Kontrola Konserwacji Zieleni got!!!

Protokół nr 10
z dnia 11.02.2008 roku
Kontrola Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa w zakresie konserwacji i
utrzymania zieleni na terenie gminy.
Kontrola zastała przeprowadzona na podstawie uchwały Komisji Rewizyjnej nr 11/2007 z dnia
05.11.2007 roku. Swoim zakresem objęła konserwację zieleni i nasadzenia drzew i krzewów na
terenie gminy Czerwonak w roku 2007.
Do jej przeprowadzenia upowaŜnieni zostali:
1. Przemysław Ptak
-
przewodniczący zespołu
2. Renata Walerych
-
członek zespołu
Kontrola odbyła się w dniach 19.11.2007,10 i 17.12.2007 roku w Urzędzie Gminy w
Czerwonaku przy ul. Źródlanej 39, kierowanym przez wójta Mariusza Poznańskiego, oraz w
miejscach wskazanych umowami. W posiedzeniach brali udział członkowie zespołu kontrolnego
według listy, p. Miłosz Kawała – pracownik wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa, oraz
przedstawiciel firmy wykonującej nasadzenia – p. Wojciech Stefański.
Zespół Kontrolujący zapoznał się z następującymi dokumentami:
1.
Dokumenty dotyczące zamówienia publicznego m.in. ( SIWZ, protokoły, oferty,
umowy, oraz pozostałe dokumenty dotyczące udzielenia zamówienia publicznego
w formie przetargu nieograniczonego na konserwację zieleni)
a)
b)
c)
d)
e)
Notatki kontrolne oraz protokóły wykonane przez Inspektora Nadzoru
Kosztorysy ofertowe
Faktura za wykonane roboty
Protokół odbioru wykonanych nasadzeń
Informacje i wyjaśnienia p. M. Kawały dotyczące zakresu kontroli
1
I
Ustalenia Kontroli
Z udostępnionych w/w dokumentów, oraz po przeprowadzonej wizji
lokalnej, a takŜe po wyjaśnieniach kompetentnych pracowników Urzędu
Gminy oraz przedstawiciela firmy wykonującej nasadzenia – p. Wojciecha
Stefańskiego ustalono następujące fakty:
-
-
-
-
W SIWZ – nie zawarto wymogu przedstawienia dowodu pochodzenia
roślin przeznaczonych do nasadzeń.
Zestawienie Rzeczowo-Kosztowe dla projektu zieleni dotyczącego
nasadzeń dla poszczególnych obszarów gminy Czerwonak na rok 2007
nie jest opatrzone datą, ani podpisem urzędnika odpowiedzialnego za ich
sporządzenie.
Zamówienie na rok 2007 zrealizowano bez stosowania ustawy Prawa
Zamówień Publicznych (kwota nie przekraczała 14000 euro ).Z
udostępnionych do kontroli dokumentów nie wynika , w jaki sposób
wyłoniony został wykonawca robót tj firma „Borówka” p. Stefańskiego
W badanych dokumentach nie znajduje się Ŝadna informacja na temat
przyczyn odstąpienia od przeprowadzenia przetargu w grudniu 2006 roku
na konserwację zieleni na terenie gminy w roku 2007.
w dokumentacji przetargowej stwierdzono brak podpisu na oświadczeniu
dotyczącym pracownika zamawiającego, któremu kierownik powierzył
wykonanie zastrzeŜonych dla siebie czynności
Henryk Sobański nie powinien widnieć w dokumentacji, ( brak podpisu)
W oświadczeniach w dokumentacji przetargowej stwierdzono równieŜ
brak przekreślenia niepotrzebnych części tekstu
Brak daty zawarcia umowy (str. 6 )
Brak podpisu osoby sporządzającej protokół (str. 7)
Brak podpisu pod wnioskiem o wszczęcie postępowania
Brak parafowania kaŜdej strony umowy
Brak informacji o powodzie przełoŜenia terminu przetargu
Brak odpowiedzi na pismo p. Przemysława Sytka
Inspektorem nadzoru została firma LYNX - Ryszard Dudzic ze Świdnicy.
Uwagi dotyczące pracy Inspektora nadzoru – brak podpisu pod notatką
kontrolną nr 2.W protokołach brakuje dokładnych danych o
kontrolowanych miejscach, oraz daty, od kiedy obowiązuje umowa
pomiędzy Urzędem Gminy, a firmą LYNX.
2
Protokoły pokontrolne wykonywane były terminowo, ale były mocno
zbliŜone pod względem treści. Co drugi protokół zawiera te same wpisy, a
stan faktyczny zastany podczas wizji lokalnych wskazuje, Ŝe protokoły są
fikcyjne, co potwierdzają teŜ obserwacje mieszkańców gminy i samych
radnych.(przykłady w zał 3)Łącznie inspektor sporządził 59 notatek oraz 6
poleceń wykonania prac.
