Records management in SharePoint 2010 Implications and issues

Records management
in SharePoint 2010
Implications and issues
Konsekwencje i problemy
na podstawie publikacji:
Last updated 28 November 2011
Zasadnicze ustalenia
• 1. Wdrażając gotowy produkt SP2010 bez wykorzystanie
dodatkowych, pośrednich rozwiązań dostarczonych przez inne
firmy, departamenty w administracji publicznej ryzykują, że ich
system nie będzie zgodny z Zasadami Postępowania (Lord
Chancellor’s Code of Practice on the management of records)
wprowadzonymi przez Lorda Kanclerza odnośnie postępowania z
dokumentacją wydanymi na podstawie działu 46 brytyjskiej
ustawy o dostępie do informacji publicznej z 2000 r. (section 46 of
the Freedom of Information Act 2000).
• 2. Niewłaściwe zidentyfikowanie wymagań zarządzania
dokumentacją w toku prowadzenia spraw przed wdrożeniem
SP2010 może poważnie wpłynąć na użyteczność, stosowanie i
podtrzymywanie SP2010.
• 3. Mając na uwadze szeroki zakres usług oferowanych przez
SP2010, przy jego wdrożeniu powinny uczestniczyć osoby
odpowiedzialne za funkcje zarządzanie dokumentacją i
informacją, ITC, bezpieczeństwo informacji, a także zwykłych
użytkownicy.
Konfiguracja a dostosowanie
Configuration versus Customisation
•
SP2010 ma własny zestaw narzędzi dających różne możliwości
skonfigurowania:
– Konfiguracja to np. zaprojektowanie za pomocą narzędzi i składników
umożliwiających samodzielne tworzenie rozwiązań SP 2010 witryny firmy
korzystając z określonych stylów i metadanych, aby osiągnąć
przewidywalne rezultaty zarządzania i obiegu.
– Dostosowaniem zaś mogłoby być udostępnienie takiego rozwiązanie z
poziomu bazy danych SQL aby użytkownik mógł dodać nową kolumnę
(czyli funkcja niedostępna wśród narzędzi SP2010).
•
Jeżeli wdrażając SP2010 raczej dostosowuje się, niż konfiguruje, to
takie rozwiązanie może być nieobsługiwane, a w wyniku tego
aktualizacja lub przejście do nowej wersji SharePoint może okazać się
trudne lub niemożliwe. Dostosowanie może więc stanowić poważne
ryzyko w stosunku do zarządzania dokumentacja i cyfrowej ciągłości.
Sekcja 46 odnośniki: 9.3; 9.4; 10.10
• Jakakolwiek konfiguracja musi być starannie wprowadzana dla uniknięcia
sytuacji w której system zastosowany do zarządzania dokumentacją nie będzie
obsługiwany w długim czasie; co wystawia na ryzyko integralność i zarządzanie
cyfrowymi dokumentami, które się w nim znajdują.
Usunięcie witryn sieci Web firmy
• Dokumentacja SharePoint firmy Microsoft na
temat usunięcie witryn sieci Web:
– Gdy usuwa się zbiór zgromadzony na witrynie firmy,
usuwa się hierarchię stron stanowiących ten zbiór.
Usuwając zgromadzony na witrynie firmy usuwa się
trwale cała zawartość i informacje użytkowników …
[http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262392.aspx]
Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (f) & (h); 10.11; 12.4
• Wszystkie systemy stosowane do zarządzania dokumentacją
powinny zapobiegać przypadkowemu lub rozmyślnemu
usunięciu dokumentów nie przewidzianemu przez określoną
politykę brakowania.
Zarządzanie Metadanymi
•
SP2010 stwarza kilka problemów związanych z zarządzaniem
metadanymi dokumentów, mianiowicie:
– Dokumenty przesyłane do centrum danych (record centre ) mogą stracić
metadane odnoszące się do ich poprzedniej lokalizacji.
– Można temu zapobiec w, poprzez odpowiednie skonfigurowanie
SP2010 w celu uniknięcia takiej sytuacji.
– Zmiany w metadanych w bibliotekach dokumentów lub w Witrynie firmy
mogą być kaskadowe i obejmować będą wszystkie dokumenty,
niezależnie od jakichkolwiek określonych uprawnie do dostępu lub
brakowania przypisanych do tych dokumentów.
Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (e); 10.5; 10.14
• Jedynie uprawniony użytkownik, z zachowaniem należytej staranności,
może dokonywać zmian metadanych wykorzystywanych przy zarządzaniu
grupą dokumentów .
Eksport Metadanych
•
Dokumenty eksportowane z SP2010 tracą swoje metadane
kontekstowe, co stanowi poważne ryzyko przy zarządzaniu
dokumentacja obejmujące:
– niemożność przesłania wymaganych podstawowych metadanych wraz z
dokumentami cyfrowymi do Archiwum Narodowego (The National
Archives);
– niemożność przesłania metadanych kontekstowych wraz z
dokumentami cyfrowymi do innej jednostki administracji rządowej
zgodnie z wymaganiami stosownych przepisów (Machinery of
Government Change);
– trudność w zarządzaniu dokumentami poza SP2010 bez utraty ich
kontekstu.
Sekcja 46 odnośniki: 10.14
• Należy zwrócić szczególna uwagę aby wraz z eksportem dokumentów
cyfrowych eksportować metadane kontekstowe.
Brakowanie
•
•
•
Brakowanie w SP2010 jest zwykle powiązane z kluczową datą dokumentu
(np. datą utworzenie, data ostatniej modyfikacji). To oznacza, iż nie można
utworzyć harmonogramu przechowywania i brakowania dla powiązanych
dokumentów (o innych typach zawartości) odwołując się do jakiegoś
zewnętrznego wydarzenia jako momentu uruchomienia brakowania (np.
koniec roku finansowego).
Mając to na uwadze, jest prawdopodobne, że należałoby opracować
złożoną procedurę dla brakowania powiązanych dokumentów o innych
typach zawartości, lub aby pozwolić na uruchamianie brakowania przez
jakieś wydarzenie zewnętrzne. Bez tego dokumenty będą brakowane
przypadkowo, a nie na podstawie określonej polityki przechowywania i
brakowania.
To tworzy środowisko, w którym szybko nie można zarządzać
przechowywaniem i brakowanie i ryzykuje się, że dokumentacja będzie
brakowana w sposób niewłaściwy.
Sekcja 46 odnośniki: 9.6; 12.5 (b); 12.14
• Tam, gdzie SP2010 nie może spełnić wymagań dotyczących przechowywania i
brakowanie, należy przeprowadzić ocenę jakie narzędzia i procesy będą w stanie
zapewnić pożądany poziom zarządzania. (por. „Rozwiązania z innych firm”).
E-mail
• Integracja z MS Outlook nie jest obsługiwana przez
SP2010, co oznacza, że nie ma w tym oprogramowaniu
gotowego rozwiązanie dla przechowywanie i
zarządzanie pocztą elektroniczną wraz z powiązanymi z
nią dokumentami. Rozwiązania z innych firm mogą
stanowić opcję pozwalającą na integrację SP2010 z MS
Outlook. (por. „Rozwiązania z innych firm”)
Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (d); 10.1 (i podsekcje)
• Tam, gdzie pocztą elektroniczną jest zarządza oddzielnie,
muszą być odnośniki do powiązanych z nią dokumentów w
SP2010.
Rozwiązania z innych firm
•
Do rozwiązań z innych firm, które opracowały metody poprawy
funkcjonalności SP2010 w zakresie zarządzania dokumentacją, należy też
podchodzić ostrożnie, stawiając pytania:
– Ile to kosztuje – czy wartość odpowiada cenie?
– Jak prosta i kosztowana jest integracja – czy to rozwiązanie wymaga konsultanta
przy wdrożeniu?
– Jakie będą skutki zastosowanie tego rozwiązania – czy zmienia ono infrastrukturę
SP201 (por. „Konfiguracja a dostosowanie”)?
– Czy to rozwiązanie jest skalowalne – czy sprosta potencjalnym przyszłym
wymaganiom?
– Jaka jest strategia migracji – czy rozwiązanie z innej firmy nie przeszkodzi w
przyszłej migracji dokumentów z SP2010 na inną platformę ?
– Jakie jest podtrzymywanie w długim czasie – czy ta inna firma jest wystarczająco
stabilna by zapewnić dalsze wsparcie, czy tez organizacja sama się musi o takie
wsparcie zatroszczyć?
Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (i podsekcje)
• Rozwiązanie z innej firmy należy ocenić pod kontem wymagań prowadzenia
działalności w długim czasie, aby zapewnić, że będzie ono pomocą a nie
przeszkodą, w zarządzaniu dokumentacją w opłacalny sposób.
Migracja z SharePoint 2007 do
SharePoint 2010
• Migracja z poprzednich wersji SharePoint wymaga
wzięcia pod uwagę, konfiguracji, rozwiązani z innych firm
lub zamówienia dostosowania dla zapewnienia
kontynuowania tych możliwości w SP2010. Microsoft
przygotował poradnik, jako pomoc przy aktualizacji.
• Wcześniej SharePoint 2007 działał na serwerze 32bitowym; jednak SP2010 zaprojektowano by działał na
szybszym 64-bitowym serwerze. Przed migracją do
SP2010 należy zaktualizować serwer na 64-bitowy.
• Obecnie nie ma pełnej ścieżki migracji z wersji
wcześniejszych niż SharePoint 2007.
Koszty wdrożenia
SharePoint 2010
•
Choć koszty licencji SP2010 są niższe w porównaniu z wielu standardowymi
licencjami Systemów Zarządzania Dokumentacją Elektroniczną (ED/RMS);
SP2010 będzie jednak wymagać poniesienia wstępnych kosztów przed
wdrożeniem podobnie jak inne system ED/RMS:
– potencjalne rozwiązania z innych firm, aby zwiększyć możliwości zarządzania
dokumentacja – wymagania biznesowe a dostępne rozwiązania
– koszty wynajęcia konsultanta/integratora – wynagrodzenie konsultanta może być w
krańcowych wpadkach kosztem zakupionego software razy 1,5
– konfiguracja Witryny firmy i Centralnego Repozytorium
– opracowanie właściwego dla organizacji Składu Terminów (klasyfikacja metadanych /
biblioteki)
– oznaczenie typu zawartości w celu określenia, jak zarządzać pismami jako
dokumentami
– migracja do SP2010 z innych środowisk – i ocena rozwiązania z innej firmy
wymaganego do tej operacji
– szkolenie użytkowników z działania i zarządzania witryną firmy, biblioteką dokumentów i
aplikacjami zawartości, aby uzyskać konsekwentne wykorzystanie systemu
– koszty aktualizacji innych produktów Microsoft, dla zapewnienia ciągłości działania i
stosowania SP2010
•
Należy oszacować pełne koszty uruchomienia SP2010, zwłaszcza gdy jego koszt
to podstawowe kryterium wyboru SP2010 zamiast aktualizacji ED/RMS
Kompatybilność Systemowa
• SP2010 zaprojektowano do współpracy z Microsoft
Windows 7 i związanymi z nim nowymi produktami MS
Office. Wprawdzie może on współpracować z Microsoft
XP i Vista, lecz aby skorzystać z wielu potencjalnych
możliwości SP2010 organizacja powinna rozważyć
modernizację całej infrastruktury Microsoft Windows.
• Pewne aktualizację będą konieczne; przede wszystkim
SP2010 nie będzie współpracować z Explorer 6 lub jego
jeszcze starszymi wersjami. Dlatego myśląc o wdrożeniu
SP2010 należy uwzględnić koszty aktualizacji systemu.
Wnioski
• W celu zapewnienia, że zastosowanie SP2010
będzie zgodne z potrzebami organizacji
konieczne mogą być wstępne inwestycje w
konfigurację i zaprojektowanie systemu. Poza
tym są także problemy odnoszące się do
możności transferu dokumentów i metadanych
poza SP2010 do wykorzystania ich w innym
systemie lub transfer do Archiwum Narodowego
- The National Archives. Trudność w zaradzania
metadanymi także nakłada na organizacje
ryzyko gdy chodzi o cyfrową ciągłości i
zabezpieczenie informacji.