Protokół kontroli KR z dnia 08.04.2015 r

Protokół kontroli
Urzędu Gminy Chrząstowice
w zakresie inwentaryzacji środków trwałych
z dnia 8 kwietnia 2015 roku
W dniu 8 kwietnia 2015 r. Komisja Rewizyjna w składzie:
1) Piotr Buhl – Przewodniczący
2) Piotr Wierszak – Zastępca Przewodniczącego
3) Piotr Zasuwa – Członek
przeprowadziła kontrolę inwentaryzacji środków trwałych w Urzędzie Gminy Chrząstowice.
Podczas kontroli obecni byli:
1) Florian Ciecior – Wójt Gminy Chrząstowice
2) Teresa Krupska – Skarbnik Gminy
3) Magdalena Bac – Inspektor w Referacie Finansowym
4) Grażyna Fila – Inspektor w Biurze Rady Gminy
Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Komisja Rewizyjna przeanalizowała następującą dokumentację:
1) instrukcję w sprawie gospodarowania majątkiem oraz inwentaryzacji majątku w Urzędzie Gminy
Chrząstowice stanowiącą załącznik nr 6 do zarządzenia nr 16.2011 Wójta Gminy Chrząstowice z
dnia 15 czerwca 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości (załącznik nr 2
do protokołu);
2) zarządzenie nr 18.2014 Wójta Gminy Chrząstowice z dnia 25 listopada 2014 r. w sprawie
przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników majątku – pozostałych środków trwałych
w Gminie Chrząstowice (załącznik nr 3 do protokołu);
3) przykładowy spis inwentarza w pomieszczeniu nr 15 – sekretariat Urzędu Gminy Chrząstowice
(załącznik nr 4 do protokołu);
4) przykładowy dokument „LT” – Likwidacja środka trwałego, z dnia 18.11.2011 r. dotyczący
likwidacji kserokopiarki Canon 6010 N/S:F126500 wraz z ekspertyzą stanu technicznego
kserokopiarki świadczącą o zasadności utylizacji niesprawnego urządzenia oraz protokołem
przyjęcia urządzenia do przekazania firmie utylizującej (załącznik nr 5 do protokołu);
5) przykładowy arkusz spisu z natury – z inwentaryzacji okresowej przeprowadzonej w dniu 15
grudnia 2014 r. w jednostce Ochotniczej Straży Pożarnej w Dańcu (załącznik nr 6 do protokołu);
6) deklaracja odpowiedzialności materialnej za powierzony sprzęt, przedmioty nietrwałe, środki
trwałe, materiały budowlane, opał, żywność i paliwo znajdujące się w dyspozycji OSP Daniec
(załącznik nr 7 do protokołu);
7) zestawienie zbiorcze spisów z natury z dnia 20.01.2015 r. (załącznik nr 8 do protokołu);
8) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych z dnia 20.01.2015 r. według stanu księgowego na dzień
30.11.2014 r. stwierdzające brak dwóch prądnic wodnych Turbomatic (załącznik nr 9 do
protokołu);
9) pismo Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczące prośby o złożenie pisemnego wyjaśnienia w sprawie
brakujących prądnic wodnych Turbomatic w jednostce OSP Daniec (załącznik nr 10 do
protokołu);
10) odpowiedź Naczelnika OSP Daniec informująca o kradzieży ww. prądnic podczas festynu
letniego w Dańcu w dniach 18-20 lipca 2014 r. (załącznik nr 11 do protokołu);
11) protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji spisany przez Komisję Inwentaryzacyjną w dniu 19
lutego 2015 r. (załącznik nr 12 do protokołu).
Na wszelkie uwagi i pytania Komisji Rewizyjnej odpowiedzi i wyjaśnień udzielały: Teresa
Krupska – Skarbnik Gminy, Magdalena Bac – Inspektor w Referacie Finansowym.
W toku kontroli Komisja Rewizyjna ustaliła, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych
przeprowadzona została w 2014 r. zgodnie z instrukcją w sprawie gospodarki majątkiem oraz
inwentaryzacji majątku w Urzędzie Gminy Chrząstowice.
Inwentaryzacją objęto środki trwałe majątku, dla których prowadzi się ewidencje środków
trwałych w Urzędzie Gminy Chrząstowice.
Ustalono, że inwentaryzację przeprowadzono właściwą metodą tj. w drodze spisu z natury. Na
podstawie dokumentacji z przeprowadzonych inwentaryzacji ustalono, że dokonanie spisów z natury
udokumentowano na arkuszach spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania. Zgodnie z
zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej na każdym druku zamieszczono adnotację o metodzie
przeprowadzonej inwentaryzacji. Wymieniono nazwę pola spisowego, imienny skład zespołu
spisowego oraz osoby odpowiedzialne materialnie za składniki mienia wchodzące w skład danego pola
spisowego. Stwierdzono, że poszczególne składniki mienia podlegającego inwentaryzacji zostały
właściwie ujęte w arkuszach spisu z natury. Na każdym arkuszu spisu z natury zamieszczono
adnotację o ilości pozycji ujętych na arkusz. Inwentaryzacja została wyceniona.
Powołana zarządzeniem nr 18/2014 Wójta Gminy Chrząstowice z dnia 25 listopada 2014 r.
Komisja Inwentaryzacyjna, na swym posiedzeniu w dniu 19 lutego 2015 r. dokonała rozliczenia
wyników inwentaryzacji.
Spisy z natury przeprowadzone zostały w Urzędzie Gminy Chrząstowice i innych jednostkach
(klubach i świetlicach wiejskich, jednostkach OSP, LZS, na hali sportowej, boisku sportowym itp.)
przez 4 zespoły spisowe składające się z pracowników Urzędu Gminy Chrząstowice.
W wyniku przeprowadzonych spisów z natury stwierdzono niedobór dwóch prądnic wodnych
Turbomatic w OSP w Dańcu o wartości 1.798 zł (cena 1 szt. 899,00 zł).
Komisja Inwentaryzacyjna przyjęła wyjaśnienie osoby odpowiedzialnej za ww. sprzęt dotyczące
kradzieży prądnic podczas zabezpieczania festynu letniego w Dańcu w dniach 18-20 lipca 2014 r.
Po dokonanych wyjaśnieniach Komisja Inwentaryzacyjna zaproponowała zakwalifikowanie
powyższego niedoboru jako niezawinionego.
Decyzją Kierownika jednostki z dnia 20 lutego 2015 r. na podstawie protokołu Komisji
Inwentaryzacyjnej z dnia 19 lutego 2015 r. stwierdzony niedobór w postaci dwóch prądnic
zakwalifikowano jako niedobór niezawiniony i zdjęto ze stanu majątku gminy.
Komisja Rewizyjna ustaliła, że poprzednia inwentaryzacja miała miejsce w 2011 r. na podstawie
zarządzenia Wójta Gminy Chrząstowice z dnia 28 listopada 2011 r., w związku z powyższym termin i
częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji określony w art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) został zachowany.
W wyniku analizy przekazanej dokumentacji oraz udzielonych wyjaśnień, Komisja Rewizyjna nie
stwierdziła nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie, tym samym nie sformułowała wniosków i
zaleceń pokontrolnych.
Na tym protokół zakończono.
Podpis kierownika kontrolowanej jednostki:
Urząd Gminy Chrząstowice
Podpisy Komisji Rewizyjnej:.
Piotr Buhl
Piotr Wierszak
Piotr Zasuwa