cele Funduszu Mikroprojektów i jego konstrukcja zostały zdefiniowane w sposób
odpowiadający potrzebom w obszarze, którego dotyczyły?
B1.1.1. W jakim stopniu cele Funduszu odpowiadają na problemy województwa
zachodniopomorskiego, zdiagnozowane w Strategii Rozwoju Województwa i innych dokumentach?
B1.1.2. W jakim stopniu przyjęta konstrukcja Funduszu odpowiada potrzebom uczestniczących
w projektach regionów?
B1.2. Czy podstawowe wskaźniki przyjęte w Funduszu Mikroprojektów oddawały istotę
postawionych celów i pozwalały na skuteczne monitorowanie?
B1.2.1. Czy wskaźniki określone w ramach Funduszu były klarowne z punktu widzenia
beneficjentów?
B1.2.2. Czy wskaźniki określone w ramach Funduszu były realne do osiągnięcia dla beneficjentów?
B1.2.3 Czy przyjęty system określania wskaźników był użyteczny? Czy łatwo było
wnioskodawcom dobrać wskaźniki do monitorowania projektu?
9
RAPORT KOŃCOWY
B1.2.4 Czy w oparciu o dobrane przez wnioskodawców wskaźniki możliwe było spójne
i efektywne monitorowanie programu?
B1.3. Czy konstrukcja projektów była trafna z punktu widzenia celów Funduszu Mikroprojektów ?
B1.3.1. Jaki był obszar wdrażania projektu?
B1.3.2. Czy projekt zakładał współfinansowanie od strony partnera niemieckiego?
B1.3.3. Czy samorząd włączał się we finansowanie wkładów własnego projektów?
B1.4. Czy przy wdrażaniu funduszu wyczerpano zakres dostępnych środków?
B2. Skuteczność i efektywność
B2.1. Czy występowały problemy koordynacyjne w trakcie realizacji projektów? Jakie?
B2.1.1. Czy koordynację działań pomiędzy poszczególnymi instytucjami, zaangażowanymi
w zarządzanie projektem, można uznać za zadowalającą?
B 2.1.2 Czy wszystkie założone zadania w projektach udało się zrealizować (ankieta / IDI),
Jakie były główne przyczyny niezgodności z założeniami projektu
B2.2. Czy występowały problemy z terminowością we wdrażaniu projektów i ich finansowaniu?
Jeśli tak, to jakie były ich powody?
B2.2.1 Po jaki czasie nastąpiła refundacja wydatkowanych w ramach projektów środków?
B2.3. Jak funkcjonował system sprawozdawczości i monitoringu? Czy zaspokajał potrzeby
informacyjne jednostek nadrzędnych i nie nakładał zbędnych obciążeń na wykonawców projektów?
B2.3.1.Czy system wskaźników pozwalał na porównanie projektów między sobą?
B2.3.2. Czy system wskaźników zapewniał możliwość agregacji
B2.3.2. Czy wskaźniki zostały osiągnięte w odpowiednim stopniu? Jeżeli nie, to dlaczego?
B2.4. Jakie działania sprzyjały osiągnięciu założonych celów? Dlaczego? Czy mogą zostać uznane
za dobre praktyki możliwe do upowszechnienia?
B2.4.1. Jaki rodzaj projektów/działań w największym stopniu przyczynił się do osiągnięcia celów?
B2.5. Jakie bariery (instytucjonalne, organizacyjne, finansowe) pojawiły się podczas realizacji
projektów? Które z barier zostały pokonane (w jaki sposób), a które nie?
B2.5.1.Na czym polegały różnice między wdrażaniem programu po stronie polskiej i po stronie
niemieckiej?
B2.5.2. Czy sposób wdrażania programu był dostosowany do struktury polskiej administracji?
B2.5.3. Co sprawiało główne problemy podczas rozliczania projektu
B2.6. Czy wystąpiły problemy z rekrutacją beneficjentów - projektodawców Fundusz
Mikroprojektów? Z czego one wynikały?
10
RAPORT KOŃCOWY
B2.7. Czy kryteria doboru beneficjentów odpowiadały celom Funduszu Mikroprojektów oraz
programu?
B2.8. Ile zostało zrealizowanych projektów i jak można dokonać ich podziału tematycznego?
B2.8.1. Jaki był okres realizacji projektu
B2.9. Czy występują różnice pomiędzy realizacją projektów z pozostałych priorytetów PIW
INTERREG III w zakresie skuteczności a realizacją projektów z FMP? Jeśli tak to z czego one
wynikają?
B2.10. Jaki był stopień osiągnięcia celów Funduszu Mikroprojektów?
B2.11. Jaki był średni koszt wsparcia przypadający na jednego beneficjenta?
B2.12. Czy można było osiągnąć przybliżone rezultaty w połączeniu z mniejszymi kosztami?
B2.13. Czy można było osiągnąć lepsze rezultaty w oparciu o te same koszty?
B2.14. Jak przebiegała promocja Funduszu Mikroprojektów?
B2.14.1 Czy przyjęta promocja programu wśród beneficjentów była wystarczająca i wyczerpująca?
B2.15 Czy przyjęty system zarządzania i wdrażania okazał się efektywny?
B2.15.1 Jak wyglądał przepływ informacji pomiędzy instytucjami wdrażania i zarządzania
programem, jakie były jego wady i zalety?
B2.15.2 Jak wyglądał etap ustalania dokumentacji programowej? Czy potencjalni projektodawcy
mieli wpływ na ten proces?
B2.15.3 Jak wnioskodawcy oceniają przyjęty system finansowania
B2.15.4 Czy system finansowania wpływał na zakres realizowanych projektów? Jakie jego
modyfikacje wpłynęłyby na wzrost użyteczności i trwałości projektów.
B2.15.5 Jak wnioskodawcy oceniają współpracę z Biurem Euroregionu Pomerania
B2.15.6 Jak wnioskodawcy oceniają czytelność dokumentów programowych i operacyjnych
B2.15.7 Jak wyglądał proces wsparcia wnioskodawców na poziomie przygotowania wniosku
i realizacji projektu
B2.15.8. Czy formularz wniosku o dofinansowanie projektu był trafny i odpowiadał charakterowi
podejmowanych działań?
B3. Użyteczność i Trwałość
B3.1. Czy uczestnictwo w FMP wpłynęło na trwały rozwój współpracy transgranicznej
beneficjentów?
B3.1.2. Czy instytucje współpracujące w ramach Funduszu Małych Projektów INTERREG IIIA
kontynuują współpracę do dziś lub planują dalszą współpracę w przyszłości?
B3.2. Jaka była użyteczność wsparcia oferowanego w ramach Funduszu Mikroprojektów
w porównaniu z wcześniejszą edycją Funduszu Małych Projektów Phare CBC?
B3.3. Czy rozwój współpracy transgranicznej możemy uznać za trwały, czy raczej tymczasowy?
11
RAPORT KOŃCOWY
B3.4. Jakie czynniki wpływają na trwałość współpracy lub jej brak?
B3.5. W jakim stopniu działanie i zrealizowane projekty przyczyniły się do trwałego stworzenia
nowych oraz wsparcia istniejących sieci współpracy transgranicznej organizacji lokalnych
i regionalnych - jakie były formy dalszej współpracy?
B3.6. Czy doświadczenia wyniesione z wdrażania wcześniejszej edycji Funduszu Małych
Projektów Phare CBC zostały wykorzystane w PIW INTERREG III?
B3.7. Czy inicjatywy zrealizowane w wyniku wdrażania FMP były kontynuowane?
1.6. Metody badawcze
Podczas realizacji badania konieczne było wykorzystanie różnorakich narzędzi oraz technik
z zakresu badań społecznych wypracowanych na gruncie socjologii. W celu przeprowadzenia
badania w sposób profesjonalny, precyzyjny i efektywny, konieczna była dywersyfikacja metod
badawczych i zastosowanie różnorodnych narzędzi. Ze względu na fakt, że w ramach ustalonej
koncepcji badania systemu zarządzania i wdrażania FMP mamy do czynienia z wieloma różnymi
aspektami – zarówno procesowymi, jak i instytucjonalnymi, należało przeprowadzić badanie
wieloetapowe i zróżnicowane.
Ze względu na fakt przewidywanego zgromadzenia w ramach badania istotnego materiału
o charakterze jakościowym, istotną rolę w procesie analizy odegrało zastosowanie metod
niestatystycznych, które zostały zastosowane do formułowania wniosków i opinii, a także
końcowych rekomendacji.
Część materiału zgromadzonego w trakcie badania dokumentów poddana została także
analizom statystycznym, pozwalającym na wychwycenie obrazu zjawisk będących przedmiotem
badania. W szczególności analizy statystyczne wykorzystane zostały na potrzeby analizy wyników
badania ilościowego.
Spośród zasadniczych metod badawczych stosowanych w badaniach społecznych
zastosowane zostały cztery rodzaje analizy treści oraz badań terenowych: analiza danych zastanych
i dokumentów (desk research), indywidualne wywiady pogłębione (IDI), zogniskowane wywiady
grupowe (Focus Group Interview) oraz ankieta elektroniczna.
12
RAPORT KOŃCOWY
1.7. Analiza danych zastanych i dokumentów (desk research)
Analiza desk research podzielona została na dwie podstawowe części:
a) Analiza dokumentów programowych INTERREG IIIA oraz innych dokumentów,
dotyczących podjętych w ramach programu działań.
Analiza dokumentów programowych pozwoliła na identyfikację procedur, jakie składają się
na proces przygotowania, realizacji, rozliczania i sprawozdawczości projektów
FMP oraz powiązanie problemów, celów, sposobu ich osiągania, nakładów oraz
spodziewanych efektów.
W tej części, analizie poddane zostały dokumenty, które przedstawia Załącznik nr 1
do niniejszego raportu.
Dzięki analizie dokumentów programowych możliwa była identyfikacja założeń leżących
u podstaw programu, które to założenia następnie zostały skonfrontowane z procedurami
jego wdrażania i z wizją systemu wdrażania programu od drugiej strony – od strony jego
beneficjentów (wnioskodawców). Pozwoliło to na ocenę trafności i skuteczności przyjętych
rozwiązań organizacyjnych i systemowych.
b) Analiza wniosków o dofinansowanie i sprawozdań z realizacji projektów i sprawozdań
z realizacji FMP.
W tej części przedmiotem analizy były wnioski o dofinansowanie zatwierdzone do realizacji
przez WKR (wyszczególnione w Załączniku nr 4 do niniejszego raportu) oraz sprawozdania
końcowe oraz sprawozdania „rok po” z realizacji projektów dofinansowanych z FMP.
Przeanalizowana została dokumentacja dotycząca wszystkich projektów, które zostały
przyjęte do realizacji w ramach FMP.
Najważniejszym celem tej części analizy desk research była odpowiedź na szczegółowe
pytania badawcze, dotyczące procesu realizacji projektów, barier, na które napotkali
wnioskodawcy, a także trwałości współpracy zagranicznej i osiągniętej efektywności.
Analiza ww. dokumentów przeprowadzona została wg szczegółowej matrycy, która stanowi
Załącznik nr 3.1. do niniejszego raportu.
13
RAPORT KOŃCOWY
1.8. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI)
W ramach badania ewaluacyjnego Funduszu Małych Projektów INTERREG IIIA zdecydowano
o zastosowaniu technik jakościowych z następujących przyczyn:
•
konieczność uzyskania pogłębionych informacji dotyczących procesu realizacji projektu;
•
możliwość stworzenia dodatkowych pytań;
•
stosunkowo niewielka liczebność grup respondentów.
Scenariusze wywiadów znajdują się w Załączniku nr 3.4 i 3.5 do niniejszego raportu.
Populacja badana:
•
przedstawiciele instytucji wdrażających i zarządzających programem;
•
przedstawiciele beneficjentów.
Sposób doboru respondentów – celowy.
Zastosowany został celowy dobór próby. Eksperci przeprowadzili łącznie 20 wywiadów. Wywiady
przeprowadzono z przedstawicielami instytucji systemu zarządzania FMP oraz z wybranymi
losowo w oparciu o celowy dobór próby beneficjentami.
Przeprowadzono następujące wywiady:
1) 8 wywiadów z osobami z instytucji zarządzających FMP:
• Euroregion Pomerania (strona polska) – 3 wywiady;
•
Euroregion Pomerania (strona niemiecka – Kommunalgemeinschaft Pomerania e.V.,
Loecknitz) – brak1
•
Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki – 3 wywiady;
•
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (dawniej – Ministerstwo Gospodarki i Pracy) –
2 wywiady.
2) 12 wywiadów z beneficjentami:
•
JST – 4 wywiady;
•
NGO – III sektor wraz z klubami sportowymi i ich związkami, związki gmin –
3 wywiady;
1
Nie było możliwości przeprowadzenia wywiadu z osobą odpowiedzialną za FMP z powodu choroby. Zamiast tego
przeprowadzono dodatkowy wywiad z osobą z ZUW.
14
RAPORT KOŃCOWY
•
MOK/Szkoły/Biblioteki/Muzea samorządowe /OSiR/Przedszkola – 4 wywiady;
•
Inne instytucje publiczne – 1 wywiad.
1.9. Zogniskowane wywiady grupowe (Focus Group Interview)
W ramach niniejszego badania przeprowadzone zostały dwa wywiady grupowe – pierwszy
z beneficjentami FMP (6 listopada 2008 r.), drugi – z grupą osób zaangażowanych w zarządzanie
FMP (13 listopada 2008 r.).
Sposób doboru respondentów – celowy.
W grupie nr 1 znalazły się najważniejsze osoby odpowiedzialne za realizację FMP.
W grupie nr 2 znaleźli się przedstawiciele instytucji realizujących projekty – zostali oni dobrani tak,
aby reprezentowane były najważniejsze typy projektodawców - zidentyfikowane w ramach analizy
desk research.
Ryc. 4. Typy projektodawców – rozkład procentowy
Typy projektodawców
Jednostki
samorządu
terytorialnego
NGO – III sektor wraz
z klubami sportowymi
i ich związkami,
związki gmin
MOK/Szkoły/Biblioteki/
Muzea samorządowe
/OSiR/Przedszkola
Inne publiczne
(Państwowa Straż
Pożarna, Lasy
Państwowe)
Udział danego typu
projektodawców w %
30,83
28,33
36,67
4,17
Źródło: opracowanie własne na podstawie danych Euroregion Pomerania
Scenariusze wywiadów grupowych znajdują się w Załączniku nr 3.2 i 3.3.
1.10. Ankieta elektroniczna
Zastosowane narzędzia jakościowe zostały uzupełnione o ilościową technikę badań, jaką jest
ankieta elektroniczna przygotowana przy użyciu nowoczesnych technik internetowych. Do każdej
z instytucji realizujących projekty w ramach FMP, niezależnie od liczby realizowanych projektów,
została wystosowana prośba o wypełnienie jednej ankiety. Do respondentów wysłano faksy,
e.maile i listy polecające, a także przeprowadzono akcję telefoniczną.
Spośród łącznej liczby 121 instytucji, uzyskano zwrot 88 ankiet (73%) z czego dla spójności
danych i jednolitej liczby respondentów do analizy zastosowano uwzględniono tylko ankiety,
w których udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania (ok. 68 ankiet).
Ankieta dotyczyła głównie następujących kwestii:
15
RAPORT KOŃCOWY
•
ogólna wizja systemu zarządzania projektem, jego użyteczności i trafności;
•
przygotowywanie wniosku;
•
realizacja projektu;
•
rozliczanie i sprawozdawczość projektu;
•
trwałość.
Badanie ankietowe zostało przeprowadzone przy pomocy profesjonalnej, płatnej wersji narzędzia
Webankieta.pl.
Kwestionariusz ankiety znajduje się w Załączniku nr 3.6.
1.11. Instrumenty wspomagające badanie
W trakcie realizacji badania wykorzystane również zostały dodatkowe narzędzia wspomagające
proces ewaluacji, jakimi są: list polecający od MRR oraz list wprowadzający dla uczestników
badania. Wymienione instrumenty wspomagające miały na celu przede wszystkim polepszenie
jakości realizowanego przedsięwzięcia poprzez spełnienie następujących funkcji:
List polecający od MRR
•
uwierzytelnienie Wykonawcy;
•
nadanie badaniu odpowiedniego znaczenia.
List wprowadzający dla uczestników badania
•
zachęcenie do udziału w badaniu;
•
rozwianie obaw respondenta w stosunku do badania.
16
RAPORT KOŃCOWY
2. Opis wyników badania
2.1. Wprowadzenie
W tej części skoncentrowano się na odpowiedziach na pytania badawcze, określone na poziomie
raportu metodologicznego. Odpowiedzi te opracowane zostały na podstawie uzyskanego w toku
czynności badawczych materiału empirycznego. W celu zwiększenia wiarygodności wyników
badań zastosowana została triangulacja metod badawczych – przy odpowiedzi na poszczególne
pytania Wykonawca oparł się na trzech podstawowych metodach: analiza desk research, wywiady
indywidualne i grupowe oraz ankieta.
2.2. Odpowiedzi na pytania badawcze
2.2.1. Trafność i spójność
B1. Trafność i spójność
Celem niniejszej części badania była próba opisania FMP pod kątem trafności i spójności
przyjętego systemu, a także ocena adekwatności celów FMP w stosunku do istniejących
problemów województwa zachodniopomorskiego związanych z obszarem współpracy
transgranicznej. Analizie zostały poddane dokumenty programowe, dokumentacja
realizowanych w ramach FMP projektów oraz informacje zebrane od przedstawicieli
instytucji zaangażowanych we wdrażanie FMP.
Punktem wyjścia analizy celów i konstrukcji FMP jest określenie celów FMP o których mowa jest
w czterech dokumentach:
•
Program INTERREG III A Joint Programming Document 2000 – 2006 - Program
Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów Związkowych
Meklemburgia – Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Polski (Województwo
Zachodniopomorskie);
•
Uzupełnienie Programu INTERREG III A Joint Programming Document 2000 – 2006 Program Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów
Związkowych Meklemburgia – Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Polski (Województwo
•
Podręcznik dla Beneficjenta INTERREG-u III A Joint Programming Document 2000 – 2006
- Program Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów
•
Wytyczne dla Wnioskodawców FMP (opracowane przez Euroregion Pomerania).
17
RAPORT KOŃCOWY
W toku dokonanej analizy wymienionych dokumentów stwierdzono, iż istnieje pewna niejasność
w zakresie celów FMP zdefiniowanych w tychże dokumentach. Według Programu i Uzupełnienia
Programu, FMP ma 2 cele:
•
„wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności, które
w swej całości ujawniają trwałe oddziaływanie na rozwój strukturalny regionu
przygranicznego”, 2
•
wspieranie „codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych i odnoszących się
do spędzania czasu wolnego w ramach programów kulturalnych, wymiany zespołów,
wystaw, prezentacji na poziomie komunalnym oraz poziomie związków i organizacji”3
Ocena ex-ante dla FMP zawarta w Uzupełnieniu Programu zawiera dodatkowe informacje
pozwalające na ogólną interpretację celu realizacji interwencji w kontekście zdiagnozowanych dla
obszaru interwencji potrzeb, jakimi są deficyty w zakresie rozwijania współpracy transgranicznej
na poziomie lokalnym. Zapisy w Uzupełnieniu brzmią następująco:
„Celem wspierania małych (projektów/inicjatyw)4 kulturalnych i innych projektów z Funduszu
Małych Projektów (SPF) jest wspieranie nowych lub już istniejących kontaktów transgranicznych.
Projekty te przyczyniają się do lepszego wzajemnego zrozumienia, co stanowi ważny warunek
stabilnej współpracy gospodarczej. Planowane przedsięwzięcia wspierają tworzenie się regionalnej
tożsamości, przyczyniają się do lepszego zrozumienia mieszkańców pogranicza, a tym samym
w sposób znakomity spełniają cele projektu”5
Podczas analizy Wytycznych dla Wnioskodawców ustalono, że zapisy tego dokumentu definiują
trzy cele FMP, mianowicie:
•
„wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności, które
przygranicznego,
•
wspieranie „codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych i odnoszących się
wystaw, prezentacji na poziomie komunalnym oraz poziomie związków i organizacji,
•
wspieranie integracji społecznej”6.
Jeszcze inaczej cel sformułowany jest w Podręczniku dla Beneficjenta:
2
Uzupełnienie Programu INTERREG III A Joint Programming Document 2000 – 2006 - Program Regionalny
niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów Związkowych Meklemburgia – Pomorze Przednie/
Brandenburgia i Polski (Województwo Zachodniopomorskie str. 90 i 34 oraz w Programie INTERREG III A Joint
Programming Document 2000 – 2006 - Program Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie
Krajów Związkowych Meklemburgia – Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Polski (Województwo
Zachodniopomorskie) str. 84
3
Ibidem str. 844
Z uwagi na prawdopodobny błąd edytorski Uzupełnienia dodano brakujący wyraz.
5
Op. Cit. str. 36
6
Wytyczne dla Wnioskodawców FMP str. 1
18
RAPORT KOŃCOWY
„Głównym celem tego działania jest rozwój i wzrost współpracy między społecznościami po obu
stronach granicy z szansą na wspólne osiągnięcia w sferze kultury, edukacji oraz dziedzinie
socjalnej, ochrony środowiska i gospodarczej”7.
W celu dalszej analizy przyjęto definicję celu FMP podaną w Wytycznych dla Wnioskodawców.
Była to najbardziej rozbudowana wersja i to na tej definicji bazowała większość dokumentów,
którymi posługiwali się beneficjenci FMP. W dalszej części raportu rekomendowane jest
ujednolicenie zapisów, celem zachowania spójności dokumentacji programowej.
Biorąc pod uwagę sformułowane dla FMP cele można na podstawie zebranych materiałów
stwierdzić, że były one dobrane w sposób trafny. Potwierdzają to w głównej mierze wyniki
wywiadów indywidualnych w których często pojawiają się opinie, iż istnieją w regionie potrzeby
w zakresie realizacji przedsięwzięć transgranicznych z zakresu FMP.
Odpowiedź na pytanie czy konstrukcja FMP była trafna z punktu widzenia potrzeb regionu należy
interpretować w perspektywie zarówno pożądanego wpływu programu na sytuację regionalną jak
i potrzeb oraz możliwości absorpcyjnych poszczególnych grup projektodawców. Z odpowiedzi na
dalsze pytania ewaluacyjne wynika, iż konstrukcja FMP w znacznym stopniu utrudniała osiągnięcie
jednego z celów: budowania sieci „codziennych” kontaktów transgranicznych. Cel ten powinien
być głównie realizowany poprzez małe projekty, których realizacją powinny się zająć NGO lub
w ich zastępstwie samorządy lokalne. Deficyt ten był wyraźnie artykułowany na poziomie
Euroregionu Pomerania zarówno podczas wywiadów indywidualnych jak i wywiadu grupowego,
jednak w efekcie realizacji projektów NGO napotkały na poważne bariery, zarówno finansowe jak
i instytucjonalne, natomiast samorząd lokalny nie był zainteresowany realizacją tego typu
projektów.
Aby dokonać analizy stopnia w jakim cele FMP odpowiadają na problemy województwa
Zachodniopomorskiego, analizie poddano kluczowe dokumenty strategiczne regionu. Strategia
Rozwoju Województwa Zachodniopomorskiego do roku 2020 zakłada dalszy rozwój współpracy
transgranicznej w regionie, w celu jak najpełniejszego wykorzystania potencjału zdiagnozowanego
w analizie SWOT jako jego mocna strona. W tym kontekście można powiedzieć, że FMP wpisuje
się w cel kierunkowy 4.8 Strategii Województwa – „Współpraca międzynarodowa, transgraniczna
i regionalna”, będący elementem 4 celu głównego: „Budowanie otwartej i konkurencyjnej
społeczności”, którego osiągniecie warunkuje osiąganie pozostałych celów strategii. Kluczowy
udział współpracy międzynarodowej w ramach rozwoju społeczeństwa znajduje również
odzwierciedlenie w dokumencie: Strategia Województwa Zachodniopomorskiego w Zakresie
Polityki Społecznej do roku 2015.
„Z uwagi na przygraniczny charakter regionu Zachodniopomorskiego należy postawić na
współpracę międzynarodową w zakresie monitorowania i podejmowania wspólnych działań
instytucji i organizacji pozarządowych na rzecz prewencji i zapobiegania patologiom społecznym
wśród mieszkańców sąsiednich regionów”
W odniesieniu do analizowanej kwestii można stwierdzić, że cele FMP wpisują się w zapisy
dokumentów strategicznych dla Województwa Zachodniopomorskiego, zatem stanowią
odpowiedź na zdiagnozowane w nich problemy.
Stopień odpowiedzi przyjętej konstrukcji FMP na potrzeby regionu należy interpretować
w perspektywie zarówno pożądanego wpływu programu na sytuację regionalną jak i potrzeb oraz
możliwości absorpcyjnych poszczególnych grup projektodawców. W pierwszym aspekcie możemy
7
Podręcznik dla Beneficjenta PIW Interreg III A Meklemburgia-Pomorze Przednie/Brandenburgia str. 54-55
19
RAPORT KOŃCOWY
mówić o trafności konstrukcji systemu do realizacji jego celów, co zdaniem ewaluatorów
bezpośrednio nie stanowiło problemu. Jednakże pogłębiona analiza wskazuje na występowanie
zjawiska niepożądanego z punktu widzenia horyzontalnych celów regionu. Zjawiskiem takim było
częściowe wykluczenie podmiotów typu NGO, których udział w FMP był niezbędny
do osiągnięcia jednego z założonych celów, jakim było budowanie kontaktów „codziennych”.
Wykluczenie spowodowane było głównie słabością finansową trzeciego sektora – brakiem zasobów
umożliwiających prefinansowanie projektów oraz poza kilkoma zdiagnozowanymi w trakcie
badania przypadkami (np. ustanowiony przez miasto Szczecin fundusz dotacji na pokrycie wkładu
własnego8) brakiem ze strony samorządu instrumentów wpierających NGO w realizacji projektów
z FMP.
W opinii ewaluatorów przyczyną powyższego wykluczenia mogła być niewystarczająca ocena
możliwości finansowych małych podmiotów (głównie z III sektora) do realizacji tego typu
projektów. a także możliwości i chęci wspierania tych podmiotów przez JST. Założony w FMP
system finansowania spowodował w znacznym stopniu wyłączenie NGO (tylko ponad 17%
projektodawców) z realizacji projektów w ramach FMP.
Wyniki badania dokumentów wykazały, iż wśród typów realizowanych projektów najmniej było
„codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych, co potwierdzają dane przedstawione na
poniższych rycinach.
Ryc. 5. Czy projekt wpisywał się we wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności,
które w swej całości ujawniają trwałe oddziaływanie na rozwój strukturalny regionu przygranicznego?
Odpowiedź
Przedstawienie graficzne odpowiedzi
Liczba wniosków
Struktura odpowiedzi
w%
Tak
223
96,95
Nie
7
3,05
Źródło: Desk research - sprawozdania, pytanie 12
8
Rodzajem zadania, na które była udzielana dotacja, było wsparcie NGO w przygotowaniu i realizacji projektów,
cennych inicjatyw, które będą miały pozytywny wpływ na wizerunek miasta, na realizację których organizacje
pozyskiwać będą środki ze źródeł zewnętrznych.
20
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 6. Czy projekt wpisywał się we wspieranie „codziennych”, transgranicznych kontaktów kulturalnych
i odnoszących się do spędzania czasu wolnego w ramach programów kulturalnych etc.?
Odpowiedź
Liczba wniosków
w%
Tak
147
63,91
Nie
83
36,09
Ryc. 7. Czy projekt wpisywał się w wspieranie integracji społecznej?
Odpowiedź
Liczba wniosków
w%
Tak
211
91,74
Nie
19
8,26
Z dalszych analiz wynika potrzeba zbudowania sprawnego systemu rozliczania. System taki,
zakładający prefinansowanie projektów i ich szybkie rozliczanie, byłby atrakcyjny dla
projektodawców o mniejszym potencjale finansowym zainteresowanych realizacją niewielkich
projektów. Można w tym przypadku wzorować się na programach transgranicznych realizowanych
po stronie Niemieckiej oraz doświadczeniach programu PHARE CBC.
Uproszczona konstrukcja systemu finansowania programu spowodowałaby w ocenie ewaluatorów,
iż można by w sposób bardziej trafny odpowiedzieć na potrzeby projektodawców z regionu.
Także w przypadku JST finansowa konstrukcja FMP powodowała istotne problemy. Realizacja
projektu w ramach FMP powodowała m. in.:
•
zmniejszanie możliwości finansowych JST poprzez: wystawianie weksla zabezpieczającego
prawidłową realizację projektu (pogarszało to tzw. standing finansowy),
•
rezygnację z części działań założonych w budżecie JST (konieczność sfinansowania
wydatków projektu),
•
zamrożenie środków lub ponoszenie kosztów kredytowania projektu do momentu dokonania
refundacji.
Z uwagi na powyższe uwarunkowania systemowe preferowane były podmioty o większym
potencjale instytucjonalnym i finansowym.
Ostatecznie mamy do czynienia z sytuacją, w której większość projektów (ponad 60 %)
realizowana była przez JST, a FMP nie wzmacniał nowych i niewielkich instytucji i organizacji,
które chciały podjąć nowe inicjatywy o niewielkim zasięgu.
21
RAPORT KOŃCOWY
W opinii ewaluatorów realizacja FMP nie wpłynęła wyraźnie na powstawanie małych inicjatyw
oddolnych. Inicjatywy, które zrealizowane zostały w ramach FMP, z uwagi na przyjęty system
wdrażania, powstawały, głównie na poziomie urzędów, domów kultury. Pozwala to na konkluzję,
iż przyjęty system wdrażania, w zakresie wspierania codziennych kontaktów transgranicznych,
mógł nie w pełni odpowiedzieć na potrzeby mieszkańców regionu.
W dalszej części raportu dokonamy analizy systemu wskaźników obowiązującego w FMP.
Przyjęte w Funduszu Małych Projektów wskaźniki dzielą się na dwie grupy:
Wskaźniki na poziomie FMP.
Informacje na temat grupy 1 wskaźników (na poziomie FMP) znajdują się w „Uzupełnieniu
Programu Regionalnego niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów
Związkowych”. Zgodnie z tym dokumentem, ustalono łącznie cztery wskaźniki monitorowania
FMP:
A) Wskaźniki produktu:
•
Liczba wspartych przedsięwzięć
•
Liczba projektów w Small Project Funds9
B) Wskaźnik rezultatu:
• Liczba uczestników projektów z Small Project Funds, w tym polskich uczestników
i niemieckich uczestników;
C) Wskaźnik oddziaływania:
•
Liczba kooperacji między stowarzyszeniami i gminami.
Wstępna analiza wskaźników na poziomie FMP i porównanie ich z celami FMP, określonymi
w Uzupełnieniu wskazuje na dwie istotne kwestie:
•
Oba zaproponowane wskaźniki produktu – „liczba wspartych przedsięwzięć” oraz
„liczba projektów w Small Project Funds” wydają się być zbliżone lub wręcz się
pokrywać. Nawet jeżeli uznać, że jeden projekt mógł zawierać więcej niż jedno
przedsięwzięcie, wskaźniki te są ze sobą ściśle skorelowane, co oznacza, że z punktu
widzenia potrzeb informacyjnych dublują się.
•
Istnieje pewna niespójność pomiędzy celami FMP a wskaźnikami, które mają
z założenia mierzyć realizację celów.
Przypomnijmy, że cele zdefiniowane w Uzupełnieniu są następujące:
•
9
Wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności, które
przygranicznego;
Small Project Funds terminologia wg „Uzupełnienia programu… ” str. 35
22
RAPORT KOŃCOWY
•
Wspieranie „codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych i odnoszących się
wystaw, prezentacji na poziomie komunalnym oraz poziomie związków i organizacji.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że cele FMP są zdefiniowane raczej w formie „działań
projektowych” (celem jest samo „wspieranie”, nie zaś osiągnięcie konkretnego stanu pod wpływem
udzielonego wsparcia), z tego powodu występują pewne trudności z ich monitorowaniem.
W związku z tym wskaźniki dotyczące liczby wspartych przedsięwzięć/projektów
i uczestników projektów można uznać za odpowiadające istocie celów, jednakże nie do końca
mierzą one realizację celów, zwłaszcza w aspekcie:
•
trwałego oddziaływania na rozwój strukturalny regionu przygranicznego;
•
wsparcia dla codziennych kontaktów kulturalnych;
•
wsparcia na poziomie komunalnym (określenie nie do końca jasne, przetłumaczone wiernie
z jęz. niemieckiego, jednak rzadko używane w kontekście społeczności lokalnych) oraz na
poziomie związków i organizacji.
Wskaźnik oddziaływania na poziomie FMP, jakim jest „Liczba kooperacji między
stowarzyszeniami a gminami” także naszym zdaniem nie spełnia swojego zadania, gdyż:
•
niejasne jest pojęcie pojedynczej „kooperacji” i sposób jego mierzenia (np. czy projekt
złożony z pięciu różnych zadań to pięć „kooperacji” czy jedna? czy można uznać
za kooperację współdziałania nieformalne?);
•
istotą celów FMP nie jest pobudzenie współpracy między stowarzyszeniami a gminami, lecz
współpracy transgranicznej (niezależnie od tego, jakie instytucje tę współpracę realizują).
Można ocenić, iż wskaźniki na poziomie FMP nie oddawały do końca istoty celów, a zwłaszcza
kwestii związanych z trwałością i jakością nawiązanej współpracy transgranicznej oraz jej
wpływu na życie kulturalne i społeczne. Pozwalały jedynie ocenić rzeczowy i – po dokonaniu
przeliczeń – finansowy postęp FMP.
Wskaźniki na poziomie projektów
Wskaźniki na poziomie projektów, które monitorują i określają we wniosku beneficjenci, opisane
zostały w „Instrukcji dla wnioskodawców”. Dzielą się one na dwie grupy:
•
wskaźniki produktu
•
wskaźniki rezultatu.
W przypadku produktu, beneficjenci mieli możliwość wyboru wskaźników – mogli sami określać
ich katalog. W „Instrukcji...” podane zostały następujące przykładowe wskaźniki działań:
•
organizacja 2 spotkań, każde po 2 dni,
•
udział 5 zespołów z Polski i 5 z drugiej strony granicy,
•
udział 40 osób, w tym 20 z Niemiec,
•
220 widzów, w tym 100 z drugiej strony granicy,
23
RAPORT KOŃCOWY
•
udział w turnieju 3 drużyn polskich i 3 drużyn niemieckich,
•
200 zaproszeń, 10 plakatów, 3 banery,
•
500 sztuk ulotki - w 2 wersjach językowych,
•
1000 egzemplarzy wydanej publikacji w polskiej i niemieckiej wersji językowej,
•
8 tablic informacyjnych - w 2 wersjach językowych.
Nadmieniono także, iż „przy określaniu uczestników, należy wyszczególnić liczbę zarówno
uczestników polskich jak i niemieckich. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku imprez liczba
uczestników z reguły nie powinna być mniejsza niż 20 osób. Jednocześnie ze względu na ideę
Funduszu, zakładającą dofinansowanie projektów charakteryzujących się wyraźnym efektem
transgranicznym zaleca się możliwie równy udział w projekcie Polaków i Niemców”10.
W przypadku wskaźników produktu nie było określone, ile ma być wybranych wskaźników przez
projektodawcę. Analiza desk research wniosków o dofinansowanie i sprawozdań z realizacji
projektów wskazuje, iż liczba wskaźników produktu zastosowanych w projektach, wahała się
od 2 wskaźników (minimum) do 26 wskaźników (maksimum). Najczęściej beneficjenci wybierali
7-9 wskaźników produktu. Jednakże liczba określonych wskaźników nie miała wpływu na ocenę
wniosku, ani też - następnie - na ich realizację i rozliczanie, choć regułą było, iż wnioskodawcy,
którzy zawarli więcej wskaźników, mieli też większe problemy z ich osiągnięciem.
Można ocenić, że wskaźniki na poziomie produktu w dostatecznym stopniu pozwalały na
ocenę osiągnięcia celów w części dotyczącej stworzonych produktów. Jednakże należy
wspomnieć o:
•
problemie z agregacją i jednolitością wskaźników (ze względu na wielość i dowolność
wskaźników trudno jest je porównywać na poziomie programu);
•
rozbieżnościach między liczbą wskaźników na poziomie poszczególnych projektów.
•
bardzo często w projektach pojawiały się wskaźniki liczby widzów, które są trudne do
zweryfikowania.
Jeżeli chodzi o wskaźniki rezultatu, określony został zamknięty katalog, z którego beneficjent
miał wybrać do wniosku dwa wskaźniki.
Podana w „Instrukcji” lista wskaźników rezultatu przedstawiała się następująco:
10
•
realizacja z partnerem niemieckim min. 1 transgranicznego przedsięwzięcia w przeciągu
roku od zakończenia niniejszego projektu,
•
zwiększenie liczby uczestników w kolejnej edycji projektu o 40 osób,
•
zawarcie ok. 3 transgranicznych znajomości,
•
podpisanie min. 2 nowych porozumień o współpracy między instytucjami z gmin
partnerskich (szkoły, domy kultury),
•
podpisanie porozumienia o współpracy z partnerem niemieckim na kolejny rok,
•
dystrybucja ulotki poprzez 5 np. punktów informacji turystycznej.
„Instrukcja dla wnioskodawców”, str. 3.
24
RAPORT KOŃCOWY
W przypadku wskaźników rezultatu pewne wątpliwości budzi wskaźnik „zawarcie
transgranicznych znajomości”, gdyż nie jest określone, czego dotyczy (czy chodzi o znajomości
między osobami, czy instytucjami?) i w jaki sposób go mierzyć.
Poniższa rycina przedstawia odpowiedzi na pytanie o klarowność wskaźników, zadane w ankiecie
skierowanej do beneficjentów realizujących projekty w ramach FMP .
Ryc. 8. Ocena klarowności wskaźników określonych w instrukcji dla wnioskodawców
Ocena w skali 1-5
(od 1- „całkowicie Całkowicie
nieklarowne” do 5- nieklarowne
„całkowicie
(ocena 1)
klarowne”)
Raczej
nieklarowne
(ocena 2)
Średnio
klarowne
(ocena 3)
Raczej
klarowne
(ocena 4)
Całkowicie
klarowne
(ocena 5)
Średnia
ocena
Liczba
odpowiedzi
0
2
28
31
7
3,64
% odpowiedzi
0,00 %
2,94 %
41,17 %
45,60 %
10,29 %
Źródło: Ankieta, pytanie 14
Beneficjenci najczęściej uznali wskaźniki określone w ramach FMP za „raczej klarowne”
lub „średnio klarowne”. Pozostałe wypowiedzi były używane stosunkowo rzadko.
Beneficjenci11 wskazywali na występowanie trudności ze wskaźnikami dotyczącymi np. liczby
publiczności. Trudności te wynikały z niejasnej interpretacji przez beneficjentów FMP a także
trudności mierzenia tego typu wskaźników. Brakowało w dokumentach i instrukcjach określenia
metodologii liczenia wskaźników. Wskazywano również na niejednoznaczność wskaźnika rezultatu
„liczba zawartych znajomości transgranicznych”.
Pytanie o osiągnięcie wskaźników zadano beneficjentom w ankiecie, ale także pod tym kątem
prowadzona była analiza desk research sprawozdań. Oto pytanie ankietowe dotyczące osiągnięcia
wskaźników:
Ryc. 9. Czy respondent osiągnął wszystkie wskaźniki zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie?
Odpowiedź Przedstawienie graficzne odpowiedzi
Liczba respondentów
w%
Tak
53
77,94
Nie
15
22,06
Analiza desk research dała odpowiedź na pytania dotyczące osiągnięcia wskaźników produktu
i rezultatu.
11
Źródło danych: IDI - b
25
RAPORT KOŃCOWY
Kolejne dwa wykresy przedstawiają stopień osiągnięcia przez beneficjentów wskaźników produktu
– w tym wskaźnika kluczowego (liczba uczestników – co najmniej 20 osób, z czego połowę
stanowić powinni Niemcy, a połowę – Polacy).
Ryc. 10. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników dla działań?
w%
Tak
117
50,86
Nie
113
49,14
Liczba wniosków
w%
Tak
139
60,44
Nie
91
39,57
Odpowiedź
Ryc. 11. Czy osiągnięto założone wskaźniki kluczowe dla działań?
Odpowiedź
Tylko niewiele ponad połowa beneficjentów osiągnęła w pełni założone wartości wskaźników
dla działań. Najczęściej nieosiąganym przez beneficjentów wskaźnikiem, kluczowym dla
realizacji FMP, była – „Liczba uczestników” (ok. 40% beneficjentów nie osiągnęło założonych
wartości tego wskaźnika).
Następny wykres wskazuje, z osiągnięciem których wskaźników beneficjenci mieli największe
problemy:
26
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 12. Wskaźniki dla działań, których wnioskodawcy nie osiągnęli
Przedstawienie graficzne
odpowiedzi
Liczba wniosków
w%
Liczba spotkań
9
3,92
Udział uczestników (osób) – ogółem
31
13,48
Udział uczestników (osób) - Polaków
26
11,31
Udział uczestników (osób) - Niemców
76
33,05
Udział uczestników (zespołów) – ogółem
8
3,48
Udział uczestników (zespołów) – Polaków
4
1,74
Udział uczestników (zespołów) – Niemców
14
6,09
Udział widzów – ogółem
13
5,66
Udział widzów – Polaków
7
3,05
Udział widzów – Niemców
15
6,53
Liczba publikacji (w tym artykułów)
11
4,79
Liczba elementów promocji
17
7,4
Inne - proszę wskazać jakie:
31
13,48
Odpowiedź
Do innych wymienionych nieosiągniętych wskaźników należały m.in.:
•
liczba jam sessions;
•
liczba konkurencji w zawodach;
•
liczba pokazów kulinarnych;
•
liczba projekcji filmów;
•
liczba stoisk/straganów;
•
liczba użytkowników forum internetowego.
27
RAPORT KOŃCOWY
Stopień osiągnięcia wskaźników rezultatu przedstawia poniższy ryc.11.
Ryc. 13. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników rezultatu?
Liczba wniosków
w%
Tak
103
44,78
Nie
42
18,26
Brak
danych
85
36,96
Odpowiedź
Dane dotyczące osiągnięcia wskaźników rezultatu pojawiały się w sprawozdaniu „rok po”.
Jednakże mimo niepełnych danych widzimy tendencję nieco inną niż w przypadku wskaźników
działań – wskaźniki rezultatu były dużo realniejsze do osiągnięcia. Rozkład trudności
w osiągnięciu tych wskaźników przedstawia poniższy wykres.
Ryc. 14. Wskaźniki rezultatu, których nie osiągnięto
Przedstawienie
graficzne
odpowiedzi
Liczba wniosków
w%
Zwiększenie liczby uczestników w
kolejnej edycji projektu o „X” osób
15
6,53
Realizacja z partnerem niemieckim min.
„X” transgranicznego przedsięwzięcia w
przeciągu roku o zakończenia projektu
13
5,66
Podpisanie porozumienia o współpracy z
partnerem niemieckim na kolejny rok
10
4,35
Podpisanie min. „X” nowych porozumień
o współpracy między instytucjami z gmin
partnerskich(szkoły, domy kultury)
8
3,48
Zawarcie ok. „X” transgranicznych
znajomości
1
0,44
Dystrybucja ulotki przez „X” punktów
informacji turystycznej itp.
0
0,00
Inne (proszę wpisać jakie)
9
3,92
Odpowiedź
Wśród innych odpowiedzi mieliśmy najczęściej do czynienia z sytuacją, w której podawano tylko
jeden wskaźnik rezultatu, zamiast obowiązujących co najmniej dwóch.
28
RAPORT KOŃCOWY
Najtrudniejszy do osiągnięcia był wskaźnik „zwiększenie liczby uczestników w kolejnej edycji
projektu”.
Podsumowując, można uznać, że:
•
wybrane przez beneficjentów wskaźniki były raczej realne do osiągnięcia;
•
najtrudniejsze do osiągnięcia były wskaźniki dotyczące liczby uczestników. Bardzo
często nie był osiągany wskaźnik liczby uczestników ze strony niemieckiej12. Bardzo
często w odniesieniu do tych wskaźników nie osiągano zakładanych wartości
ze względu na:
o zbyt małe zainteresowanie i zaangażowanie po stronie niemieckiej,
o przyczyny losowe (choroba, zmiana pogody lub innych warunków, żałoba
narodowa),
o trudność z oszacowaniem liczby uczestników na etapie pisania wniosku.
Badając użyteczność przyjętego systemu określania wskaźników, a także łatwość doboru
wskaźników do monitorowania projektu w ramach badania ankietowego oraz indywidualnych
wywiadów, beneficjentom zadano pytanie o problemy dotyczące wyboru wskaźników oraz
klarowność wskaźników. Odpowiedzi w ramach ankiety kształtowały się następująco:
Ryc. 15. Deklarowane przez wnioskodawców problemy z wyborem wskaźników, odpowiadających projektowi.
odpowiedzi
w%
Brak problemów
26
38,80
Niewielkie problemy
40
59,70
Znaczne problemy
1
1,50
Odpowiedź
Beneficjenci mieli w większości niewielkie problemy z wyborem wskaźników (produktu
i rezultatu). Tylko jedna osoba odpowiedziała, iż na etapie pisania wniosku miała znaczne
problemy z wyborem wskaźników (produktu i rezultatu).
Spójne i efektywne monitorowanie FMP w oparciu o wskaźniki dobrane przez wnioskodawców
mogło sprawiać trudności, głównie - z następujących powodów:
•
Wskaźniki dobrane przez wnioskodawców charakteryzowały się dużą rozbieżnością.
Powodem takiego stanu rzeczy były:
o otwarty katalog wskaźników pozwalający na wybieranie bardzo różnych miar
(np. różne elementy promocji – ulotki, foldery, plakaty, a nawet butelki z wodą
mineralną),
12
Źródło danych: DR-s, IDI-b, A
29
RAPORT KOŃCOWY
o różnice w liczbie wybieranych wskaźników;
o Ze względu na częściową niespójność wskaźników na poziomie FMP i na poziomie
projektów występowała trudność w agregacji wskaźników na wyższym poziomie.
Dalsza część raportu poświęcona będzie konstrukcji projektów dofinansowanych w ramach FMP.
Z przeprowadzonych analiz wynika, iż konstrukcja projektów dofinansowanych w ramach
FMP była poprawna. Na etapie analizy desk research ustalono, iż 99,13% projektów
przebadanych przez ewaluatorów wpisuje się ich zdaniem w założone cele.
Ryc. 16. Czy konstrukcja projektów była trafna z punktu widzenia celów Fundusz Mikroprojektów?
Liczba wniosków
w%
Tak
228
99,13
Nie
2
0,87
Odpowiedź
odpowiedzi
Trafności konstrukcji projektów sprzyjało również to, że składany w Euroregionie Pomerania
projekt, był poddawany licznym poprawkom i uzupełnieniom, a jego ostateczna wersja
przedkładana RKS stanowiła efekt wspólnego wysiłku pracowników Euroregionu Pomerania
oraz projektodawców.
Analizując natomiast obszar wdrażania FMP należy stwierdzić, iż z punktu widzenia zgodności
z wymogami programu obszar realizacji był trafny, jednak w kontekście osiągania celów
programu należy zwrócić uwagę, iż nieliczne projekty zakładały realizację działań po stronie
niemieckiej np. spotkań, wyjazdów, jak również niewiele projektów było realizowanych
jednocześnie po obu stronach granicy (tzw. projekty lustrzane, komplementarne). Niestety
oczekiwania beneficjentów niemieckiego FMP i partnerów niemieckich ogniskowały się głównie
wokół realizacji małych projektów, przyczyniających się do nawiązywania i prowadzenia
codziennych kontaktów.
Z przeprowadzonej ankiety wśród beneficjentów wynika, iż zakres realizowanych w ramach
projektów działań w większości obejmował obszar gminy/miasta (59,69%). Blisko jedna trzecia
projektów realizowana była na terenie powiatu (32,84%), a jedynie 7,47% skupionych było
na terenie wsi/sołectwa.
30
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 17. Obszar, na którym realizowany był projekt
UWAGA: Odpowiedzi nie sumują się do 100%, gdyż respondenci mogli wybrać więcej niż jedną odpowiedź.
w%
Gmina/duże
miasto/małe miasto
40
59,69
Powiat
22
32,84
Sołectwo
5
7,47
Odpowiedź
odpowiedzi
Beneficjenci w wywiadach także sugerowali, iż warto rozważyć rozszerzenie możliwość
uczestnictwa partnerów niemieckich spoza wyznaczonego obszaru geograficznego (np. z innych
krajów związkowych). Wynika to głównie z małej aktywności partnerów na przyjętym obecnie po
stronie niemieckim obszarze wsparcia FMP.
Należy podkreślić, iż w opinii ewaluatorów zakres transgraniczności w ramach, której możliwa jest
realizacja codziennych, systematycznych kontaktów powinien z zasady dotyczyć najbliższego
obszaru przygranicznego.
31
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 18. Rozkład beneficjentów FMP w woj. zachodniopomorskim
WOJEWÓDZTWO
ZACHODNIOPOMORSKIE
Liczba projektów w powiatach województwa
zachodniopomorskiego
≥ 27 ( 2 )
18-26 ( 2 )
10-17 ( 3 )
2-9 ( 11 )
≤1( 3)
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Euroregionu
Pomerania
Powyższa rycina wskazuje, iż znaczna część
beneficjentów FMP pochodziła ze Szczecina,
Polic oraz powiatu Białogardzkiego i Miasta
Koszalina.
Konstrukcja FMP nie zakłada możliwości
finansowania projektów przez partnerów ze strony
niemieckiej a jedynie przez stronę polską. Można
mówić jedynie o wkładzie rzeczowym partnera
niemieckiego na poziomie realizacji działań
w projekcie (przygotowanie wizyty, wsparcie
w tłumaczeniu materiałów etc.).
Co do zasady samorząd nie włączał się
w finansowanie wkładu własnego projektów,
z wyjątkiem sytuacji gdy JST sama była
Ryc. 19. Rozkład beneficjentów FMP
w woj. zachodniopomorskim wg powiatów
Powiat
Liczba
Miasto Szczecin
60
Białogardzki
27
Policki
23
Miasto Koszalin
18
Kołobrzeski
15
Gryfiński
14
Goleniowski
10
Gryficki
9
Myśliborski
8
Stargardzki
8
Choszczeński
6
Pyrzycki
6
Koszaliński
5
Szczecinecki
5
Miasto Świnoujście
5
Drawski
3
Kamieński
3
Wałecki
3
Łobeski
1
Świdwiński
1
Sławieński
0
Zachodniopomorskie
Subregion Szczeciński
Subregion Koszaliński
230
174
56
Źródło: Opracowanie własne na podstawie
danych Euroregionu Pomerania
32
RAPORT KOŃCOWY
projektodawcą. Podczas wywiadu grupowego zidentyfikowano nieliczne przypadki gdzie samorząd
ustanowił fundusz dotacyjny na pokrycie wkładu własnego. W większości przypadków samorząd
włączał się co najwyżej organizacyjnie.
2.2.2. Skuteczność i efektywność
Celem niniejszej części badania była próba opisania FMP pod kątem skuteczności
i efektywności przyjętych rozwiązań systemowych. W tym celu w sposób szczególny skupiono
się na bezpośrednich doświadczeniach osób uczestniczących w zarządzaniu FMP
i zaangażowanych w realizację dofinansowanych w jego ramach projektów.
Analizie poddano zarówno obszar zarządzania FMP - poddając diagnozie efektywność
kooperacji poszczególnych instytucji, skuteczność przyjętych procedur, oraz ograniczenia
wynikające z przyjętych rozwiązań, jak i warstwę związaną z bezpośrednią realizacją
projektów – starając się ocenić zarówno zakres i efekty realizowanych w ich ramach działań,
jak również dokonać analizy głównych czynników ograniczających skuteczność i efektywność
realizowanych przedsięwzięć.
Ocena skuteczności i efektywności FMP w ramach realizowanego badania przebiegała
w oparciu o odpowiedzi na 35 pytań badawczych.
WSPÓŁPRACA MIĘDZY INSTYTUCJAMI ZAANGAŻOWANYMI W FMP
Wyniki FGI oraz wywiadów indywidualnych z osobami zarządzającymi FMP i beneficjentami
wskazują na poważne problemy koordynacyjne w pierwszej fazie realizacji działań.
Występowały pewne nieporozumienia pomiędzy poszczególnymi instytucjami (ZUW, Euroregion
Pomerania, MRR, MF). Składały się na nie m.in. następujące trudności:
•
wystąpiły istotne różnice w doświadczeniu poszczególnych instytucji. W stosunku do
PHARE CBC zarządzanego przez KE, w zarządzanie FMP zaangażowano Urząd
Wojewódzki, który nie posiadał wcześniejszego doświadczenia we wdrażaniu
podobnych funduszy (zwłaszcza w zakresie księgowości); Euroregion Pomerania takie
doświadczenie już posiadał gdyż zarządzał Funduszem Małych Projektów w ramach
PHARE CBC, a zatem zarządzaniem częściowo zajmował się nowy skład osobowy;
•
opóźnienia w procedurach rozliczeń (opisane szczegółowo w podrozdziale dot. systemu
finansowania);
•
ZUW wymagał od Euroregionu Pomerania przedstawiania dokumentacji szerszej,
niż wynikało to z zapisów w umowie projektu parasolowego, gdy tymczasem jedynym
właściwym rozwiązaniem było wnioskowanie o zmianę systemu;
•
różnica w strukturze i „mentalności” podmiotów zajmujących się wdrażaniem
i zarządzaniem FMP (Euroregion Pomerania– organizacja pozarządowa o elastycznych
procedurach, ale za to niewielkich zasobach finansowych i kadrowych; ZUW –
instytucja publiczna posiadająca własny budżet i większe zasoby kadrowe, jednak
bardziej zbiurokratyzowana);
33
RAPORT KOŃCOWY
•
nie do końca trafny podział zadań między instytucje, podwójna kontrola tych samych
dokumentów (np. w przypadku weryfikacji dokumentów finansowych przez ZUW, która
była konieczna ze względu na zapisy ustawy o finansach publicznych – Urząd
Wojewódzki otrzymywał tylko część dokumentów);
•
problemy z jednoznaczną wykładnią zapisów dokumentów programowych i właściwych
aktów prawnych. O interpretację zwracano się do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,
jednakże w świetle porozumień międzyinstytucjonalnych decyzje dotyczące większości
tych kwestii powinny być podejmowane na poziomie Instytucji Pośredniczącej, czyli
ZUW.
•
na wstępie – niewystarczający potencjał instytucjonalny (3-4 etaty) do założonego
systemu kontroli.
•
długi czas aneksowania i podpisywania umów, konsultacji dokumentów;
•
problem z finansowaniem działań z pomocy technicznej. W pewnym momencie
Euroregion Pomerania był na skraju bankructwa, gdyż z powodu wielości stopni
zatwierdzania wniosku o płatność bardzo wydłużył się czas jego zatwierdzenia
i przekazania środków na realizację FMP.
Trudności te jednakże były stopniowo przezwyciężane. Organizowano spotkania Euroregionu
Pomerania z ZUW dotyczące interpretacji wytycznych, co zacieśniło współpracę. Wypracowano
partnerski sposób komunikacji i rozwiązywania problemów.
Przepływ informacji między instytucjami uczestniczącymi w zarządzaniu FMP przebiegał dzięki
trzem najważniejszym kanałom komunikacji:
•
korespondencja;
•
korespondencja elektroniczna;
•
spotkania bezpośrednie.
Do zalet przepływu informacji pomiędzy instytucjami wdrażania i zarządzania FMP można
zaliczyć coraz lepszą z miesiąca na miesiąc współpracę pomiędzy przedstawicielami różnych
instytucji: Euroregionu Pomerania, MRR i ZUW. Bardzo dużą rolę odegrały tu cykliczne
spotkania, których efektem było ustalenie wspólnych interpretacji przepisów i wzrost wzajemnego
zrozumienia.
DOKUMENTACJA PROGRAMOWA
Informacje na temat ustalania dokumentacji programowej zostały pozyskane w ramach wywiadów
indywidualnych i grupowych z osobami zarządzającymi programem.
Dokumentacja programowa (Program, Uzupełnienie, Podręcznik Beneficjenta, wzory sprawozdań,
wniosków o płatność) była w dużej mierze ustalana na poziomie centralnym (Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego, Ministerstwo Finansów) i częściowo na poziomie Euroregionu Pomerania.
Ustalanie dokumentacji projektowej przebiegało z wykorzystaniem etapu konsultacji społecznych.
MRR publikowało projekty dokumentów programowych na stronach internetowych MRR
i przedstawiało w trakcie organizowanych spotkań i konferencji.
34
RAPORT KOŃCOWY
Z informacji uzyskanych w trakcie wywiadów indywidualnych wynika, iż Euroregion Pomerania
zgłaszał do MRR uwagi dotyczące kształtu dokumentów programowych i propozycje ich
uproszczenia, nie mniej jednak nie wszystkie zgłaszane propozycje modyfikacji zostały
uwzględnione.
Kształt obowiązującego w ramach FMP wzoru sprawozdania i wniosku o płatność stanowił wynik
postulatu Ministerstwa Finansów, które nalegało na ustalenie wzoru zgodnego z dokumentacją
ZPORR i dokumentacją innych programów finansowanych ze środków unijnych. Zaznaczyć w tym
miejscu należy, iż w opinii ewaluatorów zarówno sprawozdanie, jak i wniosek o płatność nie
odpowiadały specyfice FMP. Jak wynika z wywiadów z beneficjentami przyjęte wzory w dużej
mierze przeszkadzały beneficjentom w sprawnej realizacji projektu oraz sprawozdawczości
finansowej i merytorycznej.
Wnioskodawcy generalnie korzystali jedynie z dokumentów przygotowanych przez Euroregion
Pomerania (pakiet dla beneficjentów), natomiast często nie korzystali z Podręcznika dla
Beneficjentów (23,50% wskazań) oraz Uzupełnienia (11,95% wskazań).
Ryc. 20. Ocena klarowności dokumentów INTERREG III A?
Ocena klarowności dokumentów (1-niejasne
i nieklarowne; 5 - całkowicie jasne i klarowne;
0 - nie korzystaliśmy)
Niejasne i
nieklarown
e (ocena 1)
Raczej
niejasne i
nieklarown
e (ocena 2)
Średnio
jasne i
klarowne
(ocena 3)
Raczej
jasne i
klarowne
(ocena 4)
Całkowici
Nie
e jasne i
korzystali
klarowne
śmy (0)
(ocena 5)
Sprawozdanie/Instrukcja do sprawozdania
0,00
4,42
27,95
44,12
23,54
0,00
Program INTERREG IIIA
0,00
2,94
20,58
50,00
22,06
4,42
Wytyczne dla wnioskodawców
Mikroprojektów
0,00
2,95
17,65
57,36
20,59
1,48
Wniosek o dofinansowanie
projektu/Instrukcja do wniosku o
dofinansowanie projektu
0,00
0,00
19,12
64,70
16,18
0,00
Uzupełnienie programu INTERREG III A
1,50
0,00
26,85
44,77
14,92
11,95
Wniosek o płatność/Instrukcja do wniosku o
płatność
1,48
4,42
32,35
47,04
14,71
0,00
Podręcznik dla Beneficjentów INTERREG
IIIA
0,00
1,48
22,06
42,65
10,30
23,50
Struktura odpowiedzi - % respondentów
Wnioskodawcy większość dokumentów ocenili jako „raczej jasne i klarowne” (od ponad 42%
do ponad 64%).
Niestety występuje tu pewien dysonans pomiędzy dobrą oceną instrukcji do wniosku o płatność i do
sprawozdania a jakością przedstawianych następnie dokumentów – należy podkreślić, że właśnie
jakość załączanych do sprawozdań dokumentów finansowanych była jedną z przyczyn opóźnień
35
RAPORT KOŃCOWY
w rozliczeniach. Ponadto wyniki wywiadów indywidualnych wskazują, iż formularz wniosku
o płatność i sprawozdania były źródłem wielu problemów w trakcie rozliczania
i sprawozdawczości.
Wnioskodawcy zwracali również uwagę, że cześć wytycznych co do kwalifikowalności kosztów
zmieniała się w trakcie realizacji programu np. opłaty związane z prawami autorskimi .
W zgodnej ocenie beneficjentów, formularz wniosku o dofinansowanie był trafny i odpowiadał
charakterowi podejmowanych działań. Łącznie ponad 82% respondentów ankiety określiło
formularz jako „raczej adekwatny” lub „całkowicie adekwatny”.
Ryc. 21. Ocena adekwatności formularza wniosku przez wnioskodawców. Czy przyjęty formularz wniosku pozwalał
na łatwe opisanie przedsięwzięcia?
Skala ocen (od 1
– „całkowicie
nieadekwatny”
do 5„całkowicie
adekwatny”)
Całkowicie
Raczej
Średnio
nieadekwatny nieadekwatny adekwatny
(ocena 1)
(ocena 2)
(ocena 3)
Raczej
adekwatny
(ocena 4)
Całkowicie
adekwatny
(ocena 5)
Nie mam
zdania
Średnia
ocen
Liczba
respondentów
0
2
10
39
17
0
4,05
Struktura
wypowiedzi
w%
0,00 %
2,94 %
14,70 %
57,36 %
25,00 %
0,00 %
Ankieta wykazała, iż najtrudniejszymi do przygotowania częściami wniosku były:
•
budżet;
•
wskaźniki realizacji;
•
załączniki do wniosku.
36
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 22. Część formularza, która sprawiała największe problemy przy przygotowaniu wniosku
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Budżet
30
44,12
Wskaźniki
29
42,65
Żadna
18
26,48
Załączniki
8
11,77
Opis projektu
5
7,36
Harmonogram projektu
4
5,89
Współpraca z partnerem
niemieckim
3
4,42
Odpowiedź
odpowiedzi
DOBÓR BENEFICJENTÓW
Wyniki badań potwierdzają, iż kryteria doboru beneficjentów zastosowane w FMP
odpowiadały celom funduszu i programu INTERREG IIIA.
Zgodnie z Uzupełnieniem, w ramach FMP uczestniczyć mogły:
•
Komunalne organa terenowe,
•
Jednostki samorządu terytorialnego, lub ich związki (gminy, powiaty, województwa),
•
Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania,
•
Organa administracji publicznej (wojewoda, dyrektor Urzędu Wojewódzkiego)
•
Inne podmioty prawa publicznego
•
Osoby prawne pożytku publicznego
•
Zakłady budżetowe, zakłady pomocnicze
•
Organizacje pozarządowe i inne non profit
•
Samorząd gospodarczy, zawodowy, rolniczy.
Można zauważyć, że powyższy katalog instytucji nie był odpowiednio dopasowany do warunków
polskich, ze względu na dość niefortunne tłumaczenie z niemieckiego (np. nie występujące
w polskim prawie „komunalne organa terenowe”).
37
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 23. Status prawny wnioskodawców
Liczba wniosków
w%
JST
139
60,43
inny
niekomercyjny
podmiot
50
21,74
NGO
41
17,83
Odpowiedź
odpowiedzi
Stosunkowo niewiele projektów było realizowanych przez organizacje pozarządowe.
Działania realizowane przez NGO często powstają w sposób oddolny i wynikają z potrzeb
społeczności lokalnej. Tymczasem potencjał tych instytucji, w opinii ewaluatorów nie został
w pełni wykorzystany w ramach FMP. Zgodnie z informacjami, jakie pojawiły się na wywiadach
grupowych, problem polegał w głównej mierze na przyjętym systemie finansowania, który
zakładając konieczność prefinansowania całości działań uniemożliwił realizację projektów znacznej
części instytucji trzeciego sektora (nieliczne NGO, które realizowały projekty w ramach FMP
stanowiły przykłady organizacji o silnej sytuacji finansowej).
PROMOCJA FMP I SZKOLENIA
Promocja FMP odbywała się w różnych formach, jednak tylko niektóre z nich w sposób efektywny
docierały do beneficjentów (ryc. 24).
38
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 24. Za pomocą jakich środków przekazu respondenci uzyskali najwięcej informacji dot. Funduszu Małych
Projektów?
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Strony internetowe
62
91,18
Spotkania, szkolenia, konferencje
39
57,36
Publikacje
7
10,30
Broszury, plakaty, ulotki
7
10,30
Promocja w mediach
3
4,42
Prezentacje multimedialne
0
0,00
Inne
5
7,36
odpowiedzi
Odpowiedź
Pytanie ankietowe zostało uzupełnione przez indywidualne wywiady pogłębione. Zgodnie
z wynikami badania, beneficjenci byli o FMP informowani głównie poprzez stronę internetową
oraz mailowo.
Informacje mailowe były wysyłane do wszystkich instytucji, będących w bazie teleadresowej
Euroregionu Pomerania oraz rejestrujących się na stronie internetowej.
W wywiadach indywidualnych zdiagnozowany został deficyt, jeżeli chodzi o promocję.
Informacja trafiała głównie do instytucji publicznych i do silnych organizacji pozarządowych,
natomiast gorzej sytuacja wyglądała w przypadku małych instytucji, zwłaszcza tych pochodzących
z mniejszych ośrodków.
Głównymi kanałami dotarcia do beneficjentów wykorzystywanymi przez Euroregion Pomerania
była strona internetowa, publikacje w czasopiśmie „Europomerania”, spotkania i szkolenia,
elektroniczny newsletter rozsyłany do zarejestrowanych przez ogólnodostępną stronę internetową
odbiorców oraz plakaty i inne drobne publikacje.
Osoby związane bezpośrednio z pozyskiwaniem środków i realizacją projektów nie miały
problemów z dotarciem do informacji o FMP. Jak jednak zgłaszali uczestniczący w badaniu
beneficjenci, FMP i jego cele w niewielkim stopniu identyfikowane były w szerszym kontekście
społecznym (jeden z uczestników badania zgłaszał np. brak zrozumienia radnych dla potrzeby
zapewnienia w projekcie udziału uczestników niemieckich).
Spotkania informacyjne dotyczące naboru cieszyły się ogromnym zainteresowaniem, jednak nie
wszystkie instytucje, które uczestniczyły w nich, złożyły potem wnioski.
Stosunkowo małe było zainteresowanie spotkaniami dotyczącymi rozliczania. Z jednej
instytucji mogły uczestniczyć dwie osoby – można zatem uznać, że średnio 50 instytucji
uczestniczyło w szkoleniu (łącznie 121 instytucji realizowało projekty).
Podczas wywiadów pojawiło się zastrzeżenie, iż Urząd Wojewódzki nie miał żadnych środków na
promocję, gdy tymczasem jako jedna z instytucji zaangażowanych w realizację FMP mógłby
39
RAPORT KOŃCOWY
i powinien był pełnić także rolę instytucji promującej, i miał taką możliwość w ramach środków
Pomocy Technicznej ( mógł otrzymać z Pomocy Technicznej środki na realizację takiego zadania).
WSPARCIE DORADCZE DLA WNIOSKODAWCÓW
Euroregion Pomerania wspierał beneficjentów zarówno informacyjnie, jak i doradczo,
umożliwiał poprawianie wniosku. Pracownicy Euroregionu Pomerania wspólnie z beneficjentem
omawiali wniosek i poprawiali co bardzo dobrze oceniali wnioskodawcy (FGI i IDI); zdecydowanie
ułatwiało to późniejsze przyjmowanie wniosków przez WKR. Na poziomie realizacji projektu
utrzymywany był kontakt z projektodawcami i odbywały się wizyty monitorujące.
Generalnie wnioskodawcy oceniają, że nie wstąpiły formalne problemy przy składaniu
wniosków, a wsparcie udzielane przez Euroregion Pomerania oceniają bardzo wysoko.
Ryc. 25. Deklaracja formalnych problemów przy składaniu wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Nie
65
98,49
Tak
1
1,51
Odpowiedź
odpowiedzi
Według informacji uzyskanych od beneficjentów innymi niż ZUW i Euroregion Pomerania
instytucjami, które wspierały ich w trakcie realizacji projektów były m. in. lokalne jednostki
samorządu terytorialnego (urzędy gmin/miast), Fundacja Współpracy Polsko-Niemieckiej, PolskoNiemiecka Wymiana Młodzieży (Deutsch-Polnische Jugendwerk), Ministerstwo Sportu,
Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie.
Wyniki przeprowadzonej wśród beneficjentów ankiety wyraźnie wskazują na niezwykle
pozytywną ocenę wsparcia, jakie udzielone im zostało przez pracowników Biura Euroregionu
Pomerania (62,13% najwyższych ocen w 5 stopniowej skali). Szczegółowe podsumowanie oceny
umieszczono na rycinie 26:
40
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 26. Ocena wsparcia udzielonego przez poszczególne instytucje na etapie składania wniosku i realizacji projektu
Skala ocen (od 1 – bardzo źle do 5- bardzo
dobrze)
Bardzo
źle (ocena
1)
Źle (ocena Średnio
2)
(ocena 3)
Dobrze
(ocena 4)
Bardzo
dobrze
(ocena 5)
Średnia
ocen
0
5
7
13
41
4,36
Struktura wypowiedzi w %
0,00
7,58
10,60
19,70
62,11
Powyższe rezultaty potwierdzają wyniki zebrane na etapie wywiadów grupowych i indywidualnych
z beneficjentami, w ramach których podkreślano bardzo dobrą współpracę z przedstawicielami
Euroregionu Pomerania. Szczegółowy zakres wsparcia, jakiego potrzebowali beneficjenci od
instytucji zewnętrznej wymieniony został w poniższej tabeli.
Beneficjenci ponadto sygnalizowali w ankiecie potrzebę większego wsparcia ze strony Euroregionu
Pomerania, zwłaszcza w kwestii rozliczania projektów, przygotowania wniosku
i sprawozdawczości (ryc. 27).
Ryc. 27. W jakiej dziedzinie wnioskodawcy potrzebowaliby więcej wsparcia od Euroregionu Pomerania i innych
instytucji?
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Rozliczanie i finanse
47
75,81
Przygotowywanie wniosku
27
43,55
Sprawozdawczość
24
38,71
Kwestie prawne
21
33,88
Realizacja projektu
8
12,91
Promocja i informacja
4
6,46
odpowiedzi
Odpowiedź
Obszarem w odniesieniu do którego beneficjenci w największym stopniu potrzebowaliby
większego wsparcia zewnętrznego, był obszar rozliczania i finansów (75,81 %). Wynik ten
zbieżny jest z uwagami zgłaszanymi przez beneficjentów, w ramach których podkreślali,
iż najwięcej problemów i niejasności pojawiało się na etapie rozliczania wniosku o płatność.
W odniesieniu do tego obszaru pojawiało się również najwięcej uwag krytycznych, związanych
ze zbyt dużą, w odczuciu beneficjentów, ilością poprawek wymaganych przez pracowników
Euroregionu Pomerania w odniesieniu do składanych dokumentów rozliczeniowych.
Blisko połowa beneficjentow (44,45%) zgłosiła potrzebę większego wsparcia w obszarze
przygotowania wniosku, a 38,10% ogólnej liczby beneficjentów deklarowało konieczność
41
RAPORT KOŃCOWY
uzyskania szerszej pomocy w zakresie sprawozdawczości. Jedna trzecia beneficjentów (33,34%)
potrzebowałaby również większego wsparcia związanego z kwestiami prawnymi.
Pewnym problemem była (wspomniana już) zbyt mała liczba szkoleń związanych z rozliczaniem
i realizacją projektu. Pracownicy Euroregionu Pomerania podczas wywiadów indywidualnych
podkreślali, iż było to częściowo związane z brakiem środków i wolnych mocy kadrowych między
latem 2006 a wiosną 2007 – jednakże to był najważniejszy moment, kiedy takie szkolenia należało
przeprowadzić. Powstała w tym miejscu luka, zaś szkolenia na wiosnę 2007 cieszyły się już
mniejszym powodzeniem (część beneficjentów już złożyła swoje rozliczenia).
PROJEKTY I REALIZOWANE W ICH RAMACH DZIAŁANIA
Okres realizacji projektu parasolowego FMP to 10.02.2006 r. – 31.10.2008 r.
Realizacja FMP objęła 244 pozytywnie zaopiniowane wnioski o dofinansowanie. Z tej ogólnej
liczby wniosków zrealizowano łącznie 230 projektów. Na różnym etapie realizacji FMP pojawiło
się łącznie 14 rezygnacji spowodowanych m.in. wycofaniem się partnerów niemieckich,
problemami finansowymi (brak płynności i środków własnych) i organizacyjnymi.
W oparciu o realizację Desk research sprawozdań z realizacji projektów i wniosków
o dofinansowanie dokonano próby przypisania projektów do typologii przyjętej w Uzupełnieniu.
Szczegółowo wyniki tej analizy przedstawiono na ryc. 28:
42
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 28. Obszary, jakich dotyczyły projekty realizowane w ramach FMP
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Polsko-niemieckie spotkania młodzieży,
warsztaty młodzieżowe
30
44,12
Spotkania i warsztaty dla różnych grup
odbiorców
25
36,77
Aktywność sportowa jako element
imprez dla młodzieży
19
27,95
Wymiana chórów, grup muzycznych i
tanecznych, zespołów oraz organizacji i
in.
18
26,48
Wspieranie związków, gmin m.in. przy
pielęgnowaniu kontaktów
transgranicznych (tłumaczenia, materiały
informacyjne itp.)
10
14,71
Działania w ramach polsko-niemieckich
partnerstw szkolnych
8
11,77
Wspieranie kooperacji placówek
kulturalnych
6
8,83
Wspieranie małych placówek
muzealnych w związku z polskoniemieckimi działaniami kooperacyjnymi
1
1,48
Inne
11
16,18
odpowiedzi
Odpowiedź
Do innych wymienionych działań należały m.in.:
•
budowa małej infrastruktury turystycznej;
•
działania w ramach polsko-niemieckich partnerstw placówek przedszkolnych;
•
promocja regionu oraz propagowanie turystyki aktywnej;
•
spotkanie naukowe;
•
wymiana doświadczeń ochotniczych straży pożarnych.
Powyższe wyniki w znacznym stopniu zbieżne są z indywidualną oceną beneficjentów dokonaną
w ramach przeprowadzonej ankiety. Wysoki procent projektów ukierunkowanych na realizację
spotkań i warsztatów dla różnych grup odbiorców (wg sprawozdań - 61,04%) związany był
z faktem, iż przeważająca ilość projektów zakładała udział osób dorosłych w ramach
okolicznościowych wydarzeń – (festynów, koncertów, zawodów sportowych etc.).
43
RAPORT KOŃCOWY
Zaznaczyć należy, iż w przeważającej większości złożone wnioski o dofinansowanie
charakteryzowało łączenie typów działań przewidzianych w ramach Uzupełnienia. Sporadyczne
projekty o homogenicznym charakterze ukierunkowane były najczęściej na działania polskoniemieckich partnerstw szkolnych.
Z uwagi na kompleksowy charakter realizowanych projektów, niezwykle trudno dokonać jakiegoś
wyraźnego podziału typologicznego (np. projekty zamknięte takie jak warsztaty dla artystów –
zawierały element otwartych wystaw czy wernisaży, a duże festyny uwzględniały również
zamknięte spotkania dla specyficznych grup uczestników – np. dla młodzieży).
Dokonanie wyraźnego podziału tematycznego stanowiło problem również dla uczestników
przeprowadzonych wywiadów FGI i IDI. Najczęściej przywoływana typologia obejmowała sport,
kulturę i spotkania różnych grup ludzi (zawodowych).
PROBLEMY I BARIERY W TRAKCIE WDRAŻANIA FMP
Jak wykazuje zebrany materiał badawczy, w trakcie realizacji projektów w ramach FMP
beneficjenci natrafili na szereg barier.
44
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 29. Na jakie największe problemy natrafili Państwo w trakcie realizacji projektu? (respondenci mogli zaznaczyć
do 3 odpowiedzi)
odpowiedzi
Liczba wniosków
w%
Długie oczekiwanie na
refundację kosztów
55
84,62
Problemy z rozliczaniem
projektów
27
41,54
Problemy z wnioskami o
płatność
14
21,54
Problemy ze
sprawozdawczością
11
16,93
Problemy ze znalezieniem
funduszy na wkład własny
11
16,93
Problemy z rekrutacją
uczestników
8
12,31
Problemy we współpracy z
partnerem niemieckim
7
10,77
Problemy z organizacją
techniczną imprezy
(lokalowe itp.)
3
4,62
Brak
zaangażowania/motywacji
uczestników
2
3,08
Trudności w przygotowanie
wniosku
1
1,54
Brak zaangażowania innych
instytucji lokalnych
1
1,54
Problem ze znalezieniem
odpowiednich
wykonawców
0
0,0
Inne
2
3,08
Odpowiedź
Czasami na niewykonanie zadań wpływały zdarzenia losowe niezależne od wnioskodawców:
pogoda, sinice w wodzie, choroby, problemy organizacyjne lub lokalowe.
W wyjątkowych przypadkach, brak płynności w finansowaniu działań prowadził do zerwania
umowy lub też rezygnacji z niektórych działań przewidzianych do realizacji w projekcie.
Terminowość we wdrażaniu i finansowaniu projektów przez beneficjentów była na ogół
zadowalająca. Występowały nieliczne problemy związane z harmonogramem projektu. Czasem
45
RAPORT KOŃCOWY
przedłużał się czas podpisania umowy w związku z czym występowały pewne problemy
z terminową realizacją projektu. Większość beneficjentów (80,60%)13 nie wskazała jednak tego
typu problemów. Potwierdziły to również wyniki badania desk research (wniosków projektowych
i sprawozdań z realizacji projektu) - 83,05% beneficjentów nie miało problemów z terminowością
we wdrażaniu projektów i ich finansowaniu.
Ryc. 30. Czy występowały problemy z realizacją harmonogramu wdrażania i finansowania projektów?
Liczba wniosków
w%
Tak
13
19,40
Nie
54
80,60
Odpowiedź
odpowiedzi
Ryc. 31. Czy występowały problemy z terminowością we wdrażaniu projektów?
Liczba wniosków
w%
Tak
39
16,95
Nie
191
83,05
Odpowiedź
odpowiedzi
Terminowość w refundowaniu projektów była najbardziej kontrowersyjnym tematem poruszanym
na wszystkich poziomach analizy i stanowiła główny problem z punktu widzenia beneficjentów.
W ankiecie respondentom zadano pytanie o problemy z harmonogramem wdrażania
i finansowaniem projektów.
Ryc. 32. Czy występowały problemy z realizacją harmonogramu wdrażania i finansowania projektów?
w%
Tak
13
19,40
Nie
54
80,60
Odpowiedź
odpowiedzi
Zdecydowana większość respondentów odpowiadała, iż takie problemy nie występowały.
Wśród tych, którzy mieli do czynienia z tego typu problemami, dominowały trudności związane
13
Źródło danych: A
46
RAPORT KOŃCOWY
z brakiem zaliczkowania (a więc nie związane bezpośrednio z koordynacją i realizacją projektu)
oraz z czynnikami losowymi.
Aby zobiektywizować wyniki, zespół ewaluatorów pozyskał także odpowiedź na to pytanie
na podstawie sprawozdań z realizacji projektu. Tutaj beneficjenci głównie zaznaczali istnienie
problemów koordynacyjnych, jednakże w wielu przypadkach beneficjenci pomimo nieosiągnięcia
wskaźników nie zgłaszali jakichkolwiek problemów (projekty takie w toku analizy były również
zaliczane do projektów w których wystąpiły problemy koordynacyjne).
Takie podejście wynika z faktu, iż system sprawozdawczości nie do końca pozwala na ustalenie,
czy faktycznie wystąpiły problemy – w taki sposób skonstruowane jest sprawozdanie z realizacji
projektu. Wydaje się, iż wielu beneficjentów unikało wpisywania informacji dotyczących
problemów, jak również beneficjenci nie zawsze wyjaśniali powody nieosiągnięcia wskaźników.
Ryc. 33. Czy występowały problemy koordynacyjne w trakcie realizacji projektów?
Odpowiedź
odpowiedzi
Liczba wniosków
w%
Tak
98
42,60
Nie
132
57,40
W tym przypadku, tj. badania sprawozdań z relacji projekty, już u ponad 42% beneficjentów
stwierdzono problemy koordynacyjne.
Powstałe problemy wynikały zwłaszcza z często węższego niż zakładano stopnia zaangażowana się
strony niemieckiej, a także pojawienia się wypadków losowych powodujących konieczność
dokonania zmian w harmonogramie projektu (żałoba narodowa, powódź, etc).
Podczas wywiadów indywidualnych, beneficjenci generalnie podkreślali, iż w trakcie samej
realizacji projektów nie występowało wiele problemów. Główne problemy dotyczyły rozliczania
i sprawozdawczości po zakończeniu projektu.
Wynika to m.in. z faktu, iż znaczna część instytucji realizujących projekty miała już podobne
doświadczenia realizacyjne (realizowała wcześniej podobne projekty bez udziału partnera
niemieckiego lub też realizowane przedsięwzięcia były finansowane z innych źródeł).
Do głównych problemów realizacyjnych projektów w ramach FMP zaliczyć należy dość niski
stopień osiągania zakładanych we wnioskach o dofinansowanie wskaźników udziału
beneficjentów ostatecznych ze strony niemieckiej. Dane zebrane w trakcie analizy Desk research
sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o dofinansowanie wyraźnie wskazują, iż z tym
elementem realizacji projektodawcy mieli największe trudności. Niemal jedna trzecia
dofinansowanych projektów (ok. 30%) nie zakładała już na etapie wniosku o dofinansowanie
zachowania zasady parytetu uczestnictwa przedstawicieli ze strony polskiej i niemieckiej. W jednej
trzeciej zrealizowanych projektów (33,05%) nie udało się osiągnąć zakładanego poziomu
uczestnictwa strony niemieckiej (problem dotyczący uczestnictwa przedstawicieli strony polskiej
dotyczył 11,31% projektów). Wynikało to ze stosunkowo małej aktywności Niemców w ramach
programu. Najczęstszą formą radzenia sobie z powyższą barierą przez beneficjentów było
47
RAPORT KOŃCOWY
zwiększanie udziału uczestnictwa strony polskiej - w odniesieniu do 25,66% projektów
przekroczony został zakładany wskaźnik udziału przedstawicieli polskich (odpowiednio
przekroczenie udziału uczestników niemieckich dotyczyło 13% projektów).
W odniesieniu do kilku projektów odnotowano rezygnację lub niezapowiedziany brak
zaplanowanego udziału strony niemieckiej, który skutkował m.in. koniecznością zmiany termu
realizowanych działań, zmianą partnera, a w jednym przypadku koniecznością rozwiązania umowy
o dofinansowanie.
Wyniki wywiadu grupowego z beneficjentami wskazują, iż projektodawcy borykali się
z problemem odnalezienia niemieckiego partnera, którego charakter odpowiadałby ich obszarowi
zainteresowania.
Na realizację projektu wpływ miały również zaistnienie niezależnych czynników zewnętrznych
takich jak ogłoszona żałoba narodowa, czy niekorzystne warunki atmosferyczne, które skutkowały
koniecznością przesunięcia realizacji zaplanowanych działań.
Największym problemem dotyczącym finansowania projektu był długi czas oczekiwania
na refundację kosztów. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera dalsza część raportu.
Ponad połowa beneficjentów wskazywała na problemy z rozliczaniem projektu. Zazwyczaj były to
problemy niewielkie.
Ryc. 34. Deklarowane przez wnioskodawców problemy z rozliczaniem projektów
Odpowiedź
odpowiedzi
w%
Brak
problemów
27
39,70
Niewielkie
problemy
36
52,95
Poważne
problemy
5
7,35
Wywiady z osobami zarządzającymi projektem wskazują, iż nie występowały większe problemy
z rekrutacją beneficjentów. Zainteresowanie FMP było bardzo duże i przez cały czas naboru
spływały do Euroregionu Pomerania kolejne wnioski. O dużym zainteresowaniu może świadczyć
choćby fakt uczestnictwa aż 159 osób w jednym ze szkoleń dla wnioskodawców w Szczecinie
w 2006 r.
48
RAPORT KOŃCOWY
SYSTEM FINANSOWANIA
W świetle uzyskanych w trakcie badania danych empirycznych system finansowania FMP stanowił
jego najsłabsze ogniwo. Przyjęte założenia programowe uwzględniające konieczność pełnego
prefinansowania działań projektowych przez beneficjentów i brak możliwości zaliczkowania nie
tylko utrudniał realizację projektów przez beneficjentów, ale i w odniesieniu do niektórych
potencjalnych projektodawców uniemożliwiał uczestnictwo w programie.
Należy również podkreślić fakt, iż dla części projektodawców barierę w realizacji stanowiły
przyjęte proporcje dofinansowania i wkładu własnego. Spośród realizujących projekty w ramach
FMP projektodawców przebadanych w ramach ankiety 16,93% respondentów wykazało jako
problem realizacyjny trudność ze znalezieniem funduszy na wkład własny projektów.
Rozbudowana ścieżka rozliczania wniosku o płatność i przepływu środków w ramach FMP
powodowała znaczne opóźnienia w terminach rozliczania projektów i refundacji środków
poniesionych przez projektodawców.
Refundacja środków następowała średnio po 16 miesiącach (dane z ankiety), jednak dla wielu
projektów nie nastąpiła ona jeszcze do dnia badania. (realizacja projektów w ramach FMP
odbywała się w latach 2006-2008).
Długi okres refinansowania wydatków poniesionych na realizację projektów (refundacji dla
beneficjentów) wynikał m. in. z przyjętego dla FMP systemu zatwierdzania (weryfikacji) płatności.
Zgodnie z przedstawionym w załączniku 10 schematem, beneficjent składał wniosek do
Euroregionu Pomerania (tam wniosek ten przechodził pierwszą weryfikację). Euroregion
Pomerania składał pojedyncze wnioski beneficjentów w zbiorczy wniosek płatniczy do ZUW, ZUW
powtórnie go weryfikował (wniosek przechodził przez dwa działy: zarządzania i finansowy)
i dołączał do zbiorczego wniosku o płatność do MRR, gdzie był on weryfikowany formalnie
i merytorycznie, następnie przekazywany był do MF (instytucji subpłatniczej) gdzie znowu był
weryfikowany i przekazany do Instytucji Płatniczej (Ministerstwo Gospodarki Kraju Związkowego
Meklemburgii-Pomorza Przedniego, która (instytucja płatnicza) 4 razy do roku (raz na kwartał)
mogła wnioskować o dokonanie refundacji od Komisji Europejskiej. KE miała dwa miesiące na
weryfikację wniosku i pomimo dokonania tego w jeden miesiąc, całkowity czas reakcji systemu był
niezmiernie długi.
Dodatkowym problem była często słaba jakość składanych przez wnioskodawców dokumentów
rozliczeniowych (nieczytelne kopie, brak parafek, niepełna dokumentacja) powyższe czynniki
spowalniały w znaczny sposób funkcjonowanie systemu.
Podwójna kontrola dokumentacji i wielość szczebli były główną przyczyna opóźnień
i powodowały wysoką nieefektywność całego systemu. Euroregion Pomerania dysponował pełnym
kompletem dokumentów finansowych, podczas gdy ZUW dokonywał weryfikacji jedynie
w oparciu o dokumenty potwierdzające płatności (przelewy), bez możliwości bezpośredniego
wglądu w rachunki. ZUW otrzymując potwierdzenia przelewów dokumentujących płatności
dokonane w ramach projektu przez beneficjenta wielokrotnie żądał dodatkowej dokumentacji
księgowej złożonej przez beneficjenta (faktury, rachunki) – gdyż w innym wypadku nie był
w stanie w jego opinii dokonać prawidłowej kontroli wydatkowania środków.
Dla wielu – często małych, nie posiadających rozbudowanych zasobów – organizacji
pozarządowych, konieczność prefinansowania stanowiła barierę uniemożliwiającą aplikowanie
49
RAPORT KOŃCOWY
o środki w ramach FMP. Jak wynika z informacji uzyskanych w ramach FGI-z część potencjalnych
projektodawców realizujących uprzednio projekty w ramach PHARE CBC, po zapoznaniu się
z dokumentacją FMP zrezygnowało ze składania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach
FMP.
W efekcie przyjętych rozwiązań dla umożliwienia realizacji projektów część projektodawców –
najczęściej nie będących JST - zmuszonych było do kredytowania realizowanych działań. Jak
wynika z informacji uzyskanych w ramach FGI-z, z uwagi na utrudnienia jakie stwarza istniejący
w kraju system bankowy dla kredytowania działań NGO’s, dla części z tych organizacji jedyną
szansą na realizację działań było kredytowanie realizacji projektu w oparciu o kredyty
konsumpcyjne zaciągane przez przedstawicieli tych instytucji. W nielicznych przypadkach pomoc
tego typu organizacjom udzielał samorząd. Brak źródeł finansowania realizacji działań
w połączeniu z problemami finansowymi organizacji w przypadku jednego z projektodawców
(ZHP) stanowiło powód przerwania realizacji projektu.
Ze sporymi problemami realizacyjnymi związanymi z finansowaniem działań borykały się również
jednostki organizacyjne JST (m. in. MOK-i, szkoły, instytucje kultury), które nierzadko
występować musiały do radnych o dodatkowe środki na finansowanie bieżącej działalności.
Należy w odniesieniu do powyższych problemów zaznaczyć, iż w roku 2006 wprowadzone zostało
systemowe wsparcie realizacji projektów refinansowanych w oparciu o prefinansowanie.
Był to rodzaj kredytu z Banku Gospodarstwa Krajowego. Miał on jednak zastosowanie jedynie
w przypadku beneficjenta jakim był JST. Ten instrument nie miał jednak zastosowania
w przypadku NGO, których udział miał być kluczowy dla realizacji mikroprojektów.
Problemy z finansowaniem objęły również system wdrażania FMP. Brak uzyskania od KE zaliczki
na realizację FMP po stronie polskiej, spowodował znaczne opóźnienia w przepływie środków.
Według informacji uzyskanych w trakcie wywiadu grupowego z przedstawicielami instytucji
zarządzania wynika, iż na początkowym etapie wdrażania FMP pojawiały się pomysły na zaliczki
dla beneficjentów, jednak w z informacji uzyskanych w trakcie wywiadu wynika, iż zaistniałe
procesy zmian struktury na poziomie ministerstw (Ministerstwa Gospodarki i Pracy oraz
Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) i zmiany polityczne spowodowały, że pomysły te nie zostały
wdrożone. Możliwości wnioskowania w ramach INTERREG o zaliczkę z rezerwy celowej budżetu
państwa pojawiło się zbyt późno (bo dopiero w 2007) i nie dotyczyły w praktyce mikroprojektów
(z uwagi na zbyt małą wartość i brak gwarancji uzyskania zaliczki).
Długi okres rozliczeń spowodowany był również problemami organizacyjnymi w ramach
Euroregionu i ZUW. Jak wynika z FGI-z mała ilość osób zatrudnionych w tych instytucjach do
realizacji zadań związanych z FMP, problemy ze środkami pomocy technicznej i konieczność
konsultowania sposobów interpretacji dokumentów pomiędzy poszczególnymi instytucjami
zdeterminował w znacznej mierze okres rozliczenia wniosków o płatność.
Do zgłaszanych przez beneficjentów problemów związanych z realizacją projektu, należał również
błędnie przyjęty, przez nich samych, na etapie projektowania zbyt krótki okres realizacji
projektu, który uniemożliwiał uznanie za kwalifikowanych części kosztów poniesionych
w związku z realizacją projektu (np. stawek ZUS i podatku opłacanych zazwyczaj w kolejnym
miesiącu).
Zgłaszane przez beneficjentów uwagi dotyczyły również przyjętego katalogu kosztów
kwalifikowalnych - 20,9 % respondentów w ankiecie zadeklarowało, iż przyjęty katalog kosztów
kwalifikowanych nie był odpowiednio szeroki dla pokrycia wszystkich potrzeb.
50
RAPORT KOŃCOWY
Wielu beneficjentów podkreślało potrzebę umożliwienia zakupu sprzętu niezbędnego dla realizacji
projektu – „Gdybyśmy np. zakupili scenę, to wtedy moglibyśmy tę scenę nieodpłatnie wypożyczyć
komuś (np. sąsiedniej gminie), a w przyszłości ograniczyć koszty realizacji kolejnych przedsięwzięć
– m.in. tych realizowanych w ramach FMP”.
Ryc. 35. Czy katalog kosztów kwalifikowanych był odpowiednio szeroki dla pokrycia wszystkich potrzeb?
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
53
79,11
Nie, należałoby uwzględnić w nim
jeszcze inne koszty
14
20,89
odpowiedzi
Odpowiedź
Wśród wymienionych kosztów, które należałoby uwzględnić, znalazły się też m.in.:
• Honoraria artystów;
• Refundacja pobytu artystów;
• Obsługa finansowo-księgowa;
• Opłaty związane z prawami autorskimi.
System finansowania projektów istotnie wpływał na zakres realizowanych projektów,
z następujących powodów:
• długotrwałe i skomplikowane rozliczanie wstrzymywało kolejne inicjatywy;
• system finansowania często powodował niechęć do ponownego wnioskowania
po zapoznaniu się z przedłużającymi się płatnościami i biurokracją.
• ze względu na konieczność długiego oczekiwania na refundację, często zamrożone były
środki wnioskodawców;
• brak wymuszenia współfinansowania nawet części działań przez stronę niemiecką często
negatywnie wpływał na stopień zaangażowania partnerów z Niemiec i na nie dość
odpowiedzialny sposób współrealizacji przedsięwzięć partnerskich (często w wydarzeniach
brała udział mniejsza niż zadeklarowana liczba uczestników, rezygnowano z udziału
w zaplanowanych wydarzeniach, etc.).
• ze względu na fakt, że projekty musiały być de facto finansowane na bieżąco ze środków
własnych wnioskodawców, w ramach FMP realizowano stosunkowo mało inicjatyw
oddolnych, animowanych przez lokalne, niewielkie organizacje pozarządowe.
Beneficjenci wymieniali ponadto następujące problemy z rozliczaniem:
•
przewlekłość rozliczenia projektu poprzez zmiany instrukcji w trakcie realizacji projektu;
•
skomplikowane, czasochłonne procedury dotyczące opisywania dokumentów finansowych;
•
konieczność szczegółowego dokumentowania każdego wydatku związanego z projektem m. in. konieczność przedstawiania do faktur wyjaśnień czy protokołów odbioru (w tym - jak
51
RAPORT KOŃCOWY
wskazali beneficjenci w trakcie ankiety - m. in. protokołów odbioru 2 ramek do zdjęć,
albumu do zdjęć, czy tłumaczeń ustnych);
•
drobiazgowość (np. mało czytelna data na fakturze byłą przyczyną problemu z uznaniem
dokumentu);
•
forma opisu i oznakowania faktur (dyskwalifikowane faktury przez słabe odciski pieczęci);
•
ustawowym terminem rozliczenia podatku od osób fizycznych jest 20 dzień następnego
miesiąca. W przypadku wypłaty należności z tytułu umowy o dzieło np. we wrześniu,
beneficjent miał obowiązek odprowadzić pobrany podatek do 20 października.
W przypadku nierozważnie ustalonego przez beneficjenta w umowie z Euroregionem
Pomerania terminu np. 2 października (zakończenie umowy), odprowadzony w terminie
ustawowym podatek nie był uwzględniany w rozliczeniu. Podobna sytuacja mogła wystąpić
w przypadku rozliczania należności z tytułu umów-zleceń, podlegających "oskładkowaniu"
z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
•
żądano do każdego najdrobniejszego wydatku zapytań ofertowych od innych podmiotów,
notatek służbowych z wyboru, protokołów odbioru, nawet jeśli zgodnie z Prawem
Zamówień Publicznych art. 4. pkt 8 procedur PZP nie stosuje się do wydatków poniżej
14 tys. EUR;
Na wzrost skuteczności wpłynęłyby pozytywnie zmiany takie jak:
• uproszczenie rozliczania;
• wprowadzenie systemu zaliczkowania;
• współfinansowanie ze strony partnera niemieckiego;
• pomoc dla NGO w finansowaniu wkładu własnego lub prefinansowaniu projektów.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ I MONITORING
System sprawozdawczości i monitoringu można rozpatrywać z punktu widzenia projektodawcy
(sprawozdania z realizacji Małych Projektów) oraz z punktu widzenia instytucji odpowiedzialnych
za realizację programu (sprawozdania z projektu parasolowego FMP oraz sprawozdania z realizacji
Interreg IIIA).
Jednakże narzucenie wzoru sprawozdania takiego samego jak w ZPORR nie było dobrym
pomysłem; wzór sprawozdania nie do końca odpowiadał istocie projektów realizowanych
w ramach FMP. Sprawozdanie z realizacji projektu było długie i nieprzystające do specyfiki
małych, transgranicznych projektów. Jak wynika z badania desk research sprawozdań z realizacji
projektów, projektodawcy nie odpowiadali na część pytań, czemu trudno się dziwić, gdyż trudno
im było zidentyfikować np. niemierzalne wskaźniki czy też intencje poszczególnych pytań.
Kwartalny system sprawozdawczości był uciążliwy. Przejście na sprawozdawczość półroczną było,
zgodnie z danymi uzyskanymi z wywiadami z pracownikami Euroregionu, dobrym pomysłem
z punktu widzenia całego systemu; nie spowodowało ono dodatkowych problemów, a odciążyło
pracowników (obciążonych m. in. konsultowaniem składanych przez beneficjentów projektów,
przygotowaniem projektów do WKR oraz rozliczaniem złożonych wniosków o płatność).
W roku badania desk research na podstawie istniejących sprawozdań trudno było o określić wartość
dodaną projektów.
52
RAPORT KOŃCOWY
Sprawozdanie „rok po” w opinii pracowników Euroregionu Pomerania było zupełnie zbędne
z uwagi na fakt, że nie różni się niczym od sprawozdania końcowego oprócz wskaźników rezultatu
(te jak wskazywano były zbędne i można je było mierzyć badaniem ankietowym).
Zaznaczyć jednak należy, że w przyjętym systemie wdrażania FMP tylko to sprawozdanie
umożliwiało (lub miało w założeniach umożliwiać) określenie trwałości projektów.
W opinii pracowników Euroregionu Pomerania występowały problemy z pozyskaniem
od beneficjentów sprawozdania „rok po”. Euroregion Pomerania wysyłał do beneficjentów pisma
monitujące potrzebę złożenia takich sprawozdań.
Wyniki przeprowadzonej przez ewaluatorów analizy składanych przez beneficjentów sprawozdań
„rok po” wskazują, że informacje zawarte w tych sprawozdaniach są niekompletne i często
nieużyteczne dla oceny trwałości projektów i współpracy.
Przyjęty system wskaźników w niewielkim stopniu pozwalał na porównanie projektów między
sobą. Projekty były bardzo różnorodne, trudno było je ujednolicić.
Poza jednym kluczowym wskaźnikiem - „Liczba uczestników projektów (w tym Niemców)”
nie można było dokonać porównania projektów pod względem ich efektywności i rezultatu.
Problemem w tym względzie były także rozbieżności w zakresie liczby wskaźników na poziomie
poszczególnych projektów.
Z niniejszego badania ewaluacyjnego wynika iż, poza wskaźnikami „liczby uczestników”
oraz liczby projektów, istniała bardzo ograniczona możliwość agregacji wskaźników. Zaistniała
sytuacja wynika wprost z przyjętego dla FMP otwartego systemu wskaźników produktu. Z uwagi
na możliwość lepszej oceny stopnia wdrażania programu i większej przejrzystości należy
zastanowić się czy nie lepszy jest półotwarty system wskaźników tzn. taki w którym istnieją
wskaźniki:
- obowiązkowe do uwzględnienia przez beneficjentów (niewielka liczba);
- możliwe do wyboru przez beneficjentów (otwarty katalog).
Ważne jest, aby beneficjenci dobierając wskaźniki dla projektu mieli ograniczoną maksymalna
liczbę wskaźników celem zapewnienia przejrzystości wniosku projektowe.
REALIZACJA CELÓW
W opinii beneficjentów, wyrażonej w ankiecie, osiągnęli w większości przypadków zakładane
wskaźniki.
Ryc. 36. Czy wnioskodawcy osiągnęli wszystkie wskaźniki zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie?
w%
Tak
53
77,95
Nie
15
22,05
Odpowiedź
odpowiedzi
53
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 37. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników dla działań
Liczba wniosków
w%
Tak
117
50,86
Nie
113
49,14
Odpowiedź
odpowiedzi
W trakcie analizy sprawozdań z realizacji projektów stwierdzono jednak, że niektóre wskaźniki na
poziomie projektu nie zostały osiągnięte w odpowiednim stopniu; zwłaszcza – uczestnictwo
Niemców oraz uczestnictwo ogółem. Rozbieżności między wskaźnikiem założonym i osiągniętym
zazwyczaj jednak nie były wielkie.
Na poziomie analizy sprawozdania14 z realizacji FMP stwierdzono, iż wskaźnik 120 założonych do
realizacji projektów został zrealizowany niemalże w 200% (zrealizowano 230 projektów).
Oznaczać to może, że podstawowy wskaźnik programu został oszacowany na zbyt niskim poziomie
na poziomie konstruowania FMP. Jeszcze większe niedoszacowanie dotyczy wskaźnika liczby
uczestników FMP gdzie zakładaną liczbę 3,5 tys. uczestników przekroczono wg stanu na I półrocze
2008 r. o 998,69 % osiągając wartość wskaźnika na poziomie 34 954 uczestników.
Jako przykład dobrej praktyki, sprzyjającej osiągnięciu założonych celów FMP i nadającej się do
wykorzystania przy innych funduszach, respondenci wywiadów wskazywali w pierwszej kolejności
system naboru wniosków. Jego szczególnie pozytywne cechy to:
•
możliwość wprowadzania poprawek do wniosków – projekty nie odpadały
z przyczyn formalnych;
•
„przyjazność dla użytkownika” – formularz wniosku był klarowny, łatwy
do zrozumienia,
•
dobra współpraca z pracownikami Euroregionu na etapie przygotowania
i poprawy wniosków.
W ramach dobrych założeń samego FMP beneficjenci wskazywali na samą transgraniczność FMP
(cytat z IDI „pozytywnie odbieram wymuszenie współpracy z partnerem niemieckim”).
Ponadto wymieniano następujące działania:
•
organizowane przez Euroregion wspólne spotkania z Niemcami ułatwiające późniejszą
realizację projektów;
•
w ramach systemu zarządzania (informacje z IDI dla osób zarządzających projektem) wszelkie działania prowadzące do uproszczenia i uelastycznienia procedur:
o spotkania pomiędzy Euroregionem a ZUW, mające na celu ustalenie jednolitej
interpretacji przy ocenie wniosków o płatność;
14
Źródło danych: Sprawozdanie za I półrocze 2008 z Realizacji Projektu Obejmującego Realizację Mikroprojektów
w Ramach Programu Interreg III A 2004 -2006 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
54
RAPORT KOŃCOWY
o zwiększenie roli kontaktów roboczych pracowników, wymiana maili.
Po analizie wniosków, sprawozdań i wywiadach indywidualnych i grupowych można uznać, iż nie
da się określić jednego działania, które w sposób szczególny przyczyniło się do osiągnięcia celów
FMP. Każde z podejmowanych działań na swój sposób przyczyniało się do osiągnięcia tych celów.
Mimo to, można przedstawić ogólną refleksję, iż zwłaszcza „codzienne” kontakty transgraniczne
były w sposób szczególny stymulowane poprzez najczęściej realizowane w ramach FMP rodzaje
projektu – spotkania i warsztaty młodzieżowe oraz przeznaczone dla różnych grup odbiorców
na poziomie lokalnym.
Mniejszy wpływ na nawiązanie transgranicznych kontaktów mają natomiast inicjatywy odgórne
i imprezy masowe, takie jak festiwale rockowe, jazzowe czy wernisaże.
Analizując stopień osiągnięcia celów FMP z punktu widzenia wskaźników ilościowych należy
przede wszystkim podkreślić znaczne przekroczenie założeń. Ryc. 36 przedstawia stopień
osiągnięcia wskaźników w projekcie parasolowym (dane ze „Sprawozdania z Realizacji Projektu
Obejmującego Realizację Mikroprojektów w Ramach Programu Interreg III A 2004-2006
Współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego” składanego przez
Pomeranię do ZUW za I półrocze 2008).
Ryc. 38. Osiągnięcie wskaźników działania dla FMP – I półrocze 2008
Numer i nazwa
działania
Wielkość
wskaźników
określona w
umowie
Osiągnięta
wielkość
wskaźnika w
okresie objętym
sprawozdaniem
Osiągnięta
wielkość
wskaźników
od początku
realizacji
projektu
% - stopień realizacji
wskaźnika (w %)
Wskaźnik 1:
liczba projektów
dofinansowanych
z Funduszu
Małych Projektów
120
0
230
191,67
Wskaźnik 2:
liczba
uczestników
projektów w
ramach Funduszu
Małych Projektów
3 500
848
34 954
998,69
Źródło: Sprawozdanie z realizacji projektu parasolowego za I półrocze 2008
Jak widać z powyższego zestawienia, przekroczone zostały wielkości wskaźnika dotyczącego
liczby projektów oraz – wielokrotnie – wskaźnika dotyczącego liczby uczestników.
W opinii ewaluatorów powyższe dane wskaźnikowe nie są jednak wystarczające do określenia
w sposób jednoznaczny stopnia osiągnięcia założonych w ramach FMP celów. Jako przykład
powyższej tezy wystarczy wskazać, iż wskaźnik liczby projektów nie odzwierciedla osiągnięcia
celów (gdyż przy tej samej alokacji finansowej można wesprzeć jeszcze większą ilość projektów,
pod warunkiem, że do realizacji wybierane będą mniejsze projekty).
55
RAPORT KOŃCOWY
Poniżej przedstawione zostały wyniki badań mogące odpowiadać na pytanie, czy cele FMP zostały
osiągnięte.
Analiza desk research wykazuje, że realizowane projekty generalnie wpisywały się w cele FMP
(patrz rys. 3-5).
Stosunkowo najmniej projektów wpisywało się w cel, jakim jest wspieranie „codziennych”
kontaktów zagranicznych, co mogło wynikać z nadreprezentacji jednostek samorządu
terytorialnego wśród beneficjentów. Drugim powodem mógł być wyznaczony w ramach FMP
obszar wsparcia, który obejmował swym zakresem, gminy i powiaty które znajdowały się
w znacznym oddaleniu od niemieckiego obszaru wsparcia Programu i trudno było w tym przypadku
utrzymywać te codzienne kontakty.
Beneficjenci pytani w wywiadach indywidualnych o stopień osiągnięcia celów oceniają ten
stopień pozytywnie i podkreślają trwałość inicjatyw transgranicznych, które zostały
uruchomione w ramach FMP.
Osoby z instytucji zarządzających także oceniają cele FMP jako osiągnięte w 80%-100%.
Główne zastrzeżenie, dotyczące osiągnięcia celów, które pojawiało się w wywiadach
indywidualnych, to kwestia niewystarczającego zaangażowania i uczestnictwa beneficjentów
ostatecznych ze strony niemieckiej.
Wskaźnik oddziaływania „liczba kooperacji między stowarzyszeniami i gminami”, podany
w Uzupełnieniu, z zebranych w trakcie badań informacji nie był dotąd monitorowany na żadnym
poziomie (ani na poziomie przyjętego systemu sprawozdawczości, ani – jak wskazują informacje
uzyskane od pracowników Euroregionu Pomerania – na poziomie żadnych wewnętrznych działań
monitoringowych). W ramach badania ewaluacyjnego częściowo zmierzono wartość tego
wskaźnika poprzez pomiar liczby projektów, w których JST kooperowała z stowarzyszeniem.
W 83,47% wniosków nie miała miejsca taka współpraca.
Ryc. 39. Czy projekt inicjował wspólne przedsięwzięcie gminy i stowarzyszenia?
Liczba wniosków
w%
Tak
38
16,53
Nie
192
83,47
Odpowiedź
odpowiedzi
Jak widać w większości projektów nie dochodziło do współpracy gminy i stowarzyszenia, jednak –
z punktu widzenia celów FMP (jak to zostało przedstawione wcześniej w raporcie) – trafność tego
wskaźnika stoi pod znakiem zapytania.
Istotną miarą osiągnięcia celów FMP jest trwałość i kontynuacja współpracy z partnerem
niemieckim. Respondenci ankiety odpowiedzieli na pytanie dotyczące trwałości.
Zdecydowana większość beneficjentów FMP (wg ankiety - 91,18%) kontynuuje współpracę
z partnerem niemieckim, jednak niekoniecznie to działania podjęte w ramach FMP są powodem tej
trwałości. Jak wynika z przeprowadzonej analizy wniosków zdecydowana większość projektów
56
RAPORT KOŃCOWY
stworzona została w ramach już istniejącej współpracy z partnerem niemieckim, często trwającej
od ponad 3 lat.
Ryc. 40. Czas trwania wcześniejszej współpracy z partnerem niemieckim
Liczba wniosków
w%
Do 1 roku
28
13,30
1 do 3 lat
55
26,20
Powyżej 3 lat
127
60,50
Odpowiedź
odpowiedzi
Podsumowując, można stwierdzić, że:
•
z uwagi na przyjęte w ramach FMP wskaźniki, można stwierdzić, iż wielokrotne
przekroczenie zakładanych wartości wskazuje na osiągnięcie założonych celów. Wyniki
wywiadów indywidualnych i analizy dokumentów wskazują, że większość projektów
przynosiła odpowiednie efekty;
•
efekty projektów były trwałe; w większości przypadków ich trwałość była uzależniona
od dalszego finansowania;
•
w większości przypadków istniejąca współpraca transgraniczna została zacieśniona,
a w wielu przypadkach dzięki FMP doszło do jej nawiązania;
•
wyniki badań wskazują, iż realizacja projektów w ramach FMP wpłynęła na wzrost
integracji między Polakami a Niemcami i nawiązanie nowych kontaktów;
Odnosząc się do stopnia osiągnięcia założonych celów należy podkreślić, iż w opinii ewaluatorów
istnieją następujące zastrzeżenia co do realizacji celów FMP:
•
stosunkowo niewiele projektów zakładało współpracę gminy ze stowarzyszeniem;
•
część projektów nie odnosiła się do codziennych kontaktów transgranicznych, lecz miała
charakter bardziej masowych imprez kulturalnych lub sportowych;
•
stosunkowo niewielka liczba projektów zakładała realizację zupełnie nowych inicjatyw.
Abstrahując od powyższych informacji, należy pamiętać, iż pełna odpowiedź na pytanie
o realizację celów będzie możliwa za 2-3 lata, gdy możliwa będzie ocena trwałości i efektów
nawiązanej lub podtrzymanej współpracy.
Sposób wdrażania FMP można ocenić jako dostosowany do struktury polskiej administracji,
jednak można zaryzykować twierdzenie, że system polskiej administracji nie sprzyja skuteczności
i sprawności wdrażania tego typu funduszy.
Z uwagi na ustawę o finansach publicznych nie było możliwości, żeby tylko Euroregion Pomerania
kontrolował wydatki. Po stronie polskiej część dokumentów musiał kontrolować ZUW.
57
RAPORT KOŃCOWY
Wdrażanie FMP było dużo prostsze po stronie niemieckiej, niż po stronie polskiej:
•
wniosek sprawdzał tylko 1 pracownik,
•
istniał system zaliczkowania: w przeciągu 3 tygodni (do 1 miesiąca) beneficjenci
otrzymywali środki (prefinansowanie z pożyczki kraju związkowego).
•
niemiecki Euroregion otrzymywał zaliczkę i finansował projekty na bieżąco z zaliczki.
•
po stronie niemieckiej nie dokonywano podwójnej weryfikacji dokumentów
finansowych.
Osoby uczestniczące w procesie zarządzania podkreślały, że warto byłoby skorzystać
z doświadczeń strony niemieckiej i stworzyć podobny system rozliczania. Niestety na przeszkodzie
w dużej mierze stoi polskie prawo (np. ustawa o finansach publicznych, która wymaga weryfikacji
dokumentów przez jednostkę publiczną - Urząd Wojewódzki).
Niezwykle trudno dokonać jednoznacznego porównania pomiędzy realizacją projektów
z pozostałych priorytetów PIW INTERREG III w zakresie skuteczności a realizacją projektów
z FMP, z uwagi na odmienność zakresu i celów których dotyczą i specyfikę realizacyjną.
Porównując należy zwrócić uwagę, na nierównomierność proporcji, jakie istnieją pomiędzy skalą
realizacji projektów i ich wartością, a ilością dokumentacji i formalności, które są wymagane do ich
rozliczenia. Dokonując relatywnego porównania wartości do skali dokumentacji niezbędnej do
poprawnego rozliczenia, należy stwierdzić iż projekty miękkie w ramach FMP charakteryzuje taka
sama (a w niektórych kwestiach dużo większa) biurokracja i wymogi formalne nakładane na
projektodawców niż np. duże projekty infrastrukturalne. Uczestniczący w wywiadach
indywidualnych i grupowych przedstawiciele instytucji systemu zarządzania FMP oraz beneficjenci
podkreślali większe uproszczenie instytucjonalnego systemu wdrażania projektów INTERREG III
niż projektów w ramach FMP (w ramach FMP działał dodatkowy szczebel instytucjonalny –
Euroregion Pomerania). Podczas wywiadów indywidualnych i grupowych z osobami, które
realizowały także projekty z pozostałych priorytetów PIW INTERREG III pojawiły się wypowiedzi
sugerujące, że duże, infrastrukturalne projekty rozliczano w taki sam sposób jak niewielkie,
oddolne inicjatywy (pod względem weryfikacji dokumentów finansowych), co spowodowało
nieproporcjonalnie duży nakład pracy i dużą biurokrację w przypadku małych projektów.
Wyniki przeprowadzonych wywiadów IDI wyraźnie wskazują, iż zarówno przedstawiciele
beneficjentów, jak i instytucji systemu zarządzania FMP podkreślają istotność komplementarnego
charakteru tych dwóch obszarów programowych: „Jedna i druga strona działań jest potrzebna.
Potrzeba zarówno działań skierowanych na spotkania mieszkańców, jak i przygotowania
infrastruktury do takich spotkań”.
Realizacja przedsięwzięć infrastrukturalnych nie tylko wzmacnia trwałość i poczucie współpracy
wśród uczestników wspólnych transgranicznych przedsięwzięć z nich korzystających ale i stwarza
warunki do ich realizacji (np. ścieżki rowerowe).
Nie należy dokonywać deprecjacji skali oddziaływania projektów miękkich, bowiem–
jak podkreślał jeden z uczestników badania - „czasem projektem miękkim można osiągnąć bardzo
duży efekt, porównywalny, czy nawet większy niż jakaś inwestycja”.
58
RAPORT KOŃCOWY
EFEKTYWNOŚĆ KOSZTOWA
Według danych zawartych w sprawozdaniu Euroregionu realizację FMP rozpoczęto w pierwszym
kwartale 2006 r. Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych wynosi: 11 385 493,72 PLN,
z czego dofinansowanie EFRR wynosi 8 539 120,29 PLN.
W roku 2008 nie zatwierdzano już projektów i nie podpisywano umów z Beneficjentami, ponieważ
wszystkie środki rozdysponowano do końca 2007 roku.
Zatwierdzono do dofinansowania 244 projekty na łączną kwotę 11 670 393,38 PLN, z tego
8 752 795,01 PLN stanowią środki z EFRR. Po odjęciu czternastu rezygnacji wartość
rozdysponowanych środków zmniejsza się do 11 072 402,38 PLN, z czego EFRR wynosi
8 304 301,76 PLN – ok. 97 % całej alokacji.
Przyczyna niewykorzystania środków wynikała w znacznej mierze z niewykonania w całości
budżetów poszczególnych projektów. Do głównych przyczyn niewykorzystania założonych
w budżecie projektów środków zaliczyć można:
•
uznanie przedłożonych przez beneficjentów kosztów za niekwalifikowane na etapie
weryfikacji wniosku o płatność;
•
pojawienie się w toku realizacji projektów nieplanowanych oszczędności poczynionych
przez samych beneficjentów;
•
zaniechanie przez beneficjentów realizacji części zaplanowanych zadań (np. w wyniku
pojawienia się zdarzeń losowych lub w wyniku niewywiązania się z zaplanowanego zakresu
współpracy partnera niemieckiego np. brak przyjazdu części uczestników).
Często w momencie rozliczania projektów okazywało się, że poszczególne koszty
są niekwalifikowalne, na dodatek zasady kwalifikowalności niektórych wydatków zmieniały
się w trakcie realizacji FMP (dotyczy to m. in. opłat za prawa autorskie).
Średnia wartość projektu przypadająca na jednego beneficjenta, po odjęciu projektów
niezrealizowanych, wyniosła odpowiednio:
•
wartość całkowita w PLN = 48 068,16 zł;
• wartość dofinansowania z EFRR w PLN = 36 117,09 zł.
Poniższy wykres przedstawia wielkość środków na FMP zakontraktowanych w ramach
poszczególnych Euroregionów oraz ilość realizowanych w ramach FMP projektów.
59
RAPORT KOŃCOWY
Miliony złotych
Ryc. 41. Środki zakontraktowane w ramach poszczególnych Euroregionów
300
9
8
255
7
250
230
211
200
6
5
164
150
4
118
100
3
89
79
71
2
86
64
44
50
52
1
52
50
31
35
10
0
Ta
tr
y
B
K
es
ar
ki
pa
dy
ck
(S
i
ło
B
w
es
a
ki
cj
dy
a)
(C
ze
ch
y)
B
ug
Ni
em
en
Ka
r
pa
N
ys
ck
Pr
a
i
(
o
N
Eu
ie
m
ro
cy
pa
)
Sp
Vi
re
ad
w
rin
aPu
a
N
ys
sz
acz
B
a
ób
Bi
r
ał
ow
ie
sk
a
Pr
ad
zi
ad
G
la
ce
ns
is
Śl
S
ąs
ile
k
si
C
a
ie
sz
y
N
ńs
ys
ki
a
(C
ze
ch
y)
Po
m
er
an
ia
0
Kwota
kontraktacji
mikroprojektów
Liczba
mikroprojektów
Stan na 18.11.2008r.
Źródło: opracowanie własne na podstawie danych MRR
W porównaniu z innymi Euroregionami w Polsce, FMP realizowany w Euroregionie Pomerania
zaliczał się do największych tego typu projektów w Polsce. Zarówno w stosunku
do zakontraktowanych środków jak i ilości realizowanych projektów które składały się na FMP.
60
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 42. Złożone wnioski o płatność w ramach FMP - Polska
Źródło: opracowanie własne na podstawie danych MRR
Analiza desk research wniosków wykazała, iż realizowane projekty w przeważającej części
stanowiły przykłady przedsięwzięć złożonych, których wartość dofinansowania przekraczała próg
5000 EUR. Przyczyn niewielkiej ilości projektów do 5000 EUR (licząc po kursie 3,522415
EUR/PLN takich zrealizowanych projektów było 16 tj. ok. 7%) upatrywać należy zarówno
w strukturze projektodawców (wśród projektodawców dominowały jednostki samorządu
terytorialnego i ich agendy lub duże organizacje), jak i w dominujących typach przedsięwzięć, które
realizowane były w ramach projektów (jak wynika z przeprowadzonej analizy desk research do
głównych typów dofinansowanych wydarzeń zaliczyć należy imprezy o charakterze masowym
ukierunkowane na zapewnienie szerokiego udziału widzów - festyny, festiwale czy imprezy
sportowe).
Zaznaczyć w tym miejscu należy, iż jak wynika z informacji uzyskanych od przedstawicieli
systemu zarządzania FMP, powyższa tendencja jest odmienna do typów projektów realizowanych
po stronie niemieckiej, które w większości ukierunkowane były na wsparcie małych wydarzeń,
zakładających wąską grupę uczestników.
15
Obliczany zgodnie z Rozporządzeniem 643/2000 Art.2
61
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 43. Struktura wartości projektów FMP (na podstawie analizy desk research)
Liczba i strutura zatwierdzonych i zrealizowanych projektów pod względem wartosci całkowitej
(liczba projektów i procent)
4; 2%
32; 14%
69; 30%
125; 54%
do 9 999 PLN
10 000 PLN -19 999 PLN
20 000 PLN - 49 999 PLN
pow. 50 000 PLN
Źródło: Desk research - dokumenty
Generalnie na podstawie przeprowadzonych wywiadów grupowych i indywidualnych ustalono,
że nie można było osiągnąć przybliżonych rezultatów w połączeniu z mniejszymi kosztami.
W szczególności dotyczy to projektów realizowanych przez beneficjentów. Projekty tego typu są
relatywnie drogie w realizacji. Dodatkowo instytucje poniosły wiele kosztów alternatywnych
związanych m. in. z długim okresem zwrotu środków (koszty kredytów i poręczeń).
W większości progi dofinansowania dla projektów pojedynczych (65% uzyskanych odpowiedzi)
i złożonych (70% uzyskanych odpowiedzi) były w opinii wnioskodawców wystarczające
do zrealizowania planowanych przedsięwzięć.
62
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 44. Czy kwota dofinansowania do 5000 EUR (dla projektów zakładających pojedyncze działania) była
wystarczająca do zrealizowania planowanych przedsięwzięć?
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak, była wystarczająca
39
65,00
Nie, była za niska
21
35,00
Odpowiedź
odpowiedzi
Ryc. 45. Czy kwota dofinansowania do 25 000 EUR (dla projektów złożonych) była wystarczająca do zrealizowania
planowanych przedsięwzięć?
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak, była wystarczająca
40
70,18
Nie, była za niska
17
29,82
Odpowiedź
odpowiedzi
Według uczestniczących w badaniu przedstawicieli systemu zarządzania możliwe było obniżenie
kosztów administrowania FMP. W ich opinii rozdrobnienie instytucjonalne powodowało
dodatkowe koszty administracyjne (zbyt wiele środków angażowano w system kontroli,
administracji i rozliczania). Jak wskazywali uczestnicy badania część zaangażowanych środków
administracyjnych w wypadku efektywniej działającego systemu mogło być przeszeregowanych
z puli pomocy technicznej na realizację przedsięwzięć projektowych przez beneficjentów.
Uczestnicy badania odnosząc się do analizy kosztów i efektywności systemu zarządzania
podkreślali znaczne straty spowodowane odpływem doświadczonych zasobów kadrowych
(fluktuacja kadr) z Euroregionu Pomerania i z ZUW. Jako czynnik wpływający na koszty realizacji
programu wskazywano również fakt oparcia systemu zarządzania w znacznej mierze o osoby
wymagające przygotowania i wdrożenia (jak wskazywano, powyższa uwaga nie dotyczyła
Euroregionu Pomerania, w ramach którego oparto zespół na doświadczonych pracownikach
uczestniczących w realizacji PHARE).
Należy podkreślić, iż trudno w jednoznacznym stopniu dokonać oszacowania kosztów
administracyjnych, gdyż w części angażowały one zasoby ludzkie oraz techniczne Euroregionu
Pomerania i ZUW nie rozliczane bezpośrednio w ramach FMP (np. osoby zatrudnione w ZUW
w ramach środków budżetu państwa oraz dodatkowe osoby zatrudnione w Pomeranii do obsługi
FMP).
Jak podkreślano podczas wywiadu grupowego przedstawicieli systemu zarządzania, w wypadku
sprawniejszego funkcjonowania systemu rozliczania projektów, możliwe byłoby wykorzystanie
powstałych oszczędności na dofinansowanie kolejnych wniosków. Stwierdzono przy tym,
iż z uwagi na realny czas rozliczeń projektów, z takiej możliwości nigdy nie skorzystano, gdyż
wiązałoby się to z niezwykle wysokim ryzykiem nierozliczenia dofinansowanych w oparciu
63
RAPORT KOŃCOWY
o tę procedurę projektów w okresie wdrażania FMP. Przedstawiciele instytucji systemu zarządzania
FMP podkreślali, iż skrócenie cyklu rozliczania projektów pozwoliłoby na wykorzystanie
oszczędności i zakontraktowanie całości środków będących do dyspozycji.
Podczas wywiadów indywidualnych i grupowych zadano pytanie: czy można było osiągnąć lepsze
rezultaty w oparciu o te same koszty?
Możliwość osiągnięcia lepszych rezultatów przy tych samych kosztach wymagałaby spełnienia
następujących warunków:
•
zwiększenie wsparcia dla zaangażowania organizacji pozarządowych, więcej byłoby wtedy
projektów pożądanych ze względu na cele programu (nowe inicjatywy, inicjatywy oddolne);
•
lepsza koordynacja działań;
•
uproszczenie systemu finansowania i rozliczania projektów.
64
RAPORT KOŃCOWY
2.2.3. Użyteczność i trwałość
Ewaluatorzy w zakresie obszaru użyteczności i trwałości starali się znaleźć odpowiedź na
pytania w zakresie w zakresie trwałości nawiązanej współpracy, użyteczności zaoferowanego
wsparcia w ramach FMP, porównania tego wsparcia do wsparcia oferowanego w ramach
przedakcesyjnego Funduszu Małych Projektów Phare CBC. Ewaluatorzy szczególny nacisk
położyli na nalezienie odpowiedzi w zakresie trwałości nawiązanej współpracy,
jej intensywności a także kontynuacji wdrożonych w ramach FMP inicjatyw.
W ramach systemu wdrażania FMP zakładano, iż oceny trwałości FMP będzie można dokonać na
postawie sprawozdania „rok po”. Warto w tym miejscu podkreślić trudności, na jakie napotkano
przy ocenie trwałości współpracy dokonywanej w trakcie realizacji badania. Brak sprawozdania
„rok po”, lub braki w złożonych dokumentach informacji na temat zakresu osiągniętych
wskaźników rezultatu, w znacznym stopniu uniemożliwiły jednoznaczną ocenę w oparciu o złożoną
dokumentację sprawozdawczą (zgromadzona dokumentacja 35,66% projektów wciąż nie posiada
przekazanego sprawozdania „rok po”, w odniesieniu do 31,30% złożonych kompletnych
dokumentacji zawierających sprawozdania „rok po” w oparciu o zamieszczone informacje nie
sposób dokonać jednoznacznej oceny trwałości współpracy bądź oceny stopnia osiągnięcia
wskaźników rezultatu).
Ryc. 46. Czy w oparciu o informacje zamieszczone w sprawozdaniu "rok po" można dokonać oceny trwałości
współpracy?
Liczba wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
76
33,04
Nie
72
31,30
Brak sprawozdania "rok po"
82
35,66
odpowiedzi
Odpowiedź
W opinii ewaluatorów, w przyjętym modelu wdrażania FMP brakowało efektywnych instrumentów
egzekwowania od beneficjentów obowiązku złożenia sprawozdania „rok po”, jak również
efektywnego wykorzystania przez instytucje zarządzające programem przedkładanych w jego
ramach informacji na poziomie funkcjonującego systemu sprawozdawczości i monitoringu.
Ocenie trwałości współpracy nie sprzyja zarówno lakoniczność opisu, jak i konstrukcja
sprawozdania oraz konstrukcja wskaźników rezultatu. Wielokrotnie wskaźniki rezultatu nie
posiadały opisu w zakresie charakteru realizowanych przedsięwzięć czy też źródeł ich
finansowania.
Należy jednak podkreślić że w ocenie ewaluatorów, pomimo ww. trudności w ocenie, uczestnictwo
w projektach generalnie wpłynęło na trwały rozwój współpracy transgranicznej.
65
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 47. Ocena wpływu projektu na wsparcie programu imprez kulturalnych i innych podobnych aktywności na
terenie miejscowości/gminy/powiatu
Skala ocen (od 1 –
„projekt nic nie
zmienił pod tym
względem” do 5„projekt miał
bardzo duży wpływ
na wsparcie takiej
działalności”)
Projekt nic nie
zmienił pod tym
względem
(ocena 1)
Projekt miał
Projekt niewiele
średni wpływ na
zmienił pod tym
wsparcie takiej
względem
działalności
(ocena 2)
(ocena 3)
Projekt miał
wpływ na
wsparcie takiej
działalności
(ocena 4)
Projekt miał
bardzo duży
wpływ na
wsparcie takiej
działalności
(ocena 5)
Średnia
ocen
Liczba
respondentów
1
2
12
33
20
4,02
Struktura
wypowiedzi
w%
1,48
2,94
17,64
48,52
29,42
Dzięki realizowanym projektom poprawiły się również codzienne transgraniczne kontakty na
terenie, na którym był realizowany projekt - tak twierdzi ponad połowa beneficjentów.
Ryc. 48. Ocena poprawy „codziennych” transgranicznych kontaktów na terenie miejscowości/gminy/powiatu dzięki
projektowi
Skala ocen (od 1
– „projekt nic nie
zmienił pod tym
względem” do 5„kontakty uległy
zdecydowanej
poprawie”)
Projekt nic nie
zmienił pod tym
względem
(ocena 1)
Projekt niewiele
zmienił pod tym
względem
(ocena 2)
Kontakty uległy
niewielkiej
poprawie
(ocena 3)
Kontakty uległy
poprawie
(ocena 4)
Kontakty uległy
zdecydowanej
poprawie
(ocena 5)
Średnia
ocen
Liczba
respondentów
0
7
10
35
14
3,85
Struktura
wypowiedzi
w%
0,0
10,60
15,15
53,03
21,22
Wyniki przeprowadzonej ankiety wśród beneficjentów wskazują, iż w przypadku 91,18 %
beneficjentów współpraca z partnerem niemieckim jest kontynuowana.
66
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 49. Czy współpraca z partnerem niemieckim z projektu jest kontynuowana?
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
62
91,18
Nie
6
8,82
Odpowiedź
odpowiedzi
Istotnym elementem, który należy uwzględnić podczas oceny trwałości współpracy jest fakt,
iż w przeważającej części czynnikiem decydującym o trwałości współpracy jest istnienie środków
zewnętrznych, w oparciu o które ta współpraca może być realizowana. Przeszło trzy czwarte
przedstawicieli beneficjentów (84,62%) uważa, iż dalsze dofinansowanie stanowi warunek
niezbędny by dalsza współpraca była kontynuowana. Bez dofinansowania z FMP możliwa byłaby
realizacja podobnych przedsięwzięć we współpracy z partnerami zagranicznymi tylko wg 16,18%
beneficjentów. FMP był kolejnym źródłem realizacji tego typu działań.
Ryc. 50. Czy bez dofinansowania z FMP możliwa byłaby realizacja podobnych przedsięwzięć we współpracy
z partnerami zagranicznymi?
Odpowiedź
odpowiedzi
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
11
16,18
Nie
57
83,82
Wspólny pomysł na przedsięwzięcie jest warunkiem niezbędnym do dalszej współpracy według
53,85 % beneficjentów (źródło: ankieta).
67
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 51. Warunki, które muszą być spełnione, żeby współpraca była kontynuowana
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Dalsze
dofinansowanie
11
84,62
Wspólny pomysł na
przedsięwzięcie
7
53,85
Poprawa
komunikacji
2
15,39
Inne
3
23,08
odpowiedzi
Odpowiedź
Wśród innych warunków respondenci wymieniali głównie więcej chęci do współpracy
i zaangażowania ze strony partnerów.
Współpraca, która miała miejsce w ramach FMP, zazwyczaj była kontynuowana, ale nie zawsze
rozwijana. Analiza desk research wykazała, iż współpraca transgraniczna, funkcjonowała w taki
sam sposób od wielu lat i sam projekt w ramach FMP niekoniecznie w sposób szczególny ją
rozwijał.
Ryc. 52. Czas trwania wcześniejszej współpracy z partnerem niemieckim
Liczba
respondentów
Struktura
odpowiedzi
w%
Do 1 roku
28
13,33
Od 1 do 3 lat
55
26,20
Powyżej 3 lat
127
60,47
Odpowiedź
odpowiedzi
Jedną z przyczyn ograniczonej trwałości jest brak inicjatywy po stronie niemieckiej; postawa
pasywna (cytowane przez jednego z beneficjentów stanowisko partnera niemieckiego: „jak coś
wymyślicie, to będziemy coś robić”) oraz fakt, że często działania (tj. współpraca) opierają się tylko
na realizacji projektów. W opinii beneficjentów16 w przypadku szkół naprawdę można powiedzieć
o tym, że współpraca się rozwinęła, a JST podejmują działania wtedy, kiedy mają środki.
16
Źródło danych: IDI-b
68
RAPORT KOŃCOWY
Bardzo często pojawiają się też elementy współpracy nieformalnej17, grupy osób zainteresowanych
udziałem w dalszych przedsięwzięciach etc.
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na trwałość współpracy było nawiązanie
kontaktów pomiędzy osobami uczestniczącymi w ich realizacji. Przedsięwzięcia te są na tyle małe,
że niezwykle ważnym czynnikiem jest nawiązanie bezpośrednich kontaktów pomiędzy
koordynatorami projektów z obu instytucji partnerskich (często są to prawdziwi pasjonaci
i wolontariusze). Kluczowym efektem projektów są indywidualne, często wkraczające w sferę
prywatnych, kontakty nawiązywane między beneficjentami ostatecznymi (członkami grup
zawodowych, artystami, uczniami itp.). Rolę indywidualnego czynnika ludzkiego jako ogniwa
zapewniającego trwałość współpracy szczególnie mocno podkreślali sami beneficjenci FMP.
Obok czynnika ludzkiego zapewnienie trwałości w głównej mierze zależy od zapewnienia
finansowania, w tym głownie finansowania zewnętrznego (wskazywało na to ponad 84%
ankietowanych beneficjentów). Z analiz ewaluatorów wynika jednakże, że trwałość współpracy nie
powinna się opierać tylko na finansowaniu zewnętrznym; powinno ono być jej zaczynem lub
czynnikiem wspierającym/intensyfikującym a nie warunkującym. Pomimo tego, stosunkowo
rzadko (w ponad 14%) w sprawozdaniach pojawia się informacja o samodzielnym finansowaniu
kolejnych działań.
Ryc. 53. Czy finansowano kolejne działania samodzielnie?
Liczba wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
34
14,78
Nie
11
4,78
Brak danych
185
80,44
Odpowiedź
odpowiedzi
Na trwałość współpracy wpływa również jej formalizacja – podpisanie porozumienia,
systematyczność i częstość spotkań, a także wspólne opracowywanie programów współpracy.
Niezwykle ważne jest także obopólne zaangażowanie w proces wypracowywania zakresu
wspólnego przedsięwzięcia. W opinii uczestniczących w badaniu beneficjentów niezwykle ważne
jest zachowanie zasady wzajemności i symetrii współpracy.
Istotnym czynnikiem wpływającym na rozwój współpracy transgranicznej jest również budowanie
i rozwijanie bazy kontaktowej. Beneficjenci podkreślali, iż w wielu wypadkach czynnikiem
ograniczającym aktywność w obszarze transgranicznych przedsięwzięć jest trudność
w odnalezieniu adekwatnego partnera niemieckiego. W związku z tym zagadnieniem podkreślano
potrzebę organizacji forum poszukiwania partnerów i ogólnodostępnej, internetowej bazy
potencjalnych partnerów.
Niestety dotychczasowa współpraca została w niewielkim stopniu rozwinięta; w niewielkim stopniu
wsparto też istniejące sieci współpracy transgranicznej lokalnych i regionalnych organizacji.
17
Źródło danych: IDI-b
69
RAPORT KOŃCOWY
Współpraca ograniczała się najczęściej do kolejnych wspólnie realizowanych imprez, zawierania
nowych porozumień. Założone plany współpracy udało się zrealizować w przypadku 42 %
projektów.
Ryc. 54. Podstawa dalszej współpracy po zakończeniu projektu
UWAGA: Odpowiedzi nie sumują się do 100%, gdyż można było wybrać więcej niż jedną odpowiedź.
Liczba wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Porozumienie
partnerskie
64
27,83
Organizacja kolejnych
imprez
56
24,35
Regularna współpraca
przedstawicieli
instytucji
39
16,96
Brak dalszej współpracy
6
2,61
Inne
19
8,26
Brak danych
126
54,78
odpowiedzi
Odpowiedź
Podstawą dalszej współpracy były także m.in. wcześniejsza współpraca (zawarta przed projektem
z FMP), zbudowane bazy kontaktów, powiększanie współpracy o inne instytucje.
W wyniku badania desk research stwierdzono, iż tylko w przypadku ok. 17% przypadków
można mówić o jakiejkolwiek kontynuacji samej inicjatywy. Zaznaczyć jednak należy, iż wynik
ten w dużej mierze uzależniony od faktu, iż sprawozdanie nie wymuszało takiej odpowiedzi.
Ryc. 55. Czy inicjatywy zrealizowane w wyniku wdrażania FMP były kontynuowane?
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Tak
41
17,83
Nie
21
9,13
Brak danych
168
73,04
Odpowiedź
odpowiedzi
Źródło: Desk research-sprawozdania, pytanie 29
70
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 56. Najpopularniejsze źródła kontynuowania inicjatyw.
UWAGA: Odpowiedzi nie sumują się do 100%, gdyż można było wybrać więcej niż jedną odpowiedź.
Liczba
wniosków
Struktura
odpowiedzi
w%
Własne środki
21
9,14
FMP INTERREG IIIA
Polska (woj.
Zachodniopomorskie –
9
3,91
INTERREG IIIA Polska
(woj. Zachodniopomorskie –
3
1,30
Program Młodzież („Youth
in Action”, program Komisji
Europejskiej)
0
0,00
Inne
17
7,40
Brak danych
200
86,95
odpowiedzi
Odpowiedź
Źródło: Desk research-sprawozdania, pytanie 54
Źródłami kontynuowania inicjatyw (w perspektywie finansowania 2004-2006) były – poza
środkami własnymi - m.in. Interreg III A, Leader+, Polsko-Niemiecka Wymiana Młodzieży i inne
(poza Interregiem) środki UE.
Porównując FMP z wcześniejszą edycją Funduszu Małych Projektów Phare CBC18, możemy
stwierdzić że, w opinii uczestników FGI i IDI wysoki stopień użyteczności istniał zarówno
w przypadku FMP jak i przypadku wcześniejszej edycji Funduszu Małych Projektów Phare CBC.
Zaletą w przypadku PHARE było zarówno prefinansowanie (zaliczkowanie) jak i łatwiejszy system
rozliczania a także inna wielkość projektów. Niestety tylko nieliczni beneficjenci posiadają
jakiekolwiek doświadczenia z PHARE.
Natomiast same doświadczenia wyniesione z wdrażania wcześniejszej edycji Funduszu Małych
Projektów Phare CBC zostały wykorzystane w FMP w bardzo ograniczonym zakresie. Po pierwsze,
inna była konstrukcja obecnego FMP, co samo w sobie uniemożliwiało zastosowanie wielu
rozwiązań z PHARE CBC. Po drugie doświadczenia wykorzystali przede wszystkim potencjalni
beneficjenci, którzy wcześniej realizowali projekty w ramach PHARE CBC.
18
Należy jednak pamiętać, że FMP Phare CBC był funduszem przedakcesyjnym podlegał więc regulacjom
ustanowią bezpośrednio przez KE natomiast fundusze poakcesyjne w pełni podlegają już regulacjom
krajowym i ustawodawstwu krajowemu zarówno w zakresie umocowania funduszy i ich konstrukcji
jak i np. finansów publicznych czy prawa zamówień publicznych etc.
71
RAPORT KOŃCOWY
Po trzecie, z grona instytucji systemu zarządzania z doświadczeń w zakresie wdrażania
i zarządzania mógł wykorzystać tylko Euroregion Pomerania, gdyż MRR i ZUW nie uczestniczyły
we wdrażaniu PHARE.
Jak wynika z badania Euroregion Pomerania w pewnym ograniczonym zakresie wykorzystał
doświadczenia z wdrażania PHARE (system przyjmowania wniosków itp.), jednakże nowe zasady
nowy system wdrażania uniemożliwiały wykorzystanie w pełni dobrych praktyk w tym zakresie.
72
RAPORT KOŃCOWY
3. Realizowane projekty – studia przypadków
Niniejszy podrozdział przedstawia „studia przypadku” kilku projektów realizowanych w ramach
FMP – przykłady dwóch projektów udanych, jednego – zdaniem ewaluatorów – niewpisującego się
w cele, i projektu, który musiał zostać rozwiązany ze względu na nieprawidłową realizację.
Międzynarodowe Zawody Strażackich Sikawek Konnych Trzebiatów 2007
Projekt miał charakter spotkania członków ochotniczych straży pożarnych z jednostek mających
siedzibę po polskiej i po niemieckiej stronie Euroregionu Pomerania. Spotkanie służyło pogłębieniu
zawartych i nawiązaniu nowych znajomości transgranicznej. Element rywalizacji podczas zawodów
wpłynął pozytywnie na zawieranie kontaktów.
Spotkanie rozpoczęło się w godzinach popołudniowych pierwszego dnia oficjalnym przywitaniem
i wspólną kolacją połączoną z wymianą materiałów promocyjnych. Spotkaniu towarzyszył
akompaniament muzyczny.
W drugim dniu po wspólnym śniadaniu nastąpiła barwna parada zabytkowych sikawek konnych
ulicami Trzebiatowa. O godzinie 15:00 na Stadionie Miejskim oficjalnie rozpoczęły się zawody,
które poprowadziły przedstawiciele władz samorządowych oraz straży pożarnej. Po części
oficjalnej nastąpiła prezentacja zaprzęgów oraz sikawek konnych, a następnie –kulminacyjny punkt
zawodów w postaci ćwiczeń alarmowo – bojowych przy użyciu sikawek konnych. W przerwie
zawodów na scenie wystąpiły regionalne zespoły wokalno-instrumentalne i zespoły ludowe.
Szacuje się, że zawody obejrzało około 3000 widzów.
Projekt jest przykładem dobrego wykorzystania środków z FMP. Jego nietypowa i różnorodna
tematyka oraz profesjonalne wykonanie sprawiło, że projekt przyciągnął bardzo dużą liczbę
widzów, i są szanse na jego kontynuację.
Projekt wpisuje się w każdy z trzech celów FMP:
• wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności, które
przygranicznego, - właśnie tego typu mniejszą imprezą były zawody połączone
z prezentacją zespołów muzycznych;
• wspieranie „codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych i odnoszących się do
spędzania czasu wolnego w ramach programów kulturalnych, wymiany zespołów, wystaw,
prezentacji na poziomie komunalnym oraz poziomie związków i organizacji, - spotkali się
zarówno przedstawiciele polskiej i niemieckiej straży pożarnej, jak i widzowie z obu
krajów.
• wspieranie integracji społecznej – poprzez nawiązywanie kontaktów, pogłębianie więzi
i uczestnictwo w działaniach wymagających różnych umiejętności.
Wzorcowo poprowadzona została promocja projektu – informacja o zawodach dotarła do bardzo
dużej liczby mediów: prasa, radio, plakaty, banery, biuletyn informacyjny Powiatu, strony www,
ulotki. Informację o zawodach przedstawiła także telewizja ogólnopolska.
73
RAPORT KOŃCOWY
Warto nadmienić, iż projekt realizowany był przez Ochotniczą Straż Pożarną, a więc niewielką
organizację, która jednakże, mimo swego niewielkiego zasięgu, potrafiła przygotować imprezę
odpowiadającą potrzebom lokalnej społeczności.
II Festiwal Hanzeatycki w Goleniowie "Młodzież - Kultura - Gospodarka"
Projekt zakładał organizację festiwalu, który obejmował występy grup artystycznych polskich
i niemieckich (zespołów tanecznych, orkiestr dętych, zespołów rockowych (7 grup kulturalnych
z Polski i 4 z Niemiec). Elementem innowacyjnym festiwalu jest umożliwienie - po raz pierwszy spotkania polskich i niemieckich miast hanzeatyckich, a także partnerskich nie będącymi członkami
Hanzy w Goleniowie i w województwie zachodniopomorskim.
Festiwal - prezentacja dorobku miast obejmował wspólne spotkania edukacyjno-rekreacyjne,
zabawy, gry językowe przy muzyce i grillu, koncert, spotkanie młodzieży mające na celu
zawiązywanie znajomości i pokonywanie barier językowych
Prezentowano dorobek gmin i miast polskich i niemieckich - prezentowane były m. in. oferty
turystyczne Goleniowa i innych uczestników niemieckich. Wśród prezentacji brały udział firmy
z Goleniowa (Parku Przemysłowego) i Szczecina. Zorganizowane zostało seminarium "PolskaNiemcy-Hanza" - część wykładowa i dyskusyjna dla samorządowców i przedstawiciel miast
uczestniczących w Festiwalu.
Prezentowano realizację projektu unijnego LAGOMAR19, jak również zadania nowej Hanzy.
W seminarium uczestniczyła grupa mieszkańców Greifswaldu oraz goście oficjalni Festiwalu.
Niemierzalnym wskaźnikiem jest dalsze kontynuowanie współpracy z i jej rozbudowa, o czym
świadczy nawiązanie kontaktów między Goleniowskim Związkiem Celowym Wodociągów
i Kanalizacji i odpowiednikiem w Bergen w Rugii, pomiędzy orkiestrą dętą z Goleniowa
i Greiswaldu, nawiązanie kontaktów pomiędzy Ośrodkiem Dokumentacji Dziejów Ziemi
Goleniowskiej i Pommersches Landesmuseum w Greifswaldzie itp.
Spotkanie miast partnerskich Białogard i Ostseebad Binz
Celem projektu było wsparcie promocji transgranicznej oferty turystycznej miasta Białogard
poprzez wypracowanie wspólnie z niemieckim partnerem – gminą Ostseebad Binz. Projekt
sprowadzał się do spotkania osób zatrudnionych w Centrach Informacji Turystycznej
w Białogardzie i Ostseebad Binz (łącznie 10 osób na spotkaniu) oraz sfinansowania folderu dla
turystów, dotyczącego Białogardu.
Zdaniem ewaluatorów, projekt nie wpisuje się w żaden z trzech celów FMP, jakimi są:
• wspieranie bogatego programu mniejszych imprez kulturalnych oraz aktywności, które
przygranicznego,
19
Projekt „LAGOMAR – naturalne i kulturalne dziedzictwo południowego Morza Bałtyckiego – wyzwania
i perspektywy rozwoju regionalnego”, realizowany w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB – Region
Morza Bałtyckiego. Liderem projektu jest Uniwersytet w Rostocku, a partnerami gminy, muzea i organizacje z czterech
krajów: Niemiec, Litwy, Rosji i Polski, skupione wokół trzech Zalewów: Szczecińskiego, Wiślanego i Kurońskiego.
Źródło: http://www.police.pl/pcms.aspx?cid=290
74
RAPORT KOŃCOWY
wspieranie „codziennych” transgranicznych kontaktów kulturalnych i odnoszących się do
spędzania czasu wolnego w ramach programów kulturalnych, wymiany zespołów, wystaw,
prezentacji na poziomie komunalnym oraz poziomie związków i organizacji,
• wspieranie integracji społecznej.
Projekt nie wspiera programu mniejszych imprez kulturalnych ani aktywności oddziałujących na
rozwój strukturalny regionu. Nie odnosi się także do codziennych transgranicznych kontaktów
kulturalnych ani też nie wpływa na wspieranie integracji społecznej. Sprowadza się natomiast do
sfinansowania wizyt studyjnych osób pracujących w Centrach Informacji Turystycznej
i do promocji gminy poprzez finansowanie folderu, co nie jest samo w sobie celem FMP i powinno
być sfinansowane z innych źródeł. Trudno udowodnić wpływ projektu na kontakty transgraniczne
mieszkańców obu gmin i na rozwój kultury. Ponadto nie osiągnięto udziału odpowiedniej liczby
osób z Polski i z Niemiec – łączna liczba uczestników wynosiła bowiem 10 osób.
•
VIII Festiwal Muzyczny Świnoujskie Wieczory Organowe
Celem projektu była organizacja Festiwalu Muzycznego Świnoujskie Wieczory Organowe WiosnaLato 2006 w międzynarodowej obsadzie wybitnych artystów-organistów. Festiwale
te organizowane są od 1999 roku, jednakże ze względu na transgraniczny charakter
przedsięwzięcia, TPŚ zdecydowało się sięgnąć po środki z FMP i zaangażować do współpracy
partnera – Powiat Ostvorpommern z siedzibą w Anklam. Rolą partnera miała być promocja
festiwalu po stronie niemieckiej.
Jak deklarowano we wniosku o dofinansowanie projektu, w punkcie dotyczącym wskaźników,
w trzynastu koncertach, miało wziąć udział łącznie 76 artystów z Niemiec, w tym 35-osobowa
orkiestra, 36-osobowy chór oraz pięciu organistów (w tym dwóch w ramach promocji młodzieży
wybitnie uzdolnionej).
Jednakże w sprawozdaniu z dofinansowania projektu pojawił się wskaźnik, którego nazwa brzmiała
„Wykonawca w tym strona niemiecka”, a w kolumnie „wielkość wskaźników określona
w umowie” pojawiła się informacja „71/36”, co pozwalało domniemywać, iż wnioskodawca wziął
pod uwagę jedynie chórzystów. Mimo tego obniżenia planowanej wartości, wskaźnik nie został
osiągnięty – podczas koncertu nie wystąpił ani jeden artysta z Niemiec. Wnioskodawca tłumaczył
ten fakt chorobą dyrygenta, jednakże ostatecznie ze względu na nieosiągnięcie wskaźnika
Euroregion stwierdził, iż nie jest możliwe rozliczenie projektu w przedłożonej postaci: nieobecność
wykonawców z Niemiec czyni dofinansowanie ze środków FMP niezasadnym. Z tego względu,
umowa została rozwiązana.
75
RAPORT KOŃCOWY
4. Wnioski i rekomendacje
4.1. Wnioski ogólne
Wniosek: Wyniki badania wskazują, iż konieczność pełnego prefinansowania i bardzo długi okres
oczekiwania na refundację środków stanowi istotną barierę utrudniającą, lub często
uniemożliwiającą uczestnictwo w FMP. Zwłaszcza organizacje pozarządowe miały poważny
problem z finansowaniem i kredytowaniem realizacji projektów. Dodatkowym problemem, dla
części beneficjentów, było pozyskanie wkładu własnego do projektów (dla wielu instytucji
uzyskanie zewnętrznych środków na wkład własny – np. z budżetu gminy stanowiło jedyną
możliwość uczestnictwa w FMP).
Rekomendacje:
1.
Stworzenie systemu zaliczkowania dla beneficjentów na poziomie ok. 30%-50%;
2.
Stworzenie na poziomie regionu lub poszczególnych jednostek samorządowych
(najlepiej na poziomie powiatu) systemu kredytów lub poręczeń kredytowych dla
organizacji pozarządowych, a także dotacyjnego systemu finansowania wkładów własnych
(wzorem Polic lub Szczecina);
3.
Uproszczenie weryfikacji dokumentów finansowych w celu skrócenia czasu
oczekiwania na środki (patrz podrozdział 3.7).
Instytucje odpowiedzialne za wdrożenie rekomendacji:
MRR – w zakresie rozwiązań systemowych;
Euroregion Pomerania w zakresie promocji rozwiązań dotacyjnych wśród samorządów;
MRR, ZUW, Euroregion Pomerania - w zakresie uproszczenia weryfikacji dokumentów
finansowych.
Wniosek: Utrudniony dostęp do FMP – biura Euroregionu Pomerania dla beneficjentów
ze wschodniej części regionu (podregion koszaliński). Budżet projektów nie pozwalał
na uwzględnienie kosztów związanych z konsultacjami dokumentacji m.in. dojazdu do Szczecina,
podczas gdy dla zagwarantowania poprawnej realizacji części działań związanych z tworzeniem,
realizacją oraz rozliczaniem projektu często konieczna była obecność w Szczecinie.
Rekomendacja: Należy rozważyć uruchomienie punktu/punktów kontaktowych poza biurem
Euroregionu w Szczecinie (np funkcjonujących w oparciu o okresowe dyżury pracowników
Euroregionu Pomerania). Ułatwiłoby to nie tylko samą realizację wniosków, ale i pracę nad nimi
podczas składania, a także umożliwiłoby składanie wniosków przez małe organizacje z regionu.
Realizacja powyższych działań konsultacyjnych mogłaby zostać rozszerzona o działania
promocyjne oraz monitorujące. Pozwoliłoby to na zwiększenie zakresu realizacji kontroli na
miejscu.
76
RAPORT KOŃCOWY
Euroregion Pomerania – w zakresie stworzenia biura/punktu
z monitorowaniem jego wykorzystania przez beneficjentów.
konsultacyjnego
wraz
Wniosek: Opóźnienie we wdrażaniu FMP było jedną z głównych przyczyn wystąpienia trudności
realizacyjnych. Dodatkowym utrudnieniem było nieuchwycenie specyfiki FMP przez instytucje
systemu zarządzania czego efektem było stosowanie m. in. rozwiązań ze ZPORR np. na poziomie
sprawozdawczości.
Rekomendacje:
Zastosowanie metodyki zarządzania zmianą20 w zakresie przygotowania do wdrażania FMP
we wszystkich instytucjach systemu zarządzania, z dużym naciskiem na wspólne planowanie
i monitorowanie zmian; dostosowywanie wdrażanych rozwiązań z innych programów do specyfiki
FMP. Przy określaniu poziomu wydatków i zakresu kosztów kwalifikowanych, należy brać pod
uwagę specyfikę realizacji projektów ponadnarodowych, które uwzględniać muszą specyficzne
rodzaje kosztów (np. tłumaczenia) i których poziom kosztów jest relatywnie wyższy niż koszty
związane z realizacją większości przedsięwzięć krajowych.
MRR, ZUW, Euroregion Pomerania – w zakresie lepszej koordynacji wdrażania FMP
i monitorowania katalogu kosztów niezbędnych dla realizacji projektów.
4.2. Dokumentacja programowa
Wniosek: Dokumenty programowe są niespójne, zarówno pod względem wskaźników, jak i celów.
Zdarza się, że cele zapisywane są w różnych dokumentach podobnie, ale nie tak samo np. cele FMP
były inaczej sformułowane w Uzupełnieniu niż w Programie i Wytycznych dla Wnioskodawców
oraz Podręczniku dla Beneficjentów.
Rekomendacja: Należy zwrócić większą uwagę na spójność i czytelność dokumentów
programowych.
MRR – w zakresie dokumentów systemowych;
Euroregion Pomerania - w zakresie instrukcji dla wnioskodawców.
20
Zarządzania zmianą określić należy ogólnie jako wszelkie działania mające na celu usprawnienie przejścia organizacji przez
okres zmiany (transformacji), szczególnie koncentrujące się na ludziach w organizacji - aby byli gotowi, byli w stanie i chcieli
przeprowadzić zmianę. Kluczowymi czynnikami dla zarządzania zmianą jest właściwa diagnoza, planowanie zmiany, a także
komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, ukierunkowana na wytłumaczenie zmiany i przekonanie do niej z nastawieniem na słuchanie
jej odbioru wśród pracowników i współpracowników a także kooperantów. Nieodzowne jest również wyłonienie lidera zmiany,
który nią zarządza i wdraża. Bardzo ważny prócz samego planowania zmiany jest również system szkoleń i podnoszenia kwalifikacji
przed jej wdrożeniem. Istotny jest również system monitorowania zachodzących procesów w trakcie wprowadzania zmiany
(szczególnie w zakresie kompetencji pracowniczych i występujących trudności procesowych).
77
RAPORT KOŃCOWY
4.3. Składanie wniosku, formularz, ocena wniosku
Wniosek: Podział instytucji we wniosku był niedostosowany do zakresu działań i specyfiki
realizacyjnej wynikającej z charakteru organizacyjnego: JST, NGO, inny niekomercyjny podmiot.
Z punktu widzenia monitoringu taki podział nie ma zbyt wielkiego sensu, gdyż np. ośrodki kultury
czy szkoły mają charakter jednostek organizacyjnych samorządu. Takie instytucje wpisywane były
jako JST, gdy tymczasem specyfika ich funkcjonowania jest inna (zarówno w aspekcie finansowym
i merytorycznym) jak urzędów gmin i starostw powiatowych.
Rekomendacja: nie stosować sztucznego podziału instytucji – urealnić poprzez rozszerzenie
zakresu wyboru o jednostki organizacyjne JST – instytucje kultury (muzea, MOK, biblioteki),
instytucje edukacyjne (szkoła, przedszkole), inne jednostki organizacyjne.
MRR – w zakresie nowej konstrukcji wniosku o dofinansowanie;
Wniosek: Przykładem dobrej praktyki, szczególnie docenianej przez beneficjentów, była
możliwość wprowadzania poprawek do wniosków – projekty nie odpadały z przyczyn formalnych;
Rekomendacja: Utrzymanie dotychczasowej praktyki przyjmowania wniosków.
Euroregion Pomerania – utrzymanie dotychczasowej praktyki, promocja wśród beneficjentów tego
przyjaznego rozwiązania.
4.4. Sprawozdawczość
Wniosek: Sprawozdania z realizacji projektu przygotowywane były w sposób niespójny.
Projektodawca w przypadku nieosiągnięcia wskaźników dotyczących uczestników zazwyczaj
pomijał konieczność wykazania problemów lub trudności w zakresie realizacji projektu i często nie
uzasadniał przyczyn zaistniałych odchyleń.
Rekomendacje: na etapie szkoleń należy zwrócić uwagę na sposób wypełniania sprawozdań
w odniesieniu do zagadnień merytorycznych. Wskazany byłby elektroniczny formularz, który
automatycznie zliczałby wartości wskaźników i weryfikowałby kompletność sprawozdania.
MRR – w zakresie konstrukcji sprawozdania i sporządzenia elektronicznego formularza
i monitorowanie jego adekwatności i użyteczności.;
Euroregion Pomerania – w zakresie szkoleń beneficjentów.
Wniosek: Sprawozdanie „rok po” jest zbyt rozbudowane, niejasne, wypełniane lakonicznie
i zdawkowo. Nie umożliwia ono weryfikacji trwałości ani efektywności poszczególnych projektów.
Obwiązujący wzór sprawozdania, w opinii beneficjentów, uniemożliwiał umieszczenie
szczegółowych informacji nt rezultatów projektu i przebiegu dalszej współpracy.
78
RAPORT KOŃCOWY
Rekomendacja: Utrzymując obecny system sprawozdawczości dla jego efektywności
sprawozdanie „rok po” powinno zostać zawężone do przedstawienia stopnia osiągnięcia
zakładanych wskaźników rezultatu z uwzględnieniem szczegółowych informacji nt. stopnia
i trwałości współpracy a także roli partnera niemieckiego.
MRR – w zakresie konstrukcji sprawozdania z realizacji projektu i monitorowania jego
adekwatności i użyteczności;
Euroregion Pomerania – w zakresie szkoleń beneficjentów.
Wniosek: W ramach FMP przyjęto otwarty katalog dla wskaźników produktu i zamknięty dla
wskaźników rezultatu. System ten był bardzo dobrze oceniany przez wnioskodawców, choć
zgłaszane były problemy metodologiczne w zakresie pomiaru danych wskaźników i ich
interpretacji. Zaznaczyć jednak należy, że przyjęte rozwiązanie spowodowało powstanie sytuacji,
gdzie praktycznie poza jednym kluczowym wskaźnikiem - „Liczba uczestników projektów (w tym
Niemców)” nie można było dokonać agregacji wartości wskaźników ani porównania projektów pod
względem ich efektywności i rezultatu. W wyniku tego na poziomie samego FMP trudno jest
obecnie dokonać oceny jakości i trwałości efektów FMP.
Rekomendacja:
Należy na poziomie projektów stworzyć wąski katalog kluczowych wskaźników produktu
i rezultatu, których uwzględnione było by obowiązkowe dla każdego beneficjenta. Katalog
powinien obejmować opis metodologii ich pomiaru. Wskaźniki kluczowe powinny umożliwiać
ocenę wpływu realizacji projektów i pomiar stopnia realizacji założonych celów FMP (ich agregacji
na poziomie programu). Należy jednocześnie dopuścić, w ograniczonej liczbie, samodzielne
definiowanie wskaźników przez beneficjentów w odniesieniu do specyfiki realizowanych
projektów. Wskazane byłoby stworzenie katalogu przykładowego wskaźników działań wraz
z opisem metodologii ich liczenia do wykorzystania dla projektodawców.
MRR – w zakresie konstrukcji sprawozdania z realizacji projektu i systemu wskaźników
monitorujących wdrażanie Interregu IV A;
Euroregion Pomerania – w zakresie szkoleń beneficjentów, budowania systemy wskaźników
uzupełniających do wskaźników wynikających z systemu monitorowania wdrażania Interregu IV A.
4.5. Realizacja projektu i współpraca z partnerami niemieckimi
Wniosek: W odniesieniu do wielu projektów partnerem dla różnych polskich instytucji była ta
sama instytucja niemiecka.
Rekomendacja: Stworzenie przez Euroregion Pomerania ogólnodostępnej internetowej bazy
partnerów i organizacja cyklicznego forum poszukiwania partnerów ułatwiłoby poszukiwanie
adekwatnych kontaktów transgranicznych i nawiązywanie nowych kooperacji. Powyższe działania
zdecydowanie powiększyć mogą liczbę potencjalnych partnerów dla polskich wnioskodawców.
79
RAPORT KOŃCOWY
Wniosek: Wiele inicjatyw było poświęconych organizowaniu dużych imprez masowych, natomiast
pojawiało się niewiele inicjatyw, które do końca odpowiadały jednemu z celów FMP, jakim było
wsparcie codziennych kontaktów transgranicznych.
Euroregion Pomerania – w zakresie ułatwiania poszukiwania partnerów.
Rekomendacja: Stworzenie warunków finansowych (umożliwienie prefinansowania projektów,
stworzenie warunków dla kredytowania małych organizacji, stworzenie funduszy poręczeniowych,
wsparcie w pozyskiwaniu wkładu własnego, skrócenie czasu refundacji, uproszenie rozliczenia) do
uczestnictwa w realizacji projektów w ramach FMP małych stowarzyszeń realizujących oddolne
inicjatywy wspierające codzienne kontakty transgraniczne. Dodatkowo uwzględnienie na poziomie
oceny wniosków projektowych opisu zaangażowania partnera w kluczowe działania projektu
stworzy warunki do odrzucenia ewentualnych wniosków, w których współpraca polsko-niemiecka
jest tylko pretekstem dla sfinansowania wydarzenia przez FMP, a nie celem samej inicjatywy.
Wniosek: Wielokrotnie, podczas, realizacji projektów nie był w pełni osiągany wskaźnik liczby
uczestniczących w projekcie Niemców. Istniały również problemy z ustaleniem, przez obojga
parterów, terminów wydarzeń odbywających się w ramach projektów czego efektem była
niemożność uczestnictwa w wyznaczonym terminie zakładanej liczby niemieckich uczestników.
W ocenie ewaluatorów sytuacja taka może być spowodowana niezrozumieniem różnic kulturowych
(np. konieczność wczesnego planowania wydarzeń, ustalania długoterminowych harmonogramów),
a także brakiem transgranicznych spotkań organizacyjnych w trakcie realizacji projektów.
Rekomendacja: Przy większych projektach (bardziej złożonych) należy włączyć jako
obowiązkowe spotkanie organizacyjne oraz podsumowujące zrealizowany projekt – ma to bardzo
duże znaczenie dla trwałości współpracy i jej jakości. Ważne byłoby również organizowanie przez
Euroregion Pomerania szkoleń mających na celu przełamywanie bariery oraz wyjaśnianie,
realizatorom projektów, różnic kulturowych.
Wniosek: W wielu projektach liczba uczestników polskich znacznie a często wielokrotnie
przewyższała liczbę uczestników niemieckich.
Rekomendacja: Zwrócenie szczególnej uwagi, na etapie konstruowania oraz wyboru projektów,
na konieczność zachowania równowagi lub względnej równowagi wskaźników uczestniczących
w projekcie Niemców i Polaków.
Euroregion Pomerania – zwrócenie większej uwagi na równowagę w zakresie liczby uczestników
podczas weryfikacji projektów złożonych przez beneficjentów;
Wspólny Komitet Regionalny – zwrócenie większej uwagi na proporcje uczestników podczas
zatwierdzania projektów.
80
RAPORT KOŃCOWY
4.6. Promocja
Wniosek: przeprowadzona analiza wskazuje, że promocja FMP realizowana
projektodawców, była dość szeroko realizowana na poziomie poszczególnych projektów.
przez
Dużo gorzej przebiegała natomiast promocja FMP przez Euroregion Pomerania. Beneficjenci
podkreślali, niski stopień identyfikacji celów i zasad FMP przez potencjalnych jego odbiorców.
Rekomendacja: Zwiększenie uwagi Euroregionu Pomerania na promocję FMP, jego celów oraz
efektów poszczególnych projektów („dobrych praktyk”). Ważne jest stworzenie portalu
internetowego (polsko niemieckiego) opisującego nie tylko założenia programu ale również zakres
realizowanych w jego ramach projektów i osiągnięte rezultaty, które posłużyć mogą jako dobre
praktyki dla kolejnych inicjatyw transgranicznych. Dodatkowo istotne byłoby również prowadzenie
kalendarium wydarzeń finansowanych w ramach FMP. Promocji FMP sprzyjałoby wydawanie
cyklicznych publikacji podsumowujących projekty i prezentujących dobre praktyki. Euroregion
Pomerania powinien prowadzić bardziej aktywną formą dotarcia do beneficjentów m. in. poprzez
stworzenie bazy potencjalnych beneficjentów i kierowanie do nich materiałów informacyjnych
FMP – m. in. newslettera.
MRR – w zakresie promocji systemowej współpracy transgranicznej;
Euroregion Pomerania – zwiększenie zakresu i intensywności promocji FMP.
4.7. Rozliczanie
Wniosek: Jak wynika z przeprowadzonych badań zastosowanie w ramach FMP podwójnego
system weryfikacji instytucjonalnej nie prowadziło do wykrycia na II etapie kontrolnym (ZUW)
znaczących nieprawidłowości nie zweryfikowanych uprzednio przez Euroregion Pomerania.
Przyjęty model w znacznej mierze powodował jedynie różnice interpretacyjne kwalifikowalności
kosztów i wymogów formalnych co powodowało znaczne opóźnienia w rozliczaniu projektów
a w konsekwencji zwiększenie kosztów realizacji FMP i opóźnienie refinansowania zrealizowanych
projektów.
Rekomendacja: należy uprościć system rozliczeń finansowych projektów m. in. wprowadzając
jednopoziomową weryfikację dokumentów finansowych.
MRR – w zakresie koordynacji upraszczania systemu;
ZUW i Euroregion Pomerania - w zakresie wypracowania bieżącego systemu reagowania na
trudności w rozliczaniu wniosków o płatność a także wnioskowania o dokonywanie uproszczeń.
Wniosek: Wysoka kosztochłonność i czasochłonności etapu rozliczenia finansowego projektu.
Obecny system nakłada na beneficjentów dodatkowe koszty, ponoszone z własnych środków
beneficjenta po zakończeniu projektu, związane z kopiowaniem i poświadczaniem dokumentów
oraz wymaga składania dodatkowych dokumentów i oświadczeń.
81
RAPORT KOŃCOWY
Rekomendacja: Należy uprościć system rozliczeń finansowych nakładając obowiązek składania
jedynie zestawienia poniesionych kosztów wraz z zestawieniem dokumentów. Proces weryfikacji
wniosku o płatność powinien przebiegać w oparciu o analizę zestawień poniesionych kosztów
(zestawienie dokumentów faktur i rachunków dokumentujących poniesione kosztu oraz
oświadczenia o ich opłaceniu i zgodności z celami projektu) oraz wyrywkową kontrolę
dokumentów opartą o losową próbę. Należy zrezygnować jednocześnie z konieczności
sporządzania przez beneficjentów dodatkowych oświadczeń.
MRR – w zakresie koordynacji upraszczania systemu;
ZUW i Euroregion Pomerania - w zakresie wypracowania bieżącego systemu reagowania na
trudności w rozliczaniu wniosków o płatność a także wnioskowania o dokonywanie uproszczeń.
Wniosek: Beneficjenci mieli duże problemy z rozliczaniem wniosków. Często wynikały one
z niewiedzy w jaki sposób przygotowywać dokumentację rozliczeniową. Nie wszyscy
wnioskodawcy wzięli udział w szkoleniach z rozliczania wniosków realizowanych przez
Euroregion Pomerania.
Rekomendacja: Należy dokonać zwiększania ilości i intensywności szkolenia z zakresu
praktycznej realizacji i rozliczania projektów, tak aby umożliwić uczestnictwo w tych szkoleniach
wszystkich beneficjentów realizujących projekty. Należy rozważyć obowiązkowość uczestnictwa
dla beneficjentów po raz pierwszy realizujących projekt w ramach FMP. Należy zintensyfikować
również ich promocję wśród beneficjentów FMP. Celem zwiększenia dostępności szkoleń należy
rozważyć możliwość refundacji dojazdu.
Euroregion Pomerania – w zakresie organizacji, przeprowadzania szkoleń oraz wymagania
uczestnictwa w szkoleniu.
Wniosek: System monitoringu i sprawozdawczości spełnił co do zasady swoje podstawowe funkcje
jednakże niezbędne są pewne jego usprawnienia celem podniesienia efektywności wdrażania FMP
poprzez dostarczenie zarządzającym bardziej adekwatnej i rzetelnej wiedzy nt. stanu realizacji
celów.
Rekomendacje: System sprawozdawczości powinien pozwalać na weryfikację założeń
realizowanych projektów i samego FMP. Stąd konieczne jest zapewnienie agregacji danych
wskaźnikowych. Niezbędne jest wdrożenie mechanizmów monitorujących m. in. obszar finansowy
a także merytoryczny. Ważnym zadaniem, które wprowadzić powinno MRR jest realizacja
ewaluacji on-going, która pozwoliłaby na ocenę stopnia realizacji FMP, a także identyfikację
potencjalnych zagrożeń.
MRR – w zakresie konstrukcji sprawozdania z realizacji projektu w tym sprawozdania
elektronicznego a także ewaluacji on-going;
Euroregion Pomerania – w zakresie weryfikacji sprawozdań.
82
RAPORT KOŃCOWY
4.8. System instytucjonalny i rozwiązania organizacyjne
Wniosek: Wskaźnik oddziaływania na poziomie FMP, jakim jest „Liczba kooperacji między
stowarzyszeniami a gminami” nie spełnia swojego zadania, gdyż niejasne jest pojęcie pojedynczej
„kooperacji” i nie wyjaśniony jest sposób jego pomiaru. Ponadto zaznaczyć należy, iż istotą celów
FMP nie jest pobudzenie współpracy między stowarzyszeniami a gminami, lecz współpracy
transgranicznej (niezależnie od tego, jakie instytucje tę współpracę realizują).
Rekomendacja: Zmiana wskaźnika oddziaływania np. na „Liczbę wspólnie zrealizowanych
projektów polsko-niemieckich poza Programem Operacyjnym Interreg”
MRR – w zakresie konstrukcji wskaźników opisujących realizację FMP na poziomie programu.
Wniosek: Najtrudniejsze do osiągnięcia były wskaźniki dotyczące liczby uczestników, zwłaszcza
po stronie niemieckiej.
Rekomendacja: Konieczna jest bardziej intensywna promocja FMP po stronie niemieckiej. Należy
uwzględnić potrzebę realizacji szkoleń międzkulturowych i zwiększenie zastosowania zasady
wzajemności we współpracy (środkiem prowadzącym do tego celu może być m. in. zwrócenie
większej uwagi na ten aspekt podczas oceny wniosków).
Euroregion Pomerania wspólnie ze swoim niemieckim odpowiednikiem – w zakresie promocji
i szkoleń międzykulturowych oraz zwrócenia większej uwagi podczas wspólnego wyboru
projektów na ich komplementarność po obu stronach granicy;
Wspólny Komitet Regionalny – podczas oceny wniosku zwrócenie większej uwagi podczas
wspólnego wyboru projektów na ich komplementarność po obu stronach granicy.
Wniosek: W wielu projektach analizowanych w ramach badania trudno było odnaleźć w opisie
działań precyzyjną rolę partnera niemieckiego (pomimo formalnego wymuszenia opisu jego roli
w projekcie w osobnym punkcie), co nasuwało momentami wątpliwość, czy zaangażowanie
partnera niemieckiego było wystarczające.
Rekomendacja: Skonstruowanie jednego z punktów formularza wniosku w oparciu o poniższą
tabelę:
Nr i nazwa działania w
projekcie
Rola partnera polskiego
Rola partnera niemieckiego
Zastosowanie powyższego zestawienia we wniosku nie tylko umożliwi lepsze planowanie
współpracy partnerskiej na etapie przygotowywania projektu, ale również pozwoli na zwiększenie
83
RAPORT KOŃCOWY
efektywności procesu oceny i na wybór do realizacji tych wniosków, które zakładać będą na
istnienie realnej współpracy pomiędzy partnerami realizującymi przedsięwzięcie transgraniczne.
MRR – zmiana formularza wniosku o dofinansowanie i monitorowanie jego adekwatności
i użyteczności;
Euroregion Pomerania - zwrócenie większej uwagi podczas szkoleń i weryfikacji składanych przez
beneficjentów projektów na rolę partnera niemieckiego;
Wspólny Komitet Regionalny – podczas oceny wniosku zwrócenie większej uwagi na rolę partnera
niemieckiego w realizacji projektu.
84
RAPORT KOŃCOWY
5. Podsumowanie badania – główne wnioski
Dokonując podsumowania FMP, należy podkreślić pozytywny wpływ jego wdrażania na zakres
polsko-niemieckiej współpracy transgranicznej na terenie Województwa Zachodniopomorskiego.
Pomimo wielu zdiagnozowanych i przedstawionych w niniejszym raporcie problemów
realizacyjnych (związanych w znacznej mierze ze sposobem finansowania przedsięwzięć,
zakładającym konieczność pełnego prefinansowania, jak również z nieefektywnym sposobem
rozliczania projektów, z którego wynikał długi okres refundacji poniesionych wydatków),
beneficjentom uczestniczącym w realizacji FMP udało się zarówno podtrzymać wcześniej
zawiązaną współpracę, jak i nawiązać nowe znajomości. Dla wielu zrealizowanych inicjatyw
wsparcie uzyskane w ramach FMP warunkowało możliwość zawiązania kontaktów i ich dalszego
utrzymania.
Na sukces FMP wskazuje ilościowe przekroczenie założonych wskaźników produktu, pozytywne
opinie samych beneficjentów, jak również przeprowadzona analiza sprawozdań z realizacji
projektów.
Opóźnienie we wdrażaniu FMP (spowodowane procesem akceptacji PIW INTERREG IIIA,
negocjowania i podpisywania stosownych umów) było jedną z głównych przyczyn wystąpienia
trudności realizacyjnych. Dodatkowym utrudnieniem było nieuchwycenie specyfiki FMP przez
instytucje systemu zarządzania, czego efektem było przepisanie części rozwiązań bezpośrednio
ze ZPORR - np. na poziomie sprawozdawczości. Dodatkowym, wartym podkreślenia utrudnieniem,
były niespójności na poziomie dokumentacji programowej w zakresie celów FMP i wskaźników,
a także w zakresie kwalifikowalności kosztów.
W przypadku kontynuacji działań określonych w ramach FMP istnieje konieczność większej
koordynacji prac pomiędzy instytucjami wszystkich szczebli zarządzania. Szczególnie ważna
będzie poprawa efektywności współpracy pomiędzy ZUW i Euroregionem Pomerania i związanego
z tym obszarem pełnego wykorzystania uprawnień udzielonych Instytucja Pośrednicząca. W opinii
ewaluatorów, niepełne wykorzystanie zakresu kompetencji i uprawnień przez Instytucję
Pośredniczącą w istotny sposób wpływało na efektywność procesu wdrażania FMP.
Możliwą ścieżką uproszczenia rozliczania finansowego projektów byłoby bazowanie na poziomie
rozliczeń na zestawieniu kosztów, które weryfikowane byłyby wyrywkowo podczas kontroli.
Z uwagi na specyfikę założonych w ramach FMP zdefiniowanej grupy beneficjentów, należy
położyć nacisk na uproszczenie procedur i zwiększenie zakresu udzielanego z puli pomocy
technicznej wsparcia szkoleniowego i doradczego. Jak wyrażają swoje opinie sami beneficjenci realizacja projektu nie powinna w nich wywoływać strachu lecz skupiać się przede wszystkim na
stronie merytorycznej przedsięwzięcia.
W podsumowaniu należy podkreślić bardzo pozytywną ocenę, jaka udzielona została przez
beneficjentów wsparciu pracowników Euroregionu Pomerania zarówno na poziomie konstruowania
wniosku projektowego i przygotowania do jego złożenia, jak i na etapie realizacji samego projektu
i rozliczania wniosku o płatność.
Głównymi beneficjentami FMP były jednostki JST i ich jednostki organizacyjne, co wynikało
m. in. z konstrukcji FMP (w tym z konieczności prefinansowania działań przez beneficjenta). Fakt
ten w opinii ewaluatorów wpłynąć mógł znacząco na niewystarczający stopień osiągnięcia
85
RAPORT KOŃCOWY
założonego celu, jakim była intensyfikacja transgranicznych kontaktów codziennych,
i na zdecydowanie mniejszą liczbę uczestniczących w FMP organizacji pozarządowych.
Dokonując analizy terytorialnej podkreślić należy, że beneficjenci FMP wywodzili się głównie
z powiatów przylegających bezpośrednio do granicy (niemal połowa dofinansowanych wniosków)
i z powiatu białogardzkiego oraz miasta Koszalina.
Wśród deficytów realizacyjnych FMP zauważyć należy nierówny udział polskich i niemieckich
uczestników projektów, a także na dość ograniczony udział niemieckich partnerów w samej
realizacji działań projektowych. Postulat zapewnienia równowagi uczestnictwa partnerów
transgranicznych powinien zostać w szczególny sposób uwzględniony w wypadku kontynuacji
FMP. Wobec występujących problemów we współpracy z partnerami niemieckimi, ważnym
wsparciem w tym zakresie mogłyby być szkolenia z zakresu przełamywania barier
międzykulturowych, które w opinii ewaluatorów są jedną z przyczyn problemów i nieporozumień
w realizacji projektów. Niezbędne jest również zapewnienie większej aktywizacja partnerów
niemieckich
Uczestniczący w badaniu beneficjenci podkreślali również potrzebę podniesienia limitów kosztów
m. in. na wyżywienie i zakwaterowanie uczestników projektów. Pomiędzy polskimi a niemieckimi
beneficjentami FMP istnieją rozbieżności co do oczekiwania względem wielkości i zakresu
projektu. Polscy beneficjenci chcieliby projektów większych, o bardziej masowym charakterze
(często uwzględniających udział znanych gwiazd), niemieccy beneficjenci oczekują natomiast
projektów mniejszych, związanych bardziej z codziennymi kontaktami ludzi skoncentrowanych na
działaniu w społeczności lokalnej lub grupie społecznej czy też zawodowej. Powyższe równice
wynikać mogą zdaniem ewaluatorów m. in. z zasobności obu regionów, aktywności i wielkości
beneficjentów (znacznej aktywności małych NGO po stronie niemieckiej), a także ilości i wielkości
ośrodków miejskich po obu stronach granicy.
Istniejący system sprawozdawczy w przypadku wielu projektów nie pozwolił na uchwycenie
pełnych efektów wdrażania FMP. Powodem tego było m. in. niedostosowane sprawozdanie
z realizacji projektu, nieagregowalne wskaźniki, zdawkowe wypełnianie sprawozdań przez samych
beneficjentów.
Jak wynika z informacji uzyskanych od beneficjentów, wsparcia wymaga również system promocji
samego FMP - jego celów i założeń oraz efektów. Konieczne jest także większe wsparcie
szkoleniowe beneficjentów w zakresie rozliczania projektów (błędy w składanych wnioskach
o płatność były jedną z przyczyn długotrwałego procesu rozliczania).
86
RAPORT KOŃCOWY
6. Słowniczek
Słowniczek przedstawia, w jaki sposób w raporcie rozumiane są poszczególne sformułowania
i skróty.
A – ankieta
Beneficjent – projektodawca/wnioskodawca mikroprojektu realizowanego w ramach FMP
Beneficjent Ostateczny – uczestnik mikroprojektu realizowanego w ramach FMP
DR – analiza danych wtórnych (desk research)
DR-d- desk research–dokumenty
programowych)
(analiza
danych
wtórnych
w
zakresie
dokumentów
DR-s- desk research–sprawozdania z realizacji projektów i wnioski o dofinansowanie
(analiza danych wtórnych w zakresie dokumentów programowych)
EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
Euroregion Pomerania – Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania
FGI-z – Focus Group Interview (wywiad grupowy) - osoby zarządzające FMP
FGI-b - Focus Group Interview (wywiad grupowy) - beneficjenci FMP
FMP – Fundusz Małych Projektów INTERREG IIIA (projekt parasolowy)
IDI - In-Depth Interview (pogłębiony wywiad indywidualny)
IDI–z – In-Depth Interview (pogłębiony wywiad indywidualny) - osoby zarządzające FMP
IDI–b – In-Depth Interview (pogłębiony wywiad indywidualny) – beneficjenci FMP
IPoś (Instytucja Pośrednicząca) – Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki
JST – Jednostka samorządu terytorialnego
KE – Komisja Europejska
MF – Ministerstwo Finansów
MGKZMVP – Ministerstwo Gospodarki Kraju Związkowego Meklemburgia-Pomorze Przednie
MOK – Miejski Ośrodek Kultury
MRR – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
NGO – organizacja pozarządowa
OSiR – Ośrodek Sportu i Rekreacji
PHARE CBC - Program Współpracy Przygranicznej PHARE CBC -Cross Border Cooperation
(skrót PHARE pochodzi od słów Poland and Hungary: Assistance for Restructuring their
Economies)
87
RAPORT KOŃCOWY
PIW – Program Inicjatywy Wspólnotowej
Program - Program INTERREG III A Joint Programming Document 2000 – 2006 - Program
Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów Związkowych
Meklemburgia – Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Polski (Województwo Zachodniopomorskie)
Projekt – mikroprojekt realizowany w ramach FMP
Uzupełnienie - Uzupełnienie Programu INTERREG III A Joint Programming Document 2000 –
2006 - Program Regionalny niemiecko-polskiego obszaru granicznego na terenie Krajów
Zachodniopomorskie)
WKR – Wspólny Komitet Regionalny
ZUW – Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki
Wniosek o dofinansowanie – zaakceptowany przez WKR wniosek o przyznanie dofinansowania
ze środków Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A
Sprawozdanie końcowe - sprawozdanie składne przez beneficjenta wraz z wnioskiem o płatność
po zakończeniu projektu
Sprawozdanie „rok po” – sprawozdanie składane przez beneficjenta w rok po zakończeniu
projektu
88
RAPORT KOŃCOWY
7. Spis rycin
Ryc. 1. Schemat naboru wniosków do FMP .................................................................................... 4
Ryc. 2. Schemat przepływów finansowych w ramach FMP............................................................. 5
Ryc. 3. Schemat koncepcji badania ................................................................................................. 8
Ryc. 4. Typy projektodawców – rozkład procentowy .................................................................... 15
Ryc. 5. Czy projekt wpisywał się we wspieranie bogatego programu mniejszych imprez
kulturalnych oraz aktywności, które w swej całości ujawniają trwałe oddziaływanie na rozwój
strukturalny regionu przygranicznego?.......................................................................................... 20
Ryc. 6. Czy projekt wpisywał się we wspieranie „codziennych”, transgranicznych kontaktów
kulturalnych i odnoszących się do spędzania czasu wolnego w ramach programów kulturalnych
etc.? .............................................................................................................................................. 21
Ryc. 7. Czy projekt wpisywał się w wspieranie integracji społecznej?........................................... 21
Ryc. 8. Ocena klarowności wskaźników określonych w instrukcji dla wnioskodawców ................ 25
Ryc. 9. Czy respondent osiągnął wszystkie wskaźniki zadeklarowane we wniosku o
dofinansowanie? ........................................................................................................................... 25
Ryc. 10. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników dla działań? ............................................ 26
Ryc. 11. Czy osiągnięto założone wskaźniki kluczowe dla działań? .............................................. 26
Ryc. 12. Wskaźniki dla działań, których wnioskodawcy nie osiągnęli ........................................... 27
Ryc. 13. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników rezultatu?................................................ 28
Ryc. 14. Wskaźniki rezultatu, których nie osiągnięto .................................................................... 28
Ryc. 15. Deklarowane przez wnioskodawców problemy z wyborem wskaźników, odpowiadających
projektowi..................................................................................................................................... 29
Ryc. 16. Czy konstrukcja projektów była trafna z punktu widzenia celów Fundusz Mikroprojektów?
..................................................................................................................................................... 30
Ryc. 17. Obszar, na którym realizowany był projekt ..................................................................... 31
Ryc. 18. Rozkład beneficjentów FMP w woj. zachodniopomorskim.............................................. 32
Ryc. 20. Ocena klarowności dokumentów INTERREG III A?....................................................... 35
Ryc. 21. Ocena adekwatności formularza wniosku przez wnioskodawców. Czy przyjęty formularz
wniosku pozwalał na łatwe opisanie przedsięwzięcia?................................................................... 36
Ryc. 22. Część formularza, która sprawiała największe problemy przy przygotowaniu wniosku ... 37
Ryc. 23. Status prawny wnioskodawców....................................................................................... 38
Ryc. 24. Za pomocą jakich środków przekazu respondenci uzyskali najwięcej informacji dot.
Funduszu Małych Projektów? ....................................................................................................... 39
Ryc. 25. Deklaracja formalnych problemów przy składaniu wniosków ......................................... 40
Ryc. 26. Ocena wsparcia udzielonego przez poszczególne instytucje na etapie składania wniosku i
realizacji projektu ......................................................................................................................... 41
Ryc. 27. W jakiej dziedzinie wnioskodawcy potrzebowaliby więcej wsparcia od Euroregionu
Pomerania i innych instytucji? ...................................................................................................... 41
Ryc. 28. Obszary, jakich dotyczyły projekty realizowane w ramach FMP ..................................... 43
89
RAPORT KOŃCOWY
Ryc. 29. Na jakie największe problemy natrafili Państwo w trakcie realizacji projektu? (respondenci
mogli zaznaczyć do 3 odpowiedzi)................................................................................................ 45
Ryc. 30. Czy występowały problemy z realizacją harmonogramu wdrażania i finansowania
projektów? .................................................................................................................................... 46
Ryc. 31. Czy występowały problemy z terminowością we wdrażaniu projektów? ......................... 46
Ryc. 32. Czy występowały problemy z realizacją harmonogramu wdrażania i finansowania
projektów? .................................................................................................................................... 46
Ryc. 33. Czy występowały problemy koordynacyjne w trakcie realizacji projektów? .................... 47
Ryc. 34. Deklarowane przez wnioskodawców problemy z rozliczaniem projektów ....................... 48
Ryc. 35. Czy katalog kosztów kwalifikowanych był odpowiednio szeroki dla pokrycia wszystkich
potrzeb? ........................................................................................................................................ 51
Ryc. 36. Czy wnioskodawcy osiągnęli wszystkie wskaźniki zadeklarowane we wniosku o
dofinansowanie? ........................................................................................................................... 53
Ryc. 37. Czy osiągnięto założone wartości wskaźników dla działań .............................................. 54
Ryc. 38. Osiągnięcie wskaźników działania dla FMP – I półrocze 2008 ........................................ 55
Ryc. 39. Czy projekt inicjował wspólne przedsięwzięcie gminy i stowarzyszenia?........................ 56
Ryc. 40. Czas trwania wcześniejszej współpracy z partnerem niemieckim .................................... 57
Ryc. 41. Środki zakontraktowane w ramach poszczególnych Euroregionów ................................. 60
Ryc. 42. Złożone wnioski o płatność w ramach FMP - Polska....................................................... 61
Ryc. 43. Struktura wartości projektów FMP (na podstawie analizy desk research) ........................ 62
Ryc. 44. Czy kwota dofinansowania do 5000 EUR (dla projektów zakładających pojedyncze
działania) była wystarczająca do zrealizowania planowanych przedsięwzięć? ............................... 63
Ryc. 45. Czy kwota dofinansowania do 25 000 EUR (dla projektów złożonych) była wystarczająca
do zrealizowania planowanych przedsięwzięć? ............................................................................. 63
Ryc. 46. Czy w oparciu o informacje zamieszczone w sprawozdaniu "rok po" można dokonać
oceny trwałości współpracy?......................................................................................................... 65
Ryc. 47. Ocena wpływu projektu na wsparcie programu imprez kulturalnych i innych podobnych
aktywności na terenie miejscowości/gminy/powiatu...................................................................... 66
Ryc. 48. Ocena poprawy „codziennych” transgranicznych kontaktów na terenie
miejscowości/gminy/powiatu dzięki projektowi ............................................................................ 66
Ryc. 49. Czy współpraca z partnerem niemieckim z projektu jest kontynuowana? ........................ 67
Ryc. 50. Czy bez dofinansowania z FMP możliwa byłaby realizacja podobnych przedsięwzięć we
współpracy z partnerami zagranicznymi? ...................................................................................... 67
Ryc. 51. Warunki, które muszą być spełnione, żeby współpraca była kontynuowana .................... 68
Ryc. 52. Czas trwania wcześniejszej współpracy z partnerem niemieckim .................................... 68
Ryc. 53. Czy finansowano kolejne działania samodzielnie?........................................................... 69
Ryc. 54. Podstawa dalszej współpracy po zakończeniu projektu.................................................... 70
Ryc. 55. Czy inicjatywy zrealizowane w wyniku wdrażania FMP były kontynuowane? ................ 70
Ryc. 56. Najpopularniejsze źródła kontynuowania inicjatyw. ........................................................ 71
90
RAPORT KOŃCOWY
8. Spis załączników
Załącznik nr 1 – Szczegółowa lista dokumentów do desk research
Załącznik nr 2 - Zestawienie wykorzystywanych metod i technik badawczych w poszczególnych
celach i analizowanych zagadnieniach
Załącznik nr 3 – Wzory narzędzi badawczych:
3.1. Matryca do analizy desk research wniosku oraz sprawozdań
3.2. Scenariusz Focus Group Interview - Grupa: System Zarządzania
3.3. Scenariusz Focus Group Interview - Grupa: Beneficjenci
3.4. Scenariusz wywiadu indywidualnego z przedstawicielami instytucji zarządzających programem
3.5. Scenariusz wywiadu indywidualnego z beneficjentami FMP
3.6. Wzór ankiety elektronicznej do badania beneficjentów
Załącznik nr 4 – Lista zrealizowanych projektów
Załącznik nr 5 – Zestawienie wyników analizy desk research sprawozdań i wniosków
Załącznik nr 6 – Zestawienie wyników ankiety elektronicznej dla beneficjentów
Załącznik nr 7 – Skład Zespołu Ewaluatorów
Załącznik nr 8 – Prezentacja
Załącznik nr 9 – Streszczenie w języku niemieckim/ Zusammenfassung in Deutsch
Załącznik nr 10 – Szkolenia realizowane w ramach FMP
91

RAPORT KOŃCOWY

Transkrypt

Podobne dokumenty

Streszczenie raportu z badania ewaluacyjnego pt. „Ocena

H12/15/18 SX

INFO FMP 2011

ogłoszenie o naborze kandydatów na wolne stanowisko

pobierz stronę jako plik pdf - Urząd Statystyczny w Zielonej Górze

pobierz artykuł w formacie PDF - Stowarzyszenie Policka Inicjatywa

Instrukcja wypełniania wniosku