W wyniku przeprowadzonej wizji lokalnej przeprowadzonej dnia 17.12.2007 z udziałem
Wykonawcy p. Stefańskiego i p.M.Kawały. Miejsca kontroli zostały wybrane losowo ze względu
na duŜy obszar. Podczas wizji stwierdzono znaczne róŜnice w ilości nasadzeń roślin na terenie
gminy. Notatka oraz zestawienie danych stanowią załączniki nr 5 i nr 6 do protokołu. Rośliny
były liczone wspólnie przez zespół kontrolny i osoby towarzyszące. Ponadto ustalono, Ŝe nowo
nasadzone drzewa opalikowane są w sposób niezgodny z umową. Przewiduje ona komplet
złoŜony z trzech palików do kaŜdego drzewa, tymczasem na górce saneczkowej umieszczono po
jednym paliku (zdjęcie nr …), przy pozostałych po dwa (zdjęcie nr …).
PowaŜne zastrzeŜenia zespołu wzbudził takŜe protokół odbioru robót z dnia 05.11.2007 z
nasadzeń roślin na terenie gminy Czerwonak. Z zapisów umieszczonych w tym
dokumencie wynika, Ŝe zostały one wykonane bez zastrzeŜeń. Zespół kontrolujący stoi
na stanowisku, Ŝe jest to poświadczenie nieprawdy z kilku powodów:
-
drzewa opalikowane są nieprawidłowo
-
wyrywkowe liczenie roślin wykazało znaczne róŜnice w zestawieniu z
planem
-
nie odnotowano dodatkowych nasadzeń w innych miejscach gminy
roślinami umieszczonymi w planie, którego dotyczyła umowa
-
nie odnotowano Ŝadnych zmian w ilości nasadzonych roślin na
poszczególnych stanowiskach.
Przeprowadzona analiza dokumentów wykazała, Ŝe faktura za wykonaną pracę została
zapłacona w zaplanowanej wysokości tj. nie umniejszono wynagrodzenia o nie
wykonane nasadzenia.
II
Wnioski
Przeprowadzona kontrola konserwacji zieleni i nasadzeń na terenie gminy Czerwonak wykazała
raŜące nieprawidłowości:
mniejsze ilości nasadzonych roślin niŜ było to przewidziane w planie
3
-
zapłacenie faktury za wykonaną pracę w cenie przewidzianej w planie, mimo
nasadzenia mniejszej ilości roślin
nierzetelnie prowadzona dokumentacja przez inspektora nadzoru, przy czym
zapoznania się z nimi nie potwierdził pracownik Urzędu Gminy odpowiedzialny
za tą problematykę, co świadczy o całkowitym braku nadzoru nad jakością
wykonywanej pracy przez w/w inspektora
nierzetelnie spisany protokół z odbioru robót
brak rzetelności, naleŜytej staranności i dokładności w prowadzeniu dokumentacji
(daty, podpisy).
Wniosek, który nasunął się zespołowi kontrolującemu to brak nadzoru nad firmą LYNX.
Firma kontrolująca zdaniem członków zespołu podchodzi nieprofesjonalnie i nie
wykonuje zadań wynikających z umowy. Nasadzenia odbywają się w sposób pozwalający
sugerować, Ŝe Urząd Gminy nie ma jasnej wizji – projektu - wykonywania nasadzeń w
sposób kompleksowy.
Zespół kontrolujący proponuje rozwaŜenie ogłaszania przetargów na okres 3 lat. Dzięki
temu będziemy mieli szerszą wizję wykonywania nasadzeń, większą kontrolę nad
firmami.
Na tym kontrolę zakończono, protokół zawiera 4(cztery) ponumerowane strony.
Do protokołu dołączono:
Załącznik nr 1 – Wykaz Firm ,które złoŜyły oferty w przetargu na konserwacje zieleni na terenie gminy
Czerwonak, wraz z podanymi cenami usług.
Załącznik nr 2 - Nasadzenia wykonywane w 2007 roku – tabela porównawcza ilości zleconych z ilością
wykonaną
Załącznik nr 3 – Przykłady wpisów w notatkach kontrolnych – firma LYNX
Załącznik nr 4 – Zestawienie nasadzonego materiału sporządzone przez p.Wojciecha
Stefańskiego
Załącznik nr 4A – Notatka z wizji lokalnej przeprowadzonej dnia 17.12.2007 roku.
Załącznik nr 5 – Zdjęcie nasadzeń z górki saneczkowej
Załącznik nr 6 – Zdjęcie nasadzeń przy cmentarzu
Zespół kontrolujący:
podpis pracownika
merytorycznego U. G
_________________
_________________
podpis Wójta
4
